Hoe bespreek ik het functioneren bij onvoldoende functioneren? Je bent niet tevreden over het functioneren van je medewerker. Het is belangrijk hier tijdig over in gesprek te gaan, zodat je medewerker zijn prestaties of gedrag verbetert. Hoe je dat aanpakt, vind je in deze tool Belangrijk We gaan er in dit programma vanuit dat je je medewerker probeert bij te sturen, zodat hij zijn functioneren kan verbeteren. In het programma Afscheid gaan we dieper in op ontslag door disfunctioneren. In deze tool houden we al wel rekening met de do s en don ts in een verbetertraject, als onderdeel van het dossieropbouw dat kan leiden tot ontslag. Voortraject Lastig, een medewerker die niet goed functioneert. Als het slechts een klein deel van zijn functioneren betreft, kun je dit in tussentijdse (functionerings)gesprekken aan de orde stellen. Heeft het echter zijn weerslag op een groot deel van het functioneren, dan is het goed om zo snel mogelijk met je medewerker om de tafel te gaan om zijn functioneren te verbeteren. Daarbij is het interessant om vooraf na te denken wat op jouw medewerker van toepassing is
hij wil wel, maar begrijpt het niet Dan is het belangrijk dat je erachter komt waarom hij het niet begrijpt. Dat kan aan het inwerken liggen, de uitleg of communicatie, onduidelijkheid over het waarom hij wil wel, maar kan het niet Hier lijkt duidelijk te zijn dat hij het niet kan. Komt dat door gebrek aan vaardigheden, of juist kennis? Maak een inschatting of je medewerker dit nog kan ontwikkelen hij wil niet, maar kan het wel Je hebt de indruk dat je medewerker het wel kan, maar het niet wil. Misschien ben je nog niet duidelijk genoeg geweest over het WAAROM achter de verwachtingen. Maar je medewerker kan ook echt geen zin hebben of niet achter je bedrijfsdoelen staan hij wil niet, en kan het niet Dit lijkt ons een uitgemaakte zaak. Als dit werkelijk zo is, is outplacement of ontslag de verstandigste keuze In alle vier situaties is het belangrijk om jouw ontevredenheid over (een belangrijk deel van) het functioneren op tafel te leggen en te toetsen welke van deze situaties daadwerkelijk op hem van toepassing is. Start een verbetertraject Start met je medewerker een verbetertraject. Een periode waarin je hem de tijd geeft om zijn functioneren te verbeteren. Hiermee geef je aan dat het jou serieus is. Lengte verbetertraject Hoe lang die verbeterperiode is, hangt af van het voortraject. Als je zijn disfunctioneren nog niet eerder hebt besproken en je hebt de verwachting dat met deze bijsturing het functioneren verbetert, is een periode van 6 maanden realistisch. Heb je in tussentijdse gesprekken al vaker verbeterafspraken gemaakt over het functioneren, maar blijft hij tekort schieten, dan is een periode van 3 maanden acceptabel.
Uiteraard kun je ook een langere periode afspreken als je medewerker ontwikkeling nodig heeft om aan de resultaatverwachtingen te kunnen voldoen. Drie maanden is echt de minimale periode en vergt een strakke planning van gesprekken en beoordelingen (inclusief naleving!) Drie beoordelingen Een belangrijk onderdeel van een verbetertraject zijn de tussentijdse beoordelingen. Tijdens het traject beoordeel je 3 keer het functioneren over de afgelopen maand(en). Deze beoordelingen leg je altijd schriftelijk vast. Door deze regelmaat houd je goed zicht op het verbetertraject en krijgt je medewerker snel genoeg feedback op zijn verbeterinspanningen. Dat is voor beide partijen prettig. Tip Als je een verbetertraject met je medewerker start, realiseer je dan dat dit ook van jou discipline en aandacht vraagt. De komende maanden houd je het functioneren beter in de gaten, verzamel je informatie, bereid je gesprekken voor, zit je regelmatig met je medewerker om de tafel, maak je afspraken en werk je korte verslagen hiervan uit. Een verbetertraject vraagt om een strakke planning én een goede, zorgvuldige uitvoering. Discipline dus! (Als je dit lastig vindt of hier onvoldoende tijd voor vrij kunt maken, kunnen wij je bij zo n traject helpen. Neem dan even contact met ons op) Het gesprek over onvoldoende functioneren Introductie geef aan waarom je dit gesprek belangrijk vindt vertel hoe je het gesprek wilt aanpakken (wat de structuur van het gesprek is) neem je medewerker mee terug naar het begin van het jaar (of andere periode). Sta stil bij de bijdrage van zijn inzet aan de
