Handleiding bij de overdracht van voorschoolse voorziening naar basisschool

Transcriptie

1 Protocol overdracht van voorschoolse voorziening naar basisschool Handleiding bij de overdracht van voorschoolse voorziening naar basisschool Inleiding Bij een overdracht wordt altijd uitgegaan van een warme overdracht, die bestaat uit de uitwisseling van schriftelijke informatie en waar wenselijk geacht wordt door de basisschool (in ieder geval bij zorgkinderen) op hun initiatief een mondelinge toelichting gevraagd. Een zorgkind wordt in het kader van dit protocol gedefinieerd als een kind: voor wie een individueel handelingsplan bestaat, en/of voor wie specifieke aanpak of extra hulp nodig is, en/of die een specifiek aandachtsgebied heeft. Functie van de overdracht De overdracht levert een bijdrage aan de doorgaande ontwikkelingslijn van kinderen; door een goede overdracht kan de overgang van de voorschoolse naar de vroegschoolse periode voor de peuter worden versoepeld. De overdracht is een hulpmiddel om op systematische wijze de eigen kijk van de groepsleiding op het gedrag en de ontwikkeling van een kind in beeld te brengen, te bespreken en over te dragen aan ouders en de toekomstige basisschool. De overdracht dient als hulpmiddel om collegiaal overleg tussen groepsleiding onderling en tussen groepsleiding en leerkrachten te vergemakkelijken. Het bespreken van de overdracht kan het inzicht in elkaars uitgangspunten en werkwijze vergroten. Een mondelinge overdracht is een goede aanvulling op de schriftelijke overdracht. De overdracht biedt een handvat voor een afsluitend gesprek met ouders 1. Uitgangspunten De overdracht is ontwikkeld op basis van de volgende uitgangspunten: Het belang van het kind staat voorop. Uitgangspunt zijn de ontwikkelingskansen van kinderen. Het bevorderen van de ontwikkeling van het kind staat centraal. De informatie moet doelmatig zijn, hetgeen blijkt uit het feit dat de school ook daadwerkelijk de gegevens gebruikt in het belang van een doorgaande ontwikkeling voor het kind. Ouders zijn serieuze gesprekspartners, weten welke informatie doorgegeven wordt en hun mening wordt aan de informatie toegevoegd. Betrokkenen realiseren zich dat de overdrachtsgegevens leeftijdsfasegebonden zijn en handelen overeenkomstig. De informatieoverdracht is niet in strijd met de wet bescherming persoonsgegevens. Systeem moet handzaam zijn; niet gekoppeld aan een specifiek programma en niet te veel tijd vergen. Alle voorschoolse voorzieningen gebruiken het systeem in de gemeente Breda; verplichte deelname. 1 Telkens wanneer gesproken wordt over ouders worden de wettelijke vertegenwoordiger(s) van het kind bedoeld. 1

2 Inhoud schriftelijke overdracht De overdracht bestaat standaard uit twee onderdelen en mogelijk uit vier, namelijk: 1. Uniform voorblad Kindgegevens voorschoolse periode 2. Bijlage: Instrument voorschoolse voorziening (bijv. Kindvolgsysteem. Welbevindenlijst) 3. Eventueel bijlage: Aanvulling van ouders 4. Eventueel bijlage: Voorschools onderwijskundig rapport op verzoek van de basisschool* * Na de mondelinge overdracht kan de basisschool de voorschoolse voorziening verzoeken om het voorschools onderwijskundig rapport voor het kind in te vullen. In tegenstelling tot de overige documenten in het dossier tekenen de ouders dit document voor gezien. De ouders worden in de gelegenheid gesteld om hun mening toe te voegen. Ouders kunnen indien gewenst gebruik maken van de klachtenprocedure. Instrument voorschoolse voorziening Om de ontwikkeling van de kinderen goed te kunnen volgen, zullen de voorschoolse voorzieningen gebruik maken van een registratiesysteem. Elke voorschoolse voorziening is vrij om een instrument te kiezen. Aan te bevelen is om een instrument te kiezen dat voldoet aan de normen van de inspectie, afstemming te vinden met de samenwerkende scholen en voorschoolse voorzieningen of binnen de eigen organisatie. In de schriftelijke overdracht worden de vier belangrijkste gedrags- en ontwikkelingskenmerken beschreven, te weten: Taalontwikkeling Ontluikende rekenontwikkeling Sociaal-emotionele ontwikkeling Motoriek Slechts de gegevens over die aspecten van de ontwikkeling van kinderen die relevant zijn om over te dragen naar het basisonderwijs worden geregistreerd. In het overdrachtsdossier mogen slechts gevoelige gegevens over gezinsachtergrond worden opgenomen als deze gegevens doelmatig zijn in het kader van de overdracht. Geadviseerd wordt deze gegevens goed met ouders door te spreken. Na het gesprek kan de formulering eventueel aangepast worden. Ouders kunnen indien zij dit wensen de gevoelige gegevens in de mondelinge overdracht toelichten. Indien er contacten zijn geweest met andere instanties kan dit aangegeven worden op het uniforme voorblad Kindgegevens voorschoolse periode. Inhoud mondelinge overdracht De mondelinge informatie die wordt gegeven aan ouders en/of leerkrachten is ondersteunend en aanvullend op de schriftelijk informatie. Moment van overdracht Een leerkracht / coördinator / intern begeleider van de basisschool neemt het initiatief om indien wenselijk peuters die op de basisschool komen en kleuters die afgelopen schooljaar op de basisschool zijn ingestroomd te bespreken. 2

