Handleiding BeSocialEasy

Transcriptie

1 Handleiding BeSocialEasy Het inlog scherm. Voeg hier je adres en wachtwoord in dat je per mail ontvangen hebt. Na inloggen kom je in het hoofdmenu terecht. Zoals je ziet heeft BeSocialEasy 5 tabbladen en 1 extra menu: 1 Berichten: hiermee kan je in de zoekfunctie berichten bekijken je eigen berichten bekijken. 2 Taken: als je de tool met meerder mensen gaat gebruiken is via dit menu te zien welke taken je hebt of welke taken een ander heeft. 3 Regels: met de regels ga je de tool inrichten voor het beste resultaten in het monitoren en engagement op sociale media. 4 Rapporten: voor de gevonden resultaten op het internet staan er in dit menu verschillende vormen van rapportages klaar. Op deze manier is het overzicht van de resultaten snel te zien. 5 Instellingen: Onder dit menu bevinden zich verschillende items die betrekking hebben op het inrichten en regelen van de tool. Extra menu: Het wieltje ; via het laatste menu in het hoofdmenu kan je, je eigen gegevens aanpassen, stel je berichten op, kan je een vraag stellen over de tool en uitloggen. (dat stukje over die vragen graag zo beperkt mogelijk houden) Bovenstaande hoofdmenu s zullen in deze handleiding per stuk worden behandeld.

2 We beginnen bij het instellen van de tool. Het inrichten van BeSocialEasy. Het koppelen van je sociale media kanalen. Ga naar het extra menu helemaal rechts boven in de hoek van de hoofdmenu balk. Het kleine wieltje: Nu verschijnt het volgende dropdown menu: Om de koppeling met bijvoorbeeld Twitter te maken (dit hoef je slechts eenmalig te doen!) neem je de volgende stappen: Stap 1) klik je op Connect social en er opent een nieuw venster: Klik op het betreffende sociale platform wat gekoppeld dient te worden. Vervolgens is het noodzakelijk om de gegevens van het platform in te vullen. Stap 2) Zodra je de gegevens van uw social account heeft ingevuld wordt er toestemming gevraagd om het sociale platform te koppelen met BeSocialEasy. Je kunt zoveel sociale accounts toevoegen als je wenst. Klik op App autoriseren en de koppeling is geactiveerd. (De onderstaande afbeelding is ter illustratie.)

3 NOTE: Het aantal accounts dat je via deze netwerken wil koppelen is onbeperkt mogelijk! Zoekfuncties maken. Om de tool op de juiste manier te laten werken is het instellen van de voor jouw goede zoekfuncties de volgende stap. Instellingen. Ga in het hoofdmenu naar de Instellingen. Links in het menu kan je een zoekfunctie aan gaan maken: Klik onder instellingen op Profielen. Het contract met BeSocialOnline (zie voor meer info) bepaald hoeveel profielen hier zijn aangemaakt. Wens je hulp bij het activeren van uw zoektermen dan biedt BeSocialOnine het aan. Een zoekprofiel instellen kan op de volgende manier;

4 Ga naar het hoofdscherm. In het hoofdscherm zie je het + knopje om zoekprofielen toe te voegen en in te stellen. Je hebt verschillende keuzes van zoekprofielen. Hieronder wordt de Keyword search uitgelegd. Met deze zoekfunctie gebruik je een combinatie van woorden en instellingen om te gaan monitoren oftewel zoeken. Als voorbeeld wordt een willekeurig Keyword search getoond. Na het klikken op de Keyword Search wordt het volgende venster geopend: In dit scherm kan je alle aanpassingen doen die je zelf nodig acht: naam van de zoekfunctie, de woorden die de tool moet vinden, combinatie met andere woorden, afstand tussen de termen, ongewenste woorden, welke platformen, wel of geen sentiment en alleen zoeken in titel. Voor de handleiding lijkt het voor zich te spreken dat je deze instelling zelf bepaald. Succes en voor vragen: info@besocialonline.com

5 NOTE: Het aantal zoekprofielen is bepaald door de overeenkomst met BeSocialEasy. Er kan natuurlijk altijd een extra zoekprofiel worden aangemaakt! Neem daar voor contract op met of kijk op voor de kosten van een extra zoekfunctie. Werken met de gevonden resultaten. Omdat de tool nu weet wat hij/zij moet zoeken kunnen we terug naar het begin scherm na het inloggen. Het berichtenscherm: In het berichtenscherm zijn verschillende handelingen uit te voeren. Om te beginnen staat er links in het scherm een menu voor de berichten: 1- Als je op Alle berichten onder het menu Inkomend klikt zie je de berichten die BeSocialEasy op internet heeft gevonden aan de hand van de door jou opgegeven zoekprofielen (Deze zoekprofielen en hoe je deze kan instellen is al in de handleiding besproken.) 2- Door op privéberichten te klikken kun je de Direct Messages van Twitter bekijken. Let op je Twitter account dient wel gekoppeld te zijn. 3 Als je op Gepland klikt onder het menu Uitgaand dan zie je alle berichten die voor de toekomst hebt ingeplant via BeSocialEasy. 4 De laatste mogelijkheid van het menu is Verstuurd. Deze mogelijkheid laat alle berichten zien die je hebt verstuurd via de tool.

6 Boven aan de Berichtenpagina staat een zoekbalk, met daar achter zes knoppen: Knop 1 Wordt gebruikt als je handmatig een bericht wil toevoegen. Knop 2 Is om het verzamelde resultaat te exporteren naar Excel. Knop 3 Met deze kalenderknop bepaal je de periode waarbinnen de tool moet zoeken naar de door jou opgegeven zoektermen. Dit bepaald dus ook het resultaat. Let dus goed op hoe je instellingen staan op het moment dat je rapporten gaat maken (Later in de handleiding staan deze rapporten) Knop 4 Door deze filterknop te gebruiken bepaal je welke zoekfunctie (misschien heb jij er meer dan 1) door de tool moet worden geselecteerd. De rapportages en de resultaten worden door dit opgegeven filter bepaald. Knop 5 Geeft informatie over de andere knoppen. Hiermee wordt een rondleiding gestart in het menu. Knop 6 Is voor het zoeken binnen de gevonden berichten. Dit doe je door je zoekterm in te typen en op het vergrootglas te klikken. In een bericht/artikel staan een paar waardevolle informatiegegevens. Via onderstaand plaatje zal dit duidelijker worden. dezeruimte= twitteraccount/twitternaam van deze persoon volgers = het aantal volgers van dit account. Het aantal groene blokjes onder de foto = hoeveel volgers en invloed de bron heeft. Hoe meer groene blokjes hoe hoger de waarde is. RT t/m Voor studenten met! = het geschreven twitterbericht. Dus de inhoud van de tweet. De rode tekst media monitoring = het woord uit het zoekprofiel dat is opgegeven en dus ook is gevonden in dit bericht. Het logo van Twitter met de tekst 2 uur, 59 minuut geleden op Twitter voor media monitoring = de tijd die verstrekken is tussen plaatsen van de tweet en het zien van het bericht via de tool. Hier staat ook op welk platform het bericht is gevonden. (In dit geval twitter). En dit bericht is gevonden via een zoekprofiel van media monitoring. Er kan een oranje blokje voorkomen in de foto van de tweep, deze impliceert de kloutscore van de persoon. (zie Tot slot staan er rechts boven nog een 6 knoppen:

7 Knop 1: De knop om het artikel een Tag te geven. Dit maakt het later terug zoeken per onderwerp makkelijk. (Dit is ook automatisch te doen via de tool, daar over later meer.) Knop 2: De kop voor Taken toewijzen. Hier meer kan je, in het geval er meerdere mensen gebruik maken van de tool, taken aan elkaar toewijzen. Later komt de handleiding hier ook op terug. Knop 3: De Sociale knop, om het artikel weer te delen, te reageren, te ReTweeten of te mailen. Knop 4: Het favoriseren van een Twitter bericht voor een specifiek Twitter account. Knop 5: De Prullenbak. Die is geheel duidelijk toch? Knop 6: De Smiley. Deze kop laat het sentiment van het bericht zien. Mocht dit echter niet kloppen volgens jou, dan is dit handmatig via deze knop te wijzigen (Bijvoorbeeld om de juiste berichtgeving in de rapportages te behouden.) Hiermee is het scherm Berichten volledig behandeld. Succes met onder andere het vinden van en het sturen van BERICHTEN!. Taken. Het volgende hoofdmenu item is Taken. Dit scherm is redelijk eenvoudig en is voor iedereen die alleen in de tool werkzaam is niet van toepassing. Werk je wel met meer personen in BeSocialEasy dan vind je hier jouw taken terug: Korte uitleg van het bovenstaande scherm: Er staan 4 nieuwe taken open. De gemiddelde openstaande tijd van de taken (Niet afgehandeld dus) is 139 uur en 39 minuten. Het laatste scherm laat de personen die in de tool werken zien, met gemiddelde looptijd. Het scherm taken is een stuk makkelijker qua handleiding ;) Regels gebruiken en instellen. Het menu Regels kent een korte versie en een uitbreiding hierop. De korte versie maakt het mogelijk om berichten automatisch te categoriseren oftewel te taggen. Op deze manier worden berichten automatisch per opgegeven categorie gearchiveerd. De uitbreidingsversie iconnect zorgt dat Twitter actief gebruikt gaat worden. Naast het scherm berichten is dit een van de schermen dat een grote rol zal spelen binnen BeSocialEasy qua Twitter gebruik. Met het goed inzetten van de regels zal de tool veel voor je automatiseren en neemt daarmee veel werk uit handen voor actief Twitter

8 gebruik. Met de juiste instelling van de regels krijg je een krachtig social media middel in handen. Kortom, aan de slag om het in 1 keer goed te doen! Het menu aan de linkerkant van de regels bestaat uit de volgende onderdelen: Regels voor twitter instellen. Automatisch volgen. Het eerste menu heeft de naam Automatisch volgen. Die naam zegt het al, via de tool kan je automatisch mensen op Twitter gaan volgen! Dit zal je een hoop werk besparen. Gebruikers spreken lovende woorden over de doelgroep die gevonden wordt. Jij bepaald op welke manier de tool dit gaat doen. Hier voor dien jij de regels bepalen: Klik op de grijze + knop rechtsboven in de hoek. Er opent een nieuw scherm waarin je op 2 verschillende manieren een ander Twitteraccount zou kunnen gaan volgen: 1 Via een actieve ReTweet van een bestaand account (door het vinden van ) 2 Via het vinden van zoekwoorden in een tweet. (door het vinden van zoekwoord ) Denk goed na over bovenstaande opdrachten. De tool werkt alleen in je voordeel als je deze instellingen goed gebruikt! NOTE: BeSocialEasy is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van onjuiste instellingen, maar wel altijd bereikbaar voor vragen via info@besocialonline.com

9 Het scherm om de regels in te voeren kent een aantal onderdelen: Profielen: hiermee geef je aan voor welk Twitteraccount de regel gaat gelden. (Misschien heb je maar 1 account, dat kan ook) Keywords: Net als het instellen van de zoekprofielen, geef je hier woorden op die de tool op Twitter moet vinden. De verzender van deze tweet zal dan worden gevolgd. Voorbeelden komen aan bod in de handleiding. Max. Follows: Dit is het aantal dat je maximaal per uur kan gaan volgen via het opgegeven zoekprofiel voor de autofollow. Het iconnect abonnement bepaald hoeveel Twitter accounts je mag gaan volgen. Unfollow after: Natuurlijk is er een kans dat niet iedereen terug gaat volgen via Twitter! Om te voorkomen dat het aantal volgers dat jij gaat volgen te hoog zal worden, kan de tool ook ontvolgen. Standaard geeft de tool iemand 48 uur de tijd om terug te volgen op basis van de ingestelde regel. Mocht deze persoon nadat jij bent gaan volgen na 48 uur niet terug volgen, dan ontvolg jij ook weer. Het is dus een melding van 48 uur voor dat andere account dat jij ook aanwezig bent op Twitter! Even een kennismaking als het waren. In het onderstaande plaatje staan de twee voorbeelden van de manieren waarop je automatisch kan gaan volgen:

