Organisatie: Beroepsvereniging UBK/UCB vzw-asbl www.coiffure.org Contact exposanten: IJV-IFAS vzw-asbl Fam. Van Rysselberghedreef 2 bus 6 BE-9000 Gent Tel.: +32 9 241 55 00 E-mail: expo@thehairgames.be Contact wedstrijden en optredens: Algemeen info-adres info@thehairgames.be Bezoekers en deelnemers aan de wedstrijden +32 9 223 71 24 1
1/ ALGEMENE INFORMATIE Locatie SQUARE Brussels Meeting Centre Kunstberg BE-1000 Brussel Opbouw Op zaterdag 27 januari van 07u00 tot 19u00. (vrijdag 26 januari enkel op aanvraag via expo@thehairgames.be) Opgelet: aanvoer standelementen in de hallen via goederenlift in Stuiverstraat 13. Afmetingen lift: 230cm B X 670cm L X 210cm H. Maximum gewicht: 4750 kg. Er is slechts één lift: wachtrijen mogelijk! Afbraak Op maandag 29/01 van 19u00 tot 22u00 Op dinsdag 30/01 van 7u00 tot 14u00 2
Parking exposanten en bezoekers Er zijn twee openbare parkings met meer dan 1700 parkeerplaatsen. Parking Albertina is de dichtstbijzijnde parking, die ligt onder het gebouw van SQUARE met directe toegang langs binnen. Beide parkings zijn de klok rond toegankelijk en beschikken over herlaadpunten voor elektrische auto s. Voor directe toegang vanuit de parking gaat u naar niveau -3 en volgt u de richtingaanwijzers SQUARE. Deze route biedt directe toegang met een lift. Adres hoofdingang Albertina: Gerechtsplein 16, 1000 Brussel Alternatieve ingang: Rue des Sols 3, 1000 Brussel De organisatie voorziet 5 gratis parkeertickets per exposant (normaal tarief: 2,5/uur). Openbaar vervoer Het Centraal Station ligt op zeer korte wandelafstand. Alle belangrijke tram-, bus-, metro- en treinverbindingen komen hier samen, net als de hogesnelheidstrein van en naar Brussels Airport. Beursplan Grand Hall 1 Delivery Elevator Access during construction Grand Hall 2 3
Event Zondag 28 januari 2018 Expo van 10u00 tot 18u00 Brunch van 11u00 tot 13u00 Show & Dinner Party vanaf 18u00 Maandag 29 januari 2018 Expo van 10u00 tot 18u00 Wedstrijden vanaf 9u00 tot 18u30 Relaties uitnodigen en toegang tot The Hair Games De toegang is exclusief voorbehouden aan vakpubliek of studenten. Als exposant krijgt u permanente toegangsbadges (2 badges per 12 m 2 ). Bezoekers kunnen online tickets kopen of aan de kassa. U kan zelf ook uw relaties en klanten uitnodigen voor de Expo, de Brunch en de Show & Dinner Party, door tickets te bestellen aan voordelige tarieven. Bij uitnodigingen voor de Expo heeft u de keuze om digitale codes aan te vragen (een code waarmee uw genodigde een gratis ticket kan downloaden via de website), of gedrukte toegangskaarten. Bij uitnodigingen voor de Brunch of voor de Show & Dinner Party krijgt u 1 digitale code per persoon. Zo kan u via uw eigen communicatiemiddelen meerdere relaties uitnodigen. U hoeft enkel een code te sturen naar wie positief is ingegaan op uw uitnodiging. Met deze code kunnen uw genodigden hun toegangstickets downloaden. Uitnodigingen Expo vanaf 20 stuks Toegangscodes Expo & Brunch Toegangscodes Show & Dinner Party 200 ex. BTW / 20 uitnodigingen (digitaal of druk) 410 ex. BTW / 10 toegangen (digitale codes) 990 ex. BTW / 8 toegangen (digitale codes) U kan de gedrukte uitnodigingen of digitale codes bestellen via de bestelbonnen achteraan dit document. Opgelet: als exposant zijn reeds een aantal toegangen inbegrepen in uw deelname: Inbegrepen in uw deelname per 12 m 2 5 toegangstickets tot de Expo 2 vouchers voor de Brunch 1 voucher voor de Show & Dinner Party 4
