Servicedocument (versie 3) ExamenTester MBO 2.10

Transcriptie

1 Servicedocument (versie 3) ExamenTester MBO 2.10

2 ICT-helpdesk Telefoon rechtstreeks: Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2012) Niets uit dit werk mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling worden openbaar gemaakt en/of verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie, scanning, computersoftware of andere elektronische verveelvoudiging of openbaarmaking, microfilm, geluidskopie, film- of videokopie of op welke wijze dan ook. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 2/18

3 Inhoud 1 Inleiding Informatie over de grenzen van ExamenTester MBO Algemeen Bepalen van het aantal leerlingen Leerlingen verwijderen Installatiescenario s en het gebruik van portal accounts Algemeen Per locatie één portal account Per locatie meerdere portal accounts Eén portal account voor meerdere locaties Installatie van één LocalServer Installatie van meerdere LocalServers Standalone afname Procedure aanvraag extra portal accounts Instructies en tips voor de uitvoering van de Systeemcheck Algemeen Doel en randvoorwaarden Analyse en problemen tijdens de systeemcheck FT-aantal is lager dan verwacht ExamenTester MBO is traag Toetsvoortgang kan niet worden opgeslagen Analyse en metingen verrichten op uw infrastructuur Tot slot Opschonen en archiveren van gegevens in ExamenTester MBO Inleiding Hoe om te gaan met gegevens van ExamenTester MBO 2.10 bij de voorbereiding? Hoe om te gaan met gegevens van ExamenTester MBO 2.10 tijdens de afnameperiode? Hoe om te gaan met gegevens van ExamenTester MBO 2.10 na een afnameperiode? februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 3/18

4 Servicedocument ExamenTester MBO Inleiding Dit servicedocument is een handreiking van Cito voor onderwijsinstellingen ten behoeve van het digitaal examineren binnen de COE. Voor het digitaal kunnen examineren met ExamenTester MBO moeten onderwijsinstellingen hun ICT-infrastructuur gereed maken. Naar aanleiding van vragen van onderwijsinstellingen tijdens pilots en een analyse van meldingen bij de ICT-examenhelpdesk is hiervoor een extra toelichting ontwikkeld met de volgende onderwerpen: informatie over de grenzen van ExamenTester MBO 2.10 installatiescenario s van ExamenTester MBO 2.10 en het gebruik van portal accounts heldere instructies en tips voor de uitvoering van de systeemcheck en finalcheck opschonen en archiveren van gegevens in ExamenTester MBO 2.10 In de volgende hoofdstukken vindt u meer informatie over deze onderwerpen. Het is van belang de diverse ICT-specialismen binnen uw onderwijsinstelling bij elkaar te brengen voor het afstemmen van informatie. Meer informatie over de gang van zaken bij de afname van de pilotexamens Nederlandse taal en rekenen 3F voor mbo 4 en 2F voor mbo 1, 2 en 3 tijdens het cursusjaar vindt u ook in het Handboek COE van CVE, zie Handboek COE. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 4/18

5 2 Informatie over de grenzen van ExamenTester MBO Algemeen Door de opschaling binnen de pilot COE blijkt ExamenTester MBO een beperking te hebben in het aantal leerlingen dat binnen ExamenTester MBO geregistreerd en geïmporteerd kan worden. Deze beperking geldt per LocalServer installatie, ofwel per portal account. ExamenTester MBO 2.10 is uitvoerig getest, waaruit blijkt dat een grens als richtlijn gesteld kan worden van maximaal 2500 tot 3000 leerlingen bij het handhaven van de minimale systeemeisen. Dit maximum is in die zin variabel en afhankelijk van de combinatie van ExamenTester MBO met uw infrastructuur. Indien ExamenTester MBO 2.10 binnen uw ICT-infrastrcutuur goed presteert, kan de grens van het maximaal aantal leerlingen wellicht hoger liggen! Het is van belang dit daarom goed te testen tijdens een systeemcheck (zie meer informatie over de systeemcheck hoofdstuk 4) Bij het overschrijden van het maximaal aantal leerlingen kunt u last ondervinden bij de volgende acties: bij het importeren van teveel leerlingen verschijnen foutmeldingen het synchroniseren bij het opstarten en afsluiten van TestManager duurt heel lang (bijvoorbeeld langer dan 10 minuten) het openen van het leerlingoverzicht binnen TestManager duurt lang het verwijderen van leerlingen binnen TestManager duurt lang 2.2 Bepalen van het aantal leerlingen Om het maximaal aantal te importeren leerlingen binnen ExamenTester MBO te bepalen, is het van belang alleen die leerlingen te importeren die daadwerkelijk een examen moeten afnemen. Voorkom het importeren van overbodige leerlingen! Wij raden u daarom aan vroegtijdig de examenleerlingen (kandidaten) te importeren via TestManager en te bepalen wat voor uw locatie mogelijk is per LocalServer installatie (ofwel per portal account). Als blijkt dat ExamenTester MBO problemen vertoont zoals hierboven beschreven, dan kunt u het volgende doen: schakel tijdelijk Internet Toegestaan uit binnen de LocalServer Agent om TestManager in ieder geval snel op te kunnen starten verwijder overbodige leerlingen, zie paragraaf 2.3 Leerlingen verwijderen vergeet hierna niet om Internet Toegestaan weer binnen de LocalServer Agent in te schakelen om de synchronisatie met de GlobalServer van Cito weer tot stand te brengen! Meer informatie over het instellen van de LocalServer vindt u in paragraaf LocalServer configureren van de Installatiehandleiding voor de systeembeheerder. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 5/18

