MANAGEMENTCURSUS FMLS Programma 2015 voor assistenten Vereniging Artsen Laboratoriumdiagnostiek (VAL) Vereniging voor Klinische Embryologie (KLEM) Vereniging Klinisch Genetische Laboratoriumdiagnostiek (VKGL) College van Medisch Immunologen (CMI) Nederlandse Vereniging voor Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde (NVKC) Laboratoriumgeneeskunde
Algemene gegevens Omvang van de cursus: De cursus bestaat uit 3 blokken van elk 7 dagdelen, inclusief 2 overnachtingen per blok. Daarnaast is er een tussentijdse opdracht en enig leeswerk. Totale studietijd: 10,5 dagen aanwezigheid en 1,5 dag huiswerk. De cursus wordt één á twee keer per jaar gegeven. Voorjaarscursus 2015: Blok 1: maandagmiddag 16 maart t/m woensdagmiddag 18 maart 2015 Blok 2: maandagmiddag 20 april t/m woensdagmiddag 22 april 2015 Blok 3: maandagmiddag 1 juni t/m woensdagmiddag 3 juni 2015 Najaarscursus 2015: Blok 1: maandagmiddag 21 september t/m woensdagmiddag 23 september 2015 Blok 2: maandagmiddag 19 oktober t/m woensdagmiddag 21 oktober 2015 Blok 3: maandagmiddag 23 november t/m woensdagmiddag 25 november 2015 Locatie: Villa Heidebad, Epe Begeleiding: Aram Greuter, laboratoriumspecialist klinische chemie Tergooi ZIekenhuis en voorzitter werkgroep managementscholing FMLS. Docenten: Docenten zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid. Als de genoemde docenten verhinderd zijn, wordt een gelijkwaardig alternatief geboden. Organisatie en informatie: Academie voor Medisch Specialisten Orteliuslaan 750-3528 BB UTRECHT Postbus 8153-3503 RD UTRECHT Telefoon (030) 247 4197 e-mail: info@academiemedischspecialisten.nl www.academiemedischspecialisten.nl Kosten: 4.295,- Aantal deelnemers: Minimaal 12 en maximaal 18 per cursus Informatie FMLS: Voor overleg met de leden van de managementwerkgroep van de opleidingscommissie van de FMLS zie www.laboratoriumgeneeskunde.nl voor de namen van de leden van de werkgroep.
Achtergrond De cursus wordt georganiseerd door de Academie voor Medisch Specialisten in samenwerking met de Federatie Medisch Laboratorium Specialismen (FMLS). De FMLS is een samenwerkingsverband van beroepsgroepen in de medische laboratoriumdiagnostiek. De Federatie is in 2009 opgericht en omvat de volgende verenigingen: VAL: Vereniging Artsen Laboratoriumdiagnostiek KLEM: Vereniging voor Klinische Embryologie VKGL: Vereniging Klinisch Genetische Laboratoriumdiagnostiek CMI: College van Medisch Immunologen NVKC: Nederlandse Vereniging voor Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde De Academie voor Medisch Specialisten is een samenwerkingsverband van de Orde van Medisch Specialisten, VvAA en het instituut Beleid en Management in de Gezondheidszorg van de Erasmus Universiteit. De Academie verzorgt discipline overstijgende cursussen voor medisch specialisten en aios, zowel via open inschrijving als in opdracht. De Academie verzorgt al vele jaren een aantal managementcursussen per jaar voor aios, waaronder een tweedaagse cursus voor alle aios van Erasmus MC, VUmc en NVSHA en een 7-daagse cursus voor aios Medische Microbiologie. Doelen en doelgroep De managementcursus heeft de volgende doelen. Deze zijn beschreven in de volgorde, waarin ze aan de orde komen in de cursus en geven geen prioriteit weer. Na afloop 1. kunnen de cursisten een aantal ontwikkelingen beschrijven, die spelen in de omgeving van medische laboratoria (zorgstelsel, financiering, wetgeving, organisatie van ziekenhuizen) en zijn zij in staat om op grond daarvan een ontwerp te maken van een strategisch plan. 2. kunnen de cursisten beschrijven aan welke eisen de planning en control cyclus van een zorginstelling en een laboratorium dient te voldoen en zijn zij in staat om op grond daarvan een ontwerp te maken van een jaarplan, een projectplan en een kostprijsberekening. 3. kunnen de cursisten beschrijven aan welke eisen een goed functionerende vakgroep moet voldoen, hebben zij een aantal basale vaardigheden verworven met betrekking tot feedback geven, onderhandelen en conflicthantering en kunnen zij een beknopt persoonlijk ontwikkelingsplan schrijven 4. kunnen de cursisten beschrijven wat er nodig is voor een goed management van het laboratorium en hebben zij een aantal basale vaardigheden verworven met betrekking tot situationeel leiding geven, vergadertechniek, feedback geven en het voeren van functioneringsgesprekken, sollicitatiegesprekken en slecht-nieuws-gesprekken. 5. Hebben de cursisten inzicht in kwaliteitsmanagement, en de manier waarop kwaliteitsmanagement en de tools hiervoor in het laboratorium kunnen worden ingezet, beoordeeld en meegenomen in beleid en veranderingsprocessen.
