Spelregels Vastgoedmanagement Kapstok voor Spelregels Vastgoedmanagement Overzicht Spelregels Spelregels Kapstok spelregels vastgoedmanagement 1
Overzicht Spelregels Organisatie, rollen en verantwoordelijkheden Chefproof Concept/ Prullenbak ter discussie Onderverdeling vastgoedtypen en interne eigendomssituatie 3 Rolverdeling gemeentelijke vastgoedorganisatie 3 Portefeuillebeheer 4 Beoordeling bezit via scorecard-methodiek 4 Hoe om te gaan met leegstand 5 Centraal punt voor (ver)huur en (ver)koop 6 Verkoop 7 Staatssteun 8 Businessmodel 8 Investeren en verkoopopbrengsten 8 Risicomanagement 8 Accountbeheer 9 Aanpassingen en uitbreidingen gebouw 9 Activeren, afschrijven en afwaarderen 9 BTW-regimes 10 Bankgarantie en waarborgsom 10 Contractbeheer 10 Huurprijs(methodieken) 11 Recht van opstal 11 Specifieke objecten 11 Levenscyclusbeheer 12 Onderhoudsvoorziening 12 Verduurzamen 12 Wet- en regelgeving 12 Verantwoordelijkheid eigenaar-gebruiker 13 Conditie en onderhoudsniveau 13 Eigenaarsonderhoud 14 Planmatig onderhoud 14 Niet-planmatig onderhoud 14 Facilitair beheer 15 Exploiteren horeca 15 Prioritering verhuur 15 Taakverdeling (kruisjeslijst) 15 Blz. 3 2
Organisatie, rollen en verantwoordelijkheden Onderverdeling vastgoedtypen en interne eigendomssituatie Gemeenten dienen een onderverdeling te maken in vastgoedtypen welke gebruikt kan worden voor onder andere het uitvoeren van benchmarks. In het schema hieronder wordt een onderverdeling naar typen vastgoed weergegeven, deze kan per gemeente verschillen. Rolverdeling gemeentelijke vastgoedorganisatie De hoofdlijn voor de rolverdeling tussen de beleidsafdelingen en de gemeentelijke vastgoedorganisatie bestaat in de kern uit de scheiding tussen beleid en eigendom. Vanuit deze expliciete rollenscheiding ontstaat op natuurlijke wijze een belangrijke basis voor een goede balans tussen het maatschappelijk en financiële rendement van het gemeentelijk vastgoed. Opdrachtgever: De beleidsvoerende afdeling heeft de rol van opdrachtgever en bepaalt welke behoefte aan vastgoed er is voor het realiseren van het gemeentebeleid. De afdeling regelt tevens de financiering. Opdrachtnemer: Opdrachtnemer/aanbieder van vastgoed en stelt zich als toekomstig eigenaar op als het bedrijfseconomisch geweten voor het vastgoed van de gemeente. De gemeentelijke vastgoedorganisatie zal de kosten voor onderhoud, afschrijvingen en financiering via huurtarieven of gebruikersvergoedingen doorberekenen aan de huurders of de beleidsafdelingen. 3
Portefeuillebeheer Beoordeling bezit via scorecard-methodiek Bij concrete besluiten over aankoop, periodiek heroverwegen, verhuur of afstoten van vastgoed wordt gebruik gemaakt van de scorecard-methodiek. Daarbij wordt primair gekeken naar: Prestatieveld Beoordeling op Beoordeling Maatschappelijk rendement. Bijdrage aan leefbaarheid,. verhouding output/subsidie, bezettingsgraad Hoog of laag Financieel rendement/ vastgoedexploitatie Winst of verlies? Subsidie? Positief of negatief Aan de hand van de scores (++. +, 0, -,--) kan onderstaand schema worden ingevuld. Vervolgens wordt de analyse verder verdiept door ook andere prestatievelden erbij te betrekken. Prestatieveld Beoordeling op Beoordeling Publiek doel Tevredenheid gebruiker Ontwikkelingskansen Technische staat/duurzaamheid Wordt er een expliciet beleidsdoel in een raadsnota vastgelegd nagestreefd? Is de gebruiker van het object tevreden over het vastgoedobject (locatie, functionaliteit, technische staat)? Heeft de locatie ontwikkelingskansen? Toekomstperspectief? Kan het vastgoedobject worden herontwikkeld, uitgebreid en/of van functie veranderen? Voldoet het object aan de onderhoudsnormen van de gemeente? Voldoet het aan de duurzaamheidsambitie? 4
