Praktijkgids Algemeen

Transcriptie

1 Aan de slag met werkdruk, agressie en ziekteverzuim Praktijkgids Algemeen Inhoud 1. Inleiding Arbeidsomstandigheden in de branche Welzijn en... 3 Maatschappelijke dienstverlening 3. Beleidscyclus met de vijf W s Quickscan Praktijkregels met actieplan... 8 Bijlage 1: Toelichting AVR-beleid Bijlage 2: Intentieverklaring Bijlage 3: De W van Werken - extra informatie Bijlage 4: De W van Waken - extra informatie Colofon Pagina 1 van 26

2 1. Inleiding Minder werkdruk, minder agressie en minder verzuim: het zijn enkele belangrijke aandachtspunten binnen de branche Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening. Deze onderwerpen staan niet op zichzelf: ze beïnvloeden elkaar en hebben met elkaar te maken. Om werkdruk, agressie en verzuim aan te pakken, zijn praktijkgidsen ontwikkeld. Hiermee kunt u in uw instelling direct aan de slag. Voor werkdruk en werkstress zijn er acht praktijkregels geformuleerd, voor agressie en onveiligheid zeven en voor verzuim en re-integratie vijf. De praktijkregels worden behandeld in de praktijkgidsen. Leeswijzer In deze algemene praktijkgids vindt u allereerst achtergrondinformatie over deze drie thema s, met feiten en cijfers (hoofdstuk 2). Vervolgens komt in hoofdstuk 3 de beleidscyclus aan de orde, die opgebouwd is rond de 5 W s: willen, weten, wegen, werken en waken. Tot slot vindt u in hoofdstuk 4 de quickscan Praktijkregels met actieplan. Met behulp van deze quickscan krijgt u snel een beeld van de knelpunten in uw instelling rond de thema s werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en re-integratie. Doelgroep Bij het terugdringen van werkdruk, agressie en verzuim is het belangrijk dat iemand binnen uw instelling het voortouw neemt. Bij grote instellingen is de P&O-functionaris daarvoor de aangewezen persoon. In kleinere instellingen zonder P&O-functionaris zijn de gidsen bedoeld voor de directeur. Pagina 2 van 26

3 2. Arbeidsomstandigheden in de branche Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening Waarom hebben welzijnsmedewerkers een hoger ziekteverzuim? Dat heeft in elk geval voor een deel te maken met werkdruk en werkstress. Uit onderzoek blijkt dat een kwart van het werkgerelateerde verzuim voortkomt uit te hoge werkdruk, onenigheid, reorganisaties et cetera. Medewerkers in de branche Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening hebben vaker last van een hoge emotionele belasting, minder plezier in het werk, een grotere herstelbehoefte en meer last van piekeren. Van de medewerkers in de branche Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening ervaart 46% het werk als geestelijk zwaar. Dat percentage ligt veel hoger dan het landelijk gemiddelde, dat 26% bedraagt (cijfers van 2001). Agressie: elke medewerker loopt risico Medewerkers in de branche Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening lopen een grote kans met agressie te maken te krijgen. Het aantal geregistreerde incidenten verschilt per werksoort, maar ligt gemiddeld tussen de 0,5 en 1,6 per medewerker per jaar 1. Dat betekent dat vrijwel elke fulltime medewerker in de loop van een jaar met agressie wordt geconfronteerd. Bovendien worden lang niet alle incidenten gemeld. Het feitelijke aantal ligt waarschijnlijk nog veel hoger. Ziekteverzuim en WAO/ WIA-instroom Het ziekteverzuim in de branche Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening ligt hoger dan het landelijk gemiddelde. De instroom in de WAO lag niet alleen boven het Nederlands gemiddelde; het lag zelfs boven het gemiddelde in de Zorgsector. Er zijn nog geen cijfers bekend van de instroom in de WIA. Meer cijfers: De VerzuimSpiegel De VerzuimSpiegel is in ontwikkeld. Deze levert overzichtelijke, betrouwbare en gedetailleerde informatie over het verzuim in uw organisatie en het verzuim binnen de branche. Deze informatie wordt verkregen door de verzuimcijfers van deelnemende organisaties aan de VerzuimSpiegel samen te voegen. Met de verzuimcijfers kunt u in één oogopslag zien hoe uw organisatie scoort ten opzichte van uw collega-organisaties en het landelijk gemiddelde. Meer informatie kunt u vinden op 1 Frequenties van verschillende vormen van verbaal geweld in de afgelopen 12 maanden. Overgenomen uit: Geweld tegen werknemers in de (semi-) openbare ruimte, Bureau Driessen, Utrecht 2001, blz. 75. Cijfers van Welzijn / Jeugdhulpverlening, overgenomen uit: Agressie in de sector welzijn, Vertige Training en advies, juli 2002, blz. 13. Pagina 3 van 26

