Archief van de Dienst Advies en Beheer; Afdeling Directie en Staf

Transcriptie

1 Archief van de Dienst Advies en Beheer; Afdeling Directie en Staf Algemene kenmerken Toegangsnummer: Periode: Archiefvormer Dienst Advies en Beheer Inleiding Instelling, ontwikkeling en opheffing De dienst is per 1 januari 1997 opgericht met de voorlopige naam verzameldienst Beheer Openbare Ruimte (BOR), in 1998 is de naam gewijzigd in Dienst Amsterdam Beheer (DAB). Per 1 januari 2005 veranderde de naam van de organisatie in Dienst Advies en Beheer, omdat de oude naam de lading niet meer dekte. De afkorting tot DAB bleef wel. Op 13 november 2007 nam het College van B&W het besluit om DAB op te splitsen per 1 maart 2008 en per 1 oktober 2008 definitief. Organisatie en taken Bij oprichting gold de organisatie als centraal stedelijk verzamelbedrijf voor enkele dochterorganisaties, zogenaamde Resultaat Verantwoordelijke Eenheden (RVEs), die niet onder enige andere beheerseenheid vielen. Directie en Staf hadden een aansturende taak voor deze organisaties en waren verantwoordelijk voor de communicatie met het stadsbestuur. Na splitsing en opheffing van DAB in 2008 zijn deze RVEs alsnog opgenomen in de organisatie van reeds bestaande diensten. De bedrijfsonderdelen waren verspreid gehuisvest en boden zeer verschillende diensten en producten, die varieerden van het ijsvrij houden van wegen tot het organiseren van de jaarlijkse Open Monumentendag. De hoofden van de verschillende onderdelen gaven sturing aan al deze taken vanuit een integrale managementverantwoordelijkheid. Daarbij werden ze ondersteund door Directie en Staf op het gebied van personeel, organisatie, juridische zaken, financiën, automatisering en communicatie. De organisatiestructuur was als volgt: - Directie en Staf Directie en directiesecretariaat Staf Bestuurlijke en Algemene Zaken Communicatie Bedrijfsjurist Planning & Control (P&C) en Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO/IC) Financiële Administratie Personeel & Organisatie Ondernemingsraad, ambtelijk secretaris Informatievoorziening en automatisering - RVEs afkomstig van de Dienst Stedelijk Beheer per 1 januari 1997: Archeologie (per 18 maart 2002 samen met het van Dienst Binnenstad afkomstige Bureau Monumentenzorg tot Bureau Monumenten & Archeologie) Amsterdamse Bos Sporthallen Zuid (per 1 januari 2005 opgegaan in Amsterdamse Bos) Materiaaldienst Versie oktober

