Notulen bestuursvergadering van de oude Scheepswerf van 8 augustus 2012

Transcriptie

1 Notulen bestuursvergadering van de oude Scheepswerf van 8 augustus 2012 Aanwezig : R. Hoen (voorz.) : A. Verschuren (vice voorz. + voorz. techn. comm.) : R. van Deventer (bestuurslid) : J. van Deventer (lid, secretaris, notulist) Afwezig met kennisgeving : K. Rosdorff (VvE-Beheer) : V. Zuiderwijk (technische man) : H. Theil (De Groep) 1 Opening/welkom/mededelingen/vaststellen agenda: Na de bouwvak vakantie gaat De Groep starten met het complete schilderwerk zoals genoemd in de offerte nummer: P Ad heeft problemen met het mail telefonisch communiceren met VvE- Beheer. Hier moet over gesproken worden om dit te verbeteren. De kleurenkopieën schilderwerk appartementencomplex liggen in de opslagruimte (keukenlade) op de eerste verdieping. 1.1 De voorzitter opent om uur de vergadering en heet allen welkom. 1.2 Er zijn geen op - of aanmerkingen ontvangen van Kevin, Vincent en Han naar aanleiding van de vergadering van 3 juli Afspraak eerst concept notulen en na goedkeuring officieel maken. 2. Goedkeuring notulen vorige vergadering (3 juli 2012): 2.1 Er zijn geen opmerkingen. 2.2 De notulen van 3 juli 2012 worden na controle van de vergadering gearresteerd. De getekende officiële exemplaar in de map. Ze worden ook op de site gezet. 3. Stand van zaken aangevraagde-, gegunde offertes/verstrekte opdrachten: 3.1 Er zijn nieuwe aangevraagde offertes: Bel Boy Lifttechniek Sky lift : liftsturing is binnen : liftsturing is binnen 1

2 Kevin: Vergelijk maken tussen de aangeleverde offertes en onderhoudscontracten 3.2 Gegunde offertes/verstrekte opdrachten: Nog uit te voeren: - De Groep herstellen dilatatievoegen diktekanten : P vanaf de hekwerkpoten vervangen lintvoegen op de galerijen: - De Groep Etagevloeren (voortgang) : in behandeling het loopt De Groep heeft een afsluitende brief verstuurd n.a.v de laatste ALV conclusie: vloeren zo houden als uitgevoerd. - De Groep komt samen met Triflex vloeren : is gebeurd de vloeren inspecteren: - De Groep heeft met Triflex vloeren een ronde gemaakt : Triflex zegt dat de vloeren er i.v.m. vlekken en beschadigingen: perfect uitzien - De Groep Saneren houtrot met lamikon : loopt nog steeds Is niet naar behoren uitgevoerd na controle zijn er opmerkingen N.a.v. deze opmerkingen is er bij De Groep een gesprek geweest afspraak is dat alle opmerkingen worden uitgevoerd zoals het hoort - SPR : rapport met verfadvies voor hekwerk ontvangen 4. Stand van zaken/onderhanden werk: 4.1 Offertes met betrekking tot hekwerk: - De Groep schilderwerk : P akkoord wordt uitgevoerd na de bouwvakvakantie - Eltag : onderhoud Mechanische ventilatie Er is een communicatiefout geweest tussen Eltag en VvE-Beheer i.v.m. huur hoogwerker. Deze heeft een volle week voor ons appartementencomplex gestaan zonder gebruikt te zijn. Na mailverkeer van Rein met Kevin zijn we er uit gekomen en moeten wij helaas gedeeltelijk de kosten dragen. De bal ligt nu bij VvE-Beheer om Eltag opdracht te geven zelf een hoogwerker met machinist te bestellen voor het plegen van het jaarlijkse onderhoud aan de Mechanische Ventilatie. Is inmiddels gedaan. Familie Flipsen houdt alles in de gaten dat de ventilatie goed en naar behoren werkt n.a.v. eigen storingsmelding. Er is inmiddels een afsluitdeksel geplaatst bij Nr.9. Werking is nog niet optimaal. - Woningtoegangsdeuren: Er is een offerte ontvangen van Bouw en Aannemingsbedrijf van der Starre voor het vervangen van de deuren met een totaal van 2180 per deur. Na bestudering vergadering is deze voorlopig nog NIET akkoord. 2

