1/8 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 40/2017 van 14 december 2017 Betreft: aanvraag van Waterwegen en Zeekanaal NV om toegang te krijgen tot gegevens die bij de FOD Mobiliteit en Vervoer worden bewaard (AF-MA-2017-158) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Waterwegen en Zeekanaal NV, ontvangen op 11/07/2017; Gelet op de bijkomende toelichting ontvangen op 17/08/2017, 5/09/2017 en 28/11/2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (rechtsopvolger van de Federale Overheidsdienst Fedict) op 29/11/2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 14 december 2017, na beraadslaging, als volgt:
Beraadslaging FO 40 /2017-2/8 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Waterwegen en Zeekanaal NV (hierna de aanvrager ) diende op 11 juli 2017 een verzoek in bij het Comité om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens die bij de FOD Mobiliteit en Vervoer worden bewaard. Deze aanvraag werd op 17/08/2017, 5/09/2017 en 28/11/2017 aangevuld met bijkomende informatie. 2. De aanvrager is een Vlaams Extern Verzelfstandigd Agentschap dat is opgericht bij decreet van 4 mei 1994 betreffende het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Waterwegen en Zeekanaal, naamloze vennootschap van publiek recht. Hij beheert de waterwegen en een groot deel van de gronden langs deze waterwegen. De aanvrager staat hierbij onder ander in voor de controle van het zogenaamde waterwegenvignet waarover pleziervaartuigen dienen te beschikken. 3. Om de regelgeving betreffende het waterwegenvignet te kunnen handhaven, verzoekt de aanvrager om over contactgegevens van de vaartuigeigenaars te kunnen beschikken. De aanvrager geeft ook aan dat bij vandaag problemen ondervindt om zijn reglementaire controletaak goed te kunnen uitoefenen, aangezien hij alleen over contactgegevens beschikt van de personen die het waterwegenvignet aankopen of in het verleden hebben aangekocht. Indien intussen de naam van het vaartuig gewijzigd is of het vaartuig is van eigenaar veranderd, kan de aanvrager de naam van de eigenaar niet terugvinden. Daarom wenst hij aldus toegang tot deze informatie bij de FOD Mobiliteit. Concreet zou deze toegang op basis van het zogenaamde immatriculatienummer gebeuren. Elk pleziervaartuig dat een band heeft met België moet immers voorzien zijn van een immatriculatiedocument, waarop voornoemd nummer zich bevindt. Dit nummer, alsook de contactgegevens van de eigenaar van het pleziervaartuig, wordt bij de FOD Mobiliteit bewaard. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID EN BEVOEGDHEID VAN HET COMITE 4. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 5. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de
Beraadslaging FO 40 /2017-3/8 geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Kamer, Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 6. In voorliggend geval wordt een elektronische toegang gevraagd tot persoonsgegevens die zich in gegevensbanken van de FOD Mobiliteit bevinden. Het Comité is derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 7. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 8. De aanvrager heeft tot doel om het handhavingsbeleid op waterwegenvignetten ter dege te kunnen uitvoeren. Bij vaststelling van een overtreding op de regelgeving inzake waterwegenvignetten (cf. infra) zal de aanvrager met name de contactgegevens van de eigenaar van het vaartuig opzoeken in de databank van de FOD Mobiliteit, zodat zij hem/haar een boete kunnen opleggen. 9. Het Comité is van oordeel dat dit een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde betreft en het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens enkel met het oog op dit doeleinde mogen worden verwerkt. 10. Aangaande de vereiste van verenigbaarheid met het oorspronkelijk doeleinde, wijst het Comité erop dat de geplande verwerkingen, met name de doorgifte van bepaalde gegevens door de FOD Mobiliteit aan de aanvrager, bestaan uit latere verwerkingen van gegevens die oorspronkelijk voor andere doeleinden werden verwerkt. Deze latere verwerkingen zijn slechts rechtmatig indien zij niet onverenigbaar zijn met de finaliteit van de initiële verwerking. Dit onderzoek naar de verenigbaarheid wordt gedaan in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokkene en van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 11. In dit verband stelt het Comité vast dat: het Besluit van de Vlaamse Executive van 7 april 1993 tot verlening van een vaarvergunning in de vorm van een waterwegenvignet het volgende stipuleert: Artikel 2. 1. Vaartuigen die varen op of die gemeerd zijn op een al dan niet vergunde of geconcessioneerde ligplaats op de bevaarbare waterwegen van het Vlaamse Gewest moeten