Het is wenselijk dat de cursisten al enige ervaring hebben opgedaan met het functioneren binnen een medisch laboratorium voordat ze aan de managementcursus deelnemen. De cursus is daarom met name bedoeld voor cursisten, die in de eindfase c.q. tweede helft van hun opleiding tot laboratoriumspecialist zitten. Cursisten, die vlak voor hun afstuderen zitten, krijgen voorrang. Voor het derde cursusblok over kwaliteitsmanagement wordt basiskennis met betrekking tot kwaliteit in het laboratorium bekend verondersteld: 1. Herkennen van verschillende kwaliteitssystemen: In de gezondheidszorg: RvA, NIAZ, INK, BSC, JCI In het laboratorium: ISO 9001, ISO 17025, YACIE, GLP Basis principes, begrippen en definities: kwaliteitsborging, kwaliteitssysteem, Quality control, Quality assessment, Quality assurance Verbeterinstrumenten: PDCA cyclus, 4xO-systematiek 2. Verschillende tussen CCKL, ISO 15189 en ISO 22870: Relevante normen voor klinisch diagnostische laboratoria: CCKL Praktijkrichtlijn en ISO 15189, ISO 22870; de opbouw van de ISO 15189; verschillen tussen CCKL praktijkrichtlijn en ISO 15189 (vanaf 2015 zal alleen nog ISO 15189 voor een eerste beoordeling worden toegepast); 3. Validatie: Validatie van apparatuur; Verificatie en validatie van methoden: analytische én klinische validatie, juistheid, precisie, lineairiteit, onderste meetgrens (LOQ), interferenties, carry-over, analytische én klinische specificiteit en sensitiviteit, EP protocollen als hulpmiddel; Interne en externe kwaliteitsbewaking middels controlematerialen (TEa, biologische variatie, analytische variatie, Levey-Jennings plots, Westgard regels, Six Sigma); Referentiemethoden, herleidbaarheid naar internationale standaarden; Methodenvergelijking (plots, regressie, statistieken); Meetonzekerheid.
