Aanwezig bestuur: Jan Jansen, René te Lintum, John Michielsen, Christian Willemsen en Debbie Sprakel. Aanwezige leden, excl. Bestuur: 29 leden waarvan de namen geregistreerd zijn op de presentielijst. Afwezige leden met kennisgeving: Chris Jansen, Mark Meijer, Ton Spoor NOTULEN 1. Opening Jan opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 2. Vaststellen van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Goedkeuren notulen ALV 2 november 2016 De notulen van de vorige ALV zijn doorgenomen en goedgekeurd. De actiepunten worden besproken: - inventariseren compact competitie spelen regio: De leden zijn geen voorstander van compact spelen, dus dit wordt niet ingevoerd. Bij uitwedstrijden staat bij de uitnodiging vermeld, indien er compact gespeeld wordt. - machtiging afgeven voor automatische incasso: Er is een mailing uitgegaan en het vordert gestaag. - aanpak no show bardienst: De BOC heeft aantal punten geïnventariseerd. Het bestuur en de BOC zijn hier mee bezig. - lijst maken voor leenpasjes: Het aantal wanbetalers is gedaald, lijst hoeft niet te worden aangelegd. - nader onderzoek Padelbanen: John komt hier straks op terug. - keuken beter benutten: BAH is geïntroduceerd (tijdens de competitie worden maaltijden aangeboden). - oudere jeugd behouden: John heeft nieuw jeugdbeleidsplan geschreven. Hierin staat wat we hebben, kunnen en willen bij TCC. Na de ALV is er gelegenheid om hierover te praten in de bestuurskamer. - opzetten 06-poule hand- en spandiensten: Is opgezet en dit loopt. - bewegwijzer TCC: Het bestuur is bezig om te kijken hoe dit kan worden verbeterd. 4. Mededelingen en Ingekomen stukken Mededelingen: - status padel: er zijn twee artikelen op de website geplaatst; TCC gaat op basis van ontvangen offertes met twee leveranciers verder praten; er zijn twee grondwerkers lang geweest (om te praten over afvoer van grond); er is een maquette gemaakt (deze staat in t clubhuis); op de site is gevraagd wie er geïnteresseerd is om een keer padel te spelen; pagina 1 van 4
de voorzitter van TV Neede heet ons van harte welkom om daar een keer op proef padel te komen spelen. Martijn heeft dit gedaan en vond het een leuke ervaring, maar het is wel heel anders dan tennis; subsidie van de gemeente is definitief toegekend; René is bezig met Rabobank voor een extra subsidie; er komt een extra ALV met informatie over padel en er zal dan gestemd worden. - leden hebben een enquête over TCC via de mail gehad: over het algemeen is men zeer tevreden over TCC, wij scoren vrij hoog; we zijn onvoldoende herkenbaar; we scoren minder goed bij de opvang van nieuwe leden. We hebben geprobeerd om hier wat aan te doen door de nieuwe leden uit te genodigen voor een introductieavond. Slechts 6 nieuwe leden zijn hierop afgekomen. Het blijft een punt van aandacht. Nieuwe leden krijgen informatie toegestuurd van de ledenadministratie (voor de momenteel lopende 2 maandenactie zijn ook informatie pakketten). Als mensen opzeggen wordt er gevraagd naar de reden, meestal is dit door blessure of verhuizing; aanpak jeugdbeleid, dit kan na de vergadering besproken worden in de bestuurskamer; het model zoals wij hebben (werken met vrijwilligers) staat erg onder druk. Ingekomen stukken: - geen. 5. Speerpunten bestuur 2016 - ledenbehoud en ledenwerving: meerdere activiteiten ondernomen zoals bijwonen van KNLTB bijeenkomsten; aanmeldingen voor school en wijktennis; maak kennis met tennis; - procesoptimalisatie: ledenadministratie is opgeschoond en op orde; communicatiestromen zijn verbeterd; betalingsverkeer is verbeterd; - nieuwe banen: omgezet naar padelcommissie (aangezien de banen nog niet vervangen hoeven te worden). 6. Financieel jaarverslag 2016, begroting en investering 2017 René te Lintum vertelt aan de hand van sheets iets over de financiële situatie, zie bijlage I. De cijfers zullen op de website worden gezet, zodat ze zichtbaar zijn voor de leden (na inloggen). René stuurt ze naar de redactiecommissie. 7. Verslag van de kascommissie De kascommissie bestaat uit Paul van Egmond en Bart Dekker. Zij geven complimenten aan René dat alles keurig op orde is. Goed inzicht in financiële situatie. Bart gaat uit de kascommissie. Chris Klomps volgt hem op. 8. Bestuursamenstelling Christian Willemsen gaat uit het bestuur en wordt bedankt voor zijn jarenlange inzet. Hij blijft nog wel deel uitmaken van de ICT commissie. Er wordt aan de ALV gevraagd of iedereen akkoord gaat dat Claudine Breekpot haar zitting zal nemen in het bestuur. De ALV is akkoord en hiermee is Claudine benoemd tot bestuurslid. pagina 2 van 4
