REKENKAMERCOMMISSIE BUREN Aan de raad van de gemeente Buren Datum: 9 maart 2018 Betreft: Jaarverslag 2017 Geachte leden van de raad, Voor u ligt het jaarverslag 2017 van de rekenkamercommissie Buren (RKC). Met dit verslag leggen wij verantwoording af over onze werkzaamheden in 2017. De indeling van dit verslag is als volgt: 1 Inleiding 2 Wat hebben we gedaan? 3 Wat hebben we bereikt? 4 Overige activiteiten 5 Wat heeft het gekost? 1. Inleiding De RKC is een onafhankelijk orgaan van de gemeente Buren. Wij willen met onze rapporten en rekenkamerbrieven een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de besluitvorming van het lokale bestuur, aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en aan de versterking van de publieke verantwoording daarover. Dit doen we door onderzoek te doen naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. In de Gemeentewet is geregeld dat de RKC haar onderwerpen van onderzoek zelf bepaalt. Wanneer wij een onderwerp kiezen houden we rekening met de onderwerpsuggesties die door uw raad en de burgers zijn aangedragen. De resultaten van ons onderzoek publiceren we in een rapport of een rekenkamerbrief die wij aan de gemeenteraad sturen. Hierin geven we niet alleen aan wat niet goed gaat, maar ook wat er wel goed gaat binnen de gemeente. En, wij doen aanbevelingen om de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beleid te verbeteren. Wij willen hierbij benadrukken dat wij geen afrekenkamer willen zijn. Wij willen met onze rapporten en rekenkamerbrieven uw raad extra handvatten bieden om uw kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. De RKC zendt de rapporten en de rekenkamerbrieven tevens ter informatie aan het college van Burgemeester en Wethouders en de betrokken afdelingen van de gemeentelijke organisatie. Onze rapporten en rekenkamerbrieven zijn te downloaden op de website van de gemeente Buren. Jaarverslag 2017 van de Rekenkamercommissie Buren 1.
1.1 Samenstelling Rekenkamercommissie De samenstelling van de RKC, die bestaat uit 3 externe leden, is in 2017 niet gewijzigd en is als volgt. Samenstelling RKC per 01.01.2017 Samenstelling RKC per 31.12.2017 Benoemd tot H.J.F.L. Meeuwsen MBA AC (voorzitter) H.J.F.L. Meeuwsen MBA AC (voorzitter) 1 juni 2023 drs. P.J.J. Bremmer drs. P.J.J. Bremmer 1 april 2019 R.F.J. Spelier MSc R.F.J. Spelier MSc 1 oktober 2021 In de raadsvergadering van 23 mei 2017 is besloten om de heer Meeuwsen te benoemen voor een nieuwe periode van 6 jaar als lid van de RKC in de functie van voorzitter. Verder is het de bedoeling om het voorzitterschap na 2,5 jaar te evalueren. Dan wordt beoordeeld of het voorzitterschap na 3 jaar dus per 1 juni 2020 kan worden overgedragen aan de heer Spelier. Vanuit de griffie wordt de RKC ondersteund door de heer W. van Beem. 2. Wat hebben we gedaan? Zoals de Gemeentewet voorschrijft leggen wij met dit jaarverslag vóór 1 april 2018 verantwoording aan u af over onze werkzaamheden in 2017. In dit onderdeel geven wij u een overzicht waaraan wij in 2017 hebben gewerkt. 2.1 Jaarverslag 2016 De RKC heeft in haar jaarverslag een overzicht gegeven van de activiteiten in 2016. In 2016 heeft de RKC de volgende documenten aangeboden aan de gemeenteraad: 1. Jaarverslag 2015 2. Rapport Quick scan Personeelsbeleid Buren 3. Rapport Quick scan Informatieveiligheid. Tevens is in het Jaarverslag 2016 ingegaan op het Jaarplan 2017. Het Jaarplan is tot stand gekomen na gehouden gesprekken met de raadsfracties waarin onderzoeksuggesties zijn besproken. Verder hebben wij vastgesteld dat de raad en het college van B. en W. meer aandacht hebben voor de borging van de afwikkeling van onze aanbevelingen. Zo bespreekt de RKC tijdens