KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel. : +32(0)2/213.85.40 E-mail : commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/213.85.65 http://www.privacy.fgov.be/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 25 / 2005 van 15 juni 2005 O. Ref. : SA2 / RN / 2005 / 004 BETREFT : Beraadslaging betreffende de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer om toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te verkrijgen en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de aflevering van kaarten voor de digitale tachograaf. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer, ontvangen op 11 februari 2005 en de bijkomende informatie ontvangen op 7 maart 2005 en 10 maart 2005; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies op 11 maart 2005; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 6 april 2005; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 15 juni 2005, nadat de FOD Mobiliteit en Vervoer op 12 mei 2005, 6 juni 2005 en 8 juni 2005 bijkomende verduidelijking verstrekte ingevolge de beraadslaging op 14 april 2005, als volgt: Ber RR 25 / 2005-1/8
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG. ------------------------------------------------------------- De aanvraag heeft tot doel om het Instituut voor Wegtransport vzw, hierna de onderaannemer genoemd, te machtigen om: - toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5 en 10, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR); - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR) met het oog op het afleveren van chipkaarten voor de digitale tachograaf. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG. -------------------------------------------------------------- A. TOEPASSELIJKE WETGEVING. A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR). Overeenkomstig art. 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité. Artikel 1 van de verordening nr. 3821/85 van de Raad van 20 december 1985 betreffende het controleapparaat in het wegverkeer, maakt het gebruik van de tachograaf verplicht in voertuigen die bestemd zijn voor het vervoer over de weg van personen en goederen. De tachograaf registreert automatisch een aantal gegevens over de bestuurder zoals de rij- en rusttijden en over het rijden van het voertuig zoals de snelheid tijdens de trajecten. Deze registratie en de eraan gekoppelde controle, dragen bij tot de veiligheid op de weg. Het bevorderen van de veiligheid op de weg dient het algemeen belang, zodat het uitvoeren van maatregelen die daartoe bijdragen kunnen bestempeld worden als een taak van algemeen belang. De Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer zorgt ervoor dat deze verordening in België toegepast wordt en komt bijgevolg in aanmerking om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. De verordening nr. 1360/2002 van de Commissie van 13 juni 2002 betreffende de zevende aanpassing aan de vooruitgang van de techniek van de verordening nr. 3821/85 van de Raad betreffende het controleapparaat in het wegvervoer, voorziet in de invoering van een digitale tachograaf waarin een tachograafkaart met chip moet ingebracht worden. De uitreiking en het beheer van deze kaarten werd in België bij overeenkomst van 13 januari 2003 door de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer toevertrouwd aan het Instituut voor Wegtransport vzw. Het Instituut voor Wegtransport vzw is een rechtspersoon en komt dus op grond van artikel 5, eerste lid, 3, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Ber RR 25 / 2005-2/8
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT. Ingevolge artikel 3.1 van de verordening nr. 3821/85 werd de installatie van een controleapparaat, bekend als tachograaf, verplicht in voertuigen die bestemd zijn voor het vervoer over de weg van personen en goederen. In de praktijk werden heel wat misbruiken met betrekking tot het gebruik van dit apparaat vastgesteld. De verordening nr. 2135/98 van de Raad van 24 september 1998 tot wijziging van de verordening nr. 3821/85 van de Raad betreffende het controleapparaat in het wegvervoer en tot wijziging van richtlijn 88/599/EEG betreffende standaardprocedures voor de controle op de toepassing van verordening nr. 3820/85 en verordening nr. 3821/85, strekt ertoe om een halt toe te roepen aan misbruiken door de invoering van meer geavanceerde apparatuur, zoals een controleapparaat met een inrichting voor elektronische opslag van de relevante gegevens en een persoonlijke bestuurderskaart. De Raad calculeerde de vooruitgang van de techniek in deze verordening in en bepaalde dat de Europese Commissie desgevallend het nodige zou doen om de in de bijlage van de verordening opgenomen technische voorschriften snel aan te passen. De lijnen die in de verordening nr. 2135/98 werden uitgezet, werden door de verordening nr.1360/2002 van de Europese Commissie van 13 juni 2002 verder verfijnd en geactualiseerd. Bijlage IB van deze verordening regelt de constructie, beproevings-, installatie- en