REGELING INDIVIDUEEL KLACHTENRECHT VOOR MEDEWERKERS CAVENT Goedgekeurd door het MT op : 25 januari 2012 Instemming verleend door de OR op : 15 februari 2012 Ingangsdatum van deze regeling : 1 mei 2012 Eigenaar : Directeur Datum aanpassing : 20-01-2015 RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 1
INHOUD Inleiding op de Regeling Individueel Klachtenrecht 3 - Achtergrond - Doel - Toepassingsgebied - Doelgroep - Verantwoordelijkheden - Evaluatie 1. Termen 4 2. Procedure Regeling Individueel Klachtenrecht 5 3. Schema voor klachten medewerkers onderling 5 4. Schema voor klachten medewerkers over teamleider 6 5. Schema voor klachten medewerkers over directeur bestuurder 6 6. Bijstand 7 7. Geheimhouding 7 8. Bescherming 7 Toelichting op Regeling Individueel Klachtenrecht 8 Verwijzingen RI-19 Klokkenluidersregeling Bijlage Bijlage I Klachtenformulier 9 RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 2
Inleiding op de Regeling Individueel Klachtenrecht Achtergrond De Regeling Individueel Klachtenrecht is er voor om een escalerende situatie (over arbeid, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden) tussen medewerkers onderling, met een leidinggevende of met de directeur - bestuurder van Cavent te voorkomen of op te lossen. Het is van belang klachten of problemen in een vroeg stadium aan te pakken om onnodig vervelende situaties te voorkomen. De Regeling Individueel Klachtenrecht voorziet in het bespreekbaar maken van deze problemen en klachten en geeft weer hoe de klachtenprocedure in zijn werk gaat. Doel Deze regeling heeft als doel de individuele medewerker de mogelijkheid te bieden om zijn klacht of probleem bespreekbaar te maken. De regeling is gericht op een rechtvaardige klachtenbehandeling op zodanige wijze dat in het redelijke te verlangen bescherming van de individuele belangen wordt gewaarborgd. Toepassingsgebied De regeling is van toepassing op problemen die de individuele medewerker ervaart in verband met de arbeid, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden. De regeling heeft geen betrekking op klachten over: een voorgenomen ontslag : dit houdt in dat u niet kan klagen over een aanvraag om een ontslagvergunning bij het UVW of een ontbindingsverzoek bij een bevoegde rechter dan wel een van rechtswege eindigende arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd; functiewaardering: hiervoor is een regeling opgenomen in de CAO Gehandicaptenzorg en deze dient te worden gevolgd; vermoedens van onwettige handelingen van een medewerker tijdens werk: voor deze zaken behoort aangifte bij de politie te worden gedaan; vermoedens van onregelmatigheden respectievelijk misstanden binnen de organisatie : in dit geval kunt u de Klokkenluiders regeling Brancheorganisaties Zorg raadplegen (zie hoofdstuk 4: Aanverwante Protocollen binnen Cavent). Doelgroep De Regeling Individueel Klachtenrecht is bedoeld voor alle medewerkers op alle locaties inclusief ambulante begeleiders van Cavent. Een medewerker is iedere persoon die binnen Cavent werkzaamheden verricht. De regeling betreft medewerkers. Verantwoordelijkheden De individuele medewerker is verantwoordelijk voor het bespreekbaar maken van zijn/haar problemen om tot een oplossing te komen. De leidinggevende is, wanneer deze hierop wordt aangesproken, verantwoordelijk voor het in overleg met de betrokkene(n) zoeken naar een oplossing. Evaluatie De personeelsconsulent is de eigenaar van de Regeling Individueel Klachtenrecht en is daarmee verantwoordelijk voor het opstellen, evalueren en aanpassen van het protocol. Het protocol wordt in ieder geval een keer in de drie jaar geëvalueerd en wordt zo nodig bijgesteld of zo vaak als wettelijke of organisatorische ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 3
1 Termen In dit hoofdstuk worden de termen die in de Regeling Individueel Klachtenrecht worden genoemd gedefinieerd. Op deze wijze en niet anders, behoren de termen geïnterpreteerd te worden. Medewerker Een medewerker is iedere persoon die binnen Cavent werkzaamheden verricht. De regeling betreft dus medewerkers met een contract voor bepaalde en onbepaalde tijd, oproep- en invalkrachten, uitzendkrachten, gedetacheerde werknemers, vrijwilligers, stagiaires en vakantiekrachten. Leidinggevende De direct leidinggevende is degene waar de medewerker hiërarchisch in de lijn direct onder valt en die functioneringsgesprekken voert. De naast hoger leidinggevende is degene die hiërarchisch in de lijn boven de direct leidinggevende is geplaatst. Klacht Elke schriftelijke uiting van ongenoegen van de medewerker over een hem persoonlijk betreffende aangelegenheid in verband met arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden. Algemeen geldende, al dan niet wettelijke voorschriften, de CAO en bepalingen uit de CAO, protocollen en regeling die binnen Cavent van toepassing zijn, kunnen geen onderwerp van klacht zijn, mits ze correct worden nageleefd. Klager De medewerker die een klacht of probleem ervaart en de procedure start. Cavent Stichting Cavent. De Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van Cavent. RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 4
