Doel Het verzamelen, noteren en bewaren van de belangrijke gegevens van de leerlingen op een eenduidige wijze om de doorgaande lijn te bewaken.

Transcriptie

1 Ontwikkelingslijn: Planningssysteem Ontwikkelingsveld 1: Leerlingenadministratie Eigenaren: Anja van Manen en Marian Brands Doel Het verzamelen, noteren en bewaren van de belangrijke gegevens van de leerlingen op een eenduidige wijze om de doorgaande lijn te bewaken. Het is een hulpmiddel bij de begeleiding van de leerlingen en het plannen van het onderwijsproces. De informatie afkomstig van ouders, collegae, GGD-JGZ (jeugdarts en jeugdverpleegkundige), logopedist, psycholoog, medisch specialist, jeugdzorg, schoolmaatschappelijk werk, gegevens peuterspeelzaal / vorige school, Kompas-SWV, ambulant begeleider, LOVS Cito, toetsuitslagen en verdere instanties is daarbij erg belangrijk om een totaalbeeld van de leerling te krijgen. Op deze manier trachten wij de benodigde zorg goed af te stemmen op de behoeften van de leerling. Toepassingsgebied Het bijhouden, registreren en vastleggen van de gegevens van alle leerlingen in het: Individuele en digitale (ParnasSys) leerlingendossier Groepsmap Dossiermap De gegevens worden bij allerlei doeleinden gebruikt, zoals groeps- en leerlingenbesprekingen of contacten met ouders en instanties. Daarbij wordt rekening gehouden met de w et op de privacy. Algemeen Succesvol onderwijs is afhankelijk van de wijze waarop de leerkracht het onderwijs in de groep plant en organiseert. Door de ontwikkeling richting passend onderwijs krijgt de leerkracht te maken met leerlingen met gedrags- en / of leerproblemen. De leerkracht is verantwoordelijk voor het onderwijsproces van alle leerlingen, ook voor de leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften. Hierdoor neemt de noodzaak om nauwgezet te administreren en te plannen toe. Leerkrachten kunnen voor begeleiding en / of coaching terecht bij de IB-er. Succesindicatoren Wij achten als team de volgende succesindicatoren van belang met betrekking tot de groeps - en leerlingengegevens: ParnasSys, Bosos, Toetssite VLL, MATH/Rekentuin (digitaal leerling volg en administratiesysteem) In groep 1 t/m 8 worden de volgende map bijgehouden: een groepsmap Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie versie februari 2014 pagina 1 van 6

2 Er zijn schriftelijke afspraken gemaakt omtrent het gebruik van ParnasSys, groeps- en dossiermappen. De groepsmap blijft in principe in het lokaal, zodat ook invallers er gebruik van kan maken. ParnasSys ParnasSys is een digitaal leerling volgsysteem en leerling administratiesysteem. De directie maakt in het begin van het schooljaar de groepen en het leerjaar aan. Bij aanmelding van een nieuwe leerling worden de leerling-gegevens door de directie in ParnasSys gezet. De groepsleerkracht is verantwoordelijk voor het invoeren van verdere leerling-gegevens, toets-gegevens, plannen en notities. Eventuele papieren documenten die bijvoorbeeld via de Peuterspeelzaal of logopedie binnenkomen, worden gescand en digitaal aan het leerlingdossier gekoppeld. Gegevens uit Bosos en VLL toetssite worden aan het eind van het schooljaar als PDF document bij de leerling in ParnasSys gezet. De leerkracht is er verantwoordelijk voor dat de informatie in ParnasSys actueel is en blijft. Groepsmap De groepsleerkracht zorgt aan het begin van het schooljaar voor de inrichting van de groepsmap. De groepsmap blijft in principe in het lokaal in de kast, zodat invallers er direct gebruik van kunnen maken. De groepsleerkracht houdt het gehele schooljaar de groepsmap bij. De indeling van de groepsmap is uniform (zie bijlage 1). De groepsmappen worden aan het begin van het schooljaar bekeken tijdens een vergadering. Afspraken over de indeling, planning en administratie worden dan geëvalueerd Dossiermap Er wordt indien nodig een papieren dossier voor een leerling aangemaakt. Hierin kunnen zich de volgende gegeven in bevinden: inschrijfformulier van de leerling, overdrachtsformulier PSZ / dagopvang. gegevens school van herkomst en eventueel aanvullende informatie. Verslaglegging van instanties als bijvoorbeeld: logopedie, Accare, enz. Het dossier wordt in een afgesloten kast, in de IB-ruimte, bewaard. Ouders hebben recht op inzage in aanwezigheid van de IB-er en / of directie. De dossiers worden bijgehouden door de IB-er. De inhoud van het papieren dossier is digitaal aan het leerlingdossier van ParnasSys gekoppeld. Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie versie februari 2014 pagina 2 van 6