controlevoorschriften van de digitale tachograaf. De verordening 2135/98 is krachtens artikel 4 verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. In toepassing van artikel 2 van die verordening had men de regeling met betrekking tot de digitale tachograaf moeten toepassen op de voertuigen die vanaf 5 augustus 2004 in het verkeer werden gebracht. Op de Raad Vervoer/Telecommunicatie/Energie van de Europese Unie van 8-9 maart 2004 werd meegedeeld dat de Commissie gedurende een periode van 12 maanden een moratorium zou toepassen op alle bepalingen betreffende de digitale tachograaf. Concreet betekende dit een uitstel van de invoering van de digitale tachograaf met 1 jaar zodat de regeling dienaangaande van toepassing zal zijn op de voertuigen die vanaf 5 augustus 2005 in het verkeer worden gebracht en die door de bestuurders zowel voor vervoer voor eigen rekening als voor vervoer voor rekening van derden gebruikt worden. Dit betekent dat binnenkort moet kunnen overgegaan worden tot de aflevering van chipkaarten voor een digitale tachograaf die conform zijn aan de bepalingen opgenomen in punt IV Functionele en constructie-eisen voor de tachograafkaarten van bijlage I B van de verordening nr. 1360/2002. Er zijn vier soorten van tachograafkaarten: de bestuurderskaart, de controlekaart, de werkplaatskaart en de bedrijfskaart. De aanvraag van een bestuurderskaart en een werkplaatskaart die gepersonaliseerd wordt op naam van de werknemer, geschiedt door een fysieke persoon. De identiteit van de bestuurder of de houder van de werkplaatskaart zal gecontroleerd worden aan de hand van de informatiegegevens van het Rijksregister. Als gevolg daarvan kan de onderaannemer die de kaarten verstrekt zich verzekeren van de juiste identiteit van de aanvrager, zonder dat deze officiële documenten moet voorleggen die zijn identiteit of statuut bewijzen. Ber RR 25 / 2005-3/8
Die controle zal gebeuren naar aanleiding van: - de eerste aanvraag om een kaart te verkrijgen; - een vraag tot vernieuwing van de kaart wanneer haar geldigheidsduur verstrijkt; - een vraag tot vervanging van de kaart ingeval van disfunctie, van verlies, van wijziging van de gepersonaliseerde gegevens die op de kaart vermeld zijn, indien ze gestolen wordt; - een vraag om de kaart om te ruilen. Hieruit volgt dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, 1, 2 van de wet van 8 december 1992. C. PROPORTIONALITEIT. C.1. Ten opzichte van de gegevens C.1.1. De onderaannemer wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5, en 10, WRR, namelijk de naam en voornamen, de geboorteplaats en datum, het geslacht, de nationaliteit, de hoofdverblijfplaats en de vermelding van het register waarin de in artikel 2 bedoelde personen zijn ingeschreven. Punt 175 van punt IV Functionele en constructie-eisen voor de tachograafkaarten van de bijlage I B van de verordening nr. 1360/2002 bepaalt dat de zichtbare gegevens die op de kaart vermeld worden o.a. zijn: - de naam van de bestuurder; - de voornamen van de bestuurder; - de geboortedatum van de bestuurder; - de woon- of verblijfplaats van de houder (facultatief) De controle ervan vereist toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 en 5, WRR. De onderaannemer zal niet alleen kaarten afleveren aan personen die de Belgische nationaliteit hebben. Volgens de mondelinge toelichting die verstrekt werd, zal hij eveneens kaarten afleveren aan personen die niet over de Belgische nationaliteit beschikken voor zover deze gedurende een bepaalde periode in België ingeschreven zijn. Dit betekent dat al naargelang de nationaliteit van de aanvrager van een kaart, eventueel een extra element moet gecontroleerd worden. De Commissie stelt vast dat de toegang voor wat de persoonsgegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5, WRR betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.1.2. De aanvrager wenst tevens toegang tot het informatiegegeven register waarin de in artikel 2 bedoelde personen zijn ingeschreven (artikel 3, eerste lid, 10, WRR). Uit de door de onderaannemer verstrekte schriftelijk informatie blijkt niet dat een toegang tot dit informatiegegeven noodzakelijk is opdat hij de chipkaarten voor een tachograaf zou kunnen afleveren. Daarenboven blijkt uit de mondelinge toelichting, verstrekt door de onderaannemer, dat er een misverstand bestaat betreffende de draagwijdte van dit informatiegegeven. In tegenstelling tot wat de onderaannemer denkt, verschaft een toegang tot dit gegeven hem geen toegang tot de betrokken registers. De Commissie stelt vast dat, gelet op de doeleinden, de toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 10, WRR overmatig is en weigert bijgevolg de toegang tot dit informatiegegeven (art. 4, 1, 3, WVP). Ber RR 25 / 2005-4/8