6 Bekijkt u hoeveel leerlingen zonder problemen ingevoerd kunnen worden zodat ExamenTester MBO goed functioneert. Als blijkt dat u tegen een beperking aan loopt, kunt u contact opnemen met de ICT-Examenhelpdesk. Tevens kunt u bepalen of u meer portal accounts nodig heeft. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 3 Installatiescenario s en het gebruik van portal-accounts. Let op: elk portal account heeft een aparte LocalServer en dus server nodig. 2.3 Leerlingen verwijderen Leerlingen kunt u verwijderen door de volgende stappen te doorlopen: U kunt één of meer leerlingen die eerder zijn toegevoegd aan de afnameplanning verwijderen als zeker is dat zij geen examen gaan maken en niet de status bezig of afgebroken heeft. Selecteer één of meer leerlingen die u wilt verwijderen in het venster Details Afnameplanning. Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende leerlingen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Klik op Leerlingen Verwijderen in het linkerdeel van het venster om een geselecteerde leerling uit de lijst te verwijderen (of gebruik de <delete>-toets). De volgende melding om het verwijderen van de leerling(en) te bevestigen, verschijnt: Klik op Ja. De leerlingen worden uit de lijst verwijderd. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 6/18

7 3 Installatiescenario s en het gebruik van portal accounts 3.1 Algemeen Bij de uitrol van ExamenTester MBO 2.10 zijn er meerdere installatiescenario s mogelijk. De volgende installatiescenario s zijn tot nu toe te onderkennen voor een MBO-instelling: 1. Per locatie één portal account 2. Per locatie meerdere portal accounts 3. Eén portal account voor meerdere locaties Een MBO-instelling kan bestaan uit meerdere locaties die in meer of mindere mate onafhankelijk van elkaar opereren. De MBO-instellingen kunnen zelf kiezen welk installatiescenario het beste bij hun situatie past. Zie voor meer informatie hierover ook het Handboek COE, paragraaf 3.2 Portal account(s). Als door de onderwijsinstelling gekozen wordt voor scenario 2 dan moet de instelling extra portal accounts aanvragen via de contactpersoon van de instelling. Er kunnen naast organisatorische ook logistieke of technische redenen (bijvoorbeeld op het gebied van de performance) zijn om te kiezen voor meerdere portal accounts. Een portal account betekent dus een gescheiden systeem waarin de kandidaten geregistreerd worden en waarin de resultaten opgeslagen worden. Let op: Houdt u bij het bepalen van het aantal portal accounts rekening met de beperking van ExamenTester MBO 2.10 zoals beschreven staat in hoofdstuk 2 Informatie over de grenzen van ExamenTester MBO Let op: Bij gebruik van meerdere TestManagers binnen één portal account, moet worden voorkomen dat deze gelijktijdig worden gebruikt voor het beheer van dezelfde gegevens. In de volgende paragrafen worden de drie opties nader toegelicht. 3.2 Per locatie één portal account De optie om per locatie één portal account in te zetten, is het meest logische scenario. Ook als een onderwijsinstelling meerdere locaties heeft, kan voor deze oplossing gekozen worden door per locatie een portal account aan te vragen via de contactpersoon. In dit scenario installeert de onderwijsinstelling de LocalServer op een server van de betreffende locatie. Binnen hetzelfde netwerk van deze locatie wordt daarna: TestManager geïnstalleerd en TestCenter geïnstalleerd op alle betreffende afnamecomputers. Let op: Indien er sprake is van de beperking van het maximaal aantal leerlingen, afhankelijk van de combinatie van ExamenTester MBO met uw infrastructuur, moet u overwegen een extra portal account aan te vragen via de contactpersoon, zie voor meer informatie hierover hoofdstuk 2 Informatie over de grenzen van ExamenTester MBO 2.10 februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 7/18

