Klachtenregeling Kindercath

Transcriptie

1 Klachtenregeling Kindercath Zilkerbinnenweg 72 A 2191 AE De Zilk [email protected] Kamer van Koophandel Amsterdam Landelijk Register Kinderopvang

2 Wat te doen in geval van een klacht? Een goede relatie In de meeste gevallen is de relatie tussen de ouder en de gastouder zeer goed en worden de zaken rondom de opvang goed op elkaar afgestemd. In een enkel geval ontstaat er een verschil van inzicht. Nadat de ouder en de gastouder geprobeerd hebben er samen uit te komen, kan men zich wenden tot een bemiddelingsmedewerker van Kindercath. Kindercath biedt hiermee de zekerheid van een deskundige derde die beide partijen kent. De bemiddelingsmedewerker spant zich in om het geschil op te lossen en goede afspraken te maken. Meestal lukt dit naar tevredenheid, maar in een enkel geval zal dit leiden tot een breuk en zal de bemiddelingsmedewerker op zoek gaan naar een andere gastouder. Mocht een bemiddelingsmedewerker de zaak niet op een juiste manier afhandelen of in geval van andere zaken die met Kindercath te maken hebben, kunnen zowel ouders als gastouders een beroep doen op de klachtenregeling. De klachtenregeling is van toepassing op zaken die te maken hebben met Kindercath of een bemiddelingsmedewerker en niet op zaken tussen de ouder en gastouder. Klachtenregeling Klachten zijn belangrijk voor zowel onze klanten (ouders, gastouder, bedrijven, enz.) als voor Kindercath zelf. Een klachtenregeling stelt een klant in staat om formeel een klacht in te dienen bij Kindercath. Een goede klachtenregeling geeft klanten de zekerheid dat zij, als het er op aan komt, hun ongenoegen kenbaar kunnen maken en dat dit door Kindercath zorgvuldig afgehandeld moet worden. Naast de waarde van de regeling voor de individuele klager heeft een klachtenprocedure waarde voor de instelling: klachten zijn informatie van klanten over zwakke plekken in de organisatie. Doel van de klachtenregeling Het doel van een klachtenregeling is het bieden van een zo objectief mogelijke beoordeling van de behoorlijkheid van gedragingen van Kindercath waarover een klacht is ontvangen, met als doel het naar aller tevredenheid oplossen van klachten van individuele klanten en groepen klanten. Daarnaast biedt een klachtenregeling het opsporen van mogelijkheden ter verbetering van de kwaliteit van Kindercath. Eerst klagen bij wie het betreft Er is een verschil tussen klagen en een klacht. Een klant kan klagen over de kwaliteit van de dienstverlening, de facturatie of iets anders. Op dat moment staat de weg open naar een klacht en/of de klachtencommissie. Indien hiervan gebruik wordt gemaakt, wordt klagen een klacht. Het is echter raadzaam te proberen om eerst op een andere wijze de klacht te behandelen. Bij het indienen van een klacht, en wellicht een beroep op de klachtencommissie, kan de relatie tussen een klant en Kindercath, ongeacht de uitspraak, verstoord worden. Daar is niemand mee gebaat. Klanten met een klacht worden daarom aangeraden om de klacht eerst te bespreken met degene die het betreft. Klachten over de dienstverlening dienen dan besproken te worden met een leidinggevende, klachten over bejegening door een bemiddelingsmedewerker in eerste instantie met die betreffende bemiddelingsmedewerker. Een leidinggevende kan hierbij wel een belangrijke, bemiddelende rol spelen. Desalniettemin dient het indienen van een klacht en de rechtstreekse weg naar de klachtencommissie, conform de wet, altijd open te zijn. Kindercath

