COMMISSIE FINANCIEN EN ALGEMENE ZAKEN VERSLAG. Zitting van 12 mei 2009

COMMISSIE FINANCIEN EN ALGEMENE ZAKEN VERSLAG Zitting van 12 mei 2009 Aanwezig : PAUL DUERINCKX voorzitter IVAN VANDERZEYPEN, LEEN VERRECK, TINA DE WINDT, KRIS DEGREEF, STEFANIE DE NEEFF, PIERRE OTZER, ANN DE MARTELAER, HUGO SIMOENS, ANDRE VAN GOETHEM, JO PIERSON, stemgerechtigde leden, EDDY ELYN, lid met raadgevende stem; FREDDY VRANCKX, burgemeester; MARTINE VANBEVER, GILBERTE MULS, HILKE VERHEYDEN, PAUL HUGAERTS, schepenen; MARINA STAS, KOENRAAD VAN COPPENOLLE, JULES GODTS, KATRIEN GOOSSENS, raadsleden. ERWIN DEPRE, secretaris. * * * * * * * * * * * * * * * De voorzitter opent de vergadering om 19.35 uur en verwelkomt de aanwezigen. Hij deelt aan de vergadering mee dat er 2 bijkomende voorstellen ingediend werden die in de commissie grondgebiedszaken behandeld zullen worden. Hij vraagt om een aanvullende nota vanwege Schepen Martine Vanbever betreffende aankoop bussen voor leerlingenvervoer multifunctioneel gebruiken te bespreken na punt 16. De vergadering gaat hiermee akkoord. DAGORDE 1. Algemene zaken - goedkeuring verslag van de commissie d.d. 14/04/2009 2. Financiële zaken: ACE-Lubbeek - resultatenrekening dienstjaar 2008: goedkeuring 3. Financiële zaken: Omzetting kredietopening in lening (nr.42 KBC-Bank) 4. Informatica - Aankoop en implementatie van een 19" rack en een Microsoft Exchange Server. 5. Personeelszaken - gemelde buitenschoolse kinderopvang Pellenberg - 1. personeelsformatie - contractueel personeel - begeleiders buitenschoolse kinderopvang en administratief medewerker: bestendiging gemeenteraadsbesluit van 25/04/2007 2. wervingsvereisten: vaststelling 6. Algemene zaken - RIOBRA - jaarvergadering d.d. 12/06/2009 - goedkeuring agendapunten. 7. Algemene zaken - RIOBRA - jaarvergadering d.d. 12/06/2009 - aanduiding volmachtdragers. 8. Algemene zaken - EcoWerf - algemene vergadering d.d. 17/06/2009 - goedkeuring agendapunten. VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 1

9. Algemene zaken - EcoWerf - algemene vergadering d.d. 17/06/2009 - aanduiding afgevaardigde. 10. Algemene zaken - IGS Hofheide - algemene vergadering d.d. 23/06/2009 - goedkeuring agendapunten. 11. Algemene zaken - IGS Hofheide - algemene vergadering d.d. 23/06/2009 - aanduiding vertegenwoordiger. 12. Algemene zaken - Interleuven - algemene vergadering d.d. 24/06/2009 - goedkeuring agendapunten. 13. Algemene zaken - Interleuven - algemene vergadering d.d. 24/06/2009 - aanduiding vertegenwoordiger. 14. Aankoopzaken: Herstellen remmen schoolbus Mercedes AHL272 en aanstellen van de firma Van Aerschot voor het leerlingenvervoer: aanstelling dringende noodzakelijkheid: Akteneming beslissing schepencollege van 31/03/09 15. Aankoopzaken: Aankoop uitrustingsmateriaal turnzaal Linden; Goedkeuren bestek en wijze van aanbesteden, zijnde onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. 16. Aankoopzaken: aankoop van een schoolbus: goedkeuren bestek en wijze van gunnen, zijnde algemene offertevraag. *** 1. ALGEMENE ZAKEN GOEDKEURING VERSLAG VAN DE COMMISSIE D.D. 14/04/2009 De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn over het verslag van de vorige vergadering. Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt unaniem goedgekeurd. 