Leidraad marktconsultatie Dagbesteding Leidraad voor de contractering van hoofdaannemers per aandachtgroep - concept - Gemeente Lelystad 13 mei 2014 Dit document is voorlopig en onder voorbehoud van bestuurlijke goedkeuring. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en is van toepassing op de consultatiebijeenkomst van betrokken aanbieders van dagbesteding op 13 mei 2014. 1
Introductie De gemeente Lelystad wordt vanaf 2015 verantwoordelijk voor de ondersteuning die nu valt onder de AWBZ-functie begeleiding (individueel en groep). Met het oog op de transitie AWBZ-Wmo 2015 is de gemeente gestart met de voorbereiding van de contractering van aanbieders die de Dagbesteding gaan bieden. De gemeente Lelystad wil vanaf 2015 de Dagbesteding op aandachtgroepniveau organiseren. Dat moet leiden tot een (1) overeenkomst met een (1) hoofdaannemer per aandachtgroep. Dit document wordt aangeduid als aanbestedingsleidraad en geeft alle partijen inzicht in de afbakening van Dagbesteding, de doelen die de gemeente Lelystad wenst te realiseren met de inzet van Dagbesteding, de wijze van contractering en de verschillende stappen in het aanbestedingsproces. Deze leidraad is ter voorbereiding op de consultatiebijeenkomst op 13 mei 2014, 15.00-17.00 uur te Lelystad. De kadernota Samen leven, samen redzaam is de basis voor deze aanbestedingsleidraad en is onlosmakelijk aan dit document verbonden. Onder voorbehoud: alle data genoemd in dit document zijn indicatief en hier kunnen geen rechten aan ontleend worden. 2
Inhoudsopgave Introductie... 2 Deel 1: Toelichting..4 1. Meerjarige afspraken in partnerschap.5 2. Afbakening Dagbesteding... 6 3. Aandachtgroepen Dagbesteding... 8 3.1. Ouderen en mensen met een chronische aandoening... 8 3.2. Mensen met een lichamelijke handicap (LG)... 9 3.3. Mensen met een (licht) verstandelijke handicap ((L)VG)... 9 3.4. Mensen met een psychiatrische stoornis (PSY)... 10 3.5 Meerdere grondslagen... Error! Bookmark not defined. 4. Overeenkomst per aandachtgroep met een hoofdaannemer... 11 5. Relatie met het Sociaal Wijkteam... 12 6. Bekostiging... 14 7. Persoonsgbonden budget... 16 Deel 2: Aanbestedingsproces... 17 8. Het aanbestedingsproces hoofdaannemerschap Dagbesteding... 18 Stap 1. Marktconsultatie... 18 Stap 2. Preselectie op basis van minimale eisen... 19 Stap 3. Dialoogronde met geselecteerde aanbieders... 21 Stap 4. Aanbieders maken een inhoudelijk voorstel voor het hoofdaannemerschap... 22 Stap 5. De gemeente Lelystad beoordeelt de inhoudelijke voorstellen op basis van gunningscriteria. 23 Stap 6. Voorlopige gunning van het hoofdaannemerschap... 23 9. Communicatie en informatievoorziening... 26 3
Deel 1: Toelichting 4
1. Meerjarige afspraken in partnerschap Met te contracteren aanbieders wordt een meerjarige overeenkomst gesloten voor het bieden van Dagbesteding per aandachtgroep. Het is de intentie van de gemeente Lelystad om deze overeenkomst aan te gaan voor de jaren 2015 2019, waarbij de overeenkomst in eerste instantie een overeenkomst is voor twee (2) jaar met vervolgens de mogelijkheid tot een jaarlijkse (max. 3 keer) verlenging. De reden voor een meerjarige overeenkomst is dat de implementatie van de beoogde opgave (transformatie van de ondersteuning) meerdere jaren kost en niet in een jaar is gerealiseerd. 2015 is een pilotjaar waarin de contouren voor de verdere samenwerking tussen gemeente en betrokken partijen kunnen worden uitgewerkt. De overeenkomsten die de gemeente Lelystad gaat sluiten moeten tegelijkertijd voldoende ruimte bieden voor flexibiliteit en (jaarlijkse) aanpassing gezien mogelijke veranderingen in de financiële kaders en mogelijke regels die worden gesteld aan de inzet van deze middelen door de Rijksoverheid. In 2015 wordt de eerste stap gezet in een meerjarig traject gericht op de realisatie van de beoogde vernieuwing van de ondersteuning, de bekostiging en de organisatie daarvan. In dit jaar ligt de nadruk op het borgen van de continuïteit van de ondersteuning. Van belang is een zorgvuldige overgang voor de bestaande cliënten die gebruik maken van Dagbesteding. In totaal gaat het om circa 450 cliënten die in 2013 gebruik maken van AWBZ-gefinancierde Dagbesteding. Om die reden kiest de gemeente Lelystad voor partnerschap met betrokken aanbieders van Dagbesteding in dit meerjarige ontwikkeltraject. De gemeente Lelystad definieert partnerschap op twee manieren: 1. Samen nadenken over inhoud en beoogde organisatie van Dagbesteding: in het transitiejaar (2015) worden aanbieders van Dagbesteding uitgenodigd om actief mee te denken over de inhoud en de beoogde organisatie van Dagbesteding. 2. Samen komen tot een doelmatig en kwalitatief goed aanbod: de gemeente Lelystad wil dat stimuleren door het aangaan van een langdurige, meerjarige samenwerking tussen gemeente en aanbieders. Wel met daarbinnen de prikkel voor aanbieders om te komen tot een doelmatig en kwalitatief goed aanbod voor Dagbesteding. De gemeente Lelystad is regisseur van het transitieproces, stuurt wat betreft de inhoud van de Dagbesteding op hoofdlijnen en bepaalt de afbakening en de regels van het contract. De gemeente spreekt aanbieders van Dagbesteding aan op hun kennis en ervaring met de verschillende groepen inwoners, kennis van de wijken en buurten, vakinhoudelijke kennis en hun visie en aanpak op de wijze waarop de beoogde vernieuwing vorm en inhoud kan krijgen. De gemeente Lelystad wil met deze vorm van aanbesteden aanbieders uitnodigen om te komen met voorstellen van Dagbesteding die passen binnen de gestelde beleidskaders (zie kadernota samen leven, samen redzaam ) van de gemeente Lelystad. Deze voorstellen zijn vervolgens de basis voor mogelijke afspraken tussen gemeente en aanbieders. 5