4 3. Beleidscyclus met de vijf W s Het scheppen en in stand houden van een plezierige werkomgeving gaat niet vanzelf. Werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie vragen veel zorg en aandacht. Een instelling moet de aandacht voor de bovengenoemde drie thema s op een systematische manier binnen de instelling verankeren. Bijvoorbeeld door de vijf stappen van de beleidscyclus te doorlopen: Willen. Weten. Wegen. Werken. Waken. Stap 1: Willen - draagvlak Beleid werkt alleen als er draagvlak is binnen de instelling: bij de directie en de medewerkers. Draagvlak bij directie of raad van bestuur Het meest praktisch is dat de initiatiefnemer binnen de instelling eerst informeel werkt aan het creëren van draagvlak om vervolgens te komen tot een intentieverklaring. In bijlage 2 is een voorbeeld van zo n intentieverklaring opgenomen. Het is aan te raden deze verklaring af te stemmen met OR of PVT (personeelsvertegenwoordiging). Draagvlak bij medewerkers Medewerkers - en hun vertegenwoordigers in OR of PVT - moeten zich realiseren dat de drie thema s werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en re-integratie risicofactoren op het werk vormen, waarop de instelling en de medewerkers zich kunnen voorbereiden. Instelling en medewerkers hebben de uitdaging de frequentie en de ernst van agressieincidenten, de mate van ziekteverzuim en werkdruk op systematische wijze terug te brengen. Stap 1: Willen Vraag aan uw directie toestemming om binnen uw instelling de stand van zaken te inventariseren op het gebied van werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie. Geef daarbij aan dat deze inventarisatie in elk geval het volgende oplevert: 1. Een overzicht van de kosten van verzuim op jaarbasis. 2. Aspecten van praktijkregels waaraan uw instelling niet of gedeeltelijk voldoet. 3. De punten waarop uw instelling (behoorlijk) afwijkt van collegainstellingen. 4. Aanbevelingen welke zaken eerst op te pakken. Pagina 4 van 26

5 In een kleine instelling kunt u een coördinator aanstellen, in een grote instelling kunt u het beste een projectgroep opzetten met: 1. Een P&O-er die het hele project trekt. 2. Een lid van de OR/PVT. 3. Een leidinggevende. 4. Een directielid. Stap 2: Weten De tweede stap is het invullen van de Quickscan Praktijkregels die in deze praktijkgids is opgenomen. Met deze scan toetst u of uw instelling aan de praktijkregels rond de drie thema s werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en re-integratie voldoet. Met behulp van de scan kunt u zelf de situatie in uw instelling in kaart brengen. De uitkomsten laten u zien waar de knelpunten zitten. Stap 3: Wegen actieplan opstellen Als de knelpunten in kaart zijn gebracht, is het zaak ze weg te nemen of op te lossen. Zeker als u voor het eerst een inventarisatie maakt, kunt u een groot aantal knelpunten verwachten. U kunt niet aan al deze knelpunten tegelijk gaan werken. Daarvoor ontbreken de middelen, het geld en de tijd. Het is dan verstandig een actieplan te maken waarin u aangeeft hoe u de knelpunten over een periode van enige jaren gaat aanpakken. Prioriteiten stellen is daarbij belangrijk. In de Quickscan Praktijkregels kunt u in de derde kolom het actieplan invullen. Hierin geeft u aan of u dit jaar of komend jaar met de betreffende praktijkregel aan de slag gaat. Als uit de Quickscan Praktijkregels blijkt dat het algemene AVR-beleid nog niet op orde is, dan is het verstandig eerst dit onderwerp aan te pakken. Zie voor extra informatie bijlage 1 over de toelichting op de algemene vragen uit de Quickscan Praktijkregels. Prioriteiten toekennen Bij het toekennen van prioriteiten is een aantal overwegingen van belang: 1. Wat is het risico als een knelpunt blijft voortbestaan? Het risico is afhankelijk van de kans dat er iets gebeurt en de ernst van de gevolgen. 2. Welk belang hechten medewerkers en OR of PVT aan het oplossen van een knelpunt? Komt dat belang overeen met het risico? Het is belangrijk rekening te houden met de gevoelens van uw medewerkers, al was het alleen al vanwege het draagvlak. Coördinator De coördinator of het projectteam is verantwoordelijk voor het opstellen van een overzicht van de knelpunten en prioriteiten. De coördinator inventariseert de meningen van de verschillende partijen en stelt vervolgens een advies op voor de directie. De directie stelt de prioriteiten vast en maakt het benodigde budget vrij. De OR of PVT heeft hierbij instemmingsrecht. U versterkt het draagvlak voor het beleid door verschillende partijen bij deze fase te betrekken. Hierdoor neemt ook de kans toe dat er met de aanbevelingen werkelijk iets wordt gedaan. Pagina 5 van 26

