Projectwijzer 8 Medisch Centrum Middenpolder (2)

Transcriptie

1 Projectwijzer 8 Medisch Centrum Middenpolder (2) Afdeling ICT-beheerder Opleidingssoort BOL 4 Versienummer Artikelnummer:

2 Colofon Deze uitgave is gerealiseerd onder verantwoordelijkheid van de Stichting Consortium Beroepsonderwijs en Stichting Praktijkleren. Directeur en managementteam P. Foppen, L. Fine, B. Huijberts en M. Pelgrum De volgende docenten hebben meegewerkt aan de totstandkoming van deze projectwijzer M. Lussing en J. Tijssen Ontwikkelgroepleider M. Lussing Redactie E. Kanis, M. Brok Omslag/Lay-out Studio Blanche Foto s/figuren Stichting Consortium Beroepsonderwijs Ondanks alle inspanningen is het mogelijk dat de Stichting Consortium Beroepsonderwijs niet alle copyrights van de in de uitgave opgenomen illustraties geregeld heeft. Degenen die menen alsnog rechten te kunnen doen gelden, wordt verzocht contact op te nemen met de Stichting. MicrowebEdu 2011 Stichting Consortium Beroepsonderwijs Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, namelijk elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting Consortium Beroepsonderwijs.

3 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 3 inhoud 1 Inleiding 5 2 Organisatie 6 3 De beroepscontext 10 4 Project 15 Fase 1 Oriëntatie 16 Fase 2 Definitie 19 Fase 3 Ontwerp 21 Fase 4 Werkvoorbereiding 23 Fase 5 Realisatie 26 Fase 6 Oplevering 29 Fase 7 Nazorg 32 Bijlagen 34 Bijlage 1 Procesverloop en tijdspad 35 Bijlage 2 Digitale Bijlagen 37 Bijlage 3 Memo van Directeur Dienst-ICT 38 Bijlage 4 RFC netwerk 39 Bijlage 5 Netwerktekening 42 Bijlage 6 Monitor PW8 43 Bijlage 7 Competentiescoretabel PW8 44 Bijlage 8 Facilitering (Algemeen) 45 Bijlage 9 Advies Begeleiding en studiebelasting 46

4 4 ict-beheerder

5 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 5 1<< leiding i n >> Voor u ligt projectwijzer 8. Dit is een routebeschrijving die u de komende acht weken de weg wijst door het project. Het project is een vervolg op projectwijzer 7. In deze projectwijzer vervult de student ook de functie van medewerker bij de Dienst-ICT van het Medisch Centrum Middenpolder. Deze projectwijzer is erop gericht de studenten zich te laten verdiepen in het bouwen van netwerken. Daarnaast komt de Service Desk aan bod. In projectwijzer 7 heeft de student zich beziggehouden met Incident en Problem Management. Nu komt daar Change Management bij. Door de gang van een RFC te volgen, merkt de student dat er ook koppelingen gemaakt moeten worden met nog onbekende processen, onder andere Availability en Release Management. In deze projectwijzer wordt verwezen naar de processen zoals omschreven in Foundations of IT Service Management (itsmf-nl). Ondersteunende lessen ITIL zijn daarom van groot belang voor de studenten. Hoe het Competentiegericht Onderwijs georganiseerd wordt, hoe u met de projectwijzer kunt werken en hoe de methode van evalueren en beoordelen gaat, staat omschreven in het Basisdocument ICT-beheerder. Hoe het verwachte procesverloop van deze projectwijzer zal zijn, kunt u zien in Bijlage 1. Tot slot een opmerking over het beoordelen van deze projectwijzer. Inmiddels werkt de student voor de laatste keer op complexiteitsniveau B. Dat betekent dat er verwacht mag worden dat de student een ruime mate van routine en zelfstandigheid heeft bereikt en dat er veel minder begeleiding nodig is. Een aantal competenties moet daarom op een hoger complexiteitsniveau worden uitgevoerd. Voor meer informatie zie het Basisdocument, hoofdstuk Beoordelen. Veel succes met deze projectwijzer! De opdrachten zijn inmiddels van een behoorlijk niveau. U mag van de studenten verwachten dat ze met deze projectwijzer redelijk zelfstandig het project kunnen doorlopen. Belangrijk is wel dat de theorielessen goed aansluiten bij de opdrachten in de projectwijzer. Meer informatie over de theoretische achtergrond van de projectwijzer vindt u in het Basisdocument. Daar staat de complete leerlijn ICT-beheerder.

6 6 ict-beheerder Begeleidersinformatie 2<< ganisatie o r >> Algemeen Deze projectwijzer is ten opzichte van de vorige herschreven zodat er in de fasen vrijheid is om verschillende producten c.q. systemen te maken. Het is de bedoeling dat aan de hand van de memo s en RFC s gekozen wordt voor een project voor de ICT-beheerder of voor de Applicatieontwikkelaar. De memo en RFC voor de ICT-beheerder zijn in de bijlagen in deze projectwijzer opgenomen. De documenten voor de Applicatieontwikkelaar zullen in voorjaar 2011 op de site van Stichting Praktijkleren (achter de login voor docenten) worden geplaatst. Afhankelijk van de structuur van uw opleiding kunt u de projectteams samenstellen door er: 1. uitsluitend studenten van de opleiding ICT-beheer 2. uitsluitend studenten van de opleiding Applicatieontwikkeling of 3. studenten uit beide opleidingen in te plaatsen. Zeker in het derde geval vraagt dit van de studenten een extra inspanning in verband met de verdieping in elkaars werkzaamheden en de daarbij behorende afstemming. In dat geval dient u het projectteam ook 2 keer zo groot te maken en de studenten van ICT-Beheer een eigen RFC te geven en de studenten van Applicatieontwikkeling ook. Ook kunt u er voor kiezen om zelf een RFC op te stellen en die aan de studenten te verstrekken. Zo heeft u de vrijheid om een ander project uit te laten voeren door middel van deze projectwijzer. De ontwikkelaars van de projectwijzer zouden graag door u op de hoogte gehouden willen worden als u alternatieve projecten en/of RFC s aanbiedt. U kunt contact met ons opnemen via het contactformulier op de site In deze projectwijzer wordt verder gegaan op de omgeving die in projectwijzer 7 al bekend is gemaakt. De student krijgt in deze projectwijzer te maken met twee hoofdopdrachten. De opdracht hiervoor wordt gegeven door middel van de memo in de bijlagen. Deze twee opdrachten zijn: Een proces voor de verwerking van RFC ten behoeve van de Service Desk. Het bouwen van een testopstelling voor het toekomstige netwerk voor de twee locaties van het medisch centrum met daarin Microsoft- en Linux-platforms. Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van een Novell-platform, al dan niet in plaats van een ander platform. In de lessen/workshops moet u, ter ondersteuning van het project, de volgende zaken aan bod laten komen: web interfaces, ITIL, Microsoft, Linux en eventueel Novell. Voor meer informatie over de lesstof zie ook de leerlijn in het Basisdocument onder periode 8. De totale werklast van dit project wordt per student geschat op 150 manuur. Kortom: het project heeft een budget van 300 uren, uitgaande van projectteams van 2 personen. Wanneer u met grotere projectteams werkt, is het raadzaam om de projectopdracht uit te breiden.

