Aan de slag met je jaarverslag. Whitepaper

Transcriptie

1 Aan de slag met je jaarverslag Whitepaper

2 Index Aan de slag met je jaarverslag 3 Vorm 6 Online of offline 7 Video 9 Welke vorm past bij jou? 11 Inhoud 12 Doelgroeponderzoek 12 Maak het persoonlijk 13 Blik op vooruit 16 Wat is de juiste inhoud? 17 En nu: aan de slag! 18 2

3 Aan de slag met je jaarverslag Hoe maak van je jaarverslag je meest onderscheidende communi catie -uiting? Met de 7 tips in deze whitepaper lukt het zeker! Voordat je start met de productie van het jaarverslag, is het goed om jezelf eerst deze 4 vragen te stellen. Zodat je daarna volle kracht vooruit kunt. Tip 1: Stel deze 4 vragen voor je begint aan het jaarverslag 1. Voor wie is het jaarverslag? Een open deur, maar toch belangrijk om bij stil te staan: wie is de primaire doelgroep van het jaarverslag? Maak je het jaarverslag voor de Raad van Commissarissen of aandeelhouders? Of voor je klanten en medewerkers? Voor de ene doelgroep moet je volledig zijn, voor de ander juist toegankelijk en beknopt. Meerdere belangrijke doelgroepen? Overweeg om 2 versies te maken. 3

4 Aan de slag met je jaarverslag (vervolg) 2. Wat is je budget? In de eerste fase van het project is het leuk om alle opties open te houden: ga je voor online, offline of een combinatie van beide? Besteed je het jaarverslag uit of realiseer je het in huis? Begin wel met een helder beeld van het budget, zodat je weet waaruit je kunt kiezen. 3. Wie werken er mee aan het jaarverslag? Wie zijn er allemaal betrokken bij de inhoud van het jaarverslag? Wie kan input aanleveren en wie keurt de inhoud goed? Zorg ervoor dat je jouw stakeholders op een rijtje hebt. En betrek degene die de tekst goedkeurt op tijd in het proces. Zo voorkom je stress aan het einde van het project. 4

5 Aan de slag met je jaarverslag (vervolg) 4. Wat moet blijven hangen? Als je straks 10 mensen vraagt wat ze van jouw jaarverslag hebben onthouden, wat wil je dat ze dan zeggen? Welke waarden, belangrijke wapenfeiten of emoties moeten blijven hangen? Zodra je deze kernwaarden hebt gedefinieerd, kun je ze vertalen naar woord en beeld: vorm en inhoud. 5

6 Vorm Stop nu eens met het herhalen van het trucje van de afgelopen jaren en denk out of the box! Het jaarverslag hoeft namelijk geen saai rapport te zijn. Tip 2: Denk out of the box : gebruik een verrassende vorm voor je jaarverslag Je kunt je jaarverslag publiceren op wc-papier zoals het Zwitserse mediabedrijf Ringier in 2011 deed, maar dat is wellicht wat vergezocht. Toch zet het je wel aan het denken. Waarom niet iets anders dan een saai rapport dat begint met een voorwoord, en eindigt met de cijfertjes? Je kunt overwegen om de verplichte cijfers en verantwoording apart uit te geven. Zodat je écht iets anders kunt doen met je publieke versie: 6

7 Vorm (vervolg) Vat het jaar samen in een infographic, zoals New York Public Library doet. Publiceer je jaarverslag bijvoorbeeld als video, zoals het goede doel Live Build deed over Lees meer over videojaarverslagen bij tip 4. Of maak er een (online) magazine van, zoals het voorbeeld van Raedelijn. Online of offline De eeuwenoude vraag van organisaties: maken we ons jaarverslag online of offline? Geen eenvoudige keuze! Tip 3: Kies de juiste vorm voor je jaarverslag: online, offline of een combinatie Online voor het brede publiek Online heeft een aantal voordelen: je kunt de informatie beter toespitsen op verschillende doelgroepen en interactiviteit toevoegen. Bovendien 7

8 Vorm (vervolg) is de informatie voor iedereen toegankelijk en het bereik is makkelijker te meten. Ook kun je de digitale techniek het jaar erna hergebruiken. Lees meer over online jaarverslagen in ons whitepaper Een online jaarverslag maken. Download whitepaper online jaarverslag Offline voor selecte doelgroep Offline kan juist goed werken als je een selecte doelgroep hebt met een heel specifieke informatiebehoefte. Moet jouw organisatie verantwoording afleggen aan een investeerder, aandeelhouder, RvC, subsidieverstrekker of keurmerk? Maak dan voor die partij bijvoorbeeld een aparte rapportage op papier (of PDF). Voor het bredere publiek is online dan juist heel geschikt. 8

9 Vorm (vervolg) Video Laat met een video de highlights van het jaarverslag in een paar minuten zien. Licht dat ene fantastische project uit dat met geen pen te beschrijven is. Of geef je bedrijf een gezicht door belangrijke mensen aan het woord te laten. Tip 4: Pimp je jaarverslag, maak een video! Jaarverslag samenvatten in een video Als inleiding op je jaarverslag kun je ervoor kiezen de highlights op een originele en toegankelijke manier in een video te presenteren. Mensen zien snel wat je jaarprestaties zijn en kunnen dan beslissen of ze meer willen lezen of niet. Een mooi voorbeeld hiervan is de video van het AZ Sint Lucas ziekenhuis. Uit onze eigen praktijk laten we graag dit voorbeeld van de Raad van State zien. 9

