Klachtenregeling Biga Groep. Klachtenregeling

Transcriptie

1 Klachtenregeling Biga Groep Klachtenregeling Doelstelling: De Klachtenregeling heeft tot doel een rechtvaardige en snelle behandeling van klachten en ernstige gewetensbezwaren mogelijk te maken voor iedere individuele medewerker. Begripsomschrijvingen Biga Groep: medewerker Client Klant CAO OR Klachtenfunctionaris Klacht Klager Aangeklaagde vertrouwenspersoon besloten vennootschap, onder andere belast met de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening voor 5 gemeenten. een ieder die krachtens (leer-) arbeidsovereenkomst, bepaalde of onbepaalde tijd, dan wel als stagiair, uitzendkracht, gedetacheerde, interimmer, of anderszins werkzaam is bij of voor Biga Groep. persoon die een (re-integratie) traject vanuit een verwijzende instantie of voor wie Biga Groep jobcoaching verzorgd vanuit een (uitkerings)instantie, bv. UWV, Sociale Dienst afnemer van een dienst of een goed collectieve arbeidsovereenkomsten voor de Sociale werkvoorziening en collectieve arbeidsovereenkomst Biga Groep Ondernemingsraad van Biga Groep. Een door Biga Groep benoemde onafhankelijke functionaris ter behandeling van klachten. De functionaris heeft een bemiddelende en adviserende rol richting de directie. een schriftelijk tot uiting gebrachte persoonlijke aangelegenheid van de medewerker betreffende, in verband met zijn arbeid. Dit kan betreffen: o ernstige gewetensbezwaren tegen opgedragen werk; o onbillijke bejegening; o strijdigheid van een maatregel of toestand met het bepaalde van wet, CAO, reglement, of individuele arbeidsovereenkomst; o seksuele intimidatie: ongewenste seksueel getinte aandacht tot uiting komend in verbaal, fysiek en ander non-verbaal gedrag, dat al dan niet opzettelijk kan zijn; o strijdigheid met waarden en normen, die onder meer behoren bij de identiteit van Biga Groep. Een (groep) werknemer(s), cliënt (en) of klant die zich met een klacht wendt tot de direct leidinggevende, de manager of de directie; Een medewerker of groep medewerkers over wie een klacht bij de direct leidinggevende, de manager of de directie ingediend. een medewerker van Arbo Unie die de functie vervult van aanspreekpunt, hulpverlener, opvang, begeleider en verwijzer van medewerkers met klachten over seksuele intimidatie. De vertrouwenspersoon heeft in deze functie een onafhankelijke positie.

2 Interne Klachtbehandeling Artikel 1 Klacht Een klacht dient in principe eerst te zijn voorgelegd aan de direct leidinggevende en/of verantwoordelijk manager, die in de gelegenheid moet zijn gesteld de oorzaak van de klacht weg te nemen, dan wel een oplossing voor de klacht te realiseren. Indien het niet mogelijk blijkt voor een medewerker, cliënt of klant om de klacht bij de direct leidinggevende en/of verantwoordelijk manager voor te leggen dient de klacht te worden voorgelegd aan de directie van Biga Groep. Dit geldt ook als de klacht niet naar tevredenheid van de klager door de direct leidinggevende en/of verantwoordelijk manager wordt afgehandeld of als eerder genoemde functionarissen zelf onderwerp van de klacht zijn. In geval van seksuele intimidatie kan rechtstreeks contact opgenomen worden met de vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon Biga Groep heeft voor haar medewerkers de beschikking over een onafhankelijk externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is aanspreekpunt voor alle werknemers binnen de organisatie die beroepshalve te maken hebben (gehad) met ongewenst gedrag zoals (seksuele) intimidatie, geweld, agressie, machtsmisbruik etc. De vertrouwenspersoon biedt emotionele en praktische ondersteuning en hulp bij het zoeken naar oplossingen. De vertrouwenspersoon zal trachten de medewerker te bewegen de klacht in eerste instantie binnen de organisatie bespreekbaar te maken. Levert dit informele traject niets op, dan kan men, al of niet met hulp van de vertrouwenspersoon, een formele schriftelijke klacht indienen bij de klachtenfunctionaris. Naast de opvang en begeleiding kan de vertrouwenspersoon er voor zorgen dat er via de informele weg wordt gezocht naar een mogelijke oplossing. Indien niet tot een bevredigende oplossing wordt gekomen, kan de klager alsnog besluiten een klacht in te dienen bij de klachtenfunctionaris. Ook kan de klager de vertrouwenspersoon verzoeken hem/haar te ondersteunen bij het indienen van een klacht. Artikel 2 Instelling en taken Vertrouwenspersoon, taken en bevoegdheden 2.1 De vertrouwenspersoon zal worden belast met de eerste opvang van personen die ongewenst gedrag hebben ervaren en daarover willen praten. 2.2 De vertrouwenspersoon heeft tot taak: - de persoon die een klacht heeft inzake ongewenst gedrag op te vangen, bij te staan, te begeleiden en van advies te dienen, alsmede het zonodig doorverwijzen van de klager naar een professionele hulpverleningsinstantie; - het fungeren als aanspreekpunt voor de klager die met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd; - door overleg met de klager trachten tot een oplossing van het gesignaleerde probleem te komen; - het adviseren aan c.q. behulpzaam zijn van de klager over eventueel verder te nemen stappen; - het geven van voorlichting op het gebied van ongewenst gedrag; - de klager te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtenfunctionaris en/of indien het een strafbaar feit betreft (aanranding, verkrachting, mishandeling etc,) tevens bij het doen van aangifte bij de politie; - de directie / MT en andere relevante bedrijfsonderdelen gevraagd en ongevraagd te adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenst gedrag; - indien gewenst het verlenen van nazorg aan de klager. 2.3 De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn/haar taak dan met toestemming van de werknemer die de klacht heeft ingediend.