8 3.3 Per locatie meerdere portal accounts De optie om per locatie meerdere portal accounts in te zetten, kan als scenario gekozen worden in de volgende situaties: 1. U loopt tegen een beperking aan van het maximaal werkbaar aantal leerlingen in TestManager (zie hoofdstuk 2 Informatie over de grenzen van ExamenTester MBO 2.10). 2. U wilt per locatie een bepaalde mate van zelfstandigheid toekennen in de planning en uitvoering van de digitale examinering. Een belangrijk gevolg van de keuze voor meerdere portal accounts is het gescheiden beheer van de gegevens van de verschillende locaties (studenten, toetsleiders, afnameplanningen, etc.). In dit scenario installeert de instelling per portal account een LocalServer op een aparte server van de locatie. Binnen hetzelfde netwerk van deze locatie wordt daarna: TestManager geïnstalleerd en TestCenter geïnstalleerd op de betreffende afnamecomputers. De gegevens worden per LocalServer gescheiden opgeslagen in de betreffende datamap. Per portal account kunnen de bijbehorende gegevens worden ingezien en beheerd via TestManager. Houdt u bij deze optie rekening met: U kunt met ExamenTester MBO 2.10 één LocalServer installeren op één server. U kunt met ExamenTester MBO 2.10 één TestCenter installeren op één afnamecomputer gerelateerd aan de LocalServer (portal account). U kunt met ExamenTester MBO 2.10 één TestManager installeren op één computer gerelateerd aan de LocalServer (portal account). Er zijn wel technische mogelijkheden meerdere installaties naast elkaar te zetten, denk hierbij bijvoorbeeld aan een virtuele server waardoor op één fysieke server wel meerdere LocalServers geïnstalleerd kunnen worden. Via scripting zou het mogelijk moeten zijn om meerdere TestCenter installaties naast elkaar te zetten, maar daar zijn risico s aan verbonden waarbij veel ICTdeskundigheid nodig is. Dit wordt door Cito niet ondersteund en raden wij daarom af. Samenvatting Deze optie kan gekozen worden als er sprake is van een gescheiden omgeving: aparte LocalServer met apart daaraan verbonden afnamecomputers. Als deze optie gekozen wordt, zullen ook de resultaten per portal account verwerkt en gerapporteerd worden. Per locatie gebruikt u in dit scenario meerdere portal accounts. Bepaal daarom secuur welk portal account u voor welk deel binnen uw locatie inzet. Centraal beheer is in dit scenario lastiger. Zo is het niet mogelijk om verschillende versies van ExamenTester MBO 2.10 op één computer te installeren. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 8/18

9 3.4 Eén portal account voor meerdere locaties Bij dit scenario, waarbij uitgegaan wordt van één portal account, zijn twee opties mogelijk: Installatie van één LocalServer Installatie van meerdere LocalServers Installatie van één LocalServer In dit scenario installeert de instelling de LocalServer op een centrale server. Binnen hetzelfde netwerk van een locatie wordt daarna: TestManager geïnstalleerd en TestCenter geïnstalleerd op alle betreffende afnamecomputers. Gegevens van de verschillende locaties staan bij elkaar in één datamap op de centrale server en zijn benaderbaar via de LocalServer. De gegevens kunnen centraal beheerd worden vanuit TestManager. Als TestManager geïnstalleerd is op meerdere locaties (binnen hetzelfde netwerk), kunnen de gegevens ook op deze locaties worden beheerd. In dat geval kunnen de locaties niet alleen hun eigen gegevens zien, maar ook die van elkaar. Geadviseerd wordt om TestManager tijdens een afname niet te gebruiken en TestManager af te sluiten. U dient binnen uw instelling daarom goede afspraken met elkaar te maken over het gebruik van TestManager. Een oplossing hiervoor kan zijn om TestManager centraal op één computer te installeren en centraal te gebruiken Installatie van meerdere LocalServers In dit scenario installeert de instelling ExamenTester MBO 2.10 op elke locatie met hetzelfde portal account, omdat elke locatie een eigen netwerk heeft en toch de gegevens van alle locaties zichtbaar wil hebben in TestManager. Dit betekent dat per locatie een LocalServer geinstalleerd wordt, allen geconfigureerd met hetzelfde portal account. Per locatie wordt daarna: TestManager geïnstalleerd en TestCenter geïnstalleerd op alle betreffende afnamecomputers. Gegevens van de verschillende locaties worden opgeslagen in de datamap van de betreffende LocalServer. Bij het synchroniseren, bijvoorbeeld bij het opstarten en afsluiten van TestManager, worden de gegevens van de LocalServer met de GlobalSever van Cito gesynchroniseerd. Nadat u op een locatie synchroniseert met TestManager, zullen de gegevens van die locatie en de gegevens van alle andere locaties die gesynchroniseerd hebben zichtbaar worden in TestManager. 3.5 Standalone afname Voor kandidaten die door zwaarwegende omstandigheden niet naar de onderwijsinstelling kunnen komen, kunt u ervoor kiezen een standalone afname te realiseren. Een standalone afname is een afname op bijvoorbeeld een laptop die niet verbonden is met het netwerk van uw instelling. Bij terugkomst in de onderwijsinstelling kunnen de gegevens gesynchroniseerd worden met de GlobalServer van Cito. Na synchronisatie van TestManager die wel binnen uw instelling staat, zullen de gegevens zichtbaar worden. Dit scenario zal in de toekomst nader uitgeschreven worden via een nieuwe versie van dit servicedocument. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 9/18

