Verslag bijeenkomst Ouderraad 12 september 2017 Aanwezig: Barbara Bossier, Soet Descheemaeker, Hanni Devolder, Sandrino Devos, Annelies Lemiegre, Marie Maertens, Sophie Mechelaere, Kurt Meerschaert, Joke Pattyn, Tania Pattyn, Evelien Reynaert, Stijn Rozé, Lieselot Snoeck, Tine Vandaele, Nancy Vandamme, Tessa Vanlook, Annelore Verborg, Laurent Haes, Tom Van Hove, Ilse Casteleyn Verontschuldigd: Frederic Desmyter, Ann Fonteijne, Barbara Desmet, Tom Vandewalle 1. Verwelkoming en voorstelling nieuwe leden We heten iedereen van harte welkom. We mogen Sophie Mechelaere verwelkomen als nieuw lid van de ouderraad, zij heeft één kindje bij juf Annelies. 2. Goedkeuring verslag vorige vergadering en weergave financieel verslag - Verslag vorige vergadering Er wordt één opmerking gemaakt: de leden van het Dagelijks Bestuur en de Algemene Vergadering van Peuterleute werden niet correct weergegeven. Hierbij de juiste info: het Dagelijks Bestuur van Peuterleute bestaat uit: Ann-Sophie, Elke, voorzitter, secretaris en penningmeester. De Algemene vergadering bestaat uit het Dagelijks Bestuur, aangevuld met Bruno en Luc. Verder wordt het verslag goedgekeurd. - Financieel verslag De kapotte geluidsinstallatie werd vervangen. Hiervoor werd 1576,62 betaald. De welkomdag bracht 628,49 op. De afrekening van de brouwer gebeurde echter nog niet. Dus dit is nog niet het totale eindbedrag. Huidige stand van zaken: spaarrekening: 11 810,33 en zichtrekening: 2293,73 3. Actualisatie ledenlijst De ledenlijst wordt geactualiseerd.
4. Korte bespreking reglement van orde Naar aanleiding van de overstap van oudercomité naar ouderraad, wordt het verplicht een reglement van orde op te maken. Tom, Laurent en Ilse zijn hier momenteel mee bezig. In het reglement van orde wordt onder andere vermeld hoe de uitnodigingen worden verspreid, hoe de verslagen worden bekend gemaakt, Ook moet worden bepaald hoeveel leden de ouderraad maximum kan tellen. Momenteel telt de ouderraad 20 leden. Daarnaast sluiten de 3 leerkrachten en directeur ook aan bij de vergaderingen van de ouderraad, maar zij zijn geen officieel lid. We stellen voor het maximum aantal leden op 30 vast te leggen om de werkbaarheid van de ouderraad haalbaar te houden. Uiteraard kunnen steeds occasionele medewerkers (die zich vb. éénmalig inzetten voor een activiteit) aansluiten. Er wordt nog een brief meegegeven met alle ouders om de ouderraad bekend te maken en iedereen de mogelijkheid te geven aan te sluiten. In het reglement van orde moet ook de termijn worden bepaald waarin het bestuur wordt verkozen. We stellen voor dit om de 4 jaar te doen. Dit wordt goedgekeurd. Het reglement wordt verder afgewerkt en het voorstel wordt bij de uitnodiging van de volgende bijeenkomst gevoegd. Alle opmerkingen en aanvullingen zijn dan welkom. Eénmaal het reglement van orde definitief is, ondertekent elk lid van de ouderraad het document. 5. Evaluatie voorbije activiteiten - afscheid zesde leerjaar - welkomdag: fantastisch de werkgroep Welkomdag stond nu wel in voor het aanbod voor de leerlingen, maar moest ook de bar, drank, opzetten. Dit was een misverstand. In het verleden werd dit georganiseerd door de werkgroep Feestelijkheden (zie ook verder 6. Werkgroepen werkgroep Welkomdag). Peuterleute werd niet echt in de kijker gezet. Eigenlijk vinden we dit een taak voor Peuterleute (als aparte VZW) zelf. - eerste schooldag: mooi, aangenaam, leuke sfeer. Eén opmerking werd geuit door een ouder wat heeft dat gekost,? 6. Werkgroepen Welke werkgroepen zijn momenteel actief? - Werkgroep Kleuteractiviteit: deze werkgroep organiseert de kleuterfuif. Huidige leden: Lieselot, Joke, Evelien. Ook Tessa wenst graag aan te sluiten. Deze fuif werd reeds 1x georganiseerd in september 2016. Toen waren 98 kleuters (van de +/- 150-) aanwezig. De fuif was een succes. Aangezien de werkgroep kleuteractiviteit (enkel) de fuif organiseert, beslissen we om de naam van de werkgroep te wijzigen naar Kleuterfuif. Daarnaast wordt ook beslist om de kleuterfuif ook in 2017-2018 te organiseren. De werkgroep zal de datum bepalen.
