Gids Praktijkbeheer van kleine en middelgrote praktijken Algemene inleiding
De Guide to Practice Management for Small- and Medium-Sized Practices, Third Edition van het Small and Medium Practices Committee (SMP Committee), in 2012 door de International Federation of Accountants (IFAC) gepubliceerd in het Engels, is met toestemming van IFAC vertaald in het Nederlands door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) in maart 2013 en verder. IFAC aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de vertaling of acties die als gevolg daarvan kunnen ontstaan. De goedgekeurde tekst van alle IFAC publicaties is de tekst gepubliceerd door IFAC in de Engelse taal. Het SMP Committee behartigt de belangen van openbaar accountants die werkzaam zijn in kleine en middelgrote praktijken en van openbaar accountants die diensten leveren aan kleine en middelgrote ondernemingen. De missie van de IFAC is om het algemeen belang te dienen door: het bijdragen aan de ontwikkeling, acceptatie en implementatie van hoogwaardige internationale standaarden en handreikingen; het bijdragen aan de ontwikkeling van sterke professionele accountantsorganisaties en accountantspraktijken; het wereldwijd promoten van de toegevoegde waarde van professionele accountants; opinievorming ten aanzien van zaken van algemeen belang waarbij de deskundigheid van het beroep het meest relevant is. NBA 2
Voorwoord IFAC Welkom bij de vertaling van de derde editie van IFAC SMP Committee s Guide to Practice Management for Small- and Medium-Sized Practices. In deze editie is er van de gelegenheid gebruik gemaakt om de aanvullende literatuur en de IFACbronnen aan het einde van de modules te vernieuwen. Daarnaast is er een aantal presentatieverbeteringen aangebracht. In gedachten houdend dat mogelijk veel gebruikers met het proces van het vertalen van de gids bezig zijn, is geprobeerd het aantal wijzigingen in deze editie beperkt te houden. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de tweede editie hebben betrekking op de opname van nieuwe best practices, referenties en aanvullende lectuur over kennisnetwerken (module 2), prijzen (Module 3), marketing met behulp van social media (module 3), het opbouwen van een managementadviespraktijk (module 3), en cloud computing (module 5). Voor het eerst uitgegeven in 2010 en ontwikkeld met CPA Australia, biedt de gids praktische toelichtingen aan kleine en middelgrote praktijken om efficiënter te opereren in de steeds complexere en meer concurrerende wereldwijde markt voor professionele dienstverlening. De IFAC is haar leden Consiglio Nazional de Dottori Commercialisti e degli Esperit Contabili en Certified General Accountants Association of Canada dankbaar voor het leveren van een deel van de financiering van de ontwikkeling van de gids. Opgezet in 8 zelfstandig bruikbare module, biedt de gids voor kleine en middelgrote praktijken kennis over principes voor kantoororganisatie en best pratice voor een groot aantal onderwerpen waaronder strategische planning, personeelsbeleid, relatiebeheer en estate-planning. Om het gebruik van de gids door de aangesloten leden en praktijken te ondersteunen, heeft de SMP Committee een leeswijzer ontwikkeld, Guide to Practice Management for Small- and Medium-Sized Practices: User Guide (www.ifac.org/publications-resources/guide-practice-management-small-and-medium-sized-practices), welke suggesties geeft over hoe de gids het beste gebruikt kan worden. Tenslotte roept IFAC SMP Committee de lezers op om het onderdeel Small and Medium Pratices op de IFAC website (www.ifac.org/smp) te bezoeken waar, in aanvulling op de gids, een ruime collectie van gratis publicaties en hulpmiddelen, waaronder links naar relevante hulpmiddelen van aangesloten IFAC-leden en andere organisaties, zijn opgenomen. Giancarlo Attolini Chair, IFAC SMP Committee December 2012 NBA 3
