Rapportage Heroverweging Medezeggenschap TU Delft Aan de TU Delft wordt al vele jaren gewerkt met een convenant tussen vakbonden, ondernemingsraad en College van Bestuur waarin is vastgelegd welke onderwerpen op welke overlegtafel worden behandeld. In voorkomende gevallen adviseert de Ondernemingsraad aan de Vakbonden Lokaal overleg (VLO) en andersom. Besloten is tot deelname aan het landelijke project Heroverweging medezeggenschap omdat het algemene gevoel is dat het overleg efficiënter maar bovenal effectiever kan. De pilot aan de TU Delft heeft voornamelijk de vorm gekregen van een onderzoek naar: op welke wijze kunnen de medewerkers van de universiteit meer betrokken worden bij de medezeggenschap; of en hoe kan de overlegcultuur aangepast worden teneinde de besluitvorming efficiënter en effectiever te laten verlopen; wat zijn de consequenties van de internationalisering; Wat kan de inzet van sociale media zijn voor de wijze waarop de medezeggenschap wordt vormgegeven; Van groot belang voor het de voortgang in en de bereikte resultaten van het project is het feit dat het project is gedragen door OR en CvB. Ook de vakbonden hebben hun volledige medewerking gegeven en in ene later stadium is ook de Studentenraad bij het project betrokken. Overzicht activiteiten die hebben plaatsgevonden: 1 oktober 2012: startbijeenkomst; Opzetten projectorganisatie; Enquête cultuur TBM; Interviews net deelnemers aan medezeggenschap of partners van medezeggenschap; Informatie aan OdC s; Tussenrapportage aan Adviescollege; 3 april 2013: bijeenkomst met leden OdC s; September 2013: heisessie College van Bestuur, Ondernemingsraad, vakbonden en Studentenraad. Startconferentie De Startconferentie in oktober 2012 wordt gehouden op initiatief van het College van besturu, de Ondernemingsraad en de vakbonden Lokaal Overleg. Onder begeleiding van een externe adviseur bepalen partijen op welke wijze zij de vernieuwing kunnen stimuleren. Dit gebeurt onder meer aande hand van het bepalen van een top 6 van elementen die overleg of samenwerking frustreren en een top 6 van elementen die de kwaliteit van het overleg juist bevorderen. Top-6 Overleg of samenwerking frustreren Procedure vreten Teveel op de formaliteiten zitten Niet tijdig zijn met stukken en informatie Onvolledige en tegenstrijdige informatie Afspraken niet nakomen Te gedetailleerde vragen stellen
Van te voren aangeven dat je toch niks gaat doen met het advies Top-6 Vertrouwen winnen Tijdigheid Respect/ luisteren naar elkaars argumenten Humor Respect en openheid Houding in de vergadering is vol aandacht Afstemmen : hoe gaan we met dit onderwerp om Helderheid over procesgang maken uitkomst De cultuur binnen de medezeggenschap is benoemd, de deelnemers formuleerden quick-wins en de grotere thema s zijn verkend. Projectorganisatie Ten behoeve van het project wordt ter ontlasting van de deelnemers aan de medezeggenschap zelf een projectorganisatie ingericht: Projectmanager: Adri Sloot, 0,2 fte Secretariële ondersteuning: ca. 0,2 fte Stuurgroep: Voorzitter OR Voorzitter Lokaal Overleg Voorzitter CvB Secretaris Universiteit De Projectmanager overlegt/stemt af met stuurgroep over procesgang en activiteiten. In het voorjaar 2013 wordt besloten het onderzoek nog meer te richten op de situatie aan de TU Delft zelf. Het onderzoek zal zich ook richten op het functioneren van de Onderdeelcommissies en de Studentenraad en facultaire studentenraden. Hierbij wordt ook de relatie/samenwerking tussen de Onderdeelcommissies/facultaire studentenraden en overlegpartner betrokken. De voorzitter van d studentenraad gaat deel uitmaken van de stuurgroep. Aanvankelijke Planning November 2012 februari 2013: Eerste bijeenkomst(en) met onderdeelcommissies eerste bijeenkomsten met de werkvloer: drijfveren en belemmeringen nagaan van medewerkers om wel of niet deel te nemen aan de medezeggenschap; uitzetten enquête(s). Reflectie sessies voor verbetering samenwerking OR-CvB; werken aan belemmeringen, uitmondend in een gezamenlijke heisessie. mei - juni 2013: Uitwerken onderzoeksresultaten; Uitwerken/wijzigen convenant LO OR; uitwerken communicatieplan; bestendigen samenwerkingsrelatie OR-CvB door oppakken concrete activiteiten. Juli 2013: uitrol communicatieplan;