bedrijfsdoelen, en de resultaatafspraken die jullie hebben gemaakt Bespreken functioneren geef aan dat je niet tevreden bent over het functioneren geef hem even de ruimte om die boodschap te ontvangen Scenario 1: hij schiet in de verdediging gun hem even zijn emotie en laat hem helemaal uitpraten Onderbreek hem niet en luister goed naar wat hij zegt, noteer eventueel zijn argumenten stel voor, als hij is uitgesproken, dat je toelicht waarom je niet tevreden bent zorg dat je concrete voorbeelden of situaties benoemt waarin hij niet naar tevredenheid functioneert. Maak zoveel mogelijk gebruik van feiten én gebruik de feedbackregels wijd niet teveel uit, bespreek jouw motivatie kort en bondig als hij weer in de verdediging schiet, laat dat dan gebeuren. Onderbreek niet, luister en noteer Scenario 2: hij wordt boos
gun hem even zijn emotie en laat hem helemaal uitpraten Onderbreek hem niet, luister goed en noteer bepaal, als hij is uitgesproken, voor jezelf of zijn emotie te hanteren is of dat jullie beter een afspraak voor de volgende dag kunnen maken. Doe dat als je inschat geen redelijk gesprek meer te kunnen voeren als de boosheid te hanteren is, stel dan voor dat je toelicht waarom je niet tevreden bent geef aan dat je zijn boosheid respecteert, maar vraag hem ook om jou uit te laten spreken. Spreek heel rustig en toets voortdurend of hij luistert door hem goed aan te kijken. Laat af en toe een stilte vallen zorg dat je concrete voorbeelden of situaties benoemt waarin hij niet naar tevredenheid functioneert. Maak zoveel mogelijk gebruik van feiten én gebruik de feedbackregels wijd niet teveel uit, bespreek jouw motivatie kort en bondig als hij in reactie daarop weer boos wordt, laat hem dan even zijn boosheid uiten. Ga niet in de verdediging. Luister en noteer kap hem niet in zijn boosheid af. Niemand houdt minutenlang een monoloog Wacht rustig tot hij is uitgesproken toets of jouw motivatie duidelijk is. Vraag niet om begrip, maar of je voldoende duidelijk bent geweest Scenario 3: hij is er gelaten onder of wordt emotioneel gun hem even zijn emotie en laat een stilte vallen bepaal voor jezelf, als hij minder emotioneel wordt, of zijn emotie te hanteren is of dat jullie beter een afspraak voor de volgende dag kunnen maken. Doe dat als je inschat geen redelijk gesprek te kunnen voeren als de emotie te hanteren is, stel voor dat je toelicht waarom je niet tevreden bent zorg dat je concrete voorbeelden of situaties benoemt waarin hij niet naar tevredenheid functioneert. Maak zoveel mogelijk gebruik van feiten en gebruik de feedbackregels wijd niet teveel uit, bespreek jouw motivatie kort en bondig spreek rustig en toets voortdurend of hij luistert. Laat af en toe een stilte vallen
geef aan dat je een verbetertraject wilt starten. Bespreek de periode en de 3 tussentijdse beoordelingen maak concrete afspraken met elkaar om het functioneren te verbeteren. Dit doe je op dezelfde manier als bij het maken van resultaatafspraken. Zie de tool In 3 stappen naar goede resultaatafspraken met mijn medewerker in programmastap 4. laat je medewerker zoveel mogelijk zelf aangeven hoe hij zijn functioneren denkt te kunnen verbeteren en wat hij daarvoor nodig heeft. Als hij zelf met een oplossing komt, is de motivatie om daar invulling aan te geven veel groter dan wanneer hij met jouw oplossingen aan de slag moet. Afronding laat je medewerker de afspraken herhalen en check samen of ze concreet genoeg zijn geef aan dat je een verslag maakt van het gesprek en dit voor akkoord (of voor gezien) door hem laat ondertekenen. De handtekening is belangrijk als later blijkt dat verbetering uitblijft en je een ontslagprocedure ingaat plan direct een eerste beoordelingsgesprek in, of alle drie de gesprekken. Dit lijkt voortvarend, maar het onderstreept de ernst van het gesprek sluit positief af en spreek, als je daar achter kunt staan, je vertrouwen uit dat je medewerker de verwachtingen waar kan maken Tips wees niet te voorzichtig in het uitspreken van je ontevredenheid en verwachtingen. Wees hier zeer helder en duidelijk over. En geef aan dat het echt belangrijk is dat je medewerker zijn functioneren verbetert bespreek je punten uiteraard wel op een respectvolle manier. De feedbackregels zijn hierbij enorm belangrijk. Als je alleen maar negativiteit en frustratie over je medewerker uitstort, is je medewerker minder geneigd om goed naar je argumenten te luisteren. Het maken van verbeterafspraken, en dus het starten van een verbetertraject, wordt hierdoor lastiger. Houd het compact en blijf feitelijk
