Jaarplan regionaal programma Wmo/Jeugd 2016 Thema s / Met dit jaarplan concretiseren de colleges binnen de regio Rivierenland hun samenwerking op de transformatie van de (specialistische) zorg Wmo en Jeugdwet. Het jaarplan 2016 bestaat uit 12 thema s c.q., die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Naar aard van de activiteiten kunnen de thema s grofweg worden ingedeeld in twee groepen: - gericht op ontwikkelen en leren - gericht op implementeren, bewaken en bijsturen. gericht op Thema s / 2016 implementeren, ontwikkelen en leren bewaken en bijsturen 1. Zorginhoud x 2. Ketensamenwerking x 3. Gebiedsteams x 4. Zorg en Veiligheid x 5. Beschermd wonen x 6. Contractmanagement en opdrachtgeverschap x 7. Informatievoorziening x 8. Centrale administratie BWB 1 x 9. Inkoop x 10. Solidariteit x 11. Hulp bij het huishouden x 12. Vertrouwenspersoon x 1 deelnemende aan de centrale administratie Wmo/Jeugd bij de BWB: Culemborg, Geldermalsen, Lingewaal, Neerijnen en Tiel. De 10 samenwerkende formuleerden voorafgaand aan de transitie het doel om veranderingen door te voeren die leiden tot een vraaggestuurd, efficiënt, betaalbaar en effectief werkend sociaal domein in regio Rivierenland. In 2016 zal daarbij speciale aandacht worden gegeven aan: - de basis op orde hebben; - de gehele keten doet mee; - dezelfde taal spreken; - de transformatie merkbaar in houding en gedrag. In de eerder in onze regio gehanteerde drietrapsraket van begrijpen, naar verbinden, naar meedoen, kenmerkt 2016 zich door meedoen. Inhoudelijk kader Leidend voor alle acties binnen het programma Wmo/Jeugd is de transformatie naar een samenredzame samenleving. Transformatie is daarom geen apart thema, maar loopt als rode draad door het jaarplan als leidraad voor alle werkgroepen. De visie op de transformatie legden de tien regio vast in de Visie Samenredzame Samenleving, nader uitgewerkt in de nota Contouren voor een sociaal Rivierenland, de samenredzame samenleving. We benoemden daarin vijf leidende principes, die daarmee ook leidend zijn bij de uitvoering van het jaarplan: 1. De burger, het huishouden en de buurt staan centraal We sluiten aan bij de leefwereld van de burger en het huishouden. We organiseren ondersteuning dichtbij inwoners. 2. Eigen kracht en doeltreffend maatwerk Inwoners hebben zelf de regie op de ondersteuning die ze ontvangen, zolang zij daartoe in staat zijn. De inwoner is in eerste instantie zelf aan zet is. Er is meer ruimte voor zelfsturing nodig, wat vraagt om een terugtredende overheid en professionals. Als iemand zorg nodig heeft, wordt gekeken naar 1
de voorliggende collectieve voorzieningen. We bieden maatwerk op de negen levensdomeinen 1. Eigen kracht en regie is niet voor iedereen van toepassing. Voor kwetsbare inwoners die zorg nodig hebben, is een passend professioneel aanbod beschikbaar. 3. Organiseer het eenvoudig en overzichtelijk Om het mogelijk te maken dat ondersteuning en zorg zo effectief en efficiënt mogelijk georganiseerd wordt, zorgen we dat de organisatie eenvoudig en overzichtelijk is. Om te voorkomen dat onnodig veel hulpverleners bij 1 huishouden langs elkaar heen werken, hanteren wij het principe 1 huishouden, 1 plan, 1 regisseur. Daarnaast is de toegang voor de burger duidelijk en goed georganiseerd 4. Samenwerken op basis van vertrouwen Vertrouwen geven en krijgen is lastig. Er moet tenslotte fors bezuinigd worden en kan overheidsgeld niet op een verkeerde plek terecht komen. Door meer vertrouwen te geven aan de professional, kan deze in zijn kracht komen te staan. 5. Kwaliteit borgen in het sociaal domein We hebben als doel om goede zorg en ondersteuning te blijven geven met minder middelen. Inwoners zijn zelf aan zet. Het is van belang dat eigen initiatieven van burgers kwalitatief goed zijn. Bij professionele zorg en bijstand voor onze kwetsbare inwoners, zijn krachtige professionals met doorzettingsmacht nodig. De professionals hanteren een eenduidige manier van vraagverheldering. Kennisuitwisseling De twaalf thema s / bestaan uit meerdere actiepunten. Per thema bemensen de deelnemende compacte werkgroepjes. Als individuele gemeente neem je niet aan alle werkgroepen deel, hierin schuilt een belangrijke efficiencywinst van het samenwerken. Deze werkwijze maakt een goede afstemming tussen de verschillende werkgroepen onderling en tussen het regionale programma en de lokale noodzakelijk. Dit geven we vorm door het organiseren van tweewekelijkse kennisbijeenkomsten. Tijdens de kennisbijeenkomsten kunnen de werkgroepen tijd reserveren om informatie en kennis uit te wisselen (halen en brengen) met alle samenwerkende. Ook vanuit de lokale kunnen onderwerpen worden aandragen voor de