Programma Lunches en diners zijn niet steeds apart benoemd. Blok 1 Dag 1-14:00 tot 22:00 uur: 14.00 Kennismaking, inventariseren leerdoelen, uitleg programma 15.00 Organisatie van het ziekenhuis en de medische staf Trefwoorden: historie, lezen organogrammen, wel en niet gekantelde ziekenhuizen, verschil UMC s en periferie, positie laboratoria, organisatie en functioneren medische staf, functies medisch managers, ziekenhuiscommissies, planning en control cyclus ziekenhuis en rol medisch managers en medische staf hierin 19.00 Samenwerking binnen de vakgroep Trefwoorden: kenmerken goed functionerende vakgroep, taakverdeling, informatiesystemen, vergaderen en besluitvorming, omgangsvormen en afspraken daarover, vormgeving medisch beleid, aandacht voor ieders ontwikkeling; daarna concreet oefenen met elkaar feedback geven Dag 2-9.00-22.00 uur: 9:00 Functioneren van het zorgstelsel Trefwoorden: wetgeving, macrokader zorg, functioneren van de zorgmarkt, financiering van de zorg (FB, DBC s, DOT), financiering van laboratoria, honorering van medisch specialisten, consequenties voor organisatie en strategie van zorgaanbieders, consequenties voor laboratoria 13.30 De bedrijfseconomie van het lab Financieel management: kenmerken ondernemend leiding geven, het lab als business unit, maken ondernemingsplan, maken van een begroting, onderscheid exploitatie- en investeringsbegroting, opstellen business cases (adhv. casus investering), maken kostprijsberekening (adhv. casus) 19:00 Vergadertechniek Trefwoorden: Inventarisatie vergaderproblemen. Vergaderitis. De belangrijkste valkuilen. Videoanalyse vergadering. Belang goede voorbereiding, rol voorzitter, opstellen agenda, tijdsbewaking. Oefening vergadercasus. Manieren van besluitvorming. Beleidsmatig werken. Het voorkomen van vergaderen. Taakverdeling, mandatering, rapportage. Uitleg over en oefenen met het omgaan met lastige vergaderaars. Docent: Mascha Gibbs-de Ridder, VvAA opleidingen & teamcoaching. Dag 3-09.00-17.00 uur: management van het lab 09.00 Verschillende ervaren laboratoriumspecialisten en managers vertellen vanuit verschillende invalshoeken over hun ervaringen in relatie tot het managen van een laboratorium. 16.30 Afsluiting (evaluatie en afspraken)
Tussentijdse opdracht: De deelnemers krijgen de opdracht om kleine groepjes te vormen (maximaal 5 groepen) en gezamenlijk onderzoek te doen naar de vraag hoe een bepaalde vakgroep haar ambities tracht te realiseren (via haar strategie of een onderdeel daarvan). Daartoe selecteren ze een lab uit van hun keuze, lezen van te voren relevante documenten van dit lab (zoals jaarverslag en beleidsplan) en maken een afspraak om gezamenlijk een aantal mensen op dit lab (van hoofd tot analist) te interviewen met het oog op de beantwoording van hun onderzoeksvraag. Op basis hiervan bereiden ze een presentatie voor aan de hele groep. Zie de bijgevoegde instructie (bijlage 1).
Blok 2 Dag 1-14:00 tot 22:00 uur: 14:00 Verandermanagement Trefwoorden: het vormgeven van een strategie, van ambitie naar werkelijkheid, soorten veranderingsprocessen, voorwaarden voor effectieve verandering, de harde en zachte kanten van veranderingen, veranderingen van onderop en van bovenaf, projectmanagement, aansluiting bij de beleidscycli van het ziekenhuis, zelf oefenen met een overzichtelijke opdracht Docent: Ton de Goeij, Partner, Organisatie-adviseur en Coach, De Kort&Partners BV. 19:00 Presentatie van het huiswerk Presentatie en bespreking huiswerk: adhv. powerpointpresentaties van de verschillende werkgroepen worden een aantal algemene principes met betrekking tot het vormgeven van de ambitie van de vakgroep besproken Docent: cursusleider Dag 2-9.00-21.30 uur: 09:00 Leiding geven Algemene inleiding: aspecten van HRM-beleid, stijlen van leiding geven, management van professionals; inleiding in en oefenen van -situationeel leiding geven: instructie, motiveren, coaching, controle -functioneringsgesprekken en IFMS (360 graden feedback): onderscheid tussen gesprekken met labmedewerkers en labspecialisten -slecht-nieuws-gesprekken Docent: Mascha Gibbs-de Ridder & Remco Heukels, VvAA Opleidingen & Teamcoaching Dag 3-09.00-17.00 uur 9:00 Onderhandelen en conflicthantering Trefwoorden: mix van inleidingen in theorie en concrete oefeningen, vooral gericht op helder communiceren en voorkomen van conflicten, zowel binnen de vakgroep als ten opzichte van anderen in het ziekenhuis en daarbuiten. Docent: Mascha Gibbs-de Ridder & Remco Heukels, VvAA Opleidingen & Teamcoaching 16:30 Afsluiting (16.00-17.00) door de begeleider: opstellen beknopt persoonlijk ontwikkelingsplan, bespreking in tweetallen, mondelinge en schriftelijke evaluatie