opstellen blauwdruk samenwerkingsrelatie OR-CvB. Augustus 2013: zo nodig bijstellen deelprogramma s; projectvaluatie; opleveren in de vorm van een draaiboek (mede voor andere instellingen); najaar 2013: eindconferentie Bijgestelde planning de geplande eindconferentie in het najaar 2013 wordt gezien als een tussenstap; eind februari vindt afronding van het project aan de TU Delft plaats, nadat geëxperimenteerd is met een nieuwe werkwijze waartoe op de najaarsconferentie is besloten. Interviews Hoe wordt tegen OR en LO aangekeken? Internviews zijn gehouden met alle leden van het College van Bestuur, de Secretaris van de Universiteit, leden van de Ondernemingsraad, voorzitter van de Vakbonden Lokaal Overleg, voorzitter Studentenraad faculteitssecretarissen en medewerkrs die bijvoorbeeld op enige wijze betrokken zijn bij de medezeggenschap. Ook is er een bijeenkomst geweest met leden van de Onderdeelcommissies Beelden tav functioneren medezeggenschap 1. OR houdt zich te veel met regels en procedures bezig (deels of voornamelijk veroorzaakt door herijking); 2. OR wijkt af van advies OR-commissies; 3. OR doet het werk van de Onderdeelcommissies over; 4. Onderdeelcommissies kennen bij reorganisaties advies vakbonden aan Ondernemingsraad niet als gevolg van het convenant adviseren de vakbonden bij reorganisaties aan de Ondernemingsraad); 5. Convenant interessant maar voor staf en CvB zeer arbeidsintensief en tijdrovend; Toelichting: Convenant geeft duidelijkheid over aan welke overlegtafel het overleg plaatsvindt. Ondernemingsraad en Vakbonden Lokaal Overleg adviseren elkaar bij convenantonderwerpen. Dit betekent dat staf/college van Bestuur toch bij de voorbereiding aan beide tafels betrokken zijn. 6. Veel onbekendheid: vertrouwelijke stukken, besloten vergaderingen vakbonden, onbekendheid adviezen; 7. Vakbondsoverleg is geen medezeggenschap (geluid uit bonden en Ondernemingsraad). Advies t.a.v besluitvormingsproces VLO adviseert bij reorganisaties aan Onderdeelcommissie(s) Toelichting: De bij een reorganisatie betrokken onderdeelcommissie(s) adviseert /adviseren de Ondernemingsraad. De onderdeelcommissie kent dan nog niet het advies dat de Vakbonden Lokaal Overleg uitbrengt en kan derhalve eventuele rechtspositionele consequenties niet in de advisering betrekken. De Ondernemingsraad kan als gevolg van het advies van de vakbonden afwijken van het advies van de Onderdeelcommissie. Dit kan verwarring en onbegrip tot gevolg hebben.
De technische Werkgroep van het VLO en de HR-commissie van de Ondernemingsraad vergaderen bij Convenant onderwerpen gezamenlijk en streven naar gemeenschappelijk advies naar Ondernemingsraad dan wel Vakbonden Lokaal Overleg; Secretaris overlegzaken is zowel intermediair tussen CvB-OR als tussen CvB VLO en tussen OR en VLO (spin in web); Maak adviezen van OR aan VLO en adviezen van VLO aan OdC/OR openbaar ook voor staf Commissies adviseren schriftelijk aan OR. Dit advies wordt ook aan CvB gestuurd; Advies is uitgangspunt bij bespreking in OR. Het College van Bestuur dient de overlegpartner vroegtijdig, volledig en vooral ook foutloos; Toelichting: Niet tijdige, onjuiste en onvolledige informatie wekt veel irritatie op. Reorganisaties worden vaak pas gemeld als alles al beklonken is. Afwijken van regels ter discussie stellen, niet gewoon doen! Toelichting: er kunnen goede redenen zijn om van afgesproken procedures en regelgeving af te wijken. De overlegpartner daarover niet informeren leidt tot irritatie en wantrouwen. Dagelijks Bestuur OR komt maandelijk, in ieder geval zeer regelmatig ) bijeen met vertegenwoordigers OdC s. Toelichting: dit is al jarenlange praktijk tussen de Studentenraad en facultaire studentenraden. Het komt niet alleen de samenwerking tussen Ondernemingsraad en onderdeelcommissies ten goede, maar ook de samenwerking tussen de onderdeelcommissies zelf. Beelden tav afspiegeling/draagvlak Ondernemingsraad is qua leeftijd en achtergrond (OBP/WP) geen juiste afspiegeling TU Delftgemeenschap; Idem voor de meeste OdC s; VLO is qua