3 Een klacht Kindercath heeft in de klachtenregeling de volgende begripsomschrijving van een 'klacht': 'elke uiting van ongenoegen over de gevolgen, voor de indiener van de klacht, van besluiten en/of gedragingen - of het nalaten daarvan - van Kindercath of daarbij werkzame personen Kunnen zaken niet meer naar tevredenheid worden afgehandeld door een bemiddelingsmedewerker of een leidinggevende, dan kan er een klacht worden ingediend bij Kindercath en/of bij de klachtencommissie. Een klacht kan schriftelijk of mondeling worden ingediend. Bij mondelinge indiening noteert een medewerker van Kindercath of de secretaris van de klachtencommissie de klacht. Vervolgens verifieert de medewerker of de secretaris bij de klager of de op deze wijze schriftelijk vastgestelde klacht overeenkomt met de intenties van de klager en laat deze daartoe ondertekenen. De Wet Klachtrecht legt vast hoe de klachtencommissie samengesteld moet worden opdat een objectieve behandeling gewaarborgd kan worden. In het klachtenreglement zijn de termijnen vastgesteld waarbinnen de klacht behandeld moet worden. Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen Als men er onderling niet uitkomt, kan een geschil vanaf 1 januari 2016 worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen. Bij het Klachtenloketloket Kinderopvang dat is verbonden aan de Geschillencommissie wordt eerst geprobeerd om de klacht op te lossen door het geven van informatie, advies, bemiddeling of mediation. Er kan een klacht worden ingediend bij de Geschillencommissie als; - De kinderopvangorganisatie niet binnen 6 weken heeft gereageerd op een schriftelijke klacht. - De ouders en de kinderopvangorganisatie het niet binnen 6 weken eens zjin geworden over de afhandeling van de klacht. - De kinderopvangorganisatei geen adequeate klachtenregelnig heeft In uitzondering op het bovenstaande mogen ouders meteen een geschil indienen bij de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen als in redelijkheid niet van ouders kan worden verlangd dat zij onder de gegeven omstandigheden een klacht indienen bij de kinderopvangorganisatie. Dit kan zijn bijvoorbeeld bij klachten over intimidatie of wanneer ouders bang zijn dat het voorleggen van hun klacht vervelende repercussies kan hebben. De Geschillencommissie beoordeelt in individuele gevallen of aan de voorwaarden hiervoor wordt voldaan. De Geschillencommissie moet volgens de wet binnen 6 maanden uitspraak doen. In de meeste gevallen zal de Commissie sneller een uitspraak doen. Indien nodig zal de Commissie een versnelde procedure volgen. De uitspraken van de Geschillencommissie zijn bindend voor zowel de ouders en oudercommissies als de aangesloten kinderopvangorganisatie. Jaarrapportage klachtenafhandeling De bij Kindercath ingediende klachten worden geregistreerd middels een intern klachtenformulier. De klager wordt binnen de in het reglement genoemde termijn van maximaal 2x2 weken geïnformeerd over de wijze waarop Kindercath de klacht zal behandelen of heeft afgehandeld. In een jaarlijkse rapportage worden deze schriftelijk geregistreerde klachten opgenomen onder bij Kindercath ingediende klachten. Kindercath