Bij de beoordeling via de scorecard methodiek zijn vier verschillende stakeholders betrokken; de politiek en bestuurders (1), de ambtelijke organisatie, waaronder beleidsdiensten, ruimtelijke-, vastgoed en financiële afdelingen (2), de huurders (3) en de gebruikers (4). Op basis van de analyse kan er een keuze worden gemaakt uit: 1. consolideren 2. renderen (financieel rendement verhogen door uitgaven te verminderen of inkomsten te verhogen) 3. herpositioneren door herbestemming, herontwikkeling of extra investering 4. afstoten (verkopen of slopen) Deze vervolgstrategie wordt uitgewerkt naar: 1. de eigenaar(srol); uitwerking naar overeenkomsten voor verhuur/gebruik/verkoop, bepalen van eigendomsonderhoud en verwerken financiële consequenties 2. de gebruiker(srol); bepalen exploitatiemodel. Hoe om te gaan met leegstand Er zijn vier vormen voor hoe om te gaan met leegstand : 1. tijdelijke verhuur 2. bruikleen 3. anti-kraak 4. bewuste leegstand De keuze wordt bepaald op basis van: De vervolgstrategie voor het pand en de belemmering die gebruik of huur kan vormen voor deze strategie. Risico op vandalisme en kraak, gebaseerd op klachtmeldingen en schades, ligging van het pand en de wijk waarin het pand staat. Risicoprofiel van potentiële tijdelijke huurder/gebruiker. Beschikbaarheid geschikte kandidaten voor tijdelijke verhuur/bruikleen. Bepalingen van het bestemmingsplan en brandveiligheidsvoorschriften. De keuze is steeds voor één jaar, waarna een heroverweging plaatsvindt. In onderstaande tabel staat aangegeven wanneer welke variant toe te passen, inclusief de voor- en nadelen en de financiële consequenties. 5
Toe te passen bij Voordelen Nadelen Financieel Tijdelijke verhuur: vastgoedobject blijft in portefeuille * Geschikte kandidaat voorhanden met laag risicoprofiel * Huurvergoeding * Gebruikerslasten voor huurder * Toezicht en storingen snel bekend * Risico dat huurder beroept op huurbescherming of ontruimingsbescherming * Kostprijsdekkende huurprijs (afhankelijk van objectgroep) * Gebruikerslasten voor huurder Tijdelijke verhuur: vastgoedobject dat afgestoten gaat worden (verkoop of sloop) * Geschikte kandidaat voorhanden met laag risicoprofiel (veelal kleine zelfstandige niet zijnde bv, nv etc). * Huurvergoeding * Gebruikerslasten voor huurder * Toezicht en storingen snel bekend * Risico dat huurder beroept op huurbescherming of ontruimingsbescherming * Situationeel bepaalde huurprijzen * Gebruikerslasten voor huurder Bruikleen * Hoog risico vandalisme of kraak * Kandidaat met een hoog risico profiel * Bestaande of nieuwe gebruiker (zonder eigen gewin) die bereid is periode tot verkoop/afstoten te overbruggen. * Gebruikerslasten voor gebruiker * Toezicht en storingen snel bekend * Eigenaarslasten voor Vastgoedbeheer/ gemeente. * Geen huur ( om niet ) * Gebruikerslasten voor gebruiker Anti-kraak bewoning * Hoog risico vandalisme of kraak * Geen kandidaat voor bruikleen voorhanden. * Werk uit handen door anti-kraak organisatie * Toezicht en storingen snel bekend * Eigenaarslasten en gebruikkosten niet gedekt dus risico Vastgoedbeheer/ gemeente * Past over het algemeen niet in bestemmingsplan * Geen huur ( om niet ) * Gebruikerslasten vaak voor eigenaar Leegstand * Vervolgstrategie