Functie- en competentieprofiel 1. Identificatiegegevens Functietitel Afdeling Dienst Niveau Graad TECHNISCH COORDINATOR Grondgebiedzaken Technische dienst B B4-B5 2. Positionering in het organogram Plaats in het organogram Het gemeentebestuur Aartselaar is opgedeeld in drie afdelingen. De technische dienst maakt deel uit van de afdeling grondgebiedzaken. De technisch coördinator is verantwoordelijk voor de leiding, planning, uitvoering en opvolging van de gemeentelijke technische dienst. Leiding krijgen van Leiding geven aan Gemeentesecretaris Deskundige grondgebiedzaken openbare werken en nutsvoorzieningen, deskundige grondgebiedzaken patrimonium, ploegbazen en personeelsleden van de technische dienst 3. Doel van de functie Leiden, plannen, organiseren, opvolgen en coördineren van alle activiteiten binnen de uitvoerende technische dienst zodat de vooropgestelde doelstellingen worden gerealiseerd en een optimale dienstverlening aan de bevolking en andere gemeentelijke diensten wordt verzekerd. 4. Kernresultaatsgebieden Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de (sub)dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers
- Begeleiden van de medewerkers door middel van de instrumenten uit de evaluatiecyclus (plannen, functioneren, evalueren) en door middel van regelmatige feedback - Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden - Openstaan voor vragen van de medewerkers - Helpen oplossen van conflicten indien nodig - Versterken van de samenhorigheid en de goede sfeer (binnen) de dienst - Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat Instaan voor en stimuleren van een optimale informatiedoorstroming en communicatie met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening - Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project, evenement of opdracht - Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren - Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een dossier, project of evenement, - Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Coördineren van de werking van (sub)dienst met het oog op een efficiënte en effectieve dienstverlening - Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties, - Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten - Bewaken en opvolgen van de voortgang van dossiers, projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen - Waken over een effectieve en efficiënte dienstverlening van de (sub)dienst - Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt - Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen - Instaan voor budgetbeheer en -controle van de afdeling in functie van een financieel gezond beleid Zorg dragen voor een duurzame en veilige werkomgeving zodat bijgedragen wordt tot duurzame ontwikkeling en tot een optimaal veiligheids- en welzijnsbeleid - Waken over een duurzaam gebruik van materiaal en materieel
- Toezicht uitvoeren op het beleid inzake preventie, welzijn en bescherming op het werk, bv. waken over een veilige werkomgeving, zowel voor de medewerkers als voor de burger - Proactief formuleren van preventieve maatregelen - Rapporteert onveilige situaties of inbreuken Specifieke functieomschrijving - verantwoordelijk voor de uitvoering, onderhoud en herstelling van opdrachten betreffende het gemeentelijk patrimonium - personeels- en andere administratie betreffende de uitvoerende technische dienst o opmaken werkregeling personeel, verlofregeling, afwezigheden, functionerings- & evaluatiegesprekken deskundigen grondgebiedzaken patrimonium en openbare werken en nutsvoorzieningen, ploegbazen, vorming.. o opmaak jaarplanning, groen- en snoeiplan,.. o organiseren & leiden werkoverleg - beheer & opvolgen toegekende budgetten, aankopen, - voorbereiding en uitvoering van beleids- en managementsbeslissingen m.b.t. uit te voeren werkzaamheden door eigen dienst en de hiervoor benodigde middelen (materieel en infrastructuur) o organisatie & coördinatie van de voortgang van de individuele en gezamenlijke werkzaamheden en resultaten van de medewerkers - opmaken en bijhouden lijsten en statistieken allerhande - eindbeslissing nemen bij uitzonderlijke situaties of betwiste dossiers - behandelen van meldingen beschadiging openbaar domein en aanvragen tot uitvoeren van werken, klachtenontvangst en opvolging, rapportering van vastgestelde problemen - uitvoeren en opvolgen PBW - ondersteuning GIS - coachen en coördineren o begeleiden van de medewerkers o actieve deelname aan interne werkgroepen en comités o overleg met de deskundigen grondgebiedzaken ivm werkzaamheden o overleg met de personeelsdienst als aanspreekpunt tussen zijn dienst en deze dienst o bemiddelen en op elkaar afstemmen van werkzaamheden van de eigen dienst met de werking van andere gemeentelijke diensten o overleg met de beleidspersonen m.b.t. het bepalen van prioriteiten bij uitvoering van werkzaamheden door de eigen dienst