kennisbijeenkomst. Op grond van de agenda, bepalen de individuele of en met wie zij aanwezig zijn tijdens de kennisbijeenkomst. Benodigde middelen In dit jaarplan staat per resultaatgebied de benodigde inzet aangegeven, in termen van deskundigheid en tijd. De deskundigheid is zo veel mogelijk aangeduid met de functiebenaming die gebruikelijk is binnen gemeentelijke organisaties. Daar waar het binnen de samenwerking een nieuwe functie betreft of waar onduidelijkheid over kan bestaan, is een nadere omschrijving van de taken toegevoegd. De samenwerkende leveren samen de benodigde middelen (in uren of geld). De verdeling van benodigde middelen over de vindt plaats naar rato van het aantal inwoners, zie bijlage 1. Als een gemeente niet in staat is de benodigde deskundigheid in tijd te leveren, levert deze gemeente een financiële bijdrage ter compensatie. Met dit geld kan betaling plaatsvinden van: - een andere gemeente die extra uren inzet, meer dan haar eigen aandeel op basis van de verdeelsleutel; of - externe inhuur. Voor de compensatie in geld, hanteren we drie functiecategorieën met elk een standaard tarief: 1. Ondersteuning (secretariaat, administratie, e.d,): 55,- per uur; 2. Advies (beleidsadviseur, financieel adviseur, juridisch adviseur e.d.): 75,- per uur; 3. Senior functies (senior contractmanager, projectleider, controller): 90,- per uur. 1 de negen levensgebieden: wonen, huishouden voeren, ontmoeten, meedoen, werken, opgroeien, rondkomen, leren en zorgen. 2
1. Zorginhoud 1a Beleidsnota Wmo/Jeugd - Opstellen beleidsnota - Adviseur Wmo Wmo/Jeugdwet 2017-2020 - Adviseur Jeugd - Coördinator gebiedsteam, als linking pin naar de werkgroep gebiedsteams(3) 1b Inhoudelijke ambities - Doorontwikkeling van de inhoudelijke ambities zoals opgenomen in de zorginkoop 2016 (bijv. transformatie inloop GGZ, doorontwikkeling SEZ van J&O naar LVG, etc.) 1c Experimenteerartikel, ruimte voor innovatie - Werkproces ontwikkelen, beschrijven en communiceren - Inhoudelijke beoordeling van en advisering over inschrijvingen van aanbieders op het experimenteerartikel ruimte voor innovatie. 1d Resultaatgericht werken - Door ontwikkelen naar sturen op resultaten: - formuleren en de werking daarvan. - verdere vereenvoudigen van de productstructuur, met speciale aandacht voor JGGz. - opstellen van een realistische planning, waarin ook aspecten als - Adviseur Wmo en Jeugd, meegenomen bij 1a - Adviseur Wmo en Jeugd meegenomen bij 1a - Senior adviseur - Adviseur Wmo en Jeugd meegenomen bij 1a - Senior adviseur met ervaring op de door ontwikkeling naar resultaatsturing (150u) 700u 700u 75u zie 1a zie 1a zie 1a 9.600,- 18.750,- 2 de tijdsbesteding betreft het aantal uur dat per resultaatgebied nodig is om genoemde acties af te handelen, uitgangspunt daarbij is dat het aantal productieve uren per fte 1400 uur bedraagt 3
rolverdeling, meetbaarheid, bekostigingsvorm, risico s en pilots een plaats krijgen. - vertaling naar de contractafspraken 2017. 1e Projectleiding - Stuurt en verbindt processen, mensen en resultaten; - beschikt over kennis van Wmo en Jeugdwet; - heeft senior ervaring met beleid; - werkt mee aan het realiseren van de resultaten; - draagt zijn kennis en vaardigheden over. Actieve samenwerking met - Ketensamenwerking (2) - Gebiedsteams (3) - Zorg en veiligheid (4) - Beschermd wonen (5) - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Informatievoorziening (7) - Inkoop (9) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet communicatieadviseur waar nodig (a3) 2. Ketensamenwerking 2a Lerend vermogen in de keten - Ontwikkelen en implementeren van een inspirerende werkwijze om het lerend vermogen in de keten beschikbaar te krijgen, zodat dit leidt tot praktische verbeterstappen binnen de - Meewerkend projectleider bij voorkeur wordt projectleiding zorginhoud (1) en projectleiding ketensamenwerking (2) ingevuld door één persoon, waarmee de samenhang is geborgd (samen 24u p/wk) - Adviseur Wmo - Adviseur Jeugd - Coördinator gebiedsteam (als linkin pin naar werkgroep gebiedsteam (3) - Facilitator / gespreks- en proces begeleider die 335u 700u 700u 75u 41.700,- 4
2b Thema s / Werking Samenwerkingsverklaring transformatie - Conceptontwikkeling Structureren en optimaliseren van de werkwijze en vorm van de samenwerkingsverklaring, waarbinnen verschillende ketenpartners samen werken aan de transformatieagenda. randvoorwaarden schept waaronder individuele en collectieve veranderprocessen op gang komen. - Meewerkend projectleider - Senior adviseur die inhoudelijke kennis, vaardigheden en ervaring inbrengt, concepten, methodieken en werkvormen ontwikkelt, waarbij de kennis structureel wordt verankerd. - Facilitator/ gespreks- en procesbegeleider zie 2k zie 2a 27.050,- 2c Op- en afschalen - Heldere procedures en werkafspraken op- en afschaling - Waar ligt de verantwoordelijkheid - Hoe regelen we een warme overdracht - Hoe bewaken/evalueren we het juiste moment en de juistheid van de afweging (de inhoudelijke uitwisseling in het kader van de samenwerkingsverklaring staat open voor alle 10, in het jaarplan zijn alleen de uren van de kopgroep opgenomen) meegenomen bij 2a zie 2a 5
