Verslag Onderwerp : GR Bestuur Datum : 10 september 2018 Aanwezigen : Inge Zweerts de Jong gemeente Wassenaar - namens de H5 Piet Vreugdenhil gemeente Westland namens H4 Kavita Parbhudayal gemeente Den Haag namens H1 Bart van Eijck secretaris bestuur / directeur Inkoopbureau Mirjam Bril - notulist Op uitnodiging Afwezigen : : Iwan Bean vertegenwoordiger DO H10 Ismael el Barzouhi (agendapunt 4 en 5) Ed Botticher (agendapunt 7) 1. Opening, agenda vaststellen en mededelingen Bart opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij neemt tot de vaststelling van de taakverdeling de rol van het voorzitterschap waar. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 2. Verslag Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. Naar aanleiding van In het verslag wordt vermeld dat de rapportage van de analyse over de kostenstijgingen met het bestuur niet inhoudelijk wordt gedeeld. Er wordt gerapporteerd over het proces en de voortgang van de te nemen maatregelen. Om het voor eenieder zuiver te houden, informeert de directeur van het Inkoopbureau de leden van het DO. En vanuit die ambtelijke lijn kunnen de wethouders geïnformeerd worden. 3. Taakverdeling bestuursleden In de Gemeenschappelijke Regeling staat beschreven hoe de samenstelling van het bestuur eruit ziet. In dit kader dient er alleen een voorzitter te worden aangewezen vanuit het bestuur. Het advies van het vorige bestuur is om de voorzitter van het Bestuurlijk Overleg Jeugd niet ook voorzitter van het GR Bestuur te laten worden. Dit om tot een meer duidelijke rolverdeling te komen tijdens een BOJ-overleg te komen. Voor ieder bestuurslid moet ook een plaatsvervanger benoemd worden door de colleges van de H1, H4 en H5. Ter vervanging van wethouder Parbhudayal namens de H1 is wethouder Van Alphen benoemd als vervanger. Ter vervanging van wethouder Vreugdenhil namens de H4 is wethouder Van der Pol benoemd als vervanger. Ter vervanging van wethouder Zweerts de Jong namens de H5 is het de intentie om wethouder De Ridder te benoemen. Dit is echter nog niet formeel geregeld. 1
Mevrouw Zweerts de Jong gaat binnen de H5 nog na of er bezwaar is om wethouder De Ridder als plaatsvervangend lid van het GR Bestuur. Mevrouw Zweerts de Jong koppelt dit terug aan de secretaris van het bestuur, de heer Van Eijck. Het bestuur wijst wethouder Piet Vreugdenhil aan als voorzitter van het GR Bestuur van het H10 Inkoopbureau. Wanneer de directeur van het Inkoopbureau verhinderd is, dan wordt hij vervangen door een lid van het Directeuren Overleg H10. In voorkomende gevallen wordt dit afgestemd met de voorzitter het GR Bestuur. Het bestuur heeft met de agenda de statuten zoals die op dit moment gelden ontvangen. Het betreft de statuten waarop een 2 e wijziging heeft plaatsgevonden en zijn in werking getreden op 21 oktober 2017. Wanneer de verlenging van de GR met 2 jaar formeel is geregeld, moeten deze statuten getoetst en wellicht aangepast worden. 4. Begrotingswijziging 2018, begroting 2019 Voor onderwerpen als begrotingen, jaarrekeningen en rapportages wordt Ismael el Barzouhi uitgenodigd om een toelichting te geven. Bij de begrotingswijziging 2018 en de begroting 2019 is een begeleidend schrijven gevoegd waarin o.a. de zienswijzen van de 10 gemeenten is opgenomen. Uit de zienswijzen kan worden opgemaakt dat enkele gemeenten verrast zijn dat het Inkoopbureau duurder wordt, maar tegelijkertijd wordt ook waargenomen dat er zaken positief aan het veranderen zijn met betrekking tot de uitgevoerde taken door het Inkoopbureau. Alle gemeenten hebben