Release items juli 2014 (2.97) Aanbesteden-omgeving 1. Organisatie-informatie bij Mijn profiel beschikbaar voor elke gebruiker 2. Bij het toevoegen van bijlagen geen rectificatie meer 3. Mogelijkheid contactpersoon te wijzigen bij project 4. Verbeterde en uitgebreide filtering op projecten 5. Verbeterd gebruik van projectsjablonen 6. Vooringesteld sjabloondocument te downloaden bij toewijzen kluizen 7. Uitsluit-optie uitgebreid met optie zónder bericht aan de ondernemer 8. Kalender-functionaliteit beschikbaar!! 9. Niet-openbare procedure beschikbaar!! 10. Nota van inlichtingen nu te versturen vanuit een andere stap!! 11. Berichten-box niet getoond als namens een andere relatie wordt gewerkt
1. Organisatie-informatie bij Mijn profiel beschikbaar Bij het indelen van de organisatie in gebruikers en beheerders, ziet een gebruiker niet in welke organisatie hij aan het werk is en wie de beheerder is met wie hij contact kan opnemen. Dit is nu toegevoegd onder Mijn profiel. Hier staat de organisatienaam, het postadres en het huisnummer. Ook worden de beheerders vermeld die in de organisatie bekend zijn. Vooral voor grotere organisaties maakt dit het werken inzichtelijker. 2
2. Bij het toevoegen van bijlagen geen rectificatie meer Als een bijlage bij een aanbesteding werd toegevoegd of verwijderd, kwam in de bevestigingsmail en in de procedure nog de term rectificatie voor. Dit woord gebruiken we in dit kader niet meer, om verwarring te voorkomen over het al dan niet gerectificeerd hebben van de aanbesteding. 3
3. Mogelijkheid contactpersoon te wijzigen bij project Eerder was het niet mogelijk een contactpersoon te wijzigen na publicatie van een project of nadat een persoon de uitnodiging in de Inschrijvenomgeving had geaccepteerd. Dat kan nu wel. Na het opslaan zal de nieuwe contactpersoon alle e-mailnotificaties ontvangen. Standaard is 1 persoon contactpersoon. 4
U voegt eerst een collega als nieuwe gebruiker toe. Vervolgens kunt u de contactpersoon veranderen via de radiobutton links. Na het opslaan is de contactpersoon gewijzigd en ontvangt de nieuwe contactpersoon alle meldingen op zijn e-mailadres. 4. Verbeterde en uitgebreide filtering op projecten Bij de mogelijkheid aanbestedingen met digitaal inschrijven aan te maken, is het nu ook mogelijk projecten in te delen op basis van de status van de aanbesteding. ABK onderscheidt momenteel 6 statussen. (Laat het ons weten als u statussen mist!) Bij een niet-openbare aanbesteding doorloopt u iedere status. 1. In voorbereiding: alle nog-niet gepubliceerde projecten 2. Aangekondigd: alle projecten die zijn gepubliceerd, zowel onderhandse als publieke projecten 3. Aanmeldingen selecteren: alle niet-openbare projecten waarin de aanmeldtermijn is verlopen en men de mogelijkheid heeft partijen te selecteren als gegadigde voor het vervolg 5
4. Inschrijvingen beoordelen: alle projecten waarvoor de inschrijftermijn is verlopen en waarvoor men eventueel de mogelijkheid heeft de inschrijvingen te beoordelen 5. Contracteren: alle projecten waarin een partij het voornemen tot gunnen heeft gepubliceerd en waarvoor men nog documenten kan uitwisselen en kan besluiten tot definitieve gunning 6. Gunningsbeslissing gepubliceerd: alle projecten waarin de openbare gunningbeslissing is gepubliceerd Door te klikken op Zoeken wordt de filtering actief. 6
Naast filtering van projecten op status, is filteren op alle projecten nu ook toegevoegd. Zo heeft u twee manieren om projecten te ordenen. 7
5. Verbeterd gebruik van projectsjablonen Als een project als sjabloon is opgeslagen, werden eerder alle andere keuzes getoond die bij dat sjabloon hoorden. Als een wijziging werd doorgevoerd, was het sjabloon niet meer geldig en dat verwarde gebruikers. Als nu voor een projectsjabloon wordt gekozen, klapt de beslisboom dicht. Daardoor is het niet meer mogelijk het verkeerde te kiezen. Na de keuze kan alleen nog projectspecifiek voor de methodiek en de voorlopige publicatiedatum worden gekozen. 8
