EVALUATIE VAN HET ADMINISTRATIEF EN TECHNISCH PERSONEEL - REGLEMENT Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de UHasselt op 14.04.1998 Aanpassingen goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de UHasselt op 10.06.2003 en 09.12.2014
2 Artikel 1 Toepassingsgebied en definitie Artikel 1.1. Het administratief en technisch personeel dat vastbenoemd is of voor onbepaalde duur aangesteld en van wie de functie werd geklasseerd, wordt geëvalueerd. Artikel 1.2. De evaluatie is de beoordeling op basis van een functiebeschrijving van de wijze waarop het personeelslid zijn functie uitoefent. Artikel 1.3. De evaluatie steunt op een nauwkeurige, objectieve en billijke inschatting van de vakkennis, de inzet, de prestaties, de competentie en de verdiensten van het personeelslid. De kwaliteitsbewaking van de evaluatie gebeurt door een college. Het college is als volgt samengesteld: 2 leden van de beleidstop, de 3 faculteitsvoorzitters, 1 vertegenwoordiger voor de centrale administratieve diensten, 1 waarnemend deskundige en eveneens waarnemend 1 lid van elk van de drie syndicale organisaties. Het college duidt in zijn midden een voorzitter aan. Artikel 1.4. De evaluatie gebeurt op een zorgvuldige wijze aan de hand van een vooraf bekendgemaakt evaluatieformulier. (zie bijlage) De criteria die bij de evaluatie aan bod komen zijn naar inhoud en waardering omschreven in het evaluatieformulier. Het gewicht van de criteria wordt in het functieprofiel aangegeven met de volgende termen : niet-relevant wenselijk belangrijk essentieel. Het wegingsformulier bevat een overzicht van alle criteria met hun weging en wordt voor iedere medewerker in zijn/haar evaluatiedossier bewaard. Bij de start van de evaluatieprocedure (minstens twee weken voor de evaluatiegesprekken) stuurt de Personeelsdienst iedere medewerker een overzicht van de evaluatierubrieken met een toelichting en het voor zijn/haar functie toepasbare wegingsformulier. Artikel 1.5. Het doel van de evaluatie is: - nagaan op welke wijze het personeelslid zijn functie vervult, waarbij men indien nodig kan overgaan tot bijsturen of verbeteren van bepaalde aspecten van de uitoefening van de functie; het vormingsbeleid en de tussentijdse functioneringsgesprekken kunnen hiertoe een nuttige bijdrage leveren; - fungeren als één van de criteria bij bevordering en schaalverhoging (zie artikel 7.1.) Artikel 2 De evaluatoren en bevoegde overheden Artikel 2.1. De directe chef is belast met het invullen van het evaluatieformulier en het voorstellen van de beoordeling. De vaste secretaris wordt geëvalueerd door de rector. Het college zendt de voorgestelde beoordelingen ter bekrachtiging door aan het Vast Bureau of stuurt ze met een motivering terug aan de directe chef (zie verder artikel 3.4.).