4 Reglement Interne Klachtenprocedure Kindercath Artikel 1 Begripsomschrijving 1.1 De Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen is een klachtencommissie voor kinderopvang. Zij werkt voor aangesloten organisaties van kinderdagverblijven, peuterspeelzalen, buitenschoolse opvang en gastouderbureaus. Zij kan worden ingeschakeld door klanten van aangesloten organisaties. 1.2 Kindercath: de bij de Geschillencommissie aangesloten rechtspersoon die in organisatorisch verband een voorziening in stand houdt om regelmatig opvang te bieden aan kinderen in de leeftijd van 0 t/m einde basisschoolleeftijd in de vorm van een gastouderbureau. 1.3 Directie: de personen die eindverantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de kinderopvang door en leiding geven aan Kindercath. 1.4 Medewerker: iedere persoon die, zowel door een dienstverband als op andere wijze verbonden aan Kindercath, diensten verleent onder verantwoordelijkheid van Kindercath. Bij behandeling van een klacht wordt uiteindelijk Kindercath als aangeklaagde partij beschouwd, niet de individuele medewerker. 1.5 Geledingen: de lagen binnen Kindercath waar een klacht ingediend kan worden. Er worden twee geledingen onderkent binnen Kindercath, van hoog naar laag: directie en bemiddelingsmedewerkers. 1.6 Klant: een natuurlijk persoon (vraagouder of gastouder), die gebruik maakt, wenst te maken of gebruik heeft gemaakt van de diensten van Kindercath; een zakelijk persoon (bedrijf of organisatie) die in het kader van bedrijfsgerichte kinderopvang gebruik maakt, wenst te maken of gebruik heeft gemaakt van de diensten van Kindercath. 1.7 Klager: een persoon of een groep van personen, behorende tot de klanten van Kindercath, die een klacht voorlegt of voorgelegd wil zien aan Kindercath. 1.8 Klacht: schriftelijk of mondelinge uiting van ongenoegen van een klant wat betreft de dienstverlening of een medewerker van Kindercath. Het ongenoegen dient betrekking te hebben op handelingen en beslissingen, of het nalaten daarvan, van Kindercath in een zaak waarin de klager een belang heeft. De klacht kan betrekking hebben op alle aspecten van de dienstverlening, de medewerkers van Kindercath of hun werkzaamheden. Artikel 2 Indienen van een klacht 2.1 Het recht tot indienen van een klacht komt toe aan: de klant (vraagouders, gastouders, bedrijven, organisaties, enz.); zijn of haar wettelijke vertegenwoordiger; zijn of haar nabestaanden; natuurlijke personen die door de klant zijn gemachtigd. 2.2 De klager is te allen tijde gerechtigd de klacht in te trekken. 2.3 Bij intrekking van de klacht door de klager is de directie bevoegd onderzoek te doen naar de klacht. De klager wordt hiervan in kennis gesteld. 2.4 De klager is gerechtigd de klacht binnen Kindercath in te dienen bij elke door hem of haar gewenste geleding van Kindercath en/of bij de externe klachtencommissie, de Geschillencommissie. Aanbevelingen voor de geschiktste geleding bij een bepaalde klacht worden gegeven in de navolgende subparagrafen. A. Bij de bemiddelingsmedewerkers in te dienen klachten betreffen: de dienstverlening van Kindercath; de werkzaamheden van de medewerkers van Kindercath. Kindercath

5 B. Bij de directie in te dienen klachten betreffen: klachten die niet naar tevredenheid zijn afgehandeld door bemiddelingsmedewerkers; het functioneren van medewerkers (waaronder ook leidinggevenden); procedures; aanname- en plaatsingsbeleid; financiële zaken; algemeen beleid. Artikel 3 Behandeling van de klacht 3.1 De medewerker die de klacht in ontvangst neemt, is verantwoordelijk voor een (tijdige) reactie aan de klager, al dan niet na overleg met een hogere geleding binnen Kindercath. Indien de reactie niet bevredigend is, kan de klager zijn klacht vervolgens indienen bij een hogere geleding en/of bij de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen. Bovengenoemde medewerker maakt klager hierop attent. 3.2 Een schriftelijke klacht bevat een beschrijving van de klacht, de reden waarom de zaak als klacht wordt ervaren en het doel wat de klager met het indienen van de klacht wil bereiken evenals wat er reeds is ondernomen om tot een oplossing van een klacht te komen. 3.3 De medewerker die de klacht in ontvangst neemt vraagt in alle gevallen nadrukkelijk of de klager de klacht al met betrokken medewerker of diens leidinggevende, wanneer het gaat om het gedrag van een medewerker, heeft besproken. De medewerker stelt de klager op diens verzoek in de gelegenheid om een dergelijke bespreking eerst te voeren en houdt de klacht aan tot de uitkomst van die bespreking bekend is. De medewerker maakt van de klacht en de afhandeling of aanhouding een korte schriftelijke rapportage t.b.v. Kindercath. 3.4 De termijn voor het geven van een reactie op een klacht is ten hoogste twee weken. Indien de klacht vervolgens ingediend wordt bij een hogere geleding, geldt hiervoor opnieuw een termijn van ten hoogste twee weken. De maximale termijn bij de doorlopen van alle twee geledingen bedraagt daarmee 2x2 weken. Kindercath draagt zorg voor de inachtneming van genoemde termijnen. Zolang de klager de klacht niet bij een hogere geleding heeft ingediend, is er in feite geen klacht. De twee weken tijd die Kindercath heeft per geleding, gaat in bij het wederom indienen van de klacht. De maximale tijd van 4 weken kan dus over meer tijd verspreid worden, afhankelijk van de snelheid van reageren van de klager. De medewerker die de klacht in ontvangst neemt, informeert de klager op dit punt. 3.5 Indien de klacht betrekking heeft op een medewerker, de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld en door de klager bij een hogere geleding is ingediend, wordt de beklaagde medewerker door de hogere geleding in de gelegenheid gesteld mondeling en/of schriftelijk haar/zijn standpunt toe te lichten. 3.6 Indien de klacht betrekking heeft op een medewerker, de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld en door de klager bij een hogere geleding is ingediend, worden klager en beklaagde in de gelegenheid gesteld hun argumenten naar voren te brengen en toe te lichten in elkaars aanwezigheid, tenzij het nodig wordt geacht partijen afzonderlijk te horen, of indien één van de partijen hierom verzoekt. Indien tot afzonderlijk horen van klager en beklaagde wordt overgegaan, zal alleen die informatie bij de overwegingen worden betrokken waarop de wederpartij gelegenheid heeft gehad te reageren. 3.7 De klager kan te allen tijde zijn of haar klacht voorleggen aan de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen. Kindercath attendeert klager op de mogelijkheid de klacht bij de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen in te dienen en stelt hem of haar een klachtformulier en reglement ter beschikking. Kindercath attendeert klager op externe instanties, waar hij of zij eventueel ondersteuning kan krijgen bij het op schrift stellen van de klacht. Kindercath