2d Proces en casusregie - Komen tot uniform gebruik van Meegenomen bij 2a zie 2a de termen - Duidelijke afspraken over verantwoordelijkheid en bevoegdheid - Oefenen met praktische werkvormen (casuïstiek of simulatie) 2e Naar voren halen - Maken van afspraken Meegenomen bij 2a zie 2a specialistische kennis - Afstemmen van behoefte en aanbod - Evalueren en bijsturen 2f zorgverzekeraars/-kantoor Afstemming zorgverzekeraars/ - Meegenomen bij 2a zie 2a kantoor, waaronder: - regie op de samenwerking en verzekeraars - afspraken en afstemming rond wijkverpleging - afstemming rond bereiken 18 jarige leeftijd (overgang van Jeugdwet naar Zorgverzekeringswet) - afstemming zorg zintuiglijk gehandicapte kinderen - afstemming Wet langdurige zorg (Wlz) 2g Aansluiting met toegangstaken Participatie - werkafspraken maken om de aansluiting te realiseren tussen de lokale gebiedsteams en Werkzaak Rivierenland 2h Ketenzorg dementie - afstemming en aansluiting op regionale ketenzorg dementie 2i Onderwijs en welzijn - afstemming en aansluiting op (passend) onderwijs en welzijn Meegenomen bij 2a Meegenomen bij 2a Meegenomen bij 2a zie 2a zie 2a zie 2a 6
2j Platform Zelfredzaam - Afstemming en aansluiting Meegenomen bij 2a zie 2a ambtelijke voorbereidingen met Platform Zelfredzaam 2k Projectleider - Meewerkend projectleider - Meewerkend projectleider 600u 3. Gebiedsteams 3a Van en met elkaar leren - Uitwisselen van ervaringen en ideeën - deskundigheidsbevordering 3b Uitlijnen verwijsgedrag - samen optrekken van de gebiedsteams bij verbetermogelijkheden. Te denken valt aan het verminderen van de administratieve lastendruk, experimenteren met indicatievrije zorg, uitwisselen bij voorkeur wordt projectleiding zorginhoud (1) en projectleiding ketensamenwerking (2) ingevuld door één persoon, waarmee de samenhang wordt geborgd (samen 24u p/wk) - Coördinatoren gebiedsteams (bij voorkeur zijn alle 10 vertegenwoordigd) - deskundigheidsbevordering - Facilitator / gesprek- en procesbegeleider die randvoorwaarden schept waaronder individuele en collectieve veranderprocessen op gang komen (300u) - Coördinatoren gebiedsteams - Facilitator / gesprek- en procesbegeleider - Senior adviseur met brede kennis op het vlak van verwijzen binnen de Wmo en Jeugdwet, die de 350u zie 3a zie 3a 25.000,- 37.500,- 30.000,- 7
van procedures en documenten. - Afstemmen met de andere wettelijke verwijzers (jeugdarts, huisarts, medisch specialist, gezinsvoogd, jeugdreclasseerder en kinderrechter) bij het uitlijnen van het verwijsgedrag. Actieve samenwerking met - Zorginhoud (1) - Ketensamenwerking (2) - Zorg en Veiligheid (3) - Beschermd wonen (5) - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Inkoop (9) - Vertrouwenspersoon (12) 4. Zorg en Veiligheid 4a Verbinden Zorg en Veiligheid op zowel beleids- als uitvoeringsniveau - opdrachtgeverschap richting Veilig Thuis Gelderland Zuid (GGD) en de afstemming hiervan met rijk Nijmegen (deelname kernteam Veilig Thuis en opdrachtgeversoverleg) - Bewaken en bewerkstelligen goede uitvoering regiovisie huiselijk geweld en kindermishandeling - Bewaken en bewerkstelligen goede werking van het systeem in de praktijk waar zorg en veiligheid elkaar raken: gebiedsteams, Veilig Thuis, Spoed Eisende Zorg, gebiedsteamcoördinatoren voorziet van voorbeelden, adviseert en ondersteunt bij gewenste uitwerkingen. - adviseur Wmo - adviseur Jeugd - coördinator gebiedsteam als linking pin naar werkgroep gebiedsteams(3) 175 350 50 8
SAVE en Veiligheidshuis - bewaken van de afspraken regionaal samenwerkingsprotocol met de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) - Bevorderen kennisdeling zorg en veiligheid 4b Procestrekker werkgroep - Werkgroep trekker fungeert als eerste aanspreekpunt en bewaakt proces en resultaten. Signaleert knelpunten en bespreekt deze met programmamanager. Actieve samenwerking met - Zorginhoud (1) - Ketensamenwerking (2) - Gebiedsteams (3) - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet communicatieadviseur waar nodig (a3) - Inzet financieel adviseur waar nodig (a5) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) 5. Beschermd wonen 5a Regionale belangen behartigen en verbindend optreden richting de centrum beschermd wonen (Den Bosch en Nijmegen) - Signaleren van lokale knelpunten bij beschermd wonen en zorgen voor opvolging (door de centrumgemeente) - Koppelen van de regionale behoeften met bovenregionale aanbod en regie. - extra uren toe te delen aan één van de werkgroepleden - 50 - Adviseur Wmo 200u 9
- Bijdrage leveren aan het formaliseren van de samenwerkingsafspraken met de centrumgemeente - Desgevraagd inhoudelijke inbreng leveren t.b.v. de centrum. Actieve samenwerking met - Zorginhoud (1) - Gebiedsteams (3) - Solidariteit (10) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet financieel adviseur waar nodig (a5) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) 6. Contractmanagement en Opdrachtgeverschap 6a Contractbeheer - Uitvoeren contractbeheer: bijhouden contractdossier, registreren en archiveren van contracten, bewaken expiratiedata en opzegtermijnen van contracten binnen Contracto - Contracto naast zorginkoop Wmo en Jeugdwet uitbreiden met contracten Hulp bij het 6b Centraal contractmanagement van gezamenlijk ingekochte zorg en ondersteuning + Hulp bij het huishouden Huishouden - Uitvoeren van de taken en doorgroei naar de ambitie zoals genoemd in bijlage 2 functieprofiel senior contractmanager - Uitbreiden contractmanagement met Programmaondersteuner Senior Contractmanagers - Senior contractmanagers - meewerkend projectleider - Facilitator / gespreks- en proces begeleider die randvoorwaarden schept waaronder individuele en collectieve zie a2 zie 6b 2800u zie 6f 4.000,- 10
categoriemanagement (meerdere aanbieders met verschillende contracten laten bijdragen aan hetzelfde bovenliggende doel). - Uitbreiden contractmanagement met Hulp bij het Huishouden. 6c Managementinformatie - Optimalisatie sturingsinformatie (betrouwbaarheid, dubbele feedbackloop waarin ervaringen op cliëntniveau, organisatieniveau en ketenniveau met elkaar worden verbonden, inhoudelijk koppelen van gegevens uit verschillende monitors) 6d Toezicht op kwaliteit en (gedeclareerde) prestaties - Opdrachtgever richting GGD, bewaken afspraken en doorontwikkeling (waaronder pilots) toezicht Wmo - Signaleren en opvolging als bestaande afspraken aanpassing behoeven - Afstemming en rijksinspecties over de uitvoering van het landelijk toezicht in het jeugddomein - kostenraming en dekking toezichthoudend ambtenaar 2017 - voorbereiden besluitvorming veranderprocessen op gang komen - Projectassistent zie a2 - Meewerkend projectleider - senior contractmanagers - project-assistent - data-analist - Ervaren adviseur methodiekontwikkeling en onderzoek met kennis van de verschillende doelgroepen - Adviseur Wmo - Adviseur Jeugd - Coördinator gebiedsteams - meewerkend projectleider - senior contractmanagers zie 6f zie 6b zie a2 zie a4 75 uur 75 uur 50 uur zie 6f zie 6b 25.000,- 11
en afhankelijk daarvan (laten) uitvoeren materiële controle; is de gedeclareerde prestatie geleverd en was deze het meest passend - voorbereiden besluitvorming fraudecontrole (n.a.v. externe signalen of signalen uit de formele controle) en afhankelijk daarvan het inregelen hiervan - opstellen controleprotocol in samenspraak met controllers, zorgaanbieders en onze accountantbureaus 6e Opdrachtgeverschap - investeren in kennis, competenties en stevigheid van medewerkers gericht op opdrachtgeverschap 6f Meewerkend Projectleider - Stuurt en verbindt processen, mensen en resultaten; - beschikt over kennis van Wmo en Jeugdwet; - heeft senior ervaring met contractmanagement en opdrachtgeverschap; - werkt mee aan het realiseren van de resultaten; - draagt zijn kennis en vaardigheden over. Actieve samenwerking met: - Zorginhoud (1) - Ketensamenwerking (2) - Gebiedsteams (3) - Zorg en Veiligheid (4) - Informatievoorziening (7) - Meewerkend Projectleider - deskundigheidsbevordering Meewerkend projectleider met senioriteit qua kennis, vaardigheid, houding en gedrag, die dit kan overdragen via intervisie, coaching, training en schaduw draaien (learning by example) 3 dgn p/wk - zie 6f 25.000,- 115.200,- 15.000,- 12
7. Informatievoorziening 7a Contractbewaking en door ontwikkeling INITI8 - Centrale administratie (8) - Inkoop (9) - Solidariteit (10) - Hulp bij het Huishouden (11) - Vertrouwenspersoon (12) - Inzet Programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet communicatieadviseur waar nodig (a3) - Inzet data-analist waar nodig (a4) - Inzet financieel adviseur waar nodig (a5) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) - bewaken contractafspraken met INITI8, leverancier van de regio- en gemeentemonitor; - actief bijdragen aan de bovenregionale overleggen INITI8 - zorgen dat de informatie volledig, gevalideerd en kwalitatief op het gewenste niveau is. - sturen op doorontwikkeling regio- en gemeentemonitor van kwantitatief naar kwalitatief - onderzoeken mogelijke aansluiting op andere bestaande monitorsystemen - Meewerkend Projectleider - Projectassistent (500u) - senior administratie (bijv. teamleider of coördinator) zie 7d zie a2 100u 13
7b ijw en iwmo - Beheer productcodes meegenomen bij 7a - Ondersteuning van de standaardisatie berichtenverkeer met zorgaanbieders en CAK via het gemeentelijke gegevensknooppunt (GGK) Signaleren van knelpunten in de lokale uitvoeringspraktijk - Maken van werkinstructies - Organiseren van kennisuitwisseling 7c Collectieve opdracht routeer - Ondersteunen bekendheid en meegenomen bij 7a voorziening (CORV) aansluiting digitaal knooppunt gedwongen kader (via Veilig Thuis en Jbgld) 7d Meewerkend projectleider - Stuurt en verbindt processen, mensen en resultaten; - beschikt over inhoudelijke kennis van Wmo en Jeugdwet; - heeft senior ervaring met informatievoorziening iwmo, ijw, CORV en INITI8; - werkt mee aan het realiseren van de resultaten; - draagt zijn kennis over. Actieve samenwerking met: - Zorginhoud (1) - Ketensamenwerking (2) - Gebiedsteams (3) - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Centrale administratie (8) - Inkoop (9) - Solidariteit (10) Meewerkend projectleider met senioriteit qua kennis, (20u/pw) Bij voorkeur wordt projectleiding informatievoorziening (7) en centrale administratie (8) ingevuld door één persoon, waarmee de samenhang is geborgd. 86.400,- 14
- Hulp bij het huishouden (11) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet communicatiemedewerker waar nodig (a3) - inzet data-analist waar nodig (a4) - inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) 8. Centrale administratie (BWB), van toepassing voor: Culemborg, Geldermalsen, Lingewaal, Neerijnen en Tiel 8a Centrale uitvoering financiële administratie en facturatie waar sprake is van gezamenlijk ingekochte zorg - Scenarioanalyse inclusief formatieve en financiële consequenties van één of meerdere opties waartoe in 2015 is besloten; - Conceptontwikkeling c.q. het uitdenken van het wat en deze vertalen naar het hoe - Beschrijven van taken en werkproces op uitvoeringsniveau - Voorbereiden definitieve besluitvorming - Opstellen voorbereidings- en implementatieplan - Analyse van de huidige lokale systemen en werkprocessen verplichtingenadministratie, voorschotverlening en facturering om hierop aan te kunnen sluiten - Opstellen werkinstructies - Aanpassen lokale mandaatregelingen, budgetbeheerregelingen en - Adviseur I&A (informatisering en automatisering) - Senior adviseur AO/IC (administratieve organisatie en interne controle) t.b.v. de conceptontwikkeling, bijv. een Controller - Medior adviseur AO/IC t.b.v. de beschrijving van taken en werkprocessen - medior administratie - Financieel adviseur 50u 75u 175u 275u 100u 15
Meewerkend projectleider Actieve samenwerking met: 9. Inkoop 9a Inkoop Wmo-, Jeugdzorg en Hulp bij het huishouden financiële verordeningen - Voorbereiding van de implementatie per 1 januari 2017 (inrichten) - Stuurt en verbindt processen, mensen en resultaten; - beschikt over kennis van Wmo en Jeugdwet; - heeft senior ervaring met zorgadministraties Wmo en Jeugdwet; - werkt mee aan het realiseren van de resultaten; - draagt zijn kennis. - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Informatievoorziening (7) - Solidariteit (10) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) - Inkooptechnisch begeleiden van het toe- en uittreden van zorgaanbieders. - Inkooptechnische toets van eventuele aanvullende contractafspraken 2016 - Vertalen van gewenste inhoudelijke en financiële doorontwikkeling van de bestaande raamovereenkomsten zorg Wmo en Jeugdwet naar 2017 Meewerkend projectleider (8u p/wk) Bij voorkeur wordt projectleiding informatievoorziening (7) en centrale administratie (8) ingevuld door één persoon, waarmee de samenhang is geborgd. Inkoper met inhoudelijke specialisatie Wmo en Jeugdwet - 175u inkoper West Maas en Waal - 350u inkoper Wmo/JW (regionaal inkoop-bureau) - 175u inkoper Hulp bij het Huishouden (regionaal inkoopbureau) 175u 35.000,- 26.250,- 13.125,- 16
- Inbrengen onderhandelingsvaardigheid bij nieuwe contractafspraken - Algemene coördinatie bij inkoopprocedures - Vertalen van inhoudelijke wensen in een offerteaanvraag / programma van eisen en begeleiden inkoopprocedure: - inkoop Jeugdbescherming en SEZ 2017 - Inloop GGZ 2017 - Jeugdzorgplus 2017 - Plaatsingscoördinatie Jeugdzorgplus (voor 2 jaar centraal geregeld, Arnhem is in 2015 en 2016 uitvoerder voor onze regio) Actieve samenwerking met - Zorginhoud (1) - Ketensamenwerking (2) - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Informatievoorziening (7) - Hulp bij het Huishouden (11) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet communicatieadviseur waar nodig (a3) - Inzet data-analist waar nodig (a4) - Inzet financieel adviseur waar nodig (a5) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) 17
