10. Voorbeeld berekeningen maken met Excel In de komende hoofdstukken worden een aantal voorbeelden van berekeningen die gemaakt kunnen worden in Excel uitgelicht. U kunt deze berekeningen ook zodanig aanpassen naar uw eigen smaak. Het gaat er vooral om dat u weet hoe een berekening gemaakt wordt. Voorbeeld administratie Het maken van een eenvoudige administratie in Excel kan u inzicht geven in de maandelijkse inkomsten en uitgaven. In de komende les gaat u leren hoe een administratie gemaakt kan worden. Onderstaande afbeelding laat zien de eerste basis zien. Er zijn hier nog geen berekeningen gemaakt echter alleen waarden ingevuld. Bovenstaande afbeelding kunt u in zijn geheel overnemen, zoals gezegd zijn hier nog geen formules gemaakt. In de kolom A zijn de maandelijkse lasten ingevuld met daaronder het maandtotaal (deze is vetgedrukt). In de rij 3 zijn de maanden januari, februari en maart getypt met daarachter het totaal. De getallen zijn allen voorbeeldgetallen. Door de vele cellen kan het makkelijker werken door de cellen te omlijnen. Dat wil zeggen dat de buitenste rand en de binnen lijnen voorzien worden van een streeplijn. Sleep met uw muis vanaf de Cel A3 diagonaal naar de Cel E10. Wanneer u de muis loslaat zal het gedeelte waar u over hebt gesleept blauw zijn, wat betekent geselecteerd. Klik nu met de rechtermuisknop ergens in het blauwe gedeelte. En kies voor Celeigenschappen in het venster dat wordt geopend. (zie onderstaande afbeelding) 1
Klik met de linkermuisknop in het vakje boven Omtrek en het vakje boven Binnen. U hebt het geselecteerde gedeelte omlijnt en de binnenste randen een lijn gegeven. Door met de muis in een willekeurige cel te klikken zal de selectie opgeheven worden. (Zie onderstaande afbeelding). 2
De omlijning laat de aandacht beter op de tabel vallen. U kunt ook kleuren aan bepaalde cellen geven. Door het gedeelte met de getallen te selecteren, wederom slepen met de muis en in de selectie te klikken met de rechtermuisknop kiest u voor Celeigenschappen en vervolgens voor Patronen. In dit voorbeeld is gekozen voor een lichtblauwe kleur, klik vervolgens op de knop Ok. De getallen die zijn ingevuld hebben nu een lichtblauwe kleur gekregen. Door de cellen naast Maandtotaal en onder Totaal ook te selecteren kunt u ook deze een aparte kleur geven. Zoals al 3
eerder is besproken zijn dit cellen die niet aaneengesloten zijn en dus worden geselecteerd door de Ctrl toets in te drukken en vervolgens een voor een met de linkermuisknop op de cellen klikken. Hebt u dat gedaan dan geeft u aan deze cellen ook een kleur door op een van de geselecteerde cellen te klikken met de rechtermuisknop en vervolgens kikken op Celeigenschappen en Patronen. Na de kleurkeuze klikt u op Ok. De lay-out is nu gemaakt en de getallen zijn ingevuld. Nu kunt u beginnen met het maken van de formules. Dit kan in dit voorbeeld op twee manieren. 1. Door de som te maken en te beginnen in de cel waar de uitkomst moet komen te staan. In deze cel typt u = en vervolgens op de cel B4 typ nu het + teken en vervolgens op de cel C4. Typ wederom + en klik met de muis op D4. (zie onderstaande afbeelding) Klik op de toets Enter en de uitkomst van uw berekening zal in cel E4 komen te staan. 2. U kunt ook een Autosom instellen. Een Autosom wil zeggen dat u alle cellen die bij elkaar opgeteld moeten worden inclusief de cel waar de uitkomst moet komen selecteert. Dit doet u door over de genoemde cellen te slepen met de muis. 4
Bovenstaande afbeelding ziet u dat alle cellen inclusief de cel waar de uitkomst moet komen zijn geselecteerd. Op de plaats waar de rode pijl staat ziet u een vreemd teken dat lijkt op de E. Klik op deze knop (de autosom) en direct zal de uitkomst van de optelling in de open cel komen te staan. 5