6 Artikel 4 Bijstand Partijen kunnen zich laten bijstaan, of doen vertegenwoordigen, door een door hem of haar aan te wijzen persoon. Artikel 5 Het inwinnen van inlichtingen 5.1 Kindercath kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij klager, alsmede bij derden. Voor het inwinnen van informatie bij derden is schriftelijk toestemming nodig van betrokkene(n) voor zover het hun privacy betreft. 5.2 Van het inwinnen van informatie wordt schriftelijk aantekening gehouden door Kindercath. Deze aantekening bevat datum, inhoud en eventueel bron van de verkregen informatie. 5.3 Kindercath is verplicht alle bescheiden en/of informatie, betrekking hebben op de klacht, vertrouwelijk te behandelen en geheimhouding te verzekeren t.a.v. de bij de behandeling van de klacht betrokken personen, indien dit gevraagd wordt door degene(n) van wie deze bescheiden en/of informatie afkomstig (zijn) is. Artikel 6 Inzagerecht Klager en, indien de klacht betrekking heeft op een persoon, beklaagde worden in de gelegenheid gesteld alle op de klacht betrekking hebben stukken in te zien. Stukken die door één der partijen worden ingediend onder de conditie dat de andere partij hierin geen inzagerecht heeft, worden niet in behandeling genomen en spelen bij de uiteindelijke oordeelsvorming geen rol. Artikel 7 Beslissing Kindercath stelt klager binnen twee weken na indiening van de klacht mondeling en/of schriftelijk en met redenen omkleed in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht. Kindercath deelt klager mede of, en zo ja welke maatregelen zij zal nemen naar aanleiding van de klacht. Artikel 8 Bezwaar Indien de klager of de aangeklaagde bezwaar heeft tegen de wijze waarop het onderzoek naar de klacht is verricht en/of het advies, moet hem gewezen worden op de mogelijkheid zich te wenden tot hem bij wetten toegekende instanties. Artikel 9 Verslaglegging Kindercath zorgt voor de registratie van de ontvangen klachten en van de gedane uitspraken. Zonder vermelding van persoonsnamen wordt in ieder geval vastgelegd: De aarde van de klacht; De genomen beslissing ten aanzien van het advies; De motivering daarvan. Artikel 10 Geheimhouding Een ieder is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle de partijen betreffende gegevens en informatie die hem of haar ter kennis zijn gesteld. Dit geldt voor gegevens waarvan hij of zij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Kindercath

7 Artikel 11 Bekendmaking klachtenregeling Kindercath brengt de klachtenregeling op passende wijze onder de aandacht van haar klanten. Dit gebeurt door middel van bijvoorbeeld nieuwsbrieven, verkeer en vermelding op de website. Artikel 12 Vaststelling en wijziging reglement Dit reglement wordt vastgesteld door de directie van Kindercath. Wijziging zal plaatsvinden na overleg met de cliëntenvertegenwoordiging. Uitgesloten van wijziging worden het maximum aantal van 3 geledingen voor de klachtbehandeling en termijn van maximaal 2 weken per geleding. Artikel 13 Inwerkingtreding Het reglement treedt in werking op 1 januari Kindercath