9
6. Downloadbaar vooringesteld sjabloon bij toewijzen kluizen Bij het toewijzen van sjablonen aan kluizen in een project, is het nu mogelijk de van tevoren aangeleverde sjablonen eerst te downloaden, deze vervolgens projectspecifiek te bewerken en vervolgens weer te uploaden. Deze functionaliteit is vooral nuttig voor de Eigen verklaring. 10
U kunt nu het standaard sjabloon downloaden, vervolgens bewerken en daarna weer uploaden. 11
7. Uitsluit-optie uitgebreid met optie zónder bericht aan de ondernemer In de vorige release is toegevoegd dat u na het inzien van documenten in kluis 1 al inschrijvers kunt uitsluiten, waardoor de inschrijfprijs verborgen blijft. 12
Aan deze optie is nu de keuze toegevoegd of de opdrachtgever in deze fase al een bericht aan de ondernemer wil sturen - of dat deze keuze alleen in het systeem blijft. U kiest dan voor de onderste optie in dit scherm. 13
8. Kalender-functionaliteit Om aanbesteden inzichtelijker te maken, is een handige kalender-optie toegevoegd. In elk project waarin de mogelijkheid tot digitaal inschrijven beschikbaar is (niet-openbaar, openbaar en onderhands) bevindt zich onder Projectgegevens nu het tabblad Kalender. 14
De kalender wordt voor de eerste keer opgebouwd aan de hand van de ingevoerde eerste publicatiedatum (zie hieronder) en de minimum termijnen die vanuit de gekozen procedure zijn vastgesteld. Het is nu belangrijker van tevoren te bepalen of u gebruikmaakt van een aanbesteding mét vooraankondiging of zonder, omdat deze keuze ook de minimum termijnen bepaalt. Er zijn daarom twee werkprocessen beschikbaar bij het aanmaken van een project. 15
Het is mogelijk de kalender te filteren op de zichtbaarheid van alleen de aangegeven termijnen of alleen de events die de kalender bepalen. 16
De zichtbaarheid van de events: 17
De zichtbaarheid van alleen de termijnen: 18
De aangegeven events en termijnen kunnen worden aangepast door uiterst links in het menu op de naam te klikken. Als u op een termijn klikt, verschijnt een pop-up die de beide events toont waarvan de termijn afhankelijk is. 19
De termijnen kunnen naar wens worden aangepast. Als u echter de minimum of maximum waarden van de termijn overschrijdt, wordt een waarschuwing weergegeven. Er wordt dan een suggestie gedaan voor een betere datum. U heeft de keuze de suggestie te negeren (dus af te wijken van de minimum of maximum waarden), de suggestie over te nemen of om andere data in te voeren (annuleren). 20
Als een suggestie of conflict wordt genegeerd, zal de geplande termijn (in het overzicht aangegeven met een oranje balk) rood omlijnd worden. Als met het negeren ook een andere termijn niet meer klopt, zal ook deze rood oplichten. 21
De kalender bouwt de termijnen alleen de eerste keer logisch volgend op. Bij een aanpassing dienen de overige termijnen weer chronologisch aangevuld te worden. U kunt ervoor kiezen eerst de events in de tijd uit te zetten, conform wat al gepland is in de leidraad van de opdrachtgever. De iconen van de kalender betekenen het volgende: - Donkerblauwe lijn: de minimale termijn tussen twee events - Lichtblauwe lijn: de maximale termijn tussen twee events - Oranje balk: de geplande termijn vóór een project is gepubliceerd - Open event-icoon: event dat nog niet heeft plaatsgevonden - Groen event-icoon: event dat al heeft plaatsgevonden U kunt gedurende een project controleren of u nog conform planning werkt. Met groene event-iconen wordt weergegeven of iets is afgerond. Ook wordt bij het invullen van formulieren steeds gecheckt of de invoer conform de kalender is. Uiteraard kunt u hiervan afwijken. U krijgt wel een waarschuwing, maar deze kan worden genegeerd. Zo is de publicatiedatum alvast ingevuld bij het publicatiescherm, waardoor de opdrachtgever kan kiezen om het project in te plannen. Zie hieronder het item: vooraf ingestelde publicatiedatum/-tijdstip. 22
De kalender werkt de actuele gebeurtenissen altijd bij. In onderstaand overzicht is te zien dat de termijn voor het publiceren van een Nota van Inlichtingen bijna is verstreken. 23
In een volgende release kunnen ook e-mails aan de ingestelde events worden gekoppeld. Zo kan een opdrachtgever altijd op de hoogte worden gehouden van aankomende acties of gebeurtenissen. De kalender is ook beschikbaar voor geïnteresseerde ondernemers of inschrijvers. Zij hebben nu ook inzicht in wanneer termijnen verlopen en in waaraan benodigde acties moeten voldoen. 24
9. Niet-openbare procedure beschikbaar U kunt bij het aanmaken van een project voor een niet-openbare procedure nu ook kiezen voor het volledig digitale proces. Ondernemers kunnen zich dan via de publieke website aanmelden voor de procedure, waarna de opdrachtgever de aanmeldingen kan beheren, uitnodigingen kan versturen én een partij voor gunning kan selecteren. Het start met de keuze voor een niet-openbaar werkproces, waarbij de keuze met vooraankondiging of zonder vooraankondiging belangrijk is voor het instellen van de termijnen. Belangrijk is ook om digitaal inschrijven aan te vinken. 25
Er zijn nu nieuwe tabbladen beschikbaar, die in de procedure gebruikt kunnen worden: - Inlichtingen selectieprocedure: hier kan tijdens de aanmeldperiode een Nota van inlichtingen worden gepubliceerd. Deze verschijnt dan ook op Aanbestedingskalender.nl - Selectieprocedure: na het verstrijken van de aanmeldperiode kunt u hier de partijen selecteren die een inschrijving mogen indienen 26
Bij het invullen van de stap Aankondigen kunt u onder Uitvraagdocumenten de zogenaamde kluis 0 aanvullen. Een potentiële aanmelder moet deze documenten aanleveren als hij zijn aanmelding wil publiceren. In deze fase kunt u ook de uitvraagdocumenten voor de andere kluizen al bepalen, maar hier is ná de aanmeldfase ook nog gelegenheid voor. 27
Ondernemers kunnen zich na publicatie op Aanbestedingskalender.nl voor de procedure aanmelden. Na het verstrijken van de aanmeldperiode zijn onder het tabblad Selectieprocedure de gegadigden zichtbaar. Op basis van de in de aankondiging aangegeven minimum en maximum waarden kunnen partijen worden geselecteerd. 28
U kunt de restricties negeren door in de pop-up op ja te klikken. 29
In de stap Selectieprocedure moeten de inschrijfdatum en uitvraagdocumenten worden ingevuld, voordat het selectieresultaat kan worden gepubliceerd. Bij de publicatie worden de geselecteerde ondernemers direct uitgenodigd voor het indienen van hun inschrijving. De overige aanmelders krijgen bericht dat ze niet zijn uitgenodigd. Na publicatie van het selectieresultaat vervolgt de procedure vergelijkbaar met de onderhandse procedure. 30
10. Nota van inlichtingen nu te versturen vanuit een andere stap Bij alle projecten was het gebruikelijk dat een Nota van inlichtingen onder Bijlagen werd toegevoegd. Door het beschikbaar komen van digitaal inschrijven is nu een andere mogelijkheid toegevoegd. Bij alle procedures kan nu een Nota van inlichtingen worden toegevoegd onder de stap Inlichtingen en bij een niet-openbare procedure onder de stap Inlichtingen selectieprocedure. Bij alle projecten (met uitzondering van de onderhandse procedure) wordt een Nota van inlichtingen onder deze stap geplaatst op Aanbestedingskalender.nl en in het project in de Inschrijven-omgeving. 31
11. Berichten-box niet getoond als namens een andere relatie wordt gewerkt Bij de mogelijkheid om, bijvoorbeeld als adviseur, via een machtiging namens andere organisaties te werken, was het mogelijk berichten van de organisatie in te zien. Deze functie is uitgeschakeld. Als u nu inlogt namens een andere organisatie, ziet u alleen de toegewezen projecten. 32