Technische specificaties KLIP-afhandeling 15/08//2015 1 Situering Het Kabel- en Leidinginformatieportaal (KLIP) is een webtoepassing met als doel schade aan kabels en leidingen bij grondwerken te voorkomen. Het KLIP doet dit door een betere ontsluiting en uitwisseling van kabel- en leidinginformatie mogelijk te maken tussen enerzijds planaanvragers die graafwerken wensen uit te voeren en anderzijds de kabel en leidingbeheerders (KLBs). Vanaf 01/01/2016 moeten alle KLB s in staat zijn KLIP-planaanvragen digitaal te kunnen beantwoorden volgens het IMKL-model. Dit proces kan geautomatiseerd worden door het aanspreken van de KLIP-webservices. De Gemeente X zoekt een software oplossing waarbij de ontvangen KLIP-planaanvragen automatisch worden beantwoord volgens het vastgestelde IMKL-model op basis van de door de Gemeente aangeleverde databestanden. Het geheel moet geïmplementeerd worden als een ontzorgende SaaS (Software as a service) oplossing, waarbij de software in een beveiligde omgeving draait, en ook de databestanden hier gehost worden. 2 Informatie over de Gemeente X als KLB Gemeente X heeft data betreffende volgende IMKL thema s: Water Riolering OlieGasChemicaliën Elektriciteit Telecommunicatie Thermisch Daarnaast wenst Gemeente X volgende bijkomend informatie op te nemen: Maatvoering Annotaties Extra bestanden Diepte Extra topografie Aansluitingen Activity complexes Leidingaanhorigheden Antwoordbrief 10 september 2015-1/5
Het werkingsgebied beslaat ongeveer gemeente X km2 en het totaal aantal km kabels en leidingen bedraagt ongeveer gemeente X km. Voor het afhandelen van de planaanvragen dient de aanbieder rekening te houden met bijgevoegde datasets (en bijkomende informatie) van de Gemeente X (zie bijlage) Gemeente X ontvangt op jaarbasis gemiddeld X planaanvragen. 3 Technische bepalingen De KLIP SaaS oplossing moet aan volgende vereisten voldoen: 3.1 Functioneel 3.1.1 Vereisten De SaaS oplossing moet op regelmatige tijdstippen en minstens 1 maal per dag de nieuwe planaanvragen van gemeente X bij het AGIV gaan opvragen en de ontvangst hiervan bevestigen; De SaaS oplossing moet voor elke planaanvraag nagaan of gemeente X bij de planaanvraag betrokken is. Indien niet moet de niet-betrokken status aan het KLIP systeem gecommuniceerd worden; Indien er wel kabel of leidinggegevens overlappen met de planaanvraagzone, moet op basis van de aangeleverde brondata een IMKL pakket gegenereerd worden voor de planaanvraagzone en vervolgens aan het KLIP systeem aangeleverd worden; Tenslotte dient het validatierapport bij het AGIV KLIP systeem opgehaald te worden. Pas na het ontvangen van een positief validatieresultaat, kan de planaanvraag als afgehandeld beschouwd worden. (De gemeente X moet (per mail) op de hoogte gebracht worden van een negatief validatierapport); De SaaS oplossing moet evolueren met de wijzigingen in IMKL, PMKL, KLIP Web API, het KLIP-decreet en uitvoeringsbesluiten; Brondata moet door gemeente X aangeleverd kunnen worden in bovenvermelde formaten (of zoals overeengekomen tussen beide partijen). Mapping van brondata op IMKL moet flexibel kunnen aangepast worden door de dienstverlener; De gemeente X moet zijn gewijzigde brondata, waarvan het datamodel en formaat op voorhand worden vastgelegd en niet worden gewijzigd, minimaal X aantal keer per jaar kosteloos kunnen laten vervangen. 3.1.2 Optionele vereisten Gemeente X moet toegang krijgen tot een beveiligde website als onderdeel van de SaaS omgeving waarbinnen de planaanvragen op te volgen zijn; De wijze van planafhandeling moet instelbaar zijn, volledig automatisch of met manuele validatiestappen na ontvangst van de planaanvraag en/of na generatie van de IMKL. Dit moet instelbaar zijn ofwel voor alle planaanvragen ofwel voor planaanvragen die aan bepaalde geografische of andere voorwaarden voldoen; 10 september 2015-2/5
