Jaarverslag OR 2015 Mensen maken het verschil Organisatie-inrichting In december gaf de OR naar aanleiding van de adviesaanvraag over de organisatie-inrichting dit advies: Maak zo snel mogelijk het profiel van teamleider en zorg dat aandacht aan de medewerker een belangrijk onderdeel van de functiebeschrijving is; Draag zorg voor de span of control en de aandachtsgebieden van de managers en teamleiders. De OR adviseert positief over de samenvoeging van de twee afdelingen Deventer West en Deventer Oost tot e e n afdeling Deventer, maar wijst nadrukkelijk op het behoud van de binding van bepaalde medewerkers met hun wijken, zodat er geen kennis en ervaring verloren gaat. Verlofregeling In november 2015 kreeg de OR de instemmingsaanvraag verlofregeling artikel 7.5 van de CAO en stemde in met het voorstel om de verlofregeling aan te passen en de dag na Hemelvaartsdag, 6 mei 2016, als collectieve vrije dag te benoemen (voor diegenen die op die datum reguliere vrije dag hebben). De OR heeft ook voorgesteld dat, mocht het in toekomst voorkomen dat de dagen als oudejaarsdag en kerstavond op een werkdag vallen, de sluitingstijd van het hele bedrijf naar 15.00 uur word aangepast in verband met de veiligheid en achtervang (bereikbaarheid) van de medewerkers. Dit voorstel heeft er toe geleid dat de directie in de instemmingsaanvraag heeft ingetrokken. De OR brengt dit, gebruik maken van ons initiatiefrecht, nogmaals onder de aandacht bij de directie. Bedrijfsplan 2016 In oktober heeft de OR een preadvies ieder1 in gezonde balans over het Bedrijfsplan 2016 Van goed naar beter gegeven. De OR kon zich vinden in de lijn van de bestuurders. De OR heeft goedkeuring gegeven aan het plan, mits de volgende speerpunten worden opgepakt in 2016: - Stop te ver gaande flexibele inzet van medewerkers. - Ga op verantwoorde wijze om met waardering en individuele werkbalans. - Kijk ook naar de collectieve werkbalans en los knelpunten in de werkdruk op bij in MTO genoemde afdelingen. Arbo-beleidsplan 2015-2017 In 2015 gaf de Arbo-commissie, waarin een afvaardiging van de OR zit, vorm aan het Arbo Beleidsplan 2015-2017. Tijdens de overleggen zijn de aandachtspunten vanuit de OR meegenomen en hebben een plek gekregen in het Arbo Beleidsplan. De OR heeft het zeer op prijs gesteld dat het Arbo-beleid van Woonbedrijf ieder1 (waarin omschreven staat hoe met veiligheid, gezondheid en welzijn wordt omgegaan) in goed overleg en samenwerking met de OR tot stand is gekomen. 1
De kennis en kwaliteit die VCA ( Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers) biedt, is van waarde voor andere delen in de organisatie. Als aanvulling op het plan geeft de OR dan ook aan dat de kennis vanuit VCA verder in de organisatie uitgerold kan worden dan enkel bij de afdeling Onderhoud. Met de Arbo-commissie is overeengekomen dat dit in 2016 aandacht krijgt. Met deze aanvulling heeft de OR ingestemd met het Arbo Beleidsplan 2015-2107. Personeelsbeleidsplan 2015-2020 (vervolg in 2016) In 2015 heeft de directie een concept Personeelsbeleidsplan 2015-2020 opgesteld dat het personeelsbeleid van Woonbedrijf ieder1 voor de komende jaren verwoordt. De directie is in goede afstemming met de OR gekomen tot een definitief plan voor het personeelsbeleid van de komende jaren. De OR is positief over het initiatief, (mede) naar aanleiding van het advies van de OR op het Bedrijfsplan 2015, om het voorgenomen personeelsbeleid vast te leggen in een beleidsdocument. Hierdoor is de samenhang