Notulen van de eerste Algemene Ledenvergadering 2016 van de VvE 'Justus van Effenhof'

Transcriptie

1 Notulen van de eerste Algemene Ledenvergadering 2016 van de VvE 'Justus van Effenhof' Gehouden op: woensdag 23 maart 2016 Tijd: uur Plaats: wijkcentrum Nieuw Overdie Van Maerlantstraat 8-10, 1813 BH Alkmaar Bestuursleden: voorzitter: Joop Muijs algemeen bestuurslid: Anton van Nimwegen algemeen bestuurslid: Peter Korse Notulist: Lucas Bosman Aantal aanwezigen: 19 stemgerechtigden en 7 volmachten Agenda 1. Opening van de vergadering 2. Vaststellen aantal stemgerechtigden inclusief machtigingen 3. Oproep gegadigden voor vrijkomende bestuursfunctie. 4. Vaststellen notulen VvE AlgemeneLedenVergadering van Vaststellen notulen VvE Tweede Ledenvergadering van Financieel jaar balans, verenigingsreserve, jaaropgave aandeel per woning - exploitatieoverzicht, - inkomsten / uitgaven - dechargering financiële stukken (mevr. Bakker & heer Laamers) - aanstellen nieuwe commissie financiële stukken (heer Laamers &...) - rooster en samenstelling bestuur 2016 / verantwoording financieel mandaat Meerjarenonderhoudsplan Begroting 2016 (concept) 9. Ingekomen stukken / mededelingen / vragen / bespreken 10. Voorstellen: a. informatie voorstellen b. stemming voorstellen 11. Rondvraag 12. Sluiting 1. Opening van de vergadering Voorzitter Joop Muijs opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. Meteen hierna neemt de vergadering een moment stilte in acht ter nagedachtenis aan onze overleden medebewoners, mevrouw C. Buurman, mevrouw R. Jeurink en de heer J. Wijte. De voorzitter heet vier nieuwe bewoners van harte welkom. Dat zijn Mw. Wouters (nr 71), de heer Gerards (nr 93) en de heer en mevrouw Beemsterboer (nr 65). Deze ALV wordt genotuleerd door Lucas Bosman (nr 45). Hij vervangt Eelkje Knol (nr 19); zij is wegens ziekte verhinderd. 2. Vaststellen aantal stemgerechtigden inclusief machtigingen Bij binnenkomst is door de aanwezigen een presentielijst getekend. Er zijn 26 stemgerechtigden geteld; 19 stemgerechtigden zijn aanwezig en er zijn 7 volmachten. Dit houdt in dat er genoeg stemgerechtigden zijn om over de voorstellen te kunnen stemmen. 3. Oproep gegadigden voor vrijkomende bestuursfunctie Bestuurslid Peter Korse stelt dat voorzitter Joop Muijs bergen werk verzet voor onze VvE. Het bestuur bestaat na het aftreden van Anton van Nimwegen en het (eventuele) aantreden van Eelkje Knol uit slechts drie personen. Hij roept de aanwezigen op zich aan te melden voor een bestuursfunctie. 4. Vaststellen notulen VvE AlgemeneLedenVergadering van Er zijn geen opmerkingen; de notulen worden goedgekeurd. Notulen eerste ledenvergadering van de VvE Justus van Effenhof d.d. 23 maart 2016 pagina 1

2 5. Vaststellen notulen VvE AlgemeneLedenVergadering van De heer Bosman vindt dat onder punt 4 de zin 'Er kunnen alleen rechtsgeldige besluiten (...) het totaal aantal stemmen kan uitbrengen.' nogal ongelukkig geformuleerd is. Hij stelt voor de zin te vervangen door: 'De vergadering kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen indien tenminste 2/3 e van het aantal stemgerechtigde stemmen inclusief de volmachten aanwezig is.' Later in de vergadering, bij het stemmen over de vier voorstellen, wordt nog eens gewezen op de regel dat een voorstel slechts aangenomen wordt als tenminste 2/3 e van de aanwezige stemgerechtigden en volmachten voorstemmen. Dat betekent