2. FINANCIËLE ZAKEN: ACE-LUBBEEK - RESULTATENREKENING DIENSTJAAR 2008: GOEDKEURING De voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen bij de goedkeuring van de definitieve rekening 2008 van de vzw ACE-Lubbeek, met een positief saldo van 22.682,00 EUR en voor het dienstjaar 2009 geen gemeentelijke toelage toe te kennen aan het ACE- Lubbeek, daar de begroting 2009 afsluit met een vermoedelijk positief saldo van 15.982,00 EUR. De heren Jan Van Brusselt, voorzitter van de vzw ACE en Francis Mosselmans, boekhouder van de vzw werden uitgenodigd om dit punt toe te lichten: Dhr Francis Mosselmans verantwoordt dat het groot positief saldo het resultaat is van cijfers die niet het ganse schooljaar (niet tot het einde) bestrijken. Hij voegt eraan toe dat een nauwgezette boekhouding wordt gevoerd. Commissielid Ann De Martelaer vraagt wat verschil is tussen het huidig systeem en het vorige? Dhr. Francis Mosselmans antwoordt dat ondermeer aan de personeelsleden nu gevraagd wordt om hun gedane uitgaven te staven met betalingsbewijzen. De reiskosten worden vergoed op basis van de reglementaire kilometervergoeding ipv op een forfaitaire manier. Tevens werd het betaalkaartensysteem vervangen door een provisie van 400 EUR per leerkracht per maand om de nodige werkingsmiddelen aan te kopen. Hij voegt eraan toe dat er nu een maandelijkse controle van de uitgaven gebeurt. VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 2

Dhr Jan Van Brusselt benadrukt tevens dat het grote verschil te wijten is aan dat elke uitgave nu verantwoord dient te worden en dat vroeger het systeem van de schoendoos werd gehanteerd (rekeningen die zonder voldoende verantwoording werden voorgelegd) Raadslid Katrien Goossens komt ter zitting (19.50 uur). Commissielid André Van Goethem maakt gewag van het feit dat men de jaren voordien niet ingegrepen heeft. Raadslid Koenraad Van Coppenolle haalt aan dat de vzw dit jaar geen toelage nodig heeft omdat de boekhouding transparanter werd gemaakt en apprecieert dan ook deze werkwijze. Hij wijst er anderzijds op dat een goede werking geld kost en dat het voorbije jaar eigenlijk geen investeringen gebeurd zijn. Dhr Francis Mosselmans zegt dat 3 jaar geleden meubels werden aangekocht en dat er dit jaar inderdaad niets gevraagd werd. Raadslid Koenraad Van Coppenolle herhaalt dat het erop neerkomt dat de werkingskosten dit jaar eigenlijk betaald worden met de reserve van het vorig jaar. De voorzitter vraagt of de lessen kunnen betaald worden met opleidingscheques. Dhr Jan Van Brusselt denkt dat deze lessen dan als officieel onderwijs moeten erkend worden. Raadslid Koenraad Van Coppenolle suggereert om de academie te laten opnemen in het kunstonderwijs. Dhr Jan Van Brusselt zegt dat de optie werd nagegaan om het ACE te laten opnemen bij de kunstacademie van Tienen of Leuven, maar dat het atelier niet voldoet aan de vereiste normen op dat vlak; Commissielid Ann De Martelaer die zich aanmoedigend richt tot schepen Martine Vanbever werpt op dat dit resultaat als voorbeeld van transparant beheer kan gesteld worden voor de ander verwante vzw s van de gemeente. Het commissielid vindt dat dient vermeden te worden dat een vzw die een toelage vraagt aan de gemeente er naast nog een verborgen spaarpotje op nahoudt. Raadslid Koenraad Van Coppenolle vraagt of er stagnatie of vooruitgang te merken is in de kwaliteit van de lessen van het ACE. Dhr Francis Mosselmans antwoordt hierop dat een lichte stijging van het aantal leerlingen kan verwacht worden en dat er dan waarschijnlijk een leerkracht dient bij voorzien te worden. Commissielid Ann De Martelaer herhaalt dat een betere controle op de boekhouding dient te gebeuren en dat het logisch is dat men ook een aantal steekproeven zou houden. Commissielid Jo Pierson benadrukt tenslotte dat de leerkrachten zich wel ongelukkig gevoeld hebben toen het systeem van de betaalkaarten afgeschaft en vervangen werd door een provisie. Ze wijst erop dat dergelijke veranderingen in de toekomst voorzichtig dienen aangebracht te worden. Het voorstel wordt unaniem gunstig geadviseerd. 