Meer doen met e-mail marketing
Introductie Dit white paper is geschreven voor iedereen die met communicatie te maken heeft. En in het bijzonder voor communicatieprofessionals die aan e-mail marketing doen. Voor veel bedrijven betekent e-mail marketing het verzenden van een e-mail nieuwsbrief. Een prima vorm van e-mail marketing. Maar er is veel meer mogelijk. In dit white paper geven we u aantal voorbeelden van andere toepassingen van e-mail marketing. Zo laten we zien dat u met e-mail marketing in combinatie met actie-sites, online enquêtes, webformulieren en polls uw communicatiekracht vergroot. De voorbeelden in dit white paper kunnen allemaal gerealiseerd worden met het product MailPlus Feedback. Aan het eind van dit white paper vindt u een korte productbeschrijving. We hopen u met dit white paper te inspireren. Om bijvoorbeeld een bepaalde case ook voor uw organisatie in te zetten. Of misschien wel om, al lezend, een geheel nieuwe case te bedenken. (Die horen we dan natuurlijk graag.) In dit white paper: 1) Over e-mail marketing 2) Zeven voorbeelden ter inspiratie 3) Productbeschrijving MailPlus Feedback Veel plezier met het lezen en succes met uw online communicatie. Heeft u vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met 4net via telefoonnummer 0343 444 554 of stuur een e-mail naar Johan@4net.com. Met vriendelijke groeten, Johan de Meijer Meer doen met e-mail marketing 1
Terminologie In dit document gebruiken we een aantal termen die we graag op voorhand even uitleggen. Landingspagina Een pagina die één enkel doel dient. Het is een pagina waarnaar ontvangers of bezoekers doorklikken. Bijvoorbeeld vanuit een e-mail, een Adwords campagne of banneradvertentie. Een landingspagina kan een pagina van uw website zijn en dus deel uit maken van de navigatie. Maar de pagina kan ook los van de website staan. Hij kan zelfs op een heel andere fysieke plek worden gehost dan de website van uw bedrijf. Een landingspagina wordt vaak gebruikt om mensen tot actie aan te zetten. Bijvoorbeeld voor het inschrijven voor een workshop. Meer voorbeelden volgen in dit white paper. Actie-site: Net als een landingspagina een website waar je de bezoeker wilt verleiden. Een actiesite bestaat echter uit meerdere pagina's. Een actie-site wordt vaak specifiek voor een bepaalde (thema)campagne ingericht. Prefilling Het invoeren van de gegevens die al bekend zijn van een bezoeker wanneer die vanuit een e-mail doorklikt naar een webformulier. Door middel van prefilling verhoogt u de conversieratio van een campagne. Autoresponder Een e-mail die automatisch wordt verzonden naar aanleiding van een actie door een bezoeker. Voorbeelden van een actie zijn het invullen van een formulier of online enquête. CMS (Content Management Systeem) Een systeem waarmee u de inhoud van uw website beheert. Meer doen met e-mail marketing 2
Over e-mail marketing Bent u nog niet zo bekend met e-mail marketing? Dan is wat achtergrondinformatie handig. Hieronder schetsen we kort het kader van e-mail marketing. Bent u al wel bekend met e-mail marketing? Dan kunt u dit hoofdstuk overslaan en gelijk doorgaan naar de voorbeelden. Definitie van e-mail marketing Alle e-mailcommunicatie die wordt verzonden vanuit een organisatie aan één of meerdere individu's die erop gericht is om klanten te werven, klanten te behouden of klanten te stimuleren tot herhaalaankopen is e-mail marketing. Dit is dan ook gelijk e-mail marketing in de breedste zin van het woord. Over het algemeen wordt, meer specifiek, e-mail communicatie bedoeld die: 1) Gelijktijdig wordt verzonden aan een groot aantal ontvangers en 2) waarvan de boodschap praktisch gelijk is voor alle ontvangers. Voordelen van e-mail marketing E-mail marketing is een kosteneffectief middel. De resultaten van een e-mail campagne zijn meetbaar en direct zichtbaar Een e-mail is na verzending praktisch direct op de plaats van bestemming Het is flexibel omdat je er makkelijk nog iets aan toe kunt voegen E-mail is een communicatiemiddel dat door praktisch iedereen wordt gebruikt Het leidt ontvangers zeer makkelijk naar een grote verscheidenheid aan content (tekst, beeld, video, podcast, flashanimaties) Populairste vormen van e-mail marketing Zoals uit de definitie blijkt zijn er vele vormen van e-mail marketing. De meest toegepaste vormen zijn de nieuwsbrief en actie-mailings. Nieuwsbrieven: Vele verschillende organisaties zetten de nieuwsbrief op even zoveel manieren in. Een aantal voorbeelden. a. Het MKB verstuurt nieuwsbrieven om onder de aandacht te blijven bij klanten, om loyaliteit en herhaalaankopen te stimuleren. b. Uitgevers zorgen met een nieuwsbrief voor meer bezoekers op hun website, meer losse verkopen en meer omzet door het opnemen van advertenties. c. De centrale, regionale of lokale overheid informeert burgers of het bedrijfsleven met nieuwsbrieven. Meer doen met e-mail marketing 3
d. Verenigingen informeren hun leden met nieuwsbrieven. Actie-mailings Waar een nieuwsbrief wordt verstuurd om te informeren wordt een actie-mailing verzonden om de ontvangers direct te activeren. Met andere woorden producten te verkopen. Actie-mailings worden op grote schaal ingezet richting de consument. Bedrijven als Dynabyte, Wehkamp, Bol.com en H&M versturen regelmatig actiemailings. Meer doen met e-mail marketing 4
Zeven voorbeelden ter inspiratie (1) Algemeen: Controle van relatiegegevens Van uw vaste klanten heeft waarschijnlijk de meest actuele gegevens. Maar heeft u die ook van relaties waarmee u minder vaak contact heeft? Via e-mail voert u eenvoudig een controle uit op de gegevens die bij u bekend zijn. Minder werk en een stuk goedkoper dan een telefonische actie. Hoe werkt het? Met een profielwijzigingsformulier stelt u al uw relaties in staat zelf hun gegevens bij te houden. Verstuur een e-mailing met een link naar het formulier. De van hen reeds bekende gegevens staan al ingevuld wat de kans op succes vergroot. Relaties wijzigen bestaande gegevens en vullen aan waar nodig. Daarna is uw bestand up-todate. Vervolgens exporteert u de verzamelde gegevens naar uw CRM systeem. Uiteraard zal niet elke relatie direct reageren. Wellicht moet u meerdere keren vragen om de controle van de gegevens. Het mooie is dat u iedereen die wel zijn gegevens heeft aangevuld, kunt uitsluiten van zo n herinneringse-mail. (2) Algemeen: Kwalificatie van prospects met behulp van polls Polls komt u vaak tegen op websites. Veel mensen willen hun mening geven of kennis delen om te weten te komen wat de algemene mening of trend is. Dat is de kracht van een poll. Reden genoeg om polls ook in het marketing- en verkoopproces te gebruiken. Bijvoorbeeld voor het kwalificeren van prospects. Een voorbeeld: u verkoopt professionele luchtzuiveringsinstallaties aan restaurants. U stelt u in uw nieuwsbrief of actie-mailing de volgende vraag. Hoe snel bent u van plan uw huidige installatie te vervangen? 1. Binnen een maand 2. Binnen drie maanden 3. Binnen zes maanden 4. Voorlopig niet 5. Ik heb net een vervanging gedaan Uiteraard stelt u de vraag niet zo direct. U leidt hem in met een leuk artikel over de vervangingstermijn van zo'n installatie. Wanneer uw ontvangers het artikel lezen, zal het moeilijk blijken om niet even te kijken wat de algemene mening is. Daarmee vult de ontvanger tegelijkertijd de database met interessante data. Meer doen met e-mail marketing 5
Die data kan worden geïnterpreteerd en levert interessante informatie op voor uw verkoopafdeling. Maar wellicht ook voor de afdeling productontwikkeling of marketing. (3) Gemeenten: Inspraakavonden organiseren Gemeenten hebben als doel en plicht om de burger zoveel mogelijk te betrekken bij de besluitvorming. Hiervoor organiseren gemeenten onder meer inspraakavonden. Burgers worden hiervoor uitgenodigd via kranten of brieven. De administratie hiervan kost veel tijd en het is lastig om de uitnodiging op te volgen. Met behulp van e-mail- en webformulieren kunt u dit proces veel makkelijker organiseren. U nodigt mensen uit via e-mail en handelt de inschrijvingen via een landingspagina met webformulier af. Uiteraard zijn deze uitingen helemaal in uw huisstijl. Burgers die zich inschrijven kunnen vervolgens heel makkelijk op de hoogte worden gehouden via e-mail of SMS (indien ook het mobiele nummer wordt gevraagd bij de inschrijving). Informatie over de avond kan zo eenvoudig van tevoren worden toegezonden. Als u het mobiele nummer heeft gevraagd bij de inschrijving, kunt u kort voor aanvang van de inspraakavond een reminder via SMS versturen. Hiermee kunt u de opkomst verhogen. Bovendien kunt u na afloop van de inspraakavond kan via een online enquête het succes van de inspraakavond meten. Maar u kunt ook met een online enquête voorafgaand aan de inspraakavond inzicht krijgen in de belangrijkste gespreksonderwerpen volgens de genodigden. Zo heeft u als organisator vooraf inzicht in welke onderwerpen de meeste aandacht moeten krijgen. (4) Bedrijven: Input vooraf verzamelen ten behoeve van aandeelhoudersvergadering Voorafgaand aan de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering kunt u een online enquête houden. Hierdoor krijgt u inzicht in de onderwerpen die de aandeelhouders graag op de agenda willen plaatsen. Daarnaast kunt u de Meer doen met e-mail marketing 6
houding ten opzichte van het bedrijf peilen. Het is dan makkelijker om tijdens de aandeelhoudersvergadering te anticiperen op wat er leeft. (5) Zorgsector: personeelstevredenheid/innovatie bevorderen Voor zorginstellingen is het belangrijk te weten wat er leeft onder het personeel. En dat niet alleen. Het blijkt dat veel goede ideeën, die hun oorsprong vinden op de werkvloer, niet bij de beleidsmakers komen. Met een online enquête kan een instelling erachter komen wat er speelt in de organisatie. Maar ook inzicht krijgen in de innovatieve ideeën die ontstaan of leven op de werkvloer. (6) Goede doelen: vrijwilligers werven Het werven van vrijwilligers is een continu proces bij vrijwilligersorganisaties. Met een actie richting bestaande vrijwilligers kan de organisatie het vrijwilligersbestand vergroten. Vraag aan alle bestaande vrijwilligers of zij vrienden, kennissen en familie hebben die mogelijk ook vrijwilligerswerk willen verrichten. U nodigt ze uit via een e-mail. Vanuit die e-mail klikt de ontvanger door naar een landingspagina met een webformulier. Op die pagina aangekomen kan men iemand anders opgeven. Zo verzamelt u de gegevens van potentiële nieuwe vrijwilligers. Die kunt u naderhand op verschillende manieren verder verwerken. Bijvoorbeeld communiceren via e-mail, via een brief of misschien zelfs telefonisch. Natuurlijk gebeurt dit al. Echter, met behulp van e-mail communicatie wordt het proces eenvoudiger, kan men eenvoudig meer potentiële kandidaten opgeven en wordt het opvolgen makkelijker. U zet de dialoog richting de nieuwe kandidaten namelijk voort via e-mail. (7) Gemeenten: directe feedback aan verkopers De makelaar organiseert bezichtigingen van een object. Na de bezichtigingen houdt hij een online enquête onder de potentiële kopers. Vragen zijn bijvoorbeeld: Meer doen met e-mail marketing 7
1) Algemene indruk van het object? 2) Wat vond u van de prijs in relatie tot het object? 3) Welke zaken zijn u opgevallen? De makelaar kan deze informatie gebruiken om de verkopende partij een objectief oordeel te geven over hun object. Waarom? Bijna elke verkopende partij is gecharmeerd van het eigen object en wil de hoogste prijs. Als er keer op keer dezelfde feedback terugkomt dat de potentiële kopers de keuken niet goed vonden, de prijs sowieso te hoog is en graag een dakkapel hadden gezien, maakt dat het werk van de makelaar een stuk makkelijker. Tot slot nog dit De mogelijkheden die we in de voorgaande hoofdstukken beschreven, zijn beperkt in aantal. Misschien sluiten ze aan op uw organisatie. Maar misschien ook niet. Wat wij in elk gesprek met klanten of prospects merken is, dat er steeds weer nieuwe cases naar voren komen. En dat is logisch. Er zijn binnen bedrijven zo ontzettend veel processen ingericht. Het kan niet anders dan dat er een aantal zijn die baat hebben bij de inzet van e-mailcommunicatie zoals in de voorbeelden die we gaven. Heeft u na het lezen van dit white paper de behoefte om eens te praten over uw specifieke situatie? Dat kan. Dagelijks adviseren we over de inzet van online communicatie. Of uw doelgroep nu bestaat uit consumenten, leerlingen, personeel, directeuren of burgers. Er is altijd een manier om de communicatie en processen daaromheen te ondersteunen met online communicatie. Bel ons op telefoonnummer 0343 444 554 of stuur een e-mail naar Johan@4net.com. Meer doen met e-mail marketing 8
Productbeschrijving MailPlus Feedback MailPlus Feedback is een product dat verder gaat dan e-mailcommunicatie. Met de webbased oplossing verstuurt u eenvoudig e-mail nieuwsbrieven en SMS berichten, maar verzamelt u ook actief feedback met de Form Manager, Survey Manager, Page Manager en Poll Manager. MailPlus Feedback bestaat uit de volgende onderdelen: List Manager: beheren van uw contactdatabase Message Center: opstellen van uw berichten Contactdatabase ingericht aan de hand van uw wensen Zoveel segmentatievelden als u wenst Automatische afmeldverwerking Geïntegreerd bouncemanagement Inschrijvingen via uw website E-mail én SMS berichten opstellen Meerdere templates in uw huisstijl Eenvoudig werken met flexibele HTML-editor Geavanceerde personalisatie mogelijkheden Automatische tekstvariant Mailing Manager: versturen en analyseren van e-mail & sms mailings Uitgebreide doelgroepselectie mogelijkheden Hoge verzendsnelheid voor e-mail en SMS Plan mailings in voor een later tijdstip Aflevering monitoren Uitgebreide statistieken Makkelijk vervolgcampagnes samenstellen Image Manager: online beheren en bewerken van uw afbeeldingen Eenvoudig afbeeldingen uploaden Online bewerking van afbeeldingen Geïntegreerd met het Message Center en de Page Manager Archiveer afbeeldingen voor later Form Manager: webformulieren in uw huisstijl Meer doen met e-mail marketing 9
Eenvoudig zelf formulieren maken met de handige form-editor Automatische controle op verplichte velden Automatische validatie van gegevens Bevestigingse-mail in uw huisstijl naar de klant Notificatie e-mail naar personen binnen uw organisatie Uitgebreide rapportage (ook beschikbaar als PDF) Survey Manager: zelf makkelijk online enquêtes maken Zelf makkelijk enquêtes maken met de surveyeditor Uitnodigingen versturen via e-mail Herinneringen aan non-respondenten Uitgebreide rapportage over alle vragen (ook beschikbaar als PDF) Alle antwoorden eenvoudig te exporteren Page Manager: actie-sites en landingspagina's maken in uw huisstijl. Pagina's in uw huisstijl op basis van templates Voorzie de pagina's van inhoud via de makkelijke pagina-editor Pagina's automatisch beschikbaar als link in uw e-mail Integreer pagina's met uw eigen CMS Poll Manager: meningen peilen van uw doelgroep Iedereen kan polls maken met de poll-editor Polls zijn geïntegreerd op landingspagina Automatische resultaatpagina met grafische weergave Resultaten van de poll beschikbaar voor export Rapportage per poll beschikbaar (ook beschikbaar als PDF) Wilt u meer weten over MailPlus Feedback? Neem dan contact op met 4net via telefoonnummer 0343 444 554 of stuur een e-mail naar Johan@4net.com. Meer doen met e-mail marketing 10