Presentatie Onderzoekscommissie Evaluatie totstandkoming provinciaal verkiezingsprogramma 5 januari 2015
Inhoud 1. Plan van aanpak onderzoekscommissie 2. Rol regiobestuur 3. Rol programmacommissie 4. Aanbevelingen a. Werkbare situatie b. Lessen voor de toekomst D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 2
1. PvA onderzoekscommissie Aanleiding Randvoorwaarde Doel en opdracht* Commissie samenstelling Rollen Collegiale consultatie via Landelijk bestuur Wat gaan we doen / werkwijze?* D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 3
Doel en opdracht Doel Met betrokken actoren op onafhankelijke wijze het proces van de totstandkoming van het verkiezingsprogramma te evalueren om gezamenlijk te leren van de ontstane situatie. Opdracht a. Breng in beeld hoe het proces om tot een provinciaal verkiezingsprogramma te komen is vormgegeven waarin de rol van de leden van de PPC en het regiobestuur wordt onderzocht. b. Breng in beeld hoe de verschillende actoren in dit proces hebben gehandeld, waarbij het nadrukkelijk niet de bedoeling is schuldigen aan te wijzen. c. Op welke manier kan een werkbare situatie worden gecreëerd. d. Welke lessen voor de toekomst zijn hieruit te trekken. e. Breng rapport uit op de ARV van 5 januari 2015 Afbakening onderzoeksperiode: vanaf ARV 3 april 2014 tot ARV 8 december 2014. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 4
Werkwijze Formuleren opdracht en maken PvA. Inventariseren actoren + goedkeuring PvA. Schriftelijk visie + reflectie actoren Actoren = huidig bestuur, vz. vorig bestuur, leden PPC. Bestuderen relevante documentatie Collegiale Consultatie partijprominent via Landelijk Individuele (vertr.) gesprekken op za. 13 + 20 dec. Actoren stemmen in met verslaglegging eigen gesprek Concept rapportage presenteren aan actoren 3 jan. Presentatie op ARV 5 januari 2015 D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 5
Constatering vooraf We zijn allemaal vrijwilligers D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 6
D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 7
2. Rol regiobestuur 2.1 Formele taken en verantwoordelijkheden 2.2 Proces tot en met 8 december 2014 D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 8
2.1 Regiobestuur / formeel Statuten D66 (SHR, februari 2014) art. 11: commissies van de ledenvergadering Model Regioreglement, versie 2008, art. 4, 8 en 12 Evaluatie Statenverkiezingen 2011 Instellingsbesluit, november 2011 Innovatie-, Programma- en Campagnecommissie (IPC) en VTC. Instellingsbesluit, juni 2014 PPC, PCC, VC en TOC D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 9
2.2 Regiobestuur / proces-1 Vacature voorzitter PPC niet opengesteld? Geen onverenigbaarheden combinatie medewerker Statenfractie en voorzitter PPC. ARV 3 april 2014 Verkiezing voorzitter programmacommissie (als onderdeel IPC) en mondeling Plan van Aanpak Tijdpad voorbereidingen PS2015 D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 10
2.2 Regiobestuur / proces-2 ARV 19 juni 2014 Instellingsbesluit PPC (en opheffen IPC) Projectleider (IPC), Voorzitter (ARV) of Coördinator (PPC)? Geen formeel besluit benoeming coördinator PPC. Stemming over Plan van Aanpak PPC (drie versies) Bestuur en volgen proces PPC Situatie eind september 2014 Communicatie rond begin oktober Rol bestuur na begin oktober D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 11
D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 12
3. Rol programmacommissie 3.1 Plan van Aanpak (PvA) 3.2 Samenstelling 3.3 Samenwerking
3.1 PvA / formeel ARV 3 april 2014: mondelinge toelichting (beoogd) voorzitter op PvA-1. ARV 19 juni 2014: Instellen PPC: PvA programma vast te stellen door de ARV; PvA-2 van voorzitter PPC; Amendement S. Schukking op PvA, positief advies bestuur; Coördinator PPC presenteert aangepast PvA-3; ARV stemt in met PvA-3 van CB. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 14
3.1 PvA proces-1 ARV 3 april benoeming voorzitter PPC met toelichting op voorgenomen aanpak Voorgenomen aanpak coördinator PPC heeft geen steun regiobestuur. Aangepast PvA-2. Amendement S. Schukking. Positief advies bestuur over amendement. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 15
