7 TIPS DIE MIJ DAGEIJKS HELPEN OM IN FLOW TE WERKEN Toen ik begon met ondernemen, moest ik nog veel leren over het ondernemerschap. Zo had ik weinig kaas gegeten van marketing, wist ik niet veel van boekhouden en acquireren vond ik een ramp. Maar alles valt leren. En wat niet lukt, of wat ik echt niet leuk vind, besteed ik uit. Dus ik zocht een boekhouder, een goede VA en een coach die mij helpt te groeien. Wat ik wel wist, is dat ik er met een mooi businessplan en een goede marketingstrategie alleen niet zou komen. Plannen moeten worden omgezet in acties en doelen moeten gerealiseerd. En het liefst zo snel mogelijk. Groei en succes vragen om focus en productiviteit. Een andere overtuiging van mij is dat het ook voor ondernemers mogelijk is om werk en privé in balans te houden. Zelfs in tijden dat ik alle zeilen bij moet zetten, zorg ik dat ik voldoende tijd heb voor mijzelf en mijn gezin. Dit vraagt om persoonlijk leiderschap. Zo heb ik uitstelgedrag leren herkennen en ik weet hoe ik mezelf in actie moet zetten. Ik weet wanneer ik kan pieken en wanneer het tijd is voor pauze. Maar mijn belangrijkste geheim voor een productieve werkdag is STRUCTUUR. Het zorgt voor duidelijkheid, rust en ruimte. Ruimte om iedere dag een paar uur in flow te kunnen werken. Dat geeft me zo veel energie. En dat gun ik jou ook! Een goede werkprivébalans en de rust en ruimte om te werken aan zaken die er voor jou echt toe doen. Omdat het je meer omzet oplevert, of gewoon omdat je er gelukkig van wordt. Daarom deel ik met jou mijn 7 succes-tips om dagelijks in flow te kunnen werken. Ik heb de ruimte om iedere dag een paar uur in flow te kunnen werken. Dat geeft me zo veel energie. Begin er vandaag nog mee en ervaar het zelf: meer succes, meer tijd en meer omzet. Veel plezier! Maartje
TIP 1 EEN GOED BEGIN Start jij de dag ook met een vast ritueel? Kop koffie, computer opstarten, mail openen Bij veel mensen gaat het hier mis. De verleiding om gewoon maar te beginnen is zo groot. Zonder plan en zonder focus. Voor je het weet word je opgeslokt door je mailbox. Dan komt van het een het ander. Ben je allerlei klussen aan het oppakken die misschien niet eens belangrijk zijn en is de ochtend al weer voorbij. De vraag is of je deze kostbare uren dan ook daadwerkelijk besteed hebt aan het realiseren van jouw grote doel. Het doel dat er voor zorgt dat jouw bedrijf groeit en je omzet stijgt. TIP 1 Een slimmer begin van de dag, is om eerst even stil te staan bij je dagplanning. Welke acties staan er open, hoe belangrijk zijn deze en wat leveren ze jou op? De kunst is ook om niet te veel op een dag te willen. Drie actiepunten is vaak precies goed. Drie dingen die belangrijk én urgent zijn. Bedenk ook hoeveel tijd je maximaal aan iedere actie wilt besteden en wanneer je er mee begint. Dan weet je wanneer je er even vol tegenaan moet gaan, kan je pauzes inlassen om je op te laden of tussendoor werk inplannen dat je op de automatische piloot doet. Kortom, een dagplanning helpt je om gefocust aan de zaken te werken die daadwerkelijk bijdragen aan jouw grote doel. De vraag is of je jouw kostbare tijd wel echt besteed aan het realiseren van jouw doelen.
TIP 2 TIP 2 CLUSTER JE WERKZAAMHEDEN Hoeveel tijd ben jij op een dag kwijt aan het bekijken van je e-mail, openen van poststukken en andere kleine klusjes? Mijn ervaring is dat het veel efficiënter is om werkzaamheden te clusteren. Bij het clusteren van je werkzaamheden, ook wel batchen genoemd, spaar je soortgelijke werkzaamheden op om ze in één keer te doen. Dit werkt vooral goed met terugkerende taken. Bijvoorbeeld het betalen van rekeningen, maken van facturen, maar ook je e-mail behandelen of telefoontjes plegen. Clusteren heeft meerdere voordelen. Je hebt je spullen bij de hand, dus je kan alles in een moeite door doen. Het scheelt tijd als je niet steeds opnieuw hoeft op te starten. Je zit er lekker in, of misschien kom je zelfs wel in een flow als je langer met hetzelfde werk bezig bent. Je kan dus sneller werken. Je wordt niet steeds afgeleid van andere taken als je een blok tijd reserveert voor een cluster. Als je kleine taken clustert, wordt het opeens een grote taak waar je makkelijk rekening mee kan houden in je agenda. Je kan dus een meer accurate planning maken. Je komt makkelijker in een flow als je langer met hetzelfde werk bezig bent.
