Whitepaper Het digitale landschap van de Accountancy branche in 2018 Maak uw kantoor - Relevanter - Efficiënter - Rendabeler
Inleiding Voor je ligt het Whitepaper Het digitale landschap van de Accountancy-branche in 2018. Wij delen graag onze visie over het accountantskantoor van morgen en het pad naar een toekomstbestendig kantoor. De digitale disruptie en de veranderde vraag van klanten heeft menig accountants- en administratiekantoor de afgelopen jaren aan het denken gezet. Nog nooit kwamen er zoveel verschillende ontwikkelingen tegelijkertijd bij elkaar. Sociaal-cultureel: iedereen is online; online kopen is niet eng meer; online communiceren is heel normaal geworden. Technologisch: internet is altijd en overal beschikbaar: penetratie van de smartphone en tablet; de kosten van dataopslag zijn enorm gedaald; hoge processorsnelheden en data analyse methoden; Software as a service (cloudtechnologie); aanwezigheid van platforms als de Apple store, sociale media en internetwinkels. Voor veel kantoren is het tijdig aansluiten op de huidige digitale trend een overlevingsvraagstuk dat alle aandacht en focus vereist. Mede door de opkomst van smartphones, tablets en apps zijn klanten gewend om uiteenlopende informatie overal eenvoudig, snel en goedkoop te ontvangen. Onderstaande tekst is afkomstig uit een NBA rapport. Een groot deel van de omzet van mkb-accountants bestaat uit werkzaamheden die door de toenemende digitalisering meer en meer standaardproducten worden. Zijn klanten willen hiervoor niet teveel betalen. Hij moet op zoek naar nieuwe vormen van dienstverlening. Hiervoor zijn kansen genoeg, omdat klanten steeds meer behoefte krijgen aan real time informatie, managementrapportages en tussentijdse analyses. De mkb-accountant komt zo dichter bij de bedrijfsprocessen van de klant te staan. Hierbij gaat het niet om de hoeveelheid, maar om de snelheid van informatie en het juiste gebruik. De mkb-accountant kan deze meerwaarde leveren door zijn financiële expertise. (Bron: MKB-accountant 2020 Whitepaper voor openbaar accountants werkzaam in het mkb, uitgebracht door NBA, maart 2013.) De ontwikkelingen op softwaregebied zijn op een punt gekomen waarbij kantoren digitaal samenwerken met klanten. Enkele voorbeelden zijn SBR, RGS, UBL (elektronisch factureren), data-analyse-tools, en cloudtoepassingen. Een groot deel van de mkb accountantskantoren loopt achter bij deze ontwikkelingen en moet de (noodzakelijke) slag nog maken. Het is nu tijd om de juiste keuze te maken. Blijf je als kantoor doorgaan op de oude vertrouwde manier met het risico dat je steeds minder toegevoegde waarde levert, of transformeer je jezelf en je kantoor naar een toekomstbestendig kantoor? Een toekomstbestendig kantoor is ons inziens een kantoor waar; No-hands accounting de norm is, Waar online wordt samengewerkt met de klant, Waar best of breed applicaties gebruikt worden Het geven van advies (stuurinformatie) een meerwaarde is en zal blijven. Het personeel de mindset heeft en wil veranderen om aan de veranderde vraag van de klant te kunnen voorzien. Belangrijk is om nu stappen te ondernemen en in beweging te komen.