6 Wegen 1. Maak een samenvatting van de resultaten van de vorige stappen en bespreek die met de directie. Besluit samen met de directie welke zaken u gaat aanpakken. 2. Bij de keuze tussen de verschillende thema s kunt u gebruikmaken van de checklists per thema, die in de praktijkgidsen over werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en re-integratie zijn opgenomen. 3. Leg uw keuze vast in een verslag of laat de directie die keuze vastleggen in een verklaring. Bespreek deze verklaring ook met de OR/PVT. Het kan handig zijn om de verklaring op te stellen tijdens een gezamenlijke bijeenkomst van directie en OR/PVT. 4. Bepaal (eventueel samen met directie en OR/PVT) bij elk punt welke actie(s) nodig is of zijn. Zie voor een toelichting de praktijkgidsen in kwestie. 5. Maak voor elk actiepunt een plan met daarin de doelen die bereikt moeten worden. Bundel deze plannen tot één actieplan. Ook hierbij is het aan te raden weer de vijf W s te doorlopen. De OR/PVT heeft instemmingsrecht bij deze actieplannen. Stap 4: Werken - aan de slag Als de prioriteiten in het actieplan zijn vastgesteld, kunt u de individuele praktijkgidsen gebruiken om met de specifieke thema s aan de slag te gaan. Het is belangrijk zo concreet mogelijke doelen stellen. De doelstelling om bijvoorbeeld het aantal agressie-incidenten in een periode van drie jaar met 20% terug te dringen, is te algemeen en zal weinig mensen echt aanspreken. Werk uw doelstellingen daarom uit in concrete, positieve en meetbare bewoordingen, zodat u na de afgesproken tijd kunt vaststellen of de doelstellingen gerealiseerd zijn. Zo ja, dan kunt u dat als een succes binnen uw instelling presenteren. Zo nee, dan moet u het plan bijstellen. Hieronder staan enkele voorbeelden van algemene en concrete doelstellingen: Algemene doelstellingen op effectniveau Wij willen het aantal agressie-incidenten in het komende jaar met 10% verminderen. Wij willen het aantal mensen dat te hoge werkdruk ervaart met 10% per jaar verminderen. Wij willen verzuim dit jaar met 10% verminderen. Concrete doelen De instelling gaat voorlichting, instructie en training op het gebied van werkdrukbeheersing verzorgen. Binnen de instelling melden alle teams hun agressie-incidenten. We voeren een heldere verzuimprocedure in. Vervolgens maakt u een actieplan dat u ook financieel onderbouwt. In het actieplan staat verder hoe u knelpunten gaat aanpakken, wie verantwoordelijk is en wat de planning is. Pagina 6 van 26

7 In bijlage 3 vindt u meer informatie over de communicatie die bij deze stap hoort. Stap 5: Waken - het effect meten Bij de vijfde en laatste stap kijkt u naar de effecten van de ondernomen activiteiten. De activiteiten zet u af tegen de doelen die u zich hebt gesteld. Zo n analyse maakt duidelijk of de instelling op koers zit. De stap waken omvat ook waarderen : vier successen en laat uw waardering blijken aan alle medewerkers die aan die successen hebben bijgedragen. Als de doelen niet of onvoldoende gehaald zijn, kunt u een bijgesteld actieplan voor het nieuwe jaar opstellen. Als hulpmiddel voor de evaluatie van het beleid zijn er voor elke praktijkregel een aantal toetsingscriteria opgesteld. U vindt ze in de praktijkgidsen over werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim en reintegratie. In bijlage 4 vindt u meer achtergrondinformatie over deze stap. Duidelijke praktijkregels Instellingen worden geadviseerd om elk jaar de Quickscan Praktijkregels uit te voeren en een actieplan op te stellen. Uitgangspunt is dat werkgevers altijd moeten voldoen aan de bepalingen van de Arbowet. Past u de ontwikkelde praktijkregels integraal toe, dan voldoet u daarmee aan de huidige wettelijke eisen van de Arbowet, zoals de Arbeidsinspectie die bewaakt. Maar als u op een andere manier tot een goed AVR-beleid kunt komen, is dat ook prima. Voorwaarde is wel dat de werkgever dat samen met de OR of PVT kan onderbouwen. Daarnaast kunnen werkgever en OR of PVT constateren dat een bepaald risico geen rol speelt in de instelling. De praktijkregel in kwestie is dan niet van toepassing. Pagina 7 van 26

8 4. Quickscan Praktijkregels met actieplan Doel Met behulp van de Quickscan Praktijkregels kunt u op een snelle en eenvoudige manier bepalen hoe uw instelling ervoor staat op het gebied van het algemene arbo-, verzuim- en re-integratie- (AVR-)beleid, werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en verzuim en re-integratie. Met wie werkt u aan de Quickscan Praktijkregels? We raden de P&O-functionaris aan om vóórdat hij de lijst invult, de Quickscan Praktijkregels te bespreken binnen de instelling met (voorzover van toepassing binnen de instelling): Het managementteam of de directie van de instelling. De werknemersvertegenwoordiging: OR, PVT of voor instellingen met minder dan 10 werknemers: het werkoverleg. Het sociaal-medisch overleg. De arbocoördinator. De personeelsfunctionaris. De Quickscan Praktijkregels wordt ondertekend door directie en ondernemingsraad, PVT of vertegenwoordigers van het werkoverleg. Hoe gaat u te werk? De quickscan bestaat uit drie kolommen: 1. Vragen. In de eerste kolom zijn de praktijkregels vertaald in vragen. Door deze vragen te beantwoorden, krijgt u een indruk hoe het er met uw instelling op dit concrete punt voor staat. In een ideale situatie kunt u alle vragen met een volmondig Ja beantwoorden. Dat zal bij veel instellingen - nog - niet het geval zijn. De bedoeling is om instellingen te stimuleren naar deze ideale situatie toe te werken. 2. Beoordeling. Bij uw beoordeling gaat het niet in de eerste plaats om de afspraken zoals die op papier staan, maar om de uitwerking in de dagelijkse praktijk. Omdat de meningen in instellingen nog al eens verschillen, is het goed om uw eigen mening te toetsen aan de opvattingen en indrukken van een ander. 3. Actie. Als u van mening bent dat het beleid op dit punt direct verbeterd moet worden, kruist u Dit jaar aan. Als u dit punt later wilt aanpakken, geeft u hier Volgend jaar aan. Niet van toepassing? Het kan zijn dat in uw instelling een van de genoemde arbeidsrisico s niet van toepassing is. Denk bijvoorbeeld aan ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie bij een instelling met twee fte s zonder verzuim. In dat geval is het desbetreffende deel van de Quickscan Praktijkregels voor u niet van toepassing. De praktijkregels hoeft u dan niet na te leven. U vult deze gegevens in op de Kaart niet van toepassing. U vult de andere kaarten wel in. Pagina 8 van 26

9 Vragen? Als u niet weet wat u moet invullen, bijvoorbeeld omdat u twijfelt over hoe het binnen uw instelling is of zou moeten zijn, dan zijn er verschillende mogelijkheden voor ondersteuning: De informatiedesk van FCB, post@fcbwjk.nl, telefoonnummer (030) Uw eigen arbodienstverlener. N.B. In de Quickscan Praktijkregels komen niet alle onderwerpen van de wetgeving rond arbeidsomstandigheden, verzuim en re-integratie aan de orde. Zo komen richtlijnen rond fysieke belasting en bedrijfshulpverlening niet aan bod. Quickscan Praktijkregels algemeen AVR-beleid Vragen Beoordeling Actie 1. Verantwoordelijkheid Is duidelijk vastgelegd wie er verantwoordelijk is Ja Dit jaar voor het arbo-, verzuim en re-integratie (AVR) Deels Volgend jaar beleid? 2. Samenwerking Is vastgelegd hoe er binnen de instelling op Ja Dit jaar het gebied van AVR wordt samengewerkt en Deels Volgend jaar overlegd met de OR/PVT en met staf- en lijnmanagement? 3. Bespreking werkoverleg Wordt arbo-, verzuim- en re-integratie- Ja Dit jaar problematiek regelmatig besproken in het Deels Volgend jaar werkoverleg? 4. Bespreking individueel Wordt arbo-, verzuim- en re-integratie- Ja Dit jaar problematiek standaard besproken met Deels Volgend jaar individuele medewerkers? Pagina 9 van 26

10 5. Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) Beschikt uw instelling over een actuele RI&E die Ja Dit jaar is goedgekeurd door de arbodienst of Deels Volgend jaar gecertificeerde deskundige? 6. Plan van aanpak Is op basis van de RI&E een plan van aanpak Ja Dit jaar vastgelegd dat is voorgelegd voor advies aan de Deels Volgend jaar arbodienst of gecertificeerd deskundige? 7. Voortgangscontrole en bijstelling Wordt de voortgang van de uitvoering van het Ja Dit jaar plan van aanpak jaarlijks getoetst en worden er Deels Volgend jaar verbeterpunten afgesproken? Pagina 10 van 26

11 Quickscan Werkdruk en Werkstress Vragen Beoordeling Actie 1. Inhoud van het werk Is er een goede verhouding tussen moeilijke Ja Dit jaar en minder moeilijke taken, voldoende uitdaging Deels Volgend jaar en ruimte voor eigen inbreng in het werk? 2. Werkomvang Werkt u met de actuele en geaccepteerde Ja Dit jaar normen (die binnen de instelling zijn Deels Volgend jaar vastgelegd) voor de werklast? Is er voldoende informatie om deze werklast Ja Dit jaar uit te voeren? Deels Volgend jaar 3. Regelmogelijkheden Hebben (en gebruiken) medewerkers Ja Dit jaar voldoende mogelijkheden om zelf of in overleg Deels Volgend jaar problemen in het werk op te lossen? 4. Contactmogelijkheden en stijl van leidinggeven Hebben medewerkers voldoende Ja Dit jaar contactmogelijkheden om (alleen of in overleg) Deels Volgend jaar problemen in het werk op te lossen? 5. Emotionele belasting Weten medewerkers waar zijn hulp en Ja Dit jaar ondersteuning kunnen krijgen bij emotionele Deels Volgend jaar belasting? Maken ze daar voldoende gebruik van? Ja Dit jaar Deels Volgend jaar Pagina 11 van 26

12 6. Werk- en rusttijden Nemen de medewerkers regelmatig pauzes? Ja Dit jaar Deels Volgend jaar Neemt men door het jaar heen verlof- en Ja Dit jaar snipperdagen op? Deels Volgend jaar 7. Monitoren en analyseren Verzameld u structureel gegevens om Ja Dit jaar knelpunten en effecten van werkdruk te volgen? Deels Volgend jaar Hebt u een actueel zicht op de aard en Ja Dit jaar omvang van de stressbronnen? Deels Volgend jaar 8. Maatregelen en beleid Hebt u een concreet actieplan voor werkdruk Ja Dit jaar en werkstress? Deels Volgend jaar Pagina 12 van 26

13 Quickscan Agressie en onveiligheid Vragen Beoordeling Actie 1. Beleid ontwikkelen en verankeren Zijn agressie en onveiligheid een onderdeel Ja Dit jaar van RI&E? Deels Volgend jaar Hebt u een concreet actieplan voor agressie Ja Dit jaar en onveiligheid? Deels Volgend jaar 2. Registratie van agressie Worden alle incidenten geregistreerd Ja Dit jaar en geanalyseerd? Deels Volgend jaar 3. Veilige werkprocessen Zijn de risicovolle momenten en situaties Ja Dit jaar op het werk vastgelegd? Deels Volgend jaar 4. Een veilige werkomgeving Zijn de technische en organisatorische Ja Dit jaar maatregelen getroffen om de veiligheid Deels Volgend jaar in gebouw en omgeving te optimaliseren? 5. Opvang en nazorg Zijn de eerste opvang en nazorg goed Ja Dit jaar geregeld? Deels Volgend jaar 6. Teambespreking Staan agressie en onveiligheid regelmatig ` Ja Dit jaar op de agenda van het werkoverleg? Deels Volgend jaar Pagina 13 van 26

14 Nee n.v.t. 7. Competentieversterking Heeft uw instelling een bijscholingsplan met Ja Dit jaar daarin aandacht voor agressie en onveiligheid? Deels Volgend jaar Pagina 14 van 26

15 Quickscan Ziekteverzuim en re-integratie Vragen Beoordeling Actie 1. Beleid ontwikkelen en verankeren Hebt u een concreet actieplan voor Ja Dit jaar ziekteverzuim en re-integratie? Deels Volgend jaar 2. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Zijn de taken, verantwoordelijkheden en Ja Dit jaar bevoegdheden rond ziekteverzuim en Deels Volgend jaar vroegtijdige re-integratie vastgelegd? 3. Analyses en inzichten Brengt de instelling de oorzaken van verzuim Ja Dit jaar ten minste eenmaal per jaar in kaart? Deels Volgend jaar Hebt u een goed overzicht van alle ongevallen, Ja Dit jaar Onveilige situaties, incidenten en Deels Volgend jaar beroepsziekten? 4. Wet verbetering Poortwachter Voldoet uw instelling aan de eisen, gesteld Ja Dit jaar in de Wet verbetering Poortwachter? Deels Volgend jaar 5. Arbodienst en andere deskundigen Zet u de arbodienst of andere deskundigen Ja Dit jaar op de juiste manier in bij ziekteverzuim en Deels Volgend jaar vroegtijdige re-integratie?. 6. Communicatie en overleg Geeft u informatie aan MT en OR/PVT over Ja Dit jaar het verzuim en de WAO instroom? Deels Volgend jaar Pagina 15 van 26

16 Voeren leidinggevenden gesprekken met Ja Dit jaar medewerkers die vaak en/of opvallend Deels Volgend jaar verzuimen? Pagina 16 van 26

17 Quickscan kaart niet van toepassing 1. Werkdruk en werkstress Hierbij melden we dat in deze instelling geen problematische werkdruk en werkstress bestaat. Dit is geconstateerd: Na onderzoek met behulp van..(noem instrument) Na werkoverleg met % van de werknemers Op een andere wijze, namelijk. Datum onderzoek/werkoverleg. 2. Agressie en onveiligheid Hierbij melden we dat in deze organisatie geen problematische agressie en onveiligheid bestaat. Dit is geconstateerd: Na onderzoek met behulp van de SOAS Welzijn Na onderzoek met behulp van (noem instrument) Na werkoverleg met..% van de werknemers Op een andere wijze, namelijk Datum onderzoek/werkoverleg 3. Ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie Hierbij melden we dat in deze instelling geen problematisch ziekteverzuim bestaat. Het ziekteverzuim was afgelopen jaar lager dan 4%, namelijk. (exclusief zwangerschap) De instroom in de WAO was afgelopen jaar nihil. Datum onderzoek/werkoverleg. NB: Let op dat u in alle gevallen wel voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter! Ondertekend, Datum: Datum:. Namens de werkgever/directie Namens de OR/PVT/werkoverleg Naam. Naam. Handtekening.. Handtekening Pagina 17 van 26

18 Bijlage 1: Toelichting AVR-beleid Hieronder treft u een toelichting aan bij de algemene vragen uit de Quickscan Praktijkregels. Per onderwerp zijn bovendien tips opgenomen over de wijze waarop u met de praktijkregels aan de slag kunt gaan als u nog niet alle algemene vragen met ja kunt beantwoorden. Vraag 1: Verantwoordelijkheid Is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor arbo-, verzuim- en reintegratiebeleid (AVR)? Maakt deze persoon deel uit van de directie? Is deze verantwoordelijkheid in de functieomschrijving vastgelegd? Is de organisatie van het AVR-beleid op papier vastgelegd? Is de organisatie van het AVR-beleid bij alle medewerkers bekend? Hoe kunt u hiermee aan de slag? 1. Maak iemand van de directie verantwoordelijk voor het AVR-beleid. 2. Leg vast dat dit directielid verantwoordelijk is voor het AVR-beleid (dit kan als onderdeel van de functieomschrijving). 3. Maak duidelijk wie verder verantwoordelijk is voor andere AVR-taken. 4. Informeer medewerkers over wie waar verantwoordelijk voor is. Vraag 2: Samenwerking Is vastgelegd welke samenwerking nodig is om de maatregelen uit te voeren? Is er een OR? Dit is verplicht als u 35 of meer medewerkers in dienst hebt. Is er overleg met OR/PVT vastgelegd? Is AVR een vast agendapunt bij dit overleg? Is vastgelegd wat de rol van lijn- en stafmanagement is? Hoe kunt u hiermee aan de slag? 1. Zoek uit welke overlegmomenten er zijn tussen directie, P&O en OR/PVT. 2. Ga na of AVR een vast onderdeel van dit overleg vormt. Zo nee, neem AVR dan op als standaardagendapunt. 3. Zijn er tijdens dit overleg maatregelen afgesproken? 4. Is afgesproken wie deze maatregelen gaat uitvoeren? 5. Ga na of het vaak dezelfde mensen zijn die deze maatregelen uitvoeren. Is dit het geval, leg dit dan vast als standaardwerkwijze. 6. Ga na of vastgelegd is wat de P&O-functionaris en wat de leidinggevende doet. Is dit niet vastgelegd, schrijf dit dan op. Vraag 3: Bespreking werkoverleg Komt AVR aan de orde in het managementteam- of directieoverleg? Komt AVR aan de orde tijdens afdelings-/werkoverleg? Hoe kunt u hiermee aan de slag? 1. Ga na of AVR een vast onderdeel vormt van het directieoverleg. Is dit niet het geval, neem AVR dan op als standaardagendapunt. Pagina 18 van 26

19 2. Ga na of AVR aan de orde komt bij de verschillende afdelings- en werkoverleggen. Is dit niet het geval, vraag dan aan de leidinggevenden waarom dat niet gebeurt. Vaak gebeurt dit niet omdat: Er geen cijfers beschikbaar zijn. Niet bekend is wat het AVR-beleid is. Het niet gebruikelijk is om openlijk over allerlei zaken te spreken. Vraag 4: Bespreking individueel Komt AVR regelmatig in gesprekken met de medewerkers aan de orde? Vinden deze gesprekken structureel plaats, bijvoorbeeld tijdens functionerings- of beoordelingsgesprekken? Hoe kunt u hiermee aan de slag? 1. Vraag steekproefsgewijs aan zowel medewerkers als leidinggevenden of zij deze zaken met elkaar bespreken. Is dit niet het geval, vraag dan waarom dit niet gebeurt. 2. Als duidelijk is waarom dit niet gebeurt, probeer dan de oorzaken weg te nemen (zie ook punt 5). 3. Ga na of tijdens functionerings- of beoordelingsgesprekken gesproken wordt over AVR. Is dit niet het geval, vraag dan waarom dit niet gebeurt. 4. Als duidelijk is waarom dit niet gebeurt, probeer dan de oorzaken weg te nemen. Maak bijvoorbeeld het AVR-beleid duidelijk of bied leidinggevenden een cursus Open aanspreekcultuur aan (zie aanbod AVRopleidingen met ESF-subsidie op 5. Neem deze elementen standaard op in de instructie over het voeren van functionerings- of beoordelingsgesprekken door leidinggevenden. Vraag 5: Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) Van welke datum is de RI&E? Is deze RI&E nog actueel? Is deze RI&E door de arbodienst of een gecertificeerd deskundige goedgekeurd? Hoe kunt u hiermee aan de slag? 1. Zoek de RI&E op. Vraag eventueel aan de arbodienst of deze in uw instelling een RI&E uitgevoerd heeft. Laat deze in dat geval opsturen. 2. Kijk of de RI&E nog actueel is: Ga na wat er is veranderd in de instelling sinds de RI&E opgesteld is. Ga na of de verbeterpunten uit de RI&E zijn aangepakt en opgelost. Laat de arbodienst of een gecertificeerd deskundige deze RI&E goedkeuren. Dit is wettelijk vereist, behalve voor instellingen met minder dan veertig uur werknemers per week. En voor instellingen met ten hoogste 25 werknemers, indien gebruik wordt gemaakt van de erkende branche RI&E. 3. Is er geen RI&E? Stel die dan op. Betrek de OR/PVT hierbij. Pagina 19 van 26

