Hoe bespreek ik functioneren bij een zwaarwegend incident?

Transcriptie

1 Hoe bespreek ik functioneren bij een zwaarwegend incident? Soms zijn er situaties waarin je direct in moet grijpen op het functioneren van je medewerker. Zoals bij een zwaarwegende incidenten. Niet gemakkelijk, maar met de volgende gespreksstructuur moet dat lukken. Wat is een zwaarwegend incident? Er zijn heel veel situaties waarin sprake kan zijn van een zwaarwegend incident. Het betreft een incident waarbij een medewerker gedrag vertoont dat niet acceptabel is. Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met veiligheid intimidatie (ook seksueel) fraude diefstal roken gebruik van alcohol of drugs gebruik van social media, en internet herhaling van onacceptabel gedrag waar je je medewerker eerder op hebt aangesproken (zonder formele sanctie) De incidenten betreffen niet alleen situaties rond alles en iedereen ín je bedrijf, maar kunnen ook betrekking hebben op de relaties met klanten, leveranciers en andere partijen rond de werksituatie van je medewerker.

2 Voortraject Zet zo snel mogelijk de feiten op een rij. Voordat je een stevig gesprek ingaat met je medewerker over het incident, zorg je voor een goede onderbouwing door de feiten te verzamelen. Zorg er dus voor dat je de volgende zaken op een rij hebt datum en tijd incident betrokkenen bij het incident beschrijving van de situatie effect van de situatie op je bedrijf of betrokkenen eventueel bewijsmateriaal Weegt het incident vervolgens zo zwaar dat je ontslag op staande voet wilt geven, dan moet je snel handelen. Wij adviseren je een derde persoon bij het gesprek te betrekken als dat mogelijk is. Het liefst een neutrale persoon in je bedrijf (of als die er is, de leidinggevende van de medewerker). Bereid afhankelijk van je keuze hieronder alvast de brief voor die je je medewerker dan tijdens het gesprek kunt overhandigen. Het helpt als je in zo n situatie een personeelshandboek (zie het programma Regelen) hebt, waarin je de bedrijfsregels over deze onderwerpen hebt vastgelegd. Je kunt daar dan eenvoudig naar verwijzen in je gesprek. Heb je geen personeelshandboek, dan is het nog belangrijker om, als je je medewerker aanspreekt op wangedrag, dit goed vast te leggen en het negatieve effect ervan te benadrukken. Mogelijke keuzes bij een zwaarwegend incident Keuze 1 - officiële waarschuwing Een formeel signaal naar je medewerker dat hij zich ongeoorloofd gedraagt. In de waarschuwing geeft je duidelijk aan waarom het incident zwaar weegt én dat het consequenties kan hebben voor de beoordeling van zijn functioneren of, bij zwaardere incidenten, de voortzetting van zijn arbeidsovereenkomst. Heeft een medewerker al een paar keer een officiële waarschuwing gekregen, kies dan voor een schorsing of ontslag. Of dat laatste op

3 staande voet kan plaatsvinden, kun je het beste kortsluiten met je arbeidsjurist. Tip Wanneer je je medewerker een officiële waarschuwing wilt geven, kun je gebruik maken van de voorbeeldbrieven op Tuxx.nl Keuze 2 - schorsing Je schorst je medewerker als je eenzijdig besluit je medewerker vrij te stellen van werk, bijvoorbeeld omdat je tijd nodig hebt om je te beraden of de aanwezigheid van je medewerker op het werk te gevoelig ligt alleen toegestaan bij zwaarwegend bedrijfsbelang moet schriftelijk worden meegedeeld met reden van schorsing, de procedure die volgt en een indicatie van de duur van de schorsing. Overhandig de brief tijdens het gesprek in het bijzijn van een derde persoon of stuur een aangetekende brief (mét handtekening voor ontvangst) loondoorbetaling tijdens de schorsing geldt een cao, check dan of er een schorsingsregeling is en volg die op Verschil schorsing en non-actiefstelling De termen schorsing en non-actiefstelling worden vaak door elkaar gebruikt. Schorsing is een disciplinaire maatregel (lees: straf), nonactiefstelling is een ordemaatregel. Non-actiefstelling komt bijvoorbeeld voor aan het einde van een dienstverband of bij een reorganisatie. Je medewerker hoeft dan geen werk meer te verrichten, maar krijgt wel loon doorbetaalt. Non-actiefstelling kan ook tweezijdig besloten worden. Keuze 3 - ontslag op staande voet Weegt het incident in jouw ogen te zwaar voor een berisping of een schorsing en overweeg je ontslag op staande voet, houd er dan

4 rekening mee dat aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan er moet sprake zijn van een dringende reden. Hierin spelen ook het type functie, de lengte van het dienstverband en functioneren in de functie, én de persoonlijke omstandigheden van je medewerker een rol het ontslag moet onmiddellijk ( onverwijld ) plaatsvinden. Uiteraard is er korte tijd nodig om advies in te winnen of voor onderzoek. Duurt dat langer dan een paar uur, dan is het beter om je medewerker tijdelijk te schorsen je moet je medewerker de dringende reden voor ontslag mededelen. Let erop dat je niet de beschuldiging noemt zoals diefstal, maar het feit geld weg uit de kas. Als je later niet kunt bewijzen dat het diefstal betreft, houdt je ontslag op staande voet niet stand Belangrijk Raadpleeg altijd (!) eerst een arbeidsjurist voordat je wilt schorsen of ontslag op staande voet wilt geven. Er zijn teveel zaken van invloed op het vervolgtraject met je medewerker. Bij een simpele procedurefout of verspreking van jou kan de schorsing of het ontslag op staande voet niet houdbaar zijn. Heb je nog geen contacten met een arbeidsjurist? Neem dan contact met ons op zodat we je snel aan een goede arbeidsjurist kunnen helpen. Introductie gesprek geef het doel van het gesprek aan (het bespreken van een incident waar je zwaar aan tilt) licht toe waarom je een derde persoon bij het gesprek betrekt (vanwege de ernst van de situatie)

5 Bespreken zwaarwegend incident loop de feiten door van het incident en vertel waarom jij dit incident zwaar vindt wegen geef je medewerker de mogelijkheid te reageren en bepaal of dit invloed heeft op de keuze die je hebt gemaakt (één van de 3 bovenstaande keuzes) zo ja, beëindig dan het gesprek voor dit moment en onderzoek de feiten en/of bespreek het incident met andere betrokkenen. Blijf hierin objectief, richt je op de feiten. Bepaal opnieuw je keuze zo nee, geef aan welke keuze jij hebt gemaakt. Houd dit compact en zakelijk. Dat is vooral belangrijk bij een schorsing of ontslag op staande fout. (Overleg met je arbeidsjurist wat je wel en vooral ook niet mag zeggen!) Afronding vraag je medewerker of je duidelijk bent geweest overhandig de brief maak afspraken over de situatie die nu ontstaat. Bij schorsing of ontslag maak je afspraken over zaken als het overdragen van werk, het inleveren van bedrijfsmiddelen (sleutels, auto, laptop, mobiel) en het informeren van collega s, klanten en leveranciers neem gepast afscheid (denk hier vooraf over na) Belangrijk Een dergelijke situatie met één van je medewerkers kan ook invloed hebben op de rest van je medewerkers en op de werksfeer. Ongeacht het incident heeft je medewerker vaak een relatie opgebouwd met collega s. Bedenk vooraf goed welke reacties je kunt verwachten en hoe je hiermee omgaat.