sloop * Laag risico vandalisme of kraak * Geen kandidaat voorhanden * Eigenaarslasten en gebruikskosten niet gedekt dus risico Vastgoedbeheer/ gemeente * Geen gebruiksvergoeding * Gebruikslasten voor eigenaar Centraal punt voor (ver)huur en (ver)koop Er is binnen de organisatie één integraal en centraal punt of loket voor (ver)huur en (ver)koop; een makelpunt of stadsmakelaar. Deze wordt ingericht en vormgegeven vanuit (de rollen) vastgoed, beleid en ruimtelijke ontwikkeling (in verband met bestemmingsplannen). Alle huisvestingsvragen binnen de eigen organisatie worden bij dit centrale (makel)punt ingebracht en op elkaar afgestemd. Waar mogelijk worden partijen ook naar andere panden doorverwezen welke niet zelf in eigendom zijn. 6
Door vraag en aanbod op één plaats te matchen kan effectief op zowel verhuur- als verkoopvraag als op bestaande inefficiënte huisvestingssituaties worden ingespeeld. Voor het breed wegzetten in de markt kan de stadsmakelaar cq. het makelpunt gebruik maken van: Brochures van objecten Een eigen website of Funda business Twitter Netwerken Deze spelregel geldt niet voor reguliere verhuur. Deze loopt via de portefeuillehouders cq. eigenaren. Bij leegstand wanneer er gezocht moet worden naar nieuwe huurders kan de stadsmakelaar cq. het makelpunt wel ingeschakeld worden. Verkoop Bij de keuze voor verkoop (zie eerdere spelregels) geeft het makelpunt/makelaar een advies over de verkoopbaarheid en de aanpak van de verkoop aan het management die vervolgens haar advies voorlegt aan het bestuur (B&W) die de uiteindelijke beslissing neemt. Daarna gaat het pand in de verkoop. Bij afstoten moet rekening worden gehouden met de concurrentie van objecten onderling. Behoud maatschappelijke functie Verkoop aan de huidige gebruiker met behoud (maatschappelijke) functie is mogelijk na een collegebesluit, gebaseerd op transparantie, zakelijkheid en een kort verkenningstraject. Daarmee kan snel op basis van de prestatiecriteria uit de scorecard-methodiek de realiteitszin worden getoetst. Ook kan ongewenste precedentwerking naar andere vastgoedobjecten worden voorkomen. En kan worden voorkomen dat onderhandelingen leiden tot indirecte subsidiëring en daarmee tot onrechtmatige staatssteun. Bij een dergelijke verkoop zal de fiscus de overdrachtsbelasting over de reële verkoopwaarde hanteren. Wanneer het bestuur (college of raad) akkoord gaat met initiatiefnemers die de maatschappelijke functie willen behouden, dan krijgen de initiatiefnemers een vooraf bepaalde periode de tijd om aan te tonen dat hun initiatief realistisch is. Het object gaat in de stille verkoop. De eigenaarslasten zijn in deze periode voor de initiatiefnemer. Wijziging bestemming/functie Door de bestemming c.q. de functie van een pand te wijzigen, kan een pand aantrekkelijker zijn voor potentiële kopers en/of initiatiefnemers. Deze bestemming kan in principe (niet) gewijzigd worden, tenzij door het college (afwijkingsbesluit) of de raad (postzegelbestemmingsplan). Verkoop Bij verkoop zijn er twee mogelijkheden: De gemeente verkoopt één op één aan een geïnteresseerde verkoper. De vraagprijs en koopsom worden in dat geval gebaseerd op een taxatie door een beëdigd taxateur. Bij veel belangstelling kan worden besloten tot verkoop bij inschrijving. In dat geval is een taxatie niet verplicht, maar wel nodig om inschrijvingen op waarde te kunnen schatten. De koper krijgt in de koopovereenkomst het recht om voor de eigendomsoverdracht een bodem- en asbestonderzoek te laten doen. Wanneer de koper geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, ligt het risico bij de koper. 7