- Werkgroep Schoolfuif lager: organisatie van de schoolfuif voor het lager. Huidige leden: Tine, Barbara Bossier, Barbara Desmet, Hanni en Annelore. Deze groep blijft bestaan en zal ook in het huidige schooljaar een schoolfuif organiseren. Deze wordt vastgelegd op 22/6/18. Opmerking: de vraag wordt gesteld waarom de werkgroep Kleuterfuif en Schoolfuif niet om te vormen naar één werkgroep? Dit idee wordt niet weerhouden. De twee werkgroepen blijven elk op zich bestaan. - Werkgroep Feestelijkheden: organisatie drankstand bij rapporten en hulp op de welkomdag. Huidig lid: Ilse. We beslissen in de toekomst geen drankstand meer te organiseren (levert te weinig op) en dus de werkgroep Feestelijkheden af te schaffen. Ilse wil wel graag verder meewerken met werkgroep Welkomdag (zie verder). - Werkgroep Voordracht: om de twee jaar wordt de voordracht georganiseerd. Huidige leden: Annelore, Annelies, Hanni, Tine, Barbara Bossier. Soet wenst in de toekomst ook aan te sluiten. De bedoeling van de voordracht wedstrijd is poëzie in leven houden onder alle leerlingen. Deze activiteit gaat telkens door in Den Tap. Aanvankelijk ging het om een echte wedstrijd, met finalisten. Maar er werden geregeld opmerkingen geuit over het wedstrijd-karakter waardoor later voor een ander opzet werd gekozen: alle leerlingen (kleuter en lager) kunnen op woensdag een zelf gekozen gedicht naar voor brengen voor een jury (medewerker bib, burgemeester,..). Johan Bonte (toneelregisseur) en Griet Soenens maakten hierna, met alle gedichten, een voordrachtspectacel, dat werd opgevoerd op de vrijdagavond. Gemiddeld schrijven een 40-tal leerlingen in. In het verleden werd nog geen inkomprijs gevraagd voor het spectacel op vrijdagavond. Dit kan in de toekomst wel worden gedaan. De werkgroep beslist hoe het concept in 2018 zal worden uitgewerkt en wanneer de activiteit doorgaat (mogelijks maart april 2018). - Werkgroep Quiz: Huidige leden: Kurt, Frederic en Stijn. Om de twee jaar wordt de quiz georganiseerd, in afwisseling met de voordracht. De volgende editie staat dus gepland in 2019. - Werkgroep Postkaarten: Huidige leden: Tine en Ilse. Ook Annelies en Soet wensen aan te sluiten. Het is de bedoeling het project opnieuw in het najaar 2017 te organiseren. Het voorstel werd opnieuw goedgekeurd door de leerkrachten. De werkgroep komt binnenkort samen. - Werkgroep Actief familie-ontbijt: Huidige leden: Frederic, Sandrino, Tom, Lieselot, Joke en Stijn. De volgende editie gaat door op 24 september 2017. De inschrijvingen komen vlot binnen. De taakverdeling wordt rondgegeven. Alle hulp is welkom!