de procedure bestuurlijk hoor- en wederhoor met het college van B. en W. de onderzoeksresultaten en de aanbevelingen. Dit met als doel de conclusies en aanbevelingen goed te duiden opdat de verbeterpunten beter kunnen worden geborgd. Verder heeft de RKC 1 keer per jaar een afstemmingsoverleg met het MT. 2.2 Uitgevoerd onderzoek in 2017 2.2.1 Rekenkamerbrief Programmabegroting 2017-2020 De RKC vindt dat de gemeente Buren met de volledig digitale begroting een grote stap voorwaarts heeft gezet. De programmabegroting 2017 2020 is een modern en digitaal vormgegeven product. De doorontwikkeling biedt veel potentie. Het vormt daarmee een groeimodel. De opzet en structuur van de Programmabegroting is fundamenteel herzien. Volgens goed gebruik wordt in de begroting onderscheid gemaakt in bestaand beleid en nieuw beleid. Met de programmabegroting 2017 2020 is de keuze gemaakt om op de website van de gemeente Buren het bestaande beleid van de gemeente toe te lichten. Door deze insteek ligt het accent in de Programmabegroting meer nog dan voorheen op nieuw beleid. Deze aanpak moet leiden tot een beter en actueel inzicht in het beleid van de gemeente Buren en het realiseren van de vastgestelde doelen. Juist deze aanpak bij de opmaak van de programmabegroting leidt tot een efficiëncywinst. Jaarverslag 2017 van de Rekenkamercommissie Buren 2.
Hoewel de opmaak en uitstraling van de begroting is verbeterd, blijft het de vraag of de gewijzigde opzet ertoe leidt dat raadsleden en andere belangstellenden de begroting beter kunnen lezen en beter kunnen begrijpen. Op verzoek van het college van B. en W. heeft de RKC de begroting beoordeeld. De opmerkingen / aanbevelingen van de RKC gaan met name over de toegankelijkheid, begrijpbaarheid en eenvoud en niet over de inhoudelijke juistheid. Al werkendeweg moeten de opmerkingen leiden tot verdere verbeteringen. Het is uiteindelijk de bedoeling om te komen tot een begroting die zo optimaal mogelijk bijdraagt aan de transparantie die de huidige samenleving van ons verlangt. Het college van B. en W. heeft gereageerd op de aanbevelingen van de RKC in de raadsinformatiebrief van 22 maart 2017, nummer RI/17/03004/Z16-41939. De brief is behandeld in de vergadering van de Kwaliteitscommissie van 11 april 2017. De RKC heeft zich voorgenomen een rekenkamerbrief op te stellen over de Programmabegroting 2018 2021 en om dan te toetsen hoever de aanbevelingen zijn gevorderd. 2.2.2 Rekenkamerbrief Prestatieafspraken in vervolg op de Woonvisie De rekenkamerbrief handelt over de prestatieafspraken (2017) die de gezamenlijke partijen (Gemeente, Stichting Woningbeheer Betuwe en Huurdersvereniging Lingewaarden, KleurrijkWonen en Bewonersraad Tiel en Buren) maakten over de bijdrage aan volkshuisvesting in de gemeente Buren. Deze prestatieafspraken zijn gemaakt binnen de woonvisie 2014-2020, zoals door de raad is vastgesteld op 25 februari 2014. De rekenkamerbrief is gemaakt naar aanleiding van de gesprekken met de raadsfracties eind 2016 over dit thema waarbij een advies van de RKC mogelijk van toegevoegde waarde werd geacht. Deze rekenkamerbrief is ook geschreven omdat 2017 het eerste jaar is van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gezamenlijke partijen voor de periode 2017-2021 en omdat 2017 het eerste jaar is waarvoor de prestatieafspraken in dit kader zijn gemaakt. In de in december 2016 getekende samenwerkingsovereenkomst is tevens aangegeven dat een jaarlijkse evaluatie zal plaatsvinden. De RKC wil met deze rekenkamerbrief een bijdrage leveren aan de evaluatie van de prestatieafspraken 2017 en de samenwerkingsovereenkomst 2017-2021, en daarmee aan (de rol van de raad bij) de totstandkoming en inhoud van de prestatieafspraken 2018. De raad heeft in zijn vergadering van 19 september 2017 de rekenkamerbrief behandeld. Besloten is de aanbevelingen van de RKC voor kennisgeving aan te nemen waarna geamendeerd een gewijzigd besluit is genomen. 