voor deze ALV dat een voorstel wordt aangenomen als er 17 of meer stemmen vóór zijn. 6. Financieel jaar 2015 Balans , verenigingsreserve, jaaropgave aandeel per woning, exploitatieoverzicht, inkomsten / uitgaven. De voorzitter neemt het financieel jaaroverzicht door. Er wordt een vraag gesteld over het item 'klein onderhoud' op pagina 3 van de jaarrekening 2015 (bijlage 6a). Dat klein onderhoud was begroot op 900, maar bleek uiteindelijk opgelopen te zijn tot Dat heeft te maken met het herstel van een glazen scheidingswand op een balkon en een elleboogschakelaar op de benedenverdieping. De glasverzekering vergoedde die schade niet. Dechargering financiële stukken De kascommissie bestond in 2015 uit mevrouw Bakker (nr 67) en de heer Laamers (nr 91). De heer Laamers is niet aanwezig, maar mevrouw Bakker geeft aan dat zij beiden de stukken hebben gecontroleerd. Zij spreekt bovendien haar tevredenheid uit over de manier waarop mevrouw Marian Groot van MGV Administraties voor onze administratie zorgt. Het bestuur wordt hierbij over 2015 decharge verleend. Aanstellen nieuwe commissie financiële stukken Mevrouw Bakker treedt af als lid van de kascommissie. De heer Laamers blijft aan voor het controleren van de financiële stukken voor het jaar Het bestuur vraagt een vrijwilliger toe te reden tot de kascommissie. Onze nieuwste bewoner, de heer Beemsterboer (nr 65), meldt zich aan. Rooster en samenstelling bestuur 2016 Hierover komen geen vragen uit de vergadering. Verantwoording financieel mandaat 2015 De voorzitter geeft aan dat er geen gebruik is gemaakt van het mandaat in Meerjarenonderhoudsplan De voorzitter laat weten dat het MJOP goed in elkaar zit en geen problemen oplevert. Uit de vergadering komt geen commentaar. 8. Begroting 2016 De voorzitter heeft NUON, onze energieleverancier, in 2015 gevraagd ons een voordeliger contract aan te bieden. Dat verzoek is afgewezen omdat we geen gas van NUON afnemen. Begin 2016 is Essent benaderd. Essent laat aan de voorzitter weten 200 minder dan NUON te rekenen voor hetzelfde wattage. Joop Muijs gaat opnieuw onderhandelen met NUON. Afhankelijk van het resultaat wordt beslist met welke van de twee energieleveranciers we verder gaan. 9. Ingekomen stukken / mededelingen / vragen / bespreken Vooraf gestelde vraag Mevrouw Tiny ten Dam (nr 53) vraagt of de matten bij de lift op alle vier verdiepingen verwijderd kunnen worden. Je glijdt er op uit en ze houden de boel niet schoon. De vergadering herkent dit en stemt in met haar voorstel. We zullen het voortaan zonder die matten doen. Notulen eerste ledenvergadering van de VvE Justus van Effenhof d.d. 23 maart 2016 pagina 2

3 verder met: 9. Ingekomen stukken / mededelingen / vragen / bespreken Ingekomen stukken Geen. Mededelingen * punt 6: lift, storing De voorzitter doet een dringend beroep op de bewoners om eerst het bestuur te bellen als de lift niet functioneert. Het bestuur verwittigt vervolgens de heer Laamers (nr 91). Hij is het aanspreekpunt als het gaat om problemen met de lift. Als men namelijk eerst de storingsdienst belt, kunnen we rekenen op hoge kosten. * punt 7: lift, deurknop Er wordt geklaagd over de traagheid van de lift en de liftdeur. Dit kan helaas niet veranderd worden. * punt 8: lift, gebonk Bewoners hoorden of voelden de lift af en toe bonken. Zowel Trust als het Liftinstituut konden niets vinden. Trust heeft de SHB-kabel anders