2. Afbakening Dagbesteding Voor een aantal inwoners zal, naast inzet vanuit de basis en eventueel ondersteuning thuis, aanvullende ondersteuning nodig zijn. Het kan hierbij gaan om voorzieningen waarvoor de gemeente al verantwoordelijk is maar ook om een aantal nieuwe taken zoals kortdurend verblijf en Dagbesteding. Dagbesteding is onderdeel van specifieke ondersteuning. De gemeente Lelystad wil dat gespecialiseerde Dagbesteding beschikbaar blijft voor inwoners met complexe problematiek en een grote begeleidingsbehoefte. Gespecialiseerde Dagbesteding is voor inwoners van de gemeente Lelystad die geen perspectief hebben op werk en te maken hebben met zware complexe problematiek. Het gaat hier om mensen met zware lichamelijke, psychogeriatrische, psychiatrische of verstandelijke beperkingen. Hierbij is intensieve begeleiding nodig. Uitgangspunt van Dagbesteding is dat de activiteiten bijdragen aan versterking of behoud van de zelfredzaamheid of de eigen regie van cliënten. De gemeente Lelystad hanteert de volgende indeling voor wat betreft de transitie AWBZ/Wmo: Onder Dagbesteding wordt verstaan een dag(deel)programma met een accent op begeleiding in groepsverband. Het dag(deel)programma is gericht op het bijhouden van vaardigheden en het ondersteunen van de mantelzorger. Voor de cliënten met een zwaardere ondersteuningsbehoefte kan de Dagbesteding samengaan met enige vorm van behandeling en/of persoonlijke verzorging. In hoofdstuk 3 van deze aanbestedingsleidraad worden de te onderscheiden aandachtgroepen nader toegelicht. 6
De uitdaging bij Dagbesteding is, dat naast het organiseren van een zinvolle daginvulling voor mensen en het ontlasten van mantelzorgers, er ook de huidige capaciteit aan Dagbesteding, gezien de financiële korting, moeten worden teruggebracht. Daartoe wil de gemeente Lelystad de volgende maatregelen door de hoofdaannemer uitgewerkt zien in zijn (langdurige) visie en plan van aanpak voor de betreffende aandachtgroep: - Combineren van professionele Dagbesteding per aandachtgroep en de reguliere welzijnsactiviteiten uit de basis. Deze combinatie moet door de hoofdaannemer van Dagbesteding (op aandachtgroepniveau) gewaarborgd zijn. - Organiseren en aanbieden op wijk- en buurtniveau van extra dagactiviteiten, - Bekijken in welke mate deze activiteiten kunnen worden ingevuld door de inzet van vrijwilligers in aanvulling op de inzet van professionele begeleiders en hulpverlener. - Bekijken wat de benodigde capaciteit aan specialistische Dagbesteding is, met het oog op een efficiënter aanbod van Dagbesteding. - Organiseren van de wijze van vervoer van en naar de Dagbesteding; vervoer is daarmee integraal onderdeel van de Dagbesteding zoals deze wordt geboden op lokaties voor specialistische Dagbesteding en in buurt- en wijkcentra in de gemeente Lelystad. Het vervoer van en naar gespecialiseerde Dagbesteding of van en naar Dagbesteding geboden in wijk- of buurtcentra, is onderdeel van de overeenkomst met een hoofdaannemer per aandachtgroep 7
3. Aandachtgroepen Dagbesteding De gemeente Lelystad wil de Dagbesteding voor de inwoners op stedelijk niveau per aandachtgroep organiseren en contracteren. De gemeente Lelystad hanteert voor Dagbesteding een indeling naar zogenoemde aandachtgroepen. De redenen voor deze ordening op stedelijk niveau naar aandachtgroepen zijn: - per aandachtgroep is er sprake van aan deze groep gerelateerde eisen aan de kwaliteit van de begeleiding, de deskundigheid van de hulpverleners/begeleiders en de kwaliteit van de benodigde infrastructuur en andere voorzieningen; - het aantal cliënten per aandachtgroep is te beperkt voor een benadering per stadsdeel (zoals wel wordt gehanteerd voor Ondersteuning Thuis); - veel bestaande voorzieningen voor specialistische Dagbesteding hebben een stedelijke functie. Wel is het mogelijk om de capaciteit van deze voorzieningen op stedelijk niveau efficiënter in te zetten door deze in te zetten voor meerdere aandachtgroepen. De gemeente Lelystad heeft gezocht naar een indeling naar aandachtgroepen die recht doet aan de kenmerken en de begeleidingsbehoefte van de cliënten wat betreft Dagbesteding. Dat heeft geleid tot de volgende indeling naar aandachtgroepen die de gemeente Lelystad onderscheidt voor de contratering van Dagbesteding: - Ouderen (SOM en PG) - Mensen met een lichamelijke beperking (LG) - Mensen met een (licht) verstandelijke beperking ((l)vg) - Mensen met een psychiatrische aandoening (PSY) 3.1. Ouderen en mensen met een chronische aandoening In totaal gaat het om 120 mensen in de gemeente Lelystad die in 2013 beschikken over een indicatie voor de AWBZ-functie begeleiding groep. Merendeel gaat het om mensen ouder dan 65 jaar. In de praktijk blijkt dat er overlap is tussen de groepen mensen met grondslag SOM en grondslag PG voor zover het gaat om mensen ouder dan 65 jaar. Om deze reden is de aandachtgroep ouderen en mensen met een chronische aandoening op deze wijze samengesteld. - Somatiek (SOM) Een somatische aandoening of beperking vindt veelal zijn oorzaak in een acute lichamelijke ziekte of aandoening. In de gemeente Lelystad hebben in 2013 circa 75 mensen een indicatie voor de AWBZfunctie begeleiding groep; daarvan zijn 60 mensen ouder dan 65 jaar. 8