10. Solidariteit 10a Solidariteit uitgaven zorg - Evaluatie werking huidige - Adviseur Jeugd afspraken solidariteit - Adviseur Wmo - Nota solidariteit opstellen als - Financieel adviseur voorbereiding besluitvorming (gemeenteraden) vanaf 2017 - Overwegen solidariteit toekomstige producten, zoals beschermd wonen - Per kwartaal inzicht bieden aan in de financiële stand van zaken rond de uitgaven solidariteit - Verevenen jaarlijks achteraf door de gemeente Zaltbommel 10b Werkgroeptrekker - Werkgroep trekker fungeert - extra uren toe te delen aan 50 als eerste aanspreekpunt en één van de werkgroepleden bewaakt proces en resultaten. Signaleert knelpunten bespreekt deze met programmamanager. Actieve samenwerking met - beschermd wonen (5) - Informatievoorziening (7) - Inkoop (9) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet juridisch adviseur (a6), waar nodig 11. Hulp bij het huishouden 11a Kopgroep inhoudelijke doorontwikkeling Hulp bij het Huishouden - Op proactieve wijze invulling geven aan de COB overeenkomst, ten behoeve van continue doorontwikkeling - Invulling geven aan de verbeteragenda (voor 1 januari - Adviseur Wmo - Inkoper HH (vergelijkbaar aan vorige jaren participeren alle 10 in de werkgroep 150u 150u 75u 250u zie 9.1 18
Actieve samenwerking met 12. Vertrouwenspersoon 12a Regionale vertrouwenspersoon Wmo 12b Vertrouwenspersoon Jeugdwet 2016 levert de werkgroep HH een rapportage met verbetervoorstellen op basis van de 1-meting klantbeleving) - Organiseren, voorbereiden en voorzitten werkgroep HH - Kennisdelen met en tussen de 10 - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Inkoop (9) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) - Invulling geven aan het opdrachtgeverschap aan de uitvoerder regionaal vertrouwenspersoon Wmo. - Contacten met het netwerk Wmo-raden over de invulling - Bewaken landelijke besluitvorming over vertrouwenspersoon Jeugdwet 2017. Deze functie is landelijk ingekocht voor 2015 en 2016. Afhankelijk van een evaluatie, zal landelijke voortzetting plaatsvinden of zal lokaal/regionaal actie nodig zijn ter voorbereiding op 2017. HH, alleen de extra uren van de kopgroep zijn opgenomen in het jaarplan) - Adviseur Wmo 75u meegenomen bij 12a zie 12a 19
Actieve samenwerking met - Gebiedsteams (3) - Contractmanagement en opdrachtgeverschap (6) - Inzet programmaondersteuner waar nodig (a2) - Inzet financieel adviseur waar nodig (a5) - Inzet juridisch adviseur waar nodig (a6) Algemeen a1 Programmamanagement - Uitvoeren programmamanagement zoals omschreven in bijlage 3 a2 Programmaondersteuning - Uitvoeren programma-ondersteuning zoals omschreven in bijlage 4 en project assistent t.b.v. provinciaal gesubsidieerde projecten. a3 Communicatie adviseur - Voert taken uit conform het vastgestelde communicatieplan - Content-beheer website a4 Data-analist - Ondersteunt de werkgroepen in het analyseren van cijfermatige gegevens en de vertaling naar de inhoud (met cijfermatige en analytische vaardigheden + inhoudelijke kennis Wmo- en Jeugdzorg vereist) a5 Financieel adviseur - Ondersteunt de werkgroepen waar nodig met financiële advies, is op afroep beschikbaar a6 Juridisch adviseur - Ondersteunt de werkgroepen waar nodig met juridisch advies, is op afroep beschikbaar a7 Werkbudget - Werkbudget t.b.v. facilitaire kosten, productiekosten communicatie, kosten beheer website www.rivierenlandkanmeer.nl, kosten contractbeheersysteem Contracto. Programmamanager (36u p/wk) Programmaondersteuning (18u p/wk) + projectassistent (24u pw) Medior communicatie adviseur, 20 uur per week kosten payroll 4200,- p/mnd * dekking 27.000,- vanuit restant communicatiemiddelen 2014/2015 die zijn overgeheveld naar 2016 700u 56.160,- Werkelijke kosten ± 100.000,- 23.400,- 27.000,-* Data-analist 400u 20.125,- 10.000,- 250u 250u 10.000,- 40.000,- 20
Totaaltelling 2016 Benodigde kwaliteit Benodigde productieve uren Adviseur Wmo 2325 Adviseur Jeugdwet 1975 Werkgroeptrekker (adviseur Wmo of Jeugdwet) 100 Coördinator gebiedsteam 600 Senior contractmanager 2800 Meewerkend Projectleider 935 35.000,-* Inkoopadviseur 175 39.375,- Senior administratie 100 Medior administratie 275* Adviseur I&A (informatisering & automatisering) 50* Senior adviseur AO (administratieve organisatie) 75* Medior adviseur AO 225* Financieel adviseur centrale administratie 125* Controller (controleprotocol) 15.000,- Programmamanager 100.000,-** Programmaondersteuning 700 Communicatieadviseur 27.000,- Data-analist 10.000,- Financieel adviseur 325 Juridisch adviseur 250 werkbudget 40.000,- Totaal 10.960 266.375,- reeds beschikbare dekking communicatie 27.000,- Totaal nog benodigde middelen (1 fte = 1400 productieve uren) * ten laste van deelnemende centrale administratie: Culemborg, Geldermalsen, Lingewaal, Neerijnen, Tiel ** verrekening werkelijke kosten ten laste van 10 10.960 239.375,- 7,83 fte 21
