Implementatieplan Kanteling Schulddienstverlening op 1 september 2016

Transcriptie

1 Implementatieplan Kanteling Schulddienstverlening op 1 september 2016 Maart april Mei Juni Juli Augustus Zomervakantie Planfase Uitwerkingsfase Projectstructuur: Projectgroep Voorzitter: Wilbert van Ittersum Deelnemers: Frank Smulders, Ricco de Goede, Margreet Fresen, Anja Vroom, Irene Witjens, Martijn Vetketel, Jacomijn Diepenbroek, Anna Potijk, Hanneke Wassink, Lidy Kalkhuis, Maruschka Kroon, Mieke Teunissen, Lotte van Es en Vera Rijcken. Werkgroep Kick-off en Training Voorzitter: Anna Potijk Deelnemers: Anja Vroom, Ricco de Goede, Jacomijn Diepenbroek en een medewerker SDV WenI. Werkgroep Gezamenlijke processen Voorzitter: Wilbert van Ittersum / Hanneke Wassink Deelnemers: Margreet Fresen, Frank Smulders, Martijn Vetketel, Jacomijn Diepenbroek, een medewerker SDV WenI, een medewerker Buurtteam Jeugd en Gezin, een medewerker Buurtteam Sociaal, een medewerker I en A en Anna Potijk (onder voorbehoud) Werkgroep Werkprocessen Werk en Inkomen 1 Voorzitter: Maruschka Kroon Deelnemers: Jeroen de Beus, Sandra van Welbergen, Trajectbegeleiders.

2 Implementatie-actie Relatie met Wie Wanneer Start Gereed Personeel 1. Formatie Werk en Inkomen in de wijk, hoeveel precies? Is uitbreiding Lidy/Wilbert nodig? 2. Formatie Sociaal Raadslieden voldoende? Irene/Wilbert 3. Consequenties voor de functie trajectbegeleider en senior Kick-off Hanneke trajectbegeleider 4. Inplanning/rooster WenI collega s (wie zit waar wanneer) Kick-off Lidy/Maruschka 5. Voorlichtingsbijeenkomst(en) / training(en) inplannen Techniek en Huisvesting 1. Voldoende werkplekken voor WenI in de wijk Frank 2. Gespreksplekken met inwoners, voldoende ruimte voor drie- of Frank viergesprek? 3. Middelen voor WenI: dienstfietsen, telefoons en op alle locaties een Hanneke laptop. 4. MESIS in de wijk technisch beschikbaar maken als we het blijven Wilbert gebruiken 5. Outlook-agenda s van trajectbegeleiders open voor Lidy buurtteammedewerkers 6. ICT-systemen delen? (gegevensuitwisseling) Kick-off Wilbert Communicatie 1. Ontwikkelen communicatiemateriaal over hoe de SDV in Utrecht is geregeld (voor interne en externe communicatie) 2. Websites van alle partners aanpassen en andere klantcommunicatie (bijv. aanvraagformulieren. Denk ook aan brieven energieachterstanden van de pilot van Anna/Antoniek) Vera 2

3 Implementatie-actie Relatie met Wie Wanneer Start Gereed 3. Reclame maken: heeft u schulden, het buurtteam biedt ondersteuning. Vera (wijkkrant, nieuwsbrief) 4. In beeld brengen welke projecten er lopen rondom SDV en sluiten deze allemaal onderling op elkaar aan? Juridisch 1. Juridisch regelen dat aanvraagmoment zo laat mogelijk in het proces Werkproces start (aanpassingen nodig in beleidsregels, beschikkingen, brieven?) Kick-off 2. Uitwisseling gegevens in relatie tot privacywetgeving Werkproces Kick-off 3. Contract MESIS (opzeggen of on hold zetten; we gaan MESIS niet gebruiken) Jacomijn Anna/Jacomijn Annemiek Schooten Jacqueline Bakker Jacomijn Monitoring 1. Meetbaar formuleren van onze doelen en resultaten en vervolgens monitoring inrichten. Wat willen we monitoren? - wachttijd en doorlooptijd ivm WGS - hoeveel mensen na SDV-traject opnieuw in de financiële problemen komen - het effect van het nieuwe proces - Hoeveel worden de WenI medewerkers benut in de wijken - 2. Zorgen dat we voldoen aan de uitvraag van gegevens door NVVK Jacomijn 3. Dashboard SDV (her)inrichten, informatie in Cognos Maruschka 3