Volgende aanvullingen worden hierbij gemaakt: Het kunstwerk dat vorig jaar werd gemaakt (mozaïek) werd recent geïnstalleerd in de inkomhal van de school. Het resultaat is erg geslaagd. Deze installatie gebeurde door Marc, de vader van Sandrino. Hij wordt hiervoor op het actief familie-ontbijt bedankt (gratis deelname). Marc voert intussen ook al heel wat klusjes op school uit (als vrijwilliger). Op de uitnodigingen van de activiteit staat vermeld dat het actief familie-ontbijt een organisatie is van de school, in samenwerking met de ouderraad. Maar eigenlijk is dit een activiteit die zo goed als volledig door de ouderraad wordt gedragen. Kan dan niet worden vermeld: een organisatie van de ouderraad in samenwerking met de school? Neen, aangezien er in het verleden nog geen sprake was van ouderraad, maar wel van oudercomité was deze weergave van samenwerking noodzakelijk in het kader van verzekeringen. De sponsors van de activiteit, nemen gratis deel. - Werkgroep Eerste schooldag: Huidige leden: Annelies, Hanni, Barbara Desmet, Sandrino, Tessa. - Werkgroep Welkomdag: We beslissen om de kinderstand en de bar als één geheel te beschouwen in de toekomst, de standen staan immers ook naast elkaar. Huidige leden: Barbara Bossier en Desmet, Annelore, Annelies, Sandrino, Stijn, Tom Van Hove, Laurent, Ilse - Voorstellen nieuwe werkgroepen: Sponsoring: hoe pakken we dit in de toekomst aan? Vorig jaar spraken we elk een aantal mogelijke sponsors aan. Alle verkregen sponsoring werd verdeeld onder de werkgroepen. Achteraf gezien was dit ook niet zo n goede manier van werken. Misschien is het beter om per werkgroep op te lijsten wat er nodig is om hierna te bekijken welke sponsors we kunnen bevragen (wat nodig, wat is haalbaar, welke return, ). We beslissen ook te werken per kalenderjaar. Kandidaten om rond dit item aan de slag te gaan: Sandrino, Tom Van Hove, Stijn, Laurent. Opmerking: In ieder geval moet rond de sponsoring ook duidelijk worden afgesproken met school en dit onder het motto samen sterk. Andere ideetjes: halloweentocht, eetfestijn, knutselontbijt, Ouderfuif en dit in navolging van fuif voor kleuters en lagere school. Iedereen is hierover wel enthousiast. Wie ziet het zitten om dit idee verder uit te werken? Joke, Laurent, Ilse, Tom Van Hove, Soet - Het nieuw bestuur heeft niet altijd zicht op de concrete werking van de werkgroepen (stand van zaken, concrete afspraken, ). Het vorige bestuur vroeg na elk overleg van een werkgroep een kort verslag door te mailen. Kan dit in de toekomst ook worden gedaan? 7. Dag van de leerkracht: 5 oktober 2017 Er mag gerekend worden op een traktaat voor 50 medewerkers.
Het bestuur mag beslissen welke attentie dit jaar wordt voorzien. 8. Agendapunten school, schoolraad, verkeerscommissie, lokaal overleg kinderopvang School: - Bedankt! Voor de praktische hulp (welkomdag - 1 september) en voor de financiële hulp: muziekinstallatie en Ipads (worden gebruikt vanaf 15 september). - Nieuwe website: school is heel tevreden met het resultaat. - Nieuwe medewerkers op school: wie staat voor welke opdracht : Jana Windels (interim voor moederschapsbescherming Miet Maertens), Evelien Demeyer (3B) en er wordt nog een medewerker verwacht voor de begeleiding van de anderstalige nieuwkomers. - Op de geplande ouderavonden wordt geen drankstandje voorzien. - Op 14 september wordt infomoment voor het eerste leerjaar gepland. - Schoolfeest 15 december 2017 ( s avonds): in de vorm van een kerstfeest (wandeling, markt, foodtrucks, en klasdoorbrekend). Er wordt ook een bar voorzien. De vraag wordt gesteld of deze kan worden bemand door de ouderraad. Dit is ok. - De