afgesteld. Ze hebben daar geen rekening voor gestuurd. * punt 9: logboek De voorzitter wijst erop dat het nuttig is het logboek af en toe te raadplegen. Hierin wordt zorgvuldig bijgehouden welke besluiten rechtsgeldig genomen zijn, welke voorstellen zijn afgewezen, welke voorstellen zijn ingetrokken en wanneer dat gebeurd is. Het oudste besluit dat in het logboek te vinden is dateert van 2 februari De trefwoorden zoals 'dubbelglas', 'tuinafscheiding' en 'WA-verzekering' staan in alfabetische volgorde. * punt 10: sleutelkastje Mevrouw Bakker constateert dat het sleutelkastje op een vreemde en onhandige plaats is aangebracht. * punt 12: kastanjeboom Nu de boom is gekapt en het wortelblok is uitgefreesd, kan het parkeervak van de heer Lodewijks worden aangelegd. De voorzitter verzoekt de heer Lodewijks een cc'tje aan hem te sturen als Lodewijks over het parkeervak correspondeert met Woonwaard. De heer Hazes (nr 23) biedt de heer en mevrouw Beemsterboer (nr 65) aan de komende zeven maanden gebruik te maken van zijn parkeervak nr 28. Dit omdat zij op 24 maart eigenaar worden van parkeervak 4, dus het vak dat naast de plek ligt waar parkeervak 3 nog aangelegd gaat worden. * punt 13: reinigen hallen en trappenhuis De voorzitter laat weten dat IB Trading geen maar vraagt om een jaar lang wekelijks de hallen en het trappenhuis te reinigen. Dat is inclusief 6% BTW. IB Trading doet nu zesmaal per jaar de glasbewassing voor de VvE. De firma Bush houdt sinds jaar en dag de hallen en het trappenhuis schoon. Bush wil dit blijven doen voor een bedrag van Onder de bewoners bestaat de nodige scepsis: IB Trading moet dan wekelijks helemaal uit Almere komen. De ervaring met dit bedrijf is dat zij al vaker hebben afgezegd, niet omdat het weer de glasbewassing niet toeliet, maar omdat het bedrijfswagentje kapot was. De firma Bush heeft zich daarentegen steeds doen kennen als een betrouwbare en punctuele hallenpoetser. Anton van Nimwegen laat weten dat IB Trading nu een nieuwe auto heeft. De voorzitter zal eerst met Bush gaan praten. Als Bush geen flinke stap terugzet, gaat de VvE in zee met IB Trading. * punt 14: reinigen vloeren patio, dakterras en galerijen. De heer Laamers heeft aangeboden deze klus te klaren. Navraag bij Centraal Beheer leert ons dat de verzekering niets uitkeert als de heer Laamers iets zou beschadigen. Daarom heeft de heer Laamers na overleg met het bestuur zijn aanbod ingetrokken. Het reinigen wordt nu gegund aan IB Trading. * punt 15: informatiemap De voorzitter laat weten dat de bewoners de aangepaste en bijgewerkte informatiemap over 4 à 6 weken tegemoet kunnen zien. * de kleine kas Mevrouw Eelkje Knol heeft zich bereid verklaard de kleine kas onder haar hoede te nemen als zij door de ALV wordt verkozen tot nieuw bestuurslid. * het voetpad Voorzitter Joop Muijs wil met de gemeente overleggen over het voetpad langs de achterkant van ons appartementencomplex. De bedoeling is dat het voetpad verhoogd wordt. Dat heeft dan gelijk tot gevolg dat de beschoeiing minder hoog hoeft te worden. Dat betekent een aanzienlijke kostenbesparing. De Notulen eerste ledenvergadering van de VvE Justus van Effenhof d.d. 23 maart 2016 pagina 3