leeftijd, achtergrond en man/vrouw-verhouding geen juiste afspiegeling TU Delftgemeenschap; Op een enkele uitzondering na is iedereen positief over de keuze voor gedeelde medezeggenschap; Taalbarrière. Opmerkelijke uitspraken: Omvang OR is te groot, daardoor kosten medezeggenschap te hoog; Medezeggenschap kost te veel tijd. Mogelijke oorzaken Ondervertegenwoordiging WP: medezeggenschap gaat te veel over procedures en regels, niet of te weinig over inhoud; de onderwerpen die aan de orde zijn, liggen te ver af van onderzoek- en onderwijspraktijk; Meedraaien in medezeggenschap doe je omdat je het leuk vindt, wetenschappers vinden hun werk al leuk genoeg en hebben daardoor ook geen tijd; Ondervertegenwoordiging Promovendi: promoveren staat op 1e plaats, medezeggenschap kost te veel tijd; Taalbarrière; er wordt tijdens de vergaderingen Nederlands gesproken, de te behandelen stukken zijn veelal in het Nederlands opgesteld. Niet representatieve vertegenwoordiging in VLO: onbekendheid met VLO en LO
Toelichting: de vergaderingen van de vakbonden zelf en de overlegvergadering van de vakbonden en het college van Bestuur zijn besloten. Er is vrijwel geen publiciteit over voortgang etc. Medezeggenschap in combinatie met werk is te veel van het goede (zeker in tijden van reorganisaties); Werkdruk, Leidinggevende werken niet in alle gevallen mee aan deelname van medewerkers aan medezeggenschap, in sommige gevallen wordt deelname tegengegaan. Algemeen : tijdbesteding van deelnemers aan de medezeggenschap wordt onderschat, dit geldt in heet sterke mate voor de leden van het Dagelijks Bestuur van de Ondernemingsraad en van Onderdeelcommissies wordt onderschat. Advies mbt draagvlak Aan vakbonden: Beperk lidmaatschap VLO tot personen die actief betrokken zijn (bij voorkeur werkzaam zijn) bij TU Delft en personen die actieve relatie hebben met universiteiten (zoals vakbondsbestuurders); Aan vakbonden en CvB: maak vergaderingen openbaar; Naast vertrouwelijkheid omwille van mogelijke schade aan personen dan wel TU Delft, alleen vertrouwelijkheid als het onderhandelingen betreft over geld en/of tijd. Aan Ondernemingsraad: Vraag in voorkomende gevallen advies aan bestaande platforms zoals Promood en het secretaressen netwerk; Aan College van Bestuur: Deelname aan medezeggenschap is positieve aantekening/aandachtspunt in R&O; Aan Ondernemingsraad: maak duidelijk dat tweetalig vergaderen geen probleem is; Toelichting: geen van de deelnemers heeft bezwaar tegen tweetalig vergaderen (waarbij sommige deelnemers in het Engels spreken en andere in het Nederlands. Uitsluitend vergaderen in het Engels gaat de meeste deelnemers en geïnterviewden te ver omdat nuances verloren kunnen gaan). Aan College van Bestuur: voeg bij stukken samenvatting in het Engels toe; Aan Ondernemingsraad en College van Bestuur: onderzoek de mogelijkheden en onmogelijkheden van een zittingsduur van twee jaar Aan OR en CvB: onderzoek de mogelijkheden van een COR op universiteitsniveau en een OR op faculteits- en UD-niveau en/of de mogelijkheden van kiesgroepen Verruim vrijstellingsregel, vertrouw er op dat daar geen misbruik van wordt gemaakt: Toelichting: huidige vrijstellingsregeling blijkt onvoldoende in drukke periodes als bij grote reorganisaties. Tijdelijke ophoging van de vrijstelling blijkt lastig. Advies mbt betrokkenheid TU-gemeenschap Heel praktisch: Zorg voor meer publiek : Plaats agenda OR en agenda Overleg OR - CvB op agenda TU Delft-site (geldt ook voor agenda VLO en LO en agenda SR); Streef vaste vergaderdag en vergadertijden na; Vertrouwelijk alleen als het niet anders kan, maar plaats vertrouwelijke behandeling aan eind of begin vergadering; Informeer publieke tribune over het waarom vertrouwelijkheid; Houd sites (onderdeelcommissies, Ondernemingsraad et. )actueel