C. 2. Gebruik van het identificatienummer De aanvrager van een kaart zal op het aanvraagformulier zijn identificatienummer van het Rijksregister moeten vermelden. Gelet op het feit dat het een uniek nummer betreft, laat het de onderaannemer toe om in het Rijksregister de identiteit van de aanvrager ontegensprekelijk en correct vast te stellen via een controle in het Rijksregister. Het verhindert daarenboven dat er meerdere kaarten op de naam van eenzelfde persoon worden afgeleverd (fraudebestrijding). De onderaannemer zal het nummer tevens gebruiken met het oog op het beheer en de organisatie van zijn gegevens. De Commissie stelt vast dat de aanvraag voor wat het gebruik van het identificatienummer betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang/gebruik gevraagd wordt C.3.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd. Telkens wanneer de onderaannemer een aanvraag ontvangt voor de aflevering van een bestuurderskaart of een werkplaatskaart zal hij de identiteit van de aanvrager moeten controleren. Vermits de onderaannemer dagelijks aanvragen voor de aflevering van chipkaarten voor een tachograaf zal ontvangen, stelt de Commissie vast dat een permanente toegang vereist is opdat de onderaannemer zijn doeleinden zou kunnen realiseren (artikel 4, 1, 3, WVP). C.3.2. Zowel de toegang als het gebruik worden voor onbepaalde duur gevraagd. De taken die, ter uitvoering van verordening nr. 1360/2002, door de FOD Mobiliteit en Vervoer bij overeenkomst aan de onderaannemer werden toevertrouwd, zijn niet in de tijd beperkt. De Commissie stelt vast dat in het licht van de doeleinden waarvoor de toegang en het gebruik worden gevraagd, een machtiging voor onbepaalde duur noodzakelijk is voor de verwezenlijking ervan (art. 4, 1, 3 WVP). Zowel de toegang als het gebruik zullen een einde nemen van zodra de FOD Mobiliteit en Vervoer afziet van de diensten van de onderaannemer voor het verstrekken van de tachograafkaarten. De FOD Mobiliteit en Vervoer is ertoe gehouden de Commissie hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen. C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn De verkregen informatiegegevens zullen door de onderaannemer gedurende 5 jaar bijgehouden worden. Deze bewaringstermijn stemt overeen met de geldigheidsduur van de afgeleverde kaarten. De informatiegegevens worden vernietigd naar aanleiding van de teruggave, de verlenging of de vervanging van de kaart. Ingeval van verlenging of vervanging van de kaart wordt dezelfde procedure gevolgd als naar aanleiding van de eerste aflevering van een kaart. De vernieuwde gegevens zullen dan door de onderaannemer bewaard worden. De Commissie stelt vast dat dit overeenstemt met de vereiste van artikel 4, 1, 5, WVP. Ber RR 25 / 2005-5/8
C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden De gegevens die door de onderaannemer uit het Rijksregister verkregen worden, zullen aan derden meegedeeld worden. Het betreft meer in het bijzonder de onderaannemer NV Giesecke en Devrient Belgium (onderaanneming waarmee de Minister van Mobiliteit en Sociale Economie op 30 juni 2004 zijn instemming betuigde) die de chipkaarten voor een tachograaf personaliseert. Van zodra de kaart gepersonaliseerd is, zullen deze gegevens door de NV Giesecke en Devrient Belgium gewist worden. In dit verband vestigt de Commissie de aandacht op de noodzaak van een contract tussen de onderaannemer en de NV Giesecke en Devrient Belgium waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP worden geregeld. In de aanvraag wordt melding gemaakt van het feit dat er ook een mededeling zou gebeuren aan de Europese Commissie, Directoraat-generaal Vervoer en Energie door middel van Tachonet (Beslissing 1719/1999/ EU) zodat de lidstaten die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van de kaarten zich ervan kunnen vergewissen dat er slechts een geldige kaart per persoon wordt afgeleverd. Uit de mondelinge toelichting die verstrekt werkt door de aanvrager blijkt evenwel het volgende: - de gegevens met betrekking tot een persoon aan wie een digitale tachograafkaart werd afgeleverd, worden door de onderaannemer ingevoerd in een databank van de FOD Mobiliteit; - indien een autoriteit van een andere EU-lidstaat die digitale tachograafkaarten aflevert, wenst te controleren of aan een persoon die een kaart aanvraagt, niet reeds elders een kaart werd verstrekt, zal een vraag in die zin in het Tachonetsysteem ingevoerd worden; - de gegevens die in het Tachonetsysteem worden ingebracht om de databanken van de lidstaten te ondervragen zijn: de naam,de voornaam en de geboortedatum; - het Tachonetsysteem zal alle databanken m.b.t. de digitale tachograafkaarten van de lidstaten ondervragen en zal de autoriteit die de vraag gesteld heeft hetzij een positief hetzij een negatief bericht afleveren; - de ondervraging aan de hand van Tachonet geschiedt via het testanetwerk, dit is het beveiligd netwerk tussen de Europese Commissie en de administraties van de EU-lidstaten, waartoe derden geen toegang hebben (dit houdt in dat als de Belgische verstrekker van digitale tachograafkaarten, dus de onderaannemer, via Tachnet een ondervraging wenst te doen, deze via de FOD mobiliteit zal verlopen). Dit betekent dat