IMPLEMENTATIEPLAN HERZIENE WONINGWET

Transcriptie

1 IMPLEMENTATIEPLAN HERZIENE WONINGWET Voorbereiding en implementatie Juli

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond Tijdpad implementatie Implementatieplan Doelstellingen Resultaten Afbakening Randvoorwaarden en beperkingen Doorlooptijd Leeswijzer Disclaimer 5 2. Projectstructuur Structuur van het project 6 3. Planning werkzaamheden Inleiding Koppeling Aedes Routeplanner Projectverantwoordelijken en vergaderstructuur 8 4. Bijlagen 10 Bijlage 1: Implementatieschema's Scheiding 11 Bijlage 2: Implementatieschema's administratieve inrichting 15 Bijlage 3 - Implementatieschema's governance 18 Bijlage 4 - Koppeling implementatieplanningen met Aedes routeplanner 20 2

3 1. Inleiding 1.1. Achtergrond Op 17 maart 2015 is de herziene Woningwet in de Eerste Kamer aangenomen. De herziene Woningwet voorziet onder andere in een strikte afbakening van het werkdomein van corporaties. Zo komt de focus te liggen op het beheren, exploiteren en ontwikkelen van sociale huurwoningen en het daarmee direct verbonden maatschappelijk vastgoed. Het werkdomein van corporaties is aangepast, er zijn veranderingen op het gebied van wat corporaties moeten, mogen en niet meer mogen uitvoeren. Hiernaast wordt de sturing van en toezicht op corporaties aangepast. De volledige implementatie van de herziene Woningwet is een complexe operatie. Dit implementatieplan dient als leidraad bij een juiste en tijdige implementatie van de herziene Woningwet en een weloverwogen keuze omtrent een administratieve of juridische scheiding Tijdpad implementatie De herziene Woningwet wordt per 1 juli 2015 van kracht. Op basis van deze datum zal het concept scheidingsvoorstel (inclusief facultatief over te hevelen DAEB bezit) uiterlijk 31 december 2016 ingediend moeten worden bij de Minister/toezichthouder. Vervolgens dient uiterlijk 30 april 2017 het definitieve voorstel ingediend te worden. Na akkoord van de Minister/toezichthouder is de scheiding per 1 januari 2018 voor het eerst een feit. Op dat moment is de administratieve inrichting en governance aangepast aan de nieuwe situatie Implementatieplan Dit implementatieplan beschrijft op drie gebieden de stappen die <de corporatie> moet nemen om te voldoen aan de herziene Woningwet. Het eerste deelgebied heeft betrekking op de strategische oriëntatie en het doorrekenen van het scheidingsvoorstel. Het tweede gebied gaat in op de wijzigingen in de administratieve organisatie. Het derde gebied beschrijft de aanpassingen op het gebied van governance. Deze drie gebieden overlappen elkaar qua tijd en betrokkenen Doelstellingen 1. Inzichtelijk maken van consequenties van de scheidingsscenario's 2. Indienen splitsingsvoorstel bij de minister/toezichthouder voor de deadlines van 31 december 2016 (concept voorstel) en 30 april 2017 (definitieve voorstel) 3. De levensvatbaarheid van de DAEB en niet-daeb portefeuille inzichtelijk maken 4. Inzichtelijk maken welke financieringsbehoefte er is, gesplitst naar DAEB en niet-daeb 5. Voldoen aan de voorwaarden en verplichtingen uit de herziene Woningwet 6. Voldoen aan voorwaarde om voor niet-daeb activiteiten geen staatssteun in te zetten 7. Inzichtelijk maken hoeveel: o staatssteun wordt genoten op de DAEB activiteiten o rendement wordt behaald op de DAEB en niet-daeb activiteiten (i.v.m. overcompensatieberekening) 8. Inzichtelijk maken wat de effecten zijn van regionalisering / splitsing in werkgebieden 3