3. FINANCIËLE ZAKEN: OMZETTING KREDIETOPENING IN LENING (NR.42 KBC-BANK) Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen om de volgende lening terug te brengen tot het werkelijk opgenomen krediet: * lening 42 Vonnis Lubbeek/Vrancken-Vanzurpele 75.000,00 EUR 56.913,14 EUR = 18.086,86 EUR niet meer aan te wenden krediet. Schepen Paul Hugaerts geeft toelichting. Hij zegt dat het een oud dossier betreft (dateert van de midden jaren 70). Het gaat over een ondergrondse inname voor het aanleggen van riolering in Linden (Koningsveld). De eigenaar ging nooit akkoord gaan met de vergoeding VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 3

die de gemeente vooropstelde zodat dat dit dossier tenslotte beslecht diende te worden door een gerechtelijke uitspraak. Commissielid André Van Goethem geeft nog even mee of er men nu wel zeker van is dat het dossier afgesloten kan worden. Het voorstel wordt unaniem gunstig geadviseerd. 4. INFORMATICA - AANKOOP EN IMPLEMENTATIE VAN EEN 19" RACK EN EEN MICROSOFT EXCHANGE SERVER. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd advies te verlenen bij de aankoop en implementatie van een 19" rack en een Microsoft Exchange Server voor een totaalbedrag van 24.976,59 EUR incl. btw en het afsluiten van een onderhoudsovereenkomst voor een maandelijks bedrag van 151,25 EUR incl btw. bij de firma Remmicom NV, Stationstraat 145 te Westmeerbeek. Commissielid André Van Goethem merkt op dat het om een gigantisch bedrag gaat en vindt dat moet nagegaan worden of deze aankoop niet voordeliger kan aangepakt worden. Hij wijst erop dat ook andere firma s moeten geconsulteerd worden. Hij besluit dat het niet opgaat dat vanaf het ogenblik een firma een voet in huis heeft dit voor onbepaalde duur wordt. De burgemeester antwoordt dat gans het systeem rond de firma Remmicom draait omdat reeds bepaalde specificiteiten van bedoelde firma aanwezig zijn en dat op basis van dit gegeven door de diensten werd voorgesteld om voor bedoelde aankoop de firma Remmicom aan te spreken. Raadslid Koenraad Van Coppenolle vindt het spijtig dat de voorbije donderdagavond het gemeentehuis niet open was en dat hij het dossier niet heeft kunnen inkijken. Het voorstel lijkt wel voldoende gestoffeerd te zijn vervolgt hij maar hij zou nog graag meer informatie vernemen. Raadslid Marina Stas komt ter zitting (20.25 u). Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 8 ja-stemmen, 0 neen-stemmen en 3 5. PERSONEELSZAKEN - GEMELDE BUITENSCHOOLSE KINDEROPVANG PELLENBERG - 1. PERSONEELSFORMATIE - CONTRACTUEEL PERSONEEL - BEGELEIDERS BUITENSCHOOLSE KINDEROPVANG EN ADMINISTRATIEF MEDEWERKER: BESTENDIGING GEMEENTERAADSBESLUIT VAN 25/04/2007 2. WERVINGSVEREISTEN: VASTSTELLING Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen om: 1. De personeelsformatie van het contractueel personeel voor de gemelde buitenschoolse kinderopvang te Pellenberg, vastgesteld bij gemeenteraadsbesluit van 25/04/2007 wegens herstructurering van het voor- en naschools toezicht en het woensdagnamiddagtoezicht in de gemeenteschool te Pellenberg, te bestendigen vanaf 1 september 2009. Het betreft de functies van : - 1,5 VTE (drie halftijdse) begeleider buitenschoolse kinderopvang en - 0,5 VTE administratief medewerker voor de logistieke ondersteuning van de administratie; VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 4