2 Westpoort (per 5 februari 2002 samen met Boedelbeheer tot Westpoortbeheer) Geo-Informatie (per 1 juli 2002 samen met Vastgoedregister Amsterdam tot Geo- en Vastgoedinformatie) Gemeentelijk Wagenparkbeheer Amsterdam - RVE afkomstig van de Sociale Dienst Amsterdam per 1 januari 1997: Boedelbeheer (per 5 februari 2002 samen met Westpoort tot Westpoortbeheer) - RVE afkomstig van de Dienst Stadstoezicht per 1 januari 1997: Parkeergebouwen - RVE afkomstig van het Bureau Projectbegeleiding en -Advisering (Stedelijke Woningdienst) per 1 januari 2003: ICT Beheergroep - RVE afkomstig van de Dienst van het Marktwezen per 1 januari 2006: Food Center Amsterdam (onderdeel van Westpoortbeheer) De RVEs zijn per 1 januari 2008 (tenzij anders vermeld) als volgt opgesplitst: - Bureau Monumenten & Archeologie naar Dienst Milieu en Bouwtoezicht - Amsterdamse Bos naar Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling - Materiaaldienst en gladheidsbestrijding naar Dienst Infrastructuur, Verkeer en Vervoer - Westpoortbeheer naar Haven Amsterdam - Geo- en Vastgoedinformatie naar Dienst Persoonsgegevens - Gemeentelijk Wagenparkbeheer Amsterdam naar Bestuursdienst Amsterdam - Boedelbeheer naar Dienst Wonen - Parkeergebouwen naar Dienst Stadstoezicht - ICT Beheergroep naar Servicehuis ICT per 1 januari Food Center naar Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Geschiedenis van de informatievoorziening Vanaf 1997 tot 2004 was 1 medewerker verantwoordelijk voor de informatievoorziening bij Directie en Staf. De RVE s waren zelf volledig verantwoordelijk voor de informatievoorziening. Medio 2003 is gestart met het digitaal vastleggen van de informatie. Vanaf 2004 is een deel van de informatievoorziening uitgevoerd door 2 secretariaatsmedewerkers, respectievelijk van Bestuurlijke en Algemene Zaken en van Personeel & Organisatie. Een deel van de taken is niet meer uitgevoerd. Met de opstelling van een nieuw documentair structuurplan in 2006 zijn verantwoordelijkheden en werkwijzen opnieuw vastgelegd. In de praktijk zijn deze niet altijd nagekomen en uitgevoerd. Verantwoording van de bewerking Van een duidelijk centraal archiefbeheer is geen sprake, tevens ontbreekt een duidelijke chronologische cesuur tussen analoge en digitale bescheiden. Series, zoals financiële jaarstukken en vergaderverslagen, hebben in beide bewaarvormen hiaten en kunnen niet door een bestand of een dossier in de andere bewaarvorm worden opgevuld. Vanaf medio 2003 zijn de digitale bestanden redelijk compleet. Dit houdt in dat alle informatie tot en met 2002 in analoge vorm leidend genoemd mag worden. Bij de informatie, ontstaan vanaf 2003, is per werkproces of per taak beoordeeld in welke bewaarvorm de informatie het meest compleet is en bepaald in welke bewaarvorm (papier en/of digitaal) de informatie bewaard wordt. De aangetroffen ordening van de informatie was dusdanig, dat in overleg met de archiefinspectie gekozen is voor de huidige ordening. Het archief bestaat uit de inventarisnummers 1 t/m 343. De volgende inventarisnummers bestaan om diverse redenen niet meer 38, en Aanwijzingen voor de gebruiker De informatie is incompleet. Daarom is besloten om vernietigbare informatie, die de gebruiker toch een beeld geven van de organisatie, te bewaren. Met name de informatie van de Ondernemingsraad is niet compleet. Het archief van de RVE Westpoortbeheer en haar rechtsvoorgangers is reeds overgebracht naar het Stadsarchief en bekend onder toegangsnummer Bronvermelding - Overzicht gemeentelijke organisatieonderdelen, vervaardigd door de gemeentelijke archiefinspectie Versie oktober 2016

3 Inventaris Stukken van algemene aard Stukken betreffende bijzondere onderwerpen Ondernemingsraad Stukken van algemene aard 1.1 Managementoverleg tussen directie en hoofden RVE s vb Vergaderstukken omslagen 1-01/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /2002 vb Agenda s met bijlagen tekstbestanden, 69 rekenbladbestanden en 10 presentatiebestanden tekstbestanden 129 Vergaderstukken van algemene aard tekstbestanden en 8 rekenbladbestanden /11/ tekstbestanden /11/ tekstbestanden /12/ tekstbestanden 130 Vergaderstukken van overige data tekstbestanden /01/ tekstbestanden en 5 rekenbladbestanden /03/ tekstbestanden en 4 rekenbladbestanden /04/ tekstbestanden en 1 rekenbladbestand /05/ tekstbestanden en 2 rekenbladbestanden /05/ tekstbestanden /06/ tekstbestanden en 9 rekenbladbestanden /07/ tekstbestanden /09/ tekstbestanden en 2 rekenbladbestanden /10/ tekstbestanden en 1 rekenbladbestand /11/ tekstbestanden en 4 rekenbladbestanden /11/ tekstbestanden en 6 rekenbladbestanden /12/ tekstbestanden 143 Vergaderstukken van algemene aard tekstbestanden en 10 presentatiebestanden /01/ tekstbestanden Versie oktober