tussen doelen, ontwikkelingen en instrumenten duidelijker geworden. De OR heeft in haar advies aandacht gevraagd voor een aantal belangrijke issues, die allemaal in meer of mindere mate gericht zijn op een duurzame inzetbaarheid van de medewerkers van Woonbedrijf ieder1. Daar waar nieuwe regelingen worden voorgesteld of hiertoe aanleiding wordt gegeven ziet de OR, zoals afgesproken, separaat een advies- of instemmingsaanvraag tegemoet. De OR vindt het een logisch gevolg dat het actualiseren van het Personeelsbeleidsplan gelijk oploopt met het Bedrijfsplan. Uiteindelijk zullen de medewerkers de doelen in het Bedrijfsplan moeten gaan realiseren. De OR ziet dan ook graag jaarlijks een aanscherping en/of verdere uitwerking van het Personeelsbeleids-plan tegemoet. Tussentijdse OR-verkiezingen In 2013 is er een nieuwe OR binnen Woonbedrijf ieder1 gestart met 9 leden. Om uiteenlopende redenen hebben in de afgelopen periode 3 van hen - Tonny Diks (Onderhoud), Marijke de la Beij (Bedrijfsdiensten) en Sabien Decoodt (Deventer- West) - afscheid genomen van de OR. Om weer op volle sterkte te komen is besloten voor die drie kiesgroepen tussentijdse verkiezingen te organiseren. De nieuw gekozen leden hebben in principe zitting tot juni 2016. Dan zijn er weer reguliere verkiezingen. Voor juni 2016 komt er een aanpassing van het verkiezingsreglement. De zittingstermijn wordt 4 jaar en elke 2 jaar treedt de helft van de OR af volgens een rooster van aftreden. Zo behoudt de OR de opgedane kennis en waarborgt zij de continuïteit. Workshop OR en gezag Op maandag 28 september 2015 heeft de OR een workshop gevolgd over de gezaghebbende OR. Als OR heb je bevoegd gezag door je medezeggenschapsrol. Maar wat betekent dit in de praktijk? De workshop heeft vooral inzicht gegeven over de verhoudingen en werkwijze van onze OR en waar wij ons nog in kunnen verbeteren. Zo bouwen we systematisch aan gezag en invloed ten behoeve van alle medewerkers van Woonbedrijf ieder1. 2
Werkkostenregeling Vanaf 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht. De WKR vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de OR een instemmingsrecht aangaande (wijzigingen in) de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers. De OR kreeg op 9 april 2015 een instemmingsaanvraag over de WKR van de directie. De OR heeft over de fietsregeling en vergoeding contributie vakbond overlegd met de directie. Op 29 juli 2015 is de WKR voor Woonbedrijf ieder1 met instemming van de OR vastgesteld. Proces rond werving en selectie De OR kreeg regelmatig vragen en signalen van medewerkers over de werving & selectieprocedure. De OR merkte op dat managers en P&O niet altijd consistent omgingen met de procedure en de regels op verschillende manieren interpreteerden. In een overlegvergadering OR en directie bracht de OR dit in. Naar aanleiding daarvan kreeg de OR in april 2015 de instemmingsaanvraag hernieuwd proces Werving en Selectie Woonbedrijf ieder1 en stemde ermee in. Dit is nu beter geregeld: de interne stappen die nodig zijn inzake de werving en selectieprocedure; de doorlooptijd van de sollicitatiegesprekken; wie de gesprekspartners zijn van de kandidaten en wanneer de gesprekken zijn gepland; wie de sollicitatieprocedure coördineert en wie de gesprekken plant. Procedure tijdelijk contract naar vast contract De OR heeft in juni ingestemd met de nieuwe procedure tijdelijk contract naar vast contract. OR en Directie waren het niet eens over een advies- dan wel