Bijlage 1 verdeelsleutel benodigde middelen jaarplan 2016 (naar inwoneraantal per 1-1-2015) Gemeente Inwoneraantal per 1-1-2015 Percentage verdeelsleutel Buren 26.117 11,0% Culemborg 27.560 11,6% Geldermalsen 26.323 11,1% Lingewaal 11.079 4,7% Maasdriel 24.185 10,2% Neder-Betuwe 22.728 9,6% Neerijnen 12.038 5,1% Tiel 41.590 17,5% West Maas en Waal 18.570 7,8% Zaltbommel 27.358 11,5% Totaal 237.548 100% 22
Bijlage 2 profiel senior contractmanager Wmo en Jeugdwet Organisatie De tien in de regio Rivierenland werken op een aantal taken samen vanuit een gezamenlijk programma Wmo/Jeugd. Contractmanagement van gezamenlijk ingekochte (specialistische) zorg vormt onderdeel van de samenwerking. Ambitie De samenwerkende zien contractmanagement als een belangrijk instrument om te sturen op de transformatiedoelen. Het managen van de overeengekomen zorgcontracten is noodzakelijk. Er is altijd een spanningsveld tussen de eisen van de en de prestatie die de leverancier voor de overeengekomen prijs bereid is te leveren. Iemand moet erop toezien dat de afspraken in het contract en de hiermee beoogde doelen werkelijkheid worden. Bovendien is het sluiten van een contract een momentopname, de omgeving blijft niet gelijk gedurende de looptijd van een contract. Afspraken kunnen om tussentijdse bijstelling vragen. Contractmanagement kan op verschillende niveaus worden vormgegeven. Op het basisniveau neemt een contractmanager alleen actie als hij een signaal krijgt, dat een leverancier zijn afspraken niet nakomt. Op het hoogste volwassenheidsniveau: bewaakt de contractmanager proactief het nakomen van de afspraken, meet hij prestaties, evalueert hij leveranciersrelaties en doelrealisatie, doet hij voorstellen tot verbeteringen, optimaliseert hij de kwaliteit en capaciteit van leveranciers en stimuleert hij samenwerking tussen leveranciers om in gezamenlijkheid iets nieuws te creëren. Transformatie betekent vernieuwing in denken en doen. Om transformatie binnen de zorg te realiseren, moeten sturen op het samenhangende zorgsysteem Wmo en Jeugdwet. Het sturen op individuele contracten of leveranciers volstaat niet. Kwaliteit, innovatie van zorg, samenwerken en verbinden zijn daarom belangrijke beleidsprestaties voor de samenwerkende. Bij deze transformatiedoelen past een hoog ambitieniveau voor contractmanagement. Het is de gezamenlijke ambitie om binnen twee jaar (2015/2016) toe te groeien naar het hoogste volwassenheidsniveau van contractmanagement, zoals hierboven beschreven. Taken De senior contractmanager: - geeft instructie aan de contractbeheerder over de gewenste registratie van contracten; - bewaakt of alle partijen betrokken bij een contract volledig voldoen aan de afspraken en hun verplichtingen; - monitort de werking van contracten om vast te stellen of wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de beleidsdoelstellingen van de samenwerkende ; - legt bevindingen vast in contractbeoordelingen en verschaft hiermee inzicht in de prestaties van een leverancier 3 ; - stuurt de overeengekomen prestaties bij, om de dienstverlening te verbeteren; - analyseert meetgegevens en rapporteert hierover, zodat de juiste beleid-, sturing- en verantwoordingsinformatie op het juiste tijdstip voor de beschikbaar is in een vorm afgestemd op de gebruiker en het doel; - zorgt dat op de hoogte zijn van de inhoud van de contracten, zodat kwalitatieve, financiële en juridische risico s kunnen worden voorkomen; - onderhoudt en ontwikkelt de samenwerkingsrelatie met belangrijke leveranciers, met als doel een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de ; - evalueert en ontwikkelt samenwerking tussen zorgaanbieders, om tot gezamenlijke vernieuwing te komen binnen de door de gestelde doelen; - brengt en haalt informatie bij de deelnemende voor een optimale taakuitoefening; 3 met leveranciers bedoelen we partijen waarmee de samenwerkende regionaal dezelfde afspraken maakten, zoals zorgaanbieders en gecertificeerde instellingen. 23