3 2.4 De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taken uitsluitend verantwoording schuldig aan de directie van de organisatie, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gerespecteerd wordt. In geval de klacht het functioneren van de directie betreft, zullen de aandeelhouders als verantwoordelijke namens de organisatie optreden. 2.5 De anonimiteit van de degene die zich wendt tot de vertrouwenspersoon is te allen tijde gewaarborgd, tenzij deze er zelf voor kiest om in de openbaarheid te treden. 2.6 De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan de directie geanonimiseerd verslag uit van het aantal en de aard van de gemelde klachten en het resultaat van de bemiddeling. Tevens brengt de vertrouwenspersoon jaarlijks op basis van zijn/haar bevindingen voorstellen uit aan de directie. Van de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon zal (geanonimiseerd) verslag worden gedaan in het sociaal jaarverslag van de organisatie. 2.7 De aanstelling van de vertrouwenspersoon eindigt: op verzoek van de vertrouwenspersoon; op verzoek van de organisatie; ingeval redelijkerwijs van de organisatie niet verwacht kan worden de overeenkomst te laten voortduren. Dit zal de vertrouwenspersoon schriftelijk en gemotiveerd door de directie worden medegedeeld. 2.8 Ingeval van afwezigheid van de vertrouwenspersoon is er door de vertrouwenspersoon, indien noodzakelijk, vervanging geregeld. 2.9 De vertrouwenspersoon heeft een zwijgplicht betreffende de hem/haar ter kennis gekomen feiten die de privacy van de klager en aangeklaagde kunnen schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van dezen kan hiervan worden afgeweken Met de vertrouwenspersoon zijn afspraken gemaakt met betrekking tot de bereikbaarheid De vertrouwenspersoon is bevoegd, na overleg met de directie van Biga Groep, externe deskundigen te raadplegen De vertrouwenspersoon is niet gehouden om antwoord te geven op vragen, waardoor de privacy van de klager kan worden geschaad. Het een en ander geldt uitsluitend in het geval de klager niet wil dat deze informatie naar buiten komt. Dit is anders als de wet de vertrouwenspersoon daartoe wel verplicht. Te denken valt hier aan artikel 160 Wetboek van Strafvordering, waarin wordt bepaald dat een ieder die kennis draagt van een strafrechtelijk feit, onder meer verkrachting, verplicht is hiervan onmiddellijk aangifte te doen bij de politie De vertrouwenspersoon heeft tot taak: een eerste opvang bieden, eventuele verwijzing naar een deskundige derde, advisering, begeleiding, bemiddeling, verwijzing, c.q. begeleiding naar de klachtenfunctionaris, zulks slechts met instemming van de klager;

4 advisering van leidinggevende, verantwoordelijk manager of directie, desgewenst onder waarborging anonimiteit klager; 2.14 De vertrouwenspersoon heeft geen taak in het behandelen van de klacht zelf. De klachtenfunctionaris Artikel 3 Instelling en taken 3.1 In de organisatie is een externe onafhankelijke klachtenfunctionaris aangesteld. 3.2 De klachtenfunctionaris heeft tot taak: het in ontvangst nemen van schriftelijke klachten; het inwinnen van alle informatie die noodzakelijk is voor een correcte afhandeling van de klacht; het beoordelen van de ontvankelijkheid van de klacht; het beoordelen van de (on)gegrondheid van de klacht; het onderzoeken van de klacht; het horen van de klager en - indien gewenst - ook van de beklaagde(n), de eventueel betrokken collega's ter toelichting van de klacht (toepassen hoor en wederhoor); de afhandeling van de klacht in overleg met de klager; het schriftelijk adviseren omtrent de klacht aan de directie van Biga Groep; het tenminste eenmaal per jaar opstellen van een verslag in algemene termen van haar werkzaamheden en bevindingen, uit te brengen aan de directie van Biga Groep en de ondernemingsraad. 3.3 De externe onafhankelijke klachtenfunctionaris wordt benoemd door de directie en ondernemingsraad. Artikel 4 Aftreden 4.1 De klachtenfunctionaris treedt om de twee jaar af, maar is terstond herkiesbaar. Tevens ontstaat er een vacature op het moment dat de klachtenfunctionaris zelf aangeeft af te willen zien van zijn benoeming. 4.2 De Vacature die ontstaat wordt overeenkomstig artikel 3.3 direct vervuld. Het tijdstip van aftreden van de nieuwe functionaris is conform artikel 4.1. Artikel 5 Secretariaat 5.1 De klachtenfunctionaris kan zich laten ondersteunen door het directiesecretariaat. Artikel 6 Verslaglegging 6.1 Van iedere klachtbehandeling wordt een vertrouwelijk kort verslag gemaakt.