instemmingsplicht voor deze procedure-wijziging. Na onafhankelijke toetsing door een jurist is gebleken dat de OR hierover geen advies maar een instemmingsbesluit moet nemen. Na de instemmingsaanvraag van de directie heeft de OR op twee punten aanpassing gevraagd: het inzichtelijk maken van de consequenties voor de vaste formatie en het inventariseren van belangstelling voor de betreffende functie bij andere medewerkers/ afdelingen. Daarna heeft de OR ingestemd met de aanvraag. Evaluatie reorganisatie Woonwinkel Tijdens de overlegvergadering in mei 2015 heeft de OR de reorganisatie Woonwinkel besproken. Wat gaat goed na de opheffing: 1. het beleid basisuitrusting KBT is nu veel duidelijker, ook de keuzes door klant 2. er zijn eenvoudigere en kortere klantgesprekken 3. de standaard die nu geldt volstaat prima: geen overbodige luxe, maar wel een compleet en degelijk pakket 4. er is meer standaardisatie en er zijn minder (administratieve) handelingen 5. het proces (KBT) tussen de afdelingen is inzichtelijker 3
En wat gaat nog niet goed: 1. de plaatsing van medewerkers 2. het capaciteitsknelpunt (te veel werk of te weinig mensen) 3. het tekort aan technische kennis verhuurmedewerkers (voor het behandelen van ZAV-aanvragen) 4. de onduidelijkheid van het ZAV-beleid Gesprekken met kandidaten Raad van Commissarissen In 2015 zijn 2 leden van de RvC afgetreden volgens rooster. Op 13 april 2015 hebben de OR-voorzitter Sabien Decoodt en OR-lid Berry Kok een kennismakingsgesprek gevoerd met de beoogde opvolgers van de twee afgetreden RvC-leden. De OR heeft op basis van de gevoerde gesprekken positief gereageerd op de beoogde benoeming van beide kandidaten. Op 26 mei 2015 zijn op voordracht van de huurders deze twee nieuwe commissarissen aangetreden. Demotiebeleid In december 2014 kreeg de OR een instemmingsaanvraag Demotiebeleid Woonbedrijf ieder1. De reactie van de OR in februari was, dat het demotiebeleid een plek zou moeten krijgen in het strategisch personeelsbeleidsplan en een geheel moeten gaan vormen met andere HRM-instrumenten om zo tot personeelsbeleid te komen dat resulteert in goed werkgeverschap en trotse en intrinsiek gemotiveerde medewerkers. Omdat de CAO-onderhandelingen nog steeds niet afgerond waren en een demotiebeleid dat los wordt gezien van andere HRM-instrumenten niet wenselijk is, heeft de OR besloten vooralsnog geen instemming te geven op. Ook zou de OR de term demotiebeleid graag vervangen. 4
Samenstelling en vergaderingen Samenstelling eind 2015 Karolien van der Sommen Bjorn de Haan Trees Vree (vervanger van Sabien Decoodt) Renate Lovink Anne Middelveld (vervanger van Marijke de la Beij) Berry Kok Erik de Jong (vervanger van Tonny Diks) Jan in t Veld Vacature (vervanger van Welmoed Lijzenga) Dagelijks bestuur Voorzitter: Karolien van der Sommen Vice-voorzitter, vervangend secretaris: Jan in t Veld Strategisch secretaris: Bjorn de Haan Functioneel secretaris: Trees Vree Werkgroepen OR Communicatie & PR: Jan, Trees, Renate Arbo/ VGWM: Jan en Erik (als onderhoud op de agenda staat), Karolien: De Arbo-commissie bestaat niet enkel uit OR-leden) HRM/ personeelsbeleid: Berry, Bjorn, Trees, Renate Financiën&Vastgoed: Berry, Björn, Anne WOR & wetgeving: Anne, Erik Vergaderingen 2015 1x per 4 weken regulier OR overleg 1x per 4 weken flexibel OR overleg (op basis van behoefte) 2x per jaar OR-teamdag(en) 7 OR/directievergaderingen (19 januari, 16 maart, 20 april, 11 mei, 7 september, 2 november en 7 december 2015) 5