ingestemd met begrotingswijziging 2018 en de begroting 2019. Gemeente Leidschendam-Voorburg stemt ook in, maar heeft wel een voorbehoud gemaakt waar het gaat om het visietraject. Mevrouw Zweerts de Jong geeft aan dat de begroting 2019 gelijk is aan de begroting van 2018 voor de begrotingswijziging 2018. De vraag is in hoeverre de wijziging in de begroting 2018 wordt meegenomen in de begroting van 2019. In reactie hierop wordt aangegeven dat de begroting van 2018 uit structurele en incidentele kosten bestaat. De structurele kosten uit 2018 lopen door in 2019 en de incidentele kosten niet. Concreet betekent dit dat er voor 2018 ongeveer 6,5 ton extra betaald wordt, waarvan 4,5 ton incidentele kosten zijn. Voor 2019 komt er dus ongeveer 2 ton bij. Dit wekt de verwachting dat de structurele kosten voor de komende jaren gelijk blijven en de vraag is of dat juist is en wat is de aard van de 4,5 ton incidentele kosten en blijven die ook incidenteel. Er is goed gekeken naar wat is het takenpakket van het Inkoopbureau nu en wat is de flexibele invulling van het Inkoopbureau. De kosten van de flexibele invulling zijn aangemerkt als incidentele kosten. De taken die het Inkoopbureau nu uitvoert blijven en dat betekent dat de flexibele invulling eigenlijk met eigen personeel in dienst zou moeten worden ingevuld. Als de formatieplekken met vast personeel worden ingevuld, kan binnen deze begroting worden gewerkt. 2
De GR wordt met 2 jaar verlengd en de vraag is of het realistisch is om personeel te werven voor 2 jaar. De arbeidsmarkt is krap en het werk moet gedaan blijven worden. Wanneer de GR na 2 jaar overgaat in een andere constructie dan is het mogelijk om de arbeidsovereenkomsten over te nemen. Het beeld wat het bestuur heeft, is dat de kosten gelijk blijven en niet verder stijgen voor de komende 4 jaar terwijl er meer en meer gevraagd wordt van het contractmanagement. Het Inkoopbureau licht dit toe met als onderbouwing dat de huidige begroting is gebaseerd op het huidige takenpakket afgesproken in de DVO. Op dit moment wordt het Inkoopbureau overvraagd, maar wanneer de formatie met eigen personeel wordt ingevuld, ontstaat er financiële ruimte om zaken van te doen, die nu opgaat aan de opslag van de kosten voor externen. Aanvullend hierop wordt toegelicht dat er in de DVO is opgenomen dat wanneer er additionele vragen komen, er op projectbasis wordt gefinancierd door de opdracht gevende gemeenten. Tot slot merkt het bestuur nog op dat de begroting beleidsarm is waarbij er ook sprake is van risico s. Deze risico s staan echter buiten de GR maar zijn er in H10 regio verband. Het bestuur stelt de begrotingswijziging 2018 en de begroting 2019 vast. De heer Van Eijck gaat contact opnemen met de gemeente Leidschendam-Voorburg over het voorbehoud wat er gemaakt is bij de zienswijze. Het bestuur interpreteert het nu als dat de gemeente wel akkoord gaat met de begrotingswijziging 2018 en de begroting 2019. 5. 1 e financiële rapportage m.b.t. uitnutting begroting 2018 Naar aanleiding van de financiële rapportage over de uitnutting vraagt het bestuur om helderheid te geven over het verschil waardoor van een negatief resultaat toch een positief resultaat krijgen. Dit verschil heeft te maken met de begroting van het Programmateam aanbesteding Jeugdhulp 2020 2024. De begroting voor het Programmateam gaat nog via het Inkoopbureau lopen, maar het Inkoopbureau maakt nu al wel kosten voor het Programmateam. Een nadere duiding wordt prominenter in de toelichting opgenomen om duidelijk te maken dat het Inkoopbureau de betreffende middelen bevoorschotte, omdat er op het moment van aangaan van de verplichtingen er nog geen programma-begroting was vastgesteld. 