4 heer Hazes vraagt of de voorzitter de gemeente ook wil vragen het voetpad te onderhouden. Nu liggen er losse tegels en moet je hier en daar door plassen lopen. * de parkeervakken NP, 3 en 10 Het parkeervak waar nu de tegel NP in ligt is van mevrouw Lubert (nr 43). Dit parkeervak heeft officieel het nummer 10, maar omdat mw. Lubert er geen gebruik van maakt is de tegel met het nummer 10 vervangen door de NP tegel. Hoe dan ook; dit parkeervak is en blijft het eigendom van de eigenaar van appartement nr 43. Het parkeervak waar nu nog de tegel 3 in ligt, is van Woonwaard. Deze tegel komt nu te liggen in het parkeervak dat wordt aangelegd op de plek waar tot voor kort de kastanjeboom stond. De voorzitter heeft de dochters van mw. Lubert gevraagd of zij het goed vinden dat de tegel met het nummer 10 komt te liggen op de plek waar nu nog tegel nummer 3 ligt. Hoe zij daarover denken is op dit moment nog niet bekend. * Het patiotuintje De offerte van Freek Ulder om het patiotuintje op te knappen is geaccepteerd. Op 4 april begint Ulder er mee. * het kleine tuintje voor het complex Als de ALV akkoord gaat met het vervangen van het tuintje voor het complex door een betonnen (planten)bak, zal dit werk uitgevoerd worden door hovenier Rob de Vries. vragen * punt 1: huismeester gevraagd Niemand meldt zich als de voorzitter vraagt wie de taak van huismeester op zich wil nemen. Mevrouw Erkamp (nr 59) vraagt welke taken er nu nog overblijven. * punt 2: extra deurdruppel? De voorzitter noteert welke bewoners behoefte hebben aan een extra deurdruppel. Mevrouw Wouters; twee stuks, familie Ten Dam; twee stuks, familie De Ruiter; één exemplaar. * huurders en de ALV De voorzitter wil weten of de twee huurders (van appartement 37 en 87) buiten de eigenaars van die appartementen om uitgenodigd moeten worden voor de ALV. De vergadering antwoordt met een duidelijk 'NEE'. bespreken * punt 1: scheur in de muur in de centrale hal Bestuurslid Peter Korse legt uit dat de scheur in de muur tegenover de brievenbussen in de centrale hal wordt veroorzaakt doordat de betonvloer erboven "aan die muur trekt". Het is een lelijk gezicht, maar het kan geen kwaad. Aannemer Bot is niet (juridisch) aansprakelijk te stellen voor de scheur. Repareren door een vakkundige metselaar gaat veel kosten. Aan Tiny ten Dam wordt gevraagd of zij een schilderij kan maken waarachter de scheur verborgen wordt. Tiny belooft twee ontwerpen te maken. De heer Bosman wijst de aanwezigen op de diverse schilderijen van Tiny ten Dam die in deze vergaderruimte om ons heen hangen. * punt 2: scootmobielen in de toekomst Het valt te verwachten dat op korte termijn meer scootmobielen in de containerruimte 'aan het infuus' gaan. De vraag is of daar ruimte genoeg voor is. Desgevraagd zegt Lucas Bosman, die op donderdag de papiercontainers buiten- en binnenzet, dat we met één container kunnen volstaan. De heer Erkamp heeft een idee hoe de containerruimte dan efficiënter ingedeeld kan worden. 10. Voorstellen a. informatie over de voorstellen * 1. H.R vervangen door HR voorjaar 2015 Lucas Bosman, een van de leden van de 'commissie Huishoudelijk Reglement', geeft een toelichting. Omdat de leden van de VvE steeds digitaal of schriftelijk op de hoogte zijn gehouden van de vorderingen, beperkt Bosman zich tot een paar voorbeelden van de aanpassingen die gedaan zijn. Slechts één van de bewoners, de heer Klop (nr 27), heeft zich intensief beziggehouden met de voorstellen die gedaan worden in het document 'HR voorjaar 2015'. Eelkje Knol, ook lid van de 'commissie HR', is schriftelijk, uitgebreid op zijn opmerkingen ingegaan. Als de ALV instemt met 'HR voorjaar 2015' zal Bosman er voor zorgen dat het document op korte termijn in de juiste opmaak verspreid kan worden onder de bewoners. Notulen eerste ledenvergadering van de VvE Justus van Effenhof d.d. 23 maart 2016 pagina 4