4 9. In lijn brengen van statuten, reglementen en administratieve organisatie met de Woningwet 1.5. Resultaten 1. Bijsturen van beleid op knelpunten met de herziene Woningwet 2. Vaststelling van de gewenste DAEB en niet-daeb portefeuille 3. Een gescheiden meerjarenbegroting waarbij rekening is gehouden met het onderscheid naar DAEB en niet-daeb 4. Een kostenverdeelstaat voor DAEB en niet-daeb activiteiten, met richtlijnen over verdeelsleutels naar kostendragers 5. Onderzoek haalbaarheid levensvatbare en financierbare DAEB en niet-daeb portefeuille 6. Voorstel voor over te hevelen DAEB bezit ten behoeve van indiening bij de minster van Wonen en Rijksdiensten (inclusies zienswijze gemeente en huurdersorganisatie) 7. Vaststelling keuze administratieve scheiding, juridische (of hybride) scheiding of de vrijstelling 8. Woningwet dossier waarin deelonderzoeken en beleidskeuzes worden gedocumenteerd 1.6. Afbakening In dit project wordt niet: - toegezien op de uitvoering van het implementatieplan voor het structureel voldoen aan alle eisen uit de nieuwe regelgeving (na 2017) In dit project wordt: - uitgewerkt hoe om dient te worden gegaan met de toewijzingseisen van de te verhuren DAEB voorraad huurwoningen ( regel en passend toewijzen) - uitgewerkt hoe <de corporatie> de financiële administratie optimaal kan inrichten - uitgewerkt welke kaders voor investeringen, rendementen en financiering gelden of moeten worden aangepast - de meerjarenbegroting van <de corporatie> zoveel mogelijk op vhe-niveau gesplitst in DAEB en een niet-daeb portefeuille (o.b.v. kostenverdeelstaat) - het eigen vermogen en vreemd vermogen toebedeeld aan DAEB en niet-daeb - uitgewerkt hoe om wordt gegaan met financiële consequenties van het beleid - uitgewerkt hoe de verbindingen en deelnemingen moeten worden gekapitaliseerd - uitgewerkt hoe <de corporatie> omgaat met staatssteun bij grondtransacties - uitgewerkt hoe het proces van prestatieafspraken met gemeente en huurdersorganisaties wordt vormgegeven - een implementatieplan opgesteld waarin taken worden opgenomen, processen worden opgesteld en verantwoordelijkheden worden benoemd om structureel aan de eisen van de nieuwe regelgeving te voldoen 1.7. Randvoorwaarden en beperkingen Randvoorwaarden: - voldoende capaciteit voor uitwerking en implementatie van advies - voldoende kennis over de mogelijkheden van de primaire systemen - voldoende medewerking van ondersteunende afdelingen - prioriteitsstelling door het management team / bestuurder 4

5 Beperkingen: - meerdere onderwerpen worden nog verder uitgewerkt in ministeriële regelingen - de (on-)mogelijkheden van de IT-systemen van <de corporatie> zijn in grote mate de bepalend voor de omvang van de benodigde aanpassingen aan de administratieve inrichting 1.8. Doorlooptijd Dit project loopt tot 31 december Op deze datum is een scheidingsvoorstel door de minister/toezichthouder goedgekeurd en zijn de overige aspecten van de herziene Woningwet geïmplementeerd. Na deze datum vindt een eindevaluatie met de voorzitter van de stuurgroep, het management team (hierna: MT) en de externe adviseur plaats Leeswijzer Dit implementatieplan is als volgt gestructureerd. In het tweede hoofdstuk wordt de projectstructuur uiteengezet. In hoofdstuk drie wordt globaal ingegaan op de werkzaamheden bij de implementatie van de herziene Woningwet. Tevens wordt hier een knelpuntenanalyse tussen het huidige beleid, structuur en processen en de woningwet beschreven. Ten slotte volgt in de bijlagen de implementatieschema's van de verschillende deelprojecten Disclaimer Dit implementatieplan is door Finance Ideas met de grootst mogelijke zorg samengesteld. De in dit implementatieplan beschreven stappen zijn gebaseerd op onze weloverwogen interpretatie van de herziene Woningwet en de AMvB. Wij aanvaarden echter geen verantwoordelijkheid voor (achteraf) geconstateerde onjuistheden bij de interpretatie van de herziene Woningwet en de AMvB. Daarbij dient de inhoud van dit stappenplan gebruikt te worden onder voorbehoud van wijzigingen in de herziene Woningwet en/of de uitwerking daarvan door het ministerie en de accountantsorganisaties. 5