Andere suggesties Betrek specialisten bij voorbereiding in commissies Vorm bij bepaalde onderwerpen werkgroepen. Nodig daarbij enthousiasten uit Medewerking van CvB bij tweede bullet is essentieel (toestemming van werkgever om als niet-gekozenen actief te zijn in de MZ). Werkdocument Op 17 en 18 september 2013 hebben het College van Bestuur, de Ondernemingsraad, de Studentenraad en de Vakbonden Lokaal Overleg stilgestaan bij de vraag hoe de medezeggenschap binnen de TU Delft efficiënt en effectief gevoerd kan worden. Hierbij wordt opgemerkt dat best al verbeteringen zijn geconstateerd en de sfeer goed is, maar dat het altijd goed is te bekijken of het beter kan. Tijdens de bijeenkomst zijn ook de (voorlopige) resultaten van lokale en centrale onderzoeken naar dat onderwerp gepresenteerd Eén van de conclusies die gezamenlijk getrokken is, is dat de regelgeving rond medezeggenschap en lokaal overleg omvangrijk en complex is. Partijen realiseren zich dat het op landelijk niveau wijzigen van wet en regelgeving niet vanzelfsprekend leidt tot een efficiënter en effectiever overleg binnen de TU Delft Uitgangspunten: 1. Duidelijkheid over wat de Ondernemingsraad, de Studentenraad en het Lokaal Overleg willen bereiken met en in het overleg met het College van Bestuur. 2. Een goede verhouding tussen alle partijen. 3. Een goede borging van de voortgang in het overleg over complexe verandertrajecten, waarbij emoties onderscheiden worden van feiten. Dat kan met een planmatige, stapsgewijze aanpak via beeldvorming, oordeelvorming en advisering/instemming. De voortgang en de gemaakte afspraken worden door partijen vastgelegd in een werkdocument dat gaandeweg het overleg wordt uitgebouwd tot advies of instemming. Het werkdocument gaat uit van respect voor elkaars verantwoordelijkheden en bevoegdheden en verwoordt hetgeen partijen met de verandering willen bereiken en op welke wijze dat door partijen wordt getoetst. Aan de hand van het dossier Campusvisie wordt thans ervaring opgedaan met deze werkwijze. Bij de behandeling van dit dossier zijn Studentenraad en Ondernemingsraad berokken. Op zeer korte termijn zal ook het dossier bezuiniging Universiteitsdienst langs deze weg behandeld worden. Bij dit dossier zijn Ondernemingsraad, de Onderdeelcommissie Universiteitsdienst en de vakbonden betrokken. In maart 2014 zal deze werkwijze in een bijeenkomst van Studentenraad, Ondernemingsraad, vakbonden en vertegenwoordigers van de Onderdeelcommissie Universiteitsdienst worden geëvalueerd. Resultaten toe nu toe Nieuwsbrief ondernemingsraad is tot nu toe het Nederlands en het Engels verschenen De aanpassing van de Reorganisatieprocedure en de aanpassing van het sociaal plan wordt in werkgroepen voorbereid waarin leden van Ondernemingsraad en vakbonden zitten Secretaris Overlegzaken is nu betrokken bij agendaoverleg tussen CvB en Ondernemingsraad en tussen agendaoverleg tussen CvB en vakbonden. Aan het ervaring opdoen met het werken met een werkdocument wordt door alle medezeggenschapspartners deelgenomen.
Besloten is de Bezuiniging universiteitsdienst te behandelen aan de overlegtafel van de Onderdeelcommissie van de Universiteitsdienst. Vanwege mogelijke dienst overstijgende consequenties schui9ven drie leden van de Ondernemingsraad bij aan deze tafel. Nader te onderzoeken/doen Enquête medezeggenschap Onderdelen: Bekendheid met de medezeggenschapsgremia en bereidheid tot deelnemen Kennis van de medezeggenschapsgremia Netwerken en gebruik social media Vanwege een te grote enquêtedruk aan de TU Delft heeft deze enquête nog niet plaatsgevonden. Nagegaan wordt of interviews met medewerkers in de plaats kunnen komen van deze enquête. Functioneren Studentenraad Verwerken (waar nodig en gewenst) advies Landelijke adviescollege Heroverweging Medezeggenschap Aanscherpen convenant (afhankelijk uitkomsten advies en nieuwe Reorganisatieprocedure) Ten slotte: Deze rapportage bevat voor een groot deel bevindingen en adviezen die gepresenteerd zijn op de najaarsbijeenkomst in september. Echter, vanwege nog een aantal nader te onderzoeken onderwerpen, maar ook vanwege de verwerking van de resultaten van de ervaringen met het werkdocument, is deze rapportage voor de betrokkenen aan de TU Delft nog niet de eindrapportage. Onderliggende rapportage is in deze vorm ook niet besproken met de stuurgroep en komt geheel voor de verantwoordelijkheid van de projectmanager. Delft, 4 november 2013, Adri Sloot Projectmanager Pilot Heroverweging medezeggenschap TU Delft