5 verder met: 10. Voorstellen a. informatie over de voorstellen * 2. Grasmat vervangen Anton van Nimwegen licht toe. De grasmat is op. Hij zal vervangen worden door graszoden, en niet door ingezaaid gras. We gaan in op de offerte van hovenier Rob de Vries ( 4.200). De Vries zorgt voor nieuwe grond onder de zoden. De heer Maarten Broertjes (nr 29) pleit voor een sierhekje in plaats van de huidige heg die er steeds armoediger bij staat. De voorzitter belooft dat hier later over gesproken wordt. Maarten Broertjes' suggestie kan nu niet meegenomen worden in het voorstel waarover straks gestemd gaat worden. Diverse aanwezigen delen de mening van Maarten Broertjes; de heg biedt een afschuwelijke aanblik. De heer Hazes vraagt of de heg in ieder geval opgeknapt kan worden op de plekken waar hij er nu het slechtst aan toe is. Aan hovenier De Vries zal gevraagd worden of hij ook voor verse grond wil zorgen zo dicht mogelijk tegen de heg aan. Hopelijk knapt de heg daar een beetje van op. * 3 Van tuintje naar betonnen (planten)bak Er wordt flink gelobbyd voor een betonnen bak op de plaats van het tuintje voor het complex. Nu is het meer een kattenbak dan een tuintje. * 4 Kandidaat bestuursfunctie Eelkje Knol is kandidaat. Zij wil toetreden tot het bestuur met een proeftijd van een jaar. Daarna beslist zij of zij al dan niet zal aanblijven. Hierna wordt er over de vier voorstellen gestemd. Marion, de partner van Joop Muijs, en Ton Lodewijks tellen de stemmen. Zij ontdekken tijdens het tellen dat er niet 19 maar 18 stembiljetten van stemgerechtigden zijn ingeleverd. De verklaring is dat een van de aanwezigen na ongeveer een half uur de vergadering heeft verlaten. Hij heeft vermoedelijk zijn stembiljet meegenomen. Maar omdat hij vóór de vergadering de presentielijst heeft getekend, telt hij toch mee als stemgerechtigde. Zijn niet uitgebrachte stem wordt genoteerd als een blanco stem, en telt dus niet mee. De 7 stembiljetten van de leden die een volmacht hebben gegeven zijn wel allemaal aanwezig. Uitslag stemming voor tegen blanco H.R vervangen door HR voorjaar aangenomen Grasmat vervangen aangenomen Van tuintje naar betonnen bak afgewezen Eelkje Knol in het bestuur aangenomen Eelkje treedt dus toe tot het bestuur, en Anton van Nimwegen treedt af. Voorzitter Joop Muijs houdt een welgemeende toespraak. Zonder eerdere bestuurservaring heeft Anton zich als bestuurslid zes jaar lang voorbeeldig, ijverig en consciëntieus ingezet voor onze VvE. Joop Muijs noemt / roemt onder andere de kleurige, fraai opgemaakte mededelingen die Anton produceerde, die bestemd waren voor het infokastje in de centrale hal. Joop overhandigt Anton een oorkonde die qua kleur en opmaak aardig in de buurt komt van het werk dat Anton creëerde. Anton krijgt van de leden van onze VvE een PoKaDoKa, een Podiumkadokaart. Joke Vendel biedt Yvonne, Antons betere helft, een schitterend boeket aan. Van Joop Muijs krijgt Yvonne drie (3) zoenen. In zijn afscheidswoordje zegt Anton dat hij het bestuurswerk met liefde gedaan heeft, ook al vond hij het secretariaatswerk tamelijk lastig. Hij is iemand die liever op de achtergrond blijft. Maar meteen