3 Bijlagen Protocol gegevensoverdracht tussen de voorschoolse voorzieningen en basisscholen in Breda Procedure op de voorschoolse voorziening 1. Ouders ondertekenen het inschrijfformulier met daarop de tekst: ouders geven toestemming voor het vastleggen van observatie- en registratiegegevens. Deze gegevens worden intern gebruikt om de ontwikkeling van de kinderen te volgen en extern voor het overdrachtsoverleg met de toekomstige basisschool. 2. Bij het verlaten van de voorschoolse voorziening (dit kan zijn bij vertrek naar de basisschool of verhuizing) geldt dat van alle 3-jarigen tijdens het persoonlijk eindgesprek de op papier gestelde rapportage met de ouders wordt besproken. Ouders zijn in de gelegenheid om iets aan dit rapport toe te voegen en krijgen een kopie van de rapportage. Geadviseerd wordt om het persoonlijk eindgesprek tijdig plaats te laten vinden m.n. voor zorgkinderen (b.v. 3 maanden voor overdracht). De school kan zich dan beter voorbereiden op de extra begeleiding en kan dan ook nog rekening houden bij de indeling in de groep en de leerkracht. 3. Aan ouders wordt tijdens het persoonlijk eindgesprek nogmaals gevraagd of ze door middel van ondertekening van het overdrachtsdocument akkoord gaan met de overdracht daarvan door de voorschoolse voorziening aan de basisschool waar hun kind naar toe gaat. 4a. als ouders akkoord gaan met het verstrekken van de overdrachtgegevens aan de ontvangende basisschool is de werkwijze als volgt: - de voorschoolse voorziening stuurt de overdrachtsgegevens zo spoedig mogelijk na het persoonlijk eindgesprek naar de directie van de ontvangende basisschool met op de envelop de vermelding VERTROUWELIJK. - het zorgkind wordt in het mondelinge overdrachtsoverleg besproken (en voor andere kinderen op initiatief van de school). Ouders worden voor dit overleg uitgenodigd. - een kopie van de overdrachtsgegevens wordt voor de duur van 2 jaar bewaard op de voorschoolse voorziening, daarna worden de gegevens vernietigd 4b. als ouders niet akkoord gaan met het verstrekken van de overdrachtsgegevens aan de ontvangende basisschool is de werkwijze als volgt: - de voorschoolse voorziening zal zich inspannen om ouders alsnog te overtuigen van het belang van gegevensoverdracht voor hun kind, zeker bij zorgkinderen. Indien gewenst zal de voorschoolse voorziening een gesprek arrangeren waarbij ook ouders en school aanwezig zijn. - een kopie van de overdrachtsgegevens wordt voor de duur van 2 jaar bewaard op de voorschoolse voorziening, daarna worden de gegevens vernietigd - de voorschoolse voorziening stelt de ontvangende basisschool, voordat het kind naar de basisschool gaat, op de hoogte dat er geen overdrachtsgegevens worden verstrekt. - indien de school als nog informatie wil inwinnen bij de voorschoolse voorziening dan moeten de ouder(s) daar schriftelijke toestemming voor geven. 3

4 5. Een medewerker van de basisschool maakt voor zorgkinderen en indien wenselijk ook voor andere kinderen op basis van het reeds met toestemming overgedragen dossier een afspraak met de betreffende voorschoolse voorziening om de peuter die de basisschool gaat bezoeken te bespreken. 6. De archivering van de gegevens zal conform de wet Bescherming Persoonsgegevens geschieden. 4

5 Procedure op de ontvangende school 1. De basisschool vermeldt de overdrachtsprocedure in haar schoolgids en informeert ouders tijdens het intakegesprek hierover. 2. Heeft de basisschool (na akkoord van ouders) de overdrachtsgegevens van de voorschoolse voorziening ontvangen, dan zorgt de directie van de ontvangende school voor interne verspreiding van de informatie richting leerkracht groep 1-2, intern begeleider en zorgt voor opname van het verslag in het leerlingendossier. De basisschool stuurt het meegestuurde bevestigingsbericht aan de voorschoolse voorziening indien het overdrachtsdossier is ontvangen. Indien de school geen overdrachtsdossier heeft ontvangen, vraagt de school aan de ouder(s) of hun kind een voorschoolse voorziening heeft bezocht en of de school het overdrachtsdossier alsnog mag ontvangen. 3. De basisschool organiseert bij de overdracht van zorgkinderen een mondelinge overdracht met de voorschoolse voorziening en de ouders. Zorgkinderen worden opgenomen in de interne zorgstructuur. 4. Indien de basisschool een mondelinge overdracht ook wenselijk acht voor andere leerlingen kunnen ouders en de voorschoolse voorziening uitgenodigd worden voor een gezamenlijk overleg. 5. Indien de school als nog informatie wil inwinnen bij de voorschoolse voorziening, dan moeten de ouder(s) daar schriftelijke toestemming voor geven. 6. De archivering van de gegevens zal conform de wet Bescherming Persoonsgegevens geschieden. 5