5 Artikel 7 Indienen klacht / intrekken klacht 7.1 Alleen schriftelijke klachten, die duidelijk omschreven zijn en voorzien zijn van een motivering, worden in ontvangst genomen. 7.2 De klachtenfunctionaris neemt de klacht in ontvangst. 7.3 Anoniem ingediende klachten worden niet in behandeling genomen. 7.4 De klacht kan te allen tijde worden ingetrokken. In dat geval wordt de behandeling van de klacht door de klachtenfunctionaris onmiddellijk beëindigd. Mocht er sprake zijn van een vermoeden van kwaadwilligheid dan wordt dit aan de directie van de organisatie gemeld. Artikel 8 De klachtenfunctionaris informeert bij de klager, of de klacht rechtstreeks is ingediend, of dat deze eerst is besproken met een medewerker van P&O, een direct leidinggevende of manager, directie of met de vertrouwenspersoon. Artikel 9 De klager kan zich bij de formulering van de klacht en tijdens de procedure laten bijstaan door de vertrouwenspersoon of door een persoon waar hij/zij zelf voor kiest. De eventuele kosten voor deze bestand komen ten laste van de klager. Artikel 10 De beklaagde kan zich bij zijn verweer tegen de klacht laten bijstaan door een externe naar eigen keuze. De eventuele kosten voor deze bijstand komen ten laste van de beklaagde. Artikel 11 De klachtenfunctionaris draagt er zorg voor dat alle noodzakelijke schriftelijke stukken verzameld zijn en dat er een dossier wordt samengesteld. Artikel 12 Beoordeling ontvankelijkheid 12.1 De klachtenfunctionaris beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht op grondslag van het bepaalde in dit reglement Indien de klacht niet ontvankelijk is, wordt dit zo spoedig mogelijk en met redenen omkleed schriftelijk meegedeeld aan de klager. Artikel 13 Het komen tot een advies 13.1 Indien de klacht ontvankelijk is, worden de klager, de beklaagde en eventuele collega s en derden gehoord door de klachtenfunctionaris.

6 13.2 Er wordt van alle gesprekken verslag gemaakt. Het verslag van het gesprek wordt door betrokkene gezien en ondertekend. Artikel 14 De klachtenfunctionaris kan deskundigen raadplegen. Wanneer daar kosten aan verbonden zijn, is daarvoor toestemming nodig van de directie van Biga Groep. Artikel De indiener van de klacht krijgt binnen twee weken na ontvangst van de klacht van Biga Groep een bericht van ontvangst van de klacht De klachtenfunctionaris stelt uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk een gemotiveerd advies op dat ter kennis wordt gebracht van de directie, klager en beklaagde Indien de klacht gegrond wordt geacht, kunnen maatregelen worden geadviseerd, die naar het inzicht van de klachtenfunctionaris door de directie kunnen worden getroffen Indien het advies niet binnen vier weken na ontvangst van de klacht kan worden opgesteld, worden de betrokken partijen hiervan onder opgave van redenen schriftelijk op de hoogte gesteld Voor zover klager en/of aangeklaagde door een andere werkgever bij Biga Groep te werk is gesteld, zal de directie deze werkgever in kennis stellen van het in behandeling nemen van een klacht door de klachtenfunctionaris en van zijn beslissing(en). Het kan hier tevens gaan om tussentijdse beslissingen, zoals het nemen van maatregelen van orde De klacht zal binnen zes weken na de ontvangstdatum afgehandeld zijn. 15,7 Wanneer de klager in (jobcoach)traject zit vanuit het UWV zal de klacht gemeld worden aan de Arbeidsdeskundige van het UWV en opgenomen worden in het dossier. Artikel 16 Beslissing 16.1 De directie neemt binnen vier weken na ontvangst van het advies een beslissing inzake de klacht Het advies van de klachtenfunctionaris is hierbij van zwaarwegend belang De beslissing wordt tezamen met de daaraan ten grondslag liggende motivering schriftelijk aan de betrokken partijen en in afschrift aan de klachtenfunctionaris meegedeeld Indien de directie in zijn beslissing van het advies is afgeweken, worden de redenen hiervan bij de motivering betrokken.