20 Vraag 6: Plan van aanpak Is er naar aanleiding van de RI&E een plan van aanpak opgesteld? Heeft de OR/PVT met dit plan van aanpak ingestemd? Is er per maatregel in het plan vastgelegd wat de uitvoeringstermijn is, wat de planning is, wat het beschikbare budget is en wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering? Zijn de maatregelen bij de medewerkers bekend? Hoe kunt u hiermee aan de slag? 1. Schrijf op welke zaken u op basis van de RI&E wilt aanpakken. 2. Schrijf op in welke volgorde u deze actiepunten wilt aanpakken. 3. Schrijf op hoe u ze wilt aanpakken. 4. Vraag de OR/PVT om met dit plan in te stemmen. 5. Maak het plan bekend aan alle medewerkers. Vraag 7: Voortgangscontrole en bijstelling Komt de uitvoering van het AVR-beleid periodiek en systematisch aan de orde in een directie- of managementoverleg? Komt de uitvoering van het AVR-beleid periodieken systematisch aan de orde in het overleg tussen directie en OR/PVT? Stelt men de uitvoering op basis van deze voortgangsbesprekingen bij? Pagina 20 van 26

21 Bijlage 2: Intentieverklaring Een intentieverklaring is geen papieren tijger. Het is een manier om uw medewerkers te laten zien dat u werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid en ziekteverzuim serieus neemt. Een intentieverklaring helpt de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Hiernaast treft u een voorbeeld aan. De directie kan een dergelijk document ondertekenen en de inhoud binnen de instelling bekendmaken. U geeft dan als het ware een startschot voor een campagne voor betere arbeidsomstandigheden. Wij geven prioriteit aan optimale arbeidsomstandigheden voor iedereen. Dat willen we bereiken door werkdruk en werkstress, agressie en onveiligheid zo veel mogelijk terug te dringen en ziekteverzuim zo veel mogelijk te verminderen. Wij vinden dat in het methodisch werken een belangrijke sleutel ligt voor plezierig werken. Wij vinden dat zorg voor cliënten niet kan bestaan zonder zorg voor medewerkers. Pagina 21 van 26

22 Bijlage 3: De W van Werken - extra informatie Communicatie Voordat u echt van start gaat met de uitvoering, is het van belang de medewerkers te informeren over wat er gaat gebeuren en vooral hoe dit gaat gebeuren. Voorbeeld: aan de slag met agressie Stel dat u op basis van de Quickscan Praktijkregels hebt geconstateerd dat agressie in uw instelling een serieus probleem vormt. Het aantal agressieincidenten ligt hoger dan bij collega-instellingen. U hebt daarom besloten een goed systeem voor registratie van agressie op te zetten. Verder wilt u een team gaan formeren voor de opvang en nazorg van slachtoffers. Tot slot bent u van plan de veiligheidsvoorzieningen in het gebouw eens goed door te lichten. Deze onderwerpen en aanpak hebt u afgestemd met OR of PVT. Nu gaat u de medewerkers op de hoogte stellen van uw plannen. Stap 1 Organiseer een bijeenkomst voor alle medewerkers waarin de directie een toelichting geeft op haar verklaring en waarin de OR/PVT aangeeft die van harte te ondersteunen. Doel is om alle medewerkers te informeren over de zaken die aangepakt gaan worden. Het programma kan er als volgt uitzien: 1. Opening door de directie. 2. Toelichting van de directie op de verklaring. 3. Toelichting van de OR/PVT. 4. Discussie, vragen. Plan direct een datum waarop er een vervolgbijeenkomst is, waarbij de uitwerking van de plannen bekendgemaakt wordt. Stap 2 Organiseer een bijeenkomst voor alle medewerkers waarbij directie en OR/PVT gezamenlijk het actieplan presenteren. Neem ruim de tijd voor het beantwoorden van vragen en voor discussie. Stap 3 Communicatie is van groot belang om iedereen gemotiveerd te houden. Denk daarom na over de wijze van communiceren en over de inhoud van de communicatie. Veel instellingen werken met een regelmatig terugkerende e- mail, andere instellingen kiezen voor een memo, weer andere maken er zelfs een soort krant voor. Maar ook het werkoverleg is een goed moment om te communiceren. De volgende onderwerpen moeten in de communicatie aan de orde komen: Welke activiteiten zijn er gepland? Welke activiteiten zijn in uitvoering? Wat zijn de resultaten? Wat zijn eventuele knelpunten bij de uitvoering? Welke activiteiten zijn nog niet in uitvoering? Waarom niet? Conclusie. Pagina 22 van 26