Maak zowel de horizontale als de verticale berekening verder af. Heeft u dit goed gedaan dan zal uw tabel er net zo uit zien als de bovenstaande afbeelding. Ook de laatste rij met de Maandtotalen wordt met behulp van de Autosom gemaakt. Uw maandoverzicht is gemaakt en de formules staan erin. Dit is makkelijk wanneer u een getal wijzigt. Omdat de formules zijn gemaakt kunt u een cel veranderen van getal en zullen ook de overige cellen met uitkomsten direct mee veranderen. Onderstaande afbeelding laat een voorbeeld zien. Het getal 500 in de cel B4 is vervangen door het getal 800. Nadat u klikt op de toets Enter zullen de cellen E4, B10 en E10 direct mee veranderen. De som is immers veranderd. Het getal 500 is vervangen door 800. Kijk naar de totalen die in onderstaande afbeelding zijn veranderd door deze wijziging. 6
Bekijk de video en print de lesstof van oefening 9 administratie maken op de website 7
Onkostendeclaratie maken Wanneer u actief bent in het bedrijfs- of verenigingsleven dan zal het gebeuren dat u kosten hebt gemaakt voor dit doel. Deze kosten kunt u overzichtelijk maken door in Excel een onkostendeclaratie met de specifieke kosten te maken. U kunt zo per maand, kwartaal of jaar overzichtelijk de gemaakte kosten in kaart brengen. In dit hoofdstuk gaat u een voorbeeld onkostendeclaratie maken. Uiteraard zullen de kostenbenamingen niet hetzelfde zijn als die u wenst te gebruiken maar dat kunt u persoonlijk aanpassen. Als eerste gaat u een Lay-out maken van de naam van het te maken document. U maakt nog geen formules eerst de kop van uw document. (zie volgende afbeelding). De titel van het nieuwe document is aangemaakt en de gegevens die door de gebruiker standaard ingevuld dienen te worden. Let erop dat u de regels die u maakt met een vetgedrukt lettertype weergeeft of de grootte aanpast. (klik op de eerste cel waar u een tekst hebt staan en ga vervolgens naar de werkbalk om de lettertypen aan te passen). In dit voorbeeld gaan we ook met kleuren werken. Dat wil zeggen dat we de cellijnen laten verdwijnen op plaatsen waar die niet nodig zijn. Selecteer de gehele bovenste regel door te slepen en klik in de selectie met de rechtermuisknop. U kiest voor Celeigenschappen en vervolgens voor Patroon. 8
In het voorbeeld is gekozen voor een bruine kleur. Na de kleurkeuze klikt u op de knop Ok en direct zal de gekozen kleur verschijnen. Ook is in het voorbeeld het gedeelte waar de Naam, enz.. ingevuld dient te worden wit gemaakt. Dit gebeurt op dezelfde wijze. Selecteren door te slepen en vervolgens klikken met de rechtermuisknop in de selectie. Kies voor Celeigenschappen en Patroon en kies de kleur Wit rechts onderin. Klik als laatste op de knop Ok. Onderstaande afbeelding laat zien hoe uw beeld dan moet zijn. 9
U hebt nu de kop van het document afgerond en de cellen een kleur gegeven met behulp van Patroon bij Celeigenschappen. Nu dienen de onderwerpen ingevuld te worden. Voorbeeld is de datum, omschrijving, autokosten etc. In dit voorbeeld zijn onderwerpen gekozen die uiteraard door u persoonlijk aangepast kunnen worden. Er is gekozen om de onderwerpen horizontaal weer te geven. (bekijk de volgende afbeelding). Bovenstaande afbeelding laat de onderwerpen zien die gekozen zijn. U merkt al snel dat de benamingen niet in een cel passen. Ook kan het zijn dat datgene u later moet invullen niet past. Als voorbeeld de Omschrijving. Deze kolom zal breder moeten zijn dan bijvoorbeeld de datum. U doet dit door op de kolomkop te klikken (bovenstaand de kolomkop B. Door met de muis uiterst rechts van de kolom kop te gaan staan ziet u de muis veranderen van vorm. Klik de muis nu in en sleep de kolom zo breed u hem wilt hebben. 1 0
De kolom waar Datum staat kan zo ingesteld worden dat u door bijvoorbeeld 5-4 te typen daar automatisch 15-april van gemaakt wordt. U kunt de cellen in deze kolom allemaal selecteren door erover te slepen en in de selectie te klikken met de rechtermuisknop. U kiest wederom voor Celeigenschappen en vervolgens voor het tabblad Getal. Klik in het keuzemenu op Datum. Aan de rechterzijde van het scherm kunt u uit een sub menu kiezen hoe u wenst dat de datum wordt weergegeven. Klik als laatste op de knop Ok. (zie de vorige afbeelding). De cellen waarin straks getallen ( ) worden ingevuld doet u op gelijke wijze als voorgaande. U selecteert alle aansluitende cellen en klikt met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde cellen. Kies voor Celeigenschappen en kies Getal en vervolgens Valuta (zie onderstaande afbeelding). 1 1
De cellen waar Valuta of een Datum wordt weergegeven zijn ingesteld. De cellen waar later in het document daadwerkelijk de informatie wordt ingevuld gaat u omlijnen. Dat wil zeggen dat de cellen duidelijker uitgelicht worden en zo makkelijker te gebruiken. U selecteert de cellen en kolommen die u wilt omlijnen en klikt met de rechtermuisknop in het geselecteerde gedeelte. Kies voor Celeigenschappen en vervolgens voor Rand. (zie de volgende afbeelding) 1 2
De geselecteerde cellen moeten rondom een lijn krijgen, maar ook alle lijnen daarbinnen wilt u dikgedrukt hebben. U doet dit snel door met de muis te klikken op Omtrek en vervolgens op de knop Binnen. Als laatste klikt u op Ok. Klik een willekeurige lijn aan en u ziet dat alle lijnen die u geselecteerd had vetgedrukt zijn. Uw kunt het document verder aanpassen door nog enkele patronen toe te passen. (zie onderstaande afbeelding). Aan de onderzijde waar de totalen weergegeven worden is voor een patroon gekozen in een grijze tint. Dit is gedaan om daar de aandacht naar te trekken. De formules kunnen nu ingesteld worden. De horizontaal ingevulde kosten zullen aan het einde van de regel direct opgeteld moeten worden om een totaal te krijgen. 1 3
De cel I9 is geselecteerd. Typ vervolgens het = teken, dit betekent dat u een som gaat aanmaken. Kik vervolgens met de muis op de cel D9. Nu typt het + teken. Dit doet u tot en met de kantoorartikelen. Vervolgens klikt u op de toets Enter. De som is nu gemaakt. In de cel I9 komt het totaal van de cellen D9 t/m G9. Let op! Wanneer u de kilometers invult als getal en niet de kosten voor de brandstof dan moet u niet de eerste cel bij de telling zetten, bovenstaande berekening maar zonder de cel D9. Wilt u de kilometers wel vermelden dan kunt u een extra kolom aanmaken met Brandstofkosten en hier het te declareren bedrag laten verschijnen. Hoe u deze formule maakt wordt later in dit hoofdstuk besproken. 1 4
De formule in de rij 9 hebt u zojuist gemaakt. Door deze rij inclusief de totaal cel te selecteren kunt u de overige velden dezelfde berekening laten maken. Selecteer eerst de rij 9. Ga uiterst rechts op de selectie staan waar een dik gedrukt vierkant in de selectie te zien is. Sleep vervolgens de muis naar de rij 22. Voor alle rijen is nu dezelfde formule aangemaakt. (zie bovenstaande afbeelding). 1 5
De kolom I met de totaallijst bevat nu een formule zodat wanneer in de cellen bedragen worden ingevuld direct deze rij aangepast zal worden. Onderaan de kolom is een totaal van de uitkomst van alle rijen van belang om in een oog opslag het totaal van de onkosten te kunnen bekijken. U kunt de kolom I selecteren vanaf cel I9 tot en met I23. Klik vervolgens op Autosom, zie rode pijl vorige afbeelding. Het totaal zal voortdurend gewijzigd worden als er bedragen bij of af gehaald worden. In de kolom kilometers worden de werkelijk gereden kilometers ingevuld. Dit zijn getallen en geen Euro s wat betekent dat deze omgerekend moeten worden en niet als werkelijke kilometers bij het totaal mogen. In de kolom H zijn de brandstofkosten weergegeven. Deze cellen geven de som van het aantal kilometers vermenigvuldigd met een kilometervergoeding. De formule ziet er in dit voorbeeld als volgt uit: Typ in de cel H9 het = teken. Kik met de muis op de cel D9 en typ *. Typ vervolgens de kilometervergoeding 0,26 en druk op de toets Enter. Wanneer er nu een getal aan kilometers wordt ingevuld in de cel D9 zal dit in de cel H9 direct verrekend worden naar onkosten in Euro s. (zie onderstaande afbeelding) Na deze formule te hebben gemaakt kunt u de cel H9 selecteren en aan de rechter onderzijde naar de cel H22 slepen. U hebt dan de berekening van cel H9 in alle overige geselecteerde cellen doorgevoerd. (zie de volgende afbeelding). 1 6
In de kolom kantoorartikelen kunt u alleen een bedrag invullen. Om te weten waar u deze kosten aangemaakt hebt kunt u in de cel een opmerking invoegen. Kik met de rechtermuisknop op de cel G10 en kies de optie Opmerking invoegen. Vervolgens kunt u de aankopen kantoorartikelen benoemen om later makkelijk te kunnen verantwoorden. 1 7
Het document is nu gemaakt en de formules zijn allemaal doorgevoerd. U kunt de lay-out naar persoonlijk wens verder afronden. Belangrijk is dat u controleert of de horizontale en verticale formules correct zijn ingevuld. Controleer dit door getallen in te vullen en kijken of de kolom met het totaal direct mee veranderd. Het uiteindelijk gemaakte document kunt u downloaden bij de oefening behorende bij dit onderdeel. Bekijk de video en print de lesstof van oefening 10 onkostendeclaratie maken op de website 1 8
Kalender maken In deze les laten we u zien hoe een kalender te maken met verschillende tabbladen. Voor elke maand een apart werkblad. Als eerste gaat u net als voorgaande oefening de lay-out aanmaken. Geen formules alleen het uiterlijk van uw document. De rijen en kolommen hebben allemaal een standaard breedte en hoogte. Dat is met deze oefening niet wenselijk aangezien er dan geen ruimte is om een tekst op een bepaalde dag te kunnen schrijven. Klik met de rechtermuisknop op een Rijkop of Kolomkop en kies voor rijhoogte of kolombreedte. In onderstaand voorbeeld is met de rechtermuisknop op de Rij1 geklikt en vervolgens gekozen voor Rijhoogte. De volgende afbeelding laat zien welk scherm u in beeld krijgt. Dit scherm geeft de mogelijkheid een getal in te vullen waardoor de rij hoger gemaakt kan worden. Deze rij wordt minder hoog gemaakt. Het getal 5 is ingevuld en vervolgens bevestigd met door te klikken op de knop Ok. In de Cel B2 is de eerste maand van het jaar ingevuld. Zorg ervoor dat in Celeigenschappen bij Getal de categorie Tekst is aangeklikt en klik vervolgens op Ok. Wanneer u dit niet doet zal Excel een andere benaming aan de cel geven dan u ingeeft. (zie onderstaande afbeelding). 1 9
In de cellen B3 t/m H3 zijn de dagen van de week ingevuld. De kolombreedte is aangepast en breder gemaakt. Door met de muis te slepen van Cel B3 naar H3 selecteert u dat gebied. Klik vervolgens op Opmaak en kies voor Rij en vervolgens hoogte (zie volgende afbeelding). In het venster dat geopend wordt kunt u de standaard kolomhoogte aanpassen. In het voorbeeld is dat gedaan naar 45. Resultaat is dat de cellen die de dagen weergeven groot genoeg zijn om informatie in te zetten. Onderstaande afbeelding laat zien dat de cellen groter zijn. 2 0
Januari 2009 staat standaard ingesteld op de kleur automatisch. Dit is altijd de kleur zwart. Deze kleur kunt u aanpassen door op de cel te klikken met de rechtermuisknop en te kiezen voor Celeigenschappen. Kies het tabblad Lettertype en klik op het pijltje naar beneden naast automatisch. (zie vorige afbeelding). Kies een kleur die u wenst te gebruiken en klik vervolgens op de knop Ok. Naast de lettertypen kunnen we ook, zoals in een vorige les besproken, een selectie cellen een patroon geven. Dat wil zeggen dat u de selectie inkleurt. Sleep over de cellen die u wilt selecteren en klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde cellen. Kies voor Celeigenschappen en vervolgens het tabblad Patronen. In dit voorbeeld is gekozen voor de kleur Blauw. Als laatste klikt u op de knop Ok. (Zie onderstaande afbeelding) 2 1
De geselecteerde cellen zijn nu Blauw ingekleurd. Om de letters die nu zwart zijn beter te laten zien is het aan te raden om deze wit te maken. Dit doet u ook in het venster Celeigenschappen bij het tabblad lettertype en u kiest de kleur wit en klikt vervolgens op de knop Ok. Laat de selectie die u hebt gekleurd en waarvan u het lettertype hebt aangepast in wit actief. Klik in de werkbalk op de knop Vetgedrukt en Gecentreerd. (zie onderstaande afbeelding). 2 2
Maak een selectie door met de muis te slepen van cel B4 naar H8. De cellen zijn vergroot, echter wanneer hier nu een getal in wordt geplaatst zal dit getal in het midden van de cel komen te staan. Dat is niet wenselijk, immers is de ruimte om daar te schrijven direct weg. Klik op een van de geselecteerde cellen en ga naar Celeigenschappen. Kies voor het tabblad Uitlijning. Zorg dat Horizontaal staat op links (inspringing) en Verticaal op Boven. Klik als laatste op de knop Ok. (zie onderstaande afbeelding). De cellen die zaterdag en zondag aangeven zijn door middel van celeigenschappen en patronen in de kleur Mint gekleurd. De plaatsen waar geen datum komt te staan zijn op dezelfde wijze ingekleurd. Nu kunnen de data ingevuld worden. Cel E4 t/m H4 zijn handmatig ingevuld. De cel B5 heeft een formule gekregen. Klik met de linkermuisknop in de cel B5 en typ het = teken, klik vervolgens in de cel H4 en typ het + teken. Typ het getal 1 en druk op de toets Enter. (kijk in de formulebalk naar de berekening). 2 3
Na het maken van de formule in de cel B5 kunt u deze rechts onderin de cel slepen tot en met de cel B8. De formule geldt nu voor de cellen B5 tot en met B8. Klik nu met de linkermuisknop in de cel C5. Typ in de cel het = teken en klik vervolgens met de muis op de cel B5. Typ nu het + teken en typ het cijfer 1. Klik als laatste op de Enter toets. Ook in de cel C5 is nu een formule gezet. Klik de cel C5 aan met de muis en sleep (rechts onderin de hoek van de cel) naar de cel C8. U hebt nu alle formules die nodig zijn geplaatst en bent klaar om alle maanden als werkbladen te kopiëren. Zie onderstaande afbeelding. 2 4
De lay-out van uw kalender is voor een maand gemaakt. Ook de formules zijn ingevuld. Het volgende dat moet gebeuren is het kopiëren van het werkblad Januari naar 11 werkbladen die de overige maanden van het jaar worden. Klik met de rechtermuisknop op het werkblad met de naam jan 09 en kies voor de optie Blad verplaatsen of kopiëren. Kies voor blad Blad 2 en kies voor kopie maken (zie bovenstaande afbeelding). 2 5
U hebt nu een kopie gemaakt van werkblad jan 09 en dit in blad2 gezet. U hebt nu een exacte kopie gemaakt. Als eerste moeten we het werkblad veranderen naar febr 09. Klik met de rechtermuisknop op jan 09(2) en kies de optie Naam wijzigen. Typ vervolgens febr 09 in. Nu zullen de data veranderd moeten worden. De eerste van de maand februari in 2009 is Zondag. Haal de eerste data handmatig weg en vul in cel H4 het cijfer 1. De overige velden worden automatisch ingevuld. Let echter op de laatste dagen van de maand. Wanneer er teveel dagen staan kunt u ook die handmatig verwijderen. Tevens de koptekst veranderen van Januari naar Februari 2009. 2 6
Het kopiëren van bovenstaand werkblad dient u voor alle overige maanden te doen. Om overzicht te houden kan het een handig hulpmiddel zijn om de tabbladen van de werkbladen om en om een kleur te geven. Klik op een tabblad met de rechtermuisknop en kies de optie Tabkleur. Kies vervolgens een kleur die u wilt gebruiken en klik op de knop Ok. Na het kopiëren van de werkbladen tot en met de maand December zal uw document er hetzelfde uitzien als de bovenstaande afbeelding. U kunt bij de oefening behorende bij dit onderwerp ook het uiteindelijke document downloaden. Bekijk de video en print de lesstof van oefening 11 kalender maken op de website 2 7
Indien u een technische vraag hebt over een van onze producten en geen antwoord op onze website () hebt gevonden, kunt u ons telefonisch bereiken, elke werkdag van 09.00 18.00 uur. 2 8