10 3.6 Procedure aanvraag extra portal accounts 1. De aanvraag van extra portal accounts en opgave van de daarbij behorende portal accountbeheerders gebeurt door de contactpersoon via een aan: 2. Vermeld u bij de aanvraag: a. BRIN-nummer b. NAW-gegevens van uw instelling c. locatie(s) waarvoor de potral-account(s) worden aangevraagd d. bijbehorende portal accountbeheerder(s) 3. Er wordt een ontvangstbevestiging naar de contactpersoon verstuurd met informatie over de verdere afhandeling. 4. Binnen vijf werkdagen na aanvraag ontvangt de contactpersoon een aangetekende brief met de accountgegevens. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 10/18

11 4 Instructies en tips voor de uitvoering van de Systeemcheck 4.1 Algemeen Voordat een onderwijsinstelling examens mag afnemen met ExamenTester MBO, moet eerst een Systeemcheck worden uitgevoerd. Naar aanleiding van vragen van onderwijsinstellingen en een analyse van meldingen bij de ICTexamenhelpdesk is een extra toelichting ontwikkeld op de systeemcheck in de vorm van dit servicedocument. Na installatie van ExamenTester MBO is het van belang dat er een systeemcheck wordt uitgevoerd en dat kort voor de afname van de pilotexamens een zogenaamde Final Check wordt gedaan. Voor een controle op een juiste werking van ExamenTester MBO op de computers die bij de afname gebruikt zullen worden, is het noodzakelijk dat er een zogenoemde systeemcheck wordt uitgevoerd. Met de systeemcheck wordt de onderwijsinstelling in staat gesteld binnen de eigen ICTinfrastructuur te onderzoeken met hoeveel computers tegelijk een digitale afname met ExamenTester MBO succesvol uitgevoerd kan worden. In het Handboek COE staat in hoofdstuk 3.5 Verplichte systeemcheck goed beschreven hoe om te gaan met onder andere de systeemcheck. Wij raden u aan het Handboek COE hierover te raadplegen. Een aantal belangrijke punten van het handboek COE worden in dit servicedocument nogmaals aangestipt. 4.2 Doel en randvoorwaarden De systeemcheck dient onder dezelfde omstandigheden en condities als echte afnames plaats te vinden. Dit houdt in dat gedurende echte afnames dezelfde ICT-infrastructuur gebruikt dient te worden als gebruikt is tijdens de systeemcheck. Gebruik gedurende de systeemcheck minimaal het aantal computers, dat door de kandidaten ook tegelijk gebruikt moet gaan worden tijdens de daadwerkelijke afnames. Bepaal het maximum aantal computers voor afname plus 10% reserve dat tijdens een echte afnamesessie gebruikt gaat worden. Denkt u hierbij ook aan bepaalde afhankelijkheden die mogelijk van invloed kunnen zijn, zoals: afnames vinden plaats op bepaalde dagen en bepaalde tijdstippen. afnames vinden plaats verspreid over meerdere lokalen of zelfs locaties. een bepaald systeem dat invloed kan hebben op de IT-infrastructuur op een bepaalde dag en tijdstip, denk hierbij bijvoorbeeld aan: o o een administratief pakket, een backup die draait en die een negatieve invloed kan uitoefenen op de ICTinfrastructuur en dus misschien op afnames. indien meerdere LocalServers centraal beheerd worden voor meerdere locaties. Als meerdere locaties op hetzelfde tijdstip aan de slag gaan, zorg er in dat geval voor dat de belasting binnen de centrale ICT-infrastructuur voldoende capaciteit heeft. Let op: Door tijdens de systeemcheck rekening te houden met afhankelijkheden die van invloed zouden kunnen zijn tijdens digitale afnames, krijgt u meer inzicht in de werking van ExamenTester MBO in combinatie met uw ICT-infrastructuur. Hoe meer overeenkomende situatie(s) met echte afnames kunnen worden nagebootst des te beter. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 11/18

