De ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid 1. Identificatie Naam: Dienst: Telefoonnummer: E-mailadres: 2. Vrijwilligers en de eigen missie, visie en doelstellingen De uitdaging bestaat er in een kwaliteitsvol vrijwilligersbeleid te ontwikkelen dat aansluit bij de bestaansgrond van de organisatie. Wat is de eigen missie / visie en wat zijn de eigen doelstellingen? M.a.w. wat wil je bereiken, wat wil je uitdragen? Vb. kwalitatieve dienstverlening,... Wat is jullie visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk fenomeen? Hoe kunnen vrijwilligers bijdragen aan de missie, visie en doelstellingen? Vb. ondersteuning en hulp (= een meerwaarde) bij allerlei activiteiten, sociale contacten stimuleren, zinvolle en prettige dagbesteding bieden,... Voor welke concrete dienstverlening (binnen jullie dienst) kunnen vrijwilligers een meerwaarde betekenen? Vb. helpen bij kookactiviteiten, maaltijdbegeleiding, creatieve activiteiten begeleiden, vervoer, begeleiden van uitstappen, Wat is (zou) de taakomschrijving van de vrijwilligers (kunnen zijn)? Vb. gebruikers ondersteunen bij het uitvoeren van een activiteit, een aangename voor- of namiddag bieden waarin het contact en gezelligheid op de eerste plaats komen, Wat verwachten jullie van vrijwilligers? Vb. helpen bij het voorbereiden en opruimen van activiteiten, kunnen samenwerken met andere vrijwilligers / personeel, luiterbereidheid, inlevingsvermogen, zich houden aan gemaakte afspraken, 3. De organisatie van het vrijwilligerswerk Naast een visie op vrijwilligers moet een vrijwilligersbeleid een omschrijving bevatten van de concrete organisatie van het vrijwilligerswerk. 3.1. Werving van vrijwilligers Het belang van de keuzes betreffende de relatie tussen de bestaansgrond van de organisatie en het vrijwilligerswerk wordt duidelijk wanneer men vrijwilligers wenst aan te trekken. Deze vormen immers het uitgangspunt voor het wervingsplan Bestaat er vandaag een wervingsbeleid? Zo ja, hoe werven we vandaag vrijwilligers? 1
3.2. Selectie van vrijwilligers Onder selectie verstaan we de hele procedure vanaf de eerste aanmelding van de vrijwilliger tot de effectieve start van het vrijwilligerswerk. Wie selecteert vandaag de vrijwilligers? Indien niemand dit opneemt, zou je binnen je dienst hiervoor een persoon willen en kunnen aanduiden? Bestaat er een formele selectieprocedure? Zo ja, licht toe. Indien nee, heeft je dienst hier nood aan en waarom dan wel? Op basis van welke criteria worden vrijwilligers geselecteerd? Zijn deze formeel vastgelegd? 3.3. Introductie Nadat de selectie van de vrijwilliger is gebeurd, wordt deze op de desbetreffende dienst geïntroduceerd. De bedoeling van de introductie is om een wederzijdse kennismaking plaats te laten vinden tussen de vrijwilliger en de organisatie. Bestaat er een formele procedure voor de introductie van vrijwilligers? Indien nee, heeft je dienst hier nood aan? Vb. proefperiode met evaluatie, ondertekening vrijwilligersovereenkomst, toewijzing van een collega-vrijwilliger, introductievergadering, het takenpakket? de andere vrijwilligers? de organisatie in het algemeen? 3.4. Begeleiding Een organisatie kan keuzes maken die de individuele begeleiding ten goede komt: aanduiden van een aanspreekpunt voor elke vrijwilliger, de organisatie van overlegmomenten, de organisatie van voortgangsgesprekken, etc.. 2
Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilliger? Maakt dit deel uit van die persoon zijn/haar takenpakket? Worden er overlegmomenten met de vrijwilligers georganiseerd? Zo ja, om de hoeveel tijd? Indien nee, heeft je dienst hier nood aan? Vinden er voortgangsgesprekken plaats? Zo ja, om de hoeveel tijd? Indien nee, heeft je dienst hier nood aan? 3.5. Communicatie en informatie Om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen is het belangrijk informatie te verschaffen over de inhoud van de taken (taakinformatie), de koers en het werkplan van de organisatie (beleidsinformatie) en de resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen, etc. (motiverende informatie). Dit kan gebeuren tijdens werkvergaderingen, via een informatiebrochure, via een nieuwsbrief, via de website, etc.. Hoe worden de vrijwilligers geïnformeerd over de uit te voeren taken? En zie je op dit vlak voor de vrijwilligers binnen jouw dienst kansen in de toekomst? Vb. door werkvergaderingen, informatiebrochures, nieuwsbrief, website, Hoe worden de vrijwilligers geïnformeerd over het beleid? En zie je op dit vlak voor de vrijwilligers binnen jouw dienst kansen in de toekomst? Hoe probeert men de vrijwilligers te motiveren? En zie je op dit vlak voor de vrijwilligers binnen jouw dienst kansen in de toekomst? 3.6. Inspraak Met inspraak wordt de manier bedoeld waarop een vrijwilliger zijn mening kenbaar kan maken. Het spreekt voor zich dat dit een positief effect heeft op diens betrokkenheid. Tegelijkertijd biedt het de organisatie ook de kans om te leren van de ervaringen van de vrijwilliger. Via welke kanalen kan een vrijwillger zijn mening kenbaar maken? Vb. overlegmomenten, individueel voortgangsgesprek, groepsevaluatie, Zie je op dit vlak voor de vrijwilligers binnen jouw dienst kansen in de toekomst? 3
3.7. Vorming Onder vorming verstaan we het verder ontwikkelen van kennis en vaardigheden die specifiek verbonden zijn aan dat deelgebied waar de vrijwilliger zich mee bezig houdt. Met de vorming van vrijwilligers wordt getracht de kwaliteit van hun werking te verbeteren of de professionaliteit binnen de organisatie te verhogen. Tevens geeft vorming de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt dit bij tot hun gevoel van welbevinden en waardering. Werden er in het verleden al vormingen georganiseerd voor vrijwilligers? Zo ja, welke? Welke vormingen staan er dit jaar op het programma? Hoeveel vormingen worden er jaarlijks gemiddeld georganiseerd? Wie is verantwoordelijk voor de organisatie van de vormingen? Worden de vormingen geëvalueerd? Zo ja, door wie? 3.8. Waardering Vrijwilligers aantrekken is niet evident, hen behouden misschien nog moeilijker. Vaak denken we bij waardering aan een of andere vergoeding. In principe is vrijwilligerswerk onbezoldigd, maar zoals aangegeven bestaan er manieren om de inzet van vrijwilligers te vergoeden. Bij waardering gaat het echter om veel meer. Hoe wordt de inzet van vrijwilligers gewaardeerd? Vb. attentie tijdens de feestdagen, aandacht voor de verjaardag van de vrijwilliger, bijeenkomsten, Zie je op dit vlak voor de vrijwilligers binnen jouw dienst kansen in de toekomst? 3.9. Beëindiging van het engagement De samenwerkingsrelatie tussen de organisatie en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de organisatie als door de vrijwilliger. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de overeenkomst te verbreken, is het voor de organisatie van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Een exitgesprek of een exitvragenlijst is steeds aan te raden. Bestaat er een formele procedure voor het beëindigen van de samenwerking? Zo ja, welke? Indien nee, heeft jullie dienst hier nood aan? 4
Is er een exitgesprek of een exitvragenlijst voorzien? Indien nee, heeft jullie dienst hier nood aan? Wordt de vrijwilliger op de een of andere manier bedankt voor zijn inzet? Indien nee, heeft jullie dienst hier nood aan? 5