Nadat er verder geen vragen of opmerkingen zijn, wordt het verslag met hamerslag vastgesteld.

Transcriptie

1 VERSLAG VAN DE 146 e OVERLEGVERGADERING VAN COLLEGE VAN BESTUUR EN UNIVERSITEITSRAAD D.D. 4 APRIL 16 UR/16/21237 Aanwezig: Stolker, Te Beest, Buitendijk (CvB) en Van Slooten (Secretaris CvB). Bouterse, Van Diepen, Van Duijn, Fatah-Black, Hamelink, Jansen, De Kok, De Kort, Krol (Voorzitter), Moorlag, O'Neill, Poletiek, Pols, Reid, Tiggelaar, Weeda (Griffier), Westera en Wolters. Afwezig: - 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om : uur en heet eenieder van harte welkom, in het bijzonder de huidige vice-rector magnificus, wiens laatste overlegvergadering dit zal zijn. 2. Verslag vorige vergadering UR/16/ Verslag 1 e Overlegvergadering d.d. 1 februari 16. De voorzitter meldt dat er geen schriftelijke op- of aanmerkingen zijn ontvangen en vraagt of er nog vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van het verslag. De Raad vraagt aan de fractievoorzitter van PhDoc naar een stand van zaken inzake de instelling van de werkgroep die zich bezig zal houden met een aantal onderwerpen die promovendi aangaan naar aanleiding van de notitie PhD-zaken d.d. 1 januari 16 De Fractievoorzitter van PhDoc antwoordt dat het proces van samenstelling nog gaande is. De kern van de werkgroep zal bestaan uit twee leden van PhDoc en een lid van het LEO. Het is de bedoeling dat Eline Bergijk ambtelijk de leiding op zich zal nemen. Er is een plan van aanpak opgesteld. De werkgroep zal drie à vier maal bijeenkomen om de onderwerpen in de notitie PhD-zaken te bespreken. Nadat er verder geen vragen of opmerkingen zijn, wordt het verslag met hamerslag vastgesteld. 3. Bestuursafspraken UR/16/ specifieke bestuursafspraken met de faculteiten, de generieke notitie Definities en nulmeting Bestuursafspraken alsmede de aanbiedingsbrief d.d. 29 februari 16, -- conceptreactie UR. De voorzitter geeft het woord aan de voorzitter van de commissie Onderwijs en Onderzoek om de reactie toe te lichten. De commissievoorzitter brengt naar voren dat de Raad graag een aantal zaken uit de bestuursafspraken wil bespreken. Er is door de Universiteit voor gekozen om minder tijdelijk personeel aan te nemen en dit komt ook naar voren in de bestuursafspraken. Tegelijkertijd wordt er in gesproken over de noodzaak van meer werkgroepen, waarvoor meer onderwijzend personeel aangenomen moet worden. De Raad vraagt zich af of als gevolg van de bestuursafspraken meer personeel een vaste aanstelling zal krijgen. Het College antwoordt dat er momenteel naar verhouding veel tijdelijke aanstellingen zijn bij de Universiteit. Dat moet en kan beter. Dit is een uitdaging, juist omdat er in het kader van kleinschalig onderwijs meer docenten aangenomen zouden moeten worden en docenten krijgen geen vaste aanstelling. Het College wijst de Raad op een rapport van het Rathenau-instituut genaamd Chinese Borden (Financiële stromen en prioriteringsbeleid in het Nederlandse universitaire onderzoek), waarin er duidelijk wordt gemaakt hoeveel geld er aan de universiteiten op projectbasis wordt 1

2 verstrekt. Dit leidt tot financiële onzekerheden op de langere termijn en derhalve tot relatief veel tijdelijke aanstellingen. Desalniettemin moet het naar het oordeel van het College bij de Universiteit beter gaan bij het aanbieden van vaste aanstellingen. Hierover zijn ook afspraken gemaakt in het kader van de CAO. Hierover is het College regelmatig in gesprek met het Lokaal Overleg. De Raad vraagt of tijdelijke gelden in feite niet ook gezien kunnen worden als constante. De Raad doet de uitspraak dat er altijd tijdelijke gelden zullen zijn. Het College bevestigt dat dit wellicht zo is, maar binnen de instituten is men toch vanwege de tijdelijke beschikbaarheid van bepaalde middelen voorzichtig met het aanstellen van personeel in vaste dienst. Het College vindt dit begrijpelijk. Het College wijst erop dat de groei van het aantal inschrijvingen van de afgelopen jaren steeds heeft geleid tot hoge percentages tijdelijke aanstellingen omdat nieuw aangenomen personeel bijna altijd in eerste instantie een tijdelijke aanstelling krijgt voordat zij na verloop van tijd overgaat naar een vaste aanstelling. Als de groei stabiliseert, zal dit ook zichtbaar moeten zijn in een afname van tijdelijke contracten. Daarnaast krijgen docenten hoe dan ook geen vaste aanstelling. Een belangrijk discussiepunt is de verlaging van het aantal FTE s OBP ten opzichte van het totale aantal FTE s. De Raad vraagt of dit leidt tot een absolute afname van het aantal FTE s OBP en wie er verantwoordelijk wordt voor een deel van de OBP-taken, zeker in het geval als er meer taken bijkomen zoals bij de implementatie van het nog vast te stellen nieuwe taalbeleid waarbij naar verwachting meer communicatie tweetalig plaats zal dienen te vinden. Het College antwoordt dat Universiteit Leiden zeer zuinig is voor wat betreft OBP. De primaire taak is onderwijs en onderzoek, daarom wordt er gestreefd naar zo weinig mogelijk managementlagen en beleidsadviseurs. Er zijn ondersteunende functies die meebewegen met de groei van het aantal studenten, hier wordt in de afspraken rekening mee gehouden. Het College voegt nog toe dat in de categorie algemeen OBP in principe niet mag meegroeien met het WP. Ondersteuning van onderwijs en onderzoek, OBP O&O, mag dat wel. Op twee punten mag de categorie algemeen OBP wel meegroeien: bij SOZ, omdat een toename van studenten meer inschrijfhandelingen vereist, en bij het informatiseringsbudget omdat een stijging van het aantal studenten meer licentiekosten met zich meebrengt. Het valt de Raad op dat er voor wat betreft OBP-percentages grote verschillen zijn tussen de faculteiten. Het College antwoordt dat dit samenhangt met de aard en werkwijze van een faculteit. Bijvoorbeeld op faculteiten waar er complexe instrumenten moeten worden onderhouden zullen deze werkzaamheden specifiek geschoold personeel vergen. Desgevraagd geeft het College aan dat ook de werkprocessen en werkcultuur binnen de faculteiten van invloed zijn op percentages OBP. Het College kent de verschillen goed maar heeft in het verleden ervoor gekozen om hier niet in te interveniëren. De Raad voegt de vraag toe of er ook niet meer student-assistenten ingezet moeten in de administratieve organisatie. Het College antwoordt dat student-assistenten conform de huidige CAO uitsluitend in het onderwijs mogen worden ingezet en niet in de bestuurlijke organisatie. Eerder werd er in de ambities gesproken van een aantal FTE s in salarisschaal die bekleed zouden moeten worden door vrouwen. Het valt de Raad op dat de Universiteit zich in de huidige afspraken op het aantal vrouwen in de categorie Hoogleraren richt. De Raad vraagt zich af waarom deze keuze gemaakt is. Het College antwoordt dat binnen de LERU, VSNU en LUMC men zich op het aantal vrouwen in de categorie hoogleraren richt. Hi heeft besloten dit ook zo te doen om de vergelijking eenvoudig te houden. Het aantal vrouwen in topfuncties wordt gemonitord. Het College benadrukt dat hij de ambitie waarin gestreefd wordt naar meer vrouwen in topfuncties zeer serieus neemt. De Raad vraagt of er van de kant van het Ministerie OCW sancties te verwachten zijn met het oog op de uitgesproken wens van de Minister voor wat betreft het aantal vrouwelijke hoogleraren. Het College antwoordt dat er op het moment geen sprake is van vanuit OCW te 2

3 verwachten beloningen of sancties. 5 Het verschil tussen bindende, niet-bindende en gemonitorde afspraken is naar het oordeel van de Raad diffuus. Hij vraagt het College om dit toe te lichten. Het College antwoordt dat het maken van contractafspraken met repercussies bij het niet behalen van die afspraken niet bij de cultuur van Universiteit Leiden passen. Er worden afspraken gemaakt en er wordt van uitgegaan dat er geprobeerd wordt de afspraken na te komen. Als blijkt dat een faculteit een afspraak niet gaat halen, gaat het College in hierover in discussie met de faculteitsbesturen. Dit kan leiden tot een verandering in de afspraken. De functie van de afspraken is dat er een algemene richting wordt gegeven aan het beleid van de Universiteit. De Raad vraagt zich af of sommige ambities niet te hoog liggen, zoals de toename van tweede en derde geldstroom van de Faculteit Governance and Global Affairs. Het College antwoordt dat dit geen nattevingerwerk is, maar dat er in nauw overleg met de faculteit tot deze afspraak is gekomen. Het College voegt hieraan toe dat het geen kwaad kan om ambitieuze doelstellingen te formuleren in een steeds competitiever wordende omgeving. De Raad heeft vernomen dat het beleid rond de SKO thans nog onvoldoende uitgekristalliseerd zou zijn om in de bestuursafspraken op te nemen. De Raad vraagt het College wanneer hij een uitvoeringsplan inzake de SKO tegemoet kan zien. Het College antwoordt dat er aan een notitie gewerkt wordt en dat de Raad dit mogelijkerwijs al in de volgende cyclus tegemoet kan zien. Ten aanzien van de betrokkenheid van de facultaire medezeggenschap bij de bestuursafspraken geeft het College aan dat hij de bestuursafspraken maakt met de faculteitsbesturen. Het is aan het faculteitsbestuur om de faculteitsraad inzake de bestuursafspraken te informeren. Het College neemt aan dat beleidsvoornemens die een faculteitsbestuur ontwikkelt in verband met de uitvoering van de bestuursafspraken aan de faculteitsraad zal voorleggen. In ieder geval worden leden van de faculteitsraden geïnformeerd over de inhoud van de bestuursafspraken. In de aansluitende vergadering zal er door de Universiteitsraad een definitieve reactie worden geconcipieerd. 4. Jaarverslag Kwaliteitszorg Onderzoek UR/16/ jaarverslag kwaliteitszorg onderzoek, -- conceptreactie UR. De voorzitter vraagt aan de voorzitter van commissie Onderwijs en Onderzoek om het conceptadvies toe te lichten. De commissievoorzitter licht toe dat de Raad heeft geconstateerd dat op de werkvloer veelal gedacht wordt dat er veel meer afhangt van de visitaties en de midterms dan werkelijk het geval is. Dit leidt volgens de Raad tot de nodige werkdruk en stress. Het College stelt dat het goede van de huidige onderzoekskwaliteitszorg is, dat dit geheel peergedreven is. Er zit niet een organisatie als het NVAO tussen. Het is een systeem waar de wetenschappers mede kunnen bepalen welke peers hun werk zullen beoordelen. Op basis van de huidige methodiek (conform SEP 2) wordt er een belangrijke indicatie gegeven van de prestaties van een onderzoeksgroep. De Raad doet de kwaliteitszorg van onderzoek te kort door te zeggen dat er geen consequenties uit de visitaties kunnen volgen. Zo heeft een en ander in het jaar 00 geleid tot een reorganisatie van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. 3

4 Om de belasting op de betrokken medewerkers licht te houden is er in het Standard Evaluation Protocol (SEP) een maximum aantal pagina s gesteld aan de zelfevaluatie. Uit het hoofd meent het College dat het om een maximum van vijftien pagina s gaat. 5 In de aansluitende vergadering zal er door de Universiteitsraad een definitieve reactie worden geconcipieerd. 5. Milieubeleidsplan 16- UR/16/ Milieubeleidsplan 16- inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 2 maart 16, -- conceptadvies UR. De voorzitter vraagt de voorzitter van commissie Financiën en Huisvesting om het conceptadvies toe te lichten. De commissievoorzitter brengt naar voren dat de Raad verheugd is om uit een recentelijk verschenen persbericht te vernemen dat na het aandringen van de Raad naar aanleiding van het Instellingsplan en een eerder concept van het Milieubeleidsplan de Universiteit in plaats van het opzoeken van de middenmoot nu vooruit wil gaan lopen op het gebied van duurzaamheid. Het College geeft aan dat het oorspronkelijke plan niet beoogt om vooruit te lopen op duurzaamheidsgebied maar dat het denkbaar is dat de duurzaamheidsontwikkelingen momentum krijgen door een aantal acties als de start van het Green Office. De Raad wijst erop dat het persbericht van de eigen Universiteit komt. Hij vraagt het College hoe het mogelijk is dat dit beeld geschetst wordt door de eigen communicatieafdeling. Het College vermoedt dat het in het persbericht geciteerde voornemen voorkomt uit een uitspraak van de rector magnificus bij een duurzaamheids-challenge avond bij Augustinus. Daarbij is de uitspraak gedaan dat de Universiteit geen genoegen zou moeten nemen met de middenmoot. De afgelopen jaren is er volgens het College te weinig gedaan aan duurzaamheid en de universiteit is wakker geschud door initiatieven van studenten zoals Green Keys. Het College zegt toe dat de eerste versie van het uitvoeringsplan aan de UR ter informatie zal worden aangeboden. De acties zullen vanaf 18 ook worden opgenomen in de tweejaarlijkse VGM-planning- en controlcyclus. De uitvoering van het milieubeleidsplan is overigens al van start gegaan, bijvoorbeeld met de inkoop van duurzamer opgewekte energie. De Universiteit wil de externe communicatie bij het Bestuursbureau voor 95% digitaal laten plaatsvinden. De Raad ziet liever dat er universiteitsbreed ambities inzake digitalisering worden geformuleerd. Tevens adviseert de Raad om het percentage uit te drukken in de vermindering van papierverbruik en totale CO 2 -uitstoot. Het College antwoordt dat hij dit advies over zal nemen. De Raad vraagt zich af of de totale begroting van Green Office niet al geheel uitgeput wordt door de personeelskosten. Het College antwoordt dat twee derde van het budget gereserveerd is voor personele kosten. Daarnaast zal er in de uitvoering van de plannen van het Green Office in veel gevallen niet uit het eigen budget worden geput maar zal er aanspraak gemaakt kunnen worden op budget van andere onderdelen van de Universiteit zoals bijvoorbeeld van Vastgoed. Een grote slag kan volgens de Raad gemaakt worden in het energiezuinig maken van gebouwen, terwijl de Universiteit ook daarin een afwachtende houding lijkt aan te nemen. Bestaande subsidieregelingen zouden dit proces naar het oordeel van de Raad kunnen versnellen. Het College antwoordt dat hij niet vindt dat er een afwachtende houding wordt aangenomen. De afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in het vervangen van installaties en apparatuur, ook bij bestaande gebouwen. Thans vindt er een inventarisatie plaats over hoe de CO 2 -uitstoot van de gebouwen verminderd kan worden, bijvoorbeeld door middel van energiezuinigere 4

5 installaties. Dit gebeurt ook bij bestaande gebouwen. Op de nieuwe sciencecampus verwacht het College dat het gasgebruik drastisch terug zal worden gebracht omdat daar een koude/warmte-opslag wordt gerealiseerd. Er zullen 10 zonnecellen worden geplaatst. Hierbij zal de Universiteit gebruikmaken van subsidieregelingen. Een voorbeeld dat de Raad eerder noemde is de terughoudendheid voor wat betreft de aanleg van oplaadpalen voor elektrische auto s. Het College raadt de leden van de Universiteitsraad aan om zich te verdiepen in het onlangs uitgebrachte TNO-rapport over de milieueffecten van het gebruik van elektrische auto s ten opzichte van niet-elektrische auto s. Naar het oordeel van het College heeft het geen zin om onbenutte laadpalen te plaatsen, maar ze zullen er zeker komen. Het College wijst erop dat enkel glas zeker vervangen zal worden waar dat mag, bij monumenten mag dat niet, en waar het nog zin heeft. Als een gebouw met enkel glas binnen korte tijd niet meer gebruikt zal worden zal daar geen dubbel glas worden geplaatst. De Raad suggereert dat de Universiteit het fietsgebruik zal moeten stimuleren, ook het gebruik van elektrische fietsen. Het College vindt dit een goed idee. Desgevraagd geeft het College aan dat vleesproducten niet zullen worden uitgebannen in de catering omdat hij vindt dat mensen zelf moeten kunnen bepalen wat voor voedsel zij nuttigen. In de aansluitende vergadering zal er door de Raad een definitief advies worden geconcipieerd. 