DRAAIBOEK SAMENWERKING STOOF EN LEERWERKLOKET HET LABELEN EN VERZILVEREN VAN STOOF SCHOLINGSVOUCHERS LeerWerkLoket Fryslân 2018
Voorwoord Sinds een aantal jaren heeft het Programma Leren en Werken een constructieve samenwerking met STOOF (Stichting Opleiding & Ontwikkeling Flexkrachten). Als partner van Stoof kunnen LeerWerkLoketten scholingsvouchers aanbieden aan doelgroepen. Sinds 2015 biedt het LeerWerkLoket Fryslân succesvol STOOF scholingsvouchers aan. De werkwijze van het labelen en verzilveren van de STOOF-scholingsvouchers is vastgelegd in een draaiboek. Met dit draaiboek willen we andere LeerWerkLoketten inspireren en ondersteunen bij het inzetten van de Stoof scholingsvouchers. Met vriendelijke groet, Kristie Ross, stagiaire HRM-NHL/Stenden Hogeschool en junior adviseur LeerWerkLoket Fryslân Japke bij de Leij, adviseur LeerWerkLoket Fryslân Ruth Karakaya, adviseur LeerWerkLoket Fryslân 2
Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Inhoudsopgave... 3 Doel... 4 Scholingsvouchers... 4 Voorwaarden voor inzet scholingsvouchers... 4 Samenwerkingspartners bij het labelen van de vouchers... 5 Uitzendbureaus... 5 UWV/gemeenten... 5 Acties voor werven kandidaten... 5 Gesprek LeerWerkLoket met kandidaat... 7 Aanmelden, voucher op naam zetten en verzilveren... 8 Begeleiding van de kandidaten bij het maken van een keuze voor een opleiding/cursus/training... 9 Controle op verzilvering & facturatie... 9 Tijdsinvestering... 9 Vragen... 10 Bijlagen... 11 Bijlage 1: Voorwaarden partners... 11 Bijlage 2: Voorwaarden kandidaten... 12 Bijlage 3: Informatie scholingsvoucher in Vacatureflits... 14 Bijlage 4: Flyer scholingsvoucher... 15 Bijlage 5: Bijhouden kandidaten STOOF scholingsvouchers in Excel... 16 Bijlage 6: Ingevuld exceldocument LeerWerkLoket Fryslân 2017... 17 Bijlage 7: Stappenplan aanmelden site STOOF, voucher op naam zetten en verzilveren... 18 3
Doel De scholingsvouchers dienen om de kandidaten een aanzet te geven tot een leven lang leren, enthousiast te maken om verder te leren en duurzaam inzetbaar te houden. Zij pakken hiermee de regie in handen, doordat zij met de voucher een eigen budget en keuze krijgen op leergebied. Scholingsvouchers Als partner van STOOF is het mogelijk om jaarlijks scholingsvouchers voor het LeerWerkLoket van de arbeidsmarktregio te reserveren Dit wordt gedaan in afstemming met STOOF. Het aantal te reserveren scholingsvouchers en de doelgroep varieert per tranche. Voor arbeidsmarktregio Fryslân vragen en geven wij, in overleg met STOOF, doorgaans meer vouchers uit dan oorspronkelijk toegekend. In overleg met STOOF kan e.e.a. worden overeengekomen. In het voorjaar kunnen de scholingsvouchers worden gereserveerd en moeten de vouchers binnen een door STOOF gestelde termijn door de kandidaat worden gereserveerd en vervolgens verzilverd. Voorwaarden voor inzet scholingsvouchers Afhankelijk van de voorwaarden die STOOF stelt aan de scholingsvouchers (dit kan elk jaar wisselen), wordt de doelgroep en de voorwaarden voor inzet van de scholingsvouchers vastgesteld. Deze voorwaarden zijn te vinden op de site: https://www.stoof-opleidingsportal.nl/stoofpartner. Hieronder volgt een voorbeeld van de voorwaarden, die STOOF in 2017 en 2018 aan de scholingsvouchers heeft gesteld. In bijlage 2 is een complete lijst van de voorwaarden voor de kandidaten vermeld. Voorbeeld voorwaarden STOOF scholingsvoucher 2017 en 2018 De voorwaarden om