Verslaglegging maak binnen enkele werkdagen (1-3 dagen) een kort verslag met de reden van je ontevredenheid, waarom dat zwaar weegt en met de gemaakte verbeterafspraken. Je kunt hiervoor het standaardformulier gebruiken (zie tool voorbeelden van hoe je gesprekken rond functioneren structureert en vastlegt ) leg duidelijk de opzet van het verbetertraject vast. Benoem dat je een verbetertraject inzet en geef het tijdpad aan (x maanden, 3 beoordelingen, liefst met ingeplande data voor beoordelingsgesprekken) leg ook duidelijk vast dat het deel van het functioneren waar je ontevreden over bent, echt MOET verbeteren om de functie goed te kunnen blijven invullen. Voeg toe Blijft verbetering ondanks het verbetertraject uit, dan kan dit consequenties hebben voor de arbeidsovereenkomst. Dat klinkt hard, maar is ook duidelijk naar de medewerker toe heb je stevige twijfels over de verbetermogelijkheden van je medewerker en vermoed je een komend ontslagtraject, leg dan je verslag en de gemaakte afspraken zekerheidshalve voor aan een arbeidsjurist laat je medewerker voor het verslag en de afspraken tekenen. Een verbetertraject kan uitmonden in een ontslagtraject en dan zijn getekende afspraken vereist Bij een ziekmelding de volgende dag Het kan voorkomen dat je medewerker door het gesprek van slag is en zich de volgende dag ziek meldt. Deze ziekmelding hoef je niet te accepteren. Als je er begrip voor hebt dat je medewerker door het gesprek thuis wil blijven, kun je de ziekmelding wel accepteren. Realiseer je dan dat een ziekmelding (onverwacht) uit kan lopen in een ziektetraject van twee jaar. Schat in hoe groot de kans is dat je medewerker voldoende heeft aan 1 of 2 dagen afwezigheid. Als je vermoedt dat je medewerker vlucht in een ziektetraject, doe dan het volgende accepteer alleen wanneer je zeker weet dat hij echt ziek is (bijv. wanneer hij iets gebroken heeft of wanneer griep heerst in je
bedrijf en je medewerker al niet zo lekker was) en vraag wanneer hij weer aanwezig is accepteer in andere gevallen de ziekmelding niet als afwezigheid door ziekte en maak zo snel mogelijk een afspraak om de situatie met jou te komen bespreken. Voer het gesprek dan evt. met een derde onafhankelijke persoon erbij, vanuit je bedrijf of vanuit de arbodienst bij weigering om te komen, maak je zo snel mogelijk een afspraak met de bedrijfsarts en bevestig je dezelfde dag per aangetekende brief (of per brief én mail) dat je de ziekmelding niet accepteert totdat de bedrijfsarts de ziekte bevestigt. Zorg dat de afspraak met de bedrijfsarts wordt ingepland en bevestigd (datum en tijd). informeer de bedrijfsarts over het functioneringsgesprek en vraag of hij kan beoordelen of de medewerker ziek is vanwege het conflict (dat heet met een mooi woord de-medicaliseren ) Belangrijk Maak heel bewust keuzes in situaties met je medewerker als je niet helemaal tevreden bent over het functioneren. De volgende factoren kunnen het disfunctioneren van je medewerker ondermijnen in een eventueel juridisch traject je hebt de gesprekken en afspraken met je medewerker over het disfunctioneren niet schriftelijk vastgelegd de op- en/of aanmerkingen op zijn functioneren zijn niet recent hij heeft gedurende langere tijd naar tevredenheid gefunctioneerd zonder negatieve beoordelingen of zonder dat ernstige bezwaren over zijn functioneren zijn geuit hij heeft eerder (zeer) positieve beoordelingen van werkgever of positieve verklaringen van derden gekregen hij is recent door zijn proeftijd heen hij heeft recent een verlenging van zijn tijdelijke arbeidsovereenkomst gekregen hij heeft recent een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd gekregen hij heeft recent aanzienlijke tussentijdse salarisverhogingen, bonussen, promoties gekregen