7 Begeleidersinformatie ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 7 Docenten organisatiekunde / bedrijfskunde / projectmanagement Het projectmatig handelen en werken moet inmiddels vanzelfsprekend zijn voor de student. Dit betekent dat hij zich volledig kan concentreren op de inhoud van de opdrachten. Wel is het verstandig in lessen/ workshops uitgebreid stil te staan bij ITIL. U kunt in tijdens dit project, naar wens, verder werken aan de theoretische onderbouwing bij projectmatig werken met behulp van ITIL. Docenten Service Desk / ITIL In PW 7 heeft de student zich beziggehouden met Incident en Problem Management. Nu komt daar Change Management bij. Door de gang van een RFC te volgen, merkt hij dat er ook koppelingen gemaakt moeten worden met nog onbekende processen, o.a. Availability en Release Management. In de ITIL 1 lessen/workshops kunt u deze koppelingen toelichten. In deze projectwijzer wordt verwezen naar de processen zoals omschreven in Foundations of IT Service Management (itsmf-nl). Docenten netwerkbeheer De netwerkomgeving voor de ziekenhuisschool uit de vorige projectwijzer had een koppeling met het hoofdnetwerk. Die omgeving moet los gezien worden van de nieuw te bouwen omgeving uit deze projectwijzer. Het MCM bestaat uit de locatie Polderland en Middenland. De locatie Polderland is de hoofdlocatie. Hier zijn ook alle centrale en ondersteunende diensten gevestigd. De locaties zijn verbonden door middel van een glasvezelverbinding. Op beide vestigingen staan servers, onder andere de Domain Controlers. De DC s repliceren via het netwerk. Microsoft Op beide locaties komt een Windows-server. Deze servers fungeren als DC, DNS- en DHCP-server. Binnen de AD moet worden gewerkt met OU s en GPO. Verder moet WSUS worden ingezet. Bij de lintlessen zal aandacht moeten worden besteed aan o.a. IIS. Dit zal in een volgende projectwijzer zijn opgenomen. Linux U kunt er voor kiezen op een Linux-server in te zetten op bijvoorbeeld de locatie Polderland. Via deze server kan dan de intranetsite worden aangeboden. Deze site bestaat voorlopig uit 6 pagina s, één homepage en één pagina per betrokken afdeling (de 5 afdelingen die de gezamenlijke RFC hebben ingediend). Deze site kan bestaan uit platte tekst. De studenten zullen de handen vol hebben om het gehele concept te bouwen en dus niet veel tijd hebben om een goede website te bouwen. Novell U kunt ervoor kiezen om één van de diensten aan te laten bieden via een Novell Open Enterprise Server. 1 ITIL versie 2 raakt steeds meer buiten beeld. Inmiddels wordt steeds vaker gebruik gemaakt van ITIL versie 3. Echter, ITIL versie 3 zal waarschijnlijk te complex zijn om daar les in te geven op het MBO. U kunt er dan voor kiezen om enkele processen te behandelen. U zou ook gebruik kunnen maken van een boek dat geschreven is voor het vak Service Desk of eventueel kunt u de ISM-methode gebruiken (zie voor meer informatie

8 8 ict-beheerder Begeleidersinformatie Docenten communicatie Taalontwikkeling Nederlands + MVT In het Basisdocument vindt u de leerlijn Talen. Deze leerlijn gaat uit van: Drieslag taalontwikkeling 1. Taal gebruiken in beroepsgerichte activiteiten Veel lezen, luisteren, schrijven en spreken op school en BPV met adequate feedback op taalgebruik 2. Taalles van een (ervaren) taaldocent Uitleg en oefening van regels en conventies van het vakgerichte Nederlands en de vaktaal 3. Taalondersteuning en oefening individueel Werken aan persoonlijke taalproblemen (o.a. uitspraak, spelling, woordkennis en grammatica) 1. Taal gebruiken in beroepsgerichte activiteiten De student voert tijdens zijn opleiding allerlei werkzaamheden uit die taalvaardigheid vragen. De diverse taalvaardigheden kunnen worden ontwikkeld worden door er adequate feedback op te geven. Die feedback komt niet alleen van de docent Talen, maar van het gehele opleidingsteam, dat de taken in de PW begeleidt en beoordeelt. De feedback wordt o.a. gegeven op basis van het beoordelingsformulier (communicatie-)producten. Dat gaat uit van het communicatieschema, waarop de leerlijn Talen is gebaseerd. 2. Taalles van een (ervaren) taaldocent De docent Talen werkt aan de leerlijn door kennis aan te brengen, die noodzakelijk is voor het goed uitvoeren van de stappen in het stappenplan communicatieschema. Bij de voorbereiding van een groot aantal beroepsproducten kunnen de studenten het stappenplan communicatieschema invullen. Consequent gebruik van dit stappenplan zal de kwaliteit van de communicatie uiteindelijk verbeteren. Ondersteuning van de begeleidende docenten is hierbij noodzakelijk. 3. Taalondersteuning en oefening individueel Daar waar de docent Talen en/of het opleidingsteam problemen constateert op het gebied van uitspraak, spelling, woordkennis, grammatica, leesvaardigheid wordt individuele taalondersteuning aangeboden. Deze problemen kunnen aan het begin van de opleiding door middel van intake, assessment naar voren komen, maar ook op basis van de prestaties van de student. De ondersteuning kan door middel van (remediale) (computer)programma s, methode en persoonlijke feedback. Specifiek Belangrijk doel is dat studenten hun sociaal-communicatieve vaardigheden verder ontwikkelen. In deze PW wordt de student geprikkeld om te communiceren met alle betrokkenen in het project. Onderwerpen voor mogelijke lessen zijn: gesprekstechnieken (functioneringsgesprek, klachtgesprek), zakelijke correspondentie (klachtenbrief (schriftelijke argumentatie), klachtenbehandelingsbrief, verkoopbrief. In de Leerlijn Nederlands (LN) wordt uitgegaan van een systematische aanpak van de communicatie. Deze aanpak bestaat uit de stappen a t/m f gebaseerd op het communicatieschema. a. Duidelijk omschreven doel, onderwerp en thema. b. Duidelijk omschreven publiek en een omschrijving van de consequenties daarvan voor de boodschap. c. Gemotiveerde keuze van het medium. d. Juiste en correcte toepassing van conventies van het medium. e. Opbouw van de boodschap volgens vaste en logische structuren. f. Beperking ruis.

9 Begeleidersinformatie ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 9 In deze PW moeten de studenten dan ook bewust gemaakt worden van deze systematische aanpak. U kunt dit invullen door middel van een training, workshop of hoorcollege, waarin u aandacht besteedt aan het communicatieschema (begrippen als zender, ontvanger) en aan de stappen a t/m c als ontvanger en a t/m f als zender. Na deze theoretische inleiding communicatie kunnen de studenten de theorie in praktijk brengen. De invullijst leidt hen door alle stappen. In deze PW kan de student deze invullijst in ieder geval gebruiken bij de volgende producten: werkbespreking overzicht maken van materiaal van internetsites en uit vakliteratuur schema van communicatielijnen in een bedrijf handleiding presentatie reflectieverslag In deze PW traint u de studenten door de invullijst per product door te nemen. Dit kan klassikaal, groepsgewijs of individueel (minimaal 7 trainingsblokken). In deze handleiding vindt u bij deze producten een globale uitwerking van deze trainingen. De studenten leveren de uiteindelijke producten in. U beoordeelt deze aan de hand van een checklist die gebaseerd is op de stappen a t/m f. Deze checklist maakt duidelijk waar hiaten bij de student zitten. Deze worden met de student besproken en daarover worden afspraken gemaakt. Bronnen Leerlijn Nederlands en MVT Docenten Leren en Burgerschap De begeleider Leren en Burgerschap adviseren wij dit project te begeleiden met een aantal ondersteunende workshops. Deze kunnen afdelingoverstijgend en desgewenst gezamenlijk worden aangeboden. Daarnaast kunt u de studenten voorbereiden op de komende projectwijzers die weer in de BPV zullen worden gebruikt.

10 10 ict-beheerder 3<< beroepscontext d e >> Project-Start-Up (PSU) Opdrachtgever van Toezicht zijn wettelijke advies- en inspraakorganen van het ziekenhuis. Beschrijving van het bedrijf, doelen, producten en diensten Het nieuwe Medisch Centrum Middenpolder (MCM) is recent ontstaan na een fusie tussen Ziekenhuis Middenland en Ziekenhuis Polderland. MCM is een moderne ziekenhuisorganisatie die klinische zorg combineert met zorg om de hoek. Bij MCM zijn 2300 medewerkers en 120 specialisten (waaronder een aantal buitenlandse artsen) werkzaam. De twee 2 locaties zijn Amersfoort-Noord en Amersfoort-Zuid. De locaties hebben de naam die gelijk is aan de vroegere naam van het ziekenhuis, namelijk locatie Middenland en locatie Polderland. Globale omschrijving van de organisatie Na de fusie is er sprake van een nieuwe organisatiestructuur. Het ziekenhuis is opgesplitst in vijf zorgdivisies waarin onder andere de specialismen chirurgie, kindergeneeskunde en cardiologie zijn ondergebracht. Binnen de zorgdivisies zijn bedrijfsbureaus geformeerd. De mensen die er werken, ondersteunen het divisiemanagement. Verder zijn er allerlei ondersteunende diensten die als aparte bedrijfsonderdelen een plaats hebben in de organisatiestructuur. Dit zijn Dienst-ICT, Facilitair Bedrijf, Bureau Financiën, Bureau Personeel en Opleidingen, Dienst-ICT, het College van Bestuur en de Medische Staf. De Ondernemingsraad, Cliëntenraad en Raad

11 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 11 Het organogram van de totale organisatie van MCM ziet er als volgt uit: Detailbeschrijving van de betrokken afdeling / personen In het MCM is er een overlegstructuur, namelijk het MT-overleg (ManagementTeam). Aan dit regelmatig overleg nemen de volgende personen deel: De leden van het CvB De Directies van de 5 Zorgdivisies De Managers van de Ondersteunende Diensten Relaties tussen betrokken afdelingen en personen In het MCM kunnen de directies van de Zorgdivisie de opdrachten verstrekken. In het geval van dit project hebben de vijf directies gezamenlijk een projectomschrijving gemaakt. Eugene d Hollosy is directeur van Zorgdivisie 5 en treedt op als contactpersoon namens de opdrachtgever. Opdrachtnemer Globale omschrijving van de organisatie (evt. organigram) Met de fusie is er het nieuwe bedrijfsonderdeel Dienst-ICT ontstaan. Deze dienst heeft het beheer over de ICT-Service Desk, het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en de ICT-middelen van het ziekenhuis en de ziekenhuisschool. De Dienst-ICT is een zelfstandig bedrijfsonderdeel en verleent zijn diensten tegen betaling aan alle zorgdivisies en bedrijfsonderdelen. Jan Gerretse is de directeur van de Dienst ICT. Hij is de formele opdrachtnemer van het project.

12 12 ict-beheerder Het organogram voor de Dienst ICT ziet er als onderstaand uit: Functie / taakomschrijving / specialisme van de student als werknemer Ook in deze projectwijzer ben je werkzaam als medewerker bij de Dienst-ICT van het Medisch Centrum Middenpolder. Net als in het vorige project vorm jij met een (nieuwe) collega een projectteam van minimaal 2 personen. Je rapporteert over je werkzaamheden aan je Teamleider Ton de Jongh. Projectbegeleider De grootte van het te vormen projectteam is een advies. Als u van mening bent dat de studenten in staat zijn om te werken in bijvoorbeeld een team van vier mensen, dan staat het u vrij dergelijke teams te maken. Dan wordt het nog belangrijker het leerproces van elke student goed te volgen. Het is tenslotte de bedoeling dat elke student evenredig veel leert. Verder kunt u een projectteam samenstellen door studenten van de opleiding ICT-Beheerder en Applicatieontwikkelaar op te nemen in het team. Hierbij moeten de studenten rekening houden met andere disciplines en wordt overleg ook een belangrijk onderdeel van het project. Aanleiding c.q. projectidee Het vorige project is goed uitgevoerd. De directie van het ziekenhuis is erg tevreden over de manier waarop de Dienst-ICT (jij dus) de opdracht heeft aangepakt. Ook verder in de ziekenhuisorganisatie heeft men begrepen dat er verbeteringen in de Dienst-ICT zijn doorgevoerd. Men wil best meedenken over veranderingen in de ICT. De directie heeft met het divisiemanagement overlegd en is tot de conclusie gekomen, dat er het één en ander moet worden aangepast in de ICT-sfeer. Zo functioneert de Service Desk niet goed, is het Elektronisch Patiënten Dossier niet betrouwbaar en kan de ziekenhuisschool geen ICT-middelen gebruiken voor zijn lesprogramma s. Probleemstelling(en) Uit het overleg tussen het CvB en de vijf directies van de zorgdivisies is een aantal punten naar voren gekomen. De onderstaande drie probleemstellingen zijn de aanleiding om een nieuw project te starten. De directies van vijf zorgdivisies hebben vertrouwen in de Dienst-ICT gekregen. Zij vinden de ICT-infrastructuur in de beide locaties gedateerd en willen eigenlijk een geheel nieuwe inrichting. Geheel volgens de nieuwe procedures hebben zij een Request for Change (RFC) ingediend. Jouw leidinggevende vindt dat er een testopstelling gebouwd moet worden om onderzoek mee te doen. Jouw directeur wil een onderzoek naar het functioneren van de Service Desk. Hij wil onder andere graag zien welke weg een RFC volgt door de processen van de Service Desk.

13 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 13 Alle docenten / begeleiders In eerdere versies van deze Projectwijzer was ook een opdracht opgenomen waarbij de studenten een toegangsregeling tot een personeelsparkeerterrein moesten maken. Om dat in deze opdracht te veel werkzaamheden zaten die niet thuis horen bij de kwalificatie van de ICT-Beheerder, is deze opdracht uit deze projectwijzer weggelaten. De bijlage is WEL beschikbaar via de site met docentenmateriaal. U kunt deze daar downloaden en eventueel aanpassen en toch laten uitvoeren. Deze opdracht kan goed van pas komen wanneer u projectteams heeft met Applicatieontwikkelaars. Contactpersonen (intern en extern) In dit project krijg je met de volgende personen te maken: Ger Jansen is Voorzitter van het College van Bestuur René Pankras is Directeur van de Zorgdivisie 3 (waartoe de ziekenhuisschool ook behoort) Eugene d Hollosy is Directeur van Zorgdivisie 5 (waartoe o.a. Interne Geneeskunde behoort) Francis de Vries is Manager Interne Geneeskunde Jan Gerretse is Directeur Dienst-ICT Ton de Jongh is Teamleider FrontOffice Tijdpad Dit project dient binnen acht weken na de start gereed te zijn. Verwacht / gewenst resultaat (eindproducten) Het MT verwacht een testopstelling waarin de antwoorden op de probleemstellingen worden gegeven en aangetoond wordt dat er een passende oplossing is. Globale projectopdracht Er is een wijzigingsvoorstel opgesteld. In de bijlagen vind je het betreffende memo van de directeur Dienst-ICT en de ingediende RFC. Je opdracht is om deze RFC uit te werken tot een oplossing die te zijner tijd in het operationele netwerk kan worden geïmplementeerd. Jij zult het demonstreren in een testomgeving. Randvoorwaarden en kaders De directeur van de Dienst-ICT vindt dit nieuwe project meteen een goede gelegenheid om de procedures van de Service Desk te testen. Historie / vorige projecten Dit project is een vervolg op het eerder uitgevoerde project. In dat project is er een draadloos netwerk voor de ziekenhuisschool opgezet. Dit project zal in dezelfde testomgeving worden uitgewerkt.

14 14 ict-beheerder

15 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 15 4<< roject P >>

16 16 ict-beheerder oriëntatie -- Van idee tot opdracht -- Doel van de fase Voorbereiden van een project om dit uit te voeren. Opstellen van de projectopdracht aan de hand van een globale projectomschrijving (op basis van het projectidee). De student achterhaalt of hij voldoende kennis heeft om dit project uit te voeren. Van jouw leidinggevende heb je een memo (bijlage 3 - Memo Manager Dienst- ICT) ontvangen waarin de projectopdracht is beschreven. Lees de opdracht goed door en formuleer de doelstellingen van het project. Ga na of je over genoeg kennis beschikt om de projectopdrachten uit te voeren. Wanneer dat niet geval is, benoem dan de onderwerpen waarover je nog kennis en vaardigheden moet verwerven. Wanneer je al deze informatie verzameld hebt, schrijf je een projectopdracht. In de projectopdracht moeten minimaal de volgende onderwerpen aanbod komen: De voorlopige doelstelling De haalbaarheid van het project op grond van de benodigde en aanwezige kennis Zorg dat in jouw projectopdracht duidelijk naar voren komt dat je een testopstelling gaat bouwen van het gewenste informatiesysteem. Uiteindelijk bied je deze projectopdracht aan bij de opdrachtgever ter ondertekening. Kijk eens terug naar de projectopdracht van Projectwijzer 7. Je hebt toen doelen gesteld en de haalbaarheid van het project onderzocht. Tijdens de uitvoering van het vorige project is gebleken dat in de praktijk de dingen anders lopen dan je op papier hebt staan. Je hebt dit vastgelegd in de evaluatie van dat project. Houd in de aanpak van dit project rekening met de verbeterpunten uit je vorige evaluatie. Projectidee Oriëntatie Projectopdracht

17 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 17 Projectbegeleider In het haalbaarheidsonderzoek moeten de studenten onder andere vaststellen welke leervragen er zijn. Redelijkerwijs mag verwacht worden dat de studenten in staat zijn om aan te geven welke kennis en vaardigheden er nog ontbreken om het project uit te voeren. Het gaat te ver om van de studenten een inschatting te vragen van de uren en de kosten. Dit komt omdat het om een testopstelling gaat en dat het ook een leerproject is. Wanneer een project wordt uitgevoerd tijdens de BPV is het eerder mogelijk om de kosten en uren vooraf te laten inschatten. Als basis wordt het projectmanagement volgens Roel Grit genomen; alle fases en de terminologie verwijzen hiernaar. De studenten moeten met de opdrachtgever overleggen om de details helder te krijgen en deze uit te werken tot de opdracht. In deze situatie zorgt u dat binnen de school docenten de rol van opdrachtgever op zich nemen en de studenten te woord staan. Het gaat hier om drie personen te weten: 1. De directeur van de Dienst-ICT (opdrachtnemer) 2. Eén van de vijf betrokken Directies van de Zorgdivisies (opdrachtgever) 3. De teamleider Frontoffice (leidinggevende). De opdrachtgever en projectgroep c.q. opdrachtnemer komen tot overeenstemming ten aanzien van de opdracht van het project. Het op te leveren product van deze fase is de projectopdracht. In de overgang tussen deze fase naar de volgende fase vindt de goedkeuring van de projectopdracht plaats. Bronnen sjabloon: Projectopdracht (zie bijlage 2) Project-Start-Up Memo van Directeur Dienst-ICT (zie bijlage 3) en de daarbij behorende RFC (zie bijlage 4) boek ITIL of Service Desk (zoekterm bijvoorbeeld: documentation) lesmateriaal netwerktechnologie Fasedocument / Op te leveren producten Groep (2): Projectopdracht

18 18 ict-beheerder Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestatie-Indicator 1.1 Vaststellen van de informatie behoefte N Onderzoeken Je verzamelt voldoende en betrouwbare informatie bij verschillende bronnen door de juiste vragen te stellen. Je weet hoe het bedrijf georganiseerd is (functies, taken en rollen). Je weet hoe informatiestromen lopen in het bedrijf. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Oriëntatie Projectopdracht No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Datum Begeleider Paraaf

19 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 19 definitie -- Van opdracht tot plan en planning -- Doel van de fase Schrijven van een Plan van Aanpak. Er is goedkeuring over de ingediende projectopdracht. Nu start je met het eigenlijke project. In deze fase stel je het Plan van Aanpak voor dit project op. Tijdens de fase Nazorg heb je bij het vorige project een evaluatie gehad. Verwerk de resultaten van die evaluatie in dit nieuwe Plan van Aanpak. Je kunt er voor kiezen om een Plan van Aanpak te schrijven aan de hand van het beschikbare sjabloon. Eventueel kun je ook met je opdrachtgever afspraken maken over de inhoud van het Plan van Aanpak. In je Plan van Aanpak neem je uiteraard ook een planning op. Maak deze planning met MS-Project of een ander soortgelijk softwarepakket. Goedgekeurde Projectopdracht Definitie Plan van Aanpak Alle begeleiders en docenten U kunt er voor kiezen om de studenten een Plan van Aanpak te laten maken die een andere indeling of structuur heeft als het aangeboden sjabloon. U doet er goed aan om dit wel expliciet mee te delen aan de studenten. Hierin treedt u dan op als opdrachtgever. Het is wel goed om dan een checklist aan te bieden, zodat de studenten weten wat er door u wordt verwacht van het Plan van Aanpak. Dergelijke checklist zullen in de toekomst ook op de site komen met het ondersteunende digitale materiaal (zie bijlage 2).

20 20 ict-beheerder Bronnen goedgekeurde projectopdracht de memo en RFC s (zie bijlagen 3, 4 en 5) sjabloon Plan van Aanpak (zie bijlage 2) boek projectmanagement handleiding MS-project Fasedocument / Op te leveren producten Groep (2): Plan van Aanpak inclusief grafische planning Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestatie-Indicator 1.4 Realiseren van een testomgeving Q Plannen en organiseren Je plant bij het maken van een testomgeving de activiteiten van jezelf en anderen logisch in. Je bewaakt de voortgang van de activiteiten met behulp van je planning. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Definitie Plan van Aanpak No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Datum Begeleider Paraaf

21 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 21 ontwerp -- Van Plan van Aanpak tot Functioneel Ontwerp -- Doel van de fase Het doel van de fase Ontwerp is: De studenten bekwamen in het denken in functionaliteiten. Analyseren van aangeleverde gegevens, onder andere hoofd- en bijzaken onderscheiden. Gesprek met opdrachtgever, inclusief een grondige voorbereiding. Werken volgens het eigen Plan van Aanpak en planning. Na goedkeuring van het Plan van Aanpak moet je nu vaststellen welke functionaliteiten het systeem (testopstellingen) moet gaan leveren. Dit alles leg je vast in het Functioneel Ontwerp. In dit ontwerp is de centrale vraag: WAT moet het systeem straks doen? Je gaat nog niet bepalen wat de details van je testomgeving worden. Dat doe je in het Technisch Ontwerp en dat volgt in de volgende fase. Lees de RFC s nogmaals goed door en noteer alle vragen die bij je opkomen. Hieruit stel je de vragenlijst op voor het gesprek. Maak een afspraak met opdrachtgevers. Tijdens het gesprek verzamel je zoveel mogelijk informatie over het verwachte eindresultaat. Als je alle eisen en wensen hebt verzameld, schrijf je het Functioneel Ontwerp. Omdat je bij de oplevering een acceptatietest moet uitvoeren, leg je in deze fase ook vast hoe je die test gaat uitvoeren. Dit doe je door middel van een testplan. Dit testplan kun je verwerken in je Functioneel Ontwerp of als apart document. Stem dit af met je opdrachtgever. Vergeet niet om de checklist met functionaliteiten c.q. acceptatiepunten op te nemen in je testplan. Goedgekeurd Plan van Aanpak Ontwerp Functioneel Ontwerp

22 22 ict-beheerder Bronnen sjabloon Functioneel Ontwerp (zie bijlage 2) sjabloon Testplan (zie bijlage 2) goedgekeurd Plan van Aanpak literatuur over Functioneel Ontwerp Fasedocument / Op te leveren producten Groep (2): Functioneel Ontwerp Groep (2): Acceptatietestplan (eventueel opgenomen in Functioneel Ontwerp) Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestatie-Indicatoren 1.2 Opleveren van een ontwerp van (een onderdeel van) een informatiesysteem 1.4 Realiseren van een testomgeving 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests M Analyseren Je vertaalt de wensen van de opdrachtgever naar een functioneel en technisch ontwerp. Je houdt rekening met het toekomstige beheer van het informatiesysteem. E D Samenwerken en overleggen Aandacht en begrip tonen Je stemt de activiteiten af met alle betrokkenen zodat het realiseren van de testomgeving volgens planning verloopt. Je neemt inzichten en opvattingen van je projectteam voor- en tijdens de acceptatietest serieus. Bij twijfels over de werking van het (een deel) van het product komt dat in het testplan. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Ontwerp Functioneel Ontwerp (inclusief Acceptatietestplan) No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Datum Begeleider Paraaf

23 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 23 werkvoorbereiding -- Van Functioneel Ontwerp naar Technisch Ontwerp -- Doel van de fase Het doel van de fase Werkvoorbereiding is: Vertalen van functionaliteiten naar technische oplossingen. Zo duidelijk en volledig mogelijk een Technisch Ontwerp schrijven. Controleren van eigen werk. Opstellen projectdocumentatie. Werken volgens eigen plan en planning en eventueel bijstellen van de planning. Tijdens de fase Werkvoorbereiding schrijf je het Technisch Ontwerp. In dit ontwerp staat HOE je het ontwerp gaan maken (realiseren). Kortom, het Technisch Ontwerp is de vertaling van het Functioneel Ontwerp naar het op te leveren eindproduct. Vergeet hierbij niet om uit te werken hoe je het eindresultaat gaat testen. Let er bij het schrijven van een testplan op dat een testplan meer is dan een checklist met controlepunten. Bedenk dat een andere technicus met jouw Technisch Ontwerp hetzelfde eindresultaat moet kunnen opleveren. Als je daaraan twijfel, is je Technisch Ontwerp niet volledig genoeg. Goedgekeurd Functioneel Ontwerp Werk voorbereiding Technisch Ontwerp