Beraadslaging FO 40 /2017-4/8 een vaarvergunning hebben bestaande uit een identificatiebewijs en een waterwegenvignet (.) Artikel 4. Vaartuigen die zonder geldig vignet varen of gemeerd zijn op de bevaarbare waterwegen van het Vlaamse Gewest, krijgen een boete die gelijk is aan het dubbele van de prijs van het vignet. Artikel 5. De ambtenaren vermeld in artikel 101 1 van het Algemeen Reglement der Scheepvaartwegen van het Koninkrijk zijn belast met de controle op de toepassing van dit besluit. ( ) artikel 9.03 van de bijlage bij het Koninklijk besluit van 24 september 2006 houdende vaststelling van het algemeen politiereglement voor de scheepvaart op de binnenwateren van het Koninkrijk stelt dat elk pleziervaartuig dat zich op vaarwegen begeeft over een immatriculatiedocument dient te beschikken. Dit document wordt aan de eigenaar afgeleverd nadat deze onder andere een document kan voorleggen dat hij de eigenaar is, zijn identiteit bewijst en de karakteristieken van zijn vaartuig opgeeft. Het immatriculatiedocument en het daarin vermelde immatriculatienummer is definitief en blijft bij het pleziervaartuig behoren, ook bij verandering van eigenaar 2. Dit document (of een kopie ervan) dient zich ook aan boord van het vaartuig te bevinden. Het Comité besluit aldus dat dit immatriculatiedocument en het immatriculatienummer kennelijk tot doel hebben om pleziervaartuigen op unieke wijze te identificeren en aan de rechtmatige eigenaar te koppelen. 12. Rekening houdend met de hierboven geschetste regelgevende bepalingen, is het Comité van oordeel dat de door de aanvrager en de FOD Mobiliteit beoogde gegevensuitwisselingen in het kader van het in randnummer 8 vermelde doeleinde, niet onverenigbaar zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 1 Dit artikel luidt als volgt: Zijn inzonderheid belast met de uitvoering van dit reglement en van het Algemeen Politiereglement op de Scheepvaart op de Binnenwateren wat betreft de aangelegenheden die ressorteren onder de bevoegdheid van het Vlaamse Gewest: 1 De personeelsleden van de bevoegde gewestelijke waterwegbeheerders, de agenten aangesteld voor het toezicht over en de bediening van bruggen, sluizen, overlaten, enz., of voor de bewaking en de politie der bevaarbare waterwegen, alsmede het speciaal daartoe aangeduid personeel van den Dienst der Scheepvaart; ( ) 3 De personeelsleden belast met de scheepvaartcontrole voor de binnenvaart en van het loodswezen; ( ) In zijn email van 17 augustus 2017 verklaart de aanvrager dat zijn personeelsleden onder de beide geciteerde categorieën vallen. 2 Zie punt 3 van artikel 9.03 van de bijlage bij het Koninklijk besluit van 24 september 2006 houdende vaststelling van het algemeen politiereglement voor de scheepvaart op de binnenwateren van het Koninkrijk.
Beraadslaging FO 40 /2017-5/8 13. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 14. De aanvrager verzoekt om de volgende gegevens bij de FOD Mobiliteit te kunnen opvragen: Het immatriculatienummer van het pleziervaartuig Naam en voornaam van de eigenaar Rijksregisternummer of ondernemingsnummer van de eigenaar Adres van de eigenaar 15. Voor wat het gegeven onder het tweede pijltje betreft, merkt het Comité op dat het gebruik van het ondernemingsnummer vrij is, wat niet het geval is voor het wat het Rijksregisternummer betreft. Krachtens artikel 5 van de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, is het Comité bevoegd om het gebruik van het Rijksregisternummer te machtigen. Dit artikel bepaalt immers "De toezichthouder staat toe dat het Rijksregisternummer wordt gebruikt telkens als over een gegevensstroom of verwerking van persoonsgegevens wordt beslist. Deze beslissing geldt als machtiging in uitvoering van artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen". 16. Overeenkomstig artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ) kan de machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken worden verleend "aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. De aanvrager is een openbare instelling die een taak van algemeen belang vervult die hem in de regelgeving is toebedeeld. Hij komt bijgevolg krachtens artikel 8 van de WRR in aanmerking om het Rijksregisternummer te gebruiken. 17. Het Rijksregisternummer, dat een uniek nummer is, laat in combinatie met de naam, voornaam en woonplaats toe een persoon met grote nauwkeurigheid te identificeren. Verwarring of misverstanden die zich kunnen voordoen ingevolge homonymie of schrijffouten in de naam worden aldus vermeden. Gelet op de beoogde doeleinden en de gevolgen die dit mogelijk kan hebben voor de betrokkene, is het belangrijk dat er met betrekking tot de identiteit van de persoon niet de minste fout wordt begaan.