Bij deze groep cliënten wordt Dagbesteding ingezet om de gevolgen van een ernstige ziekte op het dagelijks leven zoveel mogelijk te beperken. Deze personen zijn meestal in staat om zelf de regie over hun leven te voeren. Bij de groep 65+ wordt Dagbesteding vooral ingezet om verwaarlozing bij alleenwonende personen te voorkomen, het behouden van vaardigheden en het voorkomen van overbelasting bij de mantelzorg bij personen die met een partner samenleven (CIZ, 2011). - Psychogeriatrische problematiek (PG) Een psychogeriatrische grondslag wordt gevormd door een ziekte, aandoening of stoornis in of van de hersenen. Veelal is er een aantasting te zien van onder andere denkvermogen, gevoelsleven, intellect, herinneringscapaciteit al of niet in combinatie met een afname van motorische functies en een vermindering van de sociale redzaamheid. In de gemeente Lelystad hebben in 2013 45 mensen met als grondslag PG een indicatie voor de AWBZ functie Dagbesteding-groep. Met Dagbesteding voor mensen met psychogeriatrische problematiek worden de volgende doelen nagestreefd: 1. ontlasting van de mantelzorg, waardoor cliënt langer thuis kan blijven wonen; 2. activeren van nog aanwezige functies om daarmee zolang mogelijk een door de cliënt als zinvol ervaren bestaan te bieden. Bij Dagbesteding voor deze groep is altijd sprake van een multidisciplinaire aanpak omdat er vaak niet alleen sprake is van psychogeriatrische problematiek maar ook van andere aandoeningen (CIZ, 2011). 3.2. Mensen met een lichamelijke handicap (LG) Een lichamelijke aandoening of beperking vindt veelal zijn oorzaak in een actuele lichamelijke ziekte of aandoening (CIZ,2011). In de gemeente Lelystad hadden in 2013 95 mensen een indicatie voor begeleiding groep op basis van de grondslag LG. Dagbesteding voor mensen met een lichamelijke handicap heeft grote overeenkomsten met de Dagbesteding voor mensen met een somatische grondslag. Echter gezien het feit dat deze groep mensen langdurig gebruik maken van Dagbesteding en daarmee langdurig onderdeel is van het dagelijks leven van deze groep mensen, wordt de Dagbesteding voor deze aandachtgroep zelfstandig gecontracteerd. 3.3. Mensen met een (licht) verstandelijke handicap ((L)VG) Er is conform de DSM-IV-TR-classificatie sprake van een diagnose verstandelijke handicap als iemand cognitief/intellectueel beneden gemiddeld scoort op een algemene intelligentietest (norm: IQ 70 of lager), er blijvende beperkingen zijn op het gebied van de sociale redzaamheid en dit voor het 18e 9
levensjaar is ontstaan. In dat geval is sprake van een verstandelijke handicap (CIZ, 2011). In de gemeente Lelystad hadden in 2013 75 mensen een indicatie voor de AWBZ-functie begeleiding groep op basis van de grondslag LG. De Dagbesteding voor mensen met een licht verstandelijke handicap is merendeels ingebed in de Dagbesteding voor mensen met een verstandelijke handicap. Een groot deel van deze groep (landelijk gezien) maakt gebruik van Dagbesteding. Dagbesteding voor verstandelijk gehandicapten vanaf twintig jaar heeft zich de laatste vijftien jaar ontwikkeld tot bij de persoon passende werkzaamheden. Zelfstandig werken bij een baas is voor hen echter onmogelijk. Er is voortdurend begeleiding en toezicht nodig. 3.4. Mensen met een psychiatrische stoornis (PSY) Psychiatrische ziektebeelden/aandoeningen worden ook wel psychische stoornissen genoemd omdat een of meer symptomen van de stoornis veroorzaakt worden door in de psyche gelegen factoren. Bij de classificatie van psychiatrische stoornissen worden vaak internationaal vastgestelde criteria gehanteerd die uitgaan van een (groep van) symptomen (DSM-IV-TR). In 2013 hadden 125 mensen in de gemeente Lelystad een indicatie voor de AWBZ-functie begeleiding groep op basis van de grondslag PSY. Door een psychiatrische stoornis hebben de mensen in deze groep matige tot ernstige problemen met sociale redzaamheid en psychisch functioneren. Naast hun psychische problemen hebben zij daardoor ook vaak moeite met het opbouwen en onderhouden van een sociaal netwerk (CIZ, 2011). Dagbesteding is bedoeld voor: - opbouwen van een normaal werkritme en werkervaring; - bevorderen van samenwerking met anderen. 3.5. Meerdere grondslagen Indien een cliënt meerdere grondslagen heeft en dus onder twee of meer aandachtgroepen valt, geldt de aandachtgroep met de dominante grondslag. De dominante grondslag is de aandoening waarvoor de cliënt de meeste ondersteuning behoeft. 10
4. Overeenkomst per aandachtgroep met een hoofdaannemer Dagbesteding wordt op stedelijk niveau gecontracteerd. De gemeente Lelystad contracteert met het oog op het jaar 2015 een breed aanbod van Dagbesteding voor de diverse (bestaande) groepen cliënten. Er dient in 2015 continuïteit van Dagbesteding voor bestaande cliënten te zijn. Per aandachtgroep wordt er met een (1) aanbieder een overeenkomst gesloten. Deze aanbieder treedt op als hoofdaannemer voor deze aandachtgroep. De gemeente Lelystad ziet graag per aandachtgroep een breed samenwerkingsverband van (bestaande) aanbieders van Dagbesteding. De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor dit consortium en heeft de overeenkomst voor Dagbesteding, namens dit consortium, met de gemeente Lelystad. Gezien het belang dat de gemeente Lelystad hecht aan continuering van de Dagbesteding aan bestaande cliënten, worden huidige aanbieders van Dagbesteding nadrukkelijk uitgenodigd een voorstel te doen. Ook andere, nieuwe, aanbieders van Dagbesteding kunnen deelnemen aan deze aanbesteding. Per aandachtgroep worden partijen gevraagd toegesneden op de specifieke aandachtgroep een voorstel te maken met een Plan van Aanpak voor de beoogde beweging van specifieke Dagbesteding naar dagactiviteiten in de wijk (welzijn) (zwaar naar licht) voor (een deel van) de bestaande en nieuwe