Tussentijdse opdracht De basisvraag van de hele module over kwaliteitszorg is Hoe geef je als vakgroep van laboratoriumspecialisten zo goed mogelijk invulling aan de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het gehele lab ; oftewel: Hoe zorg je, dat je als laboratoriumspecialist in the lead bent? De vraag, die in deze tussentijdse opdracht centraal staat is de volgende: Hoe weet je of de vakgroep van laboratoriumspecialisten in control is ten aanzien van de kwaliteit van het lab? Wordt tijdens blok 2 nader toegelicht. Ook deze opdracht wordt afgesloten met een groepspresentatie op de eerste avond van blok 3. Per groepje is er 15 minuten ruimte voor de presentatie en 15 minuten voor het gesprek daarover. Geef een overzicht van hoe en op grond waarvan je de vraag hebt proberen te beantwoorden. Geef ook aan of naar jullie inzicht de vakgroep inderdaad in control is en op grond waarvan je dat vind. Probeer aan het eind als gehele groep gezamenlijk conclusies te formuleren ten aanzien van het in control zijn van de vakgroep van laboratoriumspecialisten. Zie voor toelichting bijlage 2.
Blok 3 Dag 1-14:00 tot 22:00 uur: 14.00 Kwaliteitsbeleid Trefwoorden: wat houdt kwaliteit van zorg in, worden kwaliteitsinstrumenten ook gebruikt als positioneringsinstrument, wat is het belang van een kwaliteitscultuur, hoe ontwikkel je een kwaliteitscultuur, hoe kom je van minimum eisen naar high performance, wat is de zin en onzin van kwaliteitsbeleid, hoe geef je hier leiding aan? Docent: Monica Haimé, Directeur Haimé Consult, partner CBO, evaluator NVTZ 19.00 Presentaties praktijkopdracht Docent: cursusleider Dag 2-9.00-21.30 uur: 9:00 Kwaliteitsmanagement en normen voor de laboratorium specialist Trefwoorden: De relevante basisprincipes van kwaliteitsmanagement, basis van ISO15189:2012, normen, richtlijnen, veldnormen. Zie voor volledige omschrijving van dag 2 bijlage 3 Docent: Patrick Corstiaans directeur Kerteza 10:45 Succesfactoren voor in control zijn ten aanzien van kwaliteit Trefwoorden: kritische succesfactoren voor het in control zijn ten aanzien van de kwaliteit van dienstverlening in het lab. Docent: Kerteza 13:15 Verantwoordelijkheden in het kwaliteitsmanagementsysteem en oefeningen Trefwoorden: Affiniteitsdiagram, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de verschillende rollen in het KWS, aansturen van de kwaliteitsfunctionaris. Gebruik van kwaliteitssysteeminstrumenten als managementtool. Docent: Kerteza 16:00 Verbetercyclus en risicomanagement Trefwoorden: De relevante basisprincipes van kwaliteitsmanagement, basis van ISO15189:2012, normen, richtlijnen, veldnormen. Docent: Kerteza 19:30 Praktijkoefening Docent: Kerteza 20:30 Vragen en evaluatie van de dag
Dag 3-09.00-17.00 uur 9:00 Kwaliteitsinstrumenten als strategie Trefwoorden: Vragen die in dit onderdeel beantwoord zullen worden zijn: lijft de accreditatie zich ontwikkelen? Wat is de toekomst van accreditatienormen, en (waar) eindigt dit? Op welke wijze kunnen accreditatienormen als strategische instrumenten worden ingezet? Docent: raad voor accreditatie (onder voorbehoud) 11:00 Ervaringen van een kwaliteitsfunctionaris Docent: Peter Vermeij, kwaliteitsfunctionaris UMC Utrecht 13:00 Ervaringen van een klinisch chemicus in academische setting Docent: Robert de Jonge, klinisch chemicus Erasmus MC 16:30 Afsluiting en evaluatie