3 Artikel 2.2. Indien het personeelslid in twee gescheiden werkeenheden werkt, gebeurt de evaluatie door de twee directe chefs samen. Indien het personeelslid tijdens de evaluatieperiode onder het gezag van een andere verantwoordelijke terechtkomt, kan de evaluatie door de twee chefs gezamenlijk door het college worden aanbevolen. Artikel 2.3. Op voorstel van de faculteitsvoorzitters, de departementsvoorzitters en de verantwoordelijken van de administratieve directies wordt de lijst van de directe chefs die belast zijn met de evaluatie door de Raad van Bestuur vastgesteld. Artikel 2.4. Elk personeelslid kan tegen zijn/haar evaluatie een beroep indienen bij de Beroepscommissie. Artikel 2.5. De beoordelingen worden definitief vastgesteld door het Vast Bureau (zie artikel 5.7) of de Raad van Bestuur (zie artikel 6.5.). Artikel 3 Periodiciteit Artikel 3.1. De personeelsleden worden tweejaarlijks beoordeeld. Wie een beoordeling onvoldoende heeft gekregen, wordt het jaar daarna bijkomend geëvalueerd, volgens dezelfde timing als in de normale procedure (zie artikel 3.2. tot en met 3.4.). Artikel 3.2. De evaluatieformulieren en de lijst met de te evalueren medewerkers worden overgemaakt aan de directe chefs in de loop van de maand januari bij de aanvang van de tweejaarlijkse periode waarvoor de evaluatie dient te gebeuren. Artikel 3.3. De personeelsdienst stelt in juni van het tweede jaar van de evaluatieperiode, in samenspraak met de vaste secretaris, het tijdschema op van de evaluatieprocedure. Dit schema dient strikt opgevolgd. Het wordt onmiddellijk aan alle betrokkenen overgemaakt. Artikel 3.4. Het tijdschema omvat volgende elementen: - tijdspanne voor voorbereiding van de evaluatie door de directe chefs,de eerste afstemming en indiendatum afgestemde evaluatievoorstellen aan de personeelsdienst - tijdspanne voor de tweede afstemming op clusterniveau - tijdspanne voor de evaluatiegesprekken tussen de directe chefs en hun medewerkers - tijdspanne vergadering college en herindienen van eventueel hernieuwde evaluaties - datum vastlegging evaluaties door Vast Bureau - tijdspanne mogelijkheid tot indienen van beroep.
4 Artikel 4 Het evaluatiedossier Artikel 4.1. Van elk personeelslid waarop dit reglement van toepassing is, wordt op de personeelsdienst een evaluatiedossier aangelegd. Artikel 4.2. In het evaluatiedossier bevinden zich naast de functiebeschrijving, wegingsformulier en de evaluatieformulieren alle documenten die in verband met de uitoefening van de functie relevant zijn (vacature, kandidaatstelling, selectieproeven en eventueel eigen positieve aanbevelingen). Artikel 4.3. Iedere op het evaluatieformulier vermelde registratie van functiegesprek, functioneringsgesprek of feiten dient binnen de 10 werkdagen na de gedateerde registratie aan het personeelslid voor ondertekening ter kennisneming worden voorgelegd. Het ondertekenen ter kennisgeving is verplicht. Het personeelslid kan na ondertekening ter kennisneming zijn/haar opmerkingen aan de registratie toevoegen. Bij ontstentenis van een schriftelijke reactie van het personeelslid binnen de 10 werkdagen na de ondertekening ter kennisneming, wordt het personeelslid geacht akkoord te gaan met de geviseerde registratie. Artikel 4.4. De personeelsleden kunnen hun eigen evaluatiedossier inzien. De directe chefs hebben het recht de evaluatiedossiers van de personeelsleden die ze evalueren in te zien. De directeurs, de faculteitsvoorzitters, de departementsvoorzitters en de verantwoordelijken van de administratieve directies hebben het recht om de evaluatiedossiers van hun medewerkers in te zien. De leden van het college, de leden van de beroepscommissie (zie artikel 6.3.), de leden van het Vast Bureau en de leden van de Raad van Bestuur hebben het recht om alle evaluatiedossiers in te zien. Eenieder die gerechtigd is om een evaluatiedossier van een personeelslid in te zien, dient zich strikt te houden aan de regels van de discretieplicht. Artikel 5 Evaluatieprocedure Artikel 5.1.A. In de evaluatieprocedure kunnen er meerdere functioneringsgesprekken en opvolgingsgesprekken worden voorzien door de betrokken directe chef. Het is aanbevolen van nota te maken van deze gesprekken op het evaluatieformulier of, indien te omstandig, ze aan het evaluatieformulier toe te voegen. In elk geval is iedere directe chef verplicht in september van het eerste jaar van de evaluatieperiode een functioneringsgesprek te houden met zijn medewerker(s) en de neerslag van dit gesprek te noteren op het formulier. Artikel 5.1 B. Het voorstel van evaluatie gebeurt na een gesprek tussen het personeelslid en zijn directe chef, tijdens hetwelk tenminste alle criteria van het evaluatieformulier worden besproken.