Verkoop tijdens de Expo Cash & carry verkoop van niet-kappers gerelateerd materiaal (mode-accessoires, beauty, enz.) wordt niet toegestaan op de beurs. De vraag naar kwaliteitsvolle beurzen vanuit de sector is bijzonder groot. De Unie van Belgische Kappers wil hieraan tegemoetkomen en staat garant voor een professionele beurs van hoog niveau. Enkel de producten en merken die op het inschrijvingsformulier werden vermeld, mogen verkocht worden. Indien de info op het inschrijvingsformulier niet overeenstemt met het aanbod op de stand, kan UBK/UCB de verkoop ervan verbieden. Haarmode défilé of show Zondag 28/01 vanaf 19u00 Show (slots 20 min.) om 19u00, 19u30, 20u00, 20u30, 21u00, 21u30 Enkel voor exposanten die op een timeslot van 20 min hebben ingetekend voor de presentatie van kappertechnieken en trendcollecties. De organisatie voorziet een backstage voorbereidingsruimte en regiefaciliteiten (technische fiche volgt in een aparte communicatie). STAGE Afmetingen podium: 8m x 4m x 0,8m (bruikbare oppervlakte voor performance 8m x 3m) Catwalk: 9m x 2m x 0,8m DECORATIE Zwarte backdrop achter het podium Black pipe & drape / SAS Catering Op de beurs is een permanent cateringpunt voor exposanten en bezoekers. Als exposant zijn een aantal vouchers voor de brunch en vouchers voor de walking diner inbegrepen op basis van uw aantal vierkante meter. Bijkomende vouchers kunnen aangekocht worden. 5
Brandweervoorschriften en verzekering Brandpreventie Indien er brandgevaarlijke stoffen op uw stand aanwezig zijn, dient volgens inzicht en instructie van de regionale brandweer in uw stand een brandblusser aanwezig te zijn, voor zover de goederen of producten aanwezig mogen blijven. Indien u gebruik maakt van doeken, dienen deze voorzien te zijn van certificaten, waarop de brandveiligheid gegarandeerd wordt. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid De exposanten zijn verplicht, door tussenkomst van de aangestelde verzekeringsmakelaars, zich te verzekeren tegen het risico van burgerlijke aansprakelijkheid in toepassing van art. 1382 tot 1386 van het Burgerlijk Wetboek. Deze verplichte verzekering heeft als doel de ongevallen in te dekken die aan derden zouden kunnen voorkomen in de tentoonstellingsgebouwen of op de terreinen en die de burgerlijke aansprakelijkheid van de exposant ten gevolge zou kunnen hebben. De premie voor deze verzekering is reeds inbegrepen bij de dossierkosten van uw deelname (zoals vermeld op uw aanvraag tot deelname). Waarborgen 1. Lichamelijke schade: 2 478 935,25 per schadegeval, met een maximum van 619 733,81 per slachtoffer. Deze waarborg wordt tot 495 787,05 met een maximum van 123 946,76 beperkt per slachtoffer, in ieder geval van lichamelijke schade als gevolg van brand en/of ontploffing. 2. Materiële schade: 247 893,52 per schadegeval, inbegrepen brand en/of ontploffing. Opmerking: Tot hoever de waarborg reikt (gedekte risico s en uitgesloten risico s) wordt zeer duidelijk uiteengezet in het contract, waarvan een exemplaar beschikbaar is op het beurssecretariaat, waar het door de exposanten kan doorgenomen worden. Aangestelde verzekeringsmakelaar: A. VAN INGELGEM & Zn nv boulevard Brand Whitlock 114 B-1200 BRUSSEL Tel. + 32 2 736 00 07 - Fax: + 32 2 735 41 43 Mail: info@van-ingelgem.be Aanvullende verzekeringen (niet inbegrepen in uw deelname) All-Risk verzekering Deze verzekering heeft betrekking op uw tentoonstellingsgoederen, de stand en de standuitrusting. Gedekt zijn verlies en beschadiging volgens All-Riskvoorwaarden. De dekking is zonder onderbreking van kracht tijdens het vervoer naar het tentoonstellingscomplex, het verblijf aldaar voor de duur van de tentoonstelling (inclusief opbouwen en afbreken van de stand) en tijdens het retourtransport. U kan een dergelijke verzekering afsluiten bij uw eigen makelaar of contact opnemen met voormelde aangestelde verzekeringsmakelaar. 6
2/ EXTRA STANDVOORZIENINGEN A/ Exposantenbadges Exposantenbadges: inbegrepen in deelname (2 badges per 12 m 2 ). Deze zijn beschikbaar op het beurssecretariaat tijdens de opbouw. B/ Standenbouw Eigen standenbouw: Maximale hoogte 250cm Indien u hoger wenst te bouwen, gelieve voor 9 januari 2018, uw plannen ter goedkeuring over te maken naar expo@thegairgames.be. Er zijn geen ophangmogelijkheden voorzien. Laden en lossen standelementen via goederenlift in de Stuiverstraat 13. Maten lift: 240cm B x 675cm L x 220cm H maximum gewicht : 4750Kg Er is slechts één lift: files mogelijk! Basis standbouw (optioneel te bestellen): Inbegrepen: - Voltapijt met beschermfolie - Lichtgrijze scheidingswanden 2m50 H x 1m B - Frieslijst aan elke open zijde - Spots op rail: 2 per 12 m 2-1 x Multi stopcontact - Stroomaansluiting 1500 W Basis standbouw 50.00 /m² Optie: Full colour print op achterwand: 200cm B x 125cm H 175.00 Optie: berging per m² met afsluitbare deur 145.00 C/ Stroomaansluitingen (gelieve situatieschets in te vullen op p.20) 1. Stroomaansluiting 16amp - 1500 Watt inclusief 1 multistekker: 90.00 2. Stroomaansluiting 16amp - 3000 Watt inclusief 1 multistekker: 130.00 7
D/ Verlichting 1381 A Rail + 1 spot PAR36-35W 4 37.00 1382 A Rail + 2 spots PAR36-35W 4 49.00 1383 A Rail + 3 spots PAR36-35W 4 61.00 1384 A Rail + 4 spots PAR36-35W 4 73.00 1385 A Supplement spot PAR36-35W 4 12.00 1311 A Rail + 1 spot halogeen 100W 45.00 1312 A Rail + 2 spots halogeen 100W 59.00 1313 A Rail + 3 spots halogeen 100W 74.00 1314 A Rail + 4 spots halogeen 100W 90.00 1315 A Supplement spot halogeen 100W 15.00 1131 W Rail + 1 spot arm halogeen 100W 45.00 1132 W Rail + 2 spots arm halogeen 100W 59.00 1133 W Rail + 3 spots arm halogeen 100W 74.00 1134 W Rail + 4 spots arm halogeen 100W 90.00 1135 W Supplement spot arm halogeen 100W 15.00 6020 TL 1 x 24W (60 cm) 29,50 6030 TL 1 x 39W (90 cm) 29,50 6040 TL 1 x 28W (120 cm) 29,50 6050 TL 1 x 49W (150 cm) 29,50 6060 TL 1 x 80W (150 cm) 29,50 8
2050 Wit Halogeen arm 300W 49.00 2060 Zwart Halogeen arm 300W 49.00 2070 Alu Halogeen arm 300W 49.00 2275 A CDM-TD 150W (60 ) op arm (+barndoor) (Cold White) 95.00 2277 A CDM-TD 150W (60 ) op arm (+barndoor) (Warm White) 95.00 Statief (max. hoogte 2,8m) + 4 x PAR 56-300W 106.00 8400 multistekker ( 1,5m ) 19.50 8405 multistekker ( > 1,5m) 35.35 9