10 1 De bovenste opgegeven regel heeft betrekking op de zoek woorden het weer OF wat een weer OF infomatie over het weer.. etc, etc. Dit wil zeggen dat iedereen die OF het weer OF wat een weer in een verzonden tweet zet automatisch gevolgd gaat worden door het door jou opgegeven Twitter account. (Je blijft dit account volgen vanwege terug volgen of tot de opgegeven tijd van volgen) 2- De regel daaronder gaat iedereen volgen die een ReTweet geeft van het volgende Zodra een account de letters in een tweet zet gaat jouw account ook volgen. (Je blijft dit account volgen vanwege terug volgen of tot de opgegeven tijd van volgen) Bedenk goed voordat je deze regels in gaat vullen welke woorden jouw doelgroep op Twitter zet of welke accounts jouw doelgroep al aan het volgen is!! Kijk ook in de resultaten van de gevonden berichten welk account vaak een ReTweet krijgt of kijk welke woorden er vaak worden gedeeld. In het bovenstaande plaatje staan naast de keywords ook cijfers van het effect van je autofollow onder de koppen: Nieuwe connecties = hoeveel ben jij gaan volgen. Terugvolgratio = van iedereen die jij bent gaat volgen is dit het percentage dat is gaan volgen. -> mooi woord voor galgje 2014 terugvolgratio ;-) Dit zijn cijfers om in de gaten te houden of je wel de juiste termen of accounts hebt ingegeven. TIP: Vallen deze cijfers tegen? Probeer dan eens een nieuw zoekwoord of account! (bovenstaande voorbeeld kan bijvoorbeeld wel een aanpassing gebruiken!) Het bewerken van deze Keywords kan via de knop (hoe kan het ook anders) bewerken. Het Logboek. Om de resultaten van je regels te kunnen zien is er ook een mogelijkheid tot het Logboek in het menu. Dit heeft weinig uitleg nodig. Het laat zien welk account je bent gaan volgen en op welke datum. Het laat de naam van het account zien, is dat Twitteraccount terug gaan volgen? (Ja of nee) En op welk moment ben jij (in het geval van NEE) weer gaan ontvolgen. Via een mooie grafiek en een klein overzicht is je instelling qua autofollow goed te zien in het logboek. Onderzoek naar de handleiding: is de handleiding nog een beetje te volgen qua volgers krijgen en ontvolgen? # Bij ja - ga gewoon door! # Bij nee neem even contact op via info@besocialonline.com of bel via Een leuke reactie mag natuurlijk ook ;-) Automatisch delen via Twitter. In het menu onder Regels vind je ook het automatisch delen. Dit kan ook weer op 2 manieren!

11 Via Keywords en; Via een RSSfeed. NOTE: Het aantal RSS feeds is ook afhankelijk van het type abonnement. Het aantal zoekprofielen wordt bepaald door het type BeSocialEasy abonnement. 1) Het instellen van de regels voor het automatisch delen van Keywords gaat op de volgende manier: Ga naar de knop regel toevoegen in het scherm en klik daarop. Er verschijnt nu een menu wat je al vaker hebt gezien qua look & feel : De volgende stappen zijn van toepassing: Kies het juiste Twitteraccount voor deze regel. Kies het juiste zoekprofiel uit de lijst. Geef de juiste Keywords op. Let goed op welke woorden je hier gaat invoegen! Deze regel heet niet voor niets AUTOMATISCH delen. Houd dus na het instellen van deze regel je eigen account de komende dagen even goed in de gaten qua tweets. Mocht je verkeerde tweets verzenden keer dan direct terug naar deze regel en pas hem aan. (Deze tool heeft wel een mens nodig om goed te kunnen werken. En dat ben jij!) Klik op bewaar. 2) Het automatisch delen via een RSSFeed is een aanwinst qua tijdsbesparing op Twitter. Via deze weg kan je nieuwe berichten van een bepaalde website direct delen op Twitter zonder daar moeite (lees: tijd) voor te moeten doen. NOTE: Elke RSS-feed binnen de tool is een extra zoekfunctie.

12 (Het is een zeer tijdsbesparende functie, dus zeker het proberen waard. Voor kosten en info kan je ook hier voor contact opnemen met BeSocialOnline) Het onderstaande is verschillend voor gebruikers met 1 zoekprofiel en gebruikers met meerdere zoekprofielen. Om de RSSfeed in te stellen kies je een website waar van je weet dat je doelgroep op Twitter alles wil weten, delen en lezen. Zoek op deze website naar de RSSfeed link (URL) via de teskt RSSFeed of het oranje logo van RSS op een knop van de website. Zie voor meer informatie over RSS. RSS feeds toevoegen: Eenmaal een website gekozen ga dan naar instellingen in het hoofdmenu kom je bij de profielen. Daar kun je profielen toevoegen waaronder de RSS feed. Klik op het + om de RSS feed toe te voegen. Na het klikken op deze knop verschijn het volgende menu: De onderste mogelijkheid is de RSSFeed functie. Klik op deze mogelijkheid en het volgende komt in beeld:

13 Stap 1 = Geef in het eerste blok je naam op van deze zoekfunctie/rssfeed. Stap 2 = Geef de link/url/naam van de website op van de RSSFeed die je wil monitoren via de tool. Stap 3 = Selecteer een groep waarvoor deze Feed moet gaan werken. Ga terug naar het hoofdmenu regels en klik binnen het menu automatisch delen op de tekst regels en neem de volgende stappen: 1/ Kies voor welk Twitteraccount deze regel moet gaan gelden. 2/ Kies je RSSFeed uit je profielen (De naam die je net heb gegeven aan het profiel moet in deze lijst staan) 3/ Kies de juiste woorden (meerdere mogelijk via het woordje OR ) van de TITELS die in de RSSfeed zullen verschijnen om automatisch te delen via Twitter: Deze regel is een manier om makkelijk tweets te delen op Twitter. Maar ook een die je goed in de gaten moet houden qua berichten. * NOTE: Dit onderdeel van de tool is nog in ontwikkeling en zal in 2014 nog de nodige veranderingen ondergaan. Automatisch retweeten op Twitter. Dit is weer een simpel in te stellen regel! Via automatisch ReTweeten kan je een account ReTweeten op het moment dat dit account een tweet verzend. Bepaal van welk Twitter account(s) je wil gaan ReTweeten en welke woorden in de tweet moeten voorkomen. Klik op het + en dan verschijnt het volgende venster:

14 Bepaal voor welk Twitter account de Autoretweet van toepassing is. Vul de naam van het Twitter account in waarvan de twts geretweet worden. Dan bepaal je welke woorden in de tweet moeten voorkomen. Bepaal hoeveel tijd tussen de tweet en de ReTweet dient te zijn. Klik op bewaar en de Autoretweet is geactiveerd. Zie bijvoorbeeld de regel in het volgende plaatje: Ter verbeelding een voorbeeld: Het Twitteraccount van de beheerder Dit account heeft er voor gekozen om 2 andere account te ReTweeten, Dus elke tweet nu gaat verzeden zal worden geretweet. Het zelfde geld voor de tweets Deze regel is een manier om makkelijk tweets te delen op Twitter. Maar ook een die je goed in de gaten moet houden qua berichten. Rapporten. Zoals je in het linker menu kan zien zijn er 7 soorten rapporten: (op basis van je zoekfunctie en gekozen data. Dus houd dit altijd in gedachten bij het lezen van het rapport + weet ook dat de datum van belang is + het gaat om life-data! Het rapport van afgelopen maandag is niet het zelfde als die van vrijdag. )

15 Activiteiten. Een overzicht van alle berichten. Bereik. Een overzicht van het bereik van de berichten op Twitter.

16 Bronnen. Een overzicht van alle bronnen (platformen), waarop berichten gevonden zijn. Sentiment. Een overzicht van alle positieve, neutrale en negatieve berichten.

17 Onderwerp. Een tagcloud met een overzicht van alle onderwerpen, waarmee u in verband bent gebracht. Beïnvloeders. Een overzicht vam personen, die voor u belangrijke beïnvloeders waren (groot bereik, zeer actief).

18 Locatie. Afhankelijk van het delen van de instellingen van de gebruiker van een account kan je hier de locatie zien. Dat zijn alle rapporten! Mocht je nog een rapport missen, geef dat dan door als feedback via of bel met Tot slot. Dank voor het afnemen van BeSocialEasy!!!!! Samen met jou kan dit voor veel mensen/bedrijven/zzpers/mkbers/boeren & buitenlui en nuttige tool worden. Dat jij nu gebruik maakt van deze tool is stap 1! Feedback is stap 2! Genieten van een tool die beter en beter wordt is stap 3! Ben je tevreden over BeSocialEasy zeg het voort via stap 4! En stap 5? Die maak je wel mee ;-) Dank voor jouw keuze in stap 1! Ga jij ook verder in deze handleiding met stap 2, 3, 4 en..?