- zoekt afstemming met contractmanagers van andere regio s, als dit wenselijk is in het geval van bovenregionaal werkende zorgaanbieders of bovenregionaal verworven zorg; - doet voorstellen aan de contracteigenaars, zijnde de individuele, om waar nodig het contract bij te stellen; - neemt wanneer er regionaal wordt aanbesteed deel aan het inkoopteam. Nadere taakafbakening De taakomschrijving van de senior contractmanager legt relaties met andere rollen / functies. Voor een goed onderscheid beschrijven we kort de rollen contractbeheerder, contracteigenaar en inkoopadviseur. Contractbeheerder - houdt het contractdossier bij, waarin de totstandkoming van een contract is vastgelegd: de offerteaanvraag, de ontvangen offertes, de offertebeoordeling, de afwijs- en gunningsbrieven, e.d.; - registreert en archiveert de contracten; - bewaakt de expiratiedata en opzegtermijnen van contracten; - signaleert bij de contracteigenaar wanneer hierop actie nodig is. Contractbeheer is als taak belegd bij de programma-ondersteuner. Contracteigenaar - is eindverantwoordelijk voor het contract en het resultaat van de uitvoering van het contract; - is verantwoordelijk voor het tijdig actie ondernemen op signalen van de contractbeheerder over expiratiedata (verlengen, contract opzeggen e.d.) en voorstellen van de contractmanager over het waar nodig bijstellen van contracten. Het contracteigenaarschap ligt bij de individuele Inkoopadviseur De inkoopadviseur is betrokken bij het aangaan van overeenkomsten. Hij is deskundig op het gebied van inkopen, los van de inhoud is hij de adviseur over inkoopprocedures. Als er sprake is van een regionale aanbesteding, wordt de inkoopadviseur toegevoegd aan het inkoopteam. Functie eisen De senior contractmanager: - heeft minstens hetzelfde kennisniveau over de inhoud van het contract als de leverancier; - heeft goede kennis van verschillende contractvormen; - heeft een goed begrip van de doelstellingen van de ; - is in staat een relatie met een leverancier te ontwikkelen en te onderhouden die gebaseerd is op openheid en vertrouwen, maar ook op een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheid met betrekking tot risico s en besluitvorming; - heeft een goed begrip van de commerciële dynamiek van de gehele keten, van de factoren die de omvang van de kosten bepalen of in belangrijke mate beïnvloeden en hoe risico de kosten kan beïnvloeden; - heeft kennis van risicomanagement, in het bijzonder bij contractwijzigingen en claims; - is een kritische denker die snel informatie en kennis weet te verzamelen om tot een zorgvuldig oordeel te kunnen komen, waarbij subjectiviteit en eigen belang naar waarde worden gewogen. - is analytische sterk; signaleert problemen, herkent belangrijke informatie, legt verbanden tussen gegevens en weet tot de kern te komen; - Heeft een goed cijfermatig inzicht; doorziet verbanden, trends en onderliggende bepalende factoren in (complex) cijfermateriaal en kan daarover een oordeel vormen. Functiewaardering Afhankelijk van competenties en ervaring indicatief schaal 11. 24
Bijlage 3 Opdracht programmamanager regionale samenwerking Wmo/Jeugd - Evalueert jaarlijks samen met de de regionale samenwerking; - Stelt jaarlijks voor 1 december een jaarplan op voor het volgende jaar, waarmee kunnen besluiten op welke opgaven zij willen samenwerken en welke middelen (in tijd en geld) zij daarvoor inbrengen; - Stuurt binnen de gegeven kaders de samenwerking aan om de afgesproken doelen te realiseren; - Verbindt de juiste mensen rond een te behalen resultaat en zorgt dat de processen op tijd, binnen budget en soepel verlopen met een focus op continu verbeteren; - Bewaakt de integraliteit tussen de verschillende thema s waarop en werkgroepen waarbinnen wordt samengewerkt - Is lid van de stuurgroep Wmo/jeugd en legt daarbinnen verantwoording af over de voortgang; - Signaleert kwalitatieve en kwantitatieve knelpunten, bespreekt deze met de deelnemende en doet voorstellen voor verbetering; - Bewaakt op de in het jaarplan afgesproken thema s de afstemming met andere beleidsterreinen, zoals onderwijs, participatie, veiligheid, wonen, e.d.; - Is binnen de kaders van het jaarplan het eerste (ambtelijke) aanspreekpunt voor de VNG en ministeries van VWS, V&J en BZK. 25
Bijlage 4 Taakomschrijving Programmaondersteuning - ondersteunt secretarieel, administratief en organisatorisch de projecten vallend binnen het programma Wmo/Jeugd; - notuleert vergaderingen van de stuurgroep en het portefeuillehoudersoverleg Wmo/Jeugd; - verzorgt planning, agenda, uitnodiging en besluitenlijst van kennisbijeenkomsten; - bewaakt nakoming van gemaakte afspraken; - houdt correspondentie bij en bewaakt beantwoording; - ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten; - ondersteunt bij het maken van monitorrapportages; - houdt contractdossiers bij; - registreert en archiveert de contracten; - bewaakt de expiratiedata en opzegtermijnen van contracten; - onderhoudt het regionale contractbeheersysteem Contracto 26