in aanmerking te komen voor de scholingsvoucher, zijn als volgt: De deelnemer is jonger dan 28 jaar OF de deelnemer behoort tot één van de participatiedoelgroepen die in het doelgroepenregister staan. De doelgroepen mogen geworven worden via de uitzendorganisatie en het is de intentie om uitstroom via de uitzendbranche te bewerkstelligen. De deelnemer heeft geen hoger opleidingsniveau dan mbo 4. De deelnemer weet voor welke opleiding, cursus of training de deelnemer de voucher wil inzetten. De deelnemer is op zoek naar werk. Daarnaast graag vooraf of in elk geval na uitgifte van de voucher in contact brengen van de deelnemer met de uitzendbranche om de deelnemer aan het werk te krijgen. 4
Samenwerkingspartners bij het labelen van de vouchers Uitzendbureaus Afgelopen jaar, 2017, was het streven om vooraf of in elk geval na uitgifte van de voucher de deelnemer in contact te brengen met de uitzendbranche om de deelnemer aan het werk te krijgen. De deelnemer is in dit geval een persoon die niet aan het werk is. De openstaande vacatures bij uitzendbureaus kunnen mogelijk ingevuld worden door de deelnemers. Het is aan te bevelen uitzendbureaus verspreid over de arbeidsmarktregio te benaderen. Hieronder een voorbeeld van hoe LeerWerkLoket Fryslân de uitzendbureaus heeft uitgekozen. Voorbeeld LeerWerkLoket Fryslân LeerWerkLoket Fryslân heeft aanvankelijk meerdere uitzendbureaus benaderd om in het project te gaan samenwerken. Benadering is gedaan vanuit contacten die er al liggen met de uitzendbureaus of door inzet van het netwerk. Verspreiding van de deelnemers over de uitzendbureaus was afhankelijk van de woonplaats, arbeidsverleden en/of opleiding van de deelnemers. UWV/gemeenten Contact met het werkgeversservicepunt/accountmanagers over lopende vacatures, trajecten of arrangementen waar inzet van de scholingsvoucher / aanleveren van potentiële kandidaten mogelijk is. Acties voor werven kandidaten Voor de werving van kandidaten kan er via verschillende kanalen actie worden genomen. De volgende acties kunnen worden ondernomen: 1. Via Sonar selectie maken en belactie houden Sonar is het klantvolgsysteem van UWV en de gemeenten. Nadat bekend is voor welke sectoren/beroepen/functies vacatures open staan, kan via Sonar in Dashboard een selectie worden gemaakt aan de hand van de voorwaarden van STOOF (leeftijd/opleidingsniveau/ sectoren/beroepen/functies waar een deelnemer affiniteit mee heeft). Aan de hand van de lijst is een belactie gehouden waar één voor één de geselecteerden worden geïnteresseerd voor het gebruikmaken van een scholingsvoucher. 2. Mailing naar geselecteerden bij geen gehoor of voicemail Als er na het bellen geen gehoor of voicemail is, een mail sturen om de geselecteerden via deze weg te interesseren voor het gebruik maken van een scholingsvoucher. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de flyer gebruiken die verderop staat weergegeven. 3. Informatie plaatsen in de Vacatureflits De Vacatureflits is de vacaturekrant van het UWV en wordt wekelijks digitaal verspreid aan 10.000 werkzoekenden. Door informatie over deze actie te publiceren in de Vacatureflits zijn de scholingsvouchers onder de aandacht gebracht bij werkzoekenden en partners van het LeerWerkLoket (UWV en gemeenten). Op de volgende pagina een voorbeeld van hoe deze informatie in de Vacatureflits eruit kan zien. Het voorbeeld staat ook vermeld in bijlage 3, voor gebruik als Word-document. 5