10 E/ Meubilair
11
F/Tapijt Per vierkante meter 7.00 /m² 0950 White 0045Anthracite 0915 Mousy grey 0910 Black 9213 Yellow 0007 Orange 9662 Tomato 0962 Apple Green 0064 Electric Blue 0956 Buff 12
G/ Audio / Video Lcd-scherm met statief of muurbeugel H/ Internet In het gebouw wordt WIFI voorzien met een bandbreedte van 1Mb (upload en download). Voor een hogere bandbreedte (voor streaming, videoconferencing of demo applicaties) rekent de evenementenhal Square aparte tarieven afhankelijk van het aantal Mb dat u nodig heeft (zie bestelbon). 13
BESTELBON 1 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 Prijzen excl. btw. Omschrijving Eenheid Prijs/ Voorkeurtarief Standenbouw 1.Basic stand: M² 50.00 2.Optie: full colour print op doek M² 175.00 3.Optie: berging per m² met deur Stuk 145.00 Aantal Totaal Stroomaansluitingen Stroomaansluiting 16amp - 1500 Watt inclusief 1 multistekker Stuk 90.00 Stroomaansluiting 16amp - 3000 Watt inclusief 1 multistekker Stuk 130.00 Verlichting 1381 A Rail + 1 spot PAR36-35W 4 Stuk 37.00 1382 A Rail + 2 spots PAR36-35W 4 Stuk 49.00 1383 A Rail + 3 spots PAR36-35W 4 Stuk 61.00 1384 A Rail + 4 spots PAR36-35W 4 Stuk 73.00 1385 A Supplement spot PAR36-35W 4 Stuk 12.00 Bedrijf: Naam: Handtekening: Voorkeurtarief geldig tot 9 januari 2018 - Vanaf 10 januari 2018: +25% op alle prijzen 14
BESTELBON 2 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 Prijzen excl. BTW. Omschrijving Eenheid Prijs/ Voorkeurtarief 1311 A Rail + 1 spot halogeen 100W Stuk 45.00 Aantal Totaal 1312 A Rail + 2 spots halogeen 100W Stuk 59.00 1313 A Rail + 3 spots halogeen 100W Stuk 74.00 1314 A Rail + 4 spots halogeen 100W Stuk 90.00 1315 A Supplement spot halogeen 100W Stuk 15.00 1131 W Rail + 1 spot arm halogeen 100W Stuk 45.00 1132 W Rail + 2 spots arm halogeen 100W Stuk 59.00 1133 W Rail + 3 spots arm halogeen 100W Stuk 74.00 1134 W Rail + 4 spots arm halogeen 100W Stuk 90.00 1135 W Supplement spot arm halogeen 100W Stuk 15.00 6020 TL 1 x 24W (60 cm) Stuk 29.50 6030 TL 1 x 39W (90 cm) Stuk 29.50 6040 TL 1 x 28W (120 cm) Stuk 29.50 6050 TL 1 x 49W (150 cm) Stuk 29.50 6060 TL 1 x 80W (150 cm) Stuk 29.50 Bedrijf: Naam: Handtekening: Voorkeurtarief geldig tot 9 januari 2018 - Vanaf 10 januari 2018: +25% op alle prijzen 15
BESTELBON 3 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 Prijzen excl. BTW. Omschrijving Eenheid Prijs/ Voorkeurtarief 2050 Wit Halogeen arm 300W Stuk 49.00 Aantal Totaal 2060 Zwart Halogeen arm 300W Stuk 49.00 2070 Alu Halogeen arm 300W Stuk 49.00 2275 A CDM-TD 150W (60 ) op arm (+barndoor) (Cold White) Stuk 95.00 2277 A CDM-TD 150W (60 ) op arm (+barndoor) (Warm White) Stuk 95.00 Statief (max. hoogte 2,8m) + 4 x PAR 56-300W Stuk 106.00 8400 multistekker (1,5m) Stuk 19.50 8405 multistekker (> 1,5m) Stuk 35.35 Meubilair Stoel wit Stuk 6.00 Stoel zwart Stuk 6.00 Tafel wit 60cm x 60cm x 73cm Stuk 38.00 Barkruk wit Stuk 12.00 Barkruk zwart Stuk 12.00 Bedrijf: Naam: Handtekening: Voorkeurtarief geldig tot 9 januari 2018 - Vanaf 10 januari 2018: +25% op alle prijzen 16
