Infosessie Groepsaankopen

Transcriptie

1 Infosessie Groepsaankopen 5 september /09/2014 ICT-Diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen

2 Objectieven van deze infosessie Introductie tot de dienst Groepsaankopen binnen de raamovereenkomst Exploitatiegebonden ICTdiensten: Meerwaarden Beschrijving van de Dienst? Welke producten, wie kan deelnemen, hoe deelnemen en opvolgen Concrete invulling Vragen en antwoorden 2

3 Meerwaarden Betere prijzen door volumekortingen Eenvoudig in te stappen en op te volgen Administratieve lastenverlaging door standaardisatie 3 04/06/2013 ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen

4 Wat zijn groepsaankopen? Wat zijn Groepsaankopen? Het gecentraliseerd aankopen van ICT-productenin grote volumes -> betere eenheidsprijs. Voornaamste doelstellingen? Samen sterker. Het realiseren van volumekortingen, gebaseerd op de bundeling van de vragen m.b.t. ICT-gebruikersinfrastructuur binnen een brede Vlaamse overheid en de lokale besturen. Schaalvoordelen en administratieve lastenverlaging. 4

5 Groepsaankopen binnen raamcontract Exploitatiegebonden ICT-diensten HB-plus organiseert jaarlijkseen groepsaankoop met een mogelijkheid van tussentijdse bijbestellingen. Een eerste aankoop wordt georganiseerd vóór 31 januari Vanaf die startdatum worden de Groepsaankopen jaarlijks doorgevoerd op basis van nieuwe of aangepaste noden. De groepsaankopen worden uitgevoerd in een aantal fasen: Klantenbevraging Marktbevraging Toewijzing aan leverancier Deelbestelling = het bevestigd volume per klant binnen de groepsaankoop Bijbestelling = aankoop via productcatalogus Werkaanvragen voor deelbestellingen 5

6 Welke producten worden aangeboden via groepsaankopen? Alle standaardiseerbare producten die gekoppeld zijn aan de end-to-end Dienstverlening zoals gedefinieerd in de Service Cataloog HB-plus. Voorbeelden: pc s, tablets, smartphones, printers,. Elk standaard product, waarvoor een volumekorting te realiseren is, komt in aanmerking. Meeste kans op een succesvolle markcompetitie indien: het opgegeven indicatieve volume groot is het aantal alternatieve aanbieders voldoende is HB-plus is verantwoordelijk voor de organisatie van groepsaankopen (= dienst binnen raamovereenkomst ExploitatiegebondenICT-diensten). 6

7 Wie kan deelnemen? Elke entiteit binnen de Vlaamse overheid, lokale besturen en provincies kan deelnemen aan de groepsaankopen. Zie informatie op de website van Bestuurszaken 7

8 Eenvoudig in te stappen Duid per entiteit een of meerdere geautoriseerde gebruikers aan via: Het Groepsaankoop Forum: Generieke mailbox : [email protected] 8

9 Eenvoudig op te volgen Via het Groepsaankoop Forum = een website, centraal platform waar de Klant: Wordt geïnformeerdover de georganiseerde Groepsaankopen (via de site zelf én via geautomatiseerde mails) Zich in de verschillende Groepsaankopen kan inschrijven met een indicatief volume Wordt geïnformeerd over de statussen van de verschillende Groepsaankopen Na de productselectie en het vastleggen van een eenheidsprijs, zijn inschrijving met een vastgelegd volume kan bevestigen Vragen, bemerkingen en suggesties naar de beheerder kan richten Aan alle inschrijvingen en bevestigingen zijn ook geautomatiseerde mails gelinkt 9

10 Op basis van indicatieve volumes Proces groepsaankopen Gealigneerd met service portfolio (end-to-end) Aanbod Noden Analyse Marktbevraging Bevestiging en bestelling Uitvoering Technologie en / of distributie Acties HB-plus HB-plus definieert de standaard producten Samenstelling van de productcategorieën van de Groepsaankopen Publicatie van het aanbod op de website (Groepsaankoop Forum) Acties klant Inschrijven op het aanbod via de website (Groepsaankoop Forum) met vermelding van de gewenste indicatieve volumes Definitie van de benodigde marktbevragingen Voorbereiding van de marktbevragingen Uitvoeren van de marktbevragingen Evaluatie en selectie van de producten Afgestemd op klantenbehoeften en technologische evolutie Bevestigen van de effectieve volumes op basis van de onderhandelde eenheidsprijzen Bevestiging of men gebruik wenst te maken van optionele HB-plus exploitatiediensten Financiële goedkeuring van de door HB-plus aangeboden offerte Uitvoeren van de deelbestellingen (bevestigde volumes) via werkaanvragen Uitvoeren van bijbestellingen via Productcatalogus Maximaal merkloos (functionele vereisten) Selectie o.b.v. functionele, technische (incl. duurzaamheid), SLA, beschikbaarheid spares en contractuele criteria Eenheidsprijzen deel-en bijbestellingen zullen verschillen 10