12 Let op: Het is ook belangrijk de duur van de afname mee te nemen tijdens een systeemcheck. Alleen het inladen van een toets en kort door de toets heen klikken, blijkt niet afdoende te zijn om gegarandeerd te zijn van een goed resultaat. Voor ExamenTester MBO 2.10 is een nieuw FT-examen ontwikkeld dat minimaal net zo zwaar is als een examen Nederlandse taal. Desondanks is het advies om tijdens de periode van de systeemcheck, naast het FT-examen ook te gaan testen met in ieder geval het grootste voorbeeldexamen. Het voorbeeldexamen Nederlandse taal 3F dyslexie is het grootste examen wat betreft de omvang van de bestanden dat binnen de ICT-infrastructuur wordt gebruikt. Met een FT-examen en een voorbeeldexamen kan een echte afname nagebootst worden waardoor ook de duur van een afname beoordeeld kan worden. 4.3 Analyse en problemen tijdens de systeemcheck Door een combinatie van ExamenTester MBO en het soort ICT-infrastructuur (configuratie) van uw onderwijsinstelling, kunnen er technisch gezien misschien bepaalde beperkingen zijn of niet. Het is daarom van groot belang dat u op zoek gaat naar een situatie waarbij het afnemen van digitale afnames zonder problemen verloopt. Dit zou kunnen betekenen dat u met meer of misschien met minder (in geval van beperkingen) afnamecomputers succes boekt. Let op: Het is niet verantwoord een groter aantal computers in te zetten in één examenzitting dan het aantal dat Cito terugkoppelt in de laatste meting die voorafgaat aan de afname. Als er aanpassingen in het netwerk, server of op de afnamecomputers worden doorgevoerd moet de onderwijsinstelling nogmaals een systeemcheck organiseren om ExamenTester MBO binnen uw ICTinfratructuur te testen. Uiteraard moet de systeemcheck uiteindelijk zonder onregelmatigheden verlopen. Wanneer de systeemcheck niet het gewenste resultaat oplevert, moeten tijdig maatregelen worden getroffen. In het Handboek COE staat in een stappenplan toegelicht hoe u dan kunt handelen (zie paragraaf Problemen met de systeemcheck, wat nu?). In de volgende sub-paragrafen worden een aantal probleemsituaties nader toegelicht met een oplossing die u mogelijk kan helpen: FT-aantal is lager dan verwacht Als het aantal door Cito gemeten FT-computers lager is dan gewenst, is een mogelijke oorzaak hiervan dat de systeemklokken van de LocalServers en de afnamecomputers niet synchroon lopen. Hierdoor kunnen uiteenlopende starttijden worden geregistreerd. Let op: Zorgt u er daarom altijd voor dat de datum-tijd instellingen van de LocalServer en alle afnamecomputers actueel zijn ingesteld ExamenTester MBO is traag Datamap Tijdens het laden van de toetsen op de afnamecomputers, worden de toetsen opgehaald van de map Data via de LocalServer. Als de datamap op een andere server wordt geplaatst dan waar de LocalServer geïnstalleerd is, zal de LocalServer de bestanden eerst van de datamap van de andere server moeten ophalen alvorens deze van de LocalServer verstuurd kunnen worden naar de afnamecomputers. Dit kan extra netwerkbelasting met zich meebrengen omdat de data twee keer over het netwerk gecommuniceerd moet worden. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 12/18

13 Als u tegen performanceproblemen aanloopt, adviseren wij u de datamap op dezelfde server te installeren waarop de LocalServer geïnstalleerd is. Belangrijk is dat de server waarop de datamap zich bevindt, voorzien is van automatische back-upvoorzieningen. Virusscanner Het kan zijn dat virusscanners op de LocalServer en/of op de afnamecomputer de communicatie tussen werkstations en LocalServer nadelig beïnvloeden. Het aantal meldingen kan afnemen als ExamenTester MBO wordt uitgesloten van een virusscanner. Aanpassen LocalServer Agent Settings In ExamenTester MBO 2.10 kunnen bij het configureren van de LocalServer de TCP Time-out en Buffersize worden aangepast. Via de LocalServer Agent Setings zijn de standaardinstellingen te wijzigen. De standaardwaarde voor de TCP Timeout is 5 seconden en de standaardwaarde voor de TCP Buffer is 8192 bytes. In het algemeen zullen deze standaardwaarden voor de TCP Timeout en de TCP Buffer voldoen. Bij bijvoorbeeld wireless netwerken en/of knelpunten binnen uw infrastructuur kan het zijn dat een hogere TCP Timeout en TCP Buffer waarde leidt tot een betere performance. Let op: Indien u deze waarde heeft aangepast dient u te controleren of ExamenTester MBO goed functioneert binnen uw ICT-infrastructuur. Wij adviseren u daarom deze waarde vast te stellen tijdens de systeemcheck en daarna deze configuratie zo te behouden Toetsvoortgang kan niet worden opgeslagen De melding Toetsvoortgang kan niet worden opgeslagen treedt op als de tussentijdse antwoorden van de kandidaat tijdelijk niet gecommuniceerd kunnen worden naar de LocalServer door een verstoring in de communicatie tussen de afnamecomputer en LocalServer. De antwoorden van de kandidaat gaan niet verloren. Door op OK te klikken verdwijnt de melding en blijft de kandidaat in dezelfde vraag. De kandidaat kan hierna gewoon verder Analyse en metingen verrichten op uw infrastructuur Om problemen op te sporen kunt u mogelijk netwerk- en serverbelasting metingen (laten) verrichten door uw ICT-specialist(en) tijdens het testen met ExamenTester MBO ExamenTester MBO is een server-client applicatie. Voor ExamenTester MBO betekent dit dat de clients via het netwerk communiceren via de LocalServer (windows services). Alleen de LocalServer heeft toegang tot de datamap waar alle gegevens worden opgeslagen. ExamenTester MBO communiceert via het tcp/ip protocol en een poortnummer om de LocalServer te kunnen benaderen. Uw ICT-specialist kan bijvoorbeeld metingen verrichten op: Server (LocalServer) processorsnelheid (CPU), geheugengebruik, diskruimte, netwerkverkeer, enzovoort Netwerk Switches (instellingen en foutmeldingen), bedrading, enzovoort Afnamecomputers processorsnelheid (CPU), geheugengebruik, diskruimte, netwerkverkeer, enzovoort februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 13/18

14 4.4 Tot slot Wij verzoeken u de systeemcheck te beschouwen als een periode van echte afname waarvoor u de ICT-examenhelpdesk ook zou bellen tijdens de echte afname. Een (ver)storing tijdens afnames bij de systeemcheck kan ook tijdens echte afnames optreden. Tijdens de systeemcheck kunnen de systeembeheerder en de toetsleider de hulp inroepen van de ICT-examenhelpdesk van Cito. Probeert u zo goed mogelijk vast te leggen welke acties er ondernomen worden en welke acties een bepaald gevolg hebben. Hoe beter u de stappen kunt vastleggen des te beter de ICT-examenhelpdesk uw melding(en) kan analyseren. Wij wensen u veel succes met de systeemcheck en het verloop van het digitaal examineren. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 14/18