2 Procedure Regeling Individueel Klachtenrecht De stappen die u dient te ondernemen volgens de Regeling Individueel Klachtenrecht en de zaken die hierbij komen kijken, zoals de klachtmogelijkheid, de procedure, verlening van bijstand, geheimhouding en bescherming van medewerker, worden beschreven in dit hoofdstuk. Stappen Er zijn drie situaties, namelijk: 1) Conflicten tussen medewerkers onderling; 2) Conflicten tussen medewerker en leidinggevende ; 3) Conflicten tussen medewerker en directeur - bestuurder. Per situatie zijn er bepaalde stappen die u zult moeten doorlopen op het moment dat u een klacht heeft. De drie procedures die bij de drie verschillende situaties horen zijn hieronder weergegeven. Figuur 1 Schema klachtenprocedure conflict tussen medewerkers onderling (zonder hiërarchische verhouding) Conflict medewerkers onderling Onderling oplossen conflict Probleem mondeling voorleggen aan direct leidinggevende (teamleider) Medewerker maakt probleem schriftelijk (zie Klachtenformulier in de Bijlage) kenbaar aan naast hoger leidinggevende (directeur) Directeur bestuurder geeft opdracht aan personeelsconsulent en lid OR om een advies uit te brengen na het toepassen van hoor en wederhoor Directeur bestuurder neemt besluit en maakt dit schriftelijk kenbaar, uiterlijk 4 weken na ontvangst van de klacht RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 5
Figuur 2 leidinggevende Schema klachtenprocedure conflict tussen medewerker en direct Conflict medewerker en direct leidinggevende Onderling oplossen conflict Medewerker maakt probleem schriftelijk kenbaar aan naast hoger leidinggevende (directeur) Directeur bestuurder geeft opdracht aan personeelsconsulent en lid OR om een advies uit te brengen na het toepassen van hoor en wederhoor Directeur bestuurder neemt besluit en maakt dit schriftelijk kenbaar, uiterlijk 4 weken na ontvangst van de klacht Figuur 3 Schema klachtenprocedure conflict tussen medewerker en directeur bestuurder Conflict medewerker en directeur - bestuurder Onderling oplossen conflict Medewerker maakt probleem schriftelijk kenbaar aan de afdeling personeelszaken Personeelsconsulent informeert de Raad van Toezicht schriftelijk over de klacht Raad van Toezicht geeft opdracht aan Personeelsconsulent en lid OR om een advies uit te brengen na het toepassen van hoor en wederhoor Raad van Toezicht neemt besluit en maakt dit schriftelijk kenbaar vier weken na ontvangst van de klacht RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 6
Bijstand De klager kan zich bij het formuleren, het indienen en de verdere behandeling van de klacht door een derde laten bijstaan. Voor de vraag of u recht heeft op bijstand vanuit de stichting kunt u terecht bij de afdeling personeelszaken. Geheimhouding Ieder die betrokken is bij de behandeling van een klacht en daarbij de beschikking krijgt over gegevens die een vertrouwelijke behandeling behoeven, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij wettelijk voorschrift tot bekendmaking verplicht is. De schriftelijke klacht en de stukken die op de behandeling daarvan betrekking hebben, bevinden zich uitsluitend op de afdeling personeelszaken en worden bewaard voor een tijd van maximaal twee jaar. Een behandelde klacht met de uitkomst hiervan wordt in een gesloten envelop gedaan en zal worden opgenomen in het dossier van de beklaagde en de klager. Deze informatie wordt niet verwijderd en zal behouden worden op de afdeling personeelszaken voor langer dan twee jaar. Bescherming De medewerker, die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een klacht heeft ingediend, wordt op geen enkele wijze benadeeld in zijn positie bij Cavent ten gevolge van het indienen van een klacht. Dit geldt tevens voor degene die de werknemer bijstaat bij de indiening dan wel de behandeling van een klacht. RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 7
3 Toelichting op Regeling Individueel Klachtenrecht Bij problemen in verband met de arbeid, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden kan onder andere aan het volgende worden gedacht: Arbeid De werkzaamheden zelf, inclusief de beoordeling van het functioneren De samenstelling van de functie: eenzijdigheid van het takenpakket of de afwezigheid van samenhang in taken Taken die moeten worden verricht, maar niet bij de functie horen zoals beschreven in de functiebeschrijving Arbeidsvoorwaarden Onjuiste toepassing van Cao-bepalingen, reiskostentegemoetkoming, verlofregelingen, correcte en tijdige betaling van salaris inclusief toeslagen, en zo verder Niet nakomen van afspraken gemaakt tijdens een functioneringsgesprek Arbeidsduur en werktijden Arbeidsomstandigheden Fysieke werkplek: de inrichting van de werkplek, de opstelling van meubilair en eventueel gebruik van hulpmiddelen, moeten gericht zijn op veiligheid van de werknemer en het voorkomen van schade aan de gezondheid; De sfeer met collega s en leidinggevenden en de communicatie onderling. RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers 20-01-2015 Status definitief Pagina 8
Bijlage Voor het schriftelijk indienen van een klacht kan gebruik worden gemaakt van dit formulier. KLACHTENFORMULIER Datum: Locatie: Naam indiener: Omschrijving van de klacht: - Wat is er gebeurd? RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers Pagina 9
- Wie zijn er bij betrokken? - Wat is het probleem? - Wat wilt u dat er gaat gebeuren? - Wat is er al ondernomen om onderling tot een goede oplossing te komen? RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers Pagina 10
Verdere informatie en achtergronden: RI-18 Regeling individueel klachtenrecht medewerkers Pagina 11