cliënten die gebruik maken van Dagbesteding. Het betreft een integraal voorstel gericht op Dagbesteding en dagactiviteiten voor een aandachtgroep zoals omschreven in deze leidraad. Inclusief vervoer van en naar de Dagbesteding. Op basis van dit Plan van Aanpak wordt door de gemeente Lelystad met de hoofdaannemer voor de Dagbesteding voor een aandachtgroep een meerjarige overeenkomst (2015-2019) gesloten, waarbij de contractduur in eerste instantie 2 jaar is en daarna drie maal verlengd kan worden voor een periode van een (1) jaar. De overeenkomst richt zich vooral op het realiseren van een sluitend aanbod van specialistische Dagbesteding en daarop aansluitende dagactiviteiten in de wijk. Op basis van deze overeenkomst worden in 2016 nieuwe afspraken vastgelegd, binnen het beschikbare financiële kader. De hoofdaannemer mag overeenkomsten aangaan met derden voor de levering van Dagbesteding. De inzet van deze onderaannemers is de volledige verantwoordelijkheid van de hoofdaannemer. De gemeente Lelystad reguleert niet de wijze van samenwerking en de daaraan te grondslag liggende contractuele afspraken tussen hoofdaannemer en een of meerdere onderaannemers. De te contracteren hoofdaannemer voor Dagbesteding per aandachtgroep is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde Dagbesteding voor de betreffende aandachtgroep. Deze verantwoordelijkheid strekt zich ook uit over de Dagbesteding die geboden wordt door andere aanbieders dan de hoofdaannemer, waarbij er sprake is van onderaannemerschap. 11
5. Relatie met het Sociaal Wijkteam De gemeente Lelystad werkt in de uitvoering van de Wmo met sociale wijkteams. De sociale wijkteams zijn verantwoordelijk voor de toegang tot Dagbesteding. Het sociaal wijkteam is daarmee bepalend voor het aantal mensen dat gebruik kan maken van Dagbesteding. Het sociale wijkteam is onafhankelijk en staat organisatorische los van de levering van de Dagbesteding in de stadsdelen. De gemeente Lelystad hanteert een organisatorische scheiding tussen verwijzing, toegang en uitvoering. In de gemeente Lelystad is er daarmee geen integratie van de functies verwijzing, toegang en het verlenen van Dagbesteding. Het sociaal wijkteam adviseert de gemeente Lelystad over de toegang tot Dagbesteding, waarna de gemeente Lelystad een beschikking zal afgeven aan de cliënt. Het sociaal wijkteam is daarmee medebepalend voor het aantal cliënten dat gebruik kan maken van Dagbesteding. Het sociaal wijkteam is geen onderdeel van de aanbesteding en contractering van Dagbesteding. Het sociaal wijkteam heeft een schakelfunctie en biedt zelf geen of zeer kortdurende begeleiding. Daartoe heeft het sociale wijkteam de volgende taken/functies: o informatievoorziening: in het stadsdeel is het sociaal wijkteam het eerste aanspreekpunt voor de inwoners met een mogelijke ondersteuningsvraag. Het sociale wijkteam geeft inwoners met een ondersteuningsbehoefte informatie over mogelijkheden aan ondersteuning. Deze informatie heeft betrekking op alle vormen van ondersteuning (basis, ondersteuning thuis en Dagbesteding); o verwijzing: het sociale wijkteam verwijst de inwoner met een ondersteuningsvraag naar passende Dagbesteding. Voor inwoners die zijn aangewezen op Dagbesteding stelt het sociaal wijkteam een advies op voor de gemeente, waarna de gemeente een beschikking afgeeft. Deze beschikking geeft inwoners de mogelijkheid biedt om deze ondersteuning te verkrijgen; o opstellen ondersteuningsplan: bij een meer ingewikkelde ondersteuningsvraag van de cliënt wordt door het sociaal wijkteam een ondersteuningsplan opgesteld. Het is een ondersteuningsplan op hoofdlijnen (basis voor doorverwijzing), waarna de concrete invulling (in activiteiten, doelen en uren) wordt ingevuld door de aanbieder in samenspraak met de cliënt. Het ondersteuningsplan is de basis voor de individuele beschikking van de gemeente; o de gemeente Lelystad is verantwoordelijk voor de sociale wijkteams. De gemeente bepaalt het aantal, het werkgebied, de samenstelling en de taken en verantwoordelijkheden van de sociale wijkteams. De gemeente Lelystad werkt op dit moment aan een nadere concretisering van de samenstelling van de teams en de benodigde borging van de kwaliteit en inzet van deelnemers aan het wijkteam. De gemeente Lelystad wijst een partij aan die optreedt als coördinator voor de inzet van de sociale wijkteams. De coördinator van de sociale wijkteams draagt zorg dat de organisaties die medewerkers 12
afvaardigen als deelnemer aan het sociale wijkteam onafhankelijk zijn ten opzichte van de organisaties (hoofdaannemer c.q. onderaannemers) die in het betreffende stadsdeel ondersteuning biedt. 13
6. Bekostiging Voor de bekostiging van Dagbesteding hanteert de gemeente een meerjarig ontwikkeltraject. Voor de bekostiging van Dagbesteding maakt de gemeente Lelystad onderscheid naar korte en lange termijn. In 2015 wordt de eerste stap gezet naar populatiebekostiging. In 2015 wordt de Dagbesteding bekostigd op basis van een maximum budget per aandachtgroep. De hoogte van het aandachtgroepbudget voor het jaar 2015 wordt gebaseerd op de financiële bijdrage die de gemeente Lelystad ontvangt van de Rijksoverheid. Die bijdrage is een afgeleide van het bedrag dat in 2012/2013 vanuit de AWBZ is uitgegeven aan Dagbesteding (begeleiding groep) met verrekening van een financiële korting van 25%. Deze bijdrage wordt vervolgens door de gemeente Lelystad verdeeld over de aandachtgroepen op basis van een raming van het gebruik van Dagbesteding onder deze aandachtgroepen. Dat resulteert in een vier aandachtgroepbudgetten voor