3 Ad heeft aan van der Starre een uitgebreide en gespecificeerde offerte gevraagd. Antwoord dat zullen we doen. En daarna is het stil geworden. Voorts neemt Ad contact op met VvE-Beheer om ook een offerte aan te vragen bij De Deuren Specialist. Deze zijn ontvangen per aangevraagde woning maar moeten nog worden aangepast. Er loopt ook nog een offerte aanvraag bij De Groep. Door de bouwvakantie is deze nog niet ontvangen. Ad houd de vinger aan de pols. Conclusie Hoofdstuk deuren is hiermee nog niet is afgesloten. 4.2 Nieuwsbrief: Het loopt niet goed misschien dat de bewoners ook ideeën hebben? De vraag van de voorzitter is om allen onderwerpen aan te leveren om ons scherp te houden. Nieuwe punten voor de Nieuwsbrief: Na VvE bezoek aanleveren vermelden parkeren voorzijde complex Melding geven aan de bewoners dat er geen elektrische apparaten (Pc s) in de containers gedeponeerd mogen worden. Er zijn bewoners die met lekkende vuilniszakken de lifthallen en het trappenhuis bevuilen. Vuilniszakken eerst in de achterste container (container bij buitendeur) deponeren. 5. Lift hallen vloeren: 5.1 De heer Han Theil van De Groep heeft met Triflex vloeren de halvloeren geïnspecteerd zie 3.2 De volgende op en aanmerkingen: - vlekken vloeren zijn op de 5 e en 4 e verdieping zijn het ergste - vleug/strepen: dit komt voort door verschillende lichtinvallen door ramen en deuren - vloeren: Triflex vloeren meld dat de vloeren er perfect uitzien alleen wat vuil, bezoek is uitgevoerd voor het schoonmaken! Afspraak met De Groep: - Er worden 2 proefmonsters (nieuw aan te brengen laag) op een grote plaat gemaakt die in de hal ten toon wordt gesteld met bijbehorende enquête formulieren. De eerste poging was geen succes het kleurverschil was te groot afgekeurd en retour. Er komen nieuwe monsters. Dit wordt door Ad geregeld. Han Theil van De Groep stelt een brief op hoe een en ander is gekomen en hoe dit op te lossen. 6. Voorbereiden ALV 3

4 6.1 Agenda punten: Afscheid voorzitter Bestuur herkiesbaar (onder voorbehoud) Rein regelt de sleutel voor de zaal aanvang uur Ad neemt contact op met Kevin voor de datums 17 of 24 oktober 2012 de voorkeur bestuur gaat uit naar 24 oktober VvE-Beheer contact: 7.1 Ad regelt een vervolg afspraak na de ALV met Kevin i.v.m. invulling bestuur en hoe het (nieuwe) bestuur denkt de samenwerking te verbeteren. Ook zijn er problemen met het mail en telefonisch communiceren met VvE- Beheer. 8. Bijpraten/W.v.n.t.t.k/nieuwsflits: 8.1 Er moeten nog een aantal blusdekens aan de bewoners worden uitgereikt die deze nog niet hebben mogen ontvangen na de vorige ALV. De blusdekens worden positief ontvangen. Nu maar hopen dat deze leden ook eens op een Algemene Leden Vergadering komen. Er worden onder de bestuursleden afspraken gemaakt wie tijdens de vakantieperiode werk overneemt. 9. Nagesprek: 9.1 Het is de bedoeling om tijdens de eerstvolgende ALV een nieuwe voorzitter te kiezen. Ook zal er getracht worden een vraag te stellen een extra bestuurslid te kiezen/voordragen. Het bestuur heeft er nogmaals over gesproken en het valt ons toch zwaar dat Rein ermee stopt. De resterende bestuursleden hebben vooralsnog besloten (onder voorbehoud) te blijven zitten. Nogmaals melden dat Kevin: Vergelijk zou maken tussen de aangeleverde offertes en onderhoudscontracten liftbesturing 9.2 Vergaderplaats: De gastvrouw heeft vanavond haar best gedaan met een heerlijk kopje koffie en overheerlijke koeken. De inwendige maag van het bestuur kwam vanavond ook weer niets te kort. Gevulde schaaltjes met kaas, worst, nootjes, tomaatjes en een koele drank de tijd vloog voorbij. 10. Sluiting: 4

5 Onder dankzegging voor ieders bijdrage sluit de voorzitter de vergadering en wordt de volgende vergaderdata (voorlopig) vastgesteld: - Woensdag 9 oktober Aanvang uur - Plaats Atlanta uur Welterusten. De voorzitter R. Hoen De actiepuntenlijst: A Openstaande reparaties en onderhoud door VvE-beheer en Zuiderwijk B Actiepunten bestuur e.a. Wie - verspreiden ledenlijst aan bestuur per mutatie Rein - kopij nieuwsbrief doorlopend Allen - stand van zaken onderhoudscontracten Zuiderwijk/Kevin - maandag boiler aanzetten Remco - dinsdag vuilcontainers buiten zetten Remco - woensdag papierbak buitenzetten Remco - donderdag vuilcontainers buiten en boiler aanzetten Rein - zondag vuilcontainers buiten zetten Jaap - Huishoudelijk Reglement kritisch blijven bekijken Allen - Liftbesturing Kevin/VvE-Beheer C Volgorde volgende vergaderplaats: - Remco - Ad - Rein - Jaap 5