Verzoek om opmerkingen Dit is de derde editie van de gids. Wij beschouwen de gids van hoge kwaliteit en nuttig in de huidige vorm, maar zoals elke publicatie kan deze worden verbeterd. Daarom streven wij ernaar om de gids regelmatig aan te passen om ervoor te zorgen dat deze de huidige best practises weergeeft en zo nuttig mogelijk te maken. Wij stellen alle commentaren van IFAC-leden, praktijken en anderen zeer op prijs. Wij stellen in het bijzonder prijs op antwoord op de volgen vragen: 1. Hoe gebruikt u de gids? Wordt hij bijvoorbeeld gebruikt als een basis voor training en/of als een praktisch naslagwerk, of op een andere manier? 2. Bent u van mening dat de gids alle relevante aspecten van praktijkmanagement bevat? Als dit niet het geval is, welke elementen adviseert u om toe te voegen of om te verwijderen? 3. Vindt u dat inhoud van de gids voldoende is toegesneden op de belangrijkste praktijk management vraagstukken waarmee kleine en middelgrote praktijken worden geconfronteerd? 4. Vindt u de gids goed toegankelijk? Als dat niet het geval is, welke suggesties heeft u om de toegankelijkheid te verbeteren? 5. Welke andere referenties, aanvullende literatuur en overige bronnen adviseert u om op te nemen? Graag zo specifiek mogelijk. 6. Op welke andere wijze denkt u dat de gids meer bruikbaar kan worden gemaakt? 7. Bent u op de hoogte van afgeleide producten - zoals trainingsmateriaal, formulieren, checklists en programma s - die ontwikkeld zijn op basis van de handleiding? Zo ja, gelieve nadere bijzonderheden vermelden. Leg uw opmerkingen voor aan Hugo van Campen via: Email: h.vancampen@nba.nl NBA 4
Inleiding Inhoudsopgave Gids Module 1: Strategisch plan voor uw praktijk Module 2: Praktijkmodellen en netwerken Module 3: Uw praktijk opzetten en uitbouwen Module 4: De mens centraal: de ontwikkeling van een strategisch personeelsbeleid Module 5: Technologie en e-business Module 6: Klantrelatiebeheer Module 7: Risicobeheer Module 8: Bedrijfsopvolging Doel Het doel van de Gids is om accountantspraktijken te helpen bij een veilige, winstgevende en professionele praktijkvoering. De Gids wil dit doen door middel van een uitgebreide reeks praktische adviezen voor praktijkbeheer. De Gids is bedoeld om het beheer en de operationele doelmatigheid van kleine en middelgrote praktijken te verbeteren om deze uiteindelijk duurzamer en succesvoller te maken. Als zodanig behandelt de Gids: de kansen en uitdagingen voor kleine en middelgrote praktijken; verbetering van concurrentievermogen, winstgevendheid en duurzaamheid van praktijken; vergroting van de deskundigheid, competentie en doelmatigheid van praktijkbeheerders; levering van praktische hulp aan praktijkbeheerders teneinde een omgeving te scheppen die de levering van hoogwaardige diensten bevordert en tenslotte de presentatie van internationale best practices en de laatste nieuwe technieken voor praktijkbeheer. Beoogde gebruikers Zoals de titel aangeeft is deze Gids primair bedoeld voor professionele accountants die werken voor of in kleine en middelgrote praktijken. Hoewel de primaire gebruikers van de Gids waarschijnlijk praktijkbeheerders of senior medewerkers zijn, kunnen bepaalde delen nuttig zijn voor junior medewerkers of dienen als kennismaking met de praktijk waar zij werkzaam zijn of worden. Ook wordt de Gids geschikt geacht als naslagwerk voor dagelijks gebruik. Daarnaast kan de Gids in kleine en middelgrote praktijken zijn nut bewijzen op het gebied van algemene commerciële adviezen. Tenslotte kan de Gids nuttige informatie bevatten voor studenten, docenten, trainers, onderzoekers en (internationale) ontwikkelingsinstituten. Behandelde onderwerpen Hoewel de Gids zowel strategisch als operationeel gezien betrekking heeft op een uiteenlopende reeks onderwerpen, variëren diepte en aard van de behandeling naar gelang het onderwerp. Als praktijk en gewoonte in hoge mate homogeen kunnen worden geacht, worden onderwerpen gedetailleerd behandeld. Maar onderwerpen die bij uitstek variëren, zoals structuur van de praktijk, arbeidsrecht etc. worden in meer algemene zin en op hoofdlijnen besproken, waardoor het geschikt is voor lokale aanpassingen. NBA 5