15 5 Opschonen en archiveren van gegevens in ExamenTester MBO Inleiding Per portal account van ExamenTester MBO kan (afhankelijk van de infrastructuur van de instelling) een maximaal aantal leerlingen worden geregistreerd en geïmporteerd. Deze beperking geldt per LocalServer installatie, ofwel per portal account. Vanwege dit maximum kan het noodzakelijk zijn dat een instelling tussen de afnameperiodes in gegevens opschoont in ExamenTester MBO. Voor het cursusjaar 2012/2013 en het cursusjaar 2013/2014 zijn drie afnameperiodes aangewezen. Voor het cursusjaar 2014/2015 streeft het CvE ernaar om vier periodes aan te wijzen. De volgende stap is dan vijf aangewezen periodes. Binnen een periode (een periode duurt zes weken) zullen de COE s afgenomen worden volgens een zogenoemd dakpan-model, zie voor meer informatie het Handboek COE. Tijdens een overgang tussen de afnameperiodes dient u rekening te houden met het maximaal aantal leerlingen en het opschonen van gegevens in ExamenTester MBO. Dit document beschrijft hoe onderwijsinstellingen om moeten gaan met het opschonen van gegevens en bestanden binnen het digitaal examineren voor, na en tijdens de afname van de centraal ontwikkelde examens binnen het mbo. 5.2 Hoe om te gaan met gegevens van ExamenTester MBO 2.10 bij de voorbereiding? In de voorbereiding van een afnameperiode is het van belang dat de instelling alleen leerlingen importeert die daadwerkelijk examen gaan doen. Stappenplan bij de voorbereiding: 1. Voorkom het importeren van overbodige leerlingen in TestManager. Het advies is eerst overbodige leerlingen uit het import bestand te verwijderen, voordat het leerlingenbestand geïmporteerd wordt. 2. Zorg dat als er toch overbodige leerlingen in TestManager zitten, deze leerlingen worden verwijderd in TestManager. 3. Belangrijk is dat u binnen uw instelling (en dus binnen de infrastructuur van de instelling) ExamenTester MBO met de maximale belasting op de proef heeft gesteld om problemen bij het gebruik van ExamenTester MBO tijdens een afnameperiode te voorkomen. Zie voor meer informatie hoofdstuk 2 Informatie over de grenzen van ExamenTester MBO Verwijder overbodige afnameplanningen, zoals afnameplanningen die niet relevant zijn voor de examens. Dit kunnen ook afnameplanningen zijn van een voorbeeld-, PODS en/of FT toets die niet meer relevant zijn. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 15/18

16 5.3 Hoe om te gaan met gegevens van ExamenTester MBO 2.10 tijdens de afnameperiode? Stappenplan tijdens een afnameperiode: 1. Het verwijderen van de afnameplanning met examenresultaten is pas aan de orde als: o o alle afnamen van de afnameplanning met de status afgerond met dataretour naar Cito zijn verstuurd, en de afsluitende rapportage ontvangen en verwerkt is binnen uw instelling. Let op: Zodra examens hebben plaats gevonden, kunt u een afnameplanning met de functie dataretour naar Cito sturen. Het advies is dagelijks dataretour uit te voeren van afnameplanningen die nieuwe resultaten bevatten. Als u de afnameplanning verwijdert en er geen dataretour heeft verstuurd, ontvangt u hiervan geen leerlingrapportage omdat de gegevens definitief verwijderd zijn. Verwijder een afnameplanning met examenresultaten daarom alleen als u zeker weet dat de rapportages zijn ontvangen en verwerkt zijn binnen uw instelling. 2. De afnameplanningen die niet meer in het actieve scherm zichtbaar hoeven te zijn, kunnen met de optie Archiveren verplaatst worden naar een archiefmap in TestManager. Let op: Met de optie Archiveren in TestManager worden de afnameplanningen niet fysiek als bestand verwijderd op de LocalServer, maar verplaatst naar de optie archief in TestManager zelf. 3. Verwijder eventueel overbodige afnameplanningen. Bijvoorbeeld een afnameplanning die niet gebruikt wordt of verkeerd is ingepland. Opmerking: De leerlingen die in het afnameplan voorkomen, blijven wel bewaard in TestManager onder optie Leerlingen. 4. Zorg ervoor dat u het maximaal aantal leerlingen, dat u bepaald heeft bij de voorbereiding, niet overschrijdt. U kunt controleren of overbodige leerlingen verwijderd kunnen worden. Bijvoorbeeld leerlingen die in de huidige afnameperiode geen examen hoeven te doen. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 16/18