24 24 ict-beheerder Alle begeleiders en docenten Tijdens de ondersteunende lessen is het goed om de studenten verder bewust te maken van het belang van een goed en volledig Technisch Ontwerp. Wanneer een Technisch Ontwerp correct is opgezet, zal een ander projectteam precies kunnen bouwen, wat door de andere groep is ontworpen. Uiteraard moet bij het schrijven van een Technisch Ontwerp worden uitgegaan van het kennisniveau van de student. Dit houdt in dat het Technisch Ontwerp geen installatiehandleiding is, want de kennis, hoe bijvoorbeeld een bepaalde versie van Windows Server geïnstalleerd en geconfigureerd moet worden, is bekend bij de student. Wel moeten minimaal alle in te vullen gegevens zijn opgenomen. U kunt wel zelf bepalen hoe ver de student moet gaan. Het aangeleverd sjabloon via de website (zoals vermeld in bijlage 2) is hierbij de leidraad. Mocht u nog opmerkingen hebben over de aanbevolen sjablonen, dan kunt u dat via de genoemde website laten weten aan de ontwikkelaars. Verder dient de nodige aandacht besteed te worden aan testen. In projectwijzer 7 is daar in de fase Werkvoorbereiding uitgebreider over geschreven. Het voorstel van de ontwikkelaars is om het testplan op te nemen in het Technisch Ontwerp. Dit om het aantal documenten beperkt te houden. Wellicht is het wenselijk dat u tijdens een ondersteunende les aandacht geeft aan testen. Testen wordt vaak door de studenten achterwege gelaten. Soms heeft dat te maken met tijdnood, maar meestal komt het gewoonweg niet in hun gedachten om te testen. U zult ook het onderscheid tussen de soorten testen moeten benadrukken. Elke test heeft immers zijn eigen doel. Wanneer de studenten een Technisch Ontwerp aanleveren dat op bepaalde punten niet volledig is, zou u toch een GO kunnen geven voor deze fase. Maar wel met de voorwaarde dat in de fase Realisatie een Implementatieplan wordt geschreven. Bronnen goedgekeurd Plan van Aanpak goedgekeurd Functioneel Ontwerp goedgekeurd Acceptatietestplan sjabloon Technisch Ontwerp (zie bijlage 2) sjabloon Testplan (zie bijlage 2) Fasedocument / Op te leveren producten Groep (2): Technisch Ontwerp inclusief testplan

25 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 25 Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestatie-Indicator 1.2 Opleveren van een ontwerp van (een onderdeel van) een informatiesysteem 4.1 Bedrijfsklaar maken van een Service Desk 4.2 Aansturen van een Service Desk I Presenteren Je licht je ontwerpen zodanig toe dat de toehoorders deze begrijpen. K Y Vakdeskundigheid toepassen Bedrijfsmatig handelen Je gebruikt je kennis van het vak en van de organisatie bij het opstellen van het functioneel en technisch ontwerp. Je ontwerp(en) sluiten aan de wensen van de opdrachtgever. Je houdt rekening met de organisatiestructuur en -cultuur van het bedrijf waarin je de Service Desk implementeert. B Aansturen Je benadrukt het belang van werken volgens de procedures en de service level agreements. Je delegeert taken en geeft instructies Je controleert het functioneren van medewerkers zodat de Service Desk goed functioneert. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Werkvoorbereiding Technisch Ontwerp (inclusief Testplan) No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Datum Begeleider Paraaf

26 26 ict-beheerder realisatie -- Van Ontwerp naar Informatiesysteem -- Doel van de fase Het doel van de fase Realisatie is: Het configureren van de testopstellingen. Het opzetten en uitbreiden van systeemdocumentatie. Het Technisch Ontwerp is goedgekeurd. Dit betekent dat je nu gaat maken wat je op papier hebt bedacht. Je houdt je hierbij aan de planning van de activiteiten. De planning staat in je Plan van Aanpak. Leg alle uitzonderingen en afwijkingen op de planning vast voor de projectevaluatie en stel eventueel je huidige planning bij. Als je een nieuwe versie van de planning maakt, verstrek die dan ook aan je opdrachtgever. Vertragingen in de voortgang bespreek je met je opdrachtgever. Eventueel kun je dat schriftelijk doen door middel van een voortgangsverslag. Je informatiesysteem bestaat uit één of meerdere onderdelen. Dit is afhankelijk van je projectopdracht. Tijdens het bouwen van de testopstelling houd je ook aantekeningen bij om uiteindelijk de documentatie van de testopstelling te maken. Zorg dat aan het einde van de fase je documentatie gereed is. Elk onderdeel moet worden getest, voordat de volgende fase (Oplevering) start. Deze testwerkzaamheden voer je binnen je projectteam uit volgens het opgestelde Testplan. Je stelt na uitvoering van alle werkzaamheden (zoals je in het Technisch Ontwerp hebt beschreven) vast of de beoogde technische oplossingen aanwezig zijn. Als dit zo blijkt te zijn, kun je met de opdrachtgever een afspraak maken voor de oplevering. Vergeet tijdens deze fase niet dat je ook in kaart brengt hoe de afhandeling van de RfC plaatsvindt. Zie ook de opdrachtomschrijving in de memo.

27 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 27 Goedgekeurd Technisch Ontwerp Realisatie Werkend informatiesysteem Alle begeleiders en docenten Het verdient aanbeveling om de studenten deze fase te laten verdelen in subfases. Dit maakt het gemakkelijker te controleren of een student bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd. Maak de studenten bewust van de zelfgemaakte planning. Die dient als leidraad om de activiteiten van deze fase uit te voeren. Wanneer blijkt dat de oorspronkelijke planning niet haalbaar is, zal er eerst een herziene planning gemaakt moeten worden. Aan het einde van deze fase moet ook de systeemdocumentatie gereed zijn. Waarschijnlijk zal hierdoor tijdnood ontstaan. Het is goed om de studenten hierop te wijzen om gelijktijdig met de werkzaamheden alles te documenteren. Bronnen goedgekeurd Technisch Ontwerp goedgekeurd Testplan memo van Directeur Dienst-ICT (zie bijlage 3) Fasedocument / Op te leveren producten Groep (2): Eén of meerdere testopstelling(en) Groep (2): Ingevulde checklist uit het Testplan voor elke testopstelling Groep (2): Systeemdocumentatie voor elke testopstelling

28 28 ict-beheerder Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestaie-Indicator 1.4 Realiseren van een testomgeving 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests J L Formuleren en rapporteren Materialen en middelen inzetten Je schrijft een volledig testrapport. Je geeft in het testrapport een goed beeld van het functioneren van het informatiesysteem. Je geeft in het testrapport voldoende informatie over de gevolgen van de invoering van het informatiesysteem. Je kiest voor de testomgeving de geschikte materialen en middelen. Je houdt hierbij rekening met de kosten. N Onderzoeken Je verzamelt gedurende de acceptatietest uitgebreid informatie door de juiste vragen te stellen, zodat je de noodzakelijke acties uit kan voeren n.a.v. de testresultaten. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Realisatie Testopstelling (één of meerdere) No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Datum Begeleider Paraaf Ingevulde checklist uit het Testplan voor elke testopstelling No-Go Go Systeemdocumentatie voor elke testopstelling No-Go Go

29 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 29 oplevering -- Van leverancier naar opdrachtgever -- Doel van de fase Het doel van de fase Oplevering is: Het projectresultaat overdragen aan de opdrachtgever. Het uitvoeren van een functionele oplevering. Begeleiderinstructie Deze fase wordt in het boek Projectmanagement van Roel Grit niet genoemd. Hieruit blijkt ook wel dat voor de aanpak van een project geen regels zijn. De oplevering wordt door Grit geplaatst onder de fase Nazorg. Het is overigens goed om de studenten ook het belang van de oplevering in te leren zien. De oplevering is tenslotte het moment, waarop het product formeel van eigenaar wisselt. De testopstellingen zijn gereed en door jou getest. De testuitslag is positief. Je gaat nu aan de afdelingshoofden laten zien dat je testopstelling voldoet aan het verwachtingspatroon. Dit ga je doen aan de hand van het zogenaamde Acceptatietestplan uit de fase Ontwerp. Het is de bedoeling dat je in deze fase het informatiesysteem overdraagt aan de opdrachtgever. Kijk daarom terug naar wat nu exact de opdracht was. Zijn de problemen die de aanleiding waren voor het project ook daadwerkelijk opgelost? Bij de oplevering horen verschillende activiteiten. Je kunt hierbij denken aan: een informatiesessie over de meest belangrijke onderdelen van het informatiesysteem een demonstratie van de gevraagde functionaliteiten voor de opdrachtgevers een check uitgevoerd door de opdrachtgever aan de hand van de acceptatiecriteria uit het Acceptatietestplan onder begeleiding van (een afvaardiging) het projectteam