9. Wijziging huishoudelijk reglement Kopje alcoholmisbruik zal worden toegevoegd aan het huishoudelijk reglement met de volgende tekst: Het bestuur van de TC Colmschate vindt het wenselijk en voelt zich gehouden alle leden en verdere gebruikers van de kantine en Horeca faciliteiten van de TC Colmschate van het volgende feit kennis te laten nemen; Voor alle KNLTB leden is een collectieve ongevallen verzekering afgesloten. In dit geval loopt de verzekering bij Henfield Assuradeuren. Artikel 4 behelst de uitsluitingen waarvan in punt 4.07 Het gebruik van Alcohol en bedwelmende middelen genoemd wordt. Niet verzekerd zijn de ongevallen; - Ontstaan door of mogelijk geworden doordat verzekerde onder invloed verkeerde van alcoholische drank, tenzij wordt aangetoond dat verzekerde ten tijde van het ongeval minder dan 0,8 %0 (promille) alcohol in zijn bloed had. - Ontstaan door of mogelijk geworden door het gebruik van of de verslaving aan bedwelmende, verdovende, opwekkende of soortgelijke middelen, waaronder begrepen soft- en harddrugs, tenzij het gebruik van deze middelen geschiedt op uitdrukkelijk,medisch voorschrift en verzekerde zich aan de gebruiksaanwijzingen heeft gehouden. Voor nadere informatie kan de NOC*NSF site geraadpleegd worden. De artikelen alcohol en wetgeving en feiten over alcohol verschaffen meer inzicht in de materie. Het mag van bestuur en leden cq kantine gebruikers worden verwacht op verantwoordelijke wijze met deze materie om te gaan Wij voeren geen beleid op alcoholmisbruik, maar willen dit wel in het huishoudelijk reglement opnemen. Iedereen gaat hiermee akkoord. Er wordt een link op de website geplaatst, zodat iedereen de test kan maken die achter de bar staat. 10. Rondvraag Jan: Marjolein den Otter is bevallen van een zoon Thomas. Fred: Assortiment drank: dit is in de BOC besproken. Er zijn wat producten uitgegaan die weinig verkocht werden. Er worden geen flesjes met speciale bieren meer verkocht (wel speciale bieren op de tap). Assortiment wordt jaarlijks n.a.v. het verbruik aangepast. Yvette: N.a.v. de evaluatie van het afgelopen toernooi is gebleken dat er problemen zijn met het plannen, omdat er om 19.00 uur nog lesbanen in gebruik zijn en de BOC liever niet wil dat er nog partijen na 22.00 uur gepland worden. In het verleden werd altijd met de trainers gekeken of lessen verplaatst konden worden of konden komen te vervallen tijdens het toernooi. Wel moet gelet worden of de trainers aan hun aantal lesweken per jaar komen. Agendapunt voor de komende bestuursvergadering. Ton: Er zijn klachten dat er om 19.00 uur door de week nog veel banen bezet zijn voor les. Trainingsschema op de site zetten, zodat het inzichtelijk is hoeveel banen bezet zijn. Komt op de site (overzicht lestijden, groepen etc.) Marian Tijdens toernooi niet te druk. Veel gehoord dat mensen liever het toernooi op zaterdag als finale dag hadden gezien, zodat het gezellig druk is en er misschien een feestelijke afsluiting bij aan kan komen. Marco Vaak plannen mensen andere dingen op zaterdagavond, komt het toernooi niet ten goede om zaterdag als finaledag te plannen. pagina 3 van 4
Yvette: Jan: Jan: NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING Zaterdag als laatste dag is lastig te plannen, omdat mensen met meerdere onderdelen meedoen, veel verhinderingen hebben etc. Voordeur is weer gemaakt, sleutel kan weer in het kluisje in invalidetoilet. Competitie begint: aanduiding TCC zichtbaar maken. Jan en John kunnen eens met de gemeente gaan praten. Informeren bij voetbalverenigingen of zij voor de bewegwijzerbordjes betalen. 11. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid, bijdragen en besluiten en sluit de vergadering. Voor akkoord: de dato : Voor akkoord: de dato: Jan Jansen Voorzitter Debbie Sprakel Secretaris Volgende ALV: 08-11-2017 actielijst - trainingsschema en groepen op site zetten Pleuni/John - bewegwijzing TCC beter zichtbaar Jan - aanpak no show bardienst Bestuur/BOC - toevoegen tekst alcoholmisbruik aan huishoudelijk reglement Debbie - baanbezetting tijdens toernooi Bestuur pagina 4 van 4
BIJLAGE I: Financiële situatie 2016 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING