VMG Theorie HUISSTIJLDrukwerk de theorie achter de huisstijlontwikkeling
Huistijl vertalen van gedrag naar beeld De huisstijl van een organisatie of bedrijf is de bewust gekozen wijze van presentatie naar buiten toe. Dat gaat verder dan een mooi plaatje. De huisstijl laat zien hoe het bedrijf of organisatie communiceerd en wat het gedrag van de organisatie en haar medewerkers is. xx De drie elementen design, communicatie en gedrag moeten evenveel aandacht krijgen bij het ontwerpen van een nieuwe huisstijl. Volgens professor C.B.M. Van Riel, in het boek Identiteit en imago, ligt het aandeel van de factor gedrag in de identiteit van een onderneming rond 90%. Design en communicatie maken dan maar de resterende 10% uit. Vertalen naar Beeld Voor ons als ontwerpers is het dus van belang de identiteit van de onderneming te vertalen in beeld. In de opmaak kun je zeggen dat een huisstijl de visuele identiteit van een organisatie is. Huisstijl-elementen - naam - logo - kleur - typografie (lettertypen gebruik) - vormentaal (vlakken/opmaak) - fotografiestijl Veel elementen samen Al deze elementen worden consistent (dus elke keer weer gelijk) gebruikt in presentaties of op briefpapier, visitekaartjes, offertes, facturen, enveloppen, de website, e-mails, bedrijfskleding etc. Public Relations Bij grote ondernemingen bewaakt doorgaans de communicatie-afdeling (PR) de huisstijl. Dit kan uiteenlopen van het aanreiken van hulpmiddelen om consistent naar buiten te treden (zoals powerpoint-templates en digitale logobibliotheken) tot een meer politionele rol waarbij toegezien wordt op naleving van interne richtlijnen. { 2 }
Briefpapier belangrijke huisstijldrager Briefpapier is papier bestemd voor het schrijven, typen of afdrukken van brieven. In ons vakgebied wordt de term briefpapier vooral gebruikt voor voorbedrukt papier waarvan een organisatie of bedrijf gebruikmaakt voor de correspondentie. Een belangrijke huisstijldrager van een bedrijf. 297 x 210 279 x 216 A4 Ook worden de offertes of zelfs de facturen afgedrukt op dit briefpapier. De basis Dat het ontwerp van een briefpapier heel goed gedaan moet worden ligt dus voor de hand. Het briefpapier is vaak de basis waaruit de rest van de huisstijl wordt opgebouwd! Stramien Door jou als ontwerper wordt een stramien opgemaakt. Dit stramien bevat de posities van een aantal vaste briefonderdelen, zoals logo of beeldmerk, datum, geadresseerde, onderwerp, kenmerk en aanhef. Maak je drukwerk op in Adobe Indesign (eventueel in Adobe Illustrator). Het KvK-nummer Deze verplichting geldt niet voor een vereniging of stichting zonder onderneming, Vereniging van Eigenaren, overheidsinstelling of kerkgenootschap. De Handelsnaam De statuaire naam Zoals deze gedeponeerd is bij de KvK. De statutaire zetel (bv. NV, BV) Voor facturen moet ook het BTW-nummer vermeld staan. Staat één of meer van deze zaken er niet op dan riskeert jou klant een fixe boete! (Die zal dit graag op jou gaan verhalen) Standaarden In europa wordt over het algemeen gebruik gemaakt van het A4 formaat voor een briefpapier. Handig om dit formaat aan te houden omdat de formaten voor enveloppen hier op zijn aangepast even als de printers die op de kantoren staan. Ontwerpen Jij als ontwerper mag wel zelf bepalen hoe dit er uit ziet. Maar houd de volgende zaken goed in de gaten. Logo bovenin is makkelijker voor het geval je in een stapel moet zoeken naar het document. De plaats van het kader van de envelop. Er moet genoeg ruimte zijn om het verzendadres op de juiste plaats te kunnen inprinten. Zorg er voor dat het ontwerp goed past bij de doelgroep van de klant Sjabloon Al die vaste onderdelen die elke keer weer ingeprint gaan worden door de klant noemen we opmaakkenmerken. Dit alles kan dan consistent worden toegepast door het gebruik van een sjabloon. Veel bedrijven of organisaties werken met MS Word. Jij als creatief moet dus ook hiervoor een sjabloon kunnen maken. Op de volgende pagina leer je hoe je dit doet. US Letter Verplicht Een aantal zaken zijn bij de wet verplicht! Van jou als adviseur wordt verwacht dat jij de klant daar over inlicht. Inprinten noemen we het printen op voorgedrukt huisstijldrukwerk. { 3 }
Sjablonen Briefpapier in Microsoft Word Ieder die werkt met voorbedrukt briefpapier zal dit ook moeten gaan gebruiken. De tekst/brief zal op dit papier moeten worden afgedrukt zonder dat de tekst door de gedrukte elementen zal gaan lopen. Dit kun je oplossen vor jou klanten door een sjabloon te maken in MS Word. Ook als jou klant er voor kiest helemaal niet meer vóór te drukken. Dit kan handig zijn als de organisatie er voor kiest veel via de digitale weg de post te verzenden. Dan moet jij als opmaker een sjabloon aanleveren in een pakket waar jou klant mee werkt. TIP Maak png-bestanden vanuit Indesign en Illustrator. Dan krijg je een goede kwaliteit en zijn de bestanden toch niet te zwaar. Zo blijft je Word document ook lekker licht. Beslaat het ontwerp zowel de bovenkant als onderkant van je briefpapier, maak hier dan 2 aparte afbeeldingen van. Heb je maar op 1 plek van het briefpapier je ontwerp staan (bovenzijde of onderzijde) dan maak je uiteraard maar 1 afbeelding. STAP 1 Open een nieuw bestand in Word. Sla dit bestand op als Word sjabloon. STAP 2 Kies Invoegen > Koptekst en klik op > Koptekst bewerken STAP 3 Kies Invoegen > Afbeeldingen > Selecteer het betreffende png-bestand voor in de Koptekst en klik op > Invoegen. De afbeelding staat nu in de koptekst van het Word document. STAP 4 Selecteer de afbeelding en selecteer dan onder Opmaak > Tekstterugloop > Achter tekst STAP 5 Nu kun je de afbeelding verplaatsen en ook de juiste grootte geven. De bovenzijde van je briefpapier sjabloon is nu klaar. STAP 6 Nu ga je de onderzijde maken. Kies Invoegen > Voettekst > Voettekst bewerken STAP 7 Kies onder Invoegen > Afbeeldingen en selecteer het betreffende png-bestand voor in de voettekst. Kies het juiste bestand uit en klik op Invoegen. De afbeelding staat nu in de Voettekst van het Word document. STAP 8 Selecteer onder Opmaak > Tekstterugloop > Achter tekst. Nu kun je de afbeelding verplaatsen en ook op de juiste grootte maken. STAP 9 Klik tenslotte op Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten en klik daar op Koptekst en voettekst sluiten. Het briefpapier staat nu op de achtergrond en kan niet meer aangepast worden. Sla het bestand tenslotte op. Het Sjabloon kun je nu gebruiken Wanneer je nu een document wilt maken met je briefpapier achtergrond, dan open je het sjabloon in Word en zet je er jouw tekst in. Je slaat het op en klaar is je Word document. Het sjabloon zelf zal ongewijzigd blijven en kun je zo telkens opnieuw gebruiken. Aflopend briefpapier Als je klant een sjabloon wil hebben vanwaaruit je ook de huisstijl elementen print houd er dan rekening mee dat bij het uitprinten van een Word document in principe aan alle zijden een witrand staat! Bij de meeste officeprinters is dit het geval. Overleg dit dus met je klant. Zorg dus voor een aangepast ontwerp dat zoveel mogelijk rekening houd met de afloop. de meeste printers hebben een rand van ongeveer 4 mm. Dus als je zelf een rand van 5 mm in je ontwerp meeneemt moet het goed komen. Wil een klant persé toch aflopend drukwerk zul je toch moeten kiezen voor het voordrukken van het briefpapier. { 4 }
Visitekaartje De eerste indruk... Een visitekaartje, ook wel naamkaartje genoemd, is kaartje waarop belangrijke contactgegevens staan. Een visitekaartje is meestal de eerste indruk die je afgeeft. Het moet een goede afspiegeling geven van het bedrijf, de activiteiten van- en de eigenaar van het kaartje. Meishi ( 名刺 ) is het Japanse equivalent van een visitekaartje. Zoals meer handelingen in Japan, is ook het uitwisselen van meishi geritualiseerd. Vanwege deze eerste indruk wordt het woord visitekaartje ook wel als term gebruikt voor goederen of handelingen die als belangrijke indruk aan iemand anders kan zijn. Een visitekaartje kan worden ontworpen door jou als grafisch ontwerper en vervolgens gedrukt worden bij een drukkerij, maar er zijn ook websites waarbij men tegen betaling een aantal visitekaartjes kan bestellen in een standaard lay-out. Op enkele grote stations in Nederland hebben visitekaartjesautomaten gestaan. Sommige klanten laten hun visitekaartje beschermen door een laagje plastic (lamineren). Andere ideeën Ook was het een tijd hip om je visitekaartje als cd-rom uit te delen, met daarop bijvoorbeeld een bedrijfspresentatie. Deze cd-rom was in het formaat van een cd-single en er zijn zelfs rechthoekige exemplaren gemaakt die nauwelijks groter waren dan een normaal visitekaartje. Deze media konden 50-100 Mb aan data bevatten. Er bestaan speciale doosjes om visitekaartjes in te bewaren. Mensen die veel visitekaartjes krijgen van relaties bewaren deze soms in mappen die plastic bladzijden met vakjes bevatten in de maat van visitekaartjes. Standaard formaten: Op het kaartje staat meestal vermeld: Naam Functie Bedrijfsnaam Telefoonnummer(s) evt Doorkiesnummer evt. Faxnummer Adresgegevens van het bedrijf waarvoor hij of zij werkt Het logo van het bedrijf E-mailadres Adres van de website KvK nummer Visitekaartjes worden zowel enkelzijdig als dubbelzijdig bedrukt en soms ook eenmaal gevouwen. De gebruikte papiersoort is meestal 250 t/m 300 g/m2. Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje, Verenigd Koninkrijk ISO 7810 ID-1, creditcard-formaat ISO 216, A8 Hongarije, Tsjechië Canada, Verenigde Staten Australië, Nieuw-Zeeland Japan (yongō) China 85 55 mm 85,60 53,98 mm 74 52 mm 90 50 mm 89 51 mm 90 55 mm 91 55 mm 90 54 mm { 5 }
With Compliments Card Zonder Begeleidend Schrijven Volgens afspraak, ter kennisneming, gaarne retour, op verzoek van... Zomaar enkele voorbeelden van de welbekende with compliments card. Veel bedrijven of organisaties maken gebruik van het gemak van een with compliment card ofwel de zonder begeleidend schrijven kaart. Zo hoef je geen speciale brief te maken bij alles wat je verstuurd. Heel handig, zeker als je vaak proefdrukken, voorbeelden of monsters moet aanleveren. In het Nederlands wordt de With compliment card ook wel de Met vriendelijke groet kaart genoemd maar beter Zonder Begeleidend Schrijven. Deze kaarten kunnen voor elk bedrijf naar eigen wens worden vormgegeven en ook de tekst mag naar wens worden ingevuldt. Deze kaart wordt volledig in de huisstijl opgemaakt incl. logo en adresgegevens. Inhoud Op deze kaart staat van wie de correspondentie afkomstig is en met welk doel of vanwege welke afspraak het word verstuurd. De tekst verschildt erg met het doel enof de werkzaamheden van het bedrijf. formaat Een gangbaar formaat is een derde van een A4: 210 x 99 mm { 6 }
Enveloppen om te likken Een vast onderdeel van de huisstijl drukwerk is toch wel de envelop! We leven natuurlijk in een digitale wereld maar toch eist het bedrijfsleven toch nog dat veel officiele documenten toch geprint en verstuurd moet worden. Dus is een nette envelop in style een must! Die zelfde envelop maakt een flinke reis van de afzender naar de ontvanger! Wat PostNL daarmee moet doen is heel erg van belang voor ons ontwerp! Post NL heeft een eigen uitgave met alle regels waar jij als opmaker rekening mee moet houden omtrent de opmaak van poststukken Onderweg komt het poststuk een helehoop machines tegen, want het sorteren van de post gaat tegenwoordig geheel automatisch. Scanners tasten de documenten af en het systeem print soms streepjescodes op de envelop of er wordt een stickertje geplaatst. Vandaar dat het zo van belang is dat de verschillende onderdelen als verzend adres, afzenderadres, postzegels en logos op de juiste plek komt te staan! AFSPRAKEN Opmaak vd Envelop Frankeerzone rechtsboven! Logo links boven! Afzend adres linksboven! (en binnen de daarvoor bestemde zone) Rechtsonderin vrij houden (wit) Genoeg contrast tussen de envelop het adres Minimumafmeting brievenbuspost 140 x 90 mm Maximumafmeting brievenbuspost (380 x 265 x 32 mm) De adreszijde van de envelop niet te glimmend Adres altijd zichtbaar (zorg dat de inhoud en het adres ook bij verschuiven in de envelop nog steeds zichtbaar is). Geen nietjes, paperclips, metalen oogjes of vouwhoekjes De envelop moet rechthoekig zijn. Opmaak vd Adressering Schreefloos lettertype Geen cursief lettertype. Voldoende spatiering. Lettergrootte minimaal 7-puntsletter, Lettergrootte maximaal 17-puntsletter. Bij gebruik 7- tot 10-puntsletter: adres in hoofdletters. Het gehele adres in één lettergrootte. Envelop EA5 Envelop EA4 { 7 }
Klantpresentatie Verkopen van jouw ideeën of ontwerpen Neem je klant dan ook mee in jou proces! Geef de klant de kans om te kiezen! Bespreek dit oog in oog met de klant! Leuk dat je iets moois ontworpen hebt! Maar nu moet de klant dat ook nog vinden! Heb je al eens nagedacht hoe je dat moet/kunt doen? Er zijn diverse mogelijkheden: plemp je ideeen in een mailtje, krabbel je ontwerp op een bierfiltje, maak een nette MockUp of presenteer je ontwerpen netjes op een paneel of velpapier zodat je dit tijdens je presentatie netjes uit kunt leggen hoe en waarom je je ontwerp zo gemaakt hebt. Wat we graag vergeten is het contact met je klant. Jij maakt wat moois en jij vind dat iedereen dat dan ook mooei moet vinden! Visie vertalen naar beeld Nu vergeten we dan daar graag bij hoe belangrijk die ontwerpen voor jou klant zijn! Jij vertaald zijn of haar ideeën in een logo en of huisstijl. De visie (mooi woord) die de klant heeft voor de onderneming moet uitgelegd worden door dat logo of style! Aangezien de klant die visie hoogstwaarschijnlijk heefd bedacht is het contact met die klant reuze van belang! creatief Deze klant kwam bij jou voor een goed advies door een vakman. Er van uitgaande dat jij hier verstand van hebt! Dat jij zo creatief bend dat jij die viesie kunt vertalen naar beeld. Dat wat jou klant zelf niet kan. Fijn dat vertrouwen, maar maak het dan ook waar. Samen Betrek je klant in dit proces. Laat tussendoor je ontwerpen zien en vraag de klant om mee te denken. samen maken jullie er dan wat moois van. Een goede tip is dan hierbij: Bespreek dit oog in oog met de klant! Je kunt dan zien hoe de klant reageerd en inspelen op zijn of haar behoeften. Via de digitale weg is dit heel moeilijk in te schatten. Creatief Maar hoe kun je nu die verwachting van de klant waarmaken? Die verwacting dat jij creatief bent..? Dat zul je vooral moeten doen door de presentatie! Een klant kan aan een printje immers niet zien hoeveel moeite jij daar voor gedaan hebt. Bij een tekening kan deze daar veel meer bij voorstellen! Dat is moeilijk, dat kan deze zelf niet! Kortom, presenteer je ontwerpen op een creatieve, bijvoorkeur analoge manier. Daar snapt de klant gewoonweg meer van en presenteer vaker dan één keer. { 8 }