Wanneer er overeenstemming is met de koper over de verkoop, neemt de verantwoordelijk bestuurder (wethouder) hierover een beslissing. Afhankelijk van de hoogte van de koopsom tekent een verantwoordelijk manager of bestuurder. Staatssteun Het cruciale staatssteuncriterium is of de maatregel een voordeel verstrekt aan een onderneming. Als een vastgoedobject voor een lagere prijs wordt verkocht of verhuurd dan de koper/huurder onder normale omstandigheden voor dit type onroerend goed op de markt zou moeten betalen, behelst het prijsverschil een voordeel voor de kopende/hurende onderneming. Er zijn twee door de Europese commissie erkende methoden om staatssteun uit te sluiten, namelijk: verkoop via een onvoorwaardelijke biedprocedure die voldoende openbaar is gemaakt. taxatie door een onafhankelijke deskundige en verkoop tegen de getaxeerde waarde Businessmodel Businessmodel, ook wel gemeentelijke vastgoedexploitatie genoemd. Uitgangspunt is een gesloten systeem. In de berekening van de huurprijs dienen minimaal de volgende huurprijscomponenten opgenomen te zijn: 1. kapitaalslasten (rente en afschrijving) 2. onderhoudskosten 3. verzekeringspremies 4. belastingen & heffingen en beheerkosten. Optioneel kan een leegstandsrisico als huurprijscomponent worden opgenomen (zie ook spelregel risicomanagement). Investeren en verkoopopbrengsten Indien het vastgoed is ondergebracht bij de vastgoedafdeling dan komen de investeringen en de verkoopopbrengsten ten laste van de exploitatie van de vastgoedafdeling. Indien het vastgoed is ondergebracht bij de beleidsafdelingen dan komen de investeringen en verkoopopbrengsten ten laste van de beleidsafdelingen. Risicomanagement Ten aanzien van risicomanagement geldt dat bij de besluitvorming over vastgoedtransacties de voorstellen voorzien moeten zijn van een risicoscan en financiële dekking. Voor de bestaande vastgoedportefeuille dient twee keer per jaar een risico-inventarisatie uitgevoerd te worden en deze dient betrokken te worden in de P&C-cyclus. Voor de bepaling van het risicoprofiel worden vier soorten risico s geïnventariseerd: 1. Contractrisico: zoals looptijd huurcontracten, kwaliteit van de huurder. 2. Pandrisico s: zoals staat van onderhoud, energetische waarde en courantheid. 3. Risico s van wetgeving en beleid: zoals bezuinigingen, het nieuwe werken, regionalisering, Wet Markt en Overheid / invoering VPB-plicht voor gemeenten, de 3D-ontwikkelingen. 4. Financiële risico s: zoals exploitatiewaarde vs. boekwaarde, kosten leegstand, rente- en inflatiewijzigingen. Aandachtspunt hierbij is de mate van verzekeren door gemeenten (een en ander in relatie tot risicomanagement). 8
Accountbeheer Aanpassingen en uitbreidingen gebouw Bij verzoeken van de huurder tot aanpassing of uitbreiding van een gebouw wordt onder regie van de portefeuillemanager in eerste aanleg een quickscan uitgevoerd naar de technische haalbaarheid en de financiële consequenties voor de waarde van het gebouw en voor de huurder. Bij het beoordelen van de aanvraag wordt ook de wenselijkheid bezien vanuit het strategisch beleid. Indien door de eigenaar wordt ingestemd met de aanpassing, zijn er twee mogelijkheden: 1. De huurder krijgt van de eigenaar een schriftelijke toestemming met voorwaarden om de aanpassing/uitbreiding zelf te realiseren, waarbij de daarmee samenhangende kosten zowel van de investering als toekomstige kosten volledig door de huurder worden gedragen. Als voorwaarde kan gesteld worden dat bij beëindiging van de huurovereenkomst het gebouw in de oude toestand dient te worden hersteld of dat de aangebrachte voorziening automatisch eigendom wordt van de verhuurder. 