en 2. De wervingsvereisten van de bedoelde functies vast te stellen. Het voorstel wordt unaniem gunstig geadviseerd. 6. ALGEMENE ZAKEN - RIOBRA - JAARVERGADERING D.D. 12/06/2009 - GOEDKEURING AGENDAPUNTEN. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen bij de goedkeuring van de volgende agendapunten van de jaarvergadering d.d. 12/06/2009 van RIOBRA: 1. Goedkeuring notulen van de buitengewone algemene vergadering van 21 november 2008. 2. Jaarrekening 2008 - Bespreking van het verslag van de raad van bestuur - Bespreking van het verslag van de commissaris - Goedkeuring van de jaarrekening en de bestemming van het resultaat 3. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris 4. Statutaire benoeming - Voorstel tot hernieuwing van het mandaat van commissaris Frédéric Clukkers Bedrijfsrevisor BVBA, vertegenwoordigd door de heer Frédéric Clukkers 5. Diversen Rondvraag Het voorstel wordt unaniem gunstig geadviseerd. 7. ALGEMENE ZAKEN - RIOBRA - JAARVERGADERING D.D. 12/06/2009 - AANDUIDING VOLMACHTDRAGERS. Voorzitter: De commissie neemt kennis van het voorstel. Raadslid Koenraad Van Coppenolle vraagt of er reeds kandidaten zijn. Indien dit nog niet gebeurd is dan zal hun fractie een kandidaat voordragen. 8. ALGEMENE ZAKEN - ECOWERF - ALGEMENE VERGADERING D.D. 17/06/2009 - GOEDKEURING AGENDAPUNTEN. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen om de volgende agendapunten van de algemene vergadering van EcoWerf op 17/06/2009 goed te keuren: 1. Samenstelling van het bureau. 2. Goedkeuring verslag van de vorige vergadering d.d. 17/12/2008. 3. Jaarverslag 2008 3.1. Verslag van de activiteiten. 3.2. Balans, resultaten, winstverdeling en waarderingsregels. 4. Jaarrekening per 31/12/2008 verslag van de commissarisrevisor. 5. Verwerking van de resultaten. 6. Decharge bestuurders. 7. Provinciale bijdrage werkingskosten 2009 cfr. artikel 15.1 van de statuten. 8. Diversen. VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 5

Raadslid André Van Goethem vindt dat over de agendapunten vooraf dient gediscussieerd te worden om het stemgedrag erover aan de afgevaardigden mee te geven. Het is aan hen om op deze vergaderingen vragen te stellen over de toekomst. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 8 ja-stemmen, 0 neen-stemmen en 3 9. ALGEMENE ZAKEN - ECOWERF - ALGEMENE VERGADERING D.D. 17/06/2009 - AANDUIDING AFGEVAARDIGDE. Voorzitter: Van het voorstel wordt kennis genomen. Raadslid Koenraad Van Coppenolle vraagt of er reeds kandidaten zijn. Burgemeester: zegt dat dit dezelfde kandidaat zal zijn als de vorige keer, nml. schepen Martine Vanbever. De voorzitter en Raadslid Koenraad Van Coppenolle benadrukt dat de inlichtingenbundel tijdig bezorgd dient te worden aan de afgevaardigden zodat deze kritische opmerkingen kunnen maken. 10. ALGEMENE ZAKEN - IGS HOFHEIDE - ALGEMENE VERGADERING D.D. 23/06/2009 - GOEDKEURING AGENDAPUNTEN. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen om volgende agendapunten van de algemene vergadering d.d. 23/06/2009 van IGS Hofheide goed te keuren: 1. Goedkeuring van het verslag van de buitengewone algemene vergadering van 09/12/2008. 2. Vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag 2008. 3. Verlenen van kwijting aan de bestuurders en de commissaris. 4. Evolutie van het bouwdossier. 5. Varia Raadslid André Van Goethem vindt dat maar de helft van het project werd uitgevoerd en dat in dit opzicht het teveel betaalde dient teruggestort te worden aan de gemeente en de burgers. De burgemeester antwoordt dat schepen Cyriel Swevers, die momenteel niet aanwezig is, nadere inlichtingen kon geven. Raadslid Koenraad Van Coppenolle zegt dat het beter zou zijn om geen schepen af te vaardigen naar de vergaderingen, maar iemand van de oppositie omdat die zich kritischer opstelt. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 7 ja-stemmen, 0 neen-stemmen en 4 11. ALGEMENE ZAKEN - IGS HOFHEIDE - ALGEMENE VERGADERING D.D. 23/06/2009 - AANDUIDING VERTEGENWOORDIGER. Voorzitter: Van het voorstel wordt kennis genomen. VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 6

Raadslid Koenraad Van Coppenolle zegt dat als er nog geen kandidaten zijn voorgedragen hun fractie dit zal doen. 12. ALGEMENE ZAKEN - INTERLEUVEN - ALGEMENE VERGADERING D.D. 24/06/2009 - GOEDKEURING AGENDAPUNTEN. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om volgende agendapunten van de algemene vergadering op 24/06/2009 van Interleuven goed te keuren: 1. Samenstelling van het bureau. 2. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering d.d. 28/05/2008. 3. Verslag van de activiteiten 2008. 4. Jaarrekening per 31/12/2008 verslag van de commissaris-revisor. 5. Verwerking van het resultaat krachtens art. 44 van de statuten. 6. Kwijting te verlenen aan bestuurders en de commissaris-revisor. 7. Provinciale bijdrage voor werkingskosten 2009 cfr. art. 14.1. van de statuten. 8. Participatie in de nv FFH 016 deelname in het kapitaal namens Interleuven 250.000 (art. 78 van het decreet van 06/07/2001). 9. Zitpenningen. 10. Diversen. De voorzitter vraagt om meer inlichtingen te bekomen over art. 44. Schepen Gilberte Muls verklaart de afkorting: FFV = Feed, food en health. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 8 ja-stemmen, 0 onthoudingen en 3 13. ALGEMENE ZAKEN - INTERLEUVEN - ALGEMENE VERGADERING D.D. 24/06/2009 - AANDUIDING VERTEGENWOORDIGER. Voorzitter: Van het voorstel wordt kennis genomen. 14. AANKOOPZAKEN: HERSTELLEN REMMEN SCHOOLBUS MERCEDES AHL272 EN AANSTELLEN VAN DE FIRMA VAN AERSCHOT VOOR HET LEERLINGENVERVOER: AANSTELLING DRINGENDE NOODZAKELIJKHEID: AKTENEMING BESLISSING SCHEPENCOLLEGE VAN 31/03/09 Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd advies te verlenen bij het kennis nemen van de beslissing van het schepencollege in zitting van 31/03/09. Raadslid André Van Goethem is verwonderd dat de herstelling pas gebeurd is na de panne. Hij vervolgt dat bij een behoorlijk (voorafgaandelijk) onderhoud van de bus de aanstelling van een firma overbodig geweest was. Commissielid Ann De Martelaer merkt op dat in het dossier enkel de collegebeslissing aanwezig is en dat zij ook graag de dossierstukken waarnaar verwezen wordt in de beslissing wilt inzien (bestekken, rekeningen). Zij vraagt waarom het budgetartikel met 10.000 EUR verhoogd wordt. Schepen Gilberte Muls deelt mee dat de post verhoogd wordt omdat dit krediet waarschijnlijk uitgeput is en om zeker toe te komen voor dergelijke uitgaven. VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 7

Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 6 ja-stemmen, 0 neen-stemmen en 5 15. AANKOOPZAKEN: AANKOOP UITRUSTINGSMATERIAAL TURNZAAL LINDEN; GOEDKEUREN BESTEK EN WIJZE VAN AANBESTEDEN, ZIJNDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen bij de aankoop van uitrustingsmateriaal van de nieuwe turnzaal Linden, meerbepaald betreft het het goedkeuren van het bestek en de wijze van aanbesteden, zijnde onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor een geraamd bedrag van 39.429,00 EUR excl. btw of 47.709,09 EUR incl. 21 % btw. Commissielid Jo Pierson vraagt of het oude turnmateriaal nog gebruikt kan worden. Schepen Gilberte Muls antwoordt dat dit niet veel meer te betekenen heeft. Dit gaat over een totaal nieuw pakket voor de turnzaal (nu 3 pleinen ipv 1 vroeger) zegt ze. De turnzaal werd groter gebouwd om 2 klassen (ook rekeninghoudend met de leerlingen van de vrije basisschool Linden) tegelijkertijd te laten turnen evenals om buitenschoolse sport toe te laten. Commissielid Jo Pierson vindt dat er ook mag gedacht te worden aan het plaatsen van spiegels voor de dansverenigingen. Tenslotte nodigt de schepen de raadsleden uit om in juni naar de turnzaal te gaan kijken. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 9 ja-stemmen, 0 neen-stemmen en 2 16. AANKOOPZAKEN: AANKOOP VAN EEN SCHOOLBUS: GOEDKEUREN BESTEK EN WIJZE VAN GUNNEN, ZIJNDE ALGEMENE OFFERTEVRAAG. Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen bij de aankoop van een schoolbus, meerbepaald betreft het het goedkeuren van het bestek en de wijze van gunnen, zijnde een algemene offertevraag. De Aankoop van een schoolbus wordt geraamd op 110.000,00 EUR excl. btw of 133.100,00 EUR incl. 21 % btw. Raadslid Katrien Goossens vraagt of het dossier met de duurzaamheidsambtenaar is doorgenomen. Schepen Gilberte Muls antwoordt dat ze het zal vragen aan de betrokken ambtenaar. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 10 ja-stemmen, 0 neen-stemmen en 1 onthouding. 17. AANVULLENDE NOTA VANWEGE SP.A FRACTIE LUBBEEK : AANKOOP BUSSEN VOOR LEERLINGENVERVOER - MULTIFUNCTIONELE GEBRUIKEN De voorzitter vraagt aan schepen Martine Vanbever om de nota toe te lichten. De schepen zegt dat de nieuwe autobus aan voldoende veiligheideisen dient te voldoen en dat de autobus moet kunnen multifunctioneel kunnen ingezet worden zonder aan VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 8

concurrentievervalsing te doen - bvb voor de Grabbelpas en Swap, bij sportactiviteiten of om uitstappen te organiseren. Als hij op deze manier kan gebruikt rendeert de aankoop nog. Raadslid André Van Goethem voegt eraan toe dat het aangewezen is om de autobus van een automatische versnellingsbak en een fijne roetfilter te voorzien. Raadslid Koenraad Van Coppenolle geeft ook aan dat de bus in dit geval kan gebruikt worden bij het kampvervoer. Commissielid Eddy Elyn vraagt om het gebruik van de schoolbus uit te breiden voor de vrije basisscholen. Commissielid Ann De Martelaer vraagt om rekening gehouden met deze opmerkingen een nieuw bestek uit te werken tegen volgende raadzitting en het voorstel in deze aan te passen. De commissie neemt kennis van de nota. De voorzitter sluit de vergadering om 21.27 uur. Namens de commissie: Erwin Depré secretaris Paul Duerinckx voorzitter VER COM FIN EN ALG ZAK 20090512.doc 9