REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING ONDERWIJS

Transcriptie

1 REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING ONDERWIJS CB AJH procedures Aventus\CB reglement klachtenbehandeling onderwijs versie 2.0 def. vastgesteld CvB

2 Historie document: Reglement klachtenbehandeling onderwijs Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende revisies en bespreekmomenten van dit document. Versie Datum Status Versie 1.0 CB Vastgesteld cvb Versie 2.0 CB Voorgenomen besluit cvb Versie Bespreekversie MR Versie Vastgesteld cvb 2

3 REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING ONDERWIJS ROC AVENTUS INHOUDSOPGAVE: Inleiding 4 Hoofdstuk 1: ALGEMEEN 5 Hoofdstuk 2: KLACHTENBEHANDELING SECTORDIRECTIE 6 Hoofdstuk 3: KLACHTENBEHANDELING COLLEGE VAN BESTUUR 7 Hoofdstuk 4: BEROEPSPROCEDURE KLACHTENCOMMISSIE 8 3

4 INLEIDING Doelstelling Het college van bestuur acht het wenselijk binnen ROC Aventus te komen tot een uniforme regeling ter behandeling van geschillen tussen studenten/cursisten en personeelsleden of studenten/cursisten onderling. Een dergelijke regeling moet de student/cursist of diens wettelijk vertegenwoordiger de mogelijkheid bieden formeel een klacht te uiten en te doen onderzoeken waarvoor geen beroep of bezwaar kan worden ingediend bij enig andere commissie. Daarnaast ontvangt de onderwijsinstelling aldus signalen die ondersteunend kunnen zijn bij het verbeteren van het onderwijs en de goede gang van zaken binnen de instelling. Tevens beoogt de regeling een zorgvuldige behandeling van geschillen daar waar deze beleefd worden, terwijl in tweede instantie wordt voorzien in een tweetal met waarborgen omklede beroepsmogelijkheden. Escalatie van geschillen zal naar verwachting zoveel mogelijk worden voorkomen. Uitgangspunt klachtenbehandeling Uitgangspunt bij de behandeling van geschillen is dat deze in eerste instantie worden besproken met degenen met wie er een verschil van mening bestaat, alvorens een klacht kan worden ingediend. Bij een geschil tussen een student/cursist en een personeelslid moet dus eerst door betrokkenen getracht worden in overleg tot een oplossing te komen. Bij geschillen tussen studenten/cursisten onderling kan bemiddeling plaatsvinden via de mentor c.q. studiecoördinator. Wordt geen aanvaardbare oplossing bereikt, dan kan een klacht worden ingediend conform deze regeling. De klachtenbehandeling Binnen de regeling wordt onderscheiden: - de behandeling van klachten door de sectordirectie; - de behandeling van klachten door het college van bestuur in eerste instantie en in beroep tegen de beslissing van de sectordirectie ter zake van een klacht; - de beroepsprocedure bij de Klachtencommissie onderwijs. Reikwijdte regeling Deze regeling is van toepassing op de behandeling van schriftelijk ingediende klachten over of in relatie staand tot het onderwijs met uitzondering van klachten waarvoor een specifieke regeling bestaat zoals de Klachtenregeling sociale veiligheid ROC Aventus en het Reglement commissie van beroep voor de examens. 4

5 HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN Artikel 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. WEB: de Wet educatie en beroepsonderwijs, 1 januari 1996, Stb. 1995, 501; b. stichting: de Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Aventus, gevestigd te Apeldoorn; c. ROC Aventus: een regionaal opleidingencentrum overeenkomstig artikel WEB; d. college van bestuur: het bestuur van de stichting, bevoegd gezag van de stichting overeenkomstig artikel WEB; e. bevoegd gezag: het college van bestuur; f. sectordirectie: de door het college van bestuur benoemde eindverantwoordelijke(n) van een opleidingseenheid; g. personeelslid: persoon die in enig dienstverband met ROC Aventus werkzaam is; h. student/cursist: de onderwijsdeelnemer die bij ROC Aventus staat ingeschreven, als bedoeld in artikel WEB; i. wettelijk vertegenwoordiger: de ouder, voogd of verzorger bij minderjarigheid van de student/cursist; j. klacht: een overeenkomstig deze regeling door een student/cursist of diens wettelijk vertegenwoordiger ingediende klacht; k. beroep: verzoek om herziening van beslissing op ingediende klacht; l. indiener: degene die een klacht heeft ingediend; m. wederpartij: degene tegen wie een klacht is ingediend; n. commissie: Klachtencommissie onderwijs; o. werkdag: een dag niet zijnde een zondag of een christelijke of algemeen erkende feestdag, waarop de instelling geopend is. Artikel 2. Onderwerp klachtenbehandeling 1. Deze regeling is van toepassing op de behandeling van schriftelijk ingediende klachten van studenten/cursisten over gedragingen en/of beslissingen door personeelsleden en gedragingen van studenten/cursisten onderling, waardoor de student/cursist rechtstreeks in zijn belang is getroffen. 2. Onder gedraging wordt mede begrepen het nalaten van gedragingen of het niet nemen van beslissingen. Artikel 3. Termijnen De aan de instelling vastgestelde vakanties hebben in voorkomende gevallen een opschortende werking met betrekking tot de in dit reglement genoemde termijnen. 5