Dagbesteding. Uitgangspunt is een integraal budget voor Dagbesteding per aandachtgroep, dat wil zeggen uit het budget wordt de Dagbesteding voor de betreffende groep mensen bekostigd, inclusief het vervoer van en naar de Dagbesteding. In de beoogde eindsituatie (2018-2019) is het aandachtgroepbudget voor Dagbesteding modulair opgebouwd en bestaat uit: o Basisbedrag Dagbesteding o Vervoerscomponent o Toeslagen voor specifieke vormen van Dagbesteding Ter ondersteuning van dit vernieuwingsproces worden de hoofdaannemers Dagbesteding per aandachtgroep verplicht om maandelijks informatie vast te leggen en deze over te dragen aan de gemeente Lelystad. De gemeente Lelystad stelt jaarlijks (voorafgaand aan het uitvoeringsjaar) een monitoringsplan op, waarin de gevraagde informatie wordt beschreven. Monitoring 2015: de hoofdaannemer dient over de Dagbesteding voor de betreffende aandachtgroep periodiek (maandelijks) informatie te verschaffen aan de gemeente Lelystad over de volgende parameters: - Aantal mensen met ondersteuningsplan opgesteld door sociaal wijkteam - Aantal mensen dat gebruik maakt van Dagbesteding - Duur van de Dagbesteding (doorlooptijd) - Gemiddeld aantal dagdelen Dagbesteding per cliënt Voor de bekostiging van Dagbesteding in 2015 bepaalt de gemeente Lelystad een financieel kader op stedelijk niveau. De omvang van dat financiële kader wordt bepaald door de bijdrage die gemeente Lelystad ontvangt van de Rijksoverheid (inclusief financiële korting). Door de gemeente Lelystad wordt vervolgens het financieel kader vertaald naar afzonderlijke budgetten voor de inzet van Dagbesteding voor de betreffende aandachtgroep. 14
In 2015 wordt de hoogte van het aandachtgroepbudget gebaseerd op een raming van: - Aantal cliënten dat in 2015 gebruik maakt van Dagbesteding per grondslag. - Gemiddeld aantal dagdelen Dagbesteding per cliënt. Voor deze ramingen wordt het gebruik van de functie begeleiding-groep (BGg) in het jaar 2012/2013 op basis van realisatiecijfers (vektis) als referentie gehanteerd. Het aandachtgroepbudget Dagbesteding is het financieel kader (financieel plafond) voor de hoofdaannemer voor de betreffende aandachtgroep. De hoogte van het budget is onderdeel van de te sluiten overeenkomst tussen gemeente Lelystad en de hoofdaannemer. De financiële paragraaf van deze overeenkomst heeft een doorlooptijd van een (1) jaar. De potentiele hoofdaannemer doet een voorstel voor de hoogte van het dagdeeltarief voor Dagbesteding. Deze opgave van het tarief per dagdeel Dagbesteding is onderdeel van de overeenkomst. Met deze prijsopgave wil de gemeente Lelystad primair zicht krijgen op de inzet van hulp- en zorgverleners in de Dagbesteding(deskundigheidsmix). Deze prijsopgave wordt betrokken als gunningscriterium bij de beoordeling van de voorstellen door de inschrijvers per stadsdeel. Indien uit de monitoring blijkt dat het aantal cliënten dat gebruik maakt van Dagbesteding 10% lager of hoger is dan de raming, dan treden de hoofdaannemer per aandachtgroep en de gemeente Lelystad in overleg om de analyse te delen (ten aanzien van de duur van de ondersteuning, gemiddeld aantal dagdelen per cliënt en het aantal cliënten dat gebruik maakt van Dagbesteding) en maatregelen te nemen. De hoogte van het budget per aandachtgroep wordt in 2015 niet naar boven of beneden aangepast. Betaling in 2015. 1/12 deel van het aandachtgroepbudget wordt maandelijks bevoorschot aan de hoofdaannemer door de gemeente Lelystad. Vanaf 2016 worden in de bekostiging prikkels ingebouwd die gedrag belonen en gedrag straffen. Dat komt tot uitdrukking in twee mechanismen: a. Bonusafspraken die onder andere verband houden met: i. Tevredenheid cliënten ii. Verlaging van gemiddeld aantal uren per cliënt zonder kwaliteitsverlies iii. Vermindering van doorlooptijd van Dagbesteding zonder kwaliteitsverlies iv. Snelle terug- of doorverwijzing indien ander aanbod geschikter is b. Malusafspraken die onder andere verband houden met: i. Tevredenheid cliënten ii. Het niet voldoen aan het Programma van Eisen iii. Het niet voldoen aan de beloofde prestaties zoals opgenomen in het Definitieve Voorstel van de Aanbieder. iv. Het niet voldoen aan de procesafspraken zoals opgenomen in deze Overeenkomst. 15
7. Persoonsgbonden budget De hoofdaannemer van Dagbesteding dient te komen tot een passend ondersteuningsaanbod voor de cliënt; met instemming van de cliënt. Indien de hoofdaannemer van Dagbesteding geen passend aanbod kan creëren voor cliënten of cliënten kiezen er alsnog voor om de Dagbesteding elders te genieten kan door de cliënt gekozen worden voor een persoongebonden budget (PGB). Het PGB is persoonsvolgend, dat betekent dat de betreffende cliënt het beschikbare bedrag niet in handen krijgt. Het PGB wordt beheerd door de Sociale VerzekeringsBank (SVB). Er wordt door de gemeente Lelystad geen apart financieel kader gemaakt voor de toekenning van een PGB. De kosten voor de inzet van een PGB komen ten laste van het aandachtgroepbudget zoals deze geldt voor de betreffende aandachtgroep (door middel van een verrekening achteraf). Het PGB wordt toegekend door de gemeente Lelystad op basis van een aanvraag van de hoofdaannemer namens de betreffende cliënt. 16
Deel 2: Aanbestedingsproces 17