Literatuur: Voorafgaand aan de cursus krijgen de deelnemers digitaal tenminste de volgende literatuur ter voorbereiding toegezonden: P. Wijnsma, J. Kimpen Hoofdstuk 2 en 3, Basics management voor medici, geheel herzien deel 1 serie Medicus en Management, Bohn Stafleu van Loghem, Houten, 2010. Marc B.C. Rouppe van der Voort, G.G. (Frits) van Merode, Henricus G.N. Veraart. Duurzame procesverbetering met de lean filosofie. Nederlands Tijdschrift voor Geneeskunde 2013; 157: A5541 Bestuderen Organogrammen van diverse ziekenhuizen: Viecuri, Ruwaard ziekenhuis en VUmc Boonstra, J. Succesvol veranderen van organisaties. In: De Verandermanagementbox 2008, deel 1, Pp 3-35. De deelnemers ontvangen op de eerste cursusdag de volgende boeken: P. Ramler, W. Raadgers. Samenwerken vergt onderhoud. VvAA, Utrecht, 2005. P.Ramler, W.Raadgers. De ring in. Onderhandelen binnen en namens (para)medische maatschappen. VvAA, Utrecht, 2011. Overige literatuur wordt gedurende de cursus bekend gemaakt en digitaal verstrekt.
Bijlage: tussentijdse opdracht voor blok 2 De deelnemers worden gevraagd tijdens dan wel voorafgaande aan het eerste blok van de cursus groepjes te vormen van 3 tot 5 personen, die samen de tussentijdse opdracht gaan uitvoeren. De groepjes kunnen zowel monodisciplinair (klinisch chemie, klinische genetica, etc) zijn samengesteld als multidisciplinair. Het is verstandig om in totaal niet meer dan 5 groepen samen te stellen. De vraag, die de werkgroepen moeten beantwoorden luidt: Hoe realiseert deze vakgroep in dit laboratorium haar ambitie?. Daartoe selecteren zij een laboratorium naar keuze en informeren bij de vakgroep of deze bereid is om als studieobject voor de werkgroep te dienen. Zo nodig kan de cursusleiding hierbij behulpzaam zijn. De ambitie, die onderwerp van studie is, kan betrekking hebben op een diversiteit aan kwesties, waaruit de werkgroep kan kiezen. Te denken valt aan de volgende onderwerpen: realisatie van de strategie van de vakgroep, tot stand komen van een fusie, realisatie van een belangrijke vernieuwing, realisatie van belangrijke verbeteringen in de organisatie of het personeelsbeleid, verbetering van de eigen marktpositie, e.d. Voorafgaand aan het bezoek worden de relevante documenten opgevraagd. Het kan gaan om beleidsplannen, jaarplannen en -verslagen, projectplannen en -verslagen, organogrammen, reorganisatieplannen, business cases, e.d. Zo nodig kunnen tijdens het bezoek aanvullende documenten worden gevraagd voor latere bestudering. Het is van belang om afspraken te maken over eventuele vertrouwelijkheid. De studie bestaat vervolgens uit het bestuderen van een aantal relevante documenten, die de vakgroep ter beschikking stelt, het bezoeken van het lab en het voeren van enkele gesprekken met stafleden en eventuele anderen, indien gepast. Op grond hiervan wordt een PowerPointpresentatie voorbereid voor de hele groep. Het is van belang om zo snel mogelijk te beginnen met het formeren van werkgroepen, het selecteren van een lab en het plannen van data; zo mogelijk al voorafgaand aan het eerste blok, maar anders nog tijdens dit blok dan wel direct daarna. De tijd voor uitvoering van de opdracht is immers krap. Het spreekt vanzelf, dat het van belang is om van te voren goed na te denken over de vragen, die de groep beantwoord zou willen hebben De PowerPointpresentaties vinden plaats aan het begin van het tweede blok. Per presentatie, inclusief het gesprek met de groep daarover, is een half uur tot drie kwartier beschikbaar. Dat hangt af van het aantal presentaties. De voorbereiding van de presentatie is een verantwoordelijkheid van de hele groep. De presentatie zelf kan naar keuze door een of meer groepsleden gedaan worden. Er is in principe ruimte voor een presentatie van 20 minuten, exclusief het nagesprek hierover. Dat betekent, dat er scherp gefocust moet worden op de informatie, die direct relevant is voor de hoofdvraag van het onderzoekje. Overige informatie, zoals m.b.t. organisatie, personeel en productiegegevens, zo beknopt mogelijk houden en alleen voor zover relevant voor een goed begrip van de kwestie. Het verdient ook aanbeveling, dat de presentatie tijdens de cursus door 1 lid (en maximaal 2) van het werkgroepje wordt gedaan.