6 HOOFDSTUK 2 KLACHTENBEHANDELING SECTORDIRECTIE Artikel 4. Indienen van een klacht 1. De klacht moet schriftelijk worden ingediend en gericht aan de sectordirecteur van de betreffende sector. 2. De klacht is ondertekend en bevat tenminste: - de naam en het adres van de indiener en in voorkomend geval de hoedanigheid van de wettelijk vertegenwoordiger; - de dagtekening; - een omschrijving van de gedraging of de beslissing waartegen de klacht zich richt; - de reden van de klacht. 3. Betreft de klacht een lid van de sectordirectie dan moet de klacht worden ingediend bij het college van bestuur. (Zie artikel 11) Artikel 5. Ontvangstbevestiging Binnen vijf werkdagen wordt de ontvangst van de klacht schriftelijk bevestigd onder mededeling van de plaats waar en het tijdstip waarop de klacht zal worden behandeld. Artikel 6. Buiten behandeling blijven 1. De sectordirectie neemt de klacht niet in behandeling in die gevallen dat: a. indiener en wederpartij niet of onvoldoende hebben getracht tot een oplossing van het geschil te komen; b. er een andere regeling voorligt. 2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de indiener binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht in kennis gesteld. Artikel 7. In kennisstelling wederpartij De wederpartij in dit geval een personeelslid of student/cursist op wiens gedraging de klacht betrekking heeft ontvangt binnen vijf werkdagen na ontvangst een afschrift van de klacht onder vermelding van de plaats waar en het tijdstip waarop de klacht zal worden behandeld. Artikel 8. De behandeling van de klacht 1. Binnen tien werkdagen na datum ontvangstbevestiging hoort de sectordirectie de indiener en de wederpartij buiten elkaars aanwezigheid. 2. Indien de klacht is ingediend door een wettelijk vertegenwoordiger, wordt ook de student/cursist gehoord. 3. De minderjarige wederpartij wordt, indien gewenst, gehoord in aanwezigheid van diens wettelijk vertegenwoordiger. 4. Van het horen van partijen wordt een verslag gemaakt. Artikel 9. Uitspraak en kennisgeving 1. Binnen vijf werkdagen na het horen van partijen neemt de sectordirectie een beslissing. 2. Deze beslissing wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld aan de indiener en de wederpartij. Artikel 10. Beroep Tegen een beslissing van de sectordirectie kan binnen tien werkdagen beroep worden ingesteld bij het college van bestuur. (Zie artikel 11) 6