2. De aanpassing/uitbreiding wordt gerealiseerd door de eigenaar. De aanpassing/uitbreiding op verzoek van de huurder tijdens de exploitatieperiode wordt of bekostigd in de vorm van een huurverhoging of wordt rechtstreeks gefactureerd aan de huurder. Indien de aanpassing/uitbreiding plaatsvindt onder regie van een bepaalde afdeling van de gemeente dan wordt deze gemonitord door middel van de intake procedure. Deze afdeling van de gemeente brengt de kosten voor de begeleiding van de werkzaamheden op basis van bestede uren maal tarief in rekening bij de huurder. Toekomstige vervanging en onderhoud van de aanpassing/uitbreiding komt voor rekening van de huurder of leidt tot aanpassing van de huur. Zie ook de spelregel mandatering. Activeren, afschrijven en afwaarderen Activeren, afschrijven en waarderen geschiedt conform de artikelen en bepalingen uit het Besluit, begroting en verantwoording (BBV), artikel 59 t/m artikel 65. Activering vindt plaats op objectniveau (niet op basis van objectgroepen). De wijze van afschrijven is bepaald in de afschrijvingsverordening. Uitgangspunt hierbij is lineaire afschrijving. Er zijn echter ook alternatieven mogelijk, bijvoorbeeld annuïtaire afschrijving. De afschrijvingstermijnen verschillen per gemeente. Bij nieuwe investeringen worden over het algemeen de volgende afschrijvingstermijnen gehanteerd: 1. Gebouw bouwkundig 40 jaar 2. Gebouw installaties 15 jaar 3. Verbouwingen inclusief bijbehorende technische installaties 20 jaar 4. Vaste inrichting / stoffering gebouwen (deels huurder) 10 jaar Afwaardering geschiedt conform de artikelen en bepalingen uit het BBV. In Artikel 63 lid 1 BBV is bijvoorbeeld opgenomen dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs. 9
BTW-regimes Voortvloeiend uit de wet geldt dat afhankelijk van het wel of niet plaatsvinden van belaste activiteiten in het gebouw, de huurprijs wel of niet belast is met BTW. Hoofdregel is dat de verhuurder de BTW niet kan verrekenen en de huurprijs niet wordt belast. Bankgarantie en waarborgsom Een bankgarantie heeft de hoogte van 3 maanden huur en wordt alleen aan commerciële partijen gevraagd indien de huursom (of de totale huursom van diverse locaties tezamen die gehuurd wordt door 1 partij) groter of gelijk is aan 50.000,- per jaar. Een waarborgsom heeft de hoogte van 1 betaalperiode in geval van huur en bij bruikleen is het bedrag ( 100,- x het aantal m2) gedeeld door 12 en wordt altijd gevraagd bij externe partijen (zowel maatschappelijk als commerciële) partijen voor bruikleen- en voor huursituaties, bij aanvang van de huur of het gebruik en bij een grote wijziging in het contract. Contractbeheer Afspraken met de huurder/exploitant cq. gebruiker worden vastgelegd in een standaard huurovereenkomst (gebaseerd op ROZ), dienstverleningsovereenkomst, dan wel bruikleenovereenkomst. Onderdeel van de (huur)overeenkomst is de verdeling van taken en verantwoordelijkheden van gebouwbeheer en onderhoud, zie hiervoor ook de spelregel Taakverdeling (kruisjeslijst). Tip: Uitgangspunt is uniformiteit. Indien het gewenst is om (op onderdelen) af te wijken van de standaard is het raadzaam dit te onderbouwen / te documenteren. 10