Hier volgt een beknopt overzicht van elke module. Module 1: Planning voor uw praktijk De belangrijk element voor elke succesvolle praktijk is een eigen strategie, het pad dat de partners en medewerkers willen volgen. Er bestaat niet persé een goede of slechte richting voor een accountantspraktijk. Succesvolle praktijken kunnen sterk gespecialiseerd of meer algemeen van aard zijn en zich daarbij richten op hoogwaardige advieswerk (transaction services), op aan assurance verwante opdrachten, op assuranceopdrachten en op compliance-diensten. In module 1 worden de processen voor commerciële en strategische planning onderzocht, alsmede meer gedetailleerde handvatten aangereikt voor de ontwikkeling en implementatie van een strategische plan in uw praktijk. Module 2: Praktijkmodellen en netwerken Een accountantspraktijk met een evenwichtig team van betrokken leidinggevenden dat beschikt over een solide basis van goede besluitvorming, ethiek en efficiënte processen kan de toekomst met vertrouwen tegemoet zien. In Module 2 komen de structurele overwegingen aan de orde die inherent zijn aan het bezitten of runnen van een accountantspraktijk, alsmede de diverse beschikbare modellen. Dit omvat tevens aandacht voor de winstdeling en besluitvorming binnen een praktijk en het gebruik van netwerken om waarde toe te voegen en de winstgevendheid te vergroten. Module 3: Uw praktijk opzetten en uitbouwen Module 3 vormt een uitbreiding op de thema s die werden besproken in de Modules 1 en 2 en bevat een meer gedetailleerde kijk op de ontwikkeling van een groeistrategie, de opbouw van een adviespraktijk, de omgang met toenemende regeldruk en concurrentie, tariefstelling, marketing en de ontwikkeling van een bedrijfscultuur. Module 4: De mens centraal: de ontwikkeling van een strategisch personeelsbeleid De mate waarin uw praktijk een goede service kan bieden en succesvol kan zijn wordt bepaald door de kwaliteit van uw medewerkers en de manier waarop u leiding geeft. In Module 4 worden de belangrijkste elementen onderzocht die een essentiële rol spelen in het realiseren van de doelstellingen van uw praktijk, namelijk uw medewerkers. In deze module komt uw rol als leider aan de orde, personeelsproblemen die kunnen ontstaan wanneer uw praktijk groeit, alsmede het vermogen van uw praktijk om medewerkers aan te trekken, te behouden, te motiveren en te trainen. Module 5: Technologie en e-business In een klimaat van voortdurende verandering, toenemende regeldruk en internationale verslaggeving is het voor ondernemingen nog belangrijker geworden om best practices te implementeren voor hun technologieën, zoals social media, smartphones en cloudcomputing. In Module 5 wordt de toenemende rol onderzocht die de technologie speelt in het succes van een accountantspraktijk. Het effectief selecteren, implementeren en beheren van technologieën, alsmede het trainen van medewerkers in het gebruik van deze middelen levert een fundamentele bijdrage aan het succes van elke praktijk. NBA 6