er eigenlijk geen persoonsgegevens worden meegedeeld noch aan de Europese Commissie, noch aan de autoriteiten van de andere EU-lidstaten, bevoegd voor de aflevering van de kaarten. Volledigheidshalve vestigt de Commissie de aandacht op het volgende. Voor zover het identificatienummer van het Rijksregister valt onder de gegevens die de onderaannemer voornemens is om mee te delen, vestigt de Commissie er de aandacht op dat dit maar mogelijk is indien de instantie aan wie de mededeling geschiedt, eveneens gemachtigd is om dit identificatienummer te gebruiken. De Commissie stelt vast dat in het licht van het doeleinden waarvoor de toegang wordt gevraagd, de mededeling aan derden, behoudens voor wat het identificatienummer van het Rijksregister betreft, in het licht van art. 4, 1, 3 WVP aanvaardbaar is. Ber RR 25 / 2005-6/8
C. 6. Netwerkverbindingen Volgens de uitleg, verstrekt in de aanvraag, zullen er geen netwerkverbindingen op basis van het identificatienummer van het Rijksregister ontstaan. Het controleren of niet reeds een chipkaart voor een tachograaf aan een bepaalde persoon werd afgeleverd via Tachonet, gebeurt niet aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister. Aan NV Giesecke en Devrient Belgium worden enkel de gegevens verstrekt waarover deze moet beschikken om de kaart aan te maken. De Commissie vestigt er de aandacht op dat het identificatienummer van het Rijksregister evenwel slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover deze laatste eveneens gemachtigd zijn om dit nummer te gebruiken (zie ook hiervoor onder punt C.5). D. BEVEILIGING. D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Het betreft een personeelslid van de dienst informatica- en communicatietechnologie van de FOD Mobiliteit en Vervoer, dat deze taak zal vervullen bij de onderaannemer. D.2. Informatieveiligheidsplan Er wordt een informatieveiligheidsplan voorgelegd. In dit veiligheidsplan wordt op algemene wijze aangegeven: - welke de objectieven zijn; - welke de reikwijdte van het plan is - welke basisprincipes met betrekking tot informatiebeveiliging zullen in acht genomen worden; - hoe de verantwoordelijkheid bepaald wordt; - hoe sancties zullen genomen worden bij inbreuken; De Commissie stelt vast dat dit plan in zijn huidige vorm een degelijk kader vormt dat echter nog verder moet uitgewerkt worden. In het licht hiervan moet de aanvrager binnen de 6 maanden een verfijnd veiligheidsplan voorleggen aan de Commissie in functie waarvan zij de machtiging opnieuw zal onderzoeken. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Binnen de onderaannemer wordt de afdeling Digitach/unit smart card opgericht. De personeelsleden van deze dienst zullen de aanvragen tot het bekomen van chipkaarten voor een tachograaf behandelen. Met het oog daarop zullen zij beschikken over een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en zullen zij het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. De onderaannemer moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen die ter beschikking wordt gehouden van de Commissie, met de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen zullen daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. Ber RR 25 / 2005-7/8
OM DEZE REDENEN, De Commissie 1 machtigt de opdrachtgever de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer en haar onderaannemer het Instituut voor Wegtransport vzw, met het oog op de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B en onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging: - om toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5, WRR; - om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, zonder dat dit evenwel mag meegedeeld worden aan instanties die niet over een machtiging beschikken om dit nummer te gebruiken. Deze machtiging wordt verleend voor een termijn van zes maanden binnen dewelke het Instituut voor Wegtransport vzw aan de Commissie: - een verder uitgewerkt veiligheidsplan moet bezorgen zoals geëist in punt D.2; - een schriftelijke verklaring moet bezorgen waarin zij zich er uitdrukkelijk toe verbindt de door de Commissie toegestuurde lijst met betrekking tot de minimale veiligheidsvereisten waarheidsgetrouw in te vullen en ondertekend terug te bezorgen; Indien binnen deze termijn niet voldaan wordt aan de hiervoor vermelde voorwaarden, zal de machtiging van rechtswege buiten werking treden. De Commissie bepaalt verder dat: De FOD Mobiliteit en Vervoer is ertoe gehouden om de Commissie onmiddellijk op de hoogte te brengen wanneer er, met het oog op het verstrekken van de chipkaarten voor een tachograaf, wordt afgezien van de diensten van het Instituut voor Wegtransport vzw. 2 weigert de opdrachtgever de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer en haar onderaannemer en het Instituut voor Wegtransport om toegang te hebben tot het informatiegegeven bedoeld in artikel 3, eerste lid, 10, WRR. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Michel PARISSE Ber RR 25 / 2005-8/8