6 2. Projectstructuur 2.1. Structuur van het project Het implementeren van de nieuwe regelgeving is een complexe operatie. Om dit proces in goede banen te leiden, wordt een netwerkachtige aanpak geadviseerd. In de bijbehorende projectstructuur worden verschillende organisatorische lagen onderscheiden. De uitwerking van het implementatieplan vindt plaatst in de werkgroepen. In de stuurgroep vindt tussentijdse afstemming en afhechting plaats met de vertegenwoordiging uit de werkgroepen en MT. Het MT/bestuur neemt de beslissingen over strategische en tactische aspecten. MT/bestuur Het MT van <de corporatie> neemt beslissingen volgend op voorstellen uit de stuurgroep. Voor bepaalde beslissingen kan mogelijke instemming van de Raad van Commissarissen benodigd zijn. Hier wordt aangesloten bij de statuten en reglementen van <de corporatie>, een en ander ter finale beoordeling van het MT. Stuurgroep De stuurgroep is verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden en het bereiken van het doel. Zij richt zich op de samenhang en aansturing van de verschillende werkgroepen. De stuurgroep beoordeelt de informatie uit de werkgroepen en stelt eventuele stukken op voor het MT en/of de Raad van Commissarissen. De stuurgroep bestaat uit de projectleider van de implementatie herziene Woningwet, de projectverantwoordelijken en een externe adviseur. Projectverantwoordelijken De projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de coördinatie en het eindresultaat van de werkgroepen. De projectverantwoordelijke zorgt ervoor dat hij de juiste projectmedewerkers verzamelt die nodig zijn om de betreffende acties en taken uit te voeren. Tevens rapporteert hij de voortgang aan de stuurgroep. Werkgroepen Onder elk project zijn er werkgroepen verantwoordelijk voor een of meerdere onderwerpen. Het kan voorkomen dat in een werkgroep medewerkers zitten die ook onderdeel zijn van een andere werkgroep. In een werkgroep is er een persoon hoofdverantwoordelijk voor het betreffende onderwerp. De werkgroep legt verantwoording af aan de projectverantwoordelijke. In figuur 1 is het projectorganogram met de projectleden weergegeven. 6

7 MT / Bestuur Stuurgroep PV Scheiding (strategie en financiën) PV Administratieve organisatie PV Governance Werkgroepen Werkgroepen Werkgroepen Figuur 1: Projectorganogram De stuurgroep en de werkgroepen zijn als volgt samengesteld: Stuurgroep Naam Functie Projectverantwoordelijke Scheiding (strategie en financiën) Naam Functie Projectverantwoordelijke Administratieve inrichting Naam Functie Projectverantwoordelijke Governance Naam Functie

8 3. Planning werkzaamheden 3.1. Inleiding Het schema in figuur 2 geeft op hoofdlijnen de onderwerpen aan van de implementatie van de herziene Woningwet. Deze onderwerpen worden specifiek gemaakt in de deelimplementatieplanningen Scheiding, Administratieve inrichting en Governance (separate bijlage). In de bijlage bij dit implementatieplan zijn de implementatieschema's van deze deelplannen opgenomen (bijlage 1 t/m 3) Koppeling Aedes Routeplanner Aedes heeft een routeplanner opgesteld opgesteld die houvast biedt bij de invulling van de werkzaamheden die bij de implementatie van de herziene Woningwet komen kijken. In de routeplanner wordt per onderwerp een verwijzing gedaan naar de relevante wetsartikelen waarmee de projectmedewerkers ondersteund worden bij het uitwerken van de implementatie. De door Aedes beschreven onderwerpen zijn gekoppeld aan de drie deel-implementatieplannen Scheiding, Administratieve inrichting en Governance. In bijlage 4 is in een matrix weergegeven hoe de onderwerpen passen in deze plannen Projectverantwoordelijken en vergaderstructuur De eerste taak van de stuurgroep is het aanwijzen van projectverantwoordelijken. De projectverantwoordelijken vormen vervolgens werkgroepen per onderwerp. Een tweede taak van de stuurgroep is het inrichten van een vergaderstructuur. Er dient periodiek een moment te zijn dat de stuurgroep de voortgang betreffende de implementatietrajecten bespreekt. Vervolgens kan de stuurgroep deze aan het MT rapporteren en informeren over te nemen besluiten. De projectverantwoordelijken kunnnen met behulp van de implementatieplanningen de voortgang van de werkzaamheden bewaken. 8

9 Implementatietrajecten Governance Scheiding voltooid Scheiding uitw. Adm. inrichting Tijdpad activiteiten implementatietraject herzieningswet Strategische oriëntatie en vooroverleg stakeholders Conceptvoorstel uitwerken en indienen (incl. zienswijzen stakeholders) Definitief voorstel Beoordeling Minister Marktwaarde voorbereiden Marktwaarde invoeren (TMS) Aanpassen administratie en interne controle (AO/IC) (inclusief passend toewijzen) Statuten, reglementen, rechtsvorm en organisatie Verantwoording en verslaglegging (incl. overcompensatie) Nevenstructuur inventariseren en in lijn met wet brengen juli 1 januari 1 mei 1 januari 2018 Figuur 2 Globaal implementatieschema 9

10 4. Bijlagen 10

11 Bijlage 1: Implementatieschema's Scheiding Strategische oriëntatie Scheidingsvoorstel opstellen en indienen Scheidingsproces afgerond (stap 1 t/m 7) 8. Scheidingsvoorstel opstellen 9. Zienswijzen gemeenten en huurdersorganisaties opvragen Negatieve zienswijzen:: Scheidingsproces opnieuw doorlopen 10. Positieve zienswijzen: Scheidingsvoorstel voor 31 december 2016 indienen 11

12 Vertaling implementatieschema scheiding naar activiteiten Stap 1: Aandachtspunten SVB Stap 2: Aanpassingen SVB Stap 3: Financiële uitwerking Stap 4: Scenario s SVB doorrekenen Afbakening werkdomein Inrichting MJB Gevolgen passend toewijzen Effecten herziene Woningwet op SVB in kaart brengen Verwerken regionalisering Selecteren over te hevelen bezit Marktwaarde verhuurde staat inschatten Scenarioanalyse Inventarisatie grondposities Aanpassen op vernieuwd WWS Bepalen en inrekenen Marktconforme lening & dividenduitkering niet-daeb Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 12

13 Stap 5: toetsen beleid aan financiële kaders Stap 6: Juridisch en fiscale consequenties Stap 7: Continueren of aanpassen SVB en type Scheiding Stap 8: Opstellen scheidingsvoorstel Toets aan financiële kaders (WSW) Financieringsbehoefte niet-daeb beoordelen Juridische consequenties onderzoeken per scenario (alleen bij juridische splitsing) Continueren of aanpassen vastgoedbeleid Overcompensatie berekenen Informeren stakeholders Principe keuze scheiding uitwerken in rapportage t.b.v. stakeholders Evalueren effecten doorrekening Fiscale consequenties onderzoeken per scenario (alleen bij juridische splitsing) Principe keuze type scheiding (administratief of juridische scheiding) Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 13

14 Stap 9: Zienswijzen gemeenten en huurders Stap 10: Indienen scheidingsvoorstel Oordeel Implementatie Positieve zienswijzen(n): Zienswijzen verwerken in scheidingsvoorstel t.b.v. toezichthouders Opvragen zienswijzen Oordeel Minister Voltooien scheiding Negatieve zienswijze(n): terug naar stap 1 Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 14

15 Passend toewijzen Marktwaarde implementatie Splitsing DAEB/niet- DAEB Bijlage 2: Implementatieschema's administratieve inrichting Automatisering Administratie Processen en besluitvorming Rapportage Bedrijf toevoegen Label DAEB/niet-DAEB toevoegen Kosten en baten toerekenen vhe-niveau Bezit splitsen contract/mog Kosten en baten direct dan indirect labelen Balans primo 2018 splitsen Procesbeschrijvingen: Inkoopproces splitsen Urenregistratie Kosten verdeling op vhe niveau Sfeerovergangen In bestaande rapportages splitsing opnemen (w.o. jaarrekening en jaarverslag) TMS inrichten Marktwaarde inlezen Basis gegevens op orde Externe taxaties vastleggen Procesbeschrijving aanpassen / opstellen Waarderingsprotocol opstellen Procesbeschrijving asset management opstellen Rapportages in investeringsbesluiten aanpassen op sturen op marktwaarde Rapportage marktwaardeontwikkeling Veld toevoegen / inrichten Inkomen opnemen in administratie Stapsgewijs of direct voldoen aan norm Procesbeschrijving verhuur aanpassen Rapportage passend toewijzen maken Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 15

16 Financieel management Prestatieafspraken Investerings toewijzen Automatisering Administratie Processen en besluitvorming Rapportage Veld toevoegen / inrichten Extra categorie registeren Procesbeschrijving aanpassen Rapportage extra categorie toevoegen Procesbeschrijving aanpassen Rapportage voortgang prestatieafspraken aanpassen Procesbeschrijving : Werkgebied /regio Niet-Daeb procedure Aanpassen tbv doorrekening scenario s op marktwaarde Procesbeschrijving: Man. control cyclus Risicomanagement Jaarverslag Scenario s (incl. schatting) Reglement financieel beheer Inrichten risicorapportage aan RvB en RvC Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 16