werpt Anton zich weer op als vrijwilliger; hij blijft de (vernieuwde) grasmat maaien. En Anton blijft ook 'klooien' met het infokastje. Een hartelijk applaus valt deze sympathieke medebewoner ten deel. 11. De rondvraag * vraag 1: Zijn er vrijwilligers die een bestuursfunctie zouden willen vervullen? Er gaan geen vingers op. * vraag 2: Tiny ten Dam stelt voor, nu het voorstel voor de betonnen bak is afgewezen, om het de katten moeilijker te maken door met bodembedekkers te gaan werken. Haar idee vindt algemene instemming. Alternatieve ideeën blijven welkom. Notulen eerste ledenvergadering van de VvE Justus van Effenhof d.d. 23 maart 2016 pagina 5

6 * vraag 3: Tineke Laamers wil de omgeving graag schoonhouden, samen met Cor ten Dam. Cor laat weten dat hij soms langere tijd elders verblijft. * vraag 4: Ton Hazes ergert zich zoals vele anderen aan het uitzicht op het houten gebouwtje aan de overkant van de sloot. Dat zit niet alleen onder de algen, maar er is ook met onuitwisbare verf graffiti op gespoten. Yvonne van Nimwegen-Pronk voert al een jaar correspondentie hierover met de (diverse) beheerder(s). Dat heeft wel tot beloftes, maar nog niet tot actie geleid. Ton Hazes vraagt Joop Muijs om als voorzitter namens onze VvE op de beheerder af te stappen. Joop zegt toe dat hij die stappen zal zetten. * vraag 5: De scholeksters zijn weer bezig met het verwekken van nakomelingen. Dat doen zij boven op het dak van ons complex. Daar nestelen zij ook. De ervaring leert dat hun jongen de galerijen bevuilen met hun uitwerpselen. Is het mogelijk iets als een vogelverschrikker in de vorm van een roofvogel op het dak te plaatsen? * vraag 6: De familie Roetink (nr 79) gaat over tot de aanschaf van een nieuwe cv-ketel. De heer Roetink, bewoner van het eerste uur, vraagt zich af of er niet veel andere bewoners zijn die (binnenkort) aan een nieuwe ketel toe zijn. In dat geval kan men gezamenlijk offertes aanvragen en korting bedingen. De vraag is hoe de belangstellenden elkaar vinden. * vraag 7: Ton Hazes vraagt of het niet verstandig is om iemand, van wie je weet dat hij niet op de ALV aanwezig zal zijn, om een volmacht te vragen. Op die manier wordt de kans kleiner dat het quorum niet gehaald wordt. * vraag 8: Lucas Bosman verwijst naar de ALV van 17 september Er werd toen gestemd over het plaatsen van een brandwerend raam in de deur tussen de centrale hal en de gang naar de binnenbergingen. Het werk zou worden uitgevoerd door Evert Vendel met assistentie van Ton Lodewijks. Dat zou ± 150 kosten. Er was schriftelijke toestemming van de Alkmaarse Brandweer voor dit plan. Het bestuur stemde ermee in. Het voorstel werd aangenomen. Bosman vraagt nu aan Evert Vendel of hij wil uitleggen waarom hij de dag ná de stemming afzag van zijn medewerking, waardoor het werk niet uitgevoerd kon worden. Evert legt het uit: "Toen ik tegen Ton Lodewijks zei; dat gaan we samen doen, was dat een geintje. Ik heb zelf tegen dat voorstel gestemd". 12. Sluiting Voorzitter Joop Muijs sluit de vergadering om circa met een dankwoord aan de aanwezigen voor hun positieve inbreng, en met een hamerklap. PS Maarten Broertjes (nr 29) is tijdens de vergadering zijn bril kwijtgeraakt. Hij vraagt na afloop van de vergadering aan de resterende aanwezigen of zij dit hulpmiddel ergens hebben zien liggen. Notulen eerste ledenvergadering van de VvE Justus van Effenhof d.d. 23 maart 2016 pagina 6