4 145-07/02/ tekstbestanden en 1 rekenbladbestand /02/ tekstbestanden en 4 rekenbladbestanden /03/ tekstbestanden en 5 rekenbladbestanden /04/ tekstbestanden en 5 rekenbladbestanden /05/ tekstbestand /05/ tekstbestanden en 4 rekenbladbestanden /06/ tekstbestanden /09/ tekstbestanden en 1 rekenbladbestand /10/ tekstbestanden /10/ tekstbestanden /10/ tekstbestanden /12/ tekstbestanden /01/ tekstbestanden en 1 rekenbladbestand /02/ tekstbestanden /03/ tekstbestanden /04/ tekstbestanden /05/ tekstbestanden en 5 rekenbladbestanden /06/ tekstbestanden /06/ tekstbestanden /09/ tekstbestanden /09/ tekstbestanden /10/ tekstbestanden /11/ tekstbestanden en 1 rekenbladbestand /12/ tekstbestanden vb Vergaderverslagen tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden 1.2 Overig ambtelijk overleg vb Vergaderstukken Stafoverleg omslagen Vergaderstukken Ambtelijk Team Westpoort omslag 1.3 Overleg managementteam Staf vb Agenda s met bijlagen tekstbestanden en 1 rekenbladbestand tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden en 1 rekenbladbestand tekstbestanden vb Vergaderverslagen tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden tekstbestanden Versie oktober 2016

5 tekstbestanden 2 Stukken betreffende bijzondere onderwerpen 2.1 Organisatie, reorganisatie en opheffing 274 Stukken betreffende uitslag prijsvraag nieuwe naam voor de dienst omslag vb Stukken betreffende de oprichting van de verzameldienst Beheer Openbare Ruimte omslagen 106 Map Map 2 vb Stukken betreffende de opheffing en de liquidatie van de Dienst Stedelijk Beheer omslagen 100 Stukken van algemene aard Stukken betreffende de opheffing van de Handelskwekerij Gemeente Amsterdam Stukken betreffende de oprichting van de Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer Stukken betreffende de reorganisatie van de Sector Landmeten en Vastgoedinformatie Stukken betreffende de reorganisatie van Parkeergebouwen, overgang van Stadstoezicht naar Dienst Amsterdam Beheer Stukken betreffende de organisatie van toekomstige RVE s Stukken betreffende de opheffing van Dienst Stedelijk Beheer Stukken betreffende ontwikkeling van stafafdelingen en verhuizing van Facilitair Centrum omslag 74 Stukken betreffende ontwikkelingstraject Beter Werken in de Ruimtelijke Sector omslag 342 Stukken betreffende de splitsing van Parkeergebouwen Amsterdam in de afdelingen Openbaar Parkeren en Parkeren voor Bewoners, alsmede stukken betreffende de afzonderlijke parkeergarages omslag 294 Rapporten getiteld: Mobiliteit bij de Dienst Amsterdam Beheer, een aanzet tot een pilotproject en Mobiliteitsbeleid en integraal management omslag 283 Rapporten getiteld Organisatie-ontwikkeling Dienst Amsterdam Beheer Stand van zaken, juni 2003 en Verbetering bedrijfsvoering DAB omslag 322 Stukken betreffende de fusie tussen RVE Sporthallen Zuid en RVE Amsterdamse Bos omslag vb Stukken betreffende de oprichting van Shared Service Centre of Servicehuis ICT omslagen 21 Afkomstig van Stafafdeling Personeel en Organisatie Afkomstig van Directie en Staf Afkomstig van Stafafdeling Informatisering en Automatisering Afkomstig van Afdeling E-net Regie & Beheer Stukken betreffende de decentralisatie van de Stafafdeling Financiële Administratie omslag 269 Stukken betreffende de opheffing van de Dienst Advies en Beheer Stukken betreffende de overgang van Materiaaldienst naar Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer Bestuurlijke Zaken vb Vergaderstukken overleg wethouderstaf omslagen en 43 tekstbestanden omslag tekstbestanden Versie oktober