* Afhankelijk van het interne beleid van de gemeente kunnen de genoemde uitgangspunten afwijken. ** Herzieningsdatum is afhankelijk van het soort bedrijfsruimte waar het om gaat. Herzieningsdatum is bij bedrijfsruimte conform artikel 7.230 niet verplicht, hier dient per situatie te worden bepaald of dit in het contract wordt opgenomen. Bij bedrijfsruimte conform artikel 7.290 is de herzieningsdatum bij wet geregeld. Huurprijs(methodieken) Bij het bepalen van de hoogte van de huur wordt in principe uitgegaan van de kostprijsdekkende huur. Deze wordt berekend middels de DCF-methode. Recht van opstal Een recht van opstal wordt gevestigd als het opstal niet in eigendom is van de gemeente. Indien een recht van opstal wordt gevestigd, gelden de volgende voorwaarden: - Duur: onbepaalde tijd - Herzieningsdatum: 5 jaar - Opzegtermijn: 6 maanden - Retributie: Bebouwd oppervlak x grondprijs x rentepercentage betreffende jaar. Standaardovereenkomsten voor recht van opstal zijn nog in ontwikkeling. Specifieke objecten Zendmasten Voor zendmasten voor telecommunicatie of tv op de grond wordt een recht van opstal gevestigd en voor zendmasten op een dak wordt een overeenkomst afgesloten. Er wordt gebruik gemaakt wordt van standaard overeenkomsten. Het is huurders alléén na toestemming van de verhuurder toegestaan om overeenkomsten aan te gaan voor het plaatsen van zendmasten. Zonnepanelen De verwachting is dat de komende jaren op meerdere gebouwen zonnepanelen zullen worden geplaatst. Indien de huurder of derden zonnepanelen wil plaatsen, is dat alléén toegestaan na goedkeuring door de eigenaar, dit wordt vastgelegd in een overeenkomst. 11
Levenscyclusbeheer Onderhoudsvoorziening De kosten voor planmatig onderhoud worden betaald uit de onderhoudsvoorziening die wordt gevoed met een jaarlijkse normdotatie. De jaarlijkse normdotatie is het gemiddelde bedrag over tien jaar op basis van de meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Verduurzamen Elke vastgoedeigenaar dient haar ambitie en doelstellingen ten aanzien van duurzaamheid te bepalen. Minimaal doel moet zijn om conform het Energieakkoord Energieneutraliteit uiterlijk in 2050 te bereiken. De panden dienen waar mogelijk te voldoen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de eigen organisatie. Het verduurzamen van gebouwen kan bereikt worden door het treffen van maatregelen in de volgende richtingen: 1. Reductie van energieverbruik en CO2-uitstoot 2. Beperken van de milieubelasting en tegengaan van de uitputting van grondstoffen 3. Gezonde, bruikbare gebouwen met toekomstwaarde in de vastgoedportefeuille De fysieke en financiële impact van het energieneutraal maken van het totale bestaande gebouwenbestand is echter groot waardoor gekozen kan worden voor een realistische kosteneffectieve aanpak, waarbij de netto contante waarde positief is. Daarbij wordt het Energieakkoord 2013 als ondergrens gehanteerd, dit wil zeggen: twee labelstappen in 2020, label A in 2030 en energieneutraal in 2050. Bovendien geldt dat deze ondergrens steeds als gemiddeld wordt genomen over het totale gebouwenbestand. Dit om voldoende ruimte te creëren voor een kosteneffectieve aanpak. De kosteneffectieve aanpak kent de volgende uitgangspunten: minimaal verduurzaming van de kernportefeuille (focus) realistische afschrijftermijnen op basis van de levenscyclus van de gebouwen (exploitatie) maatregelen worden zo dicht mogelijk tegen het onderhoudsmoment geprogrammeerd (dan is er maximaal gespaard) inzetten