Voorbeeld informatie scholingsvoucher in Vacatureflits 4. Flyer t.b.v. netwerk of elders te publiceren. Behalve in de Vacatureflits kan er ook een flyer gestuurd worden naar netwerken zoals RMC (regionaal meldpunt jongeren) of handmatig op evenementen of bijeenkomsten uitgedeeld worden. Een voorbeeld flyer. Het voorbeeld staat ook vermeld in bijlage 4, voor gebruik als Worddocument. Voorbeeld flyer scholingsvoucher 6
5. Publicatie via social media Communicatie via social media wordt steeds belangrijker en doordat vaak de doelgroep jongeren is, geeft publicatie via social media meer kans dat scholingsvouchers onder de aandacht worden gebracht bij jongeren. Dit kan door een flyer of melding over de STOOF scholingsvouchers te publiceren op de website of via Facebook, LinkedIn en/of Twitter. 6. Informeren naar op te starten/lopende leerwerktrajecten/arrangementen Binnen het UWV kunnen er lopende leerwerktrajecten zijn, waarbij kandidaten aan deelnemen die ook voldoen aan de voorwaarden van de STOOF scholingsvouchers. Voor het financieren van het traject kan dan gebruik worden gemaakt van een scholingsvoucher. 7. Bij uitzendbureau informeren naar geschikte kandidaten Uitzendbureaus kunnen zelf ook nog geschikte kandidaten hebben, die niet vallen binnen hun eigen doelgroep voor een scholingsvoucher, maar wel vallen onder doelgroep van het LeerWerkLoket. 8. Periodieke bijeenkomsten/voorlichtingen Tijdens periodieke bijeenkomsten, bijvoorbeeld het Netwerkplein, en voorlichtingen worden aanwezigen geïnteresseerd voor het gebruikmaken van een scholingsvoucher. Dit kan gedaan worden door in de presentatie aandacht te geven aan de mogelijkheid om gebruik te maken van een scholingsvoucher. Een andere manier is om flyers, met informatie over de STOOF scholingsvouchers, bij bijeenkomsten en voorlichtingen uit te delen. 9. Individuele gesprekken met kandidaten Bij het voeren van individuele gesprekken met kandidaten ook wijzen op het gebruik van een scholingsvoucher. Eventueel mogelijk om dan een flyer mee te geven. 10. Publicatie via website De flyer kan ook gepubliceerd worden op de website van het LeerWerkLoket. 11. RMC s benaderen Doordat bij de doelgroep vaak gaat om jongeren, hebben RMC s een overzicht van de vroegtijdige schoolverlaters. Gesprek LeerWerkLoket met kandidaat Door de afstand van een kandidaat met het LeerWerkLoket kan er voor het gesprek ook worden gekozen voor een telefonisch gesprek. In het voorbeeld hieronder is te zien waar je bij een gesprek aan kan denken wat besproken moet worden. Voorbeeld vragen gesprek met kandidaat: Klopt het dat je staat ingeschreven als werkzoekende? Uitleg over actie STOOF. Uitvraag over situatie deelnemer. Heeft u ooit gedacht aan het volgen van scholing? In welke richting wilt u graag scholing volgen? Wat loopt u bij het solliciteren tegen aan? (Voorbeelden van opleidingen noemen die aansluiten op de vacatures van het uitzendbureau). Welke opleiding kan u helpen om weer aan het werk te gaan? (Wijzen op samenwerking met uitzendbureaus). 7