6 tekstbestanden 18-01/ / omslag 19-05/ / omslag / / omslag omslag 214 Correspondentie met het gemeentebestuur tekstbestanden 2.3 Communicatie en bedrijfsjurist 293 Voorbeelden van huisstijltoepassingen in de concernstijl van Dienst Amsterdam Beheer omslag 338 Boekje gepubliceerd bij het 5-jarig lustrum van de dienst met als titel 5 dabpere jaren deel vb Stukken betreffende externe communicatie Dienst Amsterdam Beheer omslagen en 1 stuk 291 Rapport Inventarisatie Externe Communicatie Dienst Amsterdam Beheer stuk 290 Externe communicatie-uitingen van verschillende RVE s Rapporten getiteld: Vernieuwing websites DAB en Vernieuwing websites advies pakketselectie, van Dienst Advies en Beheer Brochures betreffende de organisatie van de dienst Uitwerking van de gemeentebrede huisstijl voor de deelidentiteit DAB omslag 284 Rapport getiteld: Juridische Kwaliteitszorg Amsterdam, rapport legal audit Dienst Amsterdam Beheer (DAB), van Bestuursdienst, met plan van aanpak stuk 253 Handleidingen intranet redacteuren omslag 2.4 Personeel 101 Stukken betreffende de invoering van de 36-urige werkweek Televisierapportage van AT5 over corrupte ambtenaren bij DAB bij verschillende RVE s filmbestand auteursrechtelijk beschermd 76 Stukken betreffende selectie van Arbodiensten omslag vb Ondermandaatbesluiten en volmachten omslagen omslag vb Personeelsblad dab-zapper omslagen vb Stukken betreffende uitvoering van personeelsbeleid omslagen 79 Map Map Map Map vb Functieboeken omslagen Map Map Map Map Map Versie oktober 2016

7 vb Stukken betreffende integriteitsbeleid pak, 1 omslag pak omslag vb Stukken betreffende arbo- en verzuimbeleid omslagen 301 Arbo- en verzuimbeleid algemeen Training verzuimmanagement door Schouten & Nelissen Verzuimbegeleiding door arbodienst Commit Verzuimcijfers Arbo- en verzuimbeleid algemeen EHBO- en BHV-vergoeding Notitie Arbobeleid binnen de Dienst Advies en Beheer Stukken betreffende klachtenregeling ongewenst gedrag omslag 114 Stukken betreffende functietyperingen en functiewaarderingen omslag 295 Stukken betreffende re-integratie van werknemers met een arbeidshandicap omslag 280 Notitie Formatieschema en organisatieschema stuk 2.5 Informatievoorziening en automatisering vb Stukken betreffende overdracht RVE-archieven omslagen 328 Map Map Stukken betreffende overdracht van antiquarische boeken en kunstwerken omslag 252 Notitie getiteld: Procedures Documentaire Informatievoorziening stuk 250 Stukken betreffende het documentair structuurplan Dienst Advies en Beheer, Directie en Staf en de afzonderlijke RVE s omslag 285 Stukken van de Stuurgroep Basisregistraties en ICT-infrastructuur (Manifestgroep), met audit informatiebeveiliging 2003 van ACAM en maandrapportages ICT Beheergroep omslag vb Stukken betreffende initiëren en vaststellen informatiebeveiligingsbeleid binnen de dienst omslagen 256 Map Map Financiën en administratieve organisatie Algemeen 330 Stukken betreffende financiële ontvlechting van de Sector Binnenstad omslag 257 Verslag van ACAM betreffende inventarisatie AO-procedures bij Dienst Advies en Beheer omslag 247 Stukken betreffende bestuurlijke besluitvorming inzake kredietverstrekkingen door de dienst voor uitvoerende werkzaamheden omslag vb Administratieve Organisatie: stukken inzake interne procedures betreffende RVE s omslagen, 3 pakken 260 Amsterdamse Bos, Sporthallen Zuid en Bureau Monumenten en Archeologie omslag 262 Directie en Staf pak 263 Parkeergebouwen, map I omslag 261 Westpoortbeheer pak 264 Parkeergebouwen, map II omslag 259 ICT Beheergroep, Materiaaldienst en Geo- en Vastgoedinformatie omslag Versie oktober