17 Verbindingen Overcompensatie Wooncoöperatie Treasury statuut Automatisering Administratie Processen en besluitvorming Rapportage Statuut aanpassen: Goedkeuring minister Derivaten Beleggingen Rapportage inrichten Procesbeschrijving opstellen berekening en beheersing overcompensatie Rapportage inrichten Nieuw label bezit Reservering voor onderhoud bijdrage Registratie bijdrage Procesbeschrijving maken Toevoegen aan rapportage Procesbeschrijving: Nieuwe verbindingen Financiering Verkoop aandelen Vervreemding Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 17

18 Bijlage 3 - Implementatieschema's governance Van kracht vanaf 1 juli 2015 Versterking intern toezicht Informatieplicht RvT Goedkeuring RvT Ministeriële goedkeuring Aanpassen selectie- en benoemingsprocedures van RvT en bestuur Inventariseren (her)benoeming bestuurders en commissarissen Bestuurs- en commissariskandidaten bij (her)benoeming voordragen aan minister/toezichthouder Informeren RvT en bestuur over nieuwe verplichtingen en bevoegdheden Minister informeren als door handelen TI of haar verbindingen schade ontstaat aan belang VHV of bij financieel zwaar weer In statuten opnemen dat investeringen boven 3 miljoen en verkopen boven 10 miljoen toestemming vergen van RvT Investeringen in niet DAEB (investeringsstatuut) Aangaan verbindingen (reglement verbindingen) Verkoop van onroerende zaken (investeringsstatuut) Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 18

19 Deadline ultimo 2016 Nevenstructuur in lijn met herziene Woningwet brengen Dienstenstructuur inventariseren Reglement financieel beheer Processen en procedures niet- DAEB investeringen Inventariseren niet meer toegestane verbindingen, deelnemingen of aangegane garanties Herstructureren verbindingen In kaart brengen dienstenstructuur (VvE beheer, levering energie) Herstructureren diensten Reglement financieel beheer opstellen (Bevat o.a. treasurystatuut, de beleggingsregeling en de derivatenregeling). Zowel het financieel reglement als het treasurystatuut vereisen goedkeuring van de minister Beleidsmatig doorvoeren van: gewijzigde rol gemeente, huurders, WSW en de Minister nieuwe processen financieringseisen, rendementseisen en aflossingsverplichtingen Inventariseren gezamenlijke grondposities, verstrekte zekerheden en garanties Vastleggen processen en procedures rondom niet- DAEB investeringen die veranderen Indicatie benodigde capaciteit: Weinig Gemiddeld Veel 19

20 Bijlage 4 - Koppeling implementatieplanningen met Aedes routeplanner Opgenomen in: Scheiding AO/IC Governance 1 Wooncoöperatie x x 2 Toelating en vereffening corporatie 1 3 Eisen verbindingen x x 4 Verstrekken middelen aan verbonden ondernemingen x x 5 Financiering (intern en extern) x 6 Verbod vestigen hypotheek / pand op niet-daeb door WSW 7 Eisen statuten corporatie / verbonden ondernemingen x 8 Eisen aan het bestuur x 9 Verplicht voorafgaande goedkeuring minister op besluiten x 10 Eisen Raad van Toezicht x 11 Eisen aan jaarrekening / jaarverslag x 12 Eisen aan volkshuisvestingsverslag x x 13 Regels voor uitbreiding werkgebied x 14 Werkzaamheden in grensregio x 15 Regiovorming op verzoek van gemeente x 16 Bijdrage aan gemeentelijk volkshuisvestingbeleid x 17 Markttoets/rendementstoets niet DAEB x 18 Beschrijving gebied volkshuisvesting x 19 Passendheidstoets x x 20 Kerntaak Daeb x 21 90% toewijzingsnorm ( ) x x 22 Administratieve scheiding/juridische splitsing x 23 Verplichte aanbesteding maatschappelijk vastgoed 2 24 Proces goedkeuring fusie en splitsing corporatie 3 25 Verplichting tot visitatie 4 26 Huursombeperking 5 27 Treasurystatuut x x 28 Sloop- en klachtenreglement x 29 Sanering- en projectsteun 6 30 Overcompensatie x x 1 Dit betreft algemene regelgeving die al van kracht was onder huidige regelgeving. 2 Is eveneens reeds van kracht onder huidige regelgeving. 3 Bij fusies kan op maat gesneden dienstverlening worden aangeboden. 4 Is reeds verplicht als lid Aedes. 5 Onderdeel van strategische oriëntatie. 6 Indien van toepassing kan er op maat gesneden dienstverlening worden aangeboden. 20