30 30 ict-beheerder Let er bij alle activiteiten op dat je de boodschap afstemt op de doelgroep. Dit kan de directie, een afdelingshoofd, een gebruiker of een systeembeheerder zijn. Het zal duidelijk zijn dat je elke doelgroep weer anders moet benaderen en je bij de ene doelgroep meer jargon kunt gebruiken dan bij de andere doelgroep. Het communicatiestappenplan kan je hierbij helpen. Uiteindelijk moet de opdrachtgever controleren of aan de functionele eisen wordt voldaan. Bij de oplevering wordt de (op de doelgroep afgestemde) documentatie overgedragen. Zorg ook dat je in deze fase de documenten oplever die door directeur Dienst ICT zijn gevraagd. Dit betreft het rapport over het verloop van een RfC en een nieuwe procedure voor het proces Change Management. Deze documenten hoeven niet te worden gepresenteerd. Als je directeur het nodig vindt, zal hij je uitnodigen voor een gesprek om de documenten toe te lichten. Werkend informatiesysteem Oplevering Geaccepteerd informatiesysteem Bronnen alle gemaakt projectdocumentatie Fasedocument / Op te leveren producten Groep (2): Presentatie van het eindproduct aan de opdrachtgever Groep (2): Acceptatietest van het eindproduct in overleg met de opdrachtgever Groep (2): Ondertekende acceptatie van het eindproduct Groep (2): Rapport over verloop RFC Groep (2): Procedure proces Change Management

31 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 31 Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestatie-Indicator 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests 3.2 Lokaliseren en verhelpen van (ver) storingen 3.3 Behandelen en afhandelen van incidentmeldingen 4.2 Aansturen van een Service Desk C Begeleiden Je begeleidt jouw projectteam tijdens de acceptatietest, zodat die volgens plan verloopt. Je motiveert jouw projectteam door hen te laten inzien dat hun bijdrage belangrijk is. M Analyseren Je analyseert de storing en lost deze op. Je beseft dat de oorzaak van de storing ook elders binnen het informatiesysteem kan liggen. V Met druk en tegenslag kunnen omgaan In tijden van drukte en stress blijf je productief werken. Ondanks de drukte kun je de ernst van de storing correct inschatten. M Analyseren Je analyseert incidentmeldingen door de juiste vragen te stellen. Na analyse kom je met haalbare oplossingen S Kwaliteit leveren Je bewaakt de kwaliteit en de productiviteit van de Service Desk op basis van kwaliteitseisen en service level agreements. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Oplevering Presentatie van het eindproduct aan de opdrachtgever Acceptatietest van het eindproduct in overleg met de opdrachtgever Ondertekende acceptatie van het eindproduct No-Go No-Go No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Go Go Datum Begeleider Paraaf Rapport over verloop RFC No-Go Go Procedure proces Change Management No-Go Go

32 32 ict-beheerder nazorg -- Hoe doen we het de volgende keer? -- Doel van de fase Het doel van de fase Nazorg is: Wegwerken van de restpunten (geconstateerde tekortkomingen en gebreken bij oplevering) naar aanleiding van de oplevering. Verwerken van de laatste wijzigingen in de documentatie. Terugkijken op het verloop van het project. Reflectie op eigen functioneren binnen het projectteam. Opheffen van de projectorganisatie. De fase Nazorg is de laatste fase van dit project. In de fase Oriëntatie heb je de projectopdracht vastgelegd. In die opdracht kwamen drie onderwerpen aan bod, namelijk: 1. De voorlopige doelstelling 2. Een haalbaarheidsrapport 3. Een inschatting van het aantal benodigde uren Leg in je projectevaluatie vast of jouw uitgangspunten juist waren. Doe dit door: 1. Vast te stellen of de projectdoelstellingen gehaald zijn. 2. Vast te stellen of er wijzigingen opgetreden zijn. 3. Vast te stellen wat het verschil is tussen de inschatting van de uren en de werkelijk gemaakte uren voor dit project. Vervolgens trek je conclusies op basis van bovenstaande punten en verwerk je dit ook in je reflectieverslag. Wellicht zijn er zaken die je een volgende keer anders zou moeten aanpakken. Dit leg je ook vast in het reflectieverslag. Maak verder je projectdossier compleet. Zorg dat alle fasedocumenten in het dossier zijn opgenomen. Voeg jouw persoonlijke reflectie op je competentieontwikkeling en leerdoelen hier ook aan toe. Geaccepteerd informatiesysteem Nazorg Verbeterpunten

33 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 33 Begeleiderinstructie Een voorstel voor de inhoud van een reflectieverslag is opgenomen in projectwijzer 7, bijlage 5. Bronnen Projectwijzer 7: bijlage 5 Reflectieverslag Fasedocument /Op te leveren producten Groep (2): Compleet projectdossier inclusief projectevaluatie Individueel: persoonlijk reflectieverslag Specifieke competentieontwikkeling bij deze fase KT.WP Omschrijving werkproces Letter Competenties Prestatie-Indicator 2,4 Evalueren van een implementatie J Formuleren en rapporteren Je schrijft een correcte evaluatie. Daarmee kun je afspraken maken over eventuele verdere acties die moeten worden genomen. M Analyseren Je trekt conclusies over de voortgang en het resultaat van de acceptatietest. Je komt met verbeterpunten voor gevonden problemen. Evalueren en beoordelen TABEL NO-GO GO Nazorg Compleet projectdossier No-Go Datum begeleider Paraaf + opmerkingen Go Datum Begeleider Paraaf Persoonlijk reflectieverslag No-Go Go

34 34 ict-beheerder << jlagen b i >>

35 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 35 bijlage 1 Procesverloop en tijdspad Intake /POP-gesprek START PROJECT ORIËNTATIE Projectopdracht GO DEFINITIE Plan van Aanpak inclusief grafische planning GO ONTWERP Functioneel Ontwerp Acceptatietestplan (eventueel opgenomen in Functioneel Ontwerp GO WERKVOORBEREIDING Technisch Ontwerp Testplan (al dan niet als onderdeel van het Technisch Ontwerp) GO REALISATIE Één of meerdere testopstellingen Ingevulde checklist uit het Testplan voor elke testopstelling Systeemdocumentatie voor elke testopstelling GO OPLEVERING Presentatie van het eindproduct aan de opdrachtgever Acceptatietest van het eindproduct in overleg met de opdrachtgever Ondertekende acceptatie van het eindproduct Rapport over verloop RfC Procedure proces Change Management GO Evaluatie Compleet projectdossier inclusief projectevaluatie Persoonlijk reflectieverslag GO POP-gesprek VOLGEND PROJECT

36 36 ict-beheerder Tijdspad (Algemeen) Faseplanning (globaal) Om te voorkomen dat projectgroepen te ver uit elkaar lopen, met als gevolg dat het lastig wordt voor de ondersteunende docenten op het juiste moment ondersteuning te geven, is onderstaande faseplanning aanbevolen. Week Oriëntatie Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Oplevering Nazorg

37 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 37 bijlage 2 digitale bijlagen Digitale bestanden en sjablonen Via de site is ondersteunend materiaal digitaal beschikbaar. Op deze site staan alle beschikbare sjablonen en de documenten die specifiek bijeen projectwijzer horen. Er zijn sjablonen beschikbaar voor: Projectopdracht Plan van Aanpak Functioneel Ontwerp Technisch Ontwerp Testplan Testplan (beknopt) Je kunt op de site inloggen door opleiding ICT-N4 ICT Beheerder (93191) als gebruiker student4 en wachtwoord ROC. Projectbegeleider / vakdocent Door het Consortium wordt een aantal sjablonen beschikbaar gesteld (PvA, FO, TO, Testplan). Het materiaal dat voor iedereen (vrij) beschikbaar is, is via de site te downloaden. Het materiaal dat uitsluitend voor docenten beschikbaar is, is via de site van Stichting Praktijkleren ( te downloaden. Hiervoor kunt u als docent een account aanvragen bij de Stichting Praktijkleren. Het is uiteraard niet de bedoeling dat de studenten ook op deze bestelpagina kunnen. Terugkoppeling over de projectwijzer Mogelijk bent u bij het gebruik van deze projectwijzer tegen dingen aangelopen die anders of beter kunnen. Het kan ook zijn dat bepaalde onderwerpen niet haalbaar zijn. Hoe dan ook, graag vernemen de ontwikkelaars van deze projectwijzer uw terugkoppeling. Deze terugkoppeling kan dan bij de revisie van de projectwijzer worden verwerkt. U kunt uw reacties doorgeven via de site of via de link