10 Vorm (vervolg) Geef je bedrijf een echt gezicht Soms wordt een jaarverslag ingeleid met een praatje van de directeur of andere leidinggevenden. Zo krijgt de lezer een beeld bij degenen die verantwoordelijk zijn voor de resultaten in het jaarverslag en geef je het bedrijf een echt gezicht. Als je hiervoor kiest, zorg er dan wel voor dat je de juiste toon zet. Een paar mensen in pak die een lange tijd aan het woord zijn, houden kijkers niet vast. Benadruk speciale projecten Ook kun je bepaalde onderdelen van je online jaarverslag met video benadrukken, bijvoorbeeld speciale projecten. Kies dan altijd voor projecten waarbij veel te zien is. Wil je een abstract productie - proces laten zien, dan kun je beter kiezen voor animatie. Het Wereld Natuurfonds is bij uitstek een organisatie die tot de verbeelding sprekende projecten uitvoert. 10

11 Vorm (vervolg) Welke vorm past bij jou? De vorm van je verslag hangt natuurlijk af van je doelgroep, doel en het verhaal dat je wilt overbrengen. Een ding is zeker: met een andere vorm val je in elk geval op. Zoek je advies over de juiste vorm van je jaarverslag? Sabel Communicatie helpt je te kiezen welke vorm jaarverslag bij jou past. Bel Arjen Wapenaar op of mail naar 11

12 Inhoud Natuurlijk bevat je jaarverslag een aantal verplichte onderdelen. Maar het overgrote deel bepaal je zelf. Hoe pak je dat aan? Doelgroeponderzoek Wat ga je vertellen in het jaarverslag? Of beter gezegd: wat wil jouw doelgroep lezen? Onderzoek het via interviews, enquête en klankborden. Tip 5: Onderzoek wat jouw lezer wil lezen Interviews Vraag stakeholders simpelweg wat zij graag over je organisatie willen weten. Wat interesseert hen het meest? Het verhaal achter de fusie? Hoe de medewerkers de ontslagronde hebben ervaren? Hoe het Raad van Bestuur naar het afgelopen jaar uitkijkt? Hoe het bedrijf zijn marktaandeel heeft weten te verbeteren? Achterhaal en vraag door. 12

13 inhoud (vervolg) Enquête Stel een (online) enquête op en laat je stakeholders zelf hun vragen en ideeën invullen. Of stel aan de hand van de interviews een lijst op met belangrijke onderwerpen en laat je stakeholders de lijst prioriteren. De onderwerpen met de meeste stemmen stel je centraal in het jaarverslag. Klankbord Betrek je belangrijkste stakeholders bij het redactieproces van het jaarverslag. Nodig ze uit voor de brainstorms en laat ze meebeslissen over de inhoud. Maak het persoonlijk Hoe vertel je over de onderwerpen die je doelgroep interessant vindt? Persoonlijke verhalen zijn geloofwaardiger en minder abstract dan een 13

14 Inhoud (vervolg) afstandelijk, corporate verhaal. En daardoor onthoud je ze beter. Dus: maak je jaarverslag persoonlijker! Tip 6: Maak je jaarverslag persoonlijk Storytelling is nogal een hype in het communicatievak, maar dat is niet voor niets. Verhalen vertellen werkt immers al eeuwen. Dit kun je binnen het jaarverslag op allerlei manieren doen. Geef je jaarverslag een thema Wat is het verhaal van afgelopen jaar? Of juist van het komende jaar? Een thema vormt de rode draad door je verslag en maakt het zo persoonlijk. En het is een prettige kapstok om op verschillende niveaus te verwerken in de inhoud. Kleur je thema in door bijvoorbeeld medewerkers en klanten erover aan het woord te laten. 14

15 Inhoud (vervolg) Nog wat andere ideeën: Kijk eens kritisch naar de opbouw van je jaarverslag: begin met de spannende verhalen, in plaats van droge resultaten en verantwoording. Vervang het voorwoord van de directie door een voorwoord van een uitvoerende medewerker. Of maak er een interview tussen een medewerker en de directeur van. Voorzie elk hoofdstuk van concrete voorbeelden van medewerkers. Maak gebruik van aansprekend beeld. Blik op vooruit In het jaarverslag versla je het afgelopen jaar, dat spreekt voor zich. Maar dat betekent niet dat je alleen maar hoeft te vertellen wat er in het afgelopen jaar gebeurde. 15

16 Inhoud (vervolg) Tip 7: Blik niet (alleen) terug kijk ook vooruit De gebeurtenissen en resultaten van dit jaar hebben ook gevolgen voor de plannen van volgend jaar. En daar zijn je lezers ongetwijfeld benieuwd naar. Hoe bouwt de organisatie voort op het afgelopen jaar? Welke grote projecten gaan er dit jaar van start? En welke trends en ontwikkelingen zijn voor je organisatie relevant? Wat is de juiste inhoud? Doelgroeponderzoek doen, persoonlijke verhalen vertellen en vooruitblikken: zo maak je een verslag dat raakt. Wil je advies op maat over de inhoud van jouw jaarverslag? Sabel Communicatie denkt graag met je mee. Bel Arjen Wapenaar op of mail naar 16

17 En nu: aan de slag! Genoeg gelezen, tijd voor actie: bepaal de strategie, het concept, de kernboodschap, het ontwerp en de indeling van je jaarverslag. Zie je het nog niet helemaal voor je of kom je handen tekort om je ideeën uit te voeren? Wij helpen je graag met coaching, redactie, vormgeving en productie. Sabel Communicatie verzorgt jaarlijks vele (online) jaarverslagen, bijvoorbeeld voor Raad van State en OMU. Meer weten? Neem contact op met Arjen Wapenaar, Senior communicatieadviseur

18 Sabel Communicatie Rembrandtlaan 24, 3723 BJ Bilthoven We brengen je dichter bij je klant. 18