Aanmelden, voucher op naam zetten en verzilveren Voor het bijhouden van het aantal deelnemers en hun gegevens kan een Excel-bestand gemaakt worden, waarbij de gegevens in het voorbeeld op de volgende pagina van belang zijn om te weten van de kandidaat. In bijlage 5 staat de opzet voor een Word-/Excel-document vermeld en in bijlage 6 in een ingevuld Excel-document van LeerWerkLoket Fryslân 2017. Voorbeeld bijhouden kandidaten STOOF scholingsvouchers in Excel De kandidaat kan zich na het eerste gesprek met het LeerWerkLoket al aanmelden om de voucher op zijn/haar naam te zetten. In het voorbeeld hieronder staat een stappenplan beschreven van hoe de kandidaat zich via de site van STOOF kan aanmelden, de voucher op naam kan zetten en kan verzilveren. Als Word-document is het stappenplan terug te vinden in bijlage 7. Voorbeeld stappenplan aanmelden site STOOF, voucher op naam zetten en verzilveren Stappenplan aanvraag Scholingsvoucher STOOF door tussenkomst LeerWerkLoket: Ga naar www.stoof-opleidingsportal.nl. Klik op blok uitzendkracht / kandidaat. Klik op groene button account aanmaken/inloggen. Maak een account aan voor uitzendkracht. Vul de verplichte velden met * in. Log in met bij aanmaak account ingegeven e-mailadres en wachtwoord (bewaar de inloggegevens goed, want deze zijn op een later moment weer nodig voor de verzilvering van de toegekende scholingsvoucher). Klik in linker kolom op Voucher op naam zetten. Bij de vraag U heeft geen hogere opleiding aantoonbaar afgerond dan klik je de door jou hoogst genoten opleiding aan. Bij de vraag Kandidaten via LeerWerkLoketten klik je aan tot welke doelgroep je behoort (jongere jonger dan 28 jaar OF behorend tot participatiedoelgroep, zoals in het doelgroepenregister staat omschreven). Bij de vraag U bent bekend geworden via het kanaal kies LeerWerkLoket en kies locatie van jouw arbeidsmarktregio. Het gedeelte m.b.t. uitzendkrachten: aanklikken wel of niet werkzaam. Bij doelgroep < 28 jaar: uploaden identiteitsbewijs. Bij behoren tot één van de participatiedoelgroepen: doelgroepenverklaring meesturen. Klik op akkoord voorwaarden en sluit af met de aanvraagbutton voucher aanvragen. STOOF neemt binnen 2 weken een beslissing op de aanvraag. Na definitieve toekenning/labelen aan de kandidaat van de voucher door STOOF kun je in het opleidingsportal van STOOF jouw keuze voor een opleiding aangeven en de toegekende scholingsvoucher ook daadwerkelijk verzilveren. Bewaar daarom zoals eerder aangegeven de gebruikte inloggegevens. Lees de bijgesloten voorwaarden over inzet van de scholingsvoucher en hoe de factuur in te dienen bij STOOF ook nog even goed door. 8
Daarnaast moet er door de kandidaat een kopie van het identiteitsbewijs (BSN-nummer afgeschermd) of een doelgroepenverklaring worden meegestuurd, zodat aangetoond kan worden dat hij/zij voldoet aan de voorwaarden. Nadat de voucher aan de kandidaat is toegekend, heef de kandidaat na datum uitgifte een door STOOF vastgestelde termijn om de voucher te verzilveren. Dit houdt in dat kandidaat zich voor de opleiding/cursus/training heeft ingeschreven, dit in het portal van STOOF heeft aangegeven en STOOF de factuur heeft ontvangen voor betaling. Begeleiding van de kandidaten bij het maken van een keuze voor een opleiding/cursus/training Na de gesprekken tussen het LeerWerkLoket en de kandidaat, het uitzendbureau en de kandidaat wordt de kandidaat ondersteund bij het maken van een keuze voor een opleiding/cursus/training. Controle op verzilvering & facturatie Door bij STOOF te informeren, kan achterhaald worden welke vouchers al verzilverd zijn en of de facturatie is geregeld. Hierdoor weet je dat de scholingsvouchers op tijd en daadwerkelijk zijn verzilverd. De kandidaten die zijn of haar voucher nog niet hebben verzilverd, monitoren en