4 Implementatie-actie Relatie met Wie Wanneer Start Gereed Borging 1. Casuïstiek bespreken en periodiek een (herhalings)training 2. Inplannen periodieke procesevaluaties Augustus Augustus 3. Samenwerkingsafspraken vastleggen: - aansprakelijkheid (van wie is de klant binnen het gehele werkproces) en wat is ons escalatiemodel? Creëren we een fonds voor escalatiecasuïstiek? 4

5 Wat moet tijdens de voorlichtingsbijeenkomsten met medewerkers naar voren komen? Idee: kick-off congres Wanneer: donderdag 1 september Tijdstip: uur (aansluitend: borrel); optie is om ook een ochtendbijeenkomst te organiseren Deelnemers: uitgangspunt 5 per buurtteam (= 180) + teams SDV van Werk en Inkomen (alleen TB s of allemaal?): 220 deelnemers Plenair deel (aftrap en highlights), daarna workshops Doelstellingen: - Kennismaken met (nieuwe) collega s - Voorlichting / training nieuwe werkproces - Kennisoverdracht over belangrijkste instrumentarium Wat Welke mogelijkheden uit de dienstverlening van Werk en Inkomen kan in een vroegtijdig stadium ingezet worden. preventieve inzet van budgetbeheer, bijvoorbeeld bij twee maanden huurachterstand of achterstanden in vaste lasten (energie, water, stadsverwarming), om een crisis te voorkomen; inzet van convenanten die zijn gesloten met specifieke schuldeisers (stabilisatieovereenkomsten); hierbij van belang dat er vaak een termijn aan vast zit. inzet van duurzame financiële dienstverlening om te voorkomen dat schulden verder oplopen; inzet van de Verwijsindex Schuldhulpverlening (Vish) om te voorkomen dat schulden verder oplopen. Consequenties voor de functie trajectbegeleider en senior trajectbegeleider Inplanning/rooster WenI collega s (wie zit waar wanneer) Helderheid naar medewerkers over rollen/taken van BT, SDV, IenA en de onderlinge verhoudingen Wat is er geregeld op het gebied van veiligheid van medewerkers Oefenen driehoekgesprekken Wat registreren we en in welk systeem? Juridisch regelen dat aanvraagmoment zo laat mogelijk in het proces start (aanpassingen nodig in beleidsregels, beschikkingen, brieven?) Uitwisseling gegevens in relatie tot privacywetgeving 5

6 Uitwerken Werkprocessen In onze projectgroep eerst keuzes maken, daarna naar werkproces-werkgroep: 1. Instrumenten om klant in beeld te krijgen/een plan op te stellen Frank 2. Stadsgeldbeheer aanhaken Wilbert/Jacomijn/Anna 3. Juridisch regelen dat aanvraagmoment zo laat mogelijk in het proces start (aanpassingen nodig in beleidsregels, beschikkingen, brieven?) Jacomijn Werkgroep Gezamenlijke werkprocessen werkt de volgende zaken uit: Werkproces 4. Aanmeldingsprocedure opnieuw bekijken (met name digitaal kanaal) 5. Helderheid naar medewerkers over rollen/taken van BT, SDV, IenA en de onderlinge verhoudingen 6. Wettelijke termijnen in het werkproces opnemen 7. Nazorg in werkproces opnemen 8. Specifieke processen uitwerken/aanhaken Enkelvoudige aanvragen (alleen een hulpvraag op schulden) Crisis Voorkomen huisuitzetting BBB/L-BBB SDV voor zelfstandigen jongeren via BT MBO/ FiS 9. Hoe past het collectief aanbod van U Centraal (budgetcursus) in het werkproces? 10. Aansluiten overig aanbod van WenI op het nieuwe proces 11. Check proces-auditeisen van NVVK 12. Rolverdeling/taakverdeling goed uitwerken (wie doet wat) 13. Wat registreren we op welk moment en in welk systeem (en wie doet dat)? (ook MESIS meenemen) 14. Werkprocessen aanpassen in systemen 15. Werkinstructie schrijven (logboek aanpassen) 16. Verwijsindex schuldhulpverlening (VISH), gegevensuitwisseling met deurwaarders 6

7 Binnen Werk en Inkomen worden de eigen interne processen en systemen aangepast op het nieuwe werkproces: 1. Specifieke processen uitwerken/aanhaken BSB-dossiers PI Nieuwegein omzettingen faillissement naar WSNP 2. Helderheid naar medewerkers over rollen/taken van BT, SDV, IenA en de onderlinge verhoudingen 3. Wettelijke termijnen in het werkproces opnemen 4. Nazorg in werkproces opnemen 5. Wat registreren we op welk moment en in welk systeem (en wie doet dat)? (ook MESIS meenemen) 6. Werkprocessen aanpassen in systemen 7. Werkinstructie schrijven (logboek aanpassen) 7