6. Gunning aanbesteding De projectleider Ed Bötticher geeft aan dat de aanbesteding voor de verantwoordingsomgeving de vervanging betreft van Zorgned. Dit is het systeem wat gebruikt wordt voor het administratieve proces met de jeugdhulpaanbieder. De aanbesteding voor de vervanging van Initi8 loopt op dit moment ook, maar daarvoor komt hij later nog een keer terug bij het bestuur. De contracten lopen af op 31 december a.s. en de accountant heeft in 2017 aangegeven dat er aanbesteed moet worden. Daarnaast is het Inkoopbureau vanwege het ingezette verbetertraject de rechtmatigheid van de eigen inkoop te bestendigen. Het bestuur krijgt een toelichting op het gelopen proces, wie er bij betrokken zijn en vervolgens ook op het resultaat en het gunningsadvies. 3
Op de vraag van Iwan Bean of er ten aanzien van de flexibiliteit en de functionaliteit nog ruimte zit in het afsluiten van het contract wordt aangegeven dat in verband met de aanbesteding er niet afgeweken mag worden van het programma van eisen. Het bestuur besluit het gunningsadvies van de projectgroep over te nemen. 7. W.v.t.t.k. en rondvraag Frequentie en duur reguliere bestuursvergaderingen Het bestuur besluit de reguliere vergaderingen 4x per jaar te laten plaatsvinden en de duur van de vergaderingen wordt vastgesteld op 1,5 uur per vergadering. Voor 2018 wordt er nog 1 reguliere vergadering georganiseerd. Extra bestuursvergadering In verband met het vaststellen van de inkoopdocumenten 2020-2024 is het noodzakelijk om een extra bestuursvergadering te organiseren tussen 31 oktober en 2 november. Het bestuur stemt hiermee in. AVG Het memo met betrekking tot het proces rondom de AVG wordt ter kennisgeving aangenomen. Huisvesting De heer Van Eijck geeft aan dat het Inkoopbureau bij de gemeente Zoetermeer ruimte huurt. De ruimte die beschikbaar was, was geschikt om alle medewerkers een werkplek te bieden, er was beschikking over een vergaderruimte en de privacy die benodigd is, was geborgd. De gemeente Zoetermeer is overgegaan op het nieuwe werken. Dat betekent dat er fors minder werkplekken beschikbaar zijn, er geen eigen vergaderruimte beschikbaar is en de privacy tijdens telefoongesprekken niet meer geborgd is. Daarbij is de huurprijs fors gestegen. Alvorens over te gaan tot ondertekening van de nieuwe huurovereenkomst, heeft de heer Van Eijck eerst afgewacht hoe de nieuwe situatie in de praktijk uit zou pakken. De eerste ervaringen zijn dat het werk van met name de directeur niet goed meer is uit te voeren. De verwachting is dat de huur opgezegd gaat worden op het moment dat de nieuwe huurovereenkomst niet wordt ondertekent. De heer Van Eijck heeft de wens om in gesprek te gaan om te zoeken naar een locatie die past binnen de begroting. Het heeft de voorkeur om bij een gemeente in te huizen. Het bestuur vraagt om in kaart te brengen wat er nodig is en aan welke voorwaarden de huisvesting moet voldoen. Alles gaat wel in goed overleg met de gemeente Zoetermeer. Kennismaking Het bestuur heeft de wens om de medewerkers van het Inkoopbureau een keer te ontmoeten. De eerstvolgende reguliere vergadering wordt in Zoetermeer georganiseerd om dit te realiseren. 4
8. Sluiting Er zijn geen verdere zaken te bespreken. Hiermee wordt de vergadering gesloten. Voor akkoord d.d. Voor akkoord d.d. P.A. Vreugdenhil Voorzitter GR Bestuur H10 Inkoopbureau B.A. van Eijck secretaris GR Bestuur H10 Inkoopbureau 5