energiewinst (centraliseren energiebeheer, split incentive afspraken met de gebruikers) voor de onrendabele top worden de kansen voor subsidies zoveel mogelijk benut en algemene middelen ingezet. Wet- en regelgeving Gebouwen en het gebruik daarvan moeten voldoen aan wetten en overheidsregels, bijvoorbeeld brandveiligheid, asbest, Legionellapreventie en Wet Wion (kabels en leidingen). Wijzigingen in wet- en regelgeving tijdens de gebruiksperiode van het gebouw kunnen aanzienlijke financiële gevolgen hebben. Maar ook verandering van gebruik tijdens de huur- of exploitatieperiode kan leiden tot verplichte aanpassingen die financiële consequenties hebben. Als wet- en regelgeving inzake het verhuren van bedrijfsruimten wijzigt, dan komen de aanpassingen daar waar sprake is van verhuur van bedrijfsruimten voor rekening van de verhuurder met uitzondering van de wet- en regelgeving die betrekking heeft op het gebruik. Indien er géén sprake is van verhuur van bedrijfsruimten (veelal de oudere huurcontracten) dan is in het huurcontract geregeld of de kosten voor rekening van de verhuurder of de huurder zijn. 12
Verantwoordelijkheid eigenaar-gebruiker De eigenaar van het vastgoed is verantwoordelijk voor het eigenaarsonderhoud en de huurder/gebruiker voor het gebruiksonderhoud. Wat betreft de taakverdeling tussen deze twee wordt aangesloten bij de verdeling zoals beschreven in de standaard huurcontracten van de Raad voor de Onroerende Zaken (ROZ), tenzij andere wettelijke regels gelden en/of met de huurder/gebruiker andere afspraken zijn gemaakt. Voor de taakverdeling met onderwijs wordt uitgegaan van de wettelijke regels zoals vastgelegd in de Wet primair onderwijs, Wet voortgezet onderwijs en WEC. Afspraken (vooral als ze afwijken van voornoemde indeling) worden altijd vastgelegd in het huur/gebruikscontract. Conditie en onderhoudsniveau De conditie van de gebouwen worden gemeten en geregistreerd op basis van de meest recente NEN 2767 Conditie meten voor gebouw en installatiedelen. Hierin worden zes conditieniveaus onderscheiden. Niveau Omschrijving Toelichting 1 Uitstekend Geen gebreken 2 Goed Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijk Plaatselijk zichtbare veroudering, functie niet in gevaar 4 Matig Kans dat functie in gevaar is 5 Slecht Veroudering onomkeerbaar 6 Zeer slecht Technisch rijp voor sloop Periodiek (bijvoorbeeld elke 3 of 5 jaar) vindt er voor de actualisatie van het meerjaren onderhoudsplan een herinspectie van het onderhoudsniveau plaats. Het gewenste onderhoud is afhankelijk van specifieke afspraken tussen de eigenaar en huurder/gebruiker en mede afhankelijk van factoren als: de verwachte/gewenste levensduur van het gebouw de cultuurhistorische waarde de (nieuwe) functie van het gebouw het doel van het gebouw de intensiteit van het gebruik beschikbare middelen Het minimale conditieniveau is 3 (= voorbeeld), tenzij anders afgesproken in een management-, huur- of gebruikscontract. Gebouwen die op termijn worden gesloopt, afgestoten of herontwikkeld worden op een ander niveau onderhouden. 13
Het conditieniveau van een gebouw wordt in het meerjaren onderhoudsplan vertaald. Eigenaarsonderhoud Er worden twee vormen van eigenaarsonderhoud onderscheiden: 1. Planmatig, waaronder: 1. kort cyclisch onderhoud, zoals jaarlijks, regulier, contractonderhoud, servicebeurt, onderhoudsbeurt, wettelijke keuringen. 2. lang cyclisch onderhoud; planmatig, groot en vervangingsonderhoud, zoals opgenomen in het meerjaren onderhoudsplan (ook uitgesteld correctief onderhoud). 2. Niet planmatig onderhoud, waaronder: 1. correctief onderhoud, naar aanleiding van klachten, storingen en schade Specifieke projecten, zoals andere bestemming of andere functies (renovatie, transformatie, nieuwbouw, aankoopadviezen) worden niet als onderhoud aangeduid. Om te bepalen of een bepaald werk nog als onderhoud wordt gezien of als specifiek project, worden de volgende criteria gehanteerd (= voorbeeld). Criteria Onderhoud Specifieke projecten Bestuurlijke gevoeligheid Laag Hoog Communicatie Standaard Complex Kenmerk werk Cyclisch of klus Project Uitvoeringstermijn < 6 maanden > 6 maanden Type werk Onderhoud < 50% Renovatie & nieuwbouw Onderhoud > 50% Kosten per gebouw < 50.000,- > 50.000,- Juridisch Meldingsplicht Vergunningsplicht Planmatig onderhoud Voor het planmatig onderhoud wordt gewerkt aan de hand van een meerjaren onderhoudsplan dat: periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks of eens in de 5 jaar) wordt opgesteld door..., inhoudelijk wordt afgestemd met... (eigenaar, huurders, gebruikers en dienstverleners), inzicht geeft in het huidige onderhoudsniveau, concreet richting geeft aan de activiteiten om het onderhoud op gewenst niveau te brengen of te houden (inclusief benodigde inzet), een tijdshorizon heeft van 10 tot 50 jaar, al of niet wordt vastgelegd in een besluit, al of niet wordt vertaald in een (dienstverlenings) overeenkomst en na vaststelling goed wordt gecommuniceerd met alle betrokkenen. Niet-planmatig onderhoud Voor correctief onderhoud (schade, klachten, meldingen) wordt... (wat georganiseerd). 14
Facilitair beheer Exploiteren horeca Het zelf exploiteren van horeca is geen gemeentelijke taak. Het is wel mogelijk dat de gemeente verantwoordelijk is voor het laten exploiteren van bijvoorbeeld de kantines bij sportobjecten. Zij kan daartoe exploitatieovereenkomsten aan gaan met horeca-uitbaters dan wel brouwerijen. Prioritering verhuur Voor de verhuur van objecten geldt de volgende prioritering voor verhuur als uitgangspunt: Binnensport: Buitensport: - Onderwijs (primair en speciaal) - Vereniging(en) als hoofdhuurder(s) - Verenigingen (volledig seizoen) - Huurders die volledig seizoen huren - Particulieren (volledig seizoen) - Incidentele huurders - Verenigingen en particulieren (incidenteel) Brede school: Bij dorp- en wijkcentra: - Onderwijs (primair en speciaal) - Huurders die volledig seizoen huren - Partners brede school - Incidentele huurders - Verenigingen (volledig seizoen) - Particulieren (volledig seizoen) - Verenigingen en particulier gebruik (incidenteel) Taakverdeling (kruisjeslijst) Taken en verantwoordelijken van de exploitant/huurder worden verdeeld op basis van een huurovereenkomst conform ROZ. Deze verdeling van taken en verantwoordelijkheden komt voort uit de klassieke rolverdeling tussen huurder en verhuurder. Voor wat betreft gebouwbeheer en onderhoud vindt de taakverdeling plaats op basis van de NL-Sfb codering. Hieronder volgt een overzicht van mogelijk taken die behoren tot het Facilitair beheer. Of de taak tot de verantwoordelijkheid behoort van de huurder cq. exploitant kan per markt (type vastgoed) verschillen. Taken exploitant c.q. huurder Zorg Onderwijs Sport Cultuur Commercieel Dorp- en wijkcentra (laten) verzorgen van energie (laten) verzorgen van schoonmaak (laten) verzorgen van beveiliging Fysiek beheer (gastheer-/vrouwschap) Sleutelbeheer Dagelijks onderhoud (Onder)verhuur/ruimtebeheer 15