5 Artikel 5.2. Het personeelslid kan aan het college, uiterlijk vóór 1 juni van het jaar waarin de evaluatie wordt vastgelegd, vragen dat een beroep wordt gedaan op een tweede evaluator. Het college kan ook op eigen initiatief een tweede evaluator aanduiden. Artikel 5.3. In drie gevallen zijn twee evaluatoren bij het gesprek aanwezig: 1) indien het personeelslid in twee duidelijk afgescheiden werkeenheden werkt en dus twee directe chefs heeft of indien het personeelslid tijdens de evaluatieperiode onder het gezag van een andere verantwoordelijke gekomen is en de gezamenlijke evaluatie door de twee chefs werd aanbevolen (zie artikel 2.2.); 2) op verzoek van het personeelslid overeenkomstig artikel 5.2.; 3) op eigen initiatief van het college overeenkomstig artikel 5.2. Artikel 5.4. Na het gesprek vult de directe chef het evaluatieformulier in, in voorkomend geval samen met de tweede evaluator. Wanneer er twee evaluatoren zijn wordt het formulier in onderlinge overeenstemming opgesteld, gedateerd en ondertekend. De beide evaluatoren streven naar een consensus. Indien dit problemen oplevert, wordt het eerste afstemmingsniveau erbij betrokken om tot een beslissing (score) te komen. Artikel 5.5.A. De directe chef, in voorkomend geval samen met de tweede evaluator, kan de beoordeling zeer goed, goed plus, goed, voldoende of onvoldoende voorstellen. Artikel 5.5.B. Om het evaluatiesysteem meer objectiveerbaar en beheersbaar te maken gebeuren er afstemmingen van evaluaties op twee niveaus: - Vooraleer hij het beoordelingsgesprek met zijn medewerker(s) aangaat stemt de directe chef zijn voorstellen tot globale beoordelingen van al zijn medewerkers af met zijn eigen naast hogere chef of met een academisch verantwoordelijke indien de directe chef geen echte naast hogere chef heeft; deze eerste afstemming dient in overleg met alle directe chefs van een afstemgroep te gebeuren (collegiaal overleg in belang van de consensus). - Daarna, maar nog steeds voordat de beoordelingsgesprekken gehouden worden, komen de naast hogere chefs en de academisch verantwoordelijken samen in clusters van afdelingen en diensten om op een tweede niveau een afstemming te doen. Hierbij dienen volgende richtlijnen inzake procentuele verdeling van scores gehanteerd te worden: - 15 20% voor zeer goed - 15 20% voor goed plus - 35 70% voor goed - 0 20% voor voldoende - 0 5 % voor onvoldoende. Deze richtlijnen zijn een middel om het doel van objectiveerbaarheid te bewerkstelligen, zodat het systeem van normale en versnelde doorgroei goed kan toegepast worden binnen de budgettaire kaders. Op basis van de input van deze afstemming in twee trappen/op twee niveaus bepaalt de directe chef met welke globale score hij het gesprek met zijn medewerker ingaat. De eindevaluatie wordt onderbouwd op de verschillende deelcriteria aan de medewerker meegedeeld in een evaluatiegesprek.