8 75 Stukken betreffende gemeentelijke ombuigingsoperaties omslag 278 Administratieve Organisatie: Plan van aanpak voor de beschrijving van de administratieve organisatie bij het aanschaffen van een softwarepakket stuk vb Administratieve Organisatie: stukken betreffende de interne controle binnen de Dienst Advies en Beheer omslagen 255 Verschillende RVE s RVE Parkeergebouwen Verschillende RVE s Verslag van ACAM betreffende de beoordeling van de Administratieve Organisatie, Interne Controle(AO/IC)-plannen, met IC-verslagen omslag 266 Stukken betreffende de Integrale Meting Bedrijfsvoering uitgevoerd door Bestuurdienst Begrotingen, actualisaties en jaarplannen vb Begrotingen voor de boekjaren met actualisaties over voorgaande jaren omslagen 226 Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar vb Bestuurlijke jaarplannen voor de boekjaren omslagen 239 Boekjaar Boekjaar Boekjaar vb Begrotingen voor boekjaren en 2008 met bestuurlijke jaarplannen omslagen 241 Boekjaar Boekjaar 2005, map Boekjaar 2005, map omslag 243 Boekjaar Boekjaar Jaarrekeningen en controles 174 Voorbereiding jaarrekening tekstbestanden, 39 rekenbladbestanden vb Jaarrekeningen over de boekjaren omslagen 230 Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar vb Verslagen accountantscontrole van jaarrekeningen over de boekjaren omslagen Versie oktober 2016

9 219 Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Boekjaar Bedrijfsplannen vb Bedrijfsplannen Directie en Staf omslagen, 44 tekstbestanden en 1 rekenbladbestand tekstbestanden, 1 rekenbladbestand Beheer van eigendommen en werken 331 Stukken betreffende kredietaanvraag inzake bodemsanering en bouw van parkeergarage De Kolk omslag vb Stukken betreffende vuiloverslagstation aan de Willem Zwijgerlaan tegenover nummer omslagen 275 Controle miileuwetten en verkennend bodemonderzoek 276 Sloop vb Verbreding van de Bosbaan met herstel en vernieuwing van gebouwen omslagen, 5 stukken en 1 pak 320 Voortgang omslag 313 Adviesrapport naar de kosten voor een nieuwe hoofdvestiging, door ABT Bouwtechniek stuk 314 Rapport Haalbaarheidsonderzoek nieuwbouw kantoor met opslag materieel Amsterdamse Bos, opgesteld door de Bouw Advies Groep (BOAG) stuk 318 Vaststelling uitwerkingsplan Entreegebied door de provincie Noord-Holland stuk 305 Claim inzake toepassing van klei voor aanleg van dijken in Het Nieuwe Meer, behorende bij bestek 00073, map Claim inzake toepassing van klei voor aanleg van dijken in Het Nieuwe Meer, behorende bij bestek 00073, map Nieuwbouw kantoor met opslag materieel Wet beheer rijkswaterstaatswerken-vergunning voor de tijdelijke vervanging van een houten omkadering door een bouwhek onder en langs rijksweg A stuk 308 Oplevering van verbreding Bosbaan, bestek van ingenieursbureau Oranjewoud B.V Wethoudersbrieven Ontwerp beschikking Wet verontreiniging oppervlaktewateren (Wvo), beschikking Wet Bodembescherming, keuronthefffing en keurvergunning Combinatie Bosbaan Aanbesteding van ontwerp en realisatie Duizendmeterweg stuk 302 Sloop Finishtoren Selectie aannemer nieuwbouw Finishtoren 2004 Versie oktober