2.2.3 Rapport Onderzoek Sociaal domein: Indicatoren in beeld De gemeente Buren staat sinds 1 januari 2015 voor de opgave om met minder middelen dan voorheen uitvoering te geven aan de zorg en ondersteuning op de beleidsterreinen Wmo, Jeugdwet en Participatiewet. Om te achterhalen of de uitvoering van deze nieuwe gemeentelijke taken in het sociaal domein efficiënt en effectief en overeenkomstig het door de gemeente gestelde beleid verloopt, heeft de gemeenteraad behoefte aan goede stuurinformatie. Om te kunnen sturen is informatie nodig over de voortgang. Door gebruik te maken van figuren en tabellen, eventueel samengevat in dashboards, kan de sturingsinformatie overzichtelijk worden weergegeven. Omdat de noodzakelijke indicatoren voor goede sturingsinformatie ontbreken heeft de RKC voor deze taakvelden een set indicatoren ontwikkeld. Vervolgens zal via een stappenplan (toe)gewerkt moeten worden naar een operationele monitor. De raad heeft in zijn vergadering van 30 januari 2018 het rapport behandeld en besloten de aanbevelingen van de RKC over te nemen. 2.2.4 Overige onderzoeksactiviteiten Overeenkomstig het Jaarplan 2017 is de RKC in de loop van het jaar gestart met een onderzoek naar de inkoopfunctie van de gemeente Buren. De RKC wil met dit onderzoek de raad inzicht geven op welke wijze het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Buren is vormgegeven en of de uitvoering daarvan doeltreffend, doelmatig en rechtmatig is. Jaarverslag 2017 van de Rekenkamercommissie Buren 3.
2.3. Jaarplan 2018 De RKC heeft in verband met de komende raadsverkiezingen besloten om het Jaarplan 2018 in het 2 e kwartaal 2018 uit te brengen. De RKC vindt het belangrijk om met de nieuwe raadsfracties introductiegesprekken te voeren en onderzoeksonderwerpen uit te wisselen voordat het Jaarplan 2018 definitief wordt vastgesteld. 3. Wat hebben we bereikt? De RKC heeft in de afgelopen jaren rapporten en rekenkamerbrieven over diverse onderwerpen uitgebracht. Deze rapporten zijn te raadplegen op de website van de gemeente Buren. ibabsonline Overzicht - Gemeente Buren Monitoring aanbevelingen eerder onderzoek. De RKC vindt het belangrijk kennis te nemen van wat er is gedaan met de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken. Om die reden is dit een vast onderwerp in ons Jaarverslag. Verder doen wij met enige regelmaat een evaluatieonderzoek. Wij hebben in ons Jaarverslag 2016 geschreven dat de borging en de afwikkeling van onze aanbevelingen meer aandacht krijgen bij de raad en het college van B. en W. Zo is eerder met het college van B. en W. afgesproken dat de verantwoordingsinformatie in de documenten van de planning- en controlcyclus wordt verstrekt. Tijdens de procedure bestuurlijk hoor- en wederhoor bespreekt de RKC met het college van B. en W. de onderzoeksresultaten en de aanbevelingen. Dit met als doel de conclusies en aanbevelingen goed te duiden opdat de verbeterpunten beter worden geborgd. Tijdens ons jaarlijkse afstemmingsoverleg met de raad is de monitoring een vast agendapunt. Tevens probeert de RKC de raadsvergaderingen bij te wonen waarin de rapporten van de RKC worden behandeld. 