23 Bijlage 4: De W van Waken - extra informatie Het is belangrijk regelmatig te kijken naar voortgang en resultaten. Zorg ervoor dat resultaten gewaardeerd en vooral gevierd worden. Plan daarom ook een of meerdere bijeenkomsten in om successen te vieren! Valkuilen Redenen waarom projecten vaak niet tot een goed eind komen, zijn: De projecten zijn niet duidelijk omschreven: denk aan verantwoordelijkheden, planning en beoogde resultaten. De verantwoordelijke personen worden van het project gehaald. Medewerkers die participeren in de projecten, krijgen te weinig tijd. Er starten steeds maar weer nieuwe projecten, geleid door de waan van de dag. Directie en management zorgen niet voor een systematische analyse van de lopende projecten. De sfeer in de instelling zorgt voor een negatieve benadering van projecten. Stap 1 Spreek met de directie af hoe men de projecten wil volgen. Denk aan een tweewekelijkse of maandelijkse bespreking in een directievergadering of MToverleg. Spreek goed af wie de projecten echt in de gaten houdt en hierover rapporteert. Veelal zal dit de P&O-functionaris zijn. Zorg ook voor een halfjaarlijkse evaluatie. Stap 2 Breng voor de lopende projecten goed in kaart: Wat de planning is. Wie erbij betrokken zijn. Wat het tijdsbeslag is per betrokkene en of hij deze tijd ook ter beschikking krijgt. Wat het resultaat is. Hoe de voortgang en de resultaten gemeten worden. Breng tevens in kaart welke projecten er nog meer in de instelling spelen. Stap 3 Onderzoek of: Er geen mensen zijn die te weinig tijd hebben voor de projecten. Er niet te veel projecten lopen. Stap 4 Zorg ervoor dat tijdens regulier werk- of afdelingsoverleg aandacht besteed wordt aan de stand van zaken en met name de successen daarin. Geef medewerkers die hieraan bijgedragen hebben een schouderklopje: noem ze bij naam en omschrijf de resultaten waaraan ze bijgedragen hebben. Stap 5 Start één jaar na de projecten opnieuw met de hele cyclus, te beginnen bij Willen. Pagina 23 van 26

24 Plezier werkt beter Naast deze algemene praktijkgids zijn er voor de thema s agressie en onveiligheid, ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie en werkdruk en werkstress praktijkgidsen ontwikkeld met tips en handreikingen over de desbetreffende onderwerpen. Praktijkgidsen werkdruk en werkstress 1. Begrippen en achtergronden. 2. Werken aan minder werkdruk. 3. Hulpmiddelen en maatregelen. Praktijkgidsen agressie en onveiligheid 1. Registratie van agressie. 2. Opvang en nazorg. 3. Teambespreking. 4. Veilige werkprocessen. 5. Veilige werkomgeving. 6. Competentieversterking. 7. Beleid ontwikkelen en verankeren. Praktijkgidsen ziekteverzuim en vroegtijdige re-integratie 1. Beleid ontwikkelen en verankeren. 2. Ziekteverzuim, verzuimbegeleiding en registratie. 3. Vroegtijdige re-integratie. 4. Arbodienstverlening. 5. Communicatie. Pagina 24 van 26

25 Deze uitgave is samengesteld in opdracht van en wordt u aangeboden door: i. Het betere werk Pagina 25 van 26

26 Colofon Maart 2007 Aan de slag met werkdruk, agressie en ziekteverzuim - Praktijkgids Algemeen, is een uitgave van FCB in opdracht van de Branche Begeleidingscommissie van de Arboconvenanten Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening en Jeugdzorg. Hierin hebben zitting de MOgroep, ABVAKABO FNV, CNV Publieke Zaak en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Vormgeving FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Publicatienummer Deze uitgave is als Word document te downloaden vanaf Meer informatie FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Koningin Wilhelminalaan 3, 3527 LA Utrecht Postbus 8203, 3503 RE Utrecht T (030) F (030) E post@fcbwjk.nl I Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks de uiterste zorgvuldigheid waarmee deze uitgave tot stand is gekomen, is FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken niet aansprakelijk voor eventuele drukfouten, noch voor het gebruik van de inhoud van de teksten en de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen. Overname van teksten is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever. Pagina 26 van 26