10 303 Nieuwbouw Finishtoren Opsporingsactie explosieven Herstel paviljoens en vestiging opstalrecht voor het wedstrijd- en trainingscentrum Herstel café De Bosbaan pak 315 Kentekenonderzoek, naar aanleiding van Masterplan N stuk 332 Onderzoeksrapporten betreffende haalbaarheid museum inzake opgraving De Kolk omslag vb Stukken betreffende de revitalisatie van Sporthallen Zuid omslagen 323 Algemeen, map Algemeen, map Inschrijving Hevo Bouwmanagement b.v Inschrijving Vaessen Algemeen Bouwbedrijf b.v Inschrijving BAM NBM Beton- & Industriebouw en Nelissen Van Egteren 2002 VB Film betreffende de werkzaamheden van de afzonderlijke organisatieonderdelen van de dienst omslag en 1 filmbestand 337 Film 1 filmbestand geen scans op aanvraag 341 Filmhoes 1 omslag 251 Verkeersbesluiten omslag 343 Herziene projectopdracht Archeologische Begeleiding Noord/Zuidlijn Amsterdam, met vergaderstukken omslag vb Film betreffende de organisatie en werkzaamheden van de dienst met als titel Dienst Advies en Beheer: Samen werken voor de stad omslag en 1 filmbestand 336 Film filmbestand geen scans op aanvraag 340 Filmhoes 1 omslag 282 Stukken betreffende het gebruik van de Uilenburger Synagoge omslag 3 Ondernemingsraad 3.1 Organisatie 72 Stukken betreffende oprichting en bevoegdheden pak 273 Jaarverslag Van Dienst Stedelijk Beheer Amsterdam naar Dienst Amsterdam Beheer, opgesteld door de Ondernemingsraad stuk 73 Stukken betreffende het veranderingstraject Organisatie-, Ontwikkelings- en Informatietraject (OOIT) omslag vb Vergaderstukken Ondernemingsraad omslagen 277 Dienst Binnenstad Amsterdam 15/01/ /03/ / / / / / / / / Versie oktober 2016

11 91 Vergaderstukken overleg Ondernemingsraad en directie omslag 97 Stukken betreffende organisatie van en deelname aan collectieve personeelsacties omslag vb Stukken betreffende verkiezingen voor de Ondernemingsraad en de Ondernemingcommissie omslagen vb Stukken betreffende scholing van de leden van de Ondernemingsraad omslagen vb Stukken betreffende advies en goedkeuring over organisatie en reorganisatie van de RVE s omslagen en 1 pak 30 Overslagstations omslag 77 Risico-inventarisaties en -evaluaties, map omslag 78 Risico-inventarisaties en -evaluaties, map omslag 26 Sporthallen Zuid omslag 27 Materiaaldienst omslag 28 Bureau Monumenten en Archeologie omslag 37 Parkeergebouwen, map omslag 36 Parkeergebouwen, map omslag 35 Parkeergebouwen, map omslag 25 Amsterdamse Bos omslag 24 Geo-Informatie, map omslag 23 Geo-Informatie, map omslag 32 Westpoortbeheer, map omslag 39 Westpoortbeheer, map omslag 29 ICT Beheergroep omslag 40 Geo- en Vastgoedinformatie pak 33 Westpoortbeheer Boedelbeheer omslag 34 Westpoortbeheer Food Center Amsterdam omslag 201 Stukken betreffende instelling en structuur van medezeggenschap omslag 203 Stukken betreffende evaluatie van medezeggenschap omslag 202 Stukken betreffende instelling van Veiligheid-, Gezondheid-, Welzijn- en Milieucommissie (VGWM), met vergaderstukken omslag 31 Stukken betreffende organisatieontwikkeling van de Staf en decentralisatie van de Stafafdeling Financiële Administratie omslag 270 Stukken betreffende opheffing van de Dienst Advies en Beheer omslag 3.2 Onderdelencommissies RVE s vb Vergaderstukken Geo-informatie omslagen Versie oktober

12 vb Vergaderstukken Amsterdamse Bos omslagen vb Vergaderstukken Materiaaldienst omslagen vb Vergaderstukken Parkeergebouwen omslagen vb Vergaderstukken Westpoortbeheer omslagen Vergaderstukken Bureau Monumenten en Archeologie omslag 66 Vergaderstukken ICT Beheergroep omslag vb Vergaderstukken Geo- en Vastgoedinformatie omslagen vb Vergaderstukken Staf omslagen Samenwerking Stukken betreffende communicatie tussen Ondernemingsraad en externe organisaties omslag 99 Stukken betreffende communicatie tussen Ondernemingsraad en directie of onderdelencommissies omslag 200 Stukken betreffende advisering aan directie omslag 204 Stukken betreffende communicatie tussen de Dienstcommissie (later Ondernemingsraad) en de Onderdeelcommissies enerzijds en het personeel van DAB anderzijds omslag Versie oktober 2016