7 16.5 Indien de beslissing niet binnen vier weken na ontvangst van het advies kan worden genomen, ontvangen de betrokken partijen en in afschrift de klachtenfunctionaris hiervan schriftelijk bericht onder opgave van redenen. De beslissingstermijn kan ten hoogste eenmaal met 4 weken verlengd worden. Artikel 17 Klachten komen niet voor behandeling overeenkomstig dit reglement in aanmerking, indien: 1. de klacht (mede) namens andere medewerkers wordt ingediend; 2. de klacht anoniem wordt ingediend; 3. de klacht betrekking heeft op een onderwerp waarvoor een begeleidingscommissie is ingesteld en deze bevoegd is te adviseren; 4. ter zake een gerechtelijke procedure loopt of is afgesloten; 5. de klager zich tot zijn werknemersorganisatie heeft gewend voor zijn directe belangenbehartiging en deze door deze organisatie ook plaatsvindt; 6. de klager in de verhouding tot zijn werkgever geen belang heeft bij de uitkomst van behandeling van de klacht, bijvoorbeeld indien de beslissing door een andere rechtspersoon dan de werkgever moet worden genomen; 7. de klacht reeds eerder behandeld is door de klachtenfunctionaris, tenzij er sprake is van nieuwe feiten; 8. met inachtneming van het ter zake geldende beleid van de Biga Groep: een ontslagvergunning is aangevraagd bij het UWV Werkbedrijf of bij het kantongerecht; de klager reeds is geschorst, dan wel met betaald verlof gestuurd, in afwachting van een beslissing tot ontslag en de klacht daarop betrekking heeft; door advocaten/raadslieden wordt onderhandeld over voorwaarden om te komen tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst; 9. een klacht waarbij de direct leidinggevende of manager, directie of medewerker van P&O niet in de gelegenheid is gesteld een oplossing te zoeken c.q. de oorzaak weg te nemen. De klachtenfunctionaris kan deze grond voor niet-ontvankelijkheid om dringende redenen negeren, bijvoorbeeld in geval van seksuele intimidatie. Artikel 18 Waarborging vertrouwelijk handelen Degenen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de behandeling van een klacht ingevolge dit reglement, zijn verplicht tot geheimhouding van alle gegevens waarvan zij in dit verband kennis nemen. Artikel De op de klacht betrekking hebbende dossiers worden na afhandeling van de klacht verzegeld -en op één vaste plaats bewaard onder de verantwoordelijkheid van de Senior Personeelsadviseur Gegevens, betrekking hebbende op de klacht, zullen niet in het dossier van betrokken medewerker(s) worden opgenomen De notulen gemaakt t.b.v. een klacht worden niet verspreid, maar worden in het dossier opgeborgen. Artikel 20 Positie medewerker 20.1 De directie draagt er zorg voor dat de klager, de klachtenfunctionaris

8 en eventueel andere medewerkers die bij de behandeling van de klacht betrokken zijn, hierdoor niet benadeeld worden in hun positie in de organisatie Indien iemand van mening is dat een dergelijke benadeling plaatsvindt, kan hij dit in vertrouwen melden bij de klachtenfunctionaris Artikel 21 Verschoning Indien de klachtenfunctionaris persoonlijk bij de klacht betrokken is, dan wel zich daarbij indirect betrokken acht, neemt hij afstand van afhandeling van de klacht en deelt dit de directie van Biga Groep mee. De directie zal in samenspraak met de Ondernemingsraad iemand benoemen voor de afhandeling van deze specifieke klacht. Artikel 22 Geheimhouding Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld vertrouwelijk te behandelen. Deze geheimhouding geldt niet voor het advies van de klachtenfunctionaris en de uiteindelijke beslissing van de werkgever, tenzij de werknemer schriftelijk te kennen geeft ook hiervan geheimhouding te willen. Artikel 23 Dit reglement laat onverlet de mogelijkheden tot het starten van een gerechtelijke procedure. Artikel 24 De klachtenfunctionaris beslist in zaken, waarin dit reglement niet voorziet, in en na overleg met de directie. Slotbepalingen Artikel 25 Deze regeling treedt, na verkregen instemming van de Ondernemingsraad, in werking op 1 mei Artikel 26 De directie draagt zorg voor bekendmaking van deze regeling. Artikel 27 Deze regeling kan worden aangehaald als Klachtenregeling Biga Groep. U stuurt uw klacht naar: Biga Groep t.a.v. de directie Postbus AD ZEIST