Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? In dit overzicht loodsen we u door alle taken voor het correct afsluiten van het boekjaar: Het maken van je inventaris Controle van de facturatie Valorisatie van de vervallen producten Rapportage van de kortingen Valorisatie van de openstaande schulden 1. Inventaris U vindt de inventaris in het menu Rapporten > Inventaris Standaard wordt het sluiten van de inventaris automatisch aan het einde van elke maand uitgevoerd; dit is de reden waarom Inventaris afsluiten grijs wordt weergegeven. Dit is een advies van Corilus om te voorkomen dat u vergeet om de inventaris af te sluiten. De inventaris wordt beschikbaar op de eerste dag van de maand (bv. 01/01). Deze inventaris kan worden afgedrukt of geëxporteerd naar Excel-, PDF- of HTML. De standaard methode om de inventaris af te sluiten kan aangepast worden via parameter 118. Deze parameter kan u aanpassen via de knop Parameters rechts boven. Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 1
Opgelet : indien u overschakelt naar manuele afsluiting van de inventaris, worden eerder opgeslagen bestanden gewist. Dit heeft ook als gevolg dat u de mogelijkheid verliest om voorraadverliezen te valoriseren als gevolg van een prijsupdate. U neemt dan ook de verantwoordelijkheid om zelf uw inventaris af te sluiten op het gepaste tijdstip en datum. Wilt u om een of andere reden uw voorraad op een bepaald tijdstip van het jaar valideren, raden wij u aan om dit te doen via Rapporten > Artikelen > Toestand van de voorraad. Onderaan de lijst staat een globale valorisatie van uw voorraad. a) Automatisch (standaard) Vanaf de eerste dag van de volgende maand is de inventaris beschikbaar via Inventaris afdrukken (gedetailleerd) of via Samenvatting inventaris afdrukken (slechts één pagina) Standaard stelt CareConnect Pharmacist de datum van de laatste opgeslagen inventaris voor. Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 2
b) Manueel (niet aangeraden door Corilus) Het is mogelijk om de inventaris handmatig af te sluiten om deze later te kunnen gebruiken in overige rapporten of om af te drukken. Wanneer u Inventaris afsluiten kiest, voert u een datum in. Als u een datum in het verleden invoert, wordt de voorraad van vandaag weergegeven met de prijzen die op die datum zijn toegepast. Voorbeeld van een inventaris: U kan bovenaan de inventaris exporteren naar Excel-, PDF- of HTML-bestand. Als dit menu grijs is, dient u in te loggen met een gebruiker die de rechten heeft (beveiliging) om rapporten te exporteren. Parameter 19 geeft het aantal dagen aan dat voorraadbewegingen worden opgeslagen : Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 3
Wanneer u ervoor kiest om een inventaris handmatig af te sluiten, worden de automatisch gegenereerde bestanden verwijderd. 2. Facturatie a) Nummering van facturen 2018 / 2019 Vergeet niet om alle facturen van 2018 vóór 31 december om middernacht af te sluiten. Als u gen tijd heeft om het voor deze datum te doen, dan moet u de datum van de factuur manueel wijzigen. Dit kan u doen via het tabblad Parameters bij de criteria van uw facturatie. Opgelet : Indien u een aflevering op factuur uitvoert in 2019, schakelt de automatische teller over naar 2019 en is het niet langer mogelijk om facturen te maken in 2018. Sluit de factuur die u wenst te antidateren in 2018 dus eerst af vooraleer u een aflevering op factuur doet. Vanaf de eerste factuur in 2019, wordt de teller automatisch 2019000001. b) Controleer facturen die nog niet zijn afgedrukt We raden u aan om met het rapport Te factureren verkopen te werken. U vindt dit rapport bij Administratie > Facturering. Selecteer het datumbereik van het begin (vink Geen rekening houden met begindatum aan) tot 31/12 om te controleren of er nog facturen dienen afgesloten te worden. Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 4
Deze lijst geeft u alle klanten voor wie er nog steeds verkopen zijn waarvan de factuur nog niet is afgedrukt. 3. Vervallen producten Vergeet niet om de vervallen producten van het jaar te valoriseren. Hiervoor zijn er twee manieren : - Ofwel via de module retour - Ofwel via de module facturatie a) Via de module retour U geeft de vervallen producten in via een (fictieve) groothandel Vervallen. Via dit venster heeft u enerzijds de optie Schrappen (= een totaal verlies) en anderzijds Terugzenden om een valorisatie van het verlies te hebben. Vergeet bijgevolg niet om volgende lijsten af te drukken via Rapporten > Artikelen > - Valorisatie verlies (in geval van schrappen) - Valorisatie prijsverschil retours (in geval van terugzenden) Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 5
Vervolgens kan u, door de leverancier Vervallen te selecteren, een valorisatie van de verliezen bekomen voor het jaar 2018. b) Via de module facturatie buiten stock Vergeet de factuur Vervallen niet af te drukken voor 2018. 4. Kortingen Via Rapporten > Kortingen : - Kortingen op kaart - Vrijgave van kortingen op kaart - Resterend saldo van de rekeningen op een bepaalde datum a) Kortingen op kaart Geeft u de lijst met kortingen die op de kaarten zijn gezet met onderaan de lijst een totaal per btw-tarief (dit staat u toe om de verdeling te berekenen op 6 en 21%) b) Vrijgave van kortingen op kaart Deze lijst geeft u de totale hoeveelheid kortingen die u aan patiënten hebt gegeven, samen met de naam van de patiënt. c) Resterend saldo van de rekeningen op een bepaalde datum Via deze lijst kan u nagaan hoeveel kortingspunten nog op de rekeningen/kaarten staan op 31/12. Deze valorisatie hangt ook af van parameter 56 : Als u het aantal maanden verlaagt, neemt het puntenaantal op de kaarten af. Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 6
5. Schulden U kan op 31/12 ook een rapport opvragen met openstaande schulden via Rapporten > Schulden / Onafgewerkt : a) Globale valorisatie van openstaande schulden Dit geeft u een valorisatie van alle openstaande schulden vanaf de geselecteerde startdatum. b) Gedetailleerde valorisatie van openstaande schulden Deze lijst geeft u alle details van bovenstaande tabel. c) Lijst van schulden / onafgewerkt per Geeft u de gedetailleerde lijst van schulden per patiënt / familie. Ter herinnering, via het tabblad Type schuld kan u aangeven welke schulden u wil visualiseren (bijvoorbeeld voorschrift verschuldigd, krediet, ) Hoe het boekjaar 2018 afsluiten? 18 december 2018 Pagina 7