Beraadslaging FO 40 /2017-6/8 18. Bijgevolg machtigt het Comité de aanvrager om voor de in randnummer 8 vermelde doeleinden het Rijksregisternummer te gebruiken. 19. Wat de andere gevraagde gegevens betreft, stelt het Comité vast dat deze eveneens noodzakelijk zijn teneinde de finaliteit zoals omschreven in randnummer 8 te verwezenlijken en het besluit aldus dat de bij de FOD Mobiliteit opgevraagde gegevens conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP. 2.2. Bewaartermijn van de gegevens 20. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 21. Uit de aanvraag, blijkt dat de aanvrager de gegevens wenst te bewaren tot wanneer de handhavingsdossier kunnen afgesloten worden. 22. Het Comité neemt hier akte van en het is tegelijk van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. De behandeling van een hangend dossier vereist een vorm van bewaring waardoor de gegevens op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd, moet gekozen worden voor een bewaringswijze waardoor de gegevens slechts beperkt beschikbaar en toegankelijk zijn. Een dergelijke bewaringswijze moet toelaten om een antwoord te bieden op andere mogelijke doeleinden van deze bewaring, zoals de naleving van de wettelijke voorschriften inzake verjaring of de uitvoering van een administratieve controle. Eens de bewaring niet langer nuttig is, dienen de gegevens niet langer te worden bewaard.
Beraadslaging FO 40 /2017-7/8 2.3. Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 23. Er wordt om een permanente toegang tot de gevraagde gegevens verzocht. Gelet op de rol van de aanvrager bij de handhaving van overtredingen inzake waterwegenvignetten, is het Comité van oordeel dat een permanente toegang aangewezen is en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. Het onderstreept evenwel dat via deze permanente toegang enkel concrete gegevens kunnen worden opgevraagd wanneer dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het met de verwerking vooropgestelde doeleinde. 24. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. Het hoger geciteerde Besluit van de Vlaamse Executive van 7 april 1993 is immers niet in de tijd beperkt. Het Comité stelt aldus vast dat de machtigingsaanvraag voor onbepaalde duur gepast is met het oog op de realisatie van het opgegeven doeleinde (artikel 4, 1, 3 WVP). 2.4. Bestemmelingen en/ of derden waaraan de gegevens worden meegedeeld 25. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag, worden de gegevens enkel intern gebruikt en dit door de personeelsleden van de aanvrager die belast zijn met de behandeling van onderhavige handhavingsdossiers, met name de scheepvaartinspecteurs en bepaalde beleidsmedewerkers. 26. Het Comité ziet hier in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP geen bezwaren tegen. Het verzoekt wel om de nodige maatregelen te nemen opdat enkel de behoorlijk gemachtigde personeelsleden toegang zouden krijgen tot deze gegevens. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 27. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 28. In de aanvraag wordt gesteld dat er tussen de FOD Mobiliteit en de aanvrager een protocolakkoord zal afgesloten worden waarin de modaliteiten betreffende de gegevensuitwisseling zijn vastgelegd en dat deze protocolovereenkomst zal worden gepubliceerd op de website van de FOD Mobiliteit. 29. Het Comité neemt hier akte van. Het verzoekt om ook langs de kant van de aanvrager in de nodige transparantie te voorzien, door bijvoorbeeld op de website en op de documenten die worden
Beraadslaging FO 40 /2017-8/8 gebruikt om eigenaars aan te schrijven om hen een boete op te leggen, uitleg te verschaffen omtrent onderhavige doorgifte van persoonsgegevens. 4. INFORMATIEBEVEILIGING 4.1. Op het niveau van de aanvrager 30. Uit de meegedeelde stukken blijkt dat de aanvrager over een informatieveiligheidsconsulent beschikt, alsook over een algemeen informatieveiligheidsbeleid. Het Comité heeft hier akte van genomen. 4.2. Op het niveau van de FOD Mobiliteit 31. Wat de FOD Mobiliteit betreft heeft het Comité reeds in vroegere beraadslagingen het informatieveiligheidsbeleid en de aanduiding van de informatieveiligheidsconsulent geëvalueerd. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de mededeling van de hogervermelde persoonsgegevens die bij de FOD Mobiliteit worden bewaard en dit om het doeleinde zoals omschreven in randnummer 8 te verwezenlijken; 2 beslist dat deze machtiging geldt voor zover en voor zolang de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging worden nageleefd door de aanvrager; 3 beslist het Comité dat het zich het recht voorbehoudt om, in voorkomend geval en op geregelde tijdstippen, de effectieve en duurzame toepassing te controleren van technische en organisatorische maatregelen die conform de stand van de techniek zijn en van aard om de risico s adequaat te dekken. In dit verband gebiedt het Comité de partijen/de aanvrager iedere relevante wijziging in de beveiliging van de gemachtigde verwerkingen aan het Comité mee te delen. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Stefan Verschuere