BESTELBON 4 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 Prijzen excl. BTW. Omschrijving Eenheid Prijs/ Voorkeurtarief Tafel wit 60cm x 60cm x 108cm Stuk 38.00 Tafel zwart 60cm x 60cm x 108cm Stuk 38.00 Balie wit 100cm x 50cm x 101cm Stuk 70.00 Aantal Totaal Balie zwart 100cm x 50cm x 101cm Stuk 70.00 Folderrek wit Stuk 50.00 Tapijt EXTIW0950 White M² 7.00 EXTIW0045 Anthracite M² 7.00 EXTIW0915 Mousy Grey M² 7.00 EXTIW0910 Black M² 7.00 EXTIW9213 Yellow M² 7.00 EXTIW0007 Orange M² 7.00 EXTIW9662 Tomato M² 7.00 EXTIW0962 Apple Green M² 7.00 EXTIW0064 Electric Blue M² 7.00 EXTIW0956 Buff M² 7.00 Bedrijf: Naam: Handtekening: Voorkeurtarief geldig tot 9 januari 2018 - Vanaf 10 januari 2018: +25% op alle prijzen 17
BESTELBON 5 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 Prijzen excl. BTW. Omschrijving Eenheid Prijs/ Voorkeurtarief Audio/Video Samsung 40 LCD + muurbeugel Stuk 340.00 Aantal Totaal Samsung 55 LCD + muurbeugel Stuk 445.00 Samsung 65 LCD + muurbeugel Stuk 600.00 Samsung 85 LCD + muurbeugel Stuk 1450.00 Samsung 40 LCD + statief Stuk 340.00 Samsung 55 LCD + statief Stuk 445.00 Samsung 65 LCD + statief Stuk 600.00 Samsung 85 LCD + statief Stuk 1450.00 Internet Internet access 1MB Stuk 250,00 Internet access 2MB Stuk 500,00 Internet access 5MB Stuk 700,00 Bedrijf: Naam: Handtekening: Voorkeurtarief geldig tot 9 januari 2018 - Vanaf 10 januari 2018: +25% op alle prijzen 18
BESTELBON 6 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 Prijzen excl. BTW. Nodig uw relaties uit De toegang is exclusief voorbehouden aan vakpubliek of studenten. Bezoekers kunnen online tickets kopen of aan de kassa. U kan zelf ook uw relaties en klanten uitnodigen voor de Expo, de Brunch en de Show & Dinner Party, door toegangskaarten te bestellen aan voordelige tarieven. Bij uitnodigingen voor de Expo heeft u de keuze om digitale codes aan te vragen (een code waarmee uw genodigde een gratis ticket kan downloaden via de website), of gedrukte toegangskaarten. Bij uitnodigingen voor de Brunch of voor de Show & Dinner Party krijgt u 1 digitale code per persoon. Zo kan u via uw eigen communicatiemiddelen meerdere relaties uitnodigen. U hoeft enkel een code te sturen naar wie positief is ingegaan op uw uitnodiging. Met deze code kunnen uw genodigden hun toegangstickets downloaden. Opgelet: als exposant zijn reeds een aantal toegangen inbegrepen in uw deelname: Inbegrepen in uw deelname per 12 m² 5 toegangstickets tot de Expo 2 vouchers voor de Brunch 1 voucher voor de Show & Dinner Party Omschrijving Eenheid Prijs/ Aantal Totaal Uitnodigingen Expo vanaf 20 stuks gedrukte papieren tickets Toegangscodes Expo vanaf 20 stuks Digitale codes Toegangscodes Expo & Brunch vanaf 10 stuks Digitale codes Toegangscodes Show & Dinner Party vanaf 8 stuks Digitale codes Stuk 10 Stuk 10 Stuk 41 Stuk 123,75 Bedrijf: Naam: Handtekening: 19
Entrance Situatieschets stroomaansluitingen 7 Terug te sturen naar expo@thehairgames.be of via fax +32 9 241 55 11 = 1m x 1m Bedrijf: Naam: Handtekening: Voorkeurtarief geldig tot 9 januari 2018 - Vanaf 10 januari 2018: +25% op alle prijzen 20