6 In het college kwaliteitsbewaking worden de verzamelde scores bekeken in vergelijking met de richtlijnen van de procentuele verdeling en wordt erop toegezien of de evaluatieprocedure correct werd uitgevoerd (bewaking en borging van de procedure). De samenstelling van de twee eerste afstemniveaus wordt in juni van het tweede jaar van de evaluatieperiode bepaald. De samenstelling wordt aan het personeel bekendgemaakt; Artikel 5.6. Het personeelslid tekent bij de beoordeling zeer goed, goed plus, goed, voldoende of onvoldoende het evaluatieformulier voor gezien en kan schriftelijke opmerkingen toevoegen (ook belangrijk in functie van artikel 7). Artikel 5.7. De door het college aanvaarde voorstellen worden ter definitieve vaststelling aan het Vast Bureau overgemaakt. Voorstellen die niet door het college worden aanvaard, worden met een motivatie terug overgemaakt aan de directe chef en in voorkomend geval aan de tweede evaluator. Deze voorstellen dienen hernieuwd tijdig aan de personeelsdienst overgemaakt (zie artikel 3.4.). Indien het college oordeelt dat het hernieuwde voorstel niet aanvaardbaar is, dan wordt het voorstel met melding van de reden van niet-aanvaarding aan het Vast Bureau overgemaakt. Het Vast Bureau stelt de beoordelingen definitief vast. Het personeelslid wordt in kennis gesteld van de vastgestelde beoordeling binnen een periode van 5 arbeidsdagen volgend op de vaststelling. Artikel 6 Beroepsprocedure Artikel 6.1. Een personeelslid dat niet instemt met de door het Vast Bureau vastgestelde beoordeling, kan tegen deze beslissing een beroep indienen bij de Beroepscommissie. Artikel 6.2. Dit beroep moet worden ingediend binnen een termijn van 15 kalenderdagen na de betekening of postdatum van de bekendmaking van de vaststelling door het Vast Bureau en dit via een per post aangetekend schrijven gericht aan de voorzitter van de Beroepscommissie. Artikel 6.3. De Beroepscommissie bestaat uit 5 leden en 5 plaatsvervangende leden, bij voorkeur externe leden. Zij worden, op voorstel van de rector, door de Raad van Bestuur aangeduid voor een termijn van 4 jaar, waarbij het personeelsonderhandelingscomité moet instemmen met 3 van de 5 leden en 3 van de 5 plaatsvervangende leden. Een afwijzing moet door het personeelsonderhandelingscomité omstandig worden gemotiveerd. Personeelsleden die betrokken waren bij de evaluatie die aanleiding heeft gegeven tot het aantekenen van het beroep, kunnen geen zitting hebben in de Beroepscommissie, evenmin als leden van de Raad van Bestuur. De Beroepscommissie duidt onder zijn leden een voorzitter aan. Artikel 6.4.
7 De Beroepscommissie hoort in ieder geval achtereenvolgens de voorzitter van het college, de evaluator(en) en het personeelslid, dat zich kan laten bijstaan door een raadsman. De beroepscommissie kan beslissen ook andere personen te horen. De commissie formuleert een gemotiveerd advies voor de Raad van Bestuur. Artikel 6.5. De Raad van Bestuur beslist over het al dan niet toekennen van een gewijzigde beoordeling binnen 60 kalenderdagen. Het personeelslid en de evaluator(en) kunnen op hun verzoek gehoord worden. Het personeelslid kan zich daarbij laten bijstaan of vertegenwoordigen door een raadsman. Artikel 7 Gevolgen van de beoordeling Artikel 7.1. De relatie tussen de beoordeling en het verloop van de geldelijke loopbaan wordt weergegeven in het loopbaanplan voor het Administratief en Technisch Personeel. De meest recente door de Raad van Bestuur goedgekeurde versie van dit loopbaanplan wordt als bijlage aan dit reglement toegevoegd. Artikel 7.2. Een personeelslid kan van ambtswege ontslagen worden indien hij of zij twee opeenvolgende keren of in totaal vijf niet opeenvolgende keren in zijn/haar loopbaan de beoordeling onvoldoende krijgt. In beide gevallen gelden de bepalingen, voorzien in hoofdstuk II van de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen, met betrekking tot de werkloosheidsuitkering. Artikel 8 Inwerkingtreding en overgangsbepalingen Artikel 8.1. Dit herwerkte evaluatiereglement voor het administratief en technisch personeel treedt in werking op 01.01.2003.