6. Regeling Datamanagement UR/16/ regeling datamanagement Universiteit Leiden inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 1 maart 16, -- conceptadvies UR. De voorzitter geeft het woord aan de voorzitter van de commissie Personeel, Studentenzaken en Internationalisering voor een toelichting op het conceptadives. De commissievoorzitter geeft aan dat de Raad vindt dat het zwaartepunt moet komen te liggen bij de facultaire regelingen, omdat het op centraal niveau lastig te bepalen is welke zaken wel en niet moeten worden vastgelegd. Op centraal niveau dient er volgens de Raad wel een faciliteit te worden aangeboden die het de medewerkers mogelijk maakt om aan elk artikel dat door medewerkers van de Universiteit wordt gepubliceerd een databestand te koppelen. Het College geeft aan dat hij het eens is met de Raad. Naast een faciliteit voor dataopslag zullen er ook datastewards beschikbaar worden gesteld om ondersteuning te bieden bij vragen of problemen op het gebied van datamanagement. De richtlijn moet volgens de Raad begrijpelijk en eenvoudig zijn. Mede omdat het van belang is wie verantwoordelijk is voor het datamanagementplan. Volgens het plan ligt de verantwoordelijkheid bij de Wetenschappelijk Directeur maar de Raad vreest dat problemen uiteindelijk bij de onderzoeker terechtkomen. De Raad vraagt ook aandacht voor de training op dit gebied. Het College antwoordt dat hij al geruime tijd bezig is met het onderwerp. Met name is er per discipline geïnventariseerd naar wat er nodig is. De conclusie is hetzelfde als die van de Raad, namelijk dat er centraal moet worden gefaciliteerd en op disciplineniveau regelingen moeten worden vastgesteld. Er zijn al veel cursussen en trainingen op het gebied van datamanagement maar de communicatie moet nog op gang komen. De Raad stelt dat men niet zomaar aan iedere onderzoeker kan vragen om een datamanagementplan op te stellen. Van een AIO kan men niet verwachten dat hij dit zomaar 5

6 goed kan. Het College is het hiermee eens. Hij geeft aan dat daarom bijvoorbeeld datastewards worden aangenomen. Datamanagement is een nieuw onderdeel voor het universitaire bedrijf, zo licht het College toe. Ook studenten die met hun bachelor en master beginnen zullen moeten leren hiermee om te gaan. Het betreft een nieuwe academische basisvaardigheid. Een Raadslid merkt op dat zij niet begrijpt waarom er zo n complexe regeling nodig is. Elke onderzoeker weet wat er met data moet gebeuren als hij een artikel publiceert. Het College antwoordt dat het niet zo eenvoudig ligt. Het College stelt voor om voor de volgende cyclus de tussenrapportage te delen met de Raad. Op die manier krijgt de Raad inzicht in wat er op dit gebied allemaal gebeurt en gebeurd is. Ook geeft de rapportage inzicht in de redenen waarom de regeling in elkaar steekt zo als hij nu in elkaar steekt. De Raad gaat hiermee akkoord. In de aansluitende vergadering zal er door de Raad een definitief advies worden geconcipieerd. 7. Regeling Datalekken UR/16/117- regeling datalekken inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 18 februari 16, -- conceptadvies UR. De voorzitter geeft het woord aan de voorzitter van de commissie Personeel, Studentenzaken en Internationalisering om het advies toe te lichten. De Raad acht het noodzakelijk om consequent te communiceren over datalekken en om nieuwkomers binnen de Universiteit ook te informeren. De Raad zou graag zien dat informatie hierover ook wordt opgenomen bij scriptiehandleidingen en onderzoeksplannen e.d., en dat er ook andere manieren worden gezocht om de regeling datalekken binnen de universiteit onder de aandacht te brengen. Daarnaast vindt de Raad het belangrijk dat het, naast het personeel, ook voor studenten duidelijk is wat datalekken precies zijn. Het is ook voor hen heel belangrijk om hiervan goed op de hoogte te zijn. Het College geeft aan dat hij de suggesties overneemt en dat er een functionaris aangenomen zal worden die zich bezig zal houden met de bewaking van persoonsgegevens. Te zijner tijd zal de Raad hierbij betrokken worden. In de aansluitende vergadering zal er door de Raad een definitief advies worden geconcipieerd. 8. Regeling Inschrijving, College- en Examengeld UR/16/116- regeling inschrijving, collegegeld en examengeld inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 19 februari 16, -- conceptadvies UR. De voorzitter geeft het woord aan de voorzitter van de commissie Personeel, Studentenzaken en Internationalisering. De Raad is te spreken over de goede band met het UAF en vraagt het College wat er concreet uit deze goede band voortkomt. Daarnaast roept de Raad het College op om ruimhartig te zijn in het creëren van mogelijkheden voor vluchtelingstudenten in Leiden, bijvoorbeeld door studenten die wel aan de voorwaarden voldoen maar geen UAF-beurs ontvangen toch voor een gereduceerd tarief te laten studeren. Het College antwoordt dat op mei 16 het UAF en Universiteit Leiden een samenwerkingsconvenant tekenen. Hiermee wordt vormgegeven aan de intensievere samenwerking die naar aanleiding van de vluchtelingencrisis is ontstaan. 6

7 Het is volgens het College nog niet zo eenvoudig om studenten die geen UAF-beurs ontvangen iets te bieden. Het niet ontvangen van een beurs neemt veel praktische problemen met zich mee. De Universiteit zet daarom vooral in op het uitbreiden van het aantal vluchtelingstudenten met een UAF-beurs. Er wordt bij SOZ gewerkt aan een notitie over het onderwerp. Deze notitie zal te zijner tijd met de Raad worden besproken. De Raad wijst erop dat het UAF aan 7 studenten een beurs kan bieden. Hierdoor vallen studenten die toch aan de eisen voldoen buiten de boot. Het College antwoordt dat voornoemde notitie juist over dit onderwerp zal gaan. Het College kan nog niet vooruitlopen wat er concreet geboden zal worden. De komende tijd zal er onderzocht worden wat er voor mogelijkheden precies kunnen worden geboden. De Raad heeft begrepen dat er met het instellen van vijf incassomomenten in het kader van de termijnbetaling van collegegeld begonnen is met het uitschrijven van studenten die niet tijdig aan hun collegegeldverplichtingen voldoen. De Raad hoort graag hoe het proces inzake wanbetalers precies in elkaar steekt. Het College antwoordt dat de procedure als volgt is ingericht: twee weken na de eerste mislukte incasso wordt de eerste aanmaning gestuurd. Twee weken daarna volgt de tweede en twee weken daarna de derde. Alle aanmaningen worden per mail verstuurd naar het Umailadres en studenten krijgen daarnaast ook een melding op hun privémailadres dat in Studielink is genoteerd. Tussen de tweede en derde aanmaning worden alle studenten telefonisch benaderd in verband met de openstaande vordering. Heeft dit allemaal geen effect dan worden de studenten uitgeschreven per einde van de volgende maand na de laatste aanmaning. Bij het niet voldoen van de incasso van oktober geldt een uitschrijving per eind januari. Het uitschrijfbesluit wordt samen met een begeleidende brief per post toegestuurd. De vordering is dan inmiddels overgedragen aan het incassobureau en de student is ook incassokosten verschuldigd. Eventuele inschrijving vindt pas weer plaats als alle openstaande vorderingen zijn voldaan. In de aansluitende vergadering zal er door de Raad een definitief advies worden geconcipieerd. 9. Retributiebeleid UR/16/ voorgenomen collegegeldtarieven voor het studiejaar en de overige onderwijstarieven voor het studiejaar inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 2 maart 16, -- conceptadvies UR. De voorzitter geeft het woord aan de voorzitter van de commissie Personeel, Studentenzaken en Internationalisering. De Raad geeft aan dat hij van het College wil vernemen hoe het verschil in instellingscollegegeld tussen Leiden en Delft kan worden verklaard. Het College antwoordt dat iedere Nederlandse universiteit een eigen beleid voert inzake de vaststelling van de hoogte van het instellingscollegegeld. Universiteit Leiden stelt het instellingscollegegeld vast op basis van de totale rijksbijdrage aan een opleiding vermeerderd met het wettelijk collegegeld. Bij TU Delft wordt er in de vaststelling rekening gehouden met markt- en concurrentieposities. De AFM verbiedt Universiteiten om afspraken te maken over de hoogte van collegegelden, voegt het College nog toe. In de aansluitende vergadering zal er door de Raad een definitief advies worden geconcipieerd. 7

8 . Haalbaarheidstoets DIS UR/16/1- eindrapport van de haalbaarheidstoets DIS inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 18 februari 16, -- conceptreactie UR. De voorzitter vraagt de voorzitter van commissie Financiën en Huisvesting om de conceptreactie toe te lichten. De commissievoorzitter geeft aan dat medewerkers van de faculteiten naar hun oordeel onvoldoende betrokken bij de planning om de website met content te vullen. Ze zouden graag meer betrokken worden bij de planning van de migratie. Het College antwoordt dat de migratie gepland staat voor de tweede helft van 16. Het nu mobiliseren van redacteuren zou volgens het College tot onvrede leiden, omdat er nog niet gemigreerd kan worden. Afspraken over de migratie blijven gezien het grote aantal redacteuren via het overleg met de facultaire hoofdredacteuren lopen en niet rechtstreeks met de individuele redacteuren. Desgevraagd geeft het College aan dat er geen budget beschikbaar is voor aanvullende wensen op het huidige ontwerp van de website. Er is besloten dat er nu eerst een website wordt opgeleverd volgens een vastgesteld ontwerp en dat er in de toekomst gekeken zal worden naar de lijst met aanvullende wensen. Dit zou dan een eventueel nieuw project betekenen met een nieuw budget. Er is bewust gekozen voor deze aanpak om te voorkomen dat er wederom grote budgetoverschrijdingen plaatsvinden. De Raad wijst erop dat er nu toch een structurele overschrijding zal zijn van het geplande budget als gevolg van het aannemen van nieuw personeel. Het College bevestigt dit. Dit heeft te maken met de begrootte kosten van het beheer van de website. In de aansluitende vergadering zal er door de Universiteitsraad een definitieve reactie worden geconcipieerd. 11. Mededelingen en informatie UR/16/ conclusies van de CvB-vergaderingen vanaf december tot en met 16 februari 16, UR/16/8777- brief van het ministerie OCW d.d. 19 januari 16 inzake het proces eindbeoordeling prestatieafspraken, UR/16/ het minoraanbod voor studiejaar inclusief aanbiedingsbrief d.d. 2 maart 16. De voorzitter meldt dat er geen vragen zijn binnengekomen naar aanleiding van de ingekomen stukken. Hij verzoekt het College om verslag te doen van het gesprek dat gevoerd is met de Nederlandse Spoorwegen(NS). De concrete vraag was, zo antwoordt het College, of het mogelijk zou zijn om voor een aantal opleidingen de eerstejaarscolleges iets later te laten beginnen. Het College wijst er op dat dit logistiek zeer complex is om te realiseren. Het zou betekenen dat in feite alle colleges later zouden moeten beginnen. Dit zou de medewerkers en studenten raken in hun persoonlijke planning, bijvoorbeeld het tijdstip van het brengen en ophalen van kinderen van school. Een andere mogelijkheid is om de colleges later te laten beginnen maar niet later te laten ophouden. Dit schaadt de kwaliteit van het onderwijs. Beide mogelijkheden zijn dus niet wenselijk. De Raad vraagt of er niet is overwogen om eerstejaarscolleges veel later op de dag in te 8

9 plannen. Het College antwoordt dat dit rooster-technisch zeer ingewikkeld is en daardoor onmogelijk te regelen voor 1 september Het College vertelt dat de onderwijsportefeuille door het vertrek van de vice-rector magnificus per 1 mei 16 bij de rector magnificus zal komen te liggen. De Raad stelt dat in de media is aangegeven dat de vice-rector per 1 augustus zou komen te vertrekken en vraagt naar de reden achter deze discrepantie. Het College antwoordt dat dit te maken heeft praktische zaken als vakantie en voorbereiding op nieuwe functie. Het College memoreert dat er een delegatie van Universiteit Leiden een bezoek aan Brazilië heeft gebracht. Dit was een groot succes. Het concept dat de Universiteit zich concentreert op een beperkt aantal landen of regio s en daar meerwaarde haalt uit de aanwezigheid in alle faculteiten door het bachelor-, master- en promotieonderwijs heen en dit verbindt met de alumni die in dat land aanwezig zijn, lijkt goed te werken. 12. Rondvragen De eerste rondvraag betreft de aanduiding van de promovendus op de website met PhDstudent. Het College antwoordt dat hij van SCM heeft begrepen dat PhD Candidate de gewenste omschrijving is. De website zal hierop worden aangepast. Welke regeling of richtlijn hier precies aan ten grondslag ligt, is hem momenteel niet helemaal duidelijk. De tweede rondvraag betreft publicatie van de richtlijn promotietrajecten op de website. Het College meldt dat de richtlijn in november 13 zijn gepubliceerd. De taal van de publicatie is in het Engels omdat alle informatie voor promovendi in het Engels is. De online richtlijnen wijken af van de vastgestelde richtlijnen omdat niet alle onderdelen op korte termijn realiseerbaar zijn. De Raad is hier destijds ook mee akkoord gegaan. Vanuit de Raad wordt aangegeven dat het oorspronkelijk een Nederlands document betrof, en dat er discrepanties bestaan met gepubliceerde tekst die veroorzaakt worden door de vertaling naar het Engels. Omdat het een beleidsdocument is waar een promovendus aanspraak op kan maken zou het document beschikbaar moeten zijn. Het College vraagt om de analyse van de steller van de rondvraag en zal ervoor zorgen dat de informatie wordt aangevuld. De derde rondvraag betreft het verzoek om voorrang voor studenten en medewerkers in de Universiteitsbibliotheek. Het College antwoordt dat het probleem bekend is. Alleen de UB van Groningen heeft meer werkplekken dan Universiteit Leiden. Daarnaast zijn de openingstijden onlangs verruimd. Tijdens piekuren is het zeer druk. Er zijn maatregelen om de drukte aan te pakken, zoals studenten die lang weg zijn hun werkplek te ontnemen. Een mogelijke actie die genomen kan worden is om aan bepaalde groepen gebruikers specifieke pasjes te verstrekken die het op sommige momenten geen toegang geven. De Raad vraagt of dit technisch mogelijk is. Het College antwoordt dat het zou betekenen dat er bij de poortjes controles moeten zouden worden uitgevoerd. Geautomatiseerde controle is thans niet mogelijk. De Raad vraagt of het mogelijk is om te onderzoeken of geautomatiseerde controle op termijn realiseerbaar is. Het College antwoordt dat hij eerst wil weten door wie precies de problemen worden veroorzaakt en hoe ernstig de problemen precies zijn. Het is volgens het College niet aantrekkelijk om alleen de eigen studenten en personeel toe te laten tot de Universiteitsbibliotheek. De indruk is dat er veel studenten van HBO Leiden zitten. Mogelijkerwijs kan er met HBO Leiden worden gepraat over hun bibliotheekvoorziening. De vraagsteller uit de Raad geeft aan dat hij het eens is met het College dat het niet aantrekkelijk is om de toegang tot de bibliotheek uitsluitend voor te behouden aan studenten en medewerkers van Universiteit Leiden. 9

10 13. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17:09. De voorzitter spreekt namens de Universiteitsraad zijn dank uit aan de vice-rector magnificus voor de goede samenwerking en hij wenst haar veel succes toe bij Imperial College. De vice-rector antwoordt dat zij de samenwerking altijd leuk, spannend, vruchtbaar en vooral nuttig heeft gevonden en dankt de Raad hiervoor. De reacties, adviezen e.d. worden in een aansluitende vergadering vastgesteld en zo spoedig mogelijk naar het CvB gestuurd. De voorzitter verzoekt de raadsleden in de zaal te blijven voor deze korte aansluitende vergadering.