Module 6: Klantbeheer Sterke en effectieve klantrelaties vormen de ruggegraat van een succesvolle accountantspraktijk. De relaties die accountants hebben met hun klanten zijn de basis voor de waarde van de praktijk. De groeiende concurrentie vereist dat praktijken hun klantrelaties onderhouden en uitbreiden. De toenemende regeldruk maakt een goede kennis van uw klanten belangrijker dan ooit. In Module 6 worden het opbouwen en het doorlopend onderhouden van klantrelaties onderzocht, alsmede strategieën voor het verstevigen van die relaties, met inbegrip van netwerken, mogelijkheden van doorverwijzingen en andere vormen van samenwerking. Module 7: Risicobeheer Risico is een bekend begrip voor accountants. Maar omdat in de afgelopen jaren het aantal claims sterk is toegenomen zijn risico en risicobeheer steeds belangrijker geworden. In Module 7 wordt risicobeheer besproken en de specifieke invloed die het heeft op de praktijk. Er wordt een kader geboden voor het bepalen, evalueren en reageren op risico s binnen een praktijk. Aan de orde komen ethische kwesties en bescherming tegen ethische bedreigingen, de rol van systemen voor kwaliteitscontrole en de vermindering van extra risico s door bijvoorbeeld verzekeringen. Module 8: Bedrijfsopvolging Naarmate accountants ouder worden gaan ze vaker nadenken over de waarde van hun (aandeel in de) praktijk en aan strategieën om de praktijk en uiteindelijk het beroep te verlaten. In Module 8 wordt het belang besproken van een opvolgingsplan dat een zo geruisloos mogelijk vertrek van de accountant mogelijk maakt en de strategieën die kunnen worden gebruikt om goed voorbereid klaar te zijn voor opvolging. Hiertoe behoren de bespreking van waardering en prijsvorming en opties voor samenvoeging met andere partijen, fusies en interne en externe buy-outs. Modulaire vorm Elke module is bedoeld om zoveel mogelijk onafhankelijk en zelfstandig te kunnen worden gebruikt. Dit betekent dat in sommige gevallen elders besproken materiaal wordt samengevat. In dat geval zijn echter kruisverwijzingen opgenomen naar de modules waar het desbetreffende onderwerp in meer detail wordt behandeld. Vanwege de modulaire vorm is het document geschikt voor zowel gedrukte als elektronische vorm, maximaal nut kan worden verkregen met de elektronische versie. Elke module heeft de volgende structuur: Titel Inhoudsopgave Een overzicht van de inhoud van de module Inleiding en uitleg De inleiding bevat een overzicht van de module. Het overzicht wordt gevolgd door praktische uitleg over de implementatie van de best practices in de praktijk. Terwijl het ontworpen is om praktijken te bedienen in verschillende fasen van de levenscyclus, is het aanbevolen dat de volgorde dat iemand de Gids leest verschilt. Bijvoorbeeld, iemand in de opstartfase vindt het wellicht handiger om te starten met module 1 en 2, een gevestigde praktijk vindt het wellicht handiger om te starten met module 3, terwijl voor diegene die bezig is met opvolging van zijn praktijk wellicht het beste advies is om direct naar module 8 te gaan. NBA 7
Case studies, checklists en aanvullende literatuur Voor elke module wordt verondersteld dat de lezer beschikt over basiskennis van de principes voor praktijkbeheer. De inhoud geeft aan hoe de theoretische begrippen kunnen worden toegepast, wijzigingen kunnen worden doorgevoerd en voortgang kan worden gemeten. Als hulp hierbij bevat elke module case studies en checklists. Bovendien eindigt elke module met aanvullende literatuur en andere bronnen aan de hand waarvan accountants onderwerpen die hun interesse hebben verder kunnen uitdiepen. Kruisverwijzing naar andere IFAC-publicaties De Gids is bedoeld als aanvulling op bestaande publicaties van IFAC of onafhankelijke standaard zetters die IFAC ondersteunen zoals de Code of Ethics for Professional Accountants (de IESBA Code) en de Guide to Quality Control for Small- and Medium-Sized Practices en waar van toepassing bevat de tekst kruisverwijzingen naar deze publicaties. NBA 8