4. Overige activiteiten a. Communicatie De RKC heeft een deelpagina op de website van de gemeente Buren. De pagina geeft algemene informatie over de rekenkamercommissie Buren, de rol en de functie. Daarnaast geeft de pagina een overzicht van de verschillende publicaties van de RKC tot nu toe. De publicaties kunnen worden gedownload. De RKC investeert tijd in goede communicatie. Daarover zijn afspraken gemaakt met de griffie. De RKC wil de doelgroepen raad, organisatie en burgers beter en met regelmaat informeren over de werkzaamheden van de RKC en de kwaliteit van het bestuur. In 2017 heeft de RKC gecommuniceerd met deze doelgroepen om informatie, verwachtingen en of resultaten uit te wisselen. Dat is o.a. gedaan via: de informatiebijeenkomsten om de bevindingen, conclusies en aanbevelingen in de onderzoeksrapporten door te spreken - als onderdeel van de besluitvormingsfase van de raad gesprekken met de raadsfracties o.a. over onderzoeksuggesties jaarlijks een gesprek met het MT over het onderzoekswerk van de RKC. De voorzitter is agendalid van de Kwaliteitscommissie Buren. De leden van de RKC ontvangen de vergaderstukken van de Kwaliteitscommissie. Daarmee wordt bereikt dat er tijdig en voldoende afstemming kan plaatsvinden over de verschillende onderzoeken die worden gedaan. De voorzitter heeft met de burgemeester de afspraak gemaakt met enige regelmaat bij te praten over de werkzaamheden van de RKC. Jaarverslag 2017 van de Rekenkamercommissie Buren 4.
b. Overig Papierloos vergaderen De RKC heeft in de verslagperiode 9 maal papierloos vergaderd. De vergaderstukken voor de RKC worden via ibabs verspreid. De RKC heeft verder op 15 april 2016 deelgenomen aan het Jaarcongres van de NVRR. Inzet personele capaciteit De ambtelijk secretaris zorgt voor de ondersteuning van de RKC. De kwaliteit van de RKC kan alleen op niveau blijven wanneer de commissie voldoende is geoutilleerd. Sinds 2012 heeft de RKC voor haar werkzaamheden een budget van 39.000. Dit budget komt overeen met 1 per inwoner vermeerderd met de vaste kosten van de ambtelijke ondersteuning van 14.000 welk bedrag is verschuldigd aan de gemeente. 5. Wat heeft het gekost? De uitgaven in 2017 zijn - in meerjarig perspectief - als volgt: Omschrijving kosten 2015 2016 Begroting 2017 2017 Presentiegelden en reiskosten externe leden 13.972 12.421 10.000 11.986 Verrekening ambtelijke ondersteuning 14.000 14.000 14.000 14.000 Onderzoekskosten door derden 12.026 11.500 14.000 13.000 Overige kosten (contributie, NVRR en studiebijeenkomsten) 745 1.124 1.000 760 Uitgaven Totaal 40.733 39.045 39.746 Budget 39.000 39.000 39.000 39.000 Overschrijding 1.733 45 746 Terug naar gemeentekas Het budget is in 2017 met 746 overschreden. Het tekort komt ten laste van de exploitatie van de gemeente. De Rekenkamercommissie, H.J.F.L. Meeuwsen MBA AC, voorzitter Drs. P.J.J. Bremmer R.F.J. Spelier MSc W. van Beem De missie van de rekenkamercommissie BUREN De rekenkamercommissie Buren wil door middel van haar werkzaamheden bijdragen aan de kwaliteit van het lokale bestuur in de gemeente Buren, aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en aan de versterking van de publieke verantwoording daarover. De rekenkamercommissie is een impuls en versterking voor de controlerende rol van de gemeenteraad. Doel rekenkamercommissie Buren De rekenkamercommissie Buren wil bijdragen aan het toetsen en verbeteren van: 1. de doelmatigheid van beleid, van het beheer en de organisatie; 2. de doeltreffendheid van beleid, van het beheer en de organisatie; 3. de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. De rekenkamercommissie Buren kan rechtmatigheidaspecten in haar onderzoeken betrekken en zal dit doen als dat wenselijk is met het oog op een evenwichtige oordeelsvorming. De rekenkamercommissie Buren besteedt tevens aandacht aan de randvoorwaarden voor goed bestuur, zoals integriteit, democratische besluitvorming en publieke verantwoording. Jaarverslag 2017 van de Rekenkamercommissie Buren 5.