38 38 ict-beheerder bijlage 3 Memo van directeur dienst-ict Medisch Centrum M i d d en p o l d e r Van: Jan Gerretse, Directeur Dienst-ICT Aan: projectgroep Het Managementteam (MT) is zeer tevreden over het resultaat van jullie werk met betrekking tot het project ten behoeve van de school bij de kinderafdeling. De directies van de Zorgdivisies 1, 2, 3, 4, en 5 gaan zelfs nu zover dat zij een herontwerp van de ICT-infrastructuur zouden willen. Zij vinden het netwerk traag en onbetrouwbaar. In de bijgevoegde RFC kun je hun voorstel lezen. Zelf wil ik inzicht hebben in de werking van de Service Desk. Functioneren de opgestelde procedures in de praktijk? Worden incidenten goed geregistreerd en hoe worden deze afgehandeld richting de klant c.q. incidentmelder? Op de afdeling ontbreekt nog een goede procedure voor de verwerking van RFC s. Stel een procedure op voor de afhandeling van de RFC s. Zorg dat in de procedure ook een processchema is opgenomen. Samenvattend: A. In de komende 8 weken verwacht ik van jullie: 1. Een testopstelling van een nieuw netwerk voor de beide locaties 2. Een evaluatie van het procesverloop van de RFC 3. Procedure voor het proces Change Management B. Jullie werken met 2 man aan dit project en je hebt 8 weken de tijd. C. Je communiceert en rapporteert aan mij. Succes, Jan

39 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 39 bijlage 4 rfc netwerk Request for Change Productnaam: Netwerk Productnummer: Indiener: F. de Vries Issue Log nr: IL Hoofd Interne Geneeskunde Datum laatste update: 14 december 2010 Impact 1 : þ Tijd Geld þ Kwaliteit Omvang Business Case Risico s Datum geïdentificeerd: Beslissing 2 : 6 december 2010 Naam Beslisser: Paraaf Beslisser: Toegewezen Prioriteit 3 : Afgewezen Uitgesteld J. Gerretse Hoog Middel Laag Beslissingsdatum: 4 januari 2011 Status: 4 Akkoord Aanleiding Het netwerk zoals het nu gebruikt wordt, is volkomen onwerkbaar. Mijn medewerkers kunnen niet vanaf beide locaties bij hun eigen dossiers en brieven. Dit is zeer vervelend. Het delen en afschermen van dossiers is erg onoverzichtelijk. Iedereen deelt naar beste weten een dossier of een map in, maar vergeet om dit aan te passen als er nieuwe collega s bij de behandeling van een patiënt betrokken raken. Bovendien raken we nogal eens wat brieven en verslagen kwijt en de back-up is erg omslachtig en onbetrouwbaar. De snelheid is ook niet geweldig. Het duurt soms minuten voordat een PC is opgestart. Beschrijving voorgestelde wijziging De voorgestelde wijziging bestaat uit twee delen, namelijk: 1. eis (wat er minimaal moet gebeuren) 2. wens (aanvulling op de eis) 1. De eis is: De gegevens op het netwerk moeten beter bereikbaar worden voor belanghebbenden. A. De reactietijd van het systeem bij het inloggen en het bewerken van documenten mag niet boven de norm zijn. B. Gegevens moeten op beide locaties beschikbaar zijn. C. Gegevens mogen alleen beschikbaar zijn voor de betreffende afdeling. 1 T=Tijd, G=Geld, K=Kwaliteit, O=Omvang, BC=Business Case, R=Risico s 2 T=Toegewezen, A=Afgewezen, U=Uitgesteld 3 H=Hoog, M=Middel, L=Laag 4 OK= akkoord

40 40 ict-beheerder D. De werkzaamheden mogen geen verstoringen tijdens werktijd veroorzaken. E. Gegevensverlies mag niet mogelijk zijn. F. Viruspreventie op zowel serverniveau als werkstationniveau. G. Iedere medewerker heeft een eigen ruimte om persoonlijke correspondentie en documenten op te slaan. Deze ruimte moet vanaf elke werkplek op beide locaties te benaderen zijn. Naast de medewerker mogen alleen de systeembeheerders deze gegevens kunnen benaderen. H. Elke afdeling heeft een informatieve intranetpagina waarop t.z.t. alle afdelingsinformatie gepubliceerd kan worden. I. Medewerkers mogen geen aanpassingen doen aan de systeeminstellingen. J. Medewerkers mogen geen software of programma s installeren. K. Patiënten mogen niet kunnen inloggen op de systemen. Daarom zal het scherm van de werkplekken automatisch binnen 2 minuten moeten worden geblokkeerd (dit moet vanaf de server worden geregeld) en moet er een snelkoppeling komen in de taakbalk die de schermblokkering activeert. 2. De wens is: L. Iedere medewerker kan over en internet beschikken. M. De schermachtergrond is altijd een standaard afbeelding die de aard van de afdeling weerspiegelt. N. Bezoekers kunnen op de eigen laptop via een radius-server gebruik maken van internet. Impact voorgestelde wijziging (vb. Tijd, Geld, Kwaliteit, Omvang, Business Case, Risico s) Indien beslissing positief: toewijzingsdetails (wie, wat, wanneer) Indien beslissing negatief: korte motivering (waarom is de RFC afgewezen of uitgesteld) Besloten is om naar een nieuwe organisatie van het netwerk over te gaan. Hiertoe zal een testomgeving worden gebouwd waarin de operationele gevolgen kunnen worden gesimuleerd. De en internettoegang blijven buiten deze test. Hiervoor zal t.z.t. een aparte opdracht worden verstrekt. De uitvoering hiervan zal door middel van een project worden gerealiseerd. Het project zal worden uitgevoerd door een team van 2 personen. Het project moet 8 weken na aanvang worden opgeleverd. De projectopdracht is als volgt: Simuleer een netwerkomgeving over beide locaties waarin de volgende voorzieningen zijn opgenomen. Dit netwerk mag absoluut géén invloed hebben op het huidige productienetwerk. A. Garandeer een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van het systeem. B. Breng de responstijd onder de 2 seconden. C. Richt een centrale bestandsopslag in, benaderbaar vanaf beide locaties. D. Ontwerp en bouw een mappenstructuur gebaseerd op afdelingen. Alleen medewerkers van een afdeling hebben toegang tot dossiers van die afdeling. Tevens krijgt iedere medewerker een persoonlijke home-directory. E. Richt een printservices in op beide locaties. Printers moeten vanaf beide locaties beschikbaar zijn. F. Beveilig de gegevens door back-up- en restoreprocedures. G. Stel de policies zodanig in dat per afdeling een eigen, vast bureaublad wordt ingesteld. H. Realiseer verder alle eisen en wensen zoals vermeld Beschrijving voorgestelde wijziging. I. Configureer een webservices met een intranetsite waarop voor een infopagina kan worden gepubliceerd (platte tekst). Deze intranetsite is door iedereen te lezen. Ondernomen Acties: (b.v. doorverwezen naar Follow-on Actions) Op basis van deze RFC een nieuw project opstarten. Opmerkingen: Overleg bij twijfel over de oplossing met mij.

41 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 41 Projectbegeleider / vakdocent Deze RFC kan aangepast worden naar eigen inzichten. De digitale versie kun u vinden op de docentensite (zie bijlage 2). Mogelijk veronderstelt u dat bepaalde onderwerpen niet haalbaar zijn het de beschikbare tijd of is de kennis nog niet bij de studenten aanwezig of bent u niet in het bezit van de benodigde apparatuur. Mocht u aanvullingen hebben of opmerkingen over de complexiteit of inhoud, laat het weten aan de ontwikkelaars van deze projectwijzer. Bij een revisie kunnen deze punten worden meegenomen (zie ook bijlage 2).

