ZRD Algemeen Directeur Fred Bron: WIJ HEBBEN ALTIJD EEN VORM VAN ACHTERVANG
INHOUDSOPGAVE TIJDWINST 3 INLEIDING 3 4 KORTE LIJNEN 5 OVER ZRD VERBETERINGEN IN HET AFGELOPEN JAAR 6 8 2 ZRD
INLEIDING De Zeeuwse Reinigingsdienst (ZRD) heeft de primaire en ondersteunende processen geautomatiseerd met Waste Insight, een complete ERPoplossing voor de afvalbranche waar AFAS onderdeel van is. Het applicatiebeheer is bewust in tweetallen georganiseerd. ZRD verzorgt de inzameling van huishoudelijk afval voor zeven van de dertien gemeenten in de provincie Zeeland, samen goed voor bijna 65.000 woonhuisaansluitingen. Daarnaast beheert de ZRD dertien milieustraten, goed voor 168.000 woonhuisaansluitingen. Op het kantoor in Terneuzen werken elf mensen, terwijl er in de buitendienst ongeveer vijftig medewerkers actief zijn. Doelstelling van de ZRD is een effectieve, efficiënte en klantgerichte uitvoering van de afvalverwijdering en aanverwante reinigingsactiviteiten in opdracht van gemeenten in de provincie Zeeland. Algemeen directeur Fred Bron van de Zeeuwse Reinigingsdienst is iemand die de bedrijfsprocessen graag efficiënt inricht. Toen zijn organisatie voor de selectie van een nieuw softwarepakket stond, wist hij dan ook precies wat hij nodig had. Het moest absoluut om een ERP-oplossing gaan, zegt Bron, en dan één die in de cloud werkt. Dan heb je tenminste verder geen systeembeheer nodig. Aan een aparte afdeling applicatiebeheer had Bron evenmin behoefte. Dan trek je daar twee medewerkers voor aan die ergens in een hok gaan zitten en daar al hun tijd doorbrengen. Op die manier wordt er geen kennis gedeeld. 3 ZRD
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG TIJDWINST De ZRD koos ervoor het applicatiebeheer anders in te richten. Bron: Wij doen dat met zes mensen en dan telkens in tweetallen. Vanuit mijn rol als directeur ben ik zelf verantwoordelijk voor autorisatie en procuratie, maar ik houd me ook bezig met het beheer van de HRmodule. Daarnaast zijn ook onze operationeel manager, de bedrijfsleider, het hoofd binnendienst en de voor HR en Finance verantwoordelijke collega s betrokken bij het applicatiebeheer. Zo heeft iedereen verschillende deeltaken in het systeem en kunnen we onze kennis actief delen. In het begin was het wel even zoeken, maar inmiddels werkt het uitstekend. WIJ DOEN DAT MET ZES MENSEN - EN DAN TELKENS IN TWEETALLEN" Volgens Bron is het qua ureninzet geen probleem dat zoveel mensen zich met applicatiebeheer bezighouden. Deze vorm van automatisering levert ons duidelijk tijdwinst op. Bovendien past het in onze filosofie om liever met generalisten dan met specialisten te werken. Bijkomend voordeel is dat we op deze manier altijd een vorm van achtervang hebben als iemand om wat voor reden dan ook uitvalt. De manier waarop dat geregeld moet worden, is in het systeem zelf vastgelegd. 4 ZRD
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG KORTE LIJNEN In de praktijk blijkt deze vorm van applicatiebeheer uitstekend te werken, stelt Bron. Als managementteam komen we maandelijks bijeen en leggen we onze wensen en ideeën qua automatisering op tafel. De ene beheerder wil misschien een andere rapportage terwijl de ander mogelijk een nieuwe tool wil uitproberen. We zijn een heel platte organisatie met extreem korte lijnen dus dat werkt vrij eenvoudig. Uitgangspunt is wel dat we bij het systeem blijven, dus we gaan geen extra toeters en bellen optuigen. Met een licentie die eens in de drie maanden recht op ondersteuning van een consultant geeft, kan de ZRD volgens Bron prima uit de voeten. We sparen al onze vragen en wensen netjes op om die met de consultant door te nemen. De consultant gebruiken wij echt alleen voor zaken waar wij zelf niet uitkomen. Uiteraard maken de applicatiebeheerders daarnaast gebruik van de cursussen die AFAS aanbiedt. Ook raadplegen we de KnowledgeBase regelmatig en zijn we blij met de informatieve filmpjes die we zo nu en dan ontvangen. De ondersteuning is gewoon heel goed geregeld. 5 ZRD
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG VERBETERINGEN IN HET AFGELOPEN JAAR In de oude situatie zaten datatypistes allerlei gegevens in het systeem in te kloppen. Dat is nu verleden tijd; ze hoeven de gegevens alleen nog maar te controleren. Daarmee is hun werkdruk aanzienlijk verlaagd en hebben ze tijd en ruimte gekregen voor aanvullende werkzaamheden. Bijvoorbeeld op het gebied van klantenservice en managementondersteuning. Maar ook voor rapportages en analyses ten aanzien van de inzet van uren, tonnages, verzuim enzovoort. Een belangrijke verbetering is dat wij zo goed als geen papieren archief meer hebben. Alle kennis zit in het systeem. Het is toch prachtig als het systeem je een signalering stuurt als bijvoorbeeld een bepaald contract gaat aflopen? Eerder waren we een slaaf van het systeem, nu is het systeem dienend aan ons. EERDER WAREN WE EEN SLAAF VAN HET SYSTEEM, NU IS HET SYSTEEM DIENEND AAN ONS" 6 ZRD
WAT BLIJFT ER NOG TE WENSEN OVER? Nou, als ik hardop droom denk ik aan twee nieuwe functionaliteiten. De eerste betreft de integratie van het papierloos rijden. Dat onze chauffeurs zonder allerlei begeleidingsdocumenten de weg op kunnen en die documentinformatie automatisch naar het administratieve systeem wordt doorgezet. Het tweede punt heeft te maken met derden die voor ons rijden en ook met Waste Insight werken. Het zou handig zijn om dat via een extra kenmerk in de digitale orderstructuur vast te leggen en dat op die manier administratief te verwerken. We zijn hier nu trouwens mee bezig en we gaan het in het eerste kwartaal van 2017 testen. "WE ZIJN HIER NU TROUWENS MEE BEZIG EN WE GAAN HET IN HET EERSTE KWARTAAL VAN 2017 TESTEN." 7 ZRD
OVER ZRD De Zeeuwse Reinigingsdienst (ZRD) verzorgt de inzameling van huishoudelijk afval voor zeven van de dertien gemeenten in de provincie Zeeland, samen goed voor bijna 65.000 woonhuisaansluitingen. Daarnaast beheert de ZRD dertien milieustraten, goed voor 168.000 woonhuisaansluitingen. Op het kantoor in Terneuzen werken elf mensen, terwijl er in de buitendienst ongeveer vijftig medewerkers actief zijn. Doelstelling van de ZRD is een effectieve, efficiënte en klantgerichte uitvoering van de afvalverwijdering en aanverwante reinigingsactiviteiten in opdracht van gemeenten in de provincie Zeeland. Bij de uitvoering van de activiteiten speelt behalve het financiële ook het milieuhygiënische aspect een belangrijke rol. Het beleid van de ZRD is gericht op een marktconforme prijsstelling op basis van duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. 8 ZRD