7 HOOFDSTUK 3 KLACHTENBEHANDELING COLLEGE VAN BESTUUR Artikel 11. Indienen van een klacht c.q. beroep 1. De klacht of het beroep moet schriftelijk worden ingediend en gericht aan de voorzitter van het college van bestuur, Postbus 387, 7300 AJ Apeldoorn. 2. De klacht/het beroep is ondertekend en bevat tenminste: - de naam en het adres van de indiener en in voorkomend geval de hoedanigheid van de wettelijk vertegenwoordiger; - de dagtekening; - een omschrijving van de gedraging of de beslissing waartegen de klacht of het beroep zich richt; - de reden(en) van de klacht of het beroep. 3. Betreft de klacht een lid van het college van bestuur, dan moet de klacht worden ingediend bij de voorzitter raad van toezicht, p/a Postbus 387, 7300 AJ Apeldoorn. Artikel 12. Ontvangstbevestiging Binnen vijf werkdagen wordt de ontvangst van de klacht of het beroep schriftelijk bevestigd. In geval van een klacht onder mededeling van de plaats waar en het tijdstip waarop deze zal worden behandeld. Artikel 13. Buiten behandeling blijven van een klacht 1. Het college van bestuur neemt de klacht niet in behandeling in die gevallen dat: a. indiener en wederpartij niet of onvoldoende hebben getracht tot een oplossing van het geschil te komen; b. er een andere regeling voorligt. 2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de indiener binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht in kennis gesteld. Artikel 14. In kennisstelling wederpartij De wederpartij in dit geval een lid van de sectordirectie op wiens gedraging de klacht betrekking heeft of de sectordirectie indien het een beroep betreft - ontvangt binnen vijf werkdagen na ontvangst een afschrift van de klacht of het beroep onder vermelding van de plaats waar en het tijdstip waarop de behandeling zal plaatsvinden. Artikel 15. De behandeling van de klacht 1. Binnen tien werkdagen na datum ontvangstbevestiging van de klacht hoort het college van bestuur de indiener en de wederpartij buiten elkaars aanwezigheid. 2. Indien de klacht is ingediend door een wettelijk vertegenwoordiger, wordt ook de student/cursist gehoord. 3. Van het horen van partijen wordt een verslag gemaakt. Artikel 16. De behandeling van het beroep Betreft het een beroep tegen een besluit van de sectordirectie dan neemt het college van bestuur op basis van de voorhanden zijnde stukken een beslissing. Het college van bestuur kan, indien gewenst, besluiten de sectordirectie en/of partijen te horen. Artikel 17. Uitspraak en kennisgeving 1. Binnen tien dagen na het horen van partijen terzake van een klacht neemt het college van bestuur een beslissing. 2. Betreft het een beroep tegen een besluit van de sectordirectie dan neemt het college van bestuur binnen tien dagen na datum van ontvangstbevestiging een beslissing. 3. De beslissing wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld aan de indiener en de wederpartij. 7

8 Artikel 18. Beroep Tegen een beslissing van het college van bestuur kan binnen tien werkdagen beroep worden ingesteld bij de Klachtencommissie onderwijs. (Zie artikel 23) HOOFDSTUK 4 BEROEPSPROCEDURE KLACHTENCOMMISSIE Artikel 19. Instelling en samenstelling van de commissie 1. De commissie draagt de naam Klachtencommissie onderwijs. Zij is ingesteld en wordt in stand gehouden door het bevoegd gezag 2. De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden, alsmede een plaatsvervangend lid voor ieder van hen. Onder leden in de zin van dit reglement worden tevens begrepen de plaatsvervangende leden. 3. De leden van de commissie worden door het bevoegd gezag benoemd voor een termijn van vier jaar. Zij zijn eenmalig herbenoembaar voor eenzelfde periode. 4. In geval van een vacature wordt daarin direct voorzien. Een lid, benoemd ter vervulling van een tussentijdse vacature, treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger zou zijn afgetreden. 5. Tot lid van de commissie zijn niet benoembaar de leden van het college van bestuur, personeelsleden van ROC Aventus, studenten/cursisten of bij minderjarigheid hun wettelijk vertegenwoordiger en leden van de inspectie. Artikel 20. Ontslag leden van de commissie 1. Ontslag wordt aan de leden van de commissie verleend: - op eigen verzoek; - bij het bereiken van de leeftijd van zeventig jaar met ingang van de eerstvolgende maand. 2. De leden worden als lid van de commissie ontslagen indien zij: - uit hoofde van ziekte of gebreken ongeschikt zijn hun functie te vervullen; - bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf zijn veroordeeld. 3. Alvorens het ontslag op grond van het in het tweede lid gestelde wordt verleend, wordt betrokkene van het voornemen tot ontslag in kennis gesteld en wordt hem de gelegenheid geboden zich terzake te doen horen. Artikel 21. Taak en bevoegdheden van de commissie 1. De commissie toetst of het college van bestuur in redelijkheid tot het besluit heeft kunnen komen waartegen het beroep wordt ingesteld. Zij is niet bevoegd een nieuw besluit te nemen, maar brengt een advies uit aan het college van bestuur. 2. De commissie is bevoegd kennis te nemen van alle bescheiden die betrekking hebben op de beslissing, waartegen het beroep zich richt. Artikel 22. Secretariële en ambtelijke ondersteuning 1. Secretariële ondersteuning zal in voorkomende gevallen en voorzover nodig worden verleend door het secretariaat van het college van bestuur. 2. Tevens zal het secretariaat zorgdragen voor de organisatie van de zitting van de commissie. 3. Daarnaast kan in voorkomende gevallen en voorzover nodig ondersteuning worden verleend door een ambtelijk secretaris. 8