3.1 PvA /proces-2 Uitnodiging ARV 19 juni met PvA-2 + amendement. Aanpassing PvA-2 aan amendement Schukking tot PvA-3. Mondelinge toelichting PvA-3 op ARV. ARV 19 juni PvA-3 voldoende aangepast : instemming met PvA-3. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 16
3.1 PvA /proces-3 Constateringen: ARV 3 april en 19 juni: onduidelijkheid over status PvA s. Verzoek regiobestuur tot aanpassen PvA-1 van vz. PPC, ondanks mandaat leden. PvA-1 wordt aangepast; steun amendement Schukking regiobestuur. Meebewegen met wensen bestuur coördinator PPC t.a.v. ideale aanpak opstellen programma. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 17
3.2 Samenstelling /formeel Instellingsbesluit IPC: [oud:] IPC-leden via sollicitatieprocedure door ARV benoemd en werkgroepleden gevraagd door IPC leden Instellingsbesluit PPC: [actueel:] bevoegdheid van ARV om de leden van de PPC te benoemen gemandateerd aan het bestuur. Regiobestuur heeft leden PPC niet expliciet benoemd, volgens instellingsbesluit. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 18
3.2 Samenstelling/proces Zienswijze voorzitters regiobestuur t.a.v. samenstelling overige leden. Redenen tot deelname in PPC: Eerdere betrokkenheid bij politieke visievorming; Bekendheid van de coördinator met een lid; Evenwichtige samenstelling commissie; Persoonlijke motivatie om bijdrage te leveren aan programma. Wanneer wie lid is van PPC is onduidelijk. Uiteindelijk 5 leden, waarvan 1 coördinator. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 19
3.3 Samenwerking / formeel Model Regioreglement Instellingsbesluit D66 is grotendeels een vrijwilligersorganisatie. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 20
3.3 Samenwerking / proces-1 Valse start op ARV 19 juni 2014? Verschillende motieven deelname PPC + geen gedeelde drijfveren, overtuigingen en waarden* Inhoud vs. proces / Taakgericht vs. mensgericht Ervaren dominante rol van een van de leden Impliciete verstandhoudingen Vermeende coalities Nakomen afspraken D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 21
3.3 Samenwerking / proces-2 E-mail van een van de leden over functioneren coördinator PPC. E-mail in ongezouten bewoordingen en ongewenst medium voor feedback. Onvoldoende excuses zijn gemaakt voor deze mail. Onderlinge verhoudingen ernstig verstoord; 3 van de 5 leden PPC treden terug. Coördinator geeft aan zo niet verder te kunnen. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 22
4. Aanbevelingen D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 23
Creëren werkbare situatie Aanbevelingen tot PS2015 regiobestuur Blijf met betrokkenen in contact Aandacht voor consensus vooraf binnen bestuur Aanbevelingen tot PS2015 PPC Praat dingen uit; intern / richting bestuursleden En nu vooruit! Aandacht richten op gemeenschappelijk doel: PS2015 D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 24
Communicatiepiramide Proces & Relatie D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 25
Mensgericht en Taakgericht D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 26
Cultuur zit in de onderstroom D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 27
Lessen voor de toekomst Aanbevelingen na PS2015: Regiobestuur Zorg voor duidelijke besluitvorming en verslaglegging op ARV Heroverweeg combinatie fractiemedewerker / deelname aan commissie Instellingsbesluiten commissies moet voldoen minimaal aan artikel 4 van het regioreglement en worden aangevuld met: Doelstelling commissie Profiel gewenste leden Bewaak als bestuur gemandateerde besluitvorming. (Be)stuur op inhoud en betrekking Communiceer opener tijdens crisis en maak hier protocol van Maak knelpunten in regio helder en schets perspectief Heb oog voor vrijwilligersrollen en wees verbindende factor D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 28
Lessen voor de toekomst aanbevelingen na PS2015: PPC Ben je als coördinator bewust van van de taak- en persoonsgerichte aspecten; Zorg voor gezamenlijk draagvlak door eerst de relatie op te bouwen en zaken onder de waterlijn * / onderstroom te bespreken. Communiceer niet over, maar met personen. Benoem tijdig wat goed gaat maar ook eventuele knelpunten. N.b.: de PPC dient opnieuw bemensen te worden. D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 29
D66-5 januari 2015 ONDERZOEKSCOMMISSIE MEK 30