Naast het periodiek ophalen van de planaanvragen moet Gemeente X ook via de KLIP SaaS website het ophalen van de planaanvragen kunnen oproepen; Meerdere KLB zones moeten ondersteund worden waarbij aan elke KLB zone specifieke gebruikers moeten kunnen gekoppeld worden; KLB zones moeten kunnen onderverdeeld worden in interne zones waarbij aan elke interne zone specifieke gebruikers moeten kunnen gekoppeld worden; Gebruikers toegekend aan zones moeten via mail verwittigd worden van nieuwe validatietaken; Zowel pas ontvangen als afgehandelde planaanvragen moeten raadpleegbaar zijn via de website waarbij alle gegevens uit de planaanvraag getoond moeten worden. Zowel de planaanvraagzone als de IMKL gegevens moeten op een interactieve kaart getoond worden. Voor de kabel en Leidinggegevens moet het Presentatie Model Kabels en Leidingen (PMKL) toegepast worden; Er moet mogelijkheid zijn tot het opnemen van extra plannen in het IMKL pakket; Er moet mogelijkheid zijn tot het automatisch aanmaken en versturen van een gepersonaliseerde antwoordbrief geadresseerd aan de planaanvrager met logo, standaard tekst en contactgegevens van gemeente X; 3.2 Technisch 3.2.1 Toegang tot KLIP SaaS oplossing via Web Services De KLIP SaaS oplossing moet via Web Services aanspreekbaar zijn voor het ophalen van de plaanvraaginformatie en de IMKL antwoord pakketten; 3.2.2 Onderhoud Service Level Agreement Gemeente X wenst een Service Level Agreement aan te gaan voor de duur van de opdracht. In zijn offerte stelt de dienstverlener een Service Level voor die minimaal aan onderstaande eisen moet voldoen. 1. Beschikbaarheid van de Service De maximale standaardtermijn voor het ter beschikking stellen van plangegevens aan het KLIP Systeem is wettelijk bepaald op 7 werkdagen. Deze termijn moet ten alle tijden gehaald worden. Niet dringende onderhoudstaken waarbij de toepassing tijdelijk niet beschikbaar is dienen uitgevoerd te worden in vaste maintenance windows. 2. Onderhoud Alle werkzaamheden en kosten die nodig zijn om het volledige systeem operationeel te houden dienen in de kosten te zijn vervat. Dit omvat correctief, preventief en evolutief onderhoud. Zowel de SaaS Software zelf als alle hardware, besturingssystemen, ondersteunende software, middleware en databanken die nodig zijn voor de toepassing vallen onder dit onderhoud. Ook alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken deel uit van het onderhoud. 10 september 2015-3/5
Correctief onderhoud Het correctief onderhoud houdt in dat de opdrachtnemer fouten en onbeschikbaarheden van de software oplost. Gemeente X moet problemen kunnen melden via telefoon, email en een online applicatie. Deze mogelijkheden moeten beschikbaar zijn op werkdagen van 9u tot 16u. De dienstverlener specifieert in zijn offerte aan hoe hij deze dienst uitbaat. Bij een blokkerende fout dient de interventie te gebeuren binnen de 8 werkuren. De dienstverlener spant zich in om zo snel mogelijk de dienstverlening te herstellen en biedt indien nodig een tijdelijke workaround aan in afwachting van de oplossing van de root cause. Bij een ernstige maar niet blokkerende fout zorgt de dienstverlener dat de dienstverlening zo snel mogelijk wordt hersteld. Bij een normale fout, wordt in onderlinge afspraak de oplossingstermijn bepaald. Preventief onderhoud Preventief omvat alle interventies die nodig zijn om de continue veilige operaties van het systeem te verzekeren zoals bijvoorbeeld installatie van security patches Evolutief onderhoud Evolutief onderhoud van de software geeft toegang tot nieuwe versies van de software die niet dringende fouten oplost, verbeteringen aanbrengt en die de evoluties in IMKL en/of de KLIP Web API volgen. 3.2.3 Informatieveiligheid Toepassing moet afgeschermd worden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruik van sterke wachtwoorden moet afgedwongen worden. Alle communicatie van en naar de SaaS oplossing moet versleuteld worden. 3.2.4 Backup De dienstverlener dient in te staan voor het nemen van backups. Op aanvraag moet het mogelijk zijn om de planaanvragen en IMKL resultaten van de afgelopen 10 jaar te verkrijgen. 3.2.5 Rapportage Rapporten over het aantal afgehandelde planaanvragen dienen maandelijks/jaarlijks verstuurd te worden naar de verantwoordelijken. Rapportage betreffende de uptime van de SaaS oplossing moeten op jaarbasis aangeleverd worden. 10 september 2015-4/5
4 Inventaris Kostprijs (EURO) Exclusief BTW 1 Initialisatie KLIP SaaS Software 2 Jaarlijkse onderhoudskosten 3 Prijs per planafhandeling 4 Prijs voor mapping van alle brondata 5 Tarief voor een update van de brondata 5 Gunningscriteria Prijs: 30% Kwaliteit: 50% waarvan o Aantal KLIP Digital planaanvragen die met deze technologie reeds beantwoord werden: 20% o Functionaliteiten SaaS oplossing : 10% o Flexibiliteit in data formaten: 10% o Aangeboden SLA: 10% Leveringstermijn: doorlooptijd tot in productiestelling KLIP planafhandeling : 20% 10 september 2015-5/5