42 42 ict-beheerder bijlage 5 netwerktekening

43 ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 43 bijlage 6 Monitor Pw8 PW 8 Medisch Centrum Middenpolder (2) Complexiteitsniveau B werkvorm beoordelingsvorm beoordelaars BPV V op producten GO / NO-GO Kerntaak en werkrpoces Docent 2e beoordelaar Student Fasen Beroepsproducten in Projectwijzer 8 Fase 1 Projectopdracht G(2) CI pro Werkprocessen Overzicht competenties Prestatatie-Indicator -Je verzamelt voldoende en betrouwbare informatie bij verschillende bronnen door de juiste vragen te stellen. 1.1 Vaststellen van de informatiebehoefte N Onderzoeken - Je weet hoe het bedrijf georganiseerd is (functies, taken en rollen). - Je weet hoe informatiestromen lopen in het bedrijf. Fase 2 Plan van Aanpak met een grafische planning G(2) CI v 1.4 Realiseren van een testomgeving Q Plannen en organiseren - Je plant bij het maken van een testomgeving de activiteiten van jezelf en anderen logisch in. - Je bewaakt de voortgang van de activiteiten met behulp van je planning. Fase 3 Functioneel Ontwerp (inclusief Acceptatietestplan) G(2) CI v 1.2 Opleveren van een ontwerp van (een onderdeel van) een informatiesysteem M Analyseren - Je vertaalt de wensen van de opdrachtgever naar een functioneel en technisch ontwerp. - Je houdt rekening met het toekomstige beheer van het informatiesysteem. Optioneel: Acceptatietestplan G(2) v 1.4 Realiseren van een testomgeving E Samenwerken en overleggen 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests D Aandacht en begrip tonen - Je stemt de activiteiten af met alle betrokkenen zodat het realiseren van de testomgeving volgens planning verloopt. - Je neemt inzichten en opvattingen van je projectteam voor- en tijdens de acceptatietest serieus. - Bij twijfels over de werking van het (een deel) van het product komt dat in het testplan. Fase 4 Technisch Ontwerp (inclusief Testplan) G(2) CI v I Presenteren - Je licht je ontwerpen zodanig toe dat de toehoorders deze begrijpen. Opleveren van een ontwerp van (een onderdeel Optioneel: Testplan G(2) v Je gebruikt je kennis van het vak en van de organisatie bij het opstellen van van) een informatiesysteem K Vakdeskundigheid het functioneel en technisch ontwerp. toepassen - Je ontwerp(en) sluiten aan de wensen van de opdrachtgever. 4.1 Bedrijfsklaar maken van een Servicedesk Y Bedrijfsmatig handelen 4.2 Aansturen van een servicedesk B Aansturen - Je houdt rekening met de organisatiestructuur en -cultuur van het bedrijf waarin je de servicedesk implementeert. - Je benadrukt het belang van werken volgens de procedures en de service level agreements. - Je delegeert taken en geeft instructies - Je controleert het functioneren van medewerkers zodat de servicedesk goed functioneert. Fase 5 Één of meerdere Testopstelling(en) G(2) Ep v 1.4 Realiseren van een testomgeving J Formuleren en rapporteren - Je schrijft een volledig testrapport. - Je geeft in het testrapport een goed beeld van het functioneren van het informatiesysteem. - Je geeft in het testrapport voldoende informatie over de gevolgen van de invoering van het informatiesysteem. Ingevulde checklist uit het Testplan voor elke testopstelling Systeemdocumentatie voor elke testopstelling G(2) v L Materialen en middelen inzetten G(2) v 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests N Onderzoeken - Je kiest voor de testomgeving de geschikte materialen en middelen. Je houdt hierbij rekening met de kosten. - Je verzamelt gedurende de acceptatietest uitgebreid informatie door de juiste vragen te stellen, zodat je de noodzakelijke acties uit kan voeren n.a.v. de testresultaten. Fase 6 Presentatie van het eindproduct aan de opdrachtgever Acceptatietest van het eindproduct in overleg met de opdrachtgever Ondertekende acceptatie van het eindproduct G(2) Ep v G(2) v 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests C Begeleiden 3.2 Lokaliseren en verhelpen van (ver)storingen M Analyseren G(2) pro V Met druk en tegenslag kunnen omgaan 3.3 Behandelen en afhandelen van incidentmeldingen M Analyseren - Je begeleidt jouw projectteam tijdens de acceptatietest zodat die volgens plan verloopt. - Je motiveert jouw projectteam door hen te laten inzien dat hun bijdrage belangrijk is. - Je analyseert de storing en lost deze op. - Je beseft dat de oorzaak van de storing ook elders binnen het informatiesysteem kan liggen. - In tijden van drukte en stress blijf je productief werken. - Ondanks de drukte kun je de ernst van de storing correct inschatten. - Je analyseert incidentmeldingen door de juiste vragen te stellen. - Na analyse kom je met haalbare oplossingen 4.2 Aansturen van een Servicedesk S Kwaliteit leveren - Je bewaakt de kwaliteit en de productiviteit van de servicedesk op basis van kwaliteitseisen en service level agreements. Fase 7 Compleet projectdossier inclusief projectevaluatie G(2) CI pro Persoonlijk evaluatieverslag Ind F pro 2.4 Evalueren van een implementatie J Formuleren en rapporteren M Analyseren - Je schrijft een correcte evaluatie. Daarmee kun je afspraken maken over eventuele verdere acties die moeten worden genomen. - Je trekt conclusies over de voortgang en het resultaat van de acceptatietest. - Je komt met verbeterpunten voor gevonden problemen. Opmerkingen

44 44 ict-beheerder Begeleidersinformatie bijlage 7 Competentiescoretabel Pw8 In deze tabel kunt u zien welke competenties worden getoetst in deze projectwijzer. Lege (witte) cellen behoren wel tot het werkproces, maar worden in deze projectwijzer niet getoetst. A B C D E I J K L M N O Q R S V Y ICT Beheerder en Netwerkbeheerder PW08 Beslissen en activiteiten initiëren Aansturen Begeleiden Aandacht en begrip tonen Samenwerken en overleggen Presenteren Formuleren en rapporteren Vakdeskundigheid toepassen Materialen en middelen inzetten Analyseren Onderzoeken Creëren en innoveren Plannen en organiseren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Kwaliteit leveren Met druk en tegenslag omgaan Bedrijfsmatig handelen Kerntaak 1 Ontwikkelen van (onderdelen van) informatiesystemen 1.1 Vaststellen van de informatiebehoefte x 1.2 Opleveren van een ontwerp van (een onderdeel van) een informatiesysteem x x x 1.3 Opstellen van een plan van aanpak 1.4 Realiseren van een testomgeving x x x x Kerntaak 2 Implementeren van (onderdelen van) informatiesystemen 2.1 Opstellen van een implementatieplan 2.2 Uitvoeren van een implementatieplan 2.3 Ondersteuning bieden bij acceptatietests x x x 2.4 Evalueren van een implementatie x x Kerntaak 3 Beheren van (onderdelen van) informatiesystemen 3.1 Voorkomen van (ver)storingen 3.2 Lokaliseren en verhelpen van (ver)storingen x x 3.3 Behandelen en afhandelen van incidentmeldingen x 3.4 Opstellen en bewaken van procedures Kerntaak 4 Opzetten en inrichten van een Servicedesk (alleen ICT beheerder) 4.1 Bedrijfsklaar maken van een Servicedesk x 4.2 Aansturen van een Servicedesk r x 4.3 Opstellen van gebruikersinstructies

45 Begeleidersinformatie ProjeCtwijzer 8 - MedisCh CentruM MiddenPolder (2) 45 bijlage 8 Facilitering (Algemeen) Aan het begin van projectwijzer 8 wordt verondersteld dat de onderstaande zaken zijn geregeld. Lokaal: Een multifunctioneel lokaal ten behoeve van: instructie en bouwen van het informatiesysteem of een theorie- en praktijklokaal. Een computerlokaal, OLC of docentruimte om de opdrachten uit te werken. Aanwezigheid van de onderstaande leermiddelen 6 Computers die verbonden kunnen worden (per groepje van 2 studenten). PC s met VMware of Virtual PC waarbij de studenten in bezit dienen te zijn van een USB-harddisk. Software MS Access Windows voor Server en werkstations Linux-distributie Novell Open Enterprise Server Mailapplicatie (hoeft niet per se MS-Exchange te zijn)

46 46 ict-beheerder Begeleidersinformatie bijlage 9 Advies begeleiding en studiebelasting (in klokuren) Begeleidingsactiviteiten Aantal uren per week Totaal PW8 Projectteamoverleg 2 20 Ondersteunende theorie 5 50 Praktijk en practicum 5 50 Projecturen Onbegeleide zelfstudie-uren (inclusief onbegeleide projecturen en huiswerk) Toetsing en afsluiting 2 20 Vrije ruimte 4 40 Totaal aantal SBU s (**) ** In het totaal van de SBU s is ook de toetsing en afronding (week 9 en/of 10) verwerkt.