9 Artikel 23. Het beroepschrift 1. De student/cursist of wettelijk vertegenwoordiger kan binnen tien werkdagen beroep instellen tegen een beslissing van het college van bestuur zoals bedoeld in artikel 18 van dit reglement. 2. De student/cursist of wettelijk vertegenwoordiger dient het door hem ondertekende beroepschrift in bij de voorzitter van de Klachtencommissie onderwijs, p/a Postbus 387, 7300 AJ Apeldoorn, waarbij moet worden gevoegd: - een afschrift van de beslissing waartegen het beroep wordt ingesteld; - afschriften van de eventueel op het beroep betrekking hebbende stukken. 3. Het beroepschrift bevat tenminste: - de naam en het adres van de indiener en in voorkomend geval de hoedanigheid van de wettelijk vertegenwoordiger; - de dagtekening; - een mededeling van het beroep en de gronden waarop dit berust. 4. De voorzitter tekent op de ingekomen stukken de datum van ontvangst aan en zendt bericht van ontvangst aan de afzender. 5. Na ontvangst van het beroepschrift zendt de voorzitter direct een kopie daarvan, vergezeld van de daarbij behorende afschriften, aan het bevoegd gezag. Artikel 24. Vaststelling plaats en tijdstip van de mondelinge behandeling In overleg met de overige leden bepaalt de voorzitter van de commissie op zo kort mogelijke termijn de plaats waar en het tijdstip waarop de behandeling van het beroep ter zitting zal plaatsvinden, waarbij rekening wordt gehouden met de termijn binnen welke de commissie een beslissing moet nemen. Aan partijen wordt daarvan tijdig kennis gegeven. Artikel 25. De behandeling ter zitting 1. Het beroep wordt behandeld in een besloten zitting van de commissie. 2. De voorzitter heeft de leiding van de zitting. Hij geeft elk van de partijen afzonderlijk de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. Partijen kunnen zich door een raadsman laten bijstaan. 3. De commissie heeft de bevoegdheid derden te horen indien zij dit noodzakelijk acht. 4. Van het behandelde ter zitting wordt een verslag gemaakt. Artikel 26. Beraadslaging 1. Indien het beroepschrift na de daarvoor gestelde termijn is ingediend, laat de commissie niet-ontvankelijk-verklaring achterwege, indien de indiener aantoont dat hij zo spoedig als redelijkerwijs verlangd kon worden, beroep heeft ingesteld. 2. De commissie beraadslaagt en beslist binnenskamers. Zij besluit bij meerderheid van stemmen omtrent het ingestelde beroep. Artikel 27. De uitspraak 1. De commissie doet binnen vier weken na ontvangst van het beroepschrift uitspraak, tenzij zij deze termijn heeft verlengd met ten hoogste twee weken. 2. Indien de commissie het beroep gegrond acht, adviseert zij het bevoegd gezag tot herziening van de bestreden beslissing. 3. Acht de commissie het beroep ongegrond dan adviseert zij tot handhaving van de bestreden beslissing. 4. De commissie deelt haar gemotiveerde advies schriftelijk mee aan de indiener en het bevoegd gezag. 5. Het bevoegd gezag neemt binnen tien werkdagen na ontvangst van het advies een beslissing en brengt deze schriftelijk ter kennis van de indiener. 9

10 Artikel 28. Geheimhouding 1. Alle op de zaak betrekking hebbende stukken dienen ter vertrouwelijke kennisneming van de commissie. Anderen mogen vanwege de commissie deze stukken niet inzien of hiervan afschriften of uittreksels maken, tenzij in dit reglement anders wordt bepaald. 2. De leden van de commissie, de medewerkers van het secretariaat van het college van bestuur en de ambtelijk secretaris zullen al hetgeen zij in verband met een ingesteld beroep vernemen als vertrouwelijk beschouwen. 3. De personen die ter zitting verschijnen zullen tegenover derden het vertrouwelijke karakter van de zitting eerbiedigen. 4. De dossiers inzake de behandeling van geschillen zullen na uitspraak van de commissie ter archivering worden aangeboden aan het bevoegd gezag en worden bewaard conform de richtlijnen van de Archiefwet. Artikel 29. Slotbepaling In alle gevallen waarin de procedure voor deze commissie niet voorziet, beslist de voorzitter, de overige leden van de commissie gehoord hebbend. 10