8. Het aanbestedingsproces hoofdaannemerschap Dagbesteding De gemeente Lelystad onderscheidt de volgende stappen in de aanbesteding van hoofdaannemers voor Dagbesteding Stap 1. Marktconsultatie vindt plaats op 13 mei 2014 Stap 2. Preselectie deadline: maandag van 2 juni 2014 Stap 3. Dialoogronde - deadline: 7 juli 2014 Stap 4. Inhoudelijk voorstel per stadsdeel deadline: 1 september 2014 Stap 5. Beoordeling deadline: 15 september 2014 Stap 6. Voorlopige gunning deadline: 1 oktober 2014 Deze stappen worden in dit hoofdstuk uitgewerkt. Stap 1. Marktconsultatie Het doel van de marktconsultatie is nadere informatie bieden aan aanbieders en hen te consulteren over de beoogde aanpak van de contractering en de organisatie en de bekostiging van Dagbesteding. Aanbieders kunnen in de marktconsultatiebijeenkomst aangeven of de uitvraag werkbaar is, de gemeente attenderen op mogelijke knelpunten en verbeterpunten. Ook is er gelegenheid om verduidelijkende vragen te stellen. Eventuele opmerkingen kunnen zo mogelijk in de definitieve stukken worden verwerkt. Deelname aan de marktconsultatie staat open voor alle partijen. Het betreft een consultatie waarvoor partijen/aanbieders worden uitgenodigd. Voorwaarde voor deelname aan de consultatie is dat partijen van mening zijn dat zij over de mogelijkheden beschikken om de functie van hoofdaannemer 18
Dagbesteding voor een of meerdere aandachtgroepen te kunnen vervullen in 2015 en de daarop volgende jaren. Berichtgeving hierover verloopt via Tenderned en aankondiging is ook te zien op de website van de gemeente Lelystad Ter voorbereiding op deze marktconsultatie stelt de gemeente Lelystad alle conceptdocumenten (aanbestedingsleidraad en de concept overeenkomst) beschikbaar aan partijen via Tenderned. Deelnemers aan de consultatie kunnen op deze documenten mondeling reageren tijdens de marktconsultatiebijeenkomst. Planning stap 1 - In de week van 5 mei 2014 worden de concept documenten (aanbestedingsleidraad en concept overeenkomst) beschikbaar gesteld via Tenderned. - In de daaropvolgende week wordt een consultatiebijeenkomst georganiseerd (dinsdag 13 mei). Tijdens deze bijeenkomst worden aanbieders tevens uitgenodigd om via een korte notitie aan te tonen of zij wel/niet voldoen aan de minimale eisen voor het vervullen van de rol van hoofdaannemer (zie beschrijving stap 2). Stap 2. Preselectie op basis van minimale eisen Doel van stap 2 is te komen tot een eerste selectie van potentiele partijen die in staat zijn om de functie van hoofdaannemer per aandachtgroep op zich te nemen. Deze preselectie gebeurt aan de hand van vooraf bekend gemaakte minimale eisen hoofdaannemerschap Dagbesteding. Partijen die van oordeel zijn dat zij deze functie kunnen vervullen wordt gevraagd om dit kenbaar te maken Partijen kunnen tot 2 juni op basis van de in Tenderned neergelegde stukken aangeven dat ze voornemens zijn in te schrijven als hoofdaannemer. Zij moeten aan de volgende minimale eisen voldoen: 1. Ingevulde Eigen Verklaring inleveren; 2. Beschikken over Gedragsverklaring Aanbesteden (voorheen VOG); 3. Bewijs van toelating conform de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) bezitten; 4. Financieel gezond zijn; 5. Motivatiebrief overleggen; 6. Beroepsbekwaamheid en organisatiekracht aantonen; Ad 1: Ingevulde Eigen Verklaring inleveren De Eigen Verklaring bestaat uit zowel verplichte als facultatieve uitsluitingsgronden. 19
Dit betreft een knock out criterium. Inschrijver moet voldoen aan deze eis. Zo niet, dan uitsluiting van de procedure. Ad 2: Gedragsverklaring Aanbesteden (voorheen VOG) is wettelijk verplicht voor elke organisatie die met de overheid zaken wil doen. Dit betreft een knock out criterium. Inschrijver moet voldoen aan deze eis. Zo niet, dan uitsluiting van de procedure. Ad 3: Bewijs van toelating conform de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) Een bewijs met betrekking tot de toelating voor het leveren van zorg en ondersteuning uit hoofde van de AWBZ conform de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi). Betreft een selectiecriterium, waarbij inschrijver 5 punten kan verkrijgen indien deze beschikt over dit bewijs. Ad 4: Financiële gezondheid Gezien de duur van de overeenkomst vindt de gemeente Lelystad het belangrijk dat de te contracteren hoofdaannemer een financieel gezonde organisatie is en daarmee de continuïteit van de organisatie is gewaarborgd. Daartoe wordt de volgende eis gesteld: - De inschrijver overlegt een rechtsgeldig ondertekende accountantsverklaring met hierin een zogenoemde continuïteitsparagraaf. Dit betreft een knock out criterium. Inschrijver moet voldoen aan deze eis. Zo niet, dan uitsluiting van de procedure. Ad 5: Motivatiebrief. Inschrijver dient, geanonimiseerd, een motivatie te overleggen waarin zijn visie op en zijn mogelijkheden tot het invullen van de doelstelling van de gemeente Lelystad helder zijn neergelegd. Betreft een selectiecriterium, waarbij inschrijver maximaal 5 punten kan verkrijgen. Ad 6: Beroepsbekwaamheid en organisatiekracht: - Inschrijver dient, beknopt, weer te geven wat zijn opvatting is over de opdracht(en) en welke meerwaarde het betrekken van de Inschrijver voor deze opdracht in het algemeen heeft. Inschrijver geeft hierbij tevens weer welke resultaten hij in soortgelijke vormen van Dagbesteding heeft gerealiseerd. Voorts toont de partij aan dat personeel ervaring heeft met het stimuleren van eigen kracht en zelfredzaamheid van cliënten. - Inschrijver toont aan dat de organisatie beschikt over een landelijk erkend kwaliteitskeurmerk. - Inschrijver toont aan ervaring te hebben met het periodiek uitvoeren van een klanttevredenheidsmeting. 20