TIP 3 LAAT JE NIET AFLEIDEN Mijn grootste valkuil als ik geconcentreerd wil werken is mijn nieuwsgierigheid! Als ik zie dat er een e-mail binnenkomt moet ik weten van wie en wat het is. In de meeste gevallen valt dit natuurlijk enorm tegen, maar ik ben dan wel mijn focus van het moment kwijt. Ook als ik besluit om niet naar het bericht te kijken ben ik afgeleid. Heel jammer, want heb je enig idee hoeveel tijd het kost om weer opnieuw in je concentratie te komen na een afleiding? Er zijn verschillende onderzoeken naar gedaan en de uitkomsten variëren van 3 tot wel 20 minuten! Uiteraard hangt het af van de complexiteit van de taak waarmee je bezig bent. Maar dat je veel tijd verliest staat als een paal boven water. Daarom ben ik altijd volledig offline als ik met een belangrijke taak bezig ben. Mijn e-mail is uit en m n telefoon staat op stil. Na een blok geconcentreerd werken gun ik het mezelf om een paar minuten met social media bezig te zijn. TIP 3 Na een tijd geconcentreerd offline werken, gun ik het mezelf om een paar minuten te facebooken.
TIP 4 TIP 4 MEER PAUZE, MEER FLOW Als je een grote klus te klaren hebt, is het verleidelijk om door te blijven werken. Helaas komt te lang doorwerken de productiviteit, kwaliteit en creativiteit van ons werk niet ten goede. Dit is wetenschappelijk bewezen. Je brein heeft na een periode van inspanning simpelweg rust nodig. De kans is zelfs groot dat aan het einde van de dag zowel de kwantiteit als de kwaliteit van je werk minder goed zijn als je jezelf geen pauzes gunt. Er zijn verschillende inzichten en methodes om pauzes in te plannen. Een heel bekende is de pomodoro techniek. Met deze methode gebruik je een eierwekker of timer. Je werkt 25 minuten en daarna houd je 5 minuten pauze. Na 4 blokken pauzeer je 15 tot 30 minuten. Maar er zijn ook methodes die uit gaan van 90 minuten werken gevolgd door een pauze, of 52 minuten gevolgd door 17 minuten pauze Het maakt eigenlijk niet zo veel uit. Kies tijden die bij jou passen, als je maar pauzeert! Goede activiteiten voor in je pauze zijn: sporten, mediteren, wandelen en zelfs powernappen. Te lang doorwerken is niet goed voor productiviteit en kwaliteit van je werk. Dit is wetenschappelijk bewezen.
TIP 5 ZORG VOOR AFWISSELING Soms zijn klussen gewoon moeilijk of vind je ze niet leuk. Ook al weet je dat het resultaat geweldig positieve gevolgen heeft voor je bedrijf, of dat het je heel veel geld op gaat leveren. Als uitbesteden geen optie voor je is, zal je het toch zelf moeten doen. Zorg dan dat je deze energievreters afwisselt met klussen die je juist energie geven. Bijvoorbeeld omdat je er heel blij van wordt, of omdat je snel resultaat ziet. Je maakt het jezelf dan makkelijker om de moraal hoog te houden. TIP 5 Houd bij het plannen van je werk, waar mogelijk, ook rekening met voldoende afwisseling in taken waarbij je een beroep doet op je linker, dan wel rechter hersenhelft. Dus analytisch vs. creatief werk. Wissel energievreters af met klussen waar je wel blij van wordt.
TIP 6 TIP 6 VIND JOUW PIEKMOMENT Weet je op welk moment van de dag jij het meest gefocust kunt werken en het meest productief bent? Voor de meeste mensen is dit de ochtend. Zo ook voor mijzelf. Het is echt de moeite waard om dit eens uit te zoeken. Als je weet wat jouw piekmoment is, kan je dat tijdstip reserveren voor de klussen die de meeste concentratie en energie van je vragen. Als jij zorgt dat er op dat moment ook geen afleiding is, is de kans groot dat je in een flow komt en kan je echt bergen verzetten. Voor mij is dit de reden dat ik belangrijke afspraken wèl graag s ochtends plan, maar dan liever niet afspreek om even met iemand bij te kletsen of een netwerkbijeenkomst te bezoeken. Naast productieve piekmomenten heb je trouwens ook creatieve piekmoment. Handig om te weten ;-) De meeste mensen zijn s ochtends het meest productief.
TIP 7 SLUIT DE DAG GOED AF Ik begon deze reeks succes-tips met Een goed begin. De laatste tip is om de dag tevens bewust af te sluiten. Maak ook van je dagafsluiting een vast ritueel. Richt dit in zoals jij het prettig vindt. Ik geef je alleen een paar suggesties. Bereid de volgende dag vast voor. Hoe ziet je agenda voor morgen er uit? Welke drie taken ga je morgen sowieso uitvoeren? Deze vragen helpen je om prioriteiten te stellen en je focus te behouden. TIP 7 Werk je to-do-list bij en zorg dat alle losse eindjes hierop, of in je agenda staan. Je hebt dan misschien niet alles af kunnen ronden, maar door het vast te leggen kan het uit je hoofd en kan jij van je vrije tijd genieten in de wetenschap dat je jouw werk onder controle hebt. Zelf vind ik het ook fijn om s avonds klaar te leggen wat ik de volgende ochtend nodig heb, zodat ik snel van start kan. Sta tot slot ook stil bij alles wat je die dag gedaan hebt en waar je trots op mag zijn. Dit alleen al maakt dat je met een goed gevoel en meer energie aan je avond begint, toch? Sta iedere avond even stil bij alles wat je die dag gedaan hebt.
Wil je meer succes-tips om met focus en structuur te ondernemen? Volg ForYourSuccesOnly dan op facebook. Maar ook als je jouw ervaringen wilt delen of als je zelf nog tips hebt waar je collega-ondernemers mee kunt helpen, nodig ik je van harte uit om een bericht op mijn facebookpagina achter te laten! E: maartje@foryoursuccesonly.nl W: www.foryoursuccesonly.nl T: 06 373 465 77