11 Gehanteerde evaluatie-en selectiecriteria bij Groepsaankopen Uitsluitingscriteria Selectiecriteria Conformiteit aan HB-plus Diensten (SLA) Conformiteit aan contractuele afspraken (back-to-back aan BC) Conformiteit aan de HB-plus bestelprocedures Technische vereisten Duurzaamheid Prijs 11

12 Concrete invulling welke producten Productcatalogus versie Basiscontract 2015 vs Groepsaankopen Desktop PC Laptop PC Premium+ Premium Premium+ Premium Standaard Travel Functionele benaming Requirements Enterprise grade, Tower, 16GB RAM, SSD 256 GB + 1TB Disk, discrete graphics, ISV certificatie Enterprise grade, SFF, 8GB RAM, 1 TB Disk Enterprise grade, 4 fysieke cores, 15 full HD ontspiegeld, 1 TB hybride Disk, 16 GB RAM, discrete graphics, WWAN module (geen USB), 4 u batt, 3 kg, ISV certificatie Enterprise grade, 4 fysieke cores, ULV CPU,15 full HD ontspiegeld, 500 GB Disk, 8 GB RAM, discrete graphics, WWAN module (geen USB), 4 u batt, 2 kg, Enterprise grade, 2 fysieke cores, 15 full HD ontspiegeld, 500 GB Disk, 8 GB RAM, 4u batt, 2,5 kg, max 999 euro Enterprise grade, 2 fysieke cores, ULV CPU,15 full HD ontspiegeld, SSD 256 GB Disk, HDD met HW encryptie, 8 GB RAM, WWAN module (geen USB), 5 u batt, 1,7 kg Groepsaankoop 1 Tablet Tablet PC Hybrid Tbd(11,6", i5, 8GB RAM) Tablet (PC) Tbd(10,1", DualCore Atlom) Groepsaankoop 2 Tablet (ios) Tbd(9,7", 64 bit A7, 64 GB) Groepsaankoop 9 (Distri) Tablet (Android) 4 cores, 10,1", 1280x800, 550g, 6500 mah, 16 GB, 4G Groepsaankoop 7 Smartphone Android LO end = max 200 euro, HI-end Groepsaankoop 8 Printers (color + NW only) Middelgroot, <5.000 / mnd ios LO-end, HI-end Groepsaankoop 9 (Distri) Groot, < / mnd Multifunctional Klein, < 800 / mnd 34,6 kg, duplex, 32 ppm, 1200 x 1200 dpi tbd 8 kg, 7-10 ppm(laserreq), 4800 dpi scan, 600 x 1200 dpi MFP Middelgroot < / mnd, A3 45 ppm, Opties: SCAN/Duplex, Finisher, Fax Middelgroot < / mnd, A4 30 ppm, Opties: SCAN/Duplex, Finisher, Fax Monitors Standaard Tbd(22 ) Premium Tbd(24 ) Touch enabled Tbd(23 ) Touch enabled Tbd(27 ) Groepsaankoop 3 Groepsaankoop 6 Groepsaankoop 4 Groepsaankoop 5 Uitgangspunt van de eerste Groepsaankopen zijn 21 producten die gecategoriseerd worden en in 9 verschillende marktbevragingen zullen worden verwerkt. 12

13 Concrete invulling demo Groepsaankoop Forum 13

14 Planning Mijlpaal HB-plus Acties klant 01/09/ /09/2014 Beschikbaarheid van het Groepsaankoop Forum en generieke mailbox Toelichting van processen en procedures tijdens de infosessie 01/10/2014 Afsluiten van de inschrijvingen in de Groepsaankopen November 2014 December, januari Vanaf 01/02/2015 Marktbevragingen, evaluaties en selecties Organisatie van de distributieketen (stock, incidentafhandeling, bestelling, facturatie, transport, ) Offerte opstellen Uitvoering deelbestellingen en bijbestelingen Opgave van geautoriseerde gebruikers via [email protected] Inschrijven in de Groepsaankopen (Groepsaankoop Forum) Bevestiging van de afnamevolumes (Groepsaankoop Forum) Werkaanvraag Offerte Effectieve bestelling 14

15 Waarom toetreden? Betere prijzen wegens volumekortingen (schaalvoordelen) Eenvoudig in te stappen en op te volgen Administratieve lastenverlaging Gecentraliseerde groepsaankoop voor Vlaamse overheid en lokale besturen -> standaardisatie Eenheidsprijs bijbestellingenzal afwijken van eenheidsprijs groepsaankoop 15

16 Vragen en antwoorden 16

17 Backup Meer info via deze folder en op de site : 17