- Inschrijver toont aan te beschikken over een werkende systematiek van het opstellen van een zorgplan c.q. ondersteuningsplan. - Inschrijver toont aan dat in de organisatie voldoende goed opgeleid personeel beschikbaar is. - Inschrijver toont aan dat de bedrijfsvoering en kwaliteit van het management zodanig is dat men voldoende organisatiekracht heeft om de functie van hoofdaannemer te vervullen. Betreft een selectiecriterium, waarbij inschrijver per onderdeel 1 punt kan verkrijgen en dus maximaal 6 punten kan verkrijgen. In totaal kunnen er 16 punten verkregen worden. Partijen die voldoen aan de genoemde minimale eisen en tenminste..punten hebben behaald worden uitgenodigd deel te nemen aan de vervolgprocedure voor deze aanbesteding. Planning stap 2: - Deadline inschrijving pre selectie aan de hand van minimale eisen is maandag 2 juni 2014. - De preselectie vindt plaats in de periode van 3 9 juni 2014. - In de week van 9 juni worden inschrijvers geïnformeerd over de uitkomsten van deze stap. Stap 3. Dialoogronde met geselecteerde aanbieders Bij de start van stap 3 ontvangen de geselecteerde aanbieders van de gemeente Lelystad additionele informatie over de aanbesteding van Dagbesteding. Deze informatie wordt beschikbaar gesteld via Tenderned. De additionele informatie gaat in op de werking van het Sociaal Wijkteam, het financieel kader, de bekostiging en de gunningscriteria van de aanbesteding. Vervolgens wordt met de geselecteerde aanbieders van Dagbesteding een dialoogronde georganiseerd in stap 3. Dit is een concurrentiegerichte dialoog waarbij de gemeente Lelystad met geselecteerde aanbieders individuele gesprekken kan houden. Tevens geeft deze dialoogronde aanbieders de kans om hun vragen/onduidelijkheden aan de gemeente Lelystad kenbaar te maken. Wanneer er op basis van deze vragen/onduidelijkheden in een van de twee documenten (aanbestedingsleidraad en/of overeenkomst) wijzigingen optreden dan worden worden deze gecommuniceerd naar alle bij deze stap betrokken aanbieders via Tenderned. Planning stap 3: - De aanvullende informatie wordt in de week van 16 juni 2014 aan de aanbieders die uit de preselectie zijn gekomen verschaft, waaronder de gunningscriteria die de gemeente Lelystad hanteert. - Op basis van de twee documenten (aanbestedingsleidraad en overeenkomst) en de aanvullende informatie vinden dialoogrondes plaats met aanbieders van 23 juni tot 7 juli 2014. 21
Stap 4. Aanbieders maken een inhoudelijk voorstel voor het hoofdaannemerschap De aanbieders die op basis van deze eerste selectieronde zijn toegelaten tot de vervolgprocedure voor de contractering Dagbesteding maken op basis van de dialoogronde en de aanvullende informatie (verschaft in stap 3) een inhoudelijk en financieel voorstel voor de inrichting van Dagbesteding. Van aanbieders wordt verwacht dat zij een integraal voorstel doen voor de Dagbesteding van de clienten die vallen onder de aandachtgroep zoals gedefinieerd in hoofdstuk 3 van deze leidraad. In het voorstel per aandachtgroep is ten minste het volgende opgenomen: - Beschrijving van de kenmerken van de aandachtgroep (type cliënten, type ondersteuningsbehoefte, raming aantal klanten). - Daarop afgestemde aanpak voor het bieden van Dagbesteding en een meerjarige aanpak om de beoogde doelen (financieel en kwaliteit) te realiseren. Implementatiestrategie en herkenbare fasering zijn onderdeel van het voorstel. - Wijze waarop bestaande cliënten worden ondersteund (overgangsrecht) en wijze waarop nieuwe cliënten (geen overgangsrecht) Dagbesteding ontvangen. - Samenwerking met andere zorg- en hulpverleners op aandachtgroepniveau; al dan niet in de vorm van onderaannemerschap. - Wijze waarop men informele zorg/vrijwiligers betrekt. - Samenwerking c.q. werkproces met het Sociaal Wijkteam. - Gemiddelde prijs voor een dagdeel Dagbesteding, mede gebaseerd op een onderbouwing naar de inzet van deskundigheidsniveau hulp- en zorgverleners. Het voorstel heeft een meerjarig karakter en beschrijft daarmee: - De beoogde ontwikkeling/transformatie van het aanbod Dagbesteding per aandachtgroep gedurende de periode 2015-2019. - De doelen die men nastreeft in 2015, 2016, 2017, 2018 en 2019. Het voorstel wordt gemaakt onder verantwoordelijkheid van een beoogd hoofdaannemer; bij het ontwikkelen van het voorstel kan de hoofdaannemer samen werken met andere partijen die actief zijn binnen deze aandachtgroep. Over de wijze waarop en de mate waarin deze andere partijen participeren in de beoogde uitvoering van Dagbesteding wordt de gemeente Lelystad door de hoofdaannemer geïnformeerd. Dit voorstel maakt onderdeel uit van de af te sluiten overeenkomst. 22
Planning stap 4: Aanbieders kunnen starten met het ontwikkelen van het inhoudelijk voorstel nadat de aanvullende informatie beschikbaar is gemaakt in de week van 16 juni 2014. Zij hebben de tijd tot 1 september 2014 om dit voorstel af te ronden. Stap 5. De gemeente Lelystad beoordeelt de inhoudelijke voorstellen op basis van gunningscriteria De inhoudelijke voorstellen van de aanbieders van Dagbesteding worden beoordeeld door de gemeente Lelystad op basis van de gunningscriteria zoals deze geheel uitgewerkt worden aangeboden in de aanvullende informatie in stap 3. Planning stap 5: De gemeente Lelystad zal de periode 1 september 2014 t/m 15 september 2014 benutten voor de beoordeling van de voorstellen. Stap 6. Voorlopige gunning van het hoofdaannemerschap Voor de partijen die zich inschrijven voor hoofdaannemerschap voor een of meerdere aandachtgroepen voor Dagbesteding worden de volgende gunningscriteria gesteld. Het voorstel van de inschrijver wordt door de gemeente Lelystad beoordeeld aan de hand van deze gunningscriteria, waarbij per criterium een gewicht wordt toebedeeld (in punten met maximum aantal punten per criterium). 1. Mate waarin het voorstel een visie en concrete aanpak bevat op Dagbesteding die overeen komt met de doelen en visie van de gemeente Lelystad (zie kadernota samen leven, samen redzaam ). - Het voorstel van de inschrijver bevat een visie op Dagbesteding en expliciet uitgewerkt voor de aandachtgroep waarvoor de inschrijver het hoofdaannemerschap voor wilt vervullen en een daaraan verbonden concreet plan van aanpak. - Het plan van aanpak beschrijft de wijze waarop zelfredzaamheid/eigen kracht van cliënten wordt geprikkeld. - Het plan van aanpak beschrijft een aanpak voor de organisatie van vervoer van en naar de Dagbesteding. Max. punten. 2. Mate waarin het voorstel voorziet in samenwerking met een netwerk van het maatschappelijk middenveld, vrijwilligersorganisaties en mantelzorgers (lokale binding/verbondenheid). 23