Tussentijdse opdracht voor blok 3 kwaliteitszorg De opzet voor deze tussentijdse opdracht is gelijk aan de opdracht tussen blok 1 en blok 2. Dat wil zeggen, dat er groepjes worden gevormd van 3 tot 5 personen, die samen die opdracht uitvoeren. De groepjes kunnen zowel mono- als multidisciplinair worden samengesteld. In totaal moet het aantal groepjes niet groter zijn dan 5 à 6. De basisvraag van de hele module over kwaliteitszorg is Hoe geef je als vakgroep van laboratoriumspecialisten zo goed mogelijk invulling aan de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het gehele lab ; oftewel: Hoe zorg je, dat je als laboratoriumspecialist in the lead bent? De vraag, die in deze tussentijdse opdracht centraal staat is de volgende: Hoe weet je of de vakgroep van laboratoriumspecialisten in control is ten aanzien van de kwaliteit van het lab? In control wil zeggen, dat de vakgroep overzicht heeft over het hele kwaliteitssysteem, een idee heeft van waar de sterke en zwakke plekken zitten, en dus een oordeel heeft over de kwaliteit, ook weet wat er moet gebeuren om tot verbetering te komen en ook in staat is om dat te doen. Die sterke en zwakke plekken zitten nooit alleen in de systemen, waaronder de kwaliteitssystemen, maar ook in het personeel, in het functioneren van de vakgroep zelf en mogelijk ook in de omgeving van het lab. Kies een lab uit, waar je dit gaat onderzoeken. Interview tenminste twee laboratoriumspecialisten en de kwaliteitsfunctionaris van dat lab aan de hand van de hiervoor geformuleerde kernvraag. Breng voor je dit gaat doen, zo mogelijk met hulp van de kwaliteitsfunctionaris, het totale kwaliteitssysteem van het lab in kaart en probeer eerst zelf te beantwoorden hoe je als labspecialist op grond daarvan nou weet of je in control bent of niet. Elementen van dat kwaliteitssysteem zijn onder meer de volgende. Interne toetsing zoals: Kwaliteitsevaluaties, Jaarlijkse beoordeling van het kwaliteitssysteem, Managementreview, Interne kwaliteitscontrole, Interne audits, Prospectieve risico-inventarisatie (PRI), Retrospectieve incidentenanalyse (PRISMA), maar ook Externe toetsing, Collegiale toetsing en visitaties door de beroepsgroep, Accreditatie instellingen, Externe kwaliteitscontrole. Het gaat hierbij niet zozeer om een gedetailleerde analyse van alle elementen van het systeem (dat zou veel te veel tijd kosten), maar het creëren van een overzicht, een helikopterview. Bedenk of je hiermee alle relevante elementen in kaart hebt gebracht, opdat je mede op basis van de interviews- de basisvraag voor deze opdracht kunt beantwoorden. Probeer je vooral een beeld te vormen van de potentieel zwakste schakels in het systeem. Ook deze opdracht wordt afgesloten met een groepspresentatie. En wel op de eerste avond van blok 3. Per groepje is er 15 minuten ruimte voor de presentatie en 15 minuten voor het gesprek daarover. Geef een overzicht van hoe en op grond waarvan je de vraag hebt proberen te beantwoorden. Geef ook aan of naar jullie inzicht de vakgroep inderdaad in control is en op grond waarvan je dat vind. Probeer aan het eind als gehele groep gezamenlijk conclusies te formuleren ten aanzien van het in control zijn van de vakgroep van laboratoriumspecialisten.