3 Afspraken omtrent het gebruik van alle mappen: Privacy De bescherming van de privacy wordt gewaarborgd door de Wet bescherming persoonsgegevens. In die wet staat dat burgers recht hebben kennis te nemen van gegevens die zijn verwerkt en ze te corrigeren. Voor onze school is geregeld dat: leerlingengegevens alleen verzameld worden met het doel de ontwikkeling van de leerlingen te kunnen volgen en adequaat te kunnen begeleiden; privacygevoelige informatie (dossiermap) bewaard wordt in een afsluitbare kast; de overige gegevens worden bewaard op een voor derden niet toegankelijke plek, bureau, plank, computer en / of kast. Inzagerecht Voor onze school is geregeld, dat: ouders inzagerecht hebben in de leerlingendossiers (de ouders maken hiervoor een afspraak met de directie en / of IB-er, het dossier wordt in het bijzijn van de directie en / of IB-er ingezien); gegevens van leerlingen worden niet aan derden overhandigd zonder schriftelijke toestemming van de ouders / verzorgers. Vernietigen van leerlingengegevens De gegevens van leerlingen worden met uitzondering van personalia vijf jaar na het verlaten van de school vernietigd. Leerlingenkaarten (digitaal) met personalia worden 40 jaar na geboortejaar vernietigd. De directie en IB-er dragen de verantwoordelijkheid voor het (laten) opschonen, afsluiten en vernietigen van leerlingengegevens. Borging procedure De procesbewaker van dit document is de IB-er van de school. Hij / zij zorgt ervoor, dat de afspraken rond de leerlingenadministratie bekend zijn en uitgevoerd worden. In het begin van het schooljaar wordt tijdens een teamvergadering de groepsmap besproken. Bij de groepsoverdracht worden de leerlingen aan de hand van de leerlingendossier kort voor de zomervakantie besproken met de nieuwe leerkracht. Van deze overdracht wordt een kort verslag gemaakt per leerling in ParnasSys door de leerkracht die de leerlingen overdraagt. Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Inhoud groepsmap Inhoud ParnasSys Inhoud dossiermap Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie versie februari 2014 pagina 3 van 6

4 Bijlage 1 Inhoud groepsmap A. Algemeen 1. Actuele plattegrond + leeg exemplaar 2. Protocol leerkrachten (nog in ontwikkeling) B. Klassenafspraken organisatorisch 1. Afspraken in klas en school 2. Afspraken pauze en schoolplein 3. Stagiaires 4. Overblijven C. Klassenafspraken onderwijskundig 1. Toetskalender 2. Directe instructiemodel D. Weekplanning 1. Weekplanningen + zorglijn Zorg* 1. Actuele groepsplannen (uitvoering) 2. Actuele handelingsplannen (uitvoering) 3. Actuele individuele leerlijn (uitvoering en evaluatie) 4. Analyse toetsen. *Plannen en individuele leerlijnen zijn opgenomen in ParnasSys. E. Overig 1. Jaarkalender 2. Korte handleiding voor ParnasSys 3. Groepsindeling bij ziekte 4. Math. Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie versie februari 2014 pagina 4 van 6

5 Bijlage 2 Parnassys 1. Leerlingenkaart 2. Notities. 3. Inschrijfformulier 4. Intakeverslag 5. Handelingsplannen 6. Toetsgegevens methode gebonden toetsen 7. Toetsgegevens niet methodegebonden toetsen 8. Zien (sociaal emotionele ontwikkeling) 9. Ontwikkelingsperspectief met Individuele leerlijn 10. Medische gegevens 11. Onderzoeksverslagen 12. Verslagen gesprekken met ouders 13. Verslagen externen 14. Absentieregistratie Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie versie februari 2014 pagina 5 van 6

6 Bijlage 3 Dossiermap 1. Overdrachtsformulier PSZ 2. Kopie van aanvraag voor onderzoek van de leerling 3. Onderzoekgegevens 4. Verslagen van ondersteunende instanties, zoals GGZ, logopediste, jeugdarts, enz. 5. Kopie van aanvraag LGF (rugzak) 6. Beschikking LGF (rugzak) 7. Extern onderzoek gegevens Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie versie februari 2014 pagina 6 van 6