- Het voorstel bevat afspraken met de genoemde partijen, omdat deze partijen een belangrijke rol vervullen in de organisatie en uitvoering van Dagbesteding. - Vooral afspraken in het sociaal domein met welzijn (maatschappelijk middenveld) spelen een belangrijke rol, aangezien de gemeente Lelystad er naar streeft om meer burgers gebruik te laten maken van ondersteuning in de basis (zie uitleg basis in kadernota Samen leven, samen redzaam ). - Voorstel bevat concrete aanpak voor meer inzetten van vrijwilligers en mantelzorgers, waarbij de uitgangspunten zoals beschreven in de kadernota samen leven, samen redzaam als een leidraad dienen. Max. punten 3. Klanttevredenheid - Het voorstel bevat een concreet plan van aanpak voor de meting van klanttevredenheid - Het voorstel bevat een indicatie van de beoogde ontwikkeling van klanttevredenheid gedurende de duur van de overeenkomst 2015-2019, waarbij de overeenkomst in eerste instantie een overeenkomst is van 2 jaar en deze overeenkomst kan jaarlijks (max. 3 jaar) worden verlengd. Max. punten 4. Mate waarin het voorstel inzicht geeft in de meerjarige uitvoering van de Dagbesteding per aandachtgroep. - De overeenkomst is meerjarig, met als intentie dat hoofdaannemer in deze periode in samenwerking met partners op aandachtgroepniveau vernieuwende vormen van Dagbesteding kan ontwikkelen. - Het voorstel geeft een concreet beeld van de doelen die men in de periode 2015-2016 wil bereiken (aantal cliënten, gemiddeld aantal dagdelen per cliënt en de klanttevredenheid) - Het voorstel geeft een beschrijving op hoofdlijnen van wat de beoogde aanpak/vernieuwing is in de periode 2016-2018 en de doelen die men daarin wenst te bereiken. - Inschrijver toont in het voorstel aan een volledig dekkend aanbod van Dagbesteding te kunnen creëren voor alle cliënten van de aandachtgroep waarvoor de inschrijver inschrijft. - Inschrijver toont in het voorstel aan te allen tijde continuïteit van Dagbesteding voor de cliënten van de aandachtgroep waarvoor de inschrijver inschrijft te kunnen waarborgen. Max..punten. 5. Mate waarin het voorstel inzicht geeft in de doelmatigheid van de uitvoering van Dagbesteding. - Het voorstel bevat een prijsopgave voor het bieden van Dagbesteding, uitgedrukt in een gemiddelde prijs per dagdeel (prijspeil 2014). Deze prijsopgave geldt voor 2015 en wordt jaarlijks geïndexeerd. Deze prijs is inclusief overhead. 24
- Indien de inschrijver dat noodzakelijk acht is een gedifferentieerde prijsberekening mogelijk, waarbij rekening wordt gehouden met de inzet van deskundigheid hulpverleners gezien bepaalde ondersteuningstrajecten c.q. bepaalde aandachtgroepen. - Het voorstel bevat een raming van gemiddeld aantal dagdelen Dagbesteding voor de aandachtgroep waarvoor de inschrijver inschrijft. Voorstel bevat een concreet plan van aanpak hoe men over de jaren heen kan komen tot reductie van gemiddeld aantal dagdelen Dagbesteding per week. Zwaartepunt verleggen van zwaardere specialistische Dagbesteding naar lichtere vormen van Dagbesteding/dagactiviteiten met aandacht voor behoud van de kwaliteit van de ondersteuning. o De gemeente Lelystad heeft geen voorkeur voor de inschrijver met de goedkoopste prijs maar wilt kwalitatief de beste Dagbesteding voor alle aandachtgroepen voor een passende prijs. o De gemeente Lelystad wil daarom een onderbouwing van deze prijs met betrekking tot bijvoorbeeld inzicht in de inzet van welke vormen van deskundigheid er worden ingezet bij de levering van Dagbesteding. Max. X punten of in euro s gaan rekenen en een prijs kwaliteit verhouding (euro/punten) afspreken 6. Monitoring Het voorstel bevat een aanpak voor de aanlevering van de benodigde gegevens die informatie geven over de mate waarin de beoogde doelen van Dagbesteding worden bereikt. De informatie moet minimaal bestaan uit de onderdelen zoals deze beschreven staan in de wet Wmo. Daarnaast wilt de gemeente Lelystad dat de hoofdaannemer per aandachtgroep periodiek informatie aanlevert over: - aantal cliënten dat Dagbesteding per aandachtgroep ontvangt - gemiddelde duur van de Dagbesteding per aandachtgroep - gemiddeld aantal dagdelen Dagbesteding per cliënt per aandachtgroep Max..punten De in totaal maximaal te behalen punten per gunningscriterium wordt in stap 3 van het aanbestedingsproces medegedeeld. De aanbieders met de hoogste scores op de gunningscriteria wordt de rol/functie van hoofdaannemer gegund voor een aandachtgroep van Dagbesteding. Planning stap 6: De hoofdaannemers van Dagbesteding krijgen uiterlijk 1 oktober 2014 de opdracht gegund. 25
9. Communicatie en informatievoorziening Alle communicatie met betrekking tot de aanbesteding wordt gedaan via Tenderned. Daarnaast zullen er losse berichten met betrekking tot de aanbesteding via de website van de gemeente Lelystad worden gecommuniceerd. 26