Benchmarkrapport Accountancy 2017-18 (bron: Benchmarkrapport Accountancy 2017-18) Speerpunten Automatisering Klanten werven of behouden Processen Kwaliteit Klanttevredenheid Productinnovatie Strategie Behouden en aantrekken medewerkers Interne organisatie Financiële resultaten Opvolging 23% (13%) 16% (27%) 14% (17%) 14% (16%) 10% (9%) 9% (7%) 6% 6% 3% 2% 3%(3%) Totaal 100 % (Tussen haakjes de percentages uit het rapport 2016) Productiewaarde per dienst s 26% 21% 15% Samenstelwerk (incl. bespreking) 36% 40% Loonadministratie 8% 9% 6% Assurance 0% 3% 4% Aangiften 12% 10% 11% Fiscaal advies 11% 5% 10% Overig advies 7% 10% 15% Totaal
Online-diensten Financiële (internetboekhouden) 81% 91% Samenstelwerkzaamheden 56% 58% 32% Fiscale aangifte 63% 66% 45% Salarisverwerking 71% 91% Digitaal accorderen van jaarrekeningen 13% 26% 59% Digitaal accorderen van aangiften 19% 32% 64% Verstrekken SBR-rapportages aan banken 75% 82% Verstrekken SBR-rapportages aan Kamer van Koophandel Dashboards 50% 64% Adviesdiensten Financieringsadvies 88% Financiële planning 69% 86% Personeelsadvies 88% 73% 86% Fusie-en-overnameadvisering 63% 69% Pensioenadvies 56% 68% Subsidie-advies 44% 42% 68% Mate omzet uit abonnementen 5 % > 50% 4 % 25 % 5 % 25 tot 50% 14 % 19 % > 0 tot 25% 31 % 48 % 19 % 0% 43 % 51 % 38 % 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Hoe digitaal is ondernemend Nederland (bron digitaliseringsindex 2017) MKB Grootzakelijke markt Aantal processen dat digitaal verloopt 52% 62% Gedigitaliseerde bankmutaties 56% 85% Vrije dagen/ziekte meldingen digitaal 52% 74% Facturering digitaal 52% 62% Digitale verwerking en goedkeurig van facturen 47% 76% Digitale rapportage 47% 16% Onkosten declaraties digitaal 55% Remote en in de cloud werken 41% 50% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Bevindingen onderzoek: Het belangrijkste speerpunt is automatisering; Alles wat geautomatiseerd kan worden, wordt geautomatiseerd; dit geldt dus zeker voor het samenstellen van jaarrekeningen en het voeren van administraties, wat voor veel kantoren nog veel productiewaarde heeft; Steeds meer diensten worden online aangeboden; De komende jaren wordt er een verdere groei verwacht van nagenoeg alle online-diensten; Gemiddeld besparen bedrijven 9% aan kosten door digitalisering Er wordt steeds meer met abonnementen gewerkt die automatisch geïncasseerd worden. Digitalisering betekent voor de MKB-accountant dat bestaande diensten geautomatiseerd zullen gaan verlopen. Daardoor blijft er in toenemende mate prijsdruk op deze diensten. Tegelijkertijd biedt de nieuwe technologie veel mogelijkheden om nieuwe en relevantere diensten aan klanten aan te bieden. Door de algehele digitalisering krijgen klanten steeds meer behoefte aan real time informatie, managementrapportages en tussentijdse analyses. De MKB-accountant komt zo dichter bij de bedrijfsprocessen van de klant te staan. Hierbij gaat het niet om de hoeveelheid, maar om de snelheid van informatie en het juiste gebruik. De MKB-accountant kan deze meerwaarde leveren door zijn financiële expertise. De MKB-accountant kan de rol van financiële regisseur oppakken bij de informatie-uitwisseling tussen zijn klant en diens omgeving. Voorbeelden van hedendaagse diensten zijn gerobotiseerd boekhouden, Continious Monitoring (online management dashboards), Continuous Auditing (data-analyse) en digitale financieringsaanvragen. Verschuiving in het verdienmodel Alles wat geautomatiseerd kan worden, wordt geautomatiseerd. En dat geldt zeker voor het samenstellen van jaarrekeningen en het voeren van administraties. Voor veel kantoren hebben deze diensten nog veel productiewaarde met een aanhoudende prijsdruk. Dus waar moet een accountant dan wel aan verdienen? Een klant is bereid te betalen voor diensten met een aantoonbare toegevoegde waarde. De klant heeft steeds meer behoefte aan 24/7 (stuur)informatie op basis van een bijgewerkte en kwalitatief goed ingerichte administratie. Dit is mogelijk met onlline dashboarden. De klant wil proactief geïnformeerd worden over fiscaliteit, wet- en regelgeving en wil advies ontvangen over tussentijdse bijsturing. Als kantoor dien je dus te transformeren van registreren naar adviseren. Naast het aanbieden van diensten die toegevoegde waarde leveren en waarmee je je als kantoor kunt onderscheiden, stappen steeds meer kantoren over op value based pricing (de prijs wordt door de klant bepaald op basis van zijn perceptie over de toegevoegde waarde van de geleverde diensten; de ene klant betaalt dus meer dan de andere klant). Daarnaast wordt er steeds meer met abonnementen gewerkt die automatisch geïncasseerd worden.
Realiseren ambities Veel kantoren zijn inmiddels tot de conclusie gekomen dat er nu stappen genomen moeten worden en hebben de ambitie om mee te groeien met de markt en haar klanten en zo een toekomstbestendig kantoor te worden. Dit is de belangrijkste stap van allemaal. Maar dan moet je het als kantoor nog even gaan doen. Zelf heb je er geen tijd voor en je weet dat je medewerkers best wat ondersteuning nodig hebben bij zo n ingrijpende verandering, terwijl het gewone werk ook door moet gaan. De volgende vraagstukken komen daarbij op je pad. Hoe realiseer ik een toekomstig kantoormodel? Met welke diensten gaan we ons geld verdienen? Hoe zorg ik dat mijn personeel mee wordt genomen in het hele proces? Welke technologie zet ik daarbij in? En waarom? Hoe optimaliseer ik mijn werkprocessen? Hoe kan ik mijn medewerkers digitaal laten samenwerken met onze klanten? Hoe maak ik optimaal gebruik van cloud technologie? In de financiële dienstverlening hebben we Fintech, in de gezondheidszorg Healthtech en in de juridische dienstverlening Legaltech. Accountants staan wellicht niet bekend als bijzonder innovatief, maar de technologische ontwikkelingen gaan ook hier steeds sneller en zijn inmiddels onvermijdelijk geworden. Dit raakt de kern van het werk van accountants, fiscalisten en bedrijfsadviseurs. Slimme softwaretoepassingen nemen het routinematige werk over en doen dat efficiënter en goedkoper. Bedenk daarbij dat ook veel kenniswerk routinematig is. Er gaan geluiden op dat Fintech inmiddels ook zijn intrede heeft gedaan binnen de accountancybranche. Digitale disruptie gaat over de optimale inzet van digitale hulpmiddelen om nieuwe serviceconcepten sneller uit te rollen en toegankelijk te maken. Daarnaast biedt het mogelijkheden om extra waarde binnen bedrijven en in de dienstverlening aan klanten te creëren. Verandermanagement Uw organisatie veranderen naar een toekomstbestendig kantoor is niet uw dagelijks werk. Het vergt veel van u en uw bestaande medewerkers. Uit veel onderzoek is gebleken dat de veranderingsbereidheid van het personeel vaak een bottleneck vormt. Van medewerkers wordt meer kennis op het gebied van automatisering verwacht en de attitude om zich meer als adviseur te profileren. Er wordt een andere attitude verwacht (respondent). Naast de dagelijkse werkzaamheden wordt van de medewerker extra inzet gevraagd om deel te nemen aan ingezette veranderprocessen. Draagvlak, begrip, coaching, motivering, leiderschap zijn belangrijke aandachtspunten. Communicatie, training, duidelijkh eid en het beschikbaar stellen van tijd zijn belangrijk randvoorwaarden. Open staan voor veranderingen en mee willen groeien in het veranderproces zijn uitdagingen. Een proces in een bedrijf veranderen is niet het issue, mensen daarin meenemen wel. Gespecialiseerde verandercoaches kunnen begeleiding bieden en samen met u het kantoor toekomstbestendig maken.