begeleiden om dit wel te doen. Informatie over de facturatie van de voucher is terug te vinden in de voorwaarden gericht aan de kandidaat, zie bijlage 2. Tijdsinvestering In de tabel hieronder is te zien in welke tijdsbestek de taken worden uitgevoerd. Taak Aantal uren Hoe vaak Periode Totaal tijdsbestek contact Opstellen flyer 3 uur Eenmalig 1 dagdeel 3 uur Werven/inschakelen Ca. 8 uur 2 dagen in 3-4 weken 24-32 uur netwerken de week Gesprek met kandidaten Per gesprek 20 minuten 1-2 dagen in de week 2 weken Afhankelijk van het aantal kandidaten Ondersteuning kandidaten 5-10 minuten per kandidaat Wekelijks Afstemmen met uitzendbureaus Monitoring 1 uur per uitzendbureau 5-10 minuten per kandidaat Eenmalig, soms twee keer afstemmen Wekelijks Tot de kandidaat een keuze heeft gemaakt Afhankelijk van de keuze van de kandidaat 1 dagdeel Afhankelijk van het aantal uitzendbureaus en hoe vaak er afgestemd moet worden Tot de voucher verzilverd is en de facturatie is geregeld Afhankelijk van de duur van de verzilvering en facturatie 9
Vragen Mocht er gaandeweg vragen ontstaan of onduidelijkheden zijn, kan LeerWerkLoket Fryslân worden benaderd via tel. nr. 06-11420415 of via fryslan@lerenenwerken.nl. STOOF kan bereikt worden via tel. nr. (020)-6558216 of via info@stoof-online.nl. 10
Bijlagen Bijlage 1: Voorwaarden partners 11
Bijlage 2: Voorwaarden kandidaten 12
13
Bijlage 3: Informatie scholingsvoucher in Vacatureflits 14
Bijlage 4: Flyer scholingsvoucher 15
Bijlage 5: Bijhouden kandidaten STOOF scholingsvouchers in Excel 16
Bijlage 6: Ingevuld Excel-document LeerWerkLoket Fryslân 2017 17
Bijlage 7: Stappenplan aanmelden site STOOF, voucher op naam zetten en verzilveren Stappenplan aanvraag Scholingsvoucher STOOF door tussenkomst LeerWerkLoket: Ga naar www.stoof-opleidingsportal.nl. Klik op blok uitzendkracht / kandidaat. Klik op groene button account aanmaken/inloggen. Maak een account aan voor uitzendkracht. Vul de verplichte velden met * in. Log in met bij aanmaak account ingegeven e-mailadres en wachtwoord (bewaar de inloggegevens goed, want deze zijn op een later moment weer nodig voor de verzilvering van de toegekende scholingsvoucher). Klik in linker kolom op Voucher op naam zetten. Bij de vraag U heeft geen hogere opleiding aantoonbaar afgerond dan klik je de door jou hoogst genoten opleiding aan. Bij de vraag Kandidaten via LeerWerkLoketten klik je aan tot welke doelgroep je behoort (jongere jonger dan 28 jaar OF behorend tot participatiedoelgroep, zoals in het doelgroepenregister staat omschreven). Bij de vraag U bent bekend geworden via het kanaal kies LeerWerkLoket en kies locatie van jouw arbeidsmarktregio. Het gedeelte m.b.t. uitzendkrachten: aanklikken wel of niet werkzaam. Bij doelgroep < 28 jaar: uploaden identiteitsbewijs. Bij behoren tot één van de participatiedoelgroepen: doelgroepenverklaring meesturen. Klik op akkoord voorwaarden en sluit af met de aanvraagbutton voucher aanvragen. STOOF neemt binnen 2 weken een beslissing op de aanvraag. Na definitieve toekenning/labelen aan de kandidaat van de voucher door STOOF kun je in het opleidingsportal van STOOF jouw keuze voor een opleiding aangeven en de toegekende scholingsvoucher ook daadwerkelijk verzilveren. Bewaar daarom zoals eerder aangegeven de gebruikte inloggegevens. Lees de bijgesloten voorwaarden over inzet van de scholingsvoucher en hoe de factuur in te dienen bij STOOF ook nog even goed door. 18