17 5.4 Hoe om te gaan met gegevens van ExamenTester MBO 2.10 na een afnameperiode? Opschonen van gegevens dient vanuit ExamenTester MBO te worden uitgevoerd. Bij het verwijderen van de LocalServer ExamenTester MBO wordt de datamap (met alle gegevens) niet verwijderd. De systeeminstellingen en de data blijven na het verwijderen van de software ook bewaard. Als u handmatig de datamap van de LocalServer verwijdert en daarna hetzelfde portal account van ExamenTester MBO opnieuw installeert, zullen de gegevens van uw instelling (per portal account) door synchronisatie met de Global Server bij Cito gewoon weer beschikbaar zijn in ExamenTester MBO. Met het de-installeren van de software en het handmatig verwijderen van de datamap worden de gegevens dus niet opgeschoond. In deze paragraaf staat beschreven hoe u gegevens wel kunt opschonen. Pas na ontvangst en controle van de rapportages met de resultaten van de kandidaten adviseren wij u de volgende stappen te doorlopen, voor het opschonen van gegevens en data in ExamenTester MBO. Stappenplan na een afnameperiode: 1. De-installatie packages Als alle resultaten van de ontvangen rapportage compleet zijn, dient u de examenpackages te de-installeren in TestManager. U kunt het betreffende package pas uit TestManager verwijderen als aan onderstaande voorwaarden is voldaan: de leerlingen die de examenafname nog niet hebben afgerond, doen dit alsnog; de leerlingen die de examenafname nog niet hebben afgerond, worden handmatig uit de betreffende afnameplanning verwijderd. Tip: Met de SHIFT- of CTRL-toets kunt u verschillende packages tegelijkertijd uit de lijst selecteren. Zie voor meer informatie de Gebruikershandleiding toetsleider ExamenTester MBO 2.10, paragraaf Packages verwijderen. 2. Packages verwijderen Als alle resultaten van de ontvangen rapportage compleet zijn, dient u ook de examen packages fysiek te verwijderen die u eerder gedownload heeft voor de betreffende examenperiode. Dit zijn zogenoemde.pkg bestanden, bijvoorbeeld: {4BA019A6-11FD FA E036290}.pkg De meeste recente examen packages stelt Cito altijd digitaal ter beschikking. 3. Maken van een back-up Pas na het verwijderen van de packages adviseren wij u een back-up te maken van de datamap van de LocalServer. Bewaar een kopie van de datamap en alle onderliggende mappen op een veilige plaats, bijvoorbeeld op een dvd-rom in een datakluis of op een veilige plek in het netwerk van de instelling. De back-up is alleen bedoeld om terug te kunnen vallen in noodsituaties. Na het maken van een back-up, kunt u doorgaan met de volgende stappen te doorlopen voor het opschonen van gegevens in TestManager. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 17/18

18 4. Afnameplanningen opschonen Als alle resultaten van de ontvangen rapportage compleet zijn, dient u de afnameplanningen te verwijderen in TestManager. Hiermee verwijdert u alle antwoorden (ofwel resultaten) van de leerlingen die gekoppeld zijn aan deze afnameplanning, inclusief de toegekende scores in TestManager. Een afnameplanning mag niet worden verwijderd als er leerlingen zijn met de status 'afgebroken' of bezig. Tip: Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende afnameplanningen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Zie voor meer informatie de Gebruikershandleiding toetsleider ExamenTester MBO 2.10, paragraaf 5.7 Afnameplanningen verwijderen. 5. Leerlingen opschonen Als alle resultaten van de ontvangen rapportage compleet zijn, kunt u ervoor kiezen om: bestaande leerlingen die in een volgende periode examen moeten doen te laten staan, overbodige leerlingen te verwijderen en nieuwe leerlingen opnieuw te importeren, of alle bestaande leerlingen te verwijderen en alle leerlingen opnieuw te importeren. Let hierbij op dat leerlingen die geen examen meer hoeven te doen in een volgende periode verwijderd kunnen worden in TestManager. Een leerling kan in TestManager alléén verwijderd worden als deze niet is ingepland voor een examenafname. Als een leerling niet verwijderd kan worden, verwijdert u de leerling dan eerst uit de afnameplanning voor het betreffende examen. Tip: Met de SHIFT- of CTRL-toets is het mogelijk verschillende leerlingen tegelijkertijd uit de lijst te selecteren. Zie voor meer informatie de Gebruikershandleiding toetsleider ExamenTester MBO 2.10, paragraaf Leerlingen verwijderen. 6. Groepen en categorieën opschonen Voor de groepen en categorieën geldt hetzelfde als voor het opschonen van leerlingen. Categorieen kunnen niet geïmporteerd worden. Groepen kunnen natuurlijk ook geïmporteerd worden bij de import van leerlingen. Wilt u bijvoorbeeld groepen behouden dan kan dat, maar deze kunnen ook verwijderd worden en opnieuw geïmporteerd worden. Zie voor meer informatie de Gebruikershandleiding toetsleider ExamenTester MBO 2.10, paragraaf Groepen verwijderen en paragraaf Categorieën verwijderen. Uiteindelijk kunt u deze opschoning zien als een voorbereiding voor een nieuwe afnameperiode, zie hiervoor ook het stappenplan bij de voorbereiding zoals eerder beschreven in dit hoofdstuk. februari 2013 Servicedocument ExamenTester MBO 2.10 Versie 3 18/18