Bovenvermelde functie inhoud kan niet als limitatief beschouwd worden 5. Competenties Algemeen Bij aanwerving - Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B (HOKT) zoals vermeld in het besluit rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel (bijlage I) - Slagen in een bekwaamheidsproef - Geschikt bevonden worden in een psychotechnische proef - Beschikken over een rijbewijs B - Bereid zijn prestaties te verrichten buiten de normale diensturen - Buiten de diensturen bereikbaar zijn i.v.m. eventuele noodsituaties Bij bevordering - Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (HOKT) - 6 jaar dienstanciënniteit in een graad van rang Cx, schalen C4-C5 - Laatste evaluatie moet gunstig zijn - Slagen in een niveauoverschrijdend bevorderingsexamen waarvan de inhoud gelijk moet zijn aan dat van het aanwervingexamen - Bereid zijn prestaties te verrichten buiten de normale diensturen - Buiten de diensturen bereikbaar zijn i.v.m. eventuele noodsituaties 5.1. Kennisgebonden competenties Kennis bij aanwerving o Goede kennis van het vakgebied (bouwkunde, wegen, groen, garage) en de relevante wetgeving voor de dienst o Goede kennis van de functie en werking van de gemeentelijke diensten o Goede kennis van het gemeentedecreet o Algemene kennis wetgeving overheidsopdrachten o Goede kennis technieken van beleidsvoorbereiding en - rapportering o Goede kennis informaticagebruik, courante softwarepakketten (o.a. Office-toepassingen,..) Kennis te verwerven tijdens de loopbaan o Grondige kennis van het vakgebied (bouwkunde, wegen, groen, garage) en de relevante wetgeving voor de dienst o Grondige van de functie en werking van de gemeentelijke diensten
o Grondige kennis van het gemeentedecreet o Grondige kennis wetgeving overheidsopdrachten o Grondige kennis technieken van beleidsvoorbereiding en - rapportering o Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst door het bijwonen van studie- en vormingsdagen. Deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden 5.2. Gedragscompetenties (blauwe kleur =kerncompetenties) Leidinggeven o Zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers o Volgt op door een gepast begeleiding- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn o Staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft o Komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers o Stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten o Voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen o Versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team o Leidt het team naar gezamenlijk resultaat o Past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Beleidsondersteunend werken o Kent de strategie van het eigen werkgebied o Denkt en praat mee over de strategie van het eigen werkgebied o Legt een relatie tussen de strategie en de eigen taken en verantwoordelijkheden o Onderkent trends en ontwikkelingen in het vakgebied en vertaalt deze naar mogelijkheden o Signaleert relevante ontwikkelingen in het eigen werkgebied o Speelt proactief in op relevante ontwikkelingen, formuleert beleidsvoorstellen, brengt concrete ideeën aan Besluitvaardigheid o Kan snel een doordacht standpunt innemen o Neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit o Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat o Kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen o Informeert alle betrokkenen o Verdedigt een beslissing
Mondeling communiceren o Formuleert gedachten helder en duidelijk en houdt een samenhangend betoog o Brengt structuur en geeft houvast, gaat in op reacties o Kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon. o Gaat strategisch om met argumenten o Toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen. Samenwerken o Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen en leeft afspraken na. o Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. o Helpt anderen. o Stelt het gezamenlijk belang boven het eigen belang. o Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep. o Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten. o Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid. Plannen en organiseren o Plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten o Stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af o Houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen o Past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen o Plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig o Verzekert continuïteit en behoudt overzicht Flexibiliteit o Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken o Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen o Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om o Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af o Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen
Probleemoplossend werken o Signaleert problemen op tijd o Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden o Kan tot synthese/beoordeling komen o Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten o Betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem o Formuleert praktische en haalbare oplossingen o Bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Integriteit o Geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten. o Kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar. o Wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie. o Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie. o Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige is o Heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Stressbestendigheid o Blijft resultaat- en kwaliteitgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden o Blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken o Signaleert tijdig overmatige werkbelasting o Blijft kalm en objectief in gespannen situaties o Hervat moed na tegenslag of teleurstelling o Kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep