Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten. Oktober/November 2017

Transcriptie

1 Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten Oktober/November

2 Agenda Categorieën Frequentie Aantal taken Beginmaand Enquête Stappenplan Procedures Opties Prioriteiten Ontvangen verbetervoorstellen Aanpak Discussie-Vragen 2

3 Categorieën Categorie Aantal taken Acceptatie 38 Automatisering 10 Financieel 10 Fraude 3 Klant Belang Centraal 6 Organisatorisch en juridisch 26 Portefeuillebeheer 5 Schade 18 Eindtotaal 116 3

4 Frequentie Aantal taken Aantal taken totaal per jaar Aantal taken met Frequentie Aantal taken met Frequentie Aantal taken met Frequentie

5 Beginmaand Maand Aantal van Beginmaand Eindtotaal 116 5

6 Enquête NVGA Wat wil men graag behandeld zien? Antwoordmogelijkheid Aantal Percentage Stappenplan 20 38% Te nemen acties en uit te voeren controles 41 79% Prioriteitstelling 20 38% Bewijsstukken 45 87% Bevindingen en de te nemen maatregelen 34 65% Afstemming met verzekeraars 22 42% Gebruik van de tool op Volmachtbeheer 22 42% Ander onderwerp, te weten % 6

7 Stappenplan STAP ACTIE 1 Benoem verantwoordelijken voor uitvoer Werkprogramma. 2 Verzorg interne instructie over doel en nut van het Werkprogramma. 3 Stel vast op welke wijze controles zullen worden uitgevoerd. 4 Bespreek voortdurend voortgang en knelpunten. 5 Zorg dat iedereen begrijpt wat de taak inhoudt, indien nodig in overleg met volmachtgever. 6 Zorg voor goede procesbeschrijvingen (JV Impuls-SVC). 7 Zorg voor centrale opslag van documenten en rapportages. 8 Stel vast welke taken horen bij een procesbeschrijving. 9 Stel vast welke documenten bij een taak horen. 10 Stel vast welke taken bij hetzelfde document horen. 11 Geef aan taken een prioriteit wat betreft risico. 12 Wijs taken toe aan medewerkers. 13 Stel vast welke taken per periode moeten worden uitgevoerd met bijbehorende acties (maand-kwartaal-jaar) 14 Zorg voor overzichtelijke rapportages van bevindingen en acties. 7

8 Procedures Procedures Aantal taken uit Werkprogramma Acceptatie 43 Automatisering 14 Bewaartermijnen 4 Calamiteitenplan 3 Financieel 12 Fraude 6 8

9 Opties Prioriteiten Beoordeel en vergelijk met SAGA Aanbevelingen/eisen uit audits aan taak toevoegen. Vanuit procedurebeschrijvingen werken. Taken met continuïteits-issue. Taken met dezelfde acties samenvoegen en een hoofdtaak benoemen. Andere opties? 9

10 Door NVGA ontvangen verbetervoorstellen Vereenvoudiging van procedures. Kant en klare templates ter ondersteuning van controles. Aanpassing frequentie (bijvoorbeeld van controle royementen). Bij taak standaarddocument voegen. Toelichting bij taken verbeteren. Kaders met betrekking tot controlepunten. Database waar documenten in geplaatst kunnen worden. Verhoging snelheid Volmachtbeheer. Taken toevoegen die niet naar de volmachtgevers gaan, bijvoorbeeld controles m.b.t. Bedrijfsvoering. Specifieke taken/controles per verzekeraar invoeren. Nummering van de taken in het dashboard. 10

11 Door NVGA ontvangen verbetervoorstellen Tussentijdse toetsing door verzekeraars met terugkoppeling/tips. Overlappende taken samenvoegen. Zorg dat subrisico en beheersmaatregel verband met elkaar hebben. Aantal controles liggen te vroeg in het jaar, pas beginmaand aan. Deel de best practice. Beleg meer controles bij de volmachtgever i.p.v. bij de accountant. Stel de normen vast waaraan moet worden voldaan. Voorkom het dubbel verstrekken van informatie/documenten. Splits het werkprogramma in een concurrentieel deel en een nonconcurrentieel deel. Kopiëren taken vorige periode werkt niet. 11

12 Door NVGA ontvangen verbetervoorstellen De inhoud van mogelijke bewijsmiddelen correspondeert soms niet met het onderwerp. Toevoegen vragen voor inkomensvolmachten. De taak bewaartermijnen levert problemen op om de Wet Bescherming Persoonsgegevens zegt dat de persoonsgegevens na de bewaartermijn vernietigd moeten worden. De persoonsgegevens kunnen echter pas vernietigd worden wanneer de klant geen enkele polis meer heeft lopen. Verschillende taken hebben dezelfde beheersmaatregel. In taak ACC-9 Fraude beoordeling wordt verwezen naar een Anva rapportage. Volmachtbeheer en Anva kennis deze rapportage niet. In het dashboard zichtbaar maken dat er aan de taak een document is toegevoegd. 12

13 Aanpak Voorbeeld aanpak leden Bewijsstukken Bevindingen en acties Afstemming met verzekeraars Afstemming met accountants Gebruik tool Volmachtbeheer 13

14 Discussie en Vragen Welke knelpunten komt men tegen? Wat mist men in het Werkprogramma? Welke verbeterpunten ziet men? Stellen verzekeraars nog vragen over onderwerpen die nu in het Werkprogramma voorkomen (bijv. in de actielijst van Volmachtbeheer en MS-PI)? Etc 14

15 Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten Dank voor uw aandacht 15