leerlingen van het zesde leerjaar gaan reeds vele jaren naar pennenzakkenrock. Er zijn reeds verschillende geplande uitstappen/kosten (vervoer zwemmen, bezoek IMOG Harelbeke, bezoek Technopolis, voorstelling De Leest, ) die ervoor zorgen dat de maximumfactuur reeds bereikt is. De uitstap naar pennenzakkenrock komt in het gedrang. Vandaar de vraag aan de ouderraad: kan deze uitstap worden gefinancieerd door de ouderraad? Concreet gaat dit voor dit jaar om 12,00 (bus, die goedkoper is dan trein) en 7,00 (ingang festival) = 19,00 per leerling. Er zijn dit jaar 55 leerlingen in het zesde leerjaar. We stellen ons de vraag: hoeveel opbrengsten verwerft de ouderraad jaarlijks? Kunnen we pennenzakrock wel financieren? Misschien zijn de verhoudingen niet correct? Als we financiëren, betekent dit ook een bijdrage voor een beperkt aantal kinderen, niet àlle leerlingen genieten hiervan mee. We beslissen dus dat de leerlingen vb. een carwash, verkoop, bemannen kerststandje, kunnen uitwerken, om zelf wat geld in te brengen. Misschien moeten ze hierover eens brainstormen? Op die manier worden de kosten gedeeld. Marie volgt dit verder op met de leerkrachten van het zesde leerjaar. Als de ouderraad instaat voor het leveren van een financiële bijdrage, voorzien we sowieso een bepaald bedrag per leerling in plaats van een totaal bedrag. Dit wordt vervolgd op onze volgende bijeenkomst. Verkeerscommissie en lokaal overleg kinderopvang: geen bijeenkomsten de voorbije maanden 9. Data volgende bijeenkomsten Dinsdag 21 november 2017 Woensdag 17 januari 2018 Donderdag 15 of 22 maart 2018 Dinsdag 12 juni 2018
10. Varia - Kreeg Wendy Herpoelaert een afscheidscadeau vorig schooljaar bij het verlagen van de ouderraad: ja, vanuit school. Vanuit ouderraad? We bevragen dit bij het vorige bestuur. - Vrijdag 25 mei 2018: Spijk en Slijk wordt die namiddag georganiseerd. s Avonds wordt het eetfestijn gepland (spaghetti). - Er wordt een artikel rond de ouderraad opgenomen in de volgende editie van Lendeleeft. We nemen ook een foto van alle aanwezige leden. - Welk standpunt nemen we in over het verbruik van drank door de leerkrachten en medewerkers van de ouderraad op activiteiten georganiseerd door de ouderraad? Na overleg komen we tot volgende beslissingen: Leerkrachten betalen hun drank op de activiteiten van de ouderraad Medewerkers van de ouderraad die helpen op de activiteit zelf, betalen hun drank niet tijdens hun shift. Vóór of na de shift wordt de drank wel betaald. (opmerking: dan moet wel duidelijk zijn wie er op dat moment effectief helpt. Misschien moeten we taakverdeling uithangen?) - We vinden het belangrijk om als groep ouderraad naar buiten te treden (herkenning). Het dragen van dezelfde outfit draagt hiertoe bij. Iedereen kreeg in het verleden een eigen polo. We beslissen deze opnieuw te dragen (te starten op het actief familie-ontbijt). Leden die geen polo meer hebben (in de juiste maat, of nog niet ontvangen): we hebben nog een voorraad ter beschikking. - Een opmerking wordt gemaakt over de website: het inschrijven op de nieuwsbrief, leidt niet bij elke leerkracht tot het ontvangen van een mail. Marie bekijkt dit met Frederic. - De ouderraad van een school in Oostrozebeke sponsort voor het 1 e en 4 e leerjaar de turn t-shirtjes. Opmerking: alle leerlingen krijgen in onze school hun turnzak gratis aangeboden door de school. - Hoe is de stand van zaken van het project One mile a day? Dit project moet terug worden opgestart. - Hoe is de stand van zaken rond het subsidiëren van het fruit? Er